1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat
masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain eksternal, dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima
melalui pos kantor pos maupun yang diterima dari kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Yang dimaksud dengan
penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda atau kartu kendali.
Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi. Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama
dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat- surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu
kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-
menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 enam langkah, yaitu :
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pembukuan surat
4. Pencatatan surat
Universitas Sumatera Utara
5. Pemrosesan surat
6. Pengarahan surat masuk
Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan
dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang
digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain stepler, punch pelubang kertas, klip file, klip kertas, pensil, cuter, lem, stabilo, stempel tanggal,
selotip, lembar disposisi dan kartu kendali. Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan
tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada Gambar 3.1 :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3.1 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat
: Segera
HalKode :
BiasaRutin Tanggal
Kepada Isi Disposisi
Dari Paraf
DISPOSISI
1. Mohon pertimbangan
9. Siapkan laporan 2.
Mohon pendapat 10. Untuk proses
3. Mohon keputusan
11. Edaran 4.
Mohon petunjuk 12. TIKGandakan 5.
Mohon saran 13. File 6.
Bicarakaan 14. Siapkan konsep 7.
Telitiikuti perkembangan 15. Umumkan 8.
Untuk perhatian 16. …………. Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima
surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang bersangkutan dengan isi surat tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada Gambar 3.2 :
Gambar 3.2 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN KENDALI:
PENGELOLA: _______________________________________________________________
___ Kode:
Tgl.Surat : Tanggal :
No.Surat : No.U.B.B :
Asal surat :
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________
Paraf _____________
Keterangan bagian-bagian kartu kendali: 1. Kolom kendali
: tempat nomor surat dan kode surat 2. Kolom pengolah
: tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian
surat
Universitas Sumatera Utara
3. Kolom kode : tempat dengan kode atau tanda klasifikasi
dari penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
4. Kolom tanggal : tempat tanggal penerimaan surat surat diterima
5. Kolom nomor
: tempat dengan nomor surat yang diterima atau dikirim
6. Kolom U.B.B
: tempat nomor surat dan kode surat 7.
Kolom asal surat : tempat dari siapa mana surat dikirim
8. Kolom lampiran
: tempat jumlah lampiran dan macam-macam lampiran yang ada
9. Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau ditunjuk silang bila diperlukan.
11. Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat
tata usaha pengolah Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan
internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor Universitas Sumatera Utara, surat permohonan yang
berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 sembilan tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan
diantar ke bagian Sekretariat Dekan. 2.
Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk
diseleksi bedasarkan jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan
agar surat yang penting dan memerlukan jawaban yang cepat dapat segera diproses.
3. Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian
surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau keluar dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal,
pengirim surat, tembusan. 4.
Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam
blutter dispositon map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan
petunjuk lebih lanjut terhadap surat masuk. 6.
Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris
Universitas Sumatera Utara
7. Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi.
Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan
lembar disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali
diantarkan kebahagian pejabat yang dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat
yang bersangkutan. 9.
Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat, lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna
putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang berwarna biru akan diserahkan
kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim
: Pembantu Rektor I Nomor Surat
: 470H5. 1. R1SSA2010 Hal
: Undangan
Universitas Sumatera Utara
2. Pengirim
: LPTQN Nomor Surat
: 003LPTQN-PTSUI2010 Hal
: Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan
tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi
penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan penanganan surat diserahkan kepada mahasiswa magang
pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat.
Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat
meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat dapat berjalan lancar.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Kategori