Peranan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

WINDA SARI

072103045

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

NAMA : WINDA SARI

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 072103045

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SISTEM INFORMASI PADA

BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juni 2010

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

NIP. 19580427 198503 2 002 (Dra. Marhayanie, M.Si)

(3)

NAMA : WINDA SARI

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NIM : 072103045

PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SISTEM INFORMASI PADA

BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: …... 2010 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(

NIP. 19620513 199203 2 001 Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

Tanggal: ... 2010 D e k a n

(

NIP. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN SISTEM INFORMASI PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik

(5)

secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan dorongan kepada penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.

6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik

7. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tuaku Achmad Yunus (Ayahanda) dan Ariany (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih

(6)

payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.

9. Saudaraku Lilis Sahara, SE, Wira Sakti Gunawan, Amd, Arma Yunita, Amd, dan Choirul Umam, Amd. Terima kasih atas dukungannya yang merupakan pendorong semangat bagi penulis.

10. Buat My Lovely (Fadly) yang telah banyak memberikan semangat dan dorongannya serta perhatiannya selama ini.

11.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007. Ayu Pramuti, Ulfa Humaira, Latifah, Iin Pratiwi, Zahara Meutia, Revina Udhy Wahyuni, Khairina Putri, Winny Silvina, dan Mardiyah Irfah serta seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di kampus ini, yang telah banyak membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

12.Teman-teman seperjuangan selama magang Group 05 : Selvy, Fika Andayani, Novita Sari, Soraya dan Ruth. Sepuluh minggu kita lewati bersama, banyak cerita suka dan duka yang kita hadapi. Aku akan selalu mengenang saat-saat bersama kalian.

13.Sahabat-sahabatku tersayang Lidya, Wulan, Melva, Sri, Siti, Nisa, Cicix, Puspa, Amel, Lia, Riqa, Kiki.

14.Teman – teman ku di inalum Devia, Sarah, Isna, Mamik, Wiwib, Putra, Elwin dan semuanya yang gak aku sebutin satu-satu terima kasih atas dukungannya.

(7)

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Juni 2010 Penulis

(8)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 7

C. Tujuan Penelitian ... 7

D. Manfaat penelitian ... 8

E. Jadwal Kegiatan ... 8

F. Sistematika Penulisan ... 10

BAB II PROFIL INSTANSI ... 11

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 11

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 14

C. Struktur Organisasi ... 15

D. Job Description ... 15

E. Kinerja Usaha Terkini ... 20

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Pengertian Sistem Informasi………... 24

B. Penerapan Sistem Informasi pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara……….. 27

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………… 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 37

A. Kesimpulan ... 37

(9)

DAFTAR TABEL

No Halaman

(10)

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara…. 15 2. Komponen – komponen Sistem Informasi………. 33

(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, Disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknologi dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari – hari (Sukirno, 2004).

Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, baik dalam perencanaan maupun pengawasan kegiatan organisasi/perusahaan. Setiap keputusan yang diambil oleh organisasi/perusahaan merupakan hasil pengolahan dari berbagai informasi yang terkumpul dan selanjutnya keputusan tersebut dapat merupakan informasi bagi para karyawan dalam organisasi/perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Agar informasi dapat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan dan pengguna – pengguna lainnya, informasi haruslah relevan dan akurat sehingga

(12)

tidak menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat pada waktunya.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan computer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesungguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru.Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.

(13)

Pada masyarakat yang hidup sebelum era informasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin – mesin yang bukan komputer. Bahkan dalam era informasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang terdapat di pasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi. Setidaknya menurut Situmorang dan Dilham (2007 : 216) ada lima faktor yang sangat mempengaruhi, yaitu:

a. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and technology convergence). Ditandai dengan munculnya teknologi seperti VOIP, Wireless, komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs – situs bisnis. b. Perubahan lanskap bisnis (transformation of the business enterprise), banyak

perusahaan yang telah merubah lanskap bisnisnya dari konvensional menjadi digital.

c. Pertumbuhan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected economy), munculnya kesadaran untuk membuat komunitas ekonomi baik secara regional dan global seperti integrasi ekonomi Asia, masyarakat ekonomi Eropah, dan sebagainya.

d. Ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi (growth of knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide – ide baru (produk dan service) di lingkungan bisnis.

(14)

e. Munculnya perusahaan – perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.

Menurut (Williams dan Sawyer 2009:14) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaburasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.

Pendapat lain mengartikan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam hal ini diperlukan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer yang lainnya.

Menurut ALI MASJONOMUKHTAR (Oktober 1999 : 3), sistem informasi adalah suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, menginput, memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Sistem informasi dapat dibagi menurut keberadaannya disuatu perusahaan. Ada sistem informasi formal dan sistem informasi informal. Sistem informasi

(15)

formal secara eksplisit diakui keberadaannya diperusahaan dan bertanggung jawab untuk menghasilkan informasi. Contohnya sistem informasi akuntansi, sistem informasi produksi dan sistem informasi pemasaran. Sedangkan sistem informasi informal keberadaannya disuatu organisasi tidak ada secara eksplisit untuk mencapai informasi. Keberadaanya dalam organisasi tidak diakui secara resmi dan informasi yang dihasilkan kadangkala mendukung informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi formal.

Jika pembagian sistem informasi ini dibagi menurut proses yang dijalankan untuk mendapatkan informasi, maka sistem informasi dapat dibagi pada dua bagian yaitu : sistem informasi manual dan sistem informasi otomatis. Sistem informasi manual semua proses untuk memproduksi informasi tidak menggunakan mesin atau komputer. Keuntungan utama dari sisten ini adalah fleksibility yang tinggi, dapat dengan cepat menyesuaikan bentuk informasi dengan situasi yang diingkan atau pada situasi yang tidak umum. Di samping itu, sistem ini mampu menjalankan semua fungsi dan kondisi tanpa ada batas. Kerugian dari sisten ini adlah kecepatan dalam memproduksi informasi sangat lambat dan tingkat kepercayaan pemakai terhadap informasi yang dihasilkan juga kecil. Sistem informasi otomatis meligatkan mesin atau komputer dalam memproduksi informasi, sistem ini juga dikenal dengan nama Computer Based System. Keuntungan dari sistem ini adalah kecepatanada akurasi yang tinggi dan bisa mengerjakan proses tanpa intervensi dari manusia. Namun sistem tingkat fleksibelitinya agak rendah karena untuk mengadaptasi kepada

(16)

kebutuhan informasi yang belum tersedia pada sistem ini akan memakan biaya dan waktu yang cukup lama.

Dalam mengelola perusahaan, diperlukan berbagai jenis informasi guna mendukung berbagai proses pengambilan keputusan, baik oleh manajemen puncak, manajer berbagai bidang fungsional, dan penyelenggaraan kegiatan operasional.

Berdasarkan hal tersebut, pengolahan informasi harus dilakukan dengan sebaik – baiknya, sehingga informasi tersebut dapat terkumpul, terolah, dan tersimpan dengan baik. Dengan demikian, informasi akan lebih mudah ditelusuri dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan pada suatu perusahaan. Meskipun penggunaan berbagai jenis informasi tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu.

Oleh karena itu, diputuskan penulisan Tugas Akhir dengan pembahasan mengenai Peranan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatra Utara.

(17)

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:

“Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Kinerja Pegawai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi dalam upaya meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Untuk membandingkan antara teori yang ada dalam praktek dihubungkan dengan teori-teori yang selama ini diterima dalam perkuliahan dan literatur-literatur lainnya.

(18)

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah :

1. Untuk instansi bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi agar kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi lebih baik.

2. Menyediakan informasi mengenai pentingnya sistem informasi yang dipergunakan untuk perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi peneliti lain yang ingin meneliti mengenai penerapan sistem informasi.

4. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai sistem informasi organisasi/perusahaan.

D. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan selama bulan April dan bulan juni. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1

(19)

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Minggu Ke -

I 22 April s/d 7

Mei

II 14Mei s/d 20

Mei

III 25 Mei s/d

selesai 1. Penyusunan Draft

Tugas Akhir 2. Pengumpulan

Data

3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir

Keterangan:

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang dilaksanakan sejak tanggal 17 Maret 2010 – 17 Juni 2010 pada bagian pendidikan. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

(20)

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

(21)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan itu Dr. Teuku Iskandar

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitasnsyiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(22)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(23)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

(24)

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

(25)

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1.

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

(26)

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

(27)

1. Bagian Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian;

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian

(28)

a. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Bagian;

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi;

d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik; e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa;

f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas; g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik;

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa;

(29)

b. Sub Bagian Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat Tugasnya :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian;

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat;

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang – undangan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat;

e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan perundang – undangan di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat; f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

penelitian dan pengabdian masyarakat;

g. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program penelitian dan pengabdian masyarakat;

h. Mempersiapkan bahan koordinasi pelaksanaan pendaftaran mahasiswa yang akan mengikuti kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat;

i. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program perkembangan penelitian dan pengabdian masyarakat;

j. Memonitor pelaksanaan administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat;

(30)

k. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat;

l. Mempersiapkan bahan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat;

m. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat;

n. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data/informasi perkembangan pelaksanaan program penelitian dan pengabdian masyarakat;

o. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program penelitian dan pengabdian masyarakat;

p. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap

(31)

mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini yang dilakukan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

(32)

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar,

lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran

2009/2010.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2009/2010.

c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) semester ganjil/genap.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

(33)

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

(34)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan sebuah model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga merupakan sebuah model tentang hal – hal yang ingin kita pelajari; ia mewakili sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali mempunyai sasaran-sasaran yang berbenturan satu sama lain. Sebuah sistem juga merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus dipelajari secara keseluruhan (Karhi, 1997: 10).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu model untuk menunjang proses pemikiran kita agar berfikir lebih spesifik, tentang hal-hal yang kita pelajari yang sifanya menyeluruh dan tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya.

(35)

2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan kebutuhan diseluruh kalangan masyarakat. Baik muda maupun tua, murid maupun guru, kalangan awam maupun kalangan intelektual semua membutuhkan informasi. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam organisasi karena hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata. Oleh karena itu, informasi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas.

Menurut Burch dan Grudnitski (1998), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu: relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Karena dari informasilah kita dapat menambah pengetahuan kita. Selain itu dari informasi jugalah kita dapat mengembangkan pola fikir kita. Yang dulunya bersifat tradisional akhirnya berkembang menjadi modern.

Apakah sebenarnya pengertian informasi? Informasi adalah pertambahan dalam pengetahuan yang dicapai oleh pihak penerima dengan jalan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variabel-variabel sebuah problem.

Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi dapat pula kita nyatakan sebagai agregasi atau pemrosesan data, guna mencapai pengetahuan atau intelegen. Andai kata semua orang memiliki pengetahuan sempurna (perfect knowledge), maka orang tidak memerlukan informasi sama sekali. Namun kelihatannya itu sangat tidak mungkin, karena tidak ada seorang

(36)

pun yang merasa puas dengan pengetahuan yang dimilikinya. Apabila seseorang telah memiliki pengetahuan tentang suatu hal maka ia akan mencari informasi tentang masalah yang lain.

Syarat-syarat terpenting yang harus dipenuhi oleh sebuah informasi yaitu: ketepatan, dapat dipercaya dan kecermatan; integritas; kelengkapan; relevansi dan arah sasaran; informasi yang berlebihan ditahan dan tidak diproses; bentuk dan isinya ditentukan oleh pihak pemakai; penetapan jangka waktu penyimpanan (informasi); data dan informasi yang perlu dirahasiakan dan yang dapat menyinggung kepribadian perlu disimpan secara rahasia (Karhi, 1997:88).

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sebuah data baru tentang pengetahuan, yang diperoleh dengan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variable-variabel sebuah masalah yang ada sebelumnya dan harus memenuhi syarat-syarat informasi.

3. Pengertian Sistem Informasi

Pemrosesan informasi merupakan sebuah aktivitas penting. Sebagian besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat,mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat mempermudah pelaksanaannya. Cara tersebut berupa sebuah sistem.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

(37)

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang diperlukan oleh pihak luar.

Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.

(Burch, 1986:100) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri atas :

1. Blok masukan (input block), input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,

dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

a. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

b. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan

(38)

c. Blok basis data (database block). Basis data akan dijelaskan kemudian. d. Blok kendali (controls block). Pengendalian perlu dirancangdan diterapkan

untuk meyakinkan bahwa hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

Contoh dari sistem informasi adalah Sistem Informasi Manajemen. SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai yang berintegrasi yang menyediakan informasi untuk menunjang operasi-operasi manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak computer, dan prosedur-prosedur manual; model-model untuk analisis, perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan, dan suatu “database”. (Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson dalam Sistem-Sistem Informasi Pemasaran).

B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititiberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun, dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang

(39)

terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu:

1. Transkip Nilai

Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.

2. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.

3. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

3. Nilai minimum D

4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP

6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.

(40)

4. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

5. PKRS (Perbaikan Kartu Rencana Studi)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakuka n perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.

6. Informasi-informasi lainnya SISTEM INFORMASI ALUMNI

Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses

Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater. Sistem ini membantu USU dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.

(41)

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi USU

Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan dalam sistem informasi perusahaan/organisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.

Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.

Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang

(42)

pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.

Spektrum pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.

a. Kinerja Pegawai

Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyawan dalam mengerjakan dan menyalesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.

(43)

efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.

Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006 : 2004), komponen – komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi:

a. Sumber Daya Manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.

b. Jenis produk yang dihasilkan.

c. Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan dan pengendalian data.

(44)

Su_m ber D aya So_ftw are Pro_gram d_an P rosed ur

S

u

m

b

er

D

ay

a

H

ar

d

w

ar

e

M

e

s

in

d

a

n

M

e

d

ia

Media Komunikasi dan Dukungan Jaringan Sumber Daya Jaringan

_S

u

_m

b

er

_D

ay

a D

at

_a

D

a

sa

r D

ata

d

_a

n

_P

e

ng

et

_ah

ua

_n

Sum ber Daya Man usia Pema kai A

khir da n Ahli

Komponen – komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1. Komponen – Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi O’brien2006

Gambar 3.1 tersebut mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan)

Pengendalian Kinerja Sistem

Input Sumber Daya Data Pemroses-an data Ke dalam Informasi Output Produk Informasi

(45)

pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.

b. Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

a. Komputer

Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.

b. Mesin Tik

Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.

c. Printer

Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.

(46)

d. Telepon

Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.

e. Internet

Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.

(47)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses situs atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian pendidikan/bagian akedemik.

2. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.

3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.

B. SARAN

1. Alat informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.

2. Alat-alat informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.

(48)

3. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan lembaga-lembaga dan intuisi perguruan tinggi dalam program informasi dan komunikasi terutama dalam pola distribusi.

4. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan masyarakat tetap baik, hendaknya perusahaan memberikan pelayanan yang semaksimal mungkin. 5. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian kemahasiswaan

khususnya fasilitas teknologi informasi.

6. Pegawai yang ada pada bagian kemahasiswaan seharusnya memanfaatkan Teknologi yang ada sehingga dapat menunjang kinerja kerja dan menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja.

7. Website yang dimiliki oleh bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara yang dapat diakses oleh semua orang hendaknya lebih dibuat semenarik mungkin. Agar semua orang yang ingin mendapatkan informasi lebih banyak lagi dan informasi yang diberikan juga lebih diperbanyak.

8. Teknologi informasi yang dapat memfasiltasi pegawai sebaiknya dipergunakan semaksimal mungkin dan dikembangkan sesuai dengan dengan adanya teknologi yang baru. Contohnya, pada saat ini jaringan internet tidak hanya dengan Personal Computer (PC), tapi juga sudah ada jaringan wifi. Saran saya, pegawai pada bagian kemahasiswaan harus memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja kerja pagawai.

(49)

DAFTAR PUSTAKA

A. Sukirno, Sadono. 2004. Pengantar Bisnis. Jakarta: Prenada Media.

B. Situmorang, Syafrizal Helmi dan Dilham, Ami. 2007. Studi Kelayakan Bisnis, buku II. Medan: USU Press.

C. Ali Masjonomukhtar, S. E. MBIT. 1999. Audit Sistem Informasi. Jakarta : Rineka cipta.

D. Ratnawati, eti dan Sunarta. 2006. Sistem Informasi. Yogyakarta : Amus E. Burch, J. Information Systems Theory and Practice; Jhon Willey & Sons,

Inc., 1998.

F. Davis, Gordon dan H. Olson, Margrethe. Sistem-sistem Informasi Pemasaran. Bandung: Mandar Maju.

G. Hartono, Jogiyanto. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

H. Ibnu Choidun R, Muhammad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung: Informatika.

I. JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.

J. Nisjar, Karhi, 1997, Sistem – Sistem Informasi Pemasaran. Bandung: Mandar Maju.

K. Noertjahyana, Agustinus dan Adipranata, Rudy. 2005. Sistem Informasi. Surabaya: Informatika.

L. O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salamba Empat.

M. Siagian, Sondang.P. 2002. Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Rineka Cipta.