C. Analisis Audiens
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
b. Siapa audiensnya c. Reaksi audiens
d. Tingkat pemahaman audiens e. Hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi a. Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka.
Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang
baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan
cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
D. Penentuan Ide Pokok
Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide
pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah: 1. Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai
kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
2. Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.
E. Seleksi Saluran dan Media
1. Komunikasi lisan
18
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak
diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon,
wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya. 2. Komunikasi tertulis
Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis memiliki
berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal, dan laporan.
BAB 6 PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Kategori