Peranan Sistem Informasi Pada Program S1 Manajemen Reguler Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

TONI MANAHAN 102101109

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : TONI MANAHAN

NIM : 102101109

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN SISTEM INFORMASI

PADA PROGRAM S1 MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Sambas Ade Kesuma S.E, M.Si, Ak NIP. 1978 12282005 01 1002

Tanggal ... Plt. Ketua Prodi DIII Keuangan

Syafrizal Helmi, SE, M.Si. NIP.1976 02142005 01 1002

Tanggal ... Plt. Dekan Fakultas Ekonomi USU

Drs.Arifin Lubis,MM,Ak NIP. 19560101 198203 1 005

i

Alhamdulillahi rabil’alamin. Puji syukur kehadirat Allah SWT. yang telah memeberikan kesempatan sehingga penulisan tugas akhir ini dapat selesai tepat waktu dengan judul “Peranan Sistem Informasi Pada Program S1 Manajemen Reguler Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Tujuan penulisan ini guna untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III (DIII) Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (FE USU).

Dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini tentu belum sempurna, karena keterbatasan ilmu pengetahuan dan sarana yang dimiliki. Untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan dalam penulisan karya tulis selanjutnya.

Ada banyak pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini terlebih masukan perbaikan mengenai isi. Untuk itu dalam kesempatan ini juga penyampaian pengharagaan dan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak Plt. Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

2.

Bapak

Syafrizal Helmi, SE, M.Si., Ketua Program Studi Diploma III

Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.

Bapak Sambas Ade Kesuma, SE. M.Si. Ak selaku dosen pembimbing

yang telah meluangkan waktu untuk memberikan arahan dan bimbingan dalam penyelesaian tugas akhir ini.

ii

4.

I

banyak dalam perkuliahan.

5.

Bapak Ch. Purba (alm) dan Ibu Sumiyati selaku orang tua yang telah

mendidik sejak dini dalam kehidupan sehari-hari.

Akhir kata terima kasih kepada seluruh pihak yang telah berpartisipasi dalam proses penyelesaian tugas akhir ini. Jika ada kesalahan dalam penulisan mohon dimaafkan dan semoga tugas akhir ini bermanfaat serta menambah ilmu pengetahuan bagi pihak yang berkepentingan di dalamnya.

Medan, Januari 2013

iii

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat penelitian ... 3

1.5. Jadwal Penelitian 1.5.1. Jadwal Observasi/Survey ... 3

1.5.2. Rencana Isi ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI 2.1 Sejarah Ringkas FE USU ... 6

2.1.1. Pendahuluan ... 6

2.1.2. Visi FE USU ... 8

2.1.3. Misi FE USU ... 8

2.1.4. Tujuan FE USU ... 8

2.2 Struktur Organisasi & Personalia ... 9

2.2.1. Unsur Pelaksanaan Akademik Pada FE US ... 14

2.2.2. Rincian Tugas Atas Pelaksanaan Akademik ... 14

2.2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan FE USU ... 19

2.2.4. Kinerja Terkini FE USU ... 20

2.2.5. Rencana Kegiatan FE USU ... 21

BAB III TOPIK PENELITIAN 3.1. Pengertian Sistem Informasi Akademik ... 23

3.2. Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara ... 25

iv

3.3. Sistem Informasi Akademik (SIA) FE USU ... 27 3.4. Pembahasan

3.4.1. Sistem Informasi Akademik (SIA) S1 Manajemen FE

USU ... 29

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 34 B. Saran ... 35 Daftar Pustaka

v

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ... 4 Tabel 3.1 Indikator Informasi yang Berguna ... 33

vi

DAFTAR GAMBAR

No. Tabel Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 10

Gambar 3.1 Menu Utama ... 28

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Sistem informasi (SI) telah menjadi alat yang integral, online, dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusan pada organisasi besar. Selama dekade terakhir, sistem SI secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan mengelola pekerjaan. Organisasi memiliki tujuan menekan orang yang ada di dalamnya (misalnya sebagai penjara); lainnya memiliki tujuan manfaat (seperti untuk bisnis). Dan yang lainnya lagi memiliki tujuan normatif (universitas, kelompok religius). Setiap organisasi memiliki SI yang berbeda, tetapi pada dasarnya SI semua sama. Hanya saja penerapan SI setiap organisasi itu berbeda tergantung kebijakan dan sistem kepemimpinan yang digunakan. (Hall, 2006)

Fungsi-fungsi manajemen dalam suatu organisasi baik besar maupun kecil masing-masing membutuhkan SI. Sama halnya dengan perguruan tinggi. Pada perguruan tinggi baik negeri maupun swasta masing-masing memiliki Sistem Informasi Akademik (SIA) yang digunakan untuk mempermudah informasi untuk pelaksanaan pekerjaan atau kelancaran kerja sivitas akademik. Perguruan tinggi atau universitas terbagi atas beberapa fakultas yang memiliki jurusan sesuai spesifik program studi yang ada. Di Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi memiliki beberapa program studi yaitu Program Diploma III (DIII) & Srata 1 (S1). Untuk Program DIII ada 3 (tiga) Program Studi (Prodi) yaitu DIII Keuangan, Akuntansi dan Kesekretariatan. Sama halnya dengan

2

program diploma, Program S1 3 (tiga) jurusan yaitu S1 Akuntansi, Manajemen dan Ekonomi Pembangunan.

SIA digunakan setiap program studi untuk mempermudah informasi yang ada di fakultas. Dalam penerapannya setiap jurusan memiliki menu khusus agar lebih mudah dalam pengelolaan database yang ada dari setiap jurusan.

Selama melaksanakan kegiatan magang banyak ditemukan pelaksanaan SI yang terkadang cenderung kepada kesalahan dari mahasiswa yang tidak mengerti atau kurang jelas memahami informasi yang ada. Hal ini, menimbulkan kesalahan pengerjaan tugas dari pemberitahuan yang ada. Kesalahan yang terjadi biasanya mengenai syarat yang harus dilengkapi, seperti jumlah lampiran, surat yang harus dibuat, daftar tembusan ada atau tidak, tanggal regristrasi dan sebagainya. Kesalahan tersebut tidak semata hanya kesalahan dari pihak pemberi informasi, terkadang juga sering terjadi kesalahan teknis dalam pengetikan atau redaksi kalimat yang tidak sesuai.

Berdasarkan keterangan dan uraian di atas, maka TA peranan SIA pada program S1 Manajemen Reguler, yang selanjutnya menyusun tugas akhir yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Pada Program S1 Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penyusunan tugas akhir ini adalah “Apakah sistem informasi akademik yang ada di Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara sudah mampu memberikan informasi yang berguna?”

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana SIA di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatea Utara mampu menyajikan informasi yang cepat dan tepat sesuai standar pembuatan informasi dengan standar yang berlaku umum digunakan oleh pihak Akademik FE USU Program Studi S1 Manajemen Reguler.

1.4. Manfaat Penelitian

a. Sebagai bahan pembelajaran untuk menambah wawasan dan pengetahuan

secara teoritis dan praktik mengenai Peranan SIA untuk kelancaran penyajian informasi bagi mahasiswa Program S1 Manajemen Reguler

b. Sebagai bahan masukan dalam menyajikan data SIA yang akurat untuk

kelancaran penyajian informasi akdemik.

c. Sebagai bahan pembanding dan masukan untuk penelitian-penelitian yang

sejenis berikutnya.

1.5. Jadwal Penelitian

1.5.1. Jadwal Observasi/Survey

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dimulai tanggal 11 Desember 2012 dan direncanakan akan berakhir pada tanggal 28 Februari 2013, untuk jadwal penelitian dan penulisan dibuat dalam bentuk tabel.

4

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

NO. KEGIATAN

BULAN

Desember ‘12 Januari ‘13 Februari ‘13

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan tugas akhir

2 Pelaksanaan tugas akhir

3 Pelaporan tugas akhir

1.5.2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

Bab I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

Bab II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini akan dibahas tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan FE USU.

Bab III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini menguraikan tentang hasil penelitian sesuai dengan tema yang dipilih berdasarkan bidang studi mahasiswa.

Dalam bab terakhir ini, penarikan kesimpulan terhadap hasil penelitian dapat memberikan saran yang membangun kepada FE USU Medan. Diharapkan nantinya dapat bermanfaat bagi pihak-pihak lain.

6 BAB II

PROFIL INSTANSI

2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2.1.1. Pendahuluan

masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirika Menyusul kemudia pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Berhubung FE USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Fakultas Ekonomi di Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, Akuntansi, dan Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN

(Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana FE USU merupakan satu dari 10 Fakultas da USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi da fakultas, dan di akhir tahun 2012 USU telah memiliki 14 fakultas denan penambahan FASILKOM-TI.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, FE USU mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Dapartemen Manajemen

3. Departeman Akuntansi

Sedangkan Program DIII terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan

3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

8

2.1.2. Visi FE USU

Visi FE USU adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2.1.3. Misi FE USU

Misi FE USU adalah sebagai Berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

2.1.4. Tujuan FE USU Tujuan FE USU adalah :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

2.2. Struktur Organisasi & Personalia

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan,maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi FE USU dapat dilihat pada Gambar berikut ini :

10

Ketua dan Sekretaris Departemen

Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/studio/ bengkel

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor STRUKTUR ORGANISASI FE USU

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

Sumber: Buku Pedoman FE USU 2007-2008

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor

Pembantu Rektor I

Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III

Pembantu Rektor V

PIMPINAN FAKULTAS

Plt. Dekan

Pembantu Dekan I :

Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua

Sekretaris Anggota :

•

• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.

•

• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.

•

• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak.

• Ami Dilham, SE, M.Si.

• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak.

DEPARTEMEN

12

Ketua

Sekretaris

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris

Ketua

Sekretaris

Ketua :

PROGRAM PROFESI AKUTANSI

Sekretaris : Dra. Narumondang Bulan Siregar, MM. Ak.

PROGRAM S1

Ketua : Dr.Endang Sulistiya Rini, SE. M.Si

Manajemen

Sekretaris :

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si. Ak.

Akutansi

Sekretaris : Mutia Ismail, SE. MM. Ak.

Ketua : Dr. Irsyad, M.Soc. Sc.

Sekretaris : Paidi, SE. M.Si.

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Sekretaris

Plt. Ketua : Syafrizal Helmi, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua

Sekretaris

Kesekretariatan

Ketua

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH. CN

Kasub. Personalia : Maslan, SE

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE.

Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE.M.Si

Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE.

Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos

2.2.1. Unsur Pelaksana Akademik Pada FE USU

Fakultas dipimpin oleh Dekan, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. Fungsi Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang

14

melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan sivitas akademika serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.

Urusan administrasi di Fakultas dikelola oleh bagian Tata Usaha yang terdiri atas:

a. Sub Bagian Akademik

b. Sub Bagian Umum Keuangan

c. Sub Bagian Kepegawaian

d. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

e. Sub Bagian Perlengkapan

2.2.2. Rincian Tugas Atas Pelaksana Akademik 2.2.2.1. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Tata Usaha

Adapun rincian tugas pada sub bagian tata usaha yaitu :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan,alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang

akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan, alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan., perlengkapan,

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja Bagian dan merpersiapkan penyunan laporan

Fakultas.

2.2.2.2. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Akademik

Adapun rincian tugas pada sub bagian akademik yaitu :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,

penelitian,pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

16

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan

fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mepersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

2.2.2.3. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Umum dan Keuangan

Adapun rincian tugas pada sub bagian umum dan keuangan yaitu :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran,

dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorium,lembur, vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian.

2.2.2.4. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Tata Kepegawaian

Adapun rincian tugas pada sub bagian tata kepegawaian yaitu :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan, fungsional, usul

kenaikan jabatan/perangkat,surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin, dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.

i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Memproses asuransi pegawai.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian.

18

Adapun rincian tugas pada sub bagian kemahasiswaan dan alumni yaitu :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan

alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan

kemahsiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Merpersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswan tingkat

universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan

kesejahteraan dan layanan kesejahteraan mahasiswaan.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan

kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan SI kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan.

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kemahasiswaan dan alumni.

l. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

2.2.2.6. Rincian Tugas Pada Sub Bagian Perlengkapan

Adapun rincian tugas pada sub bagian perlengkapan yaitu :

a. Menusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan SI kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan

lingkungan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian.

2.2.3. Jaringan Usaha/Kegiatan FE USU

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. FE USU merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

FE USU lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada

20

masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari FE USU adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi akan merujuk kepada sistem dan prosedur baku yang telah ditetapkan. Pada dasarnya Perpustakaan Ekonomi USU adalah ruang baca yang digunakan oleh setiap mahasiswa atau tamu. Mahasiswa dibantu untuk memperoleh setiap kebutuhan yang diperlukan baik dalam pencarian buku, skripsi ataupun hal lain yang berhubungan dengan perpustakaan.

2.2.4. Kinerja Terkini FE USU

Perwujudan visi misi FE USU meghasilkan kinerja yang dapat dinilai dari pencapaian apa saja yang telah dihasilkan. Pencapain-pencapaian dari visi misi tersebut berupa kualitas mahasiswa yang menigkat yang dinilai dari karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntasni yang berorientasi pasar. Berdasarkan data yang ada pada FE USU samapai saat ini sudah memiliki 22.936 alumni. Untuk tahun ajaran baru mampu menampung 1.746 mahasiswa baru. Jumlah ini setara dengan rata-rata jumlah mahasiswa baru sebuah perguruan tinggi swasta (PTS).

Peningkatan kualitas mahasiswa dilihat juga dari kelulusan program S1 baik Akuntansi, Manajemen maupun Ekonomi Pembangunan rata-rata masa studi di bawah 4 tahun dan mendapatkan indeks prestasi kumulatif (IPK) di atas 3

dengan umur di bawah 23 tahun. Sedangkan untuk Prodi Diploma (DIII) Akuntansi dan Sekretaris, masa studi rata-rata 2,5 tahun dengan IPK 3 dan usia di bawah 22 tahun. Hanya DIII Keuangan yang masa studinya di atas tiga tahun. Berdasarkan keterangan yang didapat dari bagian pendidikan FE UU disebabkan karena sempat ingin "keluar dari sistem yang dijalankan".

2.2.5. Rencana Kegiatan FE USU

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja FE USU ada beberapa langkah kegiatan yang terstruktur dalam program pendidikan FE USU, yaitu sebagai berikut:

1. Peningkatan proses belajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat

ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks

prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen serta Departemen, ruang

baca.

5. Meningkatnya kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach,

22

7. Mata kuliah yang diberikan kepada Mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum

dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan

oleh Departemen.

10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2

dan S3 baik di dalam maupun di luar Negeri.

11.Meningkatnya jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Meningkatnya kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan

Pimpinan Fakultas.

13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

14.Departemen menyiapkan barang, laporan evaluasi dari per semester untuk

meningkatkan nilai Akreditasi masing-masing departemen yang lebih baik.

15.Dengan adanya kerjasama pihak fakultas dengan instansi luar maka beasiwa

23

TOPIK PENELITIAN

3.1.Pengertian Sistem Informasi Akademik

Dalam kehidupan sehari-hari sering dijumapai kata-kata atau kalimat yang menyatakan sitem. Kenyataan ini membuat kata sistem menjadi tidak asing lagi didengar. Tapi berapa banyak dari setiap kalangan yang faham akan kata sistem. Untuk itu perlu dibahas mengenai pengertian dari masing-masing kata yaitu sistem, informasi dan akademik.

Sistem berasal darisystēma) dasustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri bersama untuk memudahkan alira suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suat (http://id.wikipedia.org, 2012)

Sistem memiliki bagian-bagian yang disebut juga sebagai subsystem.

Subsystem adalah bagian-bagian yang saling melengkapi sehingga membentuk

sebuah sistem yang sinergis yang memiliki tujuan sama yaitu membuat sistem mencapai tujuan akhir. Tujuan akhir akan dapat dinilai sukses apabila sudah tercapai standar dari penilaian pembuatan informasi yang layak, yaitu akurat, relevan, tepat waktu, , lengkap, dimengerti, verifiable dan accessible. (Hall, 2006, hal. 19-20).

24

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. (Eriyatno, 1999)

Informasi sangat berguna bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan, maka dari informasi yang berguna harus memiliki indikator, indikator-indikator tersebut adalah sebagai berikut: (Hall, 2006)

1. Akurat, Informasi harus terbebas dari adanya kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.

2. Relevan, Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.

3. Tepat Waktu ( Timely ), Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan .

4. Lengkap ( Complete ), Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.

5. Dimengerti ( Understandable ), Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

6. Verifiable, Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan

dalam memahaminya.

7. Accessible, Informasi dikatakan accessible bila tersedia pada saat diperlukan

dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari

dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari (Wikipedia - Informasi, 2012)

Dapat disimpulkan bahwa SIA adalah seluruh rangkaian subsistem yang

membentuk suatu informasi mengenai pendidikan tinggi yang mencakup pengembangan dan pengusaan disiplin ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau seni tertentu dengan jenjang pendidikan sarjana, magister dan doktor.

3.2.Sistem Informasi Universitas Sumatera Utara

Dalam pelayanan terhadap masyarakat USU memberikan sumber informasi yang cepat mengenai informasi tentang USU terutama tentang perkuliahan yang ada serta jurusan yang ada di setiap fakultas yang ada di USU. Dalam penyajian data informasi ini dapat diakses melalui jaringan internet melalui web: informasi yang beragam sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

Penyediaan layanan teknologi informasi (TI) diselenggarakan ole teknologi informasi dan lingkungannya baik di dalam maupun dari luar kampus. Penyediaan layanan TI dimaksudkan terutama untuk memudahkan sivitas akademika (mahasiswa dan dosen) mengakses seluruh spektrum sumber daya informasi dan pengetahuan berbasis elektronik baik yang disediakan oleh Universitas maupun yang tersedia secara global untuk mendukung proses

26

pembelajaran dan penelitian sebagai program utama Universitas. Selain itu, infrastruktur TI juga digunakan untuk me Universitas. (Administrator, 2010)

Salah satu fungsi PSI adalah memfasilitasi perangkat lunak yang mencakup seluruh aspek manajemen untuk mendukung pemberdayaan semua unit manajemen Universitas sehingga mampu secara profesional memberikan pelayanan yang efisien bagi sivitas akademika. Sasaran yang ingin dicapai adalah terbentuknya suatu SI terintegrasi yang didukung oleh perangkat lunak SIM yang handal untuk mendukung keseluruhan fungsi Universitas dalam hal pelayanan informasi manajemen termasuk pemrosesan transaksi, pengambilan keputusan, proses pembelajaran, dan penyediaan informasi bagi para pemangku kepentingan Universitas.

3.2.1. Sistem Manajemen Akademik

Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan

menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari

penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa.

Sistem Registrasi Ujian Masuk Online, digunakan untuk mengelola pendaftaran ujian masuk USU secara online. Sistem ini memiliki fitur berikut: registrasi online, generator ujian mandiri online, cash management system (CMS), verifikasi online, cetak formulir pendaftaran, monitoring dan statistik, dan administrasi sistem.

Sistem Registrasi/Herregistrasi, digunakan untuk mengelola kegiatan registrasi calon mahasiswa dan registrasi ulang mahasiswa lama, dengan fitur seperti berikut: pengelolaan data mahasiwa/calon mahasiswa, administrasi

pembiayaan, laporan-laporan, dan administrasi sistem.

Sistem informasi akademik

1.

digunakan untuk mengelola administrasi dan data akademik pada unit fakultas/program studi meliputi data kurikulum, matakuliah, rencana dan hasil studi, transkrip, penjadwalan, prasyarat dan sebagainya, dengan fitur seperti berikut:

Back office

2. Modul

, menangani pengelolaan data kurikulum, pengelolaan data kelas, pengelolaan data matakuliah, pengelolaan kesetaraan, pengelolaan jadwal, pengelolaan data rencana studi (KRS), pengelolaan data hasil studi (KHS), pengelolaan data transkrip, pengelolaan bimbingan akademik, konfigurasi jenis nilai, konfigurasi syarat predikat kelulusan, laporan dan statistik, serta administrasi sistem.

front office, menangani KRS Online, KHS dan Transkrip, Info

Akademik Online, mengelola bimbingan akademik (dosen), pengelolaan

nilai (dosen), messaging

3.3.Sistem Informasi Akademik (SIA) Fakultas Ekonomi USU

, dan forum diskusi. Modul ini diakses oleh mahasiswa dan dosen melalui Portal Akademik.

Penerapan SIA pada FE USU merupakan yang sudah dibuat oleh PSI. Hal ini diketahui melalui menu layayan pada informasi yang ada pada website USU. Hanya saja, FE USU megelola data informasi internal agar tidak terjadi publikasi yang sia-sia. Karena informasi ini dikhususkan untuk sivitas akdemika.

Untuk melihat informasi bagi setiap jurusan sebenarnya sudah disediakan oleh pihak PSI form yang bisa diambil dan di-edit untuk mengelola form isian

28

berikutnya berdasarkan informasi yang ada. Untuk itu bisa dilihat, gambar berikut:

Gambar 3.1 Menu Utama Bagian Pendidikan FE USU

Di setiap menu utama terdapat pilihan, antara lain mengenai Program Studi, Kurikulum, Jenis Nilai, Syarat Nilai SKS, Syarat Predikat Kelulusan, Manajemen Ruang, Jadwal, Dosen, Evaluasi, Pejabat, Kemahasiswaan, Data Pembayaran SPP, Regristrasi Mahasiswa, rencana Studi, Peserta Kelas, Absensi Kelas, Tugas Akhir, Kelulusan, Laporan, Laporan DIKTI, Layanan SMS, Portal Akademik dan User.

Masing-masing sub menu di Menu Utama bisa dibuka, setiap menu memiliki jendela kerja sendiri yang dapat diisi berdasarkan data yang dibutuhkan dan atau mencari informasi yang dibtuhkan.

Untuk mengelola SI yang ada pada data basis on-line setiap jurusan (departemen) memiliki privasi sendiri, seperti memiliki akun jurusan dan pasword

data basis on line (internet) ini. Meski sudah diberikan kebijakan untuk mengelola secara khusus.

3.4. Pembahasan

3.4.1. SIA S1 Manajemen FE USU

Penerapan SI pada Program S1 Manajemen FE USU dapat dilihat dari indikator informasi yang berguna. Hal ini berkaitan erat dengan pencapaian-pencapaian yang telah berhasil atau belum terlaksana dengan baik bagi sivitas akademik. Informasi yag telah disampaikan berupa pengumuman pengambilan Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), kelulusan, ujian komprehendif, seminar skripsi, dll. Indikator dikatakan informasi ini berhasil disampaikan kepada mahasiswa yang berkepentingan dengan standar akurat, relevan, tepat waktu, lengkap, dimengerti, verifiable dan accessible.

Akuratnya informasi jika tidak ada kesalahan dan membuat mahasiswa mengerti akan informasi yang diberikan. Dengan demikian mahasiswa dapat dengan mudah melaksanakan apa yang ada dalam pengumuman yang diberikan. Agar informasi lebih akurat, informasi yang sudah diterima lebih baik ditanyakan lengsung kepada pihak akademik yang bertugas pada program S1 Manajemen FE USU. Contoh, ketika melengkapi data diri dengan melampirkan pas poto, foto copy (FC) KTM, FC kartu keluarga (KK) dan sebagainya. Kecocokan dari KRS yang ada di portal dengan hasil print out yang ada di bagian pendidikan. Biasanya sering terjadi kesalahan input data dari mahasiswa seperti kesalahan mengambil mata kuliah wajib tidak diambil. Lalu akan diakana Perbaikan KRS (PKRS) selama rentang waktu 1 minggu. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan lagi

30

dalam pengisian KRS. Berdasarkan kasus yang sering terjadi tentang kesalahan pengisian KRS dapat disimpulkan bahwa informasi yang diberikan belum akurat atau kurang baik.

Informasi yang relevan yang diterima harus mempermudah penerima informasi. Hal ini bisa menambah kepastian informasi dan mengurangi ketidakpastian informasi. Mahasiswa atau staf yang menerima informasi relevan akan dengan mudah melaksanakan tugasnya. Misal, pada saat seminar skripsi mahasiwa harus membawa syarat-syarat yang sudah ditentukan. Jika syarat yang telah diberikan tidak relevan maka akan menghambat proses seminar skripsi. Berbeda halnya jika informasi yang diberikan relevan, ini tentu lebih mempermudah mahasiswa dalam melaksanakan seminar. Contoh, informasi dapat berupa tata cara pelaksanaan pengisian KRS pada portal akademik. Informasi mengenai pengisian KRS dimulai dari kode mata kuliah yang akan diambil. Sebelum mengisi KRS pada portal akademik mahasiswa harus sudah membayar SPP semester ganjil atau genap yang akan dilaksanakan. Informasi yang diberikan sudah relevan atau baik.

Dikatakan informasi tepat waktu jika, informasi yang disampaikan dan diterima sesuai jadwal yang telah ditentukan dandapat terlaksana sesuai pada waktu yang telah ditetapkan. Contoh, pembayaran uang semester atau SPP dilakukan pada tanggal 21 Januari 2013 sampai 15 Februari 2013. Agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran SPP informasi harus sudah disampaikan minimal 1 minggu sebelum pembayaran dilakukan. Mengenai ketepatan waktu informasi yang diberikan sudah tepat waktu. Ini untuk menjaga proses pelakasanaan kegiatan kampus agar sesuai jadwal perkuliahan yang sudah

yang diberikan sudah tepat waktu atau baik.

Informasi yang lengkap mencakup didalamnya data yang relevan. Hal ini berkaitan dengan informasi yang memperlancar pengambilan keputusan. Contoh, informasi ini berupa kelengkapan data informasi yang mendukung keakuratan informasi yang didalamnya terdapat unsur-unsur yang relevan. Dimulai dari tanggal terbit informasi, data informasi, sampai pada hal yang akan dikerjakan dari informasi yang disampaikan. Dalam prakteknya informasi ini biasanya mengenai kelengkapan akademik di FE USU. Berdasarkan praktek yang sudah dilakukan di FE USU informasi yang diberikan sudah lengkap atau baik.

Informasi dapat dimengerti jika pengambil keputusan dapat dengan mudah mengambil keputusan dari informasi yang disediakan. Untuk itu perlu kejelasan yang akurat agar staf dapat dengan cepat mengambil keputusan yang benar. Contoh, ada suatu perusahaan mitra FE USU ingin merekrut tenaga kerja bagian akuntansi. Kemudian perusahaan memeberikan surat atau lembar pemberitahuan tentang apa saja syarat yang digunakan untuk bisa mendaftar sebagai calon karyawan. Dan pihak dari FE USU menyampaikan dengan benar apa yang telah disampaikan oleh perusahaan mitra kepada mahasiswa melalui data yang sudah diberikan.

Verifiable-nya informasi jika informasi tidak bias atau tidak memiliki

pemahaman yang berbeda jika diterima oleh penerima informasi yang berbeda. Informasi yang diberikan harus memiliki satu pemahaman oleh penerima informasi yang berbeda.

32

Informasi yang bisa di akses dengan mudah oleh setiap mahasiswa dan dapat di akses kapan saja serta memiliki format baku yang dapat dimengerti oleh berbagai pihak. Untuk lebih jelas lihat gamabar 3.2 menu pada web usu

Gambar 3.2 menu web usu

dapat diakses melalui

informasi yang dibutuhkan, seperti Program Akademik, Direktori, Penerimaan Mahasiswa, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kehidupan Kampus, Layanan TI, Arsip, e-Learning, Tautan dan Rumah Sakit USU. Pengkususan tentang informasi mahasiswa dapat dibuka melaluo link Program Akademik, Penerimaan Mahasiswa dan Kemahasiswaan.

Untuk mempermudah memahami indikator informasi yang berguna yang telah dijelaskan di atas, dapat dilihat di teble 3.1 indikator informasi yang berguna berikut:

No

. Ukuran Penjelasan

Keputusan

Baik Kurang

Baik

Tidak Baik

1 Akurat Informasi harus terbebas dari adanya

kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.

-  -

2 Relevan Informasi yang relevan harus memberikan

arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.

 - -

3 Tepat Waktu

(Timely)

Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan

 - -

4 Lengkap

(Complete)

Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.

 - -

5 Dimengerti

(Understandable)

Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

-  -

6 Verifiable Informasi yang dihasilkan tidak bias,

menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.

-  -

7 Accessible Informasi dikatakan accessible bila

tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.

 - -

34

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas tujuan penelitian telah diketahui sejauh mana SIA FE USU mampu menyajikan informasi dengan cepat dan tepat sesuai standar pembuatan informasi dengan standar yang berlaku umum digunakan oleh pihak Akdemik FE USU Program S1 Manajemen.. Adapun kesimpulan dari pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:

1. SIA yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

pada setiap jurusan atau departemen memiliki kesamaan.

2. Dari pembahasan, SIA pada FE USU rata-rata sudah cukup baik. Ini

dilihat dari perbandingan baik dengan kurang baik serta tidak baik yaitu 4 : 3 : 0.

3. Informasi yang diberikan Departemen S1 Manjemen Reguler berupa:

pesan lisan, hard copy yang ditempel di mading dan papan pengumuman, peberitahuan melalui sms, pemberitahuan melalui surat dan pemberitahuan melalui email juga web-site.

4. Penerapan SI telah memperlancar kerja sivitas akademik. B. Saran

Berdasarkan analisis dan kesimpulan yang didapat, maka dapat diberikan saran yang dapat bermanfaat bagi Program S1 Manajemen dalam meningkatkan kinerja. Adapun saran-saran tersebut berupa:

sudah ada. Jika melakukan perubahan sistem hendaknya memberikan pengumuman dan penjelasan agar informasi dapat diterima dengan benar.

2. Untuk mempermudah penyampaian informasi mengadakan

pengumuman digital berupa slide yang ditampilkan pada layar LCD yang diletakkan di depan kantor jurusan.

3. Memasang CCTV agar keamanan terjaga dengan baik dan dapat

melihat aktivitas seluruh ruangan kantor jurusan melalui kamera pengawas.

4. Berperan secara aktif dalam pengelolaan data Informasi Jurusan pada bagian SIA terlebih pada Program Studi S1 Manajemen Reguler.

DAFTAR PUSTAKA

Eryatno. (1999). Ilmu Sistem: Meningkatakan Mutu dan Efeltivitas Manajemen.

Jilid satu. Bogor: IPB Press.

Floridi, L. Information – A Very Short Introduction. Oxford University Press.

Hall, James A. (2006). Salemba empat, Siste, Informasi Akuntansi (pp. 19-20). Jakarta: Salemba Empat.

USU. 2008. Home. Fakultas/Sekolah. http://www.usu.ac.id ( 12 Des. 2012)

Wikipedia. 2011. Halaman Ensiklopedia Bebas. http: // id.wikipedia.org / wiki / Sistem_informasi_manajemen. (12 Des. 2012)

ditentukan dari pihak USU. Disimpulkan dari penjelasan di atas bahwa informasi yang diberikan sudah tepat waktu atau baik.

Informasi yang lengkap mencakup didalamnya data yang relevan. Hal ini berkaitan dengan informasi yang memperlancar pengambilan keputusan. Contoh, informasi ini berupa kelengkapan data informasi yang mendukung keakuratan informasi yang didalamnya terdapat unsur-unsur yang relevan. Dimulai dari tanggal terbit informasi, data informasi, sampai pada hal yang akan dikerjakan dari informasi yang disampaikan. Dalam prakteknya informasi ini biasanya mengenai kelengkapan akademik di FE USU. Berdasarkan praktek yang sudah dilakukan di FE USU informasi yang diberikan sudah lengkap atau baik.

Informasi dapat dimengerti jika pengambil keputusan dapat dengan mudah mengambil keputusan dari informasi yang disediakan. Untuk itu perlu kejelasan yang akurat agar staf dapat dengan cepat mengambil keputusan yang benar. Contoh, ada suatu perusahaan mitra FE USU ingin merekrut tenaga kerja bagian akuntansi. Kemudian perusahaan memeberikan surat atau lembar pemberitahuan tentang apa saja syarat yang digunakan untuk bisa mendaftar sebagai calon karyawan. Dan pihak dari FE USU menyampaikan dengan benar apa yang telah disampaikan oleh perusahaan mitra kepada mahasiswa melalui data yang sudah diberikan.

Verifiable-nya informasi jika informasi tidak bias atau tidak memiliki pemahaman yang berbeda jika diterima oleh penerima informasi yang berbeda. Informasi yang diberikan harus memiliki satu pemahaman oleh penerima informasi yang berbeda.

Informasi yang bisa di akses dengan mudah oleh setiap mahasiswa dan dapat di akses kapan saja serta memiliki format baku yang dapat dimengerti oleh berbagai pihak. Untuk lebih jelas lihat gamabar 3.2 menu pada web usu

Gambar 3.2 menu web usu

dapat diakses melalui

informasi yang dibutuhkan, seperti Program Akademik, Direktori, Penerimaan Mahasiswa, Kemahasiswaan, Perpustakaan, Kehidupan Kampus, Layanan TI, Arsip, e-Learning, Tautan dan Rumah Sakit USU. Pengkususan tentang informasi mahasiswa dapat dibuka melaluo link Program Akademik, Penerimaan Mahasiswa dan Kemahasiswaan.

Untuk mempermudah memahami indikator informasi yang berguna yang telah dijelaskan di atas, dapat dilihat di teble 3.1 indikator informasi yang berguna berikut:

Hasil Pengukuran Sistem Informasi Akademik

No

. Ukuran Penjelasan

Keputusan

Baik Kurang Baik

Tidak Baik 1 Akurat Informasi harus terbebas dari adanya

kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan para penggunanya.

-  -

2 Relevan Informasi yang relevan harus memberikan arti dan mempunyai manfaat dengan bisa meningkatkan nilai dari suatu kepastian atau mengurangi ketidakpastian.

 - -

3 Tepat Waktu (Timely)

Informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan dan informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat karena dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan

 - -

4 Lengkap (Complete)

Informasi yang disajikan harus lengkap, termasuk didalamnya semua data yang relevan.

 - -

5 Dimengerti (Understandable)

Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

-  -

6 Verifiable Informasi yang dihasilkan tidak bias, menyebabkan perbedaan dalam memahaminya.

-  -

7 Accessible Informasi dikatakan accessible bila

tersedia pada saat diperlukan dalam format yang sesuai dengan kepentingannya.

 - -

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas tujuan penelitian telah diketahui sejauh mana SIA FE USU mampu menyajikan informasi dengan cepat dan tepat sesuai standar pembuatan informasi dengan standar yang berlaku umum digunakan oleh pihak Akdemik FE USU Program S1 Manajemen.. Adapun kesimpulan dari pembahasan tersebut adalah sebagai berikut:

1. SIA yang diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada setiap jurusan atau departemen memiliki kesamaan.

2. Dari pembahasan, SIA pada FE USU rata-rata sudah cukup baik. Ini dilihat dari perbandingan baik dengan kurang baik serta tidak baik yaitu 4 : 3 : 0.

3. Informasi yang diberikan Departemen S1 Manjemen Reguler berupa: pesan lisan, hard copy yang ditempel di mading dan papan pengumuman, peberitahuan melalui sms, pemberitahuan melalui surat dan pemberitahuan melalui email juga web-site.

4. Penerapan SI telah memperlancar kerja sivitas akademik.

B. Saran

Berdasarkan analisis dan kesimpulan yang didapat, maka dapat diberikan saran yang dapat bermanfaat bagi Program S1 Manajemen dalam meningkatkan kinerja. Adapun saran-saran tersebut berupa:

1. Program S1 Manajemen diharapkan tetap menerapkan peraturan yang sudah ada. Jika melakukan perubahan sistem hendaknya memberikan pengumuman dan penjelasan agar informasi dapat diterima dengan benar.

2. Untuk mempermudah penyampaian informasi mengadakan pengumuman digital berupa slide yang ditampilkan pada layar LCD yang diletakkan di depan kantor jurusan.

3. Memasang CCTV agar keamanan terjaga dengan baik dan dapat melihat aktivitas seluruh ruangan kantor jurusan melalui kamera pengawas.

4. Berperan secara aktif dalam pengelolaan data Informasi Jurusan pada bagian SIA terlebih pada Program Studi S1 Manajemen Reguler.

DAFTAR PUSTAKA

Eryatno. (1999). Ilmu Sistem: Meningkatakan Mutu dan Efeltivitas Manajemen. Jilid satu. Bogor: IPB Press.

Floridi, L. Information – A Very Short Introduction. Oxford University Press.

Hall, James A. (2006). Salemba empat, Siste, Informasi Akuntansi (pp. 19-20). Jakarta: Salemba Empat.

USU. 2008. Home. Fakultas/Sekolah. http://www.usu.ac.id ( 12 Des. 2012)

Wikipedia. 2011. Halaman Ensiklopedia Bebas. http: // id.wikipedia.org / wiki / Sistem_informasi_manajemen. (12 Des. 2012)