BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang Kepala Badan Pelayanan Kesehatan Ka. BPK yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 1
orang sekretaris dan 5 orang Kepala Bidang Kabid yaitu: •
Kepala Bidang Perencanaan dan Rekam Medik •
Kepala Bidang Pelayanan Medis dan Penunjang Medis •
Kepala Bidang Keperawatan •
Kepala Bidang Pendidikan dan Penelitian •
Kepala Bidang Pemeliharaan Selain itu ada juga Kelompok Jabatan Fungsional yang terdiri dari Staf Medik
Fungsional dan Instalasi yang bertanggung jawab kepada Kepala BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan. Salah satu instalasi tersebut adalah Instalasi Farmasi yang
bertugas mengatur dan menyelenggarakan semua kegiatan kefarmasian di rumah sakit.
3.3. Instalasi Farmasi BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan
Instalasi Farmasi BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan merupakan salah satu unit fungsional yang dipimpin oleh seorang apoteker dan dalam
melaksanakan tugasnya bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan.
3.3.1. Sub Instalasi Perbekalan
Sub Instalasi Perbekalan Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan bertugas untuk membantu dan menunjang fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit dalam
hal perencanaan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan rumah sakit. Sub Instalasi Perbekalan dibagi 2 bagian, yaitu :
a. Unit Perencanaan dan Pengadaan
Unit Perencanaan dan Pengadaan mempunyai tugas yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1 Merencanakan seluruh kebutuhan rumah sakit akan perbekalan farmasi dan
alat kesehatan yang didasarkan atas data pemakaian periode yang lalu, sisa stok, siklus penyakit dan kemudian ditambahkan sebesar 10.
2 Memesan dan menyediakan permintaan perbekalan farmasi untuk
kebutuhan rumah sakit. Prinsip pengadaan perbekalan farmasi yaitu tersedianya seluruh kebutuhan
perbekalan farmasi dengan jenis dan jumlah yang memadai. Proses pengadaan kebutuhan perbekalan farmasi dapat dijelaskan melalui tahap berikut:
1. Sub instalasi distribusi meminta barang ke gudang dengan menyerahkan
formulir B2 Formulir Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Jika barang yang diminta hampir habis dilihat dari kartu stok gudang dan daftar
permohonan pembelian dari gudang maka gudang membuat Permohonan Pembelian Barang dan menyerahkannya pada unit pengadaan.
2. Unit pengadaan memesan perbekalan farmasi dengan menggunakan surat
pesananorder pembelian kepada PBF setelah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Kepala BPK Rumah Sakit. Untuk
obat Askes, surat pesanan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Kepala BPK Rumah Sakit juga harus diketahui oleh pihak PT.
Askes. Pemesanan obat-obat Askes sesuai dengan yang ada di DPHO Daftar Plafon Harga Obat pada PBF yang telah ditentukan. Untuk obat
JamkesmasMedan Sehat, surat pesanan ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi dan disetujui oleh Kepala BPK Rumah Sakit. Pemesanan Obat-obat
JamkesmasMedan Sehat sesuai dengan yang ada di Formularium Jamkesmas pada PBF yang ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
3. Untuk pengadaan obat golongan narkotika seperti codein, pethidin dan
psikotropika seperti diazepam, luminal dilakukan oleh unit pengadaan menggunakan form N-9 kepada Kimia Farma.
b. Unit Gudang
Unit gudang bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi. Ada dua jenis gudang yaitu:
1. Gudang obat-obatan
Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi misalnya sediaan parenteral, sediaan oral, sediaan topikal dan lain-lain. Gudang obat-
obatan ada dua jenis yaitu gudang obat Askes dan gudang obat Umum. 2.
Gudang alat kesehatan habis pakai. Bertugas menerima, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi dan alat-
alat kesehatan habis pakai seperti plester, kapas, infus set, dan lain-lain. Bahan- bahan cairan seperti alkohol, formalin, H
2
O
2
juga disimpan di gudang alat kesehatan habis pakai.
Pihak gudang mencatat dan meminta perbekalan farmasi yang persediaannya hampir habis ke pengadaan setiap 1 bulan sekali yang ditulis dalam lembar Permohonan
Pembelian Barang Medis Formulir P.1 rangkap dua. Akan tetapi pada keadaan tertentu, permintaan perbekalan Farmasi ke pengadaan dapat dilakukan lebih dari satu
kali dalam satu bulan. Setelah Permohonan Pembelian Barang Medis dikirim ke pengadaan, maka pengadaan membuat order pembelian. PBF mengantar barang yang
diorder disertai faktur rangkap 7, yang ditujukan untuk: -
Satu lembar untuk gudang
Universitas Sumatera Utara
- Satu lembar untuk pengadaan, faktur untuk pengadaan harus mendapat stempel
dari gudang. -
Lima lembar untuk pembayaran. Oleh petugas gudang, barang diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan surat
pesanan meliputi: jenis, jumlah, tanggal kadaluarsa, nomor batch, kondisi barang. Apabila telah sesuai maka barang yang diantar dicatat di buku barang masuk disertai
potongan harganya, kemudian dicatat di kartu stok gudang. Harga di buku barang masuk gudang sudah disesuaikan dengan Harga Pokok Penjualan HPP yaitu harga
modal ditambah PPn 10. Keluar masuknya perbekalan farmasi dari gudang harus dicatat dalam Buku
Besar Barang Masuk dan Barang Keluar kemudian dicatat dalam kartu gudang. Gudang mengeluarkan barang berdasarkan permintaan dari sub instalasi distribusi dengan
menggunakan Formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi. Penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dan alat kesehatan
berdasarkan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus di gudang alat
kesehatan. Obat-obat yang penyimpanannya pada suhu tertentu seperti serum, vaksin dan supositoria disimpan dalam lemari pendingin.
Setiap akhir bulan petugas gudang membuat laporan sisa stok dan menghitung jumlah dan kondisi perbekalan farmasi dan alat kesehatan di gudang.
3.3.2. Sub Instalasi Distribusi
Sub Instalasi Distribusi di BPK RSU Dr. Pirngadi Kota Medan dipimpin oleh seorang apoteker. Distribusi obat dan alat kesehatan perbekalan farmasi merupakan
fungsi utama pelayanan farmasi rumah sakit. Hal terpenting yang harus diperhatikan
Universitas Sumatera Utara
adalah menjamin pemberian obat yang benar dan tepat kepada pasien sesuai dengan dosis dan jumlah yang tertulis pada resepkartu obat. Sistem distribusi perbekalan
farmasi untuk pasien rawat jalan dilakukan berdasarkan resep perorangan Individual Prescription. Untuk pasien rawat inap umum dilakukan berdasarkan resep perorangan
Individual Prescription, sedangkan untuk pasien rawat inap ASKES, JAMKESMAS dan MEDAN SEHAT dilakukan berdasarkan One Day Dose Dispensing ODDD.
Namun untuk memenuhi permintaan perbekalan farmasi pada sore dan malam hari emergency dilakukan sistem floor stock.
One Day Dose Dispensing ODDD merupakan sistem distribusi sesuai dengan jumlah yang ditetapkan untuk satu hari pemakaian. Sistem ini melibatkan apoteker
dalam memonitor penyampaian seluruh perbekalan farmasi kepada pasien sehingga penggunaan obat yang rasional dan efektif dapat tercapai.
Secara umum sistem pemasukan dan pengeluaran perbekalan farmasi pada sub instalasi distribusi adalah sebagai berikut:
1. Sub instalasi distribusi meminta perbekalan farmasi ke gudang
berdasarkan besarnya kebutuhan rumah sakit dan keadaan stok barang setiap minggu melalui formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran
Farmasi. 2.
Sub instalasi distribusi menerima barang dari gudang dan menyalurkannya ke ruang rawat, ruang bedah, ruang rawat intensif,
poliklinik, dan pasien ambulatori Daftar Permintaan dan Penggunaan Farmasi, Kartu Obat, Resep.
Universitas Sumatera Utara
Sistem pengawasan terhadap pemasukan dan pengeluaran barang ke dan dari sub instalasi distribusi dilakukan dengan cara cross check dengan pihak sub instalasi
administrasi setiap bulan. Untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan pendistribusian perbekalan farmasi
dan pelayanan kepada pasien, maka distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan melalui: 1.
Pelayanan Farmasi Rawat InapRawat Jalan 2.
Pelayanan Farmasi untuk pasien AskesJamkesmasMedan Sehat Rawat Inap 3.
Pelayanan Farmasi untuk pasien JamkesmasMedan Sehat Rawat Jalan 4.
Pelayanan Farmasi Instalasi Gawat Darurat IGD 5.
Pelayanan Farmasi Central Operation Theatre COTInstalasi Bedah Sentral IBS
6. Distribusi Ruangan
3.3.2.1. Pelayanan Farmasi Rawat InapRawat Jalan
Pelayanan farmasi rawat jalan melayani pasien umum. Permintaan obat dengan menggunakan resep. Pasien umum ini berasal dari poliklinik seperti poliklinik THT,
gigi, paru, mata, neurology, obgyn, dan lain-lain. Prosedur pelayanan farmasi rawat jalan:
1. Pasien memberi resep kepada apoteker.
2. Resep diberi harga dan diinformasikan kepada pasien. Jika pasien setuju maka
obat segera disiapkan. 3.
Obat diserahkan beserta kuitansi rangkap dua dimana lembar asli diberikan pada pasien dan lembar copy sebagai pertinggal di apotek.
4. Resep asli dan kuitansi disimpan pihak apotek untuk diserahkan ke bagian
administrasi agar diperiksa kembali dan diarsipkan. Nomor resep sesuai dengan
Universitas Sumatera Utara
nomor kuitansi. Uang yang diterima akan diambil oleh juru pungut keesokan harinya.
Pelayanan farmasi rawat inap melayani pendistribusian obat untuk pasien umum, Askes, Jamkesmas, Medan Sehat dan pasien kreditperusahaan dengan menggunakan
kartu obat. Berikut adalah prosedur pelayanan farmasi bagi pasien rawat inap. a. Pasien Umum
1. Perawat membawa kartu obat ke pelayanan farmasi rawat inap.
2. Obat yang terdapat di kartu obat disalin kembali pada blanko copy resep. Obat
tersebut diberi harga, diinformasikan harganya kepada pasien, disiapkan obatnya, distempel, diberi etiket, dikemas lalu diserahkan ke bagian kasir agar
dibuat kuitansi rangkap dua. 3.
Obat diserahkan kepada perawatkeluarga pasien atau obat yang dipesan diantar ke ruangan beserta kuitansi asli dan dilakukan penagihan biaya obat langsung
kepada pasien atau keluarga pasien. Sedangkan lembar copy kuitansi beserta copy resep sebagai pertinggal di apotek. Kartu obat diserahkan kepada perawat
kembali dan setelah pasien pulang, disimpan oleh bagian administrasi IFRS.
b. Pasien Kredit
1. PerawatKeluarga pasien membawa kartu obat dan surat keterangan dari
perusahaan yang telah disetujui oleh bagian keuangan Rumah sakit yang menjamin pasien ke pelayanan farmasi rawat inap.
2. Obat yang terdapat di kartu obat disalin kembali pada blanko copy resep. Obat
tersebut diberi harga, disiapkan obatnya, distempel, diberi etiket, dikemas lalu diserahkan ke bagian kasir agar dibuat kuitansi.
Universitas Sumatera Utara
3. Obat diserahkan kepada perawatkeluarga pasien atau obat yang dipesan diantar
ke ruangan beserta kuitansi. Tanda tangan perawatkeluarga pasien pada copy resep.
4. Penagihan biaya obat dilakukan dengan mengarsipkan kuitansi, copy resep dan
surat resmi dari perusahaan, untuk diberikan kepada bagian keuangan rumah sakit. Kemudian bagian keuangan rumah sakit akan melakukan pengklaiman ke
perusahaan yang bersangkutan. Pemakaian obat golongan narkotika untuk pasien rawat inap dicatat ke Formulir
Pemakaian Golongan Obat Narkotika yang ditandatangani oleh dokter yang bersangkutan. Karena kartu obat pasien dikembalikan ke ruangan maka ditulis formulir
sementara sebagai bukti pertinggal di sub instalasi distribusi untuk keperluan administrasi dan pelaporan narkotika. Dimana pada Formulir Pemakaian Golongan
Obat Narkotika tertera nama pasien, alamat pasien, nomor rekam medik pasien, ruang rawat, nama dokter, jumlah dan jenis narkotika yang digunakan.
Obat diminta dari gudang dengan menggunakan formulir B2 Daftar Permintaan dan Pengeluaran Farmasi setiap minggu. Arus keluar masuk barang dicatat di Kartu
stok obat, kemudian di cross check setiap bulan dengan sub instalasi administrasi.
3.3.2.2 Pelayanan Farmasi untuk Pasien AskesJamkesmasMedan Sehat Rawat Inap
Peserta Askes yaitu semua PNS Pegawai Negeri Sipil beserta keluarga yang meliputi istri dan 2 orang anak. Untuk anak maksimum sampai umur 21 tahun, kecuali
masih kuliah bisa sampai umur 25 tahun dengan adanya surat keterangan masih aktif kuliah.
Universitas Sumatera Utara
Peserta Jamkesmas adalah setiap orang yang mempunyai kartu Jamkesmas masing-masing. Peserta Medan Sehat adalah setiap warga Kota Medan dengan
membawa Kartu Medan Sehat. Pelayanan obat untuk pasien Askes rawat inap di Instalasi Farmasi BPK RSU
Dr. Pirngadi Kota Medan dimulai sejak 1 Mei 2004. Pelayanan Askes rawat inap dilayani di IGD, COT, Unit Stroke, ICU, ICCU,VIP, kelas 1 plus, dan kelas 1,2, dan 3.
Pelayanan pasien Jamkesmas rawat inap dilayani pada ruangan bangsal dan pelayanan obatnya disesuaikan dengan Formularium Jamkesmas. Pelayanan obat yang diberikan
kepada pasien Askes sesuai dengan yang tercantum dalam DPHO Daftar Plafon Harga Obat. Pelayanan obat untuk pasien Medan Sehat disesuaikan dengan Formularium
Jamkesmas. Pelayanan obat AskesJamkesmasMedan Sehat Rawat Inap menggunakan
sistem ODDD One Day Dose Dispensing, permintaan obat oral yang ditulis dalam resep khusus maksimum untuk tiga hari dan pelayanan ke pasien diberikan untuk
pemakaian setiap hari. Untuk obat injeksi, resep ditulis dan diberikan ke pasien per hari. Untuk resep alat kesehatan habis pakai ditulis terpisah dari resep obat dan resep alat
kesehatan langsung dilayani, namun resep obat harus disetujui oleh Tim legalisasi Askes terlebih dahulu. Setiap obat yang diberikan kepada pasien dicatat dalam formulir
Catatan Pemberian Obat CPO. Untuk mempercepat proses pelayanan obat pasien AskesJamkesmasMedan Sehat, maka dilakukan sistem floor stock di setiap ruangan
rawat inap. Pelayanan ini dilakukan untuk mempermudah dan meningkatkan pelayanan obat terhadap pasien AskesJamkesmasMedan Sehat dikarenakan obat yang diperlukan
segera telah langsung berada di setiap ruangan setiap waktu sehingga pasien AskesJamkesmasMedan Sehat dapat langsung dilayani setiap waktu obat di lemari
Universitas Sumatera Utara
floor stock tersebut umumnya digunakan pada malam harisituasi darurat. Resep penggunaan obat floor stock dilakukan pagi hari ke bagian AskesJamkesmasMedan
Sehat untuk proses administrasi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani resep Askes:
1. Kertas resep rangkap tiga.
2. Periksa status pasien.
3. Dalam satu lembar resep maksimum tiga R
4. Ditandatangani oleh dokter dan kepala ruangan di sebelah kanan.
5. Ditandatangani oleh Tim legalisasi resep Askes.
6. Ada jaminan rawatan.
7. Bila anak sudah berumur 21-25 tahun harus ada surat keterangan masih aktif
kuliah. 8.
Obat sesuai dengan DPHO. 9.
Jumlah obat yang diberikan. 10.
Obat-obat yang memerlukan protokol terapi. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melayani resep JamkesmasMedan Sehat:
1. Kertas resep rangkap tiga
2. Periksa status pasien
3. Dalam satu lembar resep maksimum tiga R
4. Ditandatangani oleh dokter dan kepala ruangan di selah kanan
5. Obat sesuai dengan Formularium Jamkesmas
6. Kartu Obat dan Obat-obat yang memerlukan protokol terapi
7. Jika hendak pulang diberikan SJPKMSJPMS
Universitas Sumatera Utara
Pasien yang baru masuk pada sore dan malam hari dilayani di Farmasi satelit IGD dengan menggunakan resep dan kartu obat hanya untuk satu kali pemakaian,
kemudian pada hari kerja berikutnya dibuat CPO Catatan Pemberian Obat dan obat diambil ke pelayanan farmasi AskesJamkesmasMedan Sehat rawat inap.
Untuk obat yang perlu protokol terapi dan atau obat-obat lain yang resepnya belum memenuhi syarat di atas tetap dapat dilayani, namun perawat pasien tersebut
perlu membuat surat pernyataan pada formulir yang sudah disediakan. Pengklaiman ke kantor
PT. Askes Cabang Utama Medan pada akhir bulan berdasarkan jumlah pemakaian obat per pasien yang dapat dilihat pada CPO dengan
melampirkan resep pasien, Catatan Pemberian Obat CPO pasien, dan Surat Jaminan Pelayanan SJP pasien.
3.3.2.3 Pelayanan Farmasi untuk Pasien JamkesmasMedan Sehat Rawat Jalan
Pelayanan farmasi ini khusus melayani pasien Jamkesmas rawat jalan.
Permintaan obat dengan menggunakan resep khusus dan pasien Jamkesmas berasal dari berbagai poliklinik. Yang berhak mendapatkan pelayanan Jamkesmas adalah setiap
orang yang dapat menunjukkan kartu Jamkesmas. Prosedur pelayanan farmasi pasien Jamkesmas:
i. Pasien memberikan resep khusus, kartu JamkesmasMedan Sehat dan surat
keabsahan peserta Jamkesmas kepada asisten apoteker. ii.
Pasien mengambil nomor antrian resep. iii.
Apoteker memeriksa kelengkapan dan melegalisasi resep obat. iv.
Obat disiapkan oleh asisten apoteker, dikemas dan diberi etiket. v.
Sebelum obat diberikan kepada pasien terlebih dahulu diperiksa kembali kesesuaian obat dengan resep.
Universitas Sumatera Utara
vi. Obat diserahkan dengan meminta tanda tangan pasien.
3.3.2.4 Pelayanan Farmasi Instalasi Gawat Darurat IGD
Pelayanan Farmasi IGD dipimpin oleh seorang staf penanggung jawab apoteker. Pelayanan Farmasi IGD buka 24 jam, dilayani oleh petugas yang dibagi atas 3 shift,
yaitu pagi, sore, dan malam hari dan dilakukan serah terima barang dan uang setiap penggantian shift. Permintaan barang ke gudang IFRS dengan membawa Daftar
Permintaan dan Pengeluaran Farmasi dan biasanya pengadaan dilakukan seminggu sekali.
Tugas dan fungsi dari Pelayanan Farmasi IGD : 1.
Melayani perbekalan farmasi untuk pasien yang masuk dari IGD yaitu: Pasien Umum, Pasien Kredit, Pasien Jamkesmas, Pasien tanpa Identitas, dan dari ruangan
