Sistem Informasi Persediaan Dan Pendistribusian Perlengkapan Kantor Di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Cikarang Utara

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Manajemen Informatika Jenjang Diploma Tiga Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

Oleh :

DANY ISWANTO SAPUTRA 1.09.08.151

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

i

PRATAMA CIKARANG UTARA

Oleh

DANY ISWANTO SAPUTRA 10908151

Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Cikarang Utara merupakan instansi vertikal dibawah Kementrian Keuangan yang bertugas untuk menghimpun penerimaan Negara dari sektor pajak.

Untuk memenuhi kebutuhan, diperlukan perbaikan sistem dan diharapkan instansi tersebut mampu melakukan sistem persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor tanpa adanya kesalahan, selain itu sistem informasi persediaan perlengkapan dan pendistribusian kantor tersebut dapat melakukan serangkaian aktifitas pengolahan data yang dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak instansi itu sendiri.

Tujuan dalam laporan tugas akhir ini adalah untuk merancang Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian menggunakan Metode pengembangan sistem Waterfal, serta untuk pemodelan sistemnya menggunakan Unified Modelling Language (UML) dengan menggunakan bahasa pemrograman java, sedangkan Software/Tools yang digunakan adalah Netbeans IDE 6.7 dan MySQL sebagai basis datanya.

Sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang ini dapat menjadi salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mempermudah pengguna dalam mengolah data persediaan, data pendistribusian, data perlengkapan kantor, laporan data perlengkapan kantor, laporan persediaan perlengkapan kantor, serta laporan pendistribusian perlengkapan kantor menjadi lebih mudah, cepat dan efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja pegawainya.

Kata kunci : Sistem infomasi, persediaan, pendistribusian, pemesanan, data barang, Java, UML, MySQL

ii

By

DANY ISWANTO SAPUTRA 10908151

Tax Office Primary North Cikarang a vertical agency under the Ministry of Finance is responsible for collecting state revenue from the tax sector.

To meet the needs, the system needed improvement and it is expected that agency is able to supply systems and distribution of office supplies in the absence of errors, in addition to the information system inventory and distribution of office equipment can perform a series of data processing activities that can generate the information needed by the agency itself .

The purpose of this final report is to design Supply and Distribution Information System using the method of system development Waterfall, as well as for modeling the system using a unified Modeling Language (UML) using the java programming language, while Software / Tools the used is the Netbeans IDE 6.7 and MySQL as its data base.

Information systems inventory and distribution of goods can be one solution that can be used to simplify the user in processing the inventory data, data

distribution, data office supplies, office equipment data reports, inventory reports of office supplies, office supplies and distributing reports becomes easier, faster and efficiently so that it can help improve employee performance.

Key words: system information, inventory, distribution, ordering, data items, Java, UML, MySQL

iii

telah melimpahkan rahmat, hidayah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian Perlengkapan Kantor di Kantor Pelayanan Pajak Cikarang

Utara”. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia

(UNIKOM).

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih

banyak kekurangan, dalam hal ini semata-mata karena keterbatasan baik dalam

hal kemampuan dan pengetahuan. Untuk itulah penulis menerima jika ada

masukan serta kritikan dari para pembaca untuk dijadikan referensi sebagai bahan

penulisan karya ilmiah yang lebih baik lagi. Dengan bantuan dan dukungan dari

berbagai pihak maka penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sesuai dengan

waktu yang ditentukan.

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis tidak lepas dari

bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun material. Maka

semoga Allah SWT membalas kebaikan dan melimpahkan Rahmat dan Karunia – Nya Amin. Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati perkenankanlah

penulis untuk mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya yang disertai

iv

dan pengorbanan untuk setiap langkah serta tutur kata dan do’a nya selama ini.

3. Bapak Dr.Ir Eddy Suryanto Soegoto, M.sc., selaku Rektor UNIKOM.

4. Bapak Prof. Dr. Denny Kurniadie., Ir., M.Sc., selaku Dekan Fakultas

Teknik dan Ilmu Komputer UNIKOM.

5. Bapak Dadang Munandar, SE, M.Si. selaku Ketua Program Studi

Manajemen Informatika.

6. Ibu Lusi Melian S.Si, MT., selaku Dosen Wali Kelas MI-20, yang telah

banyak membantu selama perkuliahan.

7. Bapak Syahrul Mauluddin. S.Kom., M.Kom., selaku Dosen Pembimbing

yang telah meluangkan waktu, bantuan, dukungan serta kesabarannya

membimbing penulis dalam penyusunan tugas akhir ini dari awal sampai

akhir.

8. Seluruh Staff Dosen dan Sekjur pada jurusan Manajemen Informatika.

9. Bapak Iwan Darmawan yang telah banyak membantu dan banyak

memberikan informasi tentang instansi selama mengerjakan Tugas Akhir

ini.

10.Ibu Eva Trisna Panca Linda, selaku Kepala Subbagian Umum KPP

v

12.Selly Silvia Ruchimat atas bantuan, motivasi dan kesabarannya.

13.Teman – teman di kelas MI-20 Angkatan 2008 atas kebersamaan, bantuan, dorongan, dan kesabarannya.

14.Sahabat – sahabat penulis yang telah membantu, memberi semangat dan memotivasi di kala penyusunan Tugas Akhir ini.

15.Semua pihak yang telah membantu penyelasaian laporan tugas akhir ini

yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Tiada manusia yang sempurna, karenanya penulis menyadari adanya

keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki, sehingga dalam penyusunan

Tugas Akhir ini banyak terdapat kekurangan.

Akhir kata semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan dan

dukungannya mudah-mudahan mendapatkan balasan dari apa yang telah

diberikannya dari Allah SWT, Amiin. Sayapun berharap semoga dari hasil Karya

Ilmiah ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi saya selaku penulis dan

umumnya bagi pembaca.

Bandung, Februari 2012

vi

LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN MOTTO

Halaman

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR SIMBOL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xviii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Identifikasi Masalah ... 3

1.3. Rumusan Masalah ... 4

1.4. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4

1.5. Kegunaan Penelitian ... 5

1.5.1. Kegunaan Praktis ... 6

1.5.2. Kegunaan Akademis ... 6

1.6. Batasan Masalah ... 7

1.7. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 8

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem ... 9

2.1.1. Pengertian Sistem ... 9

2.1.2. Karakteristik Sistem ... 10

2.2. Konsep Dasar Informasi ... 15

vii

2.3.3. Kegiatan Sistem Informasi ... 19

2.3.4. Tujuan Pembanguan Sistem Inforamasi ... 20

2.3.5. Manfaat Sistem Informasi ... 20

2.4. Alat Bantu Analisis Perancangan ... 21

2.5. Definisi Kasus yang Dianalisis ... 23

2.5.1. Pengertian Penduistribusian Barang ... 23

2.5.2. Pengertian Persediaan Barang ... 23

2.5.3. Pengertian Barang ... 24

2.6. Tinjauan Perangkat Lunak ... 25

2.6.1. Netbeans ... 25

2.6.2. MySQL ... 25

2.6.3. IReport ... 26

BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian ... 28

3.1.1 Sejarah Singkat ... 28

3.1.2 Visi dan Misi Instansi ... 30

3.1.2.1 Visi Instansi ... 30

3.1.2.2 Misi Instansi ... 31

3.1.3 Sturktur Organisasi ... 33

3.1.4 Deskripsi Tugas ... 33

3.2. Metode Penelitian ... 40

3.2.1 Desain Penelitian ... 40

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 40

3.2.2.1Sumber Data Primer ... 41

3.2.2.2Sumber Data Sekunder ... 41

3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 42

viii

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 52

4.1.1 Analisis Kebutuhan ... 52

4.1.1.1Use Case Diagram ... 52

4.1.1.2Skenario Use Case ... 53

4.1.1.3Activity Diagram Persediaan ... 56

4.1.1.4Activity Diagram Pendisrtibusian ... 60

4.1.2 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 62

4.2 Perancangan Sistem ... 64

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 64

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan ... 64

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 65

4.2.3.1Use Case Diagram ... 66

4.2.3.2Skenario Use Case ... 66

4.2.3.3Activity Diagram ... 71

4.2.3.4Sequence Diagram ... 75

4.2.3.5Class Diagram ... 79

4.2.3.6Component Diagram ... 80

4.2.3.7Deployment Diagram ... 81

4.2.3.8Kodefikasi ... 82

4.2.4 Perancangan Antar Muka ... 85

4.2.4.1Perancangan Struktur Menu ... 85

4.2.4.2Perancangan Input ... 86

4.2.4.3Perancangan Output ... 95

BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengujian ... 100

ix

5.2.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 109

5.2.3 Implementasi Perangkat Keras ... 109

5.2.4 Implementasi Basis Data Sintaks (SQL) ... 110

5.2.5 Implementasi Antar Muka ... 116

5.2.5.1Implementasi Login ... 117

5.2.5.2Implementasi Halaman Utama ... 117

5.2.5.3Implementasi Berdasarkan sub Menu ... 118

5.2.5.4Implementasi Berdasarkan sub Menu Data 119 5.2.5.5Implementasi Berdasarkan sub Menu Transaksi ... 119

5.2.5.6Implementasi Berdasarkan sub Menu Laporan ... 120

5.2.5.7Implementasi Berdasarkan sub Menu About ... 132

5.2.6 Implementasi Instalasi Program ... 120

5.2.6.1Instalasi XAMPP ... 121

5.2.6.2Instalasi JRE ... 124

5.2.6.3Instalasi Program KPP Pratama ... 126

5.2.7 Penggunaan Program ... 131

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan ... 144

6.2 Saran ... 145

DAFTAR PUSTAKA BIODATA

1

1.1 Latar Belakang

Kemajuan teknologi khususnya dibidang komputer kini sangat berkembang

begitu pesat. Selain menjadi suatu kebutuhan gaya hidup, komputer juga banyak

membantu dalam semua pekerjaan, termasuk untuk meningkatan hasil pekerjaan pada

instansi maupun perusahaan untuk menjadi lebih efektif dan efisien. Karena tuntutan

dan kebutuhan itulah teknologi komputer kini sangat membantu memenuhi semua

kebutuhan untuk memajukan instansi pemerintah maupun perusahaan tersebut.

Sistem komputer kini dapat menyediakan suatu solusi berupa perangkat lunak

untuk menyelesaikan suatu masalah diberbagai sektor sehingga mendorong setiap

penggunanya baik itu instansi maupun perusahaan untuk menggunakan dan

memanfaatkannya secara optimal.

Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Cikarang Utara merupakan instansi

vertikal dibawah Kementrian Keuangan yang bertugas untuk menghimpun

penerimaan Negara dari sektor pajak.

Pada instansi itu sendiri, untuk proses pencatatan dan penyusunan laporan

mutasi persediaan dan pendistribusian perlangkapan kantor masih mengalami banyak

kesalahan karena pencatatan masih dilakukan secara manual yaitu ditulis tangan dan

ini, dinilai oleh pihak instansi kurang memuaskan karena untuk membuat laporan saja

memakan waktu cukup lama untuk menghitung semua persediaan perlengkapan

kantor dengan cara ditulis tangan dan diketik di Microsoft Excel. Kemudian

pengawasan persediaan dan pendistribusian data perlengkapan kantor tidak terawasi

dengan baik, karena pencatatan dan penyimpanan dokumen hanya dilakukan oleh

Pelaksana Subbagian Umum tanpa pengawasan Kepala Bagian Umum, dan tidak

adanya data yang akurat mengenai perlengkapan kantor, karena data perlengkapan

kantor hanya dicatat tulis tangan di Buku Inventaris, serta sulitnya dalam pencarian

data persediaan, karena banyaknya data perlengkapan kantor yang diketik dalam

bentuk arsip persediaan didalam Microsoft Excel, karena tidak bisa melakukan pencarian data secara otomatis.

Oleh sebab itu, diperlukan perbaikan sistem dan diharapkan instansi tersebut

mampu melakukan sistem persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor tanpa

adanya kesalahan, selain itu sistem informasi persediaan perlengkapan dan

pendistribusian kantor tersebut dapat melakukan serangkaian aktifitas pengolahan

data yang dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak instansi itu

sendiri.

Berdasarkan latar belakang tersebut, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis

tertarik untuk mengambil judul “SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENDISTRIBUSIAN PERLENGKAPAN KANTOR DI KANTOR PELAYANAN

1.2 Identifikasi Masalah

Penulis menyusun laporan berdasarkan beberapa permasalahan. Untuk

memudahkan pembahasan maka penulis mengklasifikasikan ke dalam identifikasi

masalah sebagai berikut :

1. Proses pencatatan dan penyusunan laporan persediaan dan pendistribusian

perlangkapan kantor masih mengalami banyak kesalahan karena pencatatan

masih dilakukan secara manual yaitu ditulis tangan dan diketik kedalam

Microsoft Excel.

2. Pengawasan persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor tidak

terawasi dengan baik, karena pencatatan dan penyimpanan data hanya

dilakukan oleh Pelaksana Subbagian Umum tanpa pengawasan Kepala Bagian

Umum.

3. Tidak adanya data yang akurat mengenai perlengkapan kantor, karena data

perlengkapan kantor hanya ditulis tangan.

4. Sulitnya dalam pencarian data persediaan, karena banyaknya data

perlengkapan kantor yang diketik dalam bentuk laporan persediaan didalam

1.3 Rumusan Masalah

Seperti yang terdapat pada identifikasi masalah yang ada, maka rumusan

masalahnya adalah :

1. Bagaimana sistem informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan

kantor yang sedang berjalan di KPP Pratama Cikarang Utara saat ini.

2. Bagaimana perancangan sistem informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada KPP Pratama Cikarang Utara agar dapat membantu dalam pengolahan data persediaan perlengkapan kantor.

3. Bagaimana pengujian sistem informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada KPP Pratama Cikarang Utara.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor pada KPP Pratama Cikarang Utara agar dapat mempermudah dan memaksimalkan laporan maupun pengelolaan data persediaan perlengkapan kantor.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

Maksud yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah menganalisa sistem

informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor yang diterapkan oleh

KPP Pratama Cikarang Utara serta menyediakan kebutuhan instansi yang sudah

terkomputerisasi agar dapat memudahkan user untuk pengerjaan pembuatan laporan

Sedangkan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini yaitu:

1. Untuk mengetahui sistem informasi persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor yang sedang berjalan di KPP Pratama Cikarang

Utara.

2. Untuk merancang suatu sistem informasi dalam hal pengaturan serta

pengawasan persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor agar

meningkatkan efisiensi dan kinerja Pelaksana Subbagian Umum di KPP

Pratama Cikarang Utara.

3. Untuk menguji sistem informasi persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor di KPP Pratama Cikarang Utara.

4. Untuk mengimplementasikan program persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor di KPP Pratama Cikarang Utara agar dapat

mempermudah user untuk membuat laporan.

1.5 Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian umumnya dipilah menjadi dua kategori, yaitu akademis

dan praktis. Kegunaan akademis terkait dengan kontribusi tertentu dari

penyelenggaraan penelitian terhadap perkembangan teori dan ilmu pengetahuan serta

dunia akademis. Sedangkan kegunaan praktis berkaitan dengan kontribusi praktis

yang diberikan dari penyelenggaraan penelitian terhadap obyek penelitian, baik

1.5.1 Kegunaan Praktis

1. Membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan user dalam proses

mengolah data masuk dan keluarnya peralatan kantor dan mempermudah

penghitungan asumsi belanja perlengkapan.

2. Untuk mengurangi resiko terjadinya kehilangan dan penyelewengan

perlengkapan kantor oleh pihak yang berada didalam lingkungan instansi.

3. Untuk mempermudah pengambilan keputusan pengadaan perlengkapan

kantor.

4. Membantu menghemat waktu dalam pencarian data perlengkapan kantor

yang telah terinput kedalam database.

5. Otomatisasi laporan persediaan perlengkapan kantor yang ada digudang.

1.5.2 Kegunaan Akademis

1. Bagi pengembangan ilmu akan memberikan masukan ilmu bagi jurusan

Manajemen Informatika tentang aplikasi pengolahan data.

2. Bagi penulis untuk meningkatkan wawasan serta pengetahuan baik teori

maupun praktek sebagai pembanding ilmu yang diperoleh dibangku

kuliah dengan aplikasi di lapangan.

3. Bagi peneliti lain sebagai referensi untuk penelitian sejenis sehingga

1.6 Batasan Masalah

Batasan masalah berisi batasan pembahasan masalah terhadap penelitian yang

dilakukan. Masalah yang tidak dibahas seputar hal-hal yang berhubungan dengan

aktivitas pengolahan data persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor di KPP

Pratama Cikarang Utara, antara lain :

1. Sistem informasi ini difokuskan pada sistem pengelolaan persediaan dan

pendistribusian perlengkapan kantor dan laporan persediaan dan

pendistribusian perlengkapan kantor.

2. Hanya membahas tentang data persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor KPP Pratama Cikarang Utara.

3. Hanya melakukan pencatatan data-data masuk dan keluarnya

perlengkapan kantor dengan sistem komputerisasi.

1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian

Kegiatan penelitian ini dilaksanakan di KPP Pratama Cikarang Utara, yang

berlokasi di JABABEKA Education Park Kav 7, Jl. Kihajar Dewantara, Cikarang,

Bekasi. Penulis memulai penelitian ini dikerjakan kurang lebih selama 4 bulan dan

pelaksanaannya dimulai dari bulan September – Desember 2011.

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

2011 N

o

Kegiatan

September Oktober November Desember

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1 Mengidentifikasi

kebutuhan 2 Study Pustaka 3 Sistem

Engineering

4 Analisis

5 Design

6 Coding

7 Testing

9

2.1Konsep Dasar Sistem

Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem,

menurut Jogiyanto (2002:4) yaitu yang melakukan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan

pendekatan yang menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur

mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu prosedur

adalah suatu urutan-urutan yang tetap dari tahapan-tahapan instruksi yang

menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan

dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Sementara pendekatan sistem

yang menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai

kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan

pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkan pendekatan

yang menekankan pada prosedur adalah sebagai berikut :

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” Jogiyanto (2002:4)

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu” Jogiyanto (2002:683).

Dilihat dari dua pengertian diatas maka, pengertian sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan, himpunan, unsur, komponen atau

variable yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu

sama lain, dan terpad untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005:3). Pada hakekatnya suatu sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian

mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem

yang lebih besar yang disebut suprasistem, misalnya suatu

perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang

merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra

sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka

perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila

perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi

adalah subsistemnya.

2. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan

luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang

sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang

lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari

sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem

dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan

sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan

dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan

dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan

hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem

ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan

menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui

penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan

sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai

contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance

input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data

6. Keluaran sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem

yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak

berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan

mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain

menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem Sasaran atau tujuan

(goal) akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi

laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang

dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan

ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali

masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

Input Pengolah Output

Sub Sistem

Sub Sistem Sub

Sistem

Sub Sistem

Boundary Boundary

Boundary

Interface

Lingkungan Luar

suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan

ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup

yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti

misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat

diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang

merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah

objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup

mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan

sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Gambar dibawah ini adalah gambar dari karakteristik sistem.

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

2.2Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogianto (2005:1), Informasi sangat penting didalam suatu

organisasi sehingga suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan

menjadi luruh.

Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga

mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar

pengambilan mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk

dasar pengambilan keputusan yang disampaikan melalui media kertas

(HardCopy), tampilan (Display) atau sarana suara (Aud io).

Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian.

Data dapat berupa angka,huruf,simbol atau gabungan dari keduanya.

Pengolahan data adalah bentuk yang berguna dan berarti berupa suatu

informasi.informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang

memberikan bentuk dan lebih berarti dari suatu kejadian.

Jadi pengolahan data elektronik adalah manipulasi dari data kedalam

bentuk yang lebih berarti yang berupa suatu informasi dengan menggunakan

suatu informasi yang menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer.

2.2.1 Pengertian Informasi

Menurut Andri Kristanto (2008:10). Data yang masih merupakan

bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna.

Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal

dengan nama siklus pengolahan data.

Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data

(Sumber : Andri Kristanto, 2008:10)

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan

suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan

melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses

menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang

dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau

penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang

berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik

tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi

atau ditentukan oleh enam hal, yaitu :

1. Relevan (relevancy)

Artinya Informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan apa

yang diperlukan oleh pemakai informasi dengan berdasarkan

kenyataan yangada serta berkualitas.

2. Akurat (accuracy)

Artinya informasi yang dihasilkan harus tepat dengan sasaran

dan tujuan serta keinginan pemakai informasi tetapi harus

mencerminkan dengan kejadian atau keadaan sebenarnya

atau tidak dibuat – buat. 3. Tepat waktu (timeliness)

Artinya informasi yang dihasilkan tersedia pada saat

informasi tersebut diperlukan.

4. Ekonomis (economy)

Artinya informasi yang dihasilkan dengan sumberdaya yang

seadanya tetapi mempunyai nilai informasi dengan bobot

profesional dan dapat memuaskan pemakai informasi.

5. Efisien (efficiency)

Artinya inforrmasi yang dihasilkan dengan kalimat yang

sederhana dan mudah dipahami oleh pengguna informasi.

Artinya informasi tersebut berasal langsung dari sumber yang

dipercaya.

7. Informasi yang dihasilkan harus sejujurnya dan tidak dibuat -

buat.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat

oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk

mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:11). Telah diketahui bahwa

informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di

dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana

informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari

sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan

processing systems atau information processing systems atau

information-generating systems.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan

a. Software, merupakan suatu program komputer, struktur

data, dan dokumen-dokumen yang saling berhubungan yang

digunakan dalam metode logika dan prosedur yang

dibutuhkan.

b. Hardware, merupakan perangkat elektronik yang memiliki

kemampuan untuk melakukan proses komputerisasi.

c. User, adalah pengguna dan operator perangkat keras atau

perangkat lunak.

d. Data, berupa salinan-salinan manual dan deskripsi informasi

yang menggambarkan operasi sistem.

2.3.3 Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan dari sistem informasi mencakup hal – hal sebagai berikut : a. Input, merupakan kegiatan untuk menyediakan data untuk di

proses.

b. Proses, menggambarkan bagaimana suata data di proses untuk

menghasilak informasi yang bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu informasi

dari data tersebut.

d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan

menyimpan data.

e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem

2.3.4 Tujuan Pembangunan Sistem Informasi

1. Integrasi sistem

a. Menghubungkan sistem individu/kelompok

b. Pengkolektifan data dan penyambungan secara otomatis

c. Peningkatan koordinasi dan pencapaian sinergi

2. Efisiensi pengelolaan sistem

a. Penggunaan basis data dalam upaya kesamaan

pengadministrasian data

b. Pengelolaan data berkaitan dengan karakteristik informasi

c. Penggunaan dan pengambilan informasi

3. Dukungan keputusan untuk manajemen

a. Melengkapi informasi guna kebutuhan proses pengambilan

kebutuhan

b. Akuisisi informasi eksternal melalui jaringan komunikasi

c. Ekstraksi dari informasi internal yang terpadu.

2.3.5 Manfaat Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya :

a. Menghemat tenaga kerja

b. Peningkatan efisiensi

c. Mempercepat proses

d. Perbaikan dokumentasi

f. Perbaikan keputusan

2.4 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Dengan metode pendekatan system yang berorientasi objek, maka

penulis akan menggambarkan bagaimana karakteristik sistem tersebut dengan

menggunakan pemodelan yang disebut Unified Modelling Language (UML).

Menurut Bambang Hariyanto (2004:259) yang dimaksud dengan

UML adalah bahasa grafis untuk mendokumentasi, menspesifikan dan

membangun sistem perangkat lunak. UML berorientasi objek, menerapkan

banyak level abstraksi, tidak bergantung proses pengembangan, tidak

bergantung bahasa dan teknologi, pemaduan beberapa notasi di beragam

metodologi, dan usaha bersama dari banyak pihak.

Namun karena UML merupakan suatu model pengembangan sistem

perangkat lunak yang berbasis object oriented sehingga menggnuakan

bentuk class dan operation dalam konsep dasarnya, maka lebih cocok dalam

pemrogramannya dengan menggunakan bahasa-bahasa pemrograman yang

berbasis OOP (Object Oriented Programming) seperti C, C++, Java, VB dan

lain sebagainya. Menurut Sholiq (2006:7) untuk mendapatkan banyak

pandangan terhadap sistem informasi yang akan dibangun, UML

menyediakan beberapa diagram visual yang menunjukkan berbagai aspek

dalam sistem. Ada beberapa diagram yang disediakan dalam UML, antara

1. Use Case Diagram

Use case mendepkripsikan interaksi tipikal antara para pengguna system

dengan system itu sendiri, dengan member sebuah narasi tentang

bagaimana system tersebut digunakan. Use Case Diagram menampilkan

actor mana yang menggunakan Use Case mana, Use Case mana yang

memasukan Use Case lain dan hubungan antara actor dan Use Case.

2. Activity diagram

Diagram ini menjelaskan alur kerja suatu sistem. Activity diagram mirip

dengan state diagram karena sejumlah aktifitas menggambarkan keadaan

suatu proses dengan memperlihatkan urutan aktifitas yang dijalankan baik

berupa pilihan maupun paralel. Diagram ini juga berguna untuk

menganalisis sebuah use case dengan menggambarkan aksi-aksi yang

diperlukan dan kapan aksi-aksi tersebut dijalankan. Selain itu, activity

diagram dapat menjelaskan urutan algoritma yang kompleks dan

memodelkan sejumlah aplikasi dengan proses paralel.

3. Sequence Diagram

Sequence diagram secara khusus menjabarkan behavior sebuah sekenario

tunggal. Sequence diagram menunjukan sebuah objek contoh dan

pasan-pesan yang melewati objek-objek dalam use case.

4. Class Diagram

Class diagram mendepkripsikan jenis-jenis objek dalam sistem dan

diagram juga menunjukan property dan operasi sebuah class dan

batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan-hubungan objek tersebut.

5. Component Diagram

Component diagram (diagram komponen) adalah diagram yang

menunjukkan model secara fisik komponen perangkat lunak dalam sistem

dan hubungan antar mereka.

6. Deployment Diagram

Deployment diagram (diagram deployment) adalah diagram yang

menampilkan rancangan fisik jaringan dimana berbagai komponen akan

terdapat disana.

2.5 Definisi Kasus yang Dianalisis

2.5.1. Pengertian Pendistribusian Barang

Pendistribusian barang adalah penyaluran barang dari seorang produsen ke

konsumen atau penyaluran barang yang dilakukan oleh seorang pemilik

barang kemudian diberikan kepada seorang yang meminta atau membutuhkan

barang tersebut.

2.5.2 Pengertian Persediaan Barang

Persediaan barang merupakan salah satu fungsi dari manajemen

logistik, yang mana fungsi manajemen logistik adalah pengelompokan dari

beberapa kegiatan yang sejenis atau saling berhubungan. Dalam arti kegiatan yang

satu dapat melancarkan kegiatan yang lain atau sebaliknya dapat pula

logistik secara keseluruhan merupakan suatu usaha yang harus terpadu antara

berbagai kegiatan.

Sistem Informasi Persediaan Barang adalah ”Segala kegiatan dan

usaha untuk menambah serta memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada

dalam batas –batas.”.

Sistem persediaan barang dalam suatu perusahaan akan sangat

dibutuhkan, apalagi perusahaan tersebut bergerak dalam bidang produksi. Sistem

persediaan barang adalah struktur interaksi manusia, peralatan, metoda-metoda,

dan kontrol-kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan. Tujuan tersebut seperti

mendukung rutin kerja dalam bagian kontrol persediaan, mendukung persiapan

laporan-laporan untuk pengambilan keputusan oleh manager.

2.5.3 Pengertian Barang

Barang adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba

maupun tidak dapat di raba, termasuk bungkus, harga, prestise

perusahaan, dan pengecer. Pelayanan perusahaan dan pengecer, yang

diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhan.

2.6 Tinjauan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak adalah suatu kondisi atau keadaan yang

harus dipenuhi atau dimiliki oleh suatu sistem, atau suatu kondisi keadaan

yang diperlukan oleh pemakai untuk mencapai tujuan .

2.6.1. Netbeans

Netbeans adalah suatu bahasa pemograman (development

language) berbasis IDE (integrated development environment) yang

ditulis dalam bahasa pemprograman Java. Proyek NetBeans IDE ini

terdiri dari berbagai sumber yang memiliki fitur lengkap yang bersifat

terbuka dan seluruhnya ditulis dalam bahasa pemprograman java dan

platform aplikasi klien yang handal, yang dapat digunakan untuk

merancang berbagai macam aplikasi perangkat lunak.

(http://netbeans.org/index_id)

2.6.2. MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem

manajemen basis data SQL (bahasa Inggris : database management

system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6

juta instalasi di seluruh dunia. Setiap pengguna dapat secara bebas

menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak

MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama

dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query

Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata,

terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang

memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara

otomatis. (http://www.edisusanto.com/menggunakan-mysql)

2.6.3. IReport

Salah satu komponen penting dalam sebuah Sistem Informasi

adalah output atau merupakan informasi yang dihasilkan dari sebuah

proses pengolahan data dan telah diolah dengan cara tertentu sesuai

kebutuhan, sehingga didapat berbagai format laporan, baik berupa teks

maupun grafik Di dalam implementasinya, sering ditemukan client /

perusahaan yang menginginkan bentuk report atau format yang

berbeda dengan format standar yang dimiliki oleh aplikasi. Untuk

mengakomodasi kebutuhan ini, RetailSoft memilih aplikasi iReport. iReport merupakan „Visual Report Designer‟ untuk JasperReports yang merupakan salah satu aplikasi open source

populer untuk reporting yang berbasis teknologi Java, iReport bersifat

free dan dapat dipergunakan untuk merancang dan menghasilkan

report dari berbagai sumber data dan dapat menghasilkan report yang

dapat ditampilkan di layar atau di ekspor ke pdf, html, xml, open

library yang dimiliki oleh JasperReports, dimana library ini dapat

diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis.(http://ynnodsub0.word

52

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Kegiatan analisis sistem yang berjalan dilakukan dengan analisis yang

berorientasi pada objek-objek yang diperlukan oleh sistem yang dirancang,

dimaksudkan untuk menitik beratkan kepada fungsi sistem yang berjalan dengan

tidak terlalu menitik beratkan kepada alur proses dari sistem. Selanjutnya dari

hasil analisis ini digambarkan dan didokumentasikan dengan metodologi

berorientasi objek melalui diagram use case, skenario use case dan aktifitas

diagram, pertimbangan diagram tersebut ini karena dianggap mewakili secara

keseluruhan sistem yang berjalan yang dapat dimengerti oleh user.

4.1.1. Analisis Kebutuhan

Sebelum membuat suatu sistem, hendaknya melakukan analisis

terlebih dahulu terhadap kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan

dengan menggunakan metode-metode yang telah ada.

4.1.1.1. Use Case Diagram

Use case diagram (diagram use case) adalah diagram yang

menyajikan interaksi antara use case dan actor. Dimana actor dapat berupa

orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan

pemakai.

Berikut ini adalah gambar model Use Case Diagram Persediaan dan

Pendistribusian Perlengkapan Kantor pada KPP Pratama Cikarang Utara

yang sedang berjalan :

Rekanan

Persediaan

Subbagian Umum

Seksi

Sistem

Pendistribusian

Gambar 4.1 Use case diagram Persediaan dan Pendistribusian Perlengkapan Kantor di KPP Pratama Cikarang Utara yang sedang

berjalan.

4.1.1.2 Skenario Use Case

Skenario use case digunakan untuk memudahkan dalam menganalisa

skenario yang akan kita gunakan pada fase-fase selanjutnya dengan

sekenario use case Persediaan dan Pendistribusian Perlengkapan Kantor di

KPP Pratama Cikarang Utara yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Nama Use Case : Persediaan

Actor : Pelaksana Subbagian Umum, Rekanan

Tujuan : Pengelolaan Pengadaan Perlengkapan Kantor

Tabel 4.1 Tabel skenario use case Persediaan Perlengkapan Kantor yang sedang berjalan.

No Actor Sistem

1. Pelaksana Subbagian umum

membuat surat pemesanan

barang untuk memesan

barang kepada Rekanan

2. Rekanan mengkonfirmasi surat

pemesanan barang kemudian

memberikan barang, dan faktur

kepada Kepala Subbagian Umum

berdasarkan pesanan.

3. Kepala Subbagian Umum

menerima barang dari rekanan

4. Kepala Subbagian Umum

memeriksa barang dan

menugaskan Pelaksana

Subbagian Umum untuk

memproses lebih lajut.

5. Pelaksana Subbagian Umum

menerima barang kemudian

mencocokan barang sesuai

dengan pesanan.

6. Jika barang belum lengkap, maka

barang dikembalikan kepada

Rekanan.

7. Subbagian Umum Membuat

tanda terima.

8. Rekanan menerima tanda terima

barang.

9. Subbagian Umum kemudian

4.1.1.3Activity Diagram Persediaan

Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada

sistem yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses tata

cara penerimaan Perlengkapan Kantor dari Rekanan/Pihak lain.

Menkonfirmasi surat pemesanan dan memberikan

barang dan faktur sesuai pesanan

Menerima barang dan menugaskan kepada Pelaksana

Menerima tanda terima barang

Rekanan/Pihak Lain Pelaksana Subbagian Umum Kepala Subbagian Umum

Start

End

Menerima barang kemudian mencocokan barang sesuai

dengan yang dipesan

Membuat tanda terima barang

Menyimpan barang

Barang Lengkap?

Ya Menerima barang dan

faktur Tidak

Membuat surat pemesanan untuk memesan barang dan diberikan kepada Rekanan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Informasi Persediaan Perlengkapan Kantor di KPP Pratama Cikarang Utara yang sedang berjalan.

2. Nama Use Case : Pendistribusian

Actor : Pelaksana Subbagian Umum, Seksi

Tujuan : Pengelolaan Pendistribusian Perlengkapan

Kantor

Tabel 4.2 Tabel skenario use case Pendistribusian Perlengkapan Kantor yang sedang berjalan.

No Actor Sistem

1. Seksi membuat surat

permintaan perlengkapan

kantor dan diberikan ke Kepala

Subbagian Umum.

2. Kepala Subbagian Umum

menerima surat permintaan

perlengkapan kantor dalam

rangkap dua dari Seksi

kemudian menugaskan

Pelaksana Subbagian

Umum untuk menyiapkan

perlengkapan kantor yang

3. Pelaksana Subbagian

Umum memeriksa surat

permintaan perlengkapan

kantor serta menyiapkan

perlengkapan kantor yang

dimaksud sesuai dengan

persediaan yang ada.

4. Menyerahkan surat

permintaan perlengkapan

kantor ke Kepala

Subbagian Umum.

5. Kepala Subbagian Umum

memeriksa perlengkapan

kantor yang telah disiapkan

dengan mencocokkannya

dengan surat permintaan

perlengkapan kantor.

6. Apabila sesuai selanjutnya

Kepala Subbagian Umum

menugaskan Pelaksana

mengirimkan perlengkapan

kantor ke Seksi yang

mengeluarkan surat

permintaan.

7. Pelaksana Subbagian

Umum mengirimkan

perlengkapan kantor ke

Seksi yang mengeluarkan

surat permintaan.

8. Seksi menerima perlengkapan

kantor kemudian mengirimkan

copy surat permintaan ke

Pelaksana Subbagian umum

untuk sebagai tanda terima.

9. Pelaksana Subbagian

Umum mengambil copy

surat permintaan yang telah

dibubuhi tanda terima serta

4.1.1.4Activity Diagram Pendistribusian

Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada

sistem yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses tata

cara Pendistribusian Perlengkapan Kantor dari Rekanan/Pihak lain.

Membuat Surat Permintaan Perlengkapan

Kantor

Menerima Surat Permintaan Meneliti Surat

Permintaan

Menyiapkan Perlengkapan Kantor

Menyesuaikan antara Surat Permintaan dengan Perlengkapan Kantor

Mengirimkan/ mendistribusikan perlengkapan kantor

Menerima Perlengkapan Kantor

Mengirimkan Copy Surat permintaan sebagai tanda

terima Menerima Copy Surat

Permintaan sebagai tanda terima

Pelaksana Subbagian

Umum Seksi Kepala Subbagian Umum

Start

Gambar 4.3. Activity Diagram Sistem Informasi Pendistribusian Perlengkapan Kantor di KPP Pratama Cikarang Utara yang sedang berjalan.

4.1.2. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Setelah penulis mengadakan penelitian di KPP Pratama Cikarang

Utara dan mengamati kegiatan yang berhubungan dengan proses standard

operating procedures serta proses pengolahan data yang meliputi

penerimaan perlengkapan kantor, pembuatan dokumen-dokumen,

bagian-bagian mana saja yang terlibat, serta pembuatan laporan-laporan, penulis

menemukan beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan pada

saat ini.

Kelemahan-kelemahan dari persediaan perlengkapan kantor yang

sedang berjalan :

1. Proses pencatatan dan penyusunan laporan persediaan dan

pendistribusian perlangkapan kantor masih mengalami banyak

kesalahan karena pencatatan masih dilakukan secara manual yaitu

ditulis tangan dan diketik kedalam Microsoft Excel.

2. Pengawasan persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor

tidak terawasi dengan baik, karena pencatatan dan penyimpanan data

hanya dilakukan oleh Pelaksana Subbagian Umum tanpa pengawasan

3. Tidak adanya data yang akurat mengenai perlengkapan kantor, karena

data perlengkapan kantor hanya ditulis tangan.

4. Sulitnya dalam pencarian data persediaan, karena banyaknya data

perlengkapan kantor yang diketik dalam bentuk arsip persediaan

didalam Microsoft Excel, karena tidak bisa melakukan pencarian secara otomatis.

Melihat kasus yang terjadi diatas untuk itu penulis mencoba

memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut, antara lain :

1. Membangun sistem informasi persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor yang terkomputerisasi untuk melakukan proses

persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor di KPP Pratama

Cikarang Utara.

2. Membuat sistem penyampaian data persediaan dan pendistribusian

untuk laporan per periode.

3. Membuat sistem pengelolaan data untuk persediaan dan pendistribusian

perlengkapan kantor menjadi lebih efektif dan efisien.

4. Membuat media pencarian data perlengkapan kantor serta membuat

media penyampaian informasi kepada Kepala Subbagian Umum untuk

4.2. Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem ini akan menjelaskan mengenai

perancangan sistem pada objek yang digunakan, perancangan arsitektur program

yang akan dibuat, perancangan tampilan dan perancangan menu.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan

prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu

yang baru atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan

kinerja sistem itu sendiri, agar dapat memenuhi hasil yang diinginkan.

Rancangan sistem yang baru, akan diterapkan suatu kegiatan untuk

menemukan dan mengembangkan metoda, prosedur dan proses suatu data

agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.

Adapun tujuan dari tahap perancangan sistem ini adalah untuk

menghasilkan perancangan pengolahan data persediaan dan

pendistribusian perlengkapan kantor sehingga dapat memperbaiki atau

meningkatkan kinerja sistem dari sistem yang sedang berjalan.

4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum tentang sistem yang diusulkan dalam proses

persediaan dan pendistribusian dengan harapan mampu menangani

permasalahan yang ada sebelumnya pada sistem persediaan dan

pendistribusian di KPP Pratama Cikarang Utara khususnya pada Subbagian

Umum yang tidak perlu sulit lagi dalam mengolah data persediaan dan

pendistribusian, data perlengkapan kantor maupun laporan persediaan dan

pendistribusian. Hal ini akan membantu efektifitas waktu pekerja menjadi

lebih cepat dan efisien. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu

mengatasi masalah yang ada, dan dapat menghasilkan informasi yang

cepat, tepat dan akurat.

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan Prosedur merupakan awal dari pembuatan sistem yang

akan dibuat, dimana dapat dilihat proses-proses apa saja yang nantinya

diperlukan dalam pembuatan suatu sistem. Sedangkan perancangan

prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk memperbaiki atau

meningkatkan efisiensi kerja. Tahap perancangan sistem yang digambarkan

sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan

mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat

keras sehingga menghasilkan sistem yang baik, sistem yang dirancang

tersebut menjadi satu komponen. Tahapan perancangan prosedur ini akan

dijelaskan dengan menggunakan pemodelan sistem informasi berorientasi

4.2.3.1. Use Case Diagram

Berikut ini adalah gambar model Use Case Diagram Persediaan dan

Pendistribusian Perlengkapan Kantor pada KPP Pratama Cikarang Utara

yang diusulkan :

<<include>> Pelaksana Subbagian Umum

<<include>> Persediaan

Pendistribusian

Log In

Sistem

Gambar 4.4 Use case diagram Persediaan dan Pendistribusian Perlengkapan Kantor di KPP Pratama Cikarang Utara yang diusulkan.

4.2.3.2. Skenario Use Case Diagram

Skenario Use Case digunakan untuk memudahkan dalam

menganalisa skenario yang akan kita gunakan pada fase-fase selanjutnya

dengan melakukan penilaian terhadap skenario tersebut.

1. Nama Use Case : Log In

Tujuan : Proses menginisialisasi sistem

Tabel 4.3 Tabel skenario use case Login

No Actor Sistem

1 Pelaksana Subbagian Umum

melakukan Log In dengan

menginputkan username dan

password pada form Log In

2. Memverifikasi username

dan password pada sistem

database.

3. Jika username dan

password benar, maka

secara otomatis akan

masuk ke menu utama, jika

salah maka sistem akan

kembali ke form login.

2. Nama Use Case : Olah Transaksi Persediaan

Tujuan : Mengolah data persediaan

Tabel 4.4 Tabel skenario use case Data Persediaan

No Actor Sistem

1. Subbagian umum

membuat surat pemesanan

barang kemudian

menyerahkan kepada

Rekanan untuk memesan

barang

2 Rekanan mengkonfirmasi surat

pesanan kemudian memberikan

barang dan faktur kepada

Kepala Subbagian Umum

sesuai dengan pesanan.

3 Kepala subbagian umum

memeriksa kelengkapan barang

kemudian menyerahkan barang

ke Pelaksana Subbagian Umum

menginputkan data barang.

5. Menyimpan data barang

pada sistem database.

6. Sistem menyimpan data

barang dan menampilkan

data barang

7 Menekan tombol cetak tanda

terima untuk mencetak tanda

terima barang.

8. Menampilkan cetak tanda

terima barang

9 Menekan tombol cetak laporan

untuk mencetak laporan.

10. Menampilkan cetak

laporan

3. Nama Use Case : Olah Transaksi Pendistribusian

Actor : Pelaksana Subbagian Umum

Tabel 4.5 Tabel skenario use case Data Pendistribusian

No Actor Sistem

1 Seksi membuat surat

permintaan kemudian

menyerahkan kepada Kepala

Subbagian Umum

2. Setelah diperiksa Kepala

Subbagian Umum, surat

permintaan diserahkan kepada

Pelaksana Subbagian Umum

untuk dikelola.

3 Pelaksana Subbagian Umum

menginputkan data permintaan.

4. Menyimpan data

permintaan pada sistem

database dan menampilkan

data permintaan.

5 Menekan tombol cetak tanda

6. Menampilkan cetak tanda

terima.

7 Menekan tombol cetak laporan.

8. Menampilkan cetak

laporan.

4.2.3.3 Activity Diagram

Activity diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang

menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap pemodelan

bisnis, diagram aktivitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja

bisnis (business work flow). Dapat juga digunakan untuk menggambarkan

Log In

Menampilkan pesan Log In

salah

Input data Barang Data Persediaan

Menampilkan Pesan Salah Menerima Laporan Persediaan [Valid] [Tidak Valid] [Salah] Pelaksana Subbagian

Umum SI Perlengkapan

Kepala Subbagian Umum Menampilkan cetak Laporan Rekanan Memberikan barang lengkap dan data barang

Menerima barang dan menyerahkan kepada pelaksana

Menampilkan cetak tanda terima Menerima tanda

terima

Start

End

End Membuat surat pemesanan

barang dan diserahkan kepada rekanan Mengkonfirmasi

Surat Pemesanan

Gambar 4.5 Activity Diagram Sistem Informasi Persediaan Perlengkapan kantor yang diusulkan.

Penjelasan tentang Gambar 4.5 activity diagram Persediaan

Perlengkapan Kantor diatas :

1. Pelaksana Subbagian Umum melakukan Log in,

2. Bila Log in valid, Subbagian Umum membuat surat pemesanan

barang untuk memesan perlengkapan kantor kepada Rekanan.

3. Rekanan mengkonfirmasi pemesanan perlengkapan kantor

kemudian memberikan perlengkapan dan data perlengkapan

kantor kepada Kepala Subbagian Umum,

4. Kepala Subbagian umum menyerahkan data perlengkapan kantor

kepada Pelaksana Subbagian Umum untuk dikelola,

5. Pelaksana Subbagian Umum dapat menginput data persediaan

perlengkapan kantor, bila input data persediaan sudah benar,

kemudian Pelaksana Subbagian Umum mencetak tanda terima

dan laporan Persediaan,

6. Rekanan menerima tanda terima perlengkapan kantor,

Log In

Menampilkan pesan Log In

salah Input data Permintaan Data Pendistribusian Menampilkan Pesan Salah Menerima Laporan Persediaan [Valid] [Tidak Valid] [Salah] Pelaksana Subbagian

Umum SI Perlengkapan

Kepala Subbagian Umum Menampilkan cetak Laporan Seksi Memberikan surat permintaan barang

Menerima surat permintaan dan menyerahkan kepada

pelaksanan

Menampilkan cetak tanda terima Menerima barang

dan tanda terima Start

End

End Membuat surat

permintaan barang

Gambar 4.6 Activity Diagram Sistem Informasi Pendistribusian Perlengkapan kantor yang diusulkan.

Penjelasan tentang Gambar 4.6 activity diagram Pendistribusian

1. Seksi membuat surat permintaan perlengkapan kantor kemudian

menyerahkan kepada Kepala Subbagian Umum,

2. Kepala Subbagian Umum menyerahkan surat permintaan kepada

Pelaksana Subbagian umum untuk dikelola,

3. Pelaksana Subbagian Umum melakukan Log in,

4. Setelah Log in sukses, Pelaksana Subbagian Umum dapat

menginput data permintaan perlengkapan kantor, bila input data

sudah benar, kemudian Pelaksana Subbagian Umum mencetak

tanda terima dan laporan Pendistribusian.

5. Seksi menerima copy tanda terima perlengkapan kantor.

6. Kepala Subbagian Umum menerima laporan pendistribusian

perlengkapan kantor tersebut.

4.2.3.4 Sequence Diagram

Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar

objek dalam waktu yang berurutan. Tetapi pada dasarnya sequence

Diagram selain digunakan dalam lapisan abstraksi model objek.

Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara

object juga interaksi antara objek, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu

dalam eksekusi sistem. Komponen utama sequence diagram terdiri atas

garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan dengan proses

vertikal.

1. Sequence diagram pada sistem persediaan perlengkapan kantor, yaitu :

Log In F. Transaksi Persediaan

Input username dan

password Cari data user dan validasi password ()

Muncul pesan

Input kode rekanan

Subbagian Umum DATABASE

Cari() data barang Tampil informasi barang Input kode barang

Simpan() data perlengkapan kantor

Cetak laporan persediaan

Konfirmasi ()

Update() data perlengkapan kantor

Preview laporan persediaan Input Jumlah Barang

Cari() data rekanan Tampil informasi rekanan

Preview tanda terima Cetak Tanda terima

Input Periode Laporan

Berikut penjelasan tentang Gambar 4.7 Sequence diagram Persediaan Perlengkapan

kantor diatas :

1) Pelaksana Subbagian Umum melakukan login terlebih dahulu jika data login

salah maka Pelaksana Subbagian Umum tidak akan bisa menginput data

perlengkapan kantor dan jika data login benar maka Pelaksana Subbagian

Umum bisa melakukan transaksi persediaan serta mencetak tanda terima

perlengkapan kantor.

2) Data persediaan akan otomatis mengupdate data perlengkapan kantor dan

2. Sequence diagram pada sistem pendistribusian perlengkapan kantor, yaitu :

Log In F. Transaksi

Pendistribusian Input username dan

password Cari data user dan validasi password ()

Muncul pesan

Input kode divisi/seksi

Subbagian Umum DATABASE

Cari() data barang Tampil informasi barang Input kode barang

Simpan() data barang

Cetak laporan pendistribusian

Konfirmasi ()

Update() data barang

Preview laporan pendistribusian Input Jumlah Barang yang diminta

Cari() data divisi/seksi Tampil informasi seksi

Preview tanda terima Cetak tanda terima

Input Periode laporan

Berikut penjelasan tentang Gambar 4.8 Sequence diagram Pendistribusian

perlengkapan kantor diatas :

1. Pelaksana Subbagian Umum melakukan login terlebih dahulu jika data login

salah maka Pelaksana Subbagian Umum tidak akan bisa menginput data

perlengkapan kantor dan jika data login benar maka Pelaksana Subbagian

Umum bisa melakukan transaksi pendistribusian serta mencetak tanda terima

perlengkapan kantor.

2. Data Pendistribusian akan otomatis mengupdate data perlengkapan kantor dan

masuk ke dalam database perlengkapan.

4.2.3.5 Class Diagram

Menggambarkan struktur statis class di dalam sistem. Class

merepresentasikan sesuatu yang ditangani oleh sistem. Dengan melihat

karakteristik sistem persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor

dari subbagian umum beserta proses-proses yang terjadi, maka dapat dibuat

Class Diagram Berikut Class Diagram Sistem Informasi Persediaan dan

Barang -Kode_barang -Kode_jenis -Nama_barang -Nama_jenis -Satuan -Jumlah_barang -Harga_barang +Tambah() +Simpan() +Edit() +Hapus() +Batal() +Keluar() Persediaan -No_faktur -No_pemesanan -Tanggal -Username -No_rekanan -Nama_rekanan -Jumlah_barang +Tambah() +Simpan() +Batal() +Keluar() -Update data() Rekanan -Kode_rekanan -Nama_rekanan -Alamat -Contact -Telephone +Tambah() +Simpan() +Batal() +Keluar() Subbagian umum -Username -password -bagian +Input_data() 1 1.n Jenis barang -Kode_jenis -Jenis_barang -Satuan +Tambah() +Simpan() +Edit() +Hapus() +Batal() +Keluar() Detail_persediaaan -No_faktur -Kode_brg -Nama_brg -Harga_barang -Kode_jenis -Nama_jenis -Stok_awal -Stok_akhir Pendistribusian -No_tandaterima -Username -Kode_seksi -Nama_seksi -Jumlah_barang +Tambah() +Simpan() +Batal() +Keluar() -Update data() 1 1.n Detail_pendistribusian -No_tandaterima -Kode_brg -Nama_brg -Kode_jenis -Nama_jenis -Satuan -Stok_awal -Stok_akhir Seksi -Kode_seksi -Seksi +Tambah() +Simpan() +Batal() +Keluar() Pemesanan -No_Pemesanan -Tanggal -Username -No_rekanan -Nama_rekanan -Kode_barang -Nama_barang -Harga_barang -Jumlah_barang +Pemesanan()

Gambar 4.9 Class Diagram Persediaan dan Pendistribusian

4.2.3.6Component Diagram

Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar

komponen perangkat lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di

antaranya.

Component piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source

code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang

komponen terbentuk dari beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga

dari komponen-komponen yang lebih kecil. Komponen dapat juga berupa

interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen

untuk komponen lain. Berikut ini adalah Component diagram yang

dibutuhkan :

FHome.class FJenis.class FBarang.class FRekanan.class FPersediaan.class _FAbout.class

FHome.java FJenis.java FBarang.java FRekanan.java FPersediaan.java FAbout.java Flaporan

Pendistribusian.class

Flaporan Pendistribusian.java Main.class

Perlengkapan Kantor.jar

FSeksi.class

FSeksi.java

FPendistribusian.class

FPendistribusian.java Flaporan Persediaan.class

Flaporan Persediaan.java

Gambar 4.10 Component Diagram

4.2.3.7Deployment Diagram

Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan. Diagram

ini memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang ada

didalamnya. Deployment diagram berhubungan dengan diagram komponen

Perlengkapan Kantor <<application>>

MySQL <<executable>>

db_perlengkapan <<database>> << JDBC >>

Personal PC

<<Computer>> _XAMPP

<<application>> apache <<executable>>

Gambar 4.11 Deployment Diagram

4.2.3.8 Kodefikasi

Kodefikasi digunakan untuk menjabarkan item-item data yang

bersifat unik. Adapun pengkodean pada struktur file di atas adalah sebagai

berikut :

1. Kode Barang

X-XXXX

NO URUT KODE BARANG

Contoh : B0001

0001 : Menunjukkan no urut barang.

2. Kode Rekanan

XX-XXXX-XXX

NAMA REKANAN NO URUT REKANAN

KODE REKANAN

Contoh : RE0006-Mit

RE : Menunjukkan kode untuk rekanan.

0006 : Menunjukkan no urut rekanan.

Mit : Menunjukkan 3 huruf dari nama depan rekanan.

3. Kode Pemesanan

X-XXXX-XX-XX-XX

TAHUN PEMESANAN BULAN PEMESANAN TANGGAL PEMESANAN NO URUT PEMESANAN KODE PEMESANAN

Contoh : P0001-211211

P : Menunjukkan kode untuk pemesanan.

0001 : Menunjukkan no urut pemesanan.

21 : Menunjukkan tanggal pemesanan.

12 : Menunjukkan bulan pemesanan.

4. Kode Persediaan

X-XXXX-XX-XX-XX

TAHUN PERSEDIAAN BULAN PERSEDIAAN TANGGAL PERSEDIAAN NO URUT PERSEDIAAN

KODE FAKTUR

Contoh : F0001-211211

F : Menunjukkan kode untuk faktur persediaan.

0001 : Menunjukkan no urut persediaan.

21 : Menunjukkan tanggal persediaan.

12 : Menunjukkan bulan persediaan.

11 : Menunjukkan tahun persediaan.

5. Kode Pendistribusian

X-XXXX-XX-XX-XX

TAHUN PENDISTRIBUSIAN

BULAN PENDISTRIBUSIAN

TANGGAL PENDISTRIBUSIAN

NO URUT PENDISTRIBUSIAN

KODE TANDA TERIMA

Contoh : N0001-211211

N : Menunjukkan kode untuk pendistribusiaan.

21 : Menunjukkan tanggal pendistribusiaan.

12 : Menunjukkan bulan pendistribusiaan.

11 : Menunjukkan tahun pendistribusiaan.

4.2.4 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka merupakan perancangan yang dibuat

sebelum program aplikasi dibuat, perancangan antar muka pada sistem

informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor yang akan

dibangun adalah sebagai berikut :

4.2.4.1 Perancangan Struktur Menu

Perancangan menu dibuat sebagai alat antar muka dengan pengguna

untuk memudahkan pengoperasian perangkat lunak. Berikut rancangan

menu perangkat lunak ini :

Menu Utama

Menu Data Transaksi Laporan About

Login Logout

Exit

Barang Jenis Barang Rekanan

Persediaan Persediaan Barang Distribusi

Barang

Info

Data Barang Pendistribu

sian

Seksi

4.2.4.2. Perancangan Input

Perancangan input merupakan dimulainya suatu proses informasi.

Dalam perancangan input ini, data yang dimasukkan akan mempengaruhi

hasil yang ditampilkan. Adapun perancangan-perancangan input yang ada

dalam perancangan ini adalah :

1. Rancangan Tampilan Login

Tampilan login berfungsi sebagai pembatas hak akses pada

perangkat lunak ini. Berikut rancangan tampilan login :

LOGIN CANCEL

USERNAME PASSWORD BAGIAN

LOGIN

2. Rancangan Data Barang

Rancangan tampilan barang berfungsi untuk memasukan data dari

barang. Berikut rancangan tampilan data barang :

DATA STOCK PERLENGKAPAN KANTOR

Kode Barang Kode Jenis

Nama Barang Jenis Barang

Jumlah Barang

TAMBAH SIMPAN EDIT BATAL HAPUS KELUAR

CARI List

List DATA YANG DICARI

CARI BERDASARKAN

Harga Satuan

-Satuan

-Tabel Barang

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Data Barang

3. Rancangan Data Jenis Barang

Rancangan tampilan jenis barang berfungsi untuk memasukan data

DATA JENIS PERLENGKAPAN KANTOR Kode Jenis

Jenis Barang Satuan

TAMBAH SIMPAN EDIT BATAL HAPUS KELUAR

CARI

List DATA YANG DICARI

CARI BERDASARKAN

Tabel Jenis

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Data Jenis Barang

4. Rancangan Data Rekanan

Rancangan tampilan nama rekanan berfungsi untuk memasukan data

DATA REKANAN / PIHAK LAIN

KODE REKANAN

NAMA REKANAN CONTACT PERSON

TELEPHONE

TAMBAH SIMPAN EDIT BATAL HAPUS KELUAR

CARI

List DATA YANG DICARI

CARI BERDASARKAN

ALAMAT

Tabel Rekanan

Input kemudian tekan Enter

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Data Rekanan

5. Rancangan Data Seksi

Rancangan tampilan kode seksi berfungsi untuk memasukan data

DATA SEKSI

KODE SEKSI SEKSI

CARI

List DATA YANG DICARI

CARI BERDASARKAN

Tabel Seksi

TAMBAH SIMPAN EDIT BATAL HAPUS KELUAR

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Data Seksi

6. Rancangan Tampilan Transaksi Pemesanan

Rancangan tampilan transaksi pemesanan berfungsi untuk

menampilkan form pemesanan perlengkapan kantor. Berikut

PEMESANAN PERLENGKAPAN KANTOR

TAMBAH SIMPAN BATAL HAPUS KELUAR CETAK List

Telephone

-Tabel Pemesanan

Nama Barang Kode Barang Jenis Barang Kode Jenis Harga Barang Quantity

List

-Tambah Barang

Tanggal Kode Rekanan Alamat Rekanan Rekanan

No. Pemesanan

-Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Form Pemesanan

7. Rancangan Tampilan Transaksi Persediaan

Rancangan tampilan transaksi persediaan berfungsi untuk

menampilkan form persediaan perlengkapan kantor. Berikut

PERSEDIAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Tambah Simpan Baratl Keluar Pemesanan Barang

No. Rekanan -Kode Barang Nama Barang Kode Jenis Nama Jenis Stock Awal Harga Barang Satuan

-0

Tampil Data Pesanan

Tanggal No. Faktur Nama Rekanan No. Pemesanan -Enter User

-Tampil Data Barang

Enter

Jumlah Banyaknya Pesanan

Total Bayar Pesanan Stock Akhir

- Tambah barang Hapus Preview

-Tabel Persediaan

Total Barang Keseluruhan Total Harga

-Gambar 4.19 Rancangan Inputan Persediaan Perlengkapan Kantor

8. Rancangan Tampilan Form Laporan Perlengkapan Kantor

Rancangan tampilan laporan barang berfungsi untuk menampilkan

LOGO

Laporan Data Barang

preview

KELUAR

Laporan data barang keseluruhan

preview

Laporan data barang yang kosong

Gambar 4.20Rancangan Tampilan Form Laporan Data Barang

9. Rancangan Tampilan Form Laporan Persediaan

Rancangan tampilan laporan persediaan berfungsi untuk

menampilkan form laporan persediaan. Berikut rancangan tampilan

Laporan Persediaan Pelengkapan Kantor

s/d Tanggal

Preview semua set

KELUAR

Laporan persediaan per tanggal/bulan/tahun

Semua Persediaan

Kalender set

Preview semua

Preview Periode

Preview Periode

Berdasarkan

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Laporan Persediaan

10.Rancangan Tampilan Laporan Pendistribusian

Rancangan tampilan laporan penjualan berfungsi untuk

menampilkan form laporan pendistribusian. Berikut rancangan

Laporan Penistribusain Perlengkapan Kantor

s/d Tanggal

Preview semua set

KELUAR

Laporan Pendistibusian per tanggal/bulan/tahun

Semua Pendistribusian

Kalender set

Preview semua

Preview Periode

Preview Periode

Berdasarkan

Gambar 4.22 Rancangan Tampilan Laporan Pendistribusian

4.2.4.3 Perancangan Output

Perancangan output dalam perangkat lunak ini berupa laporan data

barang, data pelanggan, nota transaksi penjualan, dan laporan pembelian,

serta nota retur. Berikut perancangan tampilan output dalam perangkat

1. Laporan Data Barang

Laporan data barang berisi tentang data barang. Berikut rancangan

laporan data barang :

Hari, Tanggal Bulan Tahun Halaman

LAPORAN DATA BARANG

Data Perlengkapan Kantor Kantor Pelayanan Pajak Pratama Ckarang Utara

No Nama Barang Kode barang Kode jenis Jenis barang satuan Harga satuan

2. Laporan Data Barang Kosong

Laporan data barang kosong berisi tentang data barang kosong .

berikut rancangan laporan barang kosong :

Hari, Tanggal Bulan Tahun Halaman

LAPORAN DATA BARANG KOSONG

Kantor Perlengkapan Pajak Pratama

No Kode barang Nama Barang Kode jenis Jenis Jumlah Stok satuan Harga Satuan

Total Barang Kosong

3. Rancangan Laporan Persediaan

Laporan persediaan berisi tentang data persediaan barang . berikut

rancangan laporan persediaan barang :

Hari, Tanggal Bulan Tahun Halaman

Laporan Persediaan Barang

Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Nama Barang

Kode barang Jumlah Barang Harga Barang Subtotal

Cikarang Utara Username

Kode Rekanan Tanggal

Nama Rekanan

Stok Akhir No. Faktur

4. Rancangan Laporan Pendistribusian

Rancangan Laporan Pendistribusian perlengkapan kantor ini

berisi tentang berapa banyaknya perlengkapan kantor yang di

pakai atau barang keluar. Berikut Rancangannya :

Hari, Tanggal Bulan Tahun Halaman

Laporan Pendistribusian

Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Nama Barang

Kode barang Jenis Barang Banyaknya Stok Akhir

Cikarang Utara

Seksi Kode Seksi

Tanggal Barang keluar

Username

Stok Awal No. Faktur

100

5.1. Pengujian

Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus pembangunan

perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan juga

mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Tujuan dari pengujian ini adalah

untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang

handal, yaitu mampu merepresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, anaisis,

perancangan dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.

Dalam pengujian perangkat lunak ini penulis menggunakan suatu metode

pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang

dibangun. Metode yang diambil adalah metode pengujian Black Box. Pengujian

Black Box adalah pengujian yang sistemnya tanpa memperhatikan struktur

logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah

perangkat lunak berfungsi dengan benar.

Pada metode ini data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak

dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan

yang diharapkan. Ada dua komponen yang harus diperhatikan dalam strategi

1. Faktor Pengujian yang merupakan hal-hal yang harus diperhatikan selama

melakukan pengujian. Faktor pengujian ini dipilih sesuai dengan sistem yang

akan diuji.

2. Tahapan pengujian yang merupakan langkah-langkah dalam melakukan

pengujian.

5.1.1. Rencana Pengujian

Berikut ini adalah rencana pengujian sistem informasi persediaan

dan pendistribusian perlengkapan kantor yang dilakukan oleh Subbagian

Umum:

Tabel 5.1 Rencana Pengujian SI Persediaan dan Pendistribusian

Kelas Uji Butir Uji Tingkat Pengujian

Jenis Pengujian

Login Pengecekan Login Sistem Black Box

Pengisian Data

Pengisian data barang Modul Black Box

Pencarian data barang Modul Black Box

Pengisian data jenis barang

Modul Black Box

Pengisian data rekanan Modul Black Box

Pengisian data seksi Modul Black Box

5.1.2. Kasus dan Hasil Pengujian

Setelah melaksanakan rencana pengujian maka dilanjutkan dengan

15. Tampilan Laporan Pendistribusian Perlengkapan Kantor

Gambar 5.35 Cetak Laporan Pendistribusian Perlengkapan Kantor 16. Tampilan Laporan Stock Perlengkapan Kantor

143

Tampilan Laporan Stock Perlengkapan Kantor yang Kosong

144

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil perancangan tentang sistem informasi persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor yang diusulkan, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa :

1. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian Perlengkapan kantor maka kesalahan proses pencatatan data perlengkapan kantor dan lain-lain dapat teratasi dengan baik.

2. Pengawasan persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor sudah teratasi dengan adanya laporan per periode.

3. Pengolahan data untuk perlengkapan kantor sudah terkomputerisasi maka kendala seperti keakuratan data, kecepatan dan lain-lain dapat teratasi. 4. Proses pencarian data lebih cepat dan Kepala Subbagian Umum kini

dengan mudah serta cepat menerima laporan, karena data-data persediaan dan pendistribusian perlengkapan kantor sudah terkomputerisasi.

Jadi perancangan sistem informasi persediaan dan pendistribusian ini telah memenuhi harapan dari perancang dan pihak-pihak yang memerlukan sistem informasi ini, dalam hal ini adalah KPP Pratama Cikarang Utara.

145

6.2. Saran

Adapun dari kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

1. Penambahan retur pengembalian perlengkapan kantor agar proses pendataan perlengkapan kantor yang rusak atau tidak sesuai dengan pemesanan lebih terdata.

2. Kodefikasi barang agar menggunakan sistem barcode untuk mempermudah dalam mendeteksi barang yang masuk maupun keluar.

DAFTAR PUSTAKA

Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi. Gava Media. Yogyakarta

Bambang Hariyanto, (2004). Sistem Manajemen Basis Data, Informatika, Bandung

Hartanto, Jogiyanto, 2002. Pengenalan Komputer. Andi,Yogyakarta

Jogianto,MBa, Ph D, 2005. Analisis dan desain sistem informasi. Andi. Yogyakarta

Sholiq, 2006.Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML.Graha Ilmu. Yogyakarta

Sumber Lain

http://www.poltektegal.ac.id / rekayasa sistem informasi / 6 Maret 2011 http://netbeans.org/index_id/ 12 April 2011

http://yunorisavailable.blogspot.com/2011/07/sistem-saluran-distribusi-barang.html

http://www.edisusanto.com/menggunakan-mysql/ 27 April 2011

http://ynnodsub0.wordpress.com/2009/06/17/antara-ireport-jasperreports-dan-servlet/ 27 April 2011

BIODATA PENULIS

Nama Lengkap : Dany Iswanto Saputra

NIM : 10908151

Tempat / Tanggal Lahir : Bandung, 14 September 1990

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Agama : Islam

Alamat Lengkap : Jl. Lebak No. 32/125A RT 02 RW 08

Bandung 40272

No. Telp/HP : 085721321929

Pendidikan :

1996-2002 : SDN Babakan Surabaya II Bandung

2002-2005 : SMPN 31 Bandung

2005-2008 : SMA Bina Dharma II Bandung

2008-2012 : Diploma – III Universitas Komputer Indonesia