dalam setiap pembangunannya PT.Wika Realty berpedoman pada misi diantaranya harus menciptakan produk inovatif dengan mutu terunggul dan
berdaya saing tinggi, menjadi market leader di setiap target pasar melalui produk bernilai investasi tinggi bagi konsumen, memberikan imbal investasi yang
tertinggi dibidangnya bagi pemegang saham, mewujudkan tempat kerja yang menarik dan menantang bagi karyawan, menciptakan kerjasama yang saling
menguntungkan dengan mitra kerja, serta menjaga kelestarian lingkungan.
B. Struktur Organisasi
Dalam rangka mendorong pertumbuhan Wika Realty di masa sekarang dan mendatang, pada bulan Oktober 2012 Perseroan melakukan perubahan
struktur organisasi yaitu Direktorat pengembangan dan Direktorat Operasi Menjadi Direktorat Operasi 1 menangani Produk Landed House dan Direktorat
Operasi 2 menangani Produk High Rise and Property. Dengan perubahan struktur organisasi ini akan mempertajam Kinerja Direktorat, sasaran perusahaan
lebih terfokus, karena masing-masing Direktorat akan menangani mulai dari perencanaan atau studi kelayakan hingga pelayanan purna jual. Dalam struktur
organisasi yang baru ini perseroan menambahkan satu biro yaitu biro pemasaran. Dengan terbentuknya biro pemasaran ini diharapkan pelaksanaan program-
program pemasaran dan promosi menjadi terpusat dan dapat berjalan dengan lebih baik lagi dari pada yang sebelumnya. Dengan struktur organisasi yang baru ini
memberikan kesempatan karier yang semakin menantang bagi seluruh karyawan. Adapun struktur organisasi pada saat ini adalah:
Universitas Sumatera Utara
Sumber : PT Wika Realty, 2014
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Wika Realty
Universitas Sumatera Utara
STRUKTUR ORGANISASI DEBANG TAMANSARI MEDAN
SEKSI PEMBANGUAN
Sumber : PT Wika Realty Wilayah Debang Tamansari, 2014
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT Wika Realty Wilayah Debang Tamansari Medan
Konrad Adi Prabonno 1
QUALITY PAST
DEPUTI MANAJER
Arvan Mardika 10
Permana Chandra Sinukaban 2
SEKSI OPERASI
SEKSI PEMBANGUNAN
SEKSI KEU PERSONALIA
KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI
KEPALA SEKSI Saefudin 9
M. Agung Suranto
Makmun 7
AKUNTASI Makmun
7 PEMASARAN
Sri Rahayu 4
Ryan Hendrayanto
ADMINISTRASI KASIR PEMBANGUNAN
PEP Arvan
Mardika 10
PERIJNAN Yoes
Noer 5 Widi
Wantoro Makmun 7
MANAJER
Universitas Sumatera Utara
C. URAIAN PEKERJAAN BAGIAN SEKSI KEUANGAN DAN PERSONALIA
1. FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN ANGGARAN
1.1 Menyusun konsolidasi perencanaan arus kas
1.2 Menyusun kebutuhan anggaran
1.3 Menyusun laporan dan evaluasi keuangan
2. FUNGSI PENGELOLAAN KAS DAN BANK
2.1 Menyusun konsolidasi perencanaan arus kas
2.2 Melaksanakan monitoring penerimaan kas dan bank
2.3 Melaksanakan dan menyiapkan dokumen-dokumen transaksi kasbank
2.4 Melaksanakan rekonsiliasi bank
2.5 Melaksanakan pengelolaan kas dan bank baik pengeluaran maupun
penerimaan 2.6
Menyiapkan administrasi yang berkaitan dengan bank 3.
FUNGSI ADMINISTRASI PENCATATAN DAN ENTRI DATA 3.1
Melaksanakan verifikasi bukti transaksi keuangan secara cermat 3.2
Melaksanakan input bukti transaksi keuangan ke dalam SIM setiap minggu
3.3 Membuat ayat jurnalpenyesuaian dan koreksi yang diperlukan
3.4 Melaksanakan administrasi yang berkaitan dengan bank
4. FUNGSI PPENGENDALIAN DAN PENGAMANAN
4.1 Melaksanakan inventarisasi fisik secara periodik
4.2 Melaksanakan rekonsiliasi hubungan Rekening Koran antara Unit dengan
Kantor Pusat
Universitas Sumatera Utara
4.3 Melaksanakan rekonsiliasi hubungan Rekening Koran antar Unit Kerja
4.4 Melaksanakan administrasi pajak secara periodic
5. FUNGSI LAPORAN
5.1 Menyusun laporan keuangan bulanan dan triwulan secara akurat dan tepat
5.2 Menyajikan buku besar dan buku tambahan setiap bulan
5.3 Melaksanakan monitor biaya usaha dan evaluasinya secara bulanan
5.4 Menyajikan laporan posisi persekot pegawai setiap bulan
6. FUNGSI PENAGIHAN
6.1 Monitor piutang
6.2 Membuat surat tagihan sesuai dengan progres yang telah dicapai
6.3 Membuat kuitansi pembayaran
7. FUNGSI PERPAJAKAN
7.1 Melaksanakan penyusunan laporan dan penyetoran perpajakan
7.2 Menyusun rekonsiliasi perpajakan
7.3 Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan di unit kerja
8. FUNGSI PERSONALIA
8.1 Melaksanakan proses administrasi rekkrut Tenaga Kawasan dan Honorer
8.2 Melaksanakan administrasi penempatan dan penugasan Tenaga Kawasan
dan Honorer 8.3
Melaksanakan administrasi penyususunan Analisa Kebutuhan Pelatihan, Rencana Pelatihan dan Induk Pelatihan
8.4 Melaksanakan Administrasi penyelenggaraan pelatihan interen
8.5 Melaksanakan “up-dating” data pegawai
9. FUNGSI KESEKRETARIATAN
Universitas Sumatera Utara
9.1 Melayani pengetikan dan penggandaan surat atau dokumen
9.2 Melaksanakan pengarsipan surat atau dokumen
9.3 Melayani kebutuhan alat tulis kantor dan alat cetakan
9.4 Melaksanakan distribusi surat interenekstern di dalam Pengeluran
10. FUNGSI PENGELOLAAN KANTOR
10.1 Mengatur penggunaan tata ruang, pemakaiaan serta pemeliharaanannya
10.2 Melayani kebutuhan akomondasi perjalanan dinas pegawai maupun tamu
10.3 Melaksanakan pembayaran biaya telepon,listrik,air, dsb
10.4 Memonitor pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas
BAGIAN SEKSI PEMASARAN
2.1 Merapihkan semua folder di komputer pemasaran
Pastikan folder lengkap meliputi : 1.1
Surat Pesanan Softfile, Scanan, Hardcopy 1.2
TOS, PPJB, BAST Softfile, Scanan, Hardcopy 1.3
Report Uang Muka 1.4
Pembatalan a.
Softfile pembatalan atau pengembalian kelebihan uang Softfile, Scanan, Hardcopy
1.5 Marketing Tools
a. Softfile denah, Siteplan, Foto, Biodata, Rincian Harga, Q123
Softfile, Hardcopy b.
Softfile eva dan progker ME, jadwal absen, jadwal penerima tamu Softfile, Hardcopy
Universitas Sumatera Utara
c. Softfile evaluasi pameran, presentasi Openhouse softfile
1.6 Evaluasi ke kantor pusat pertriwulan : softfile
1.7 Surat Keluar
a. Penagihan Uang Muka, dan pemberitahuan akad Softfile, Scanan,
Hardcopy 1.8
Prepare Akad a.
List akad ke Notaris softfile b.
SI semua Bank c.
Monitoring Konsumen Akad sesuai Notaris, Bank, tanggal akad d.
Monitoring Serah terima SHM, PBB, IMB asli 2.
Aktivitas mingguan dan harian 2.1
Print Jadwal Terima Tamu Softfile, hardfile 2.2
Monitoring lembar Komplain a.
Rapihkan Semua form Komplain berurut dari tanggal tertua ke termuda
b. Pastikan semua form komplain ada tanda terima dari pihak
pembangunan c.
Kelompokan form menjadi per blokkav dan urut berdasarkan sampai tanggal termuda
2.3 Monitoring checklist Komplain
a. Permarketing wajib pegang copy data complain nasabah masing
masing dan wajib tahu kondisi real komplainan di lapangan untuk mengingatkan bag pembangunan untuk pengerjaannya.
Universitas Sumatera Utara
2.4 Merapihkan semua file yang berupa hardcopy, print identifikasinya untuk
setiap ordner file 2.5
Memastikan file yang di steroform dinding rapih dan update meliputi : a.
Jadwal Seragam, Jadwal Penerima tamu, Isian Absen, Monitoring update Berkas KPR, Update Rumah Stock
b. Pemberitahuan Kons. Yang telat bayar UM + Countdown nya.
2.6 Memastikan meja kerja sekeliling administrasi penjualan bersih dan
semua barang tersimpan rapih di tempatnya 2.7
Menyediakan marketing tool secara berkala 2.8
Memonitor serah terima kunci stock yang ada di pemasaran 2.9
Monitor serah terima kwitansi asli ke konsumen dan serah terima Gimmick
2.10 Memastikan Klipingan koran Tribun ada dari awal tahun
2.11 Update data Opname
2.12 Monitoring serah terima pengajuan PDAM, dan Listrik ke Bag. Teknik
2.13 Memastikan semua titipan yang di titip di kntor pemasaran sampai ke
orang yg dituju sesegera mungkin a.
Contoh : tagihan air, surat , paket, tagihan listrik, iuran dll yang sifatny urgent mohon diperhatikan
2.14 Membuat nama dan di tempel di setiap inventaris kantor yang ada
2.15 Membuat pengajuan fee sebelum tanggal 29 setiap bulannya
2.16 Merekap jumlah masuk dan libur tim pemasaran setiap bulannya dilihat
dari absensi 2.17
Membuat rencana dan realisasi pekerjaan harian untuk Ayu
Universitas Sumatera Utara
3. Speedy
3.1 Membuat laporan konsumen yang sudah akad yang belum dan telah
terpasang speedy 3.2
Memonitor pemasangan speedy ke mami Telkom 3.3
Mengolektif data nasabah sudah akad yang akan di pasang speedy dan di kondisikan bisa terpasang melalui konfirmasi ke konsumen terkait
penempatan rumah dan pemasangan speedy 3.4
Menghandle semua perangkat elektronik yang mengalami masalah di sekitar kantor pemasaran
3.5 Memonitor fungsi semua alat elektronik di kantor pemasaran
3. Kebersihan
4.1 Membuat sistem jadwal penanggungjawaban kebersihan kantor per item
semua marketing wajib mempunyai tanggung jawab secara rolling 4.2
Membuat control point setiap hari untuk item kebersihan pemasaran apa apa saja yang di cek meliputi :
a. Kantor = kerapihan meja dan kursi, pemasangan standing banner and
desk banner, bunga, lantai, AC, kaca dan parfume , keset, kelengkapan alat pemasaran Brosur + Buku Tamu
b. Kamar Mandi = Sabun Cuci tangan, tisu, lantai, closet, wastafel, kaca,
tembok, parfume. 4.3
Mengisi Control point yang di buat dan segera menindaklanjuti jika ada yang tidak sesuai
5. CCTV dan Keamanan
Universitas Sumatera Utara
5.1 Menjaga hubungan baik dengan pihak Panasonic CCTV dan Keamanan
Security 5.2
Mengontrol fungsi CCTV dan belajar cara penggunaan softwarenya 5.3
Mensosialisakannya kepada marketing lain cara penggunaan software sehingga bisa disosialisakan kembali ke kons
5.4 Segera menindaklanjuti jika terjadi disfungsional dengan sistem CCTV
dan Security 6.
Perijinan 6.1
Memastikan Semua blokkav terbit PBB terbarunya 6.2
Memastikan semua berkas meliputi akta akta dan surat kuasa dan semua perijinan lengkap
6.3 Membuat daftar BlokKav dengan data No. IMB nya dan tanggal serah
terimanya 6.4
Membuat daftar BlokKav dengan data No. NOP PBB nya 6.5
Mengumpulkan dan menyusun semua copy KTP Pejabat terkait jelas dan ada
7. KPR
7.1 Mengecek berkas KPR lengkap sebelum di terima bank dan copy min.
rangkap 3 7.2
Mengejar surat acc yang kurang ke Bank 7.3
Memfollow up berkas kurang dr bank segera dilengkapi oleh nasabah 7.4
Membuat Monitoring Berkas KPR update tiap Bank 8.
Penjualan 8.1
Memastikan jadwal akad dengan pihak bank, kons, not, dan Dev
Universitas Sumatera Utara
8.2 Memastikan syarat akad ke bank lengkap sebelum akad
8.3 Memastikan syarat administrasi lengkap ke dev.
8.4 Memastikan pajak dan biaya yang muncul sudah terbayarkan
8.5 Memastikan semua legalisasi sudah diterima notaris
9. Pemasaran
9.1 Menyelia evaluasi report kerja marketing rencana, realisasi, evaluasi
mingguan 9.2
Memastikan semua rencana pemasaran tiap marketing terealisasikan 9.3
Menilai kinerja marketing per triwulan 9.4
Membuat evaluasi guest in, call in ,market share, pertriwulan 9.5
Menyuport semua kegiatan pemasaran 10.
Manner and attitude 10.1
Memastikan semua marketing datang tepat waktu ke kantor dengan mengisi absen
10.2 Memastikan semua marketing yang mempunyai jadwal canvshing,
farming datang terlebih dahulu ke kantor untuk isi absen 10.3
Memastikan semua marketing sepulang canvashing kembali ke kantor dan isi absen pulang
10.4 Memastikan semua marketing berseragam lengkap, rapih, bersih dan
wangi sesuai jadwal seragam yang dibuat 10.5
Memastikan tim pemasaran ber make up untuk wanita, dan berambut rapi bagi pria
11. Troubleshooting
Universitas Sumatera Utara
11.1 Menangani jika ada konsumen negatif yang mengarah pada tuntutan
secara hukum 12.
Marketings Activities 12.1
Semua ME wajib melaporkan laporan evaluasi kerja hari sabtu-jumat dan rencana kerja untuk sabtu- jumat selanjutnya.
13. Tambahan
D. Kinerja Terkini
