57 Adapun layanan berita sekolah antara lain dimuat pada bagian
Berita dan Pengumuman. Pemilihan topik atau muatan website ini didasari oleh keinginan sekolah memberikan informasi kepada
masyarakat luas tentang keberadaan dan keunggulan SMP N 5 Kota Yogyakarta. Sayangnya belum semua topik atau bagian telah diisi
dengan muatan informasi yang memadai. Sebagai contoh mengenai fasilitas sekolah, yang tertuang hanya secara garis besar.
Petugas humas sendiri mengakui kelemahan yang paling menonjol adalah belum adanya ruang bagi guru untuk menampilkan
karya-karyanya. Harapannya, kelak semua guru baik profil maupun karyanya dapat ditampilkan juga.
Meskipun dengan segala keterbatasan informasi yang disajikan dalam situsnya, SMP N 5 Kota Yogyakarta yang sering sekali menjadi
objek kunjungan studi banding ini menyatakan kebanggaannya karena bagaimanapun banyak sekolah yang mengaku sudah melihat website
mereka di www.SMP N5yk.org. Salah satunya sebagaimana diutarakan X1bahwa tamu dari Pariaman sebelum melakukan
kunjungan ke SMP N 5 Kota Yogyakarta terlebih dahulu melihat website tersebut.
b. Instruksi dan prosedur
Pengelolaan website sekolah sampai dengan Agustus 2008 dilakukan oleh unit sarana prasarana bagian IT dan Media. Sejauh ini
pelaksananya adalah tim yang berjumlah lima orang. Masing-masing
58 merupakan guru yang berlatar belakang pendidikan IT. Pemimpin dari
tim ini adalah X2, yang sayangnya belakangan ini agak kurang intensif mengelola website dikarenakan kesibukannya yang sangat
padat. Dengan para anggotanya, X2 mengembangkan website. Kepala
Sekolah sendiri menetapkan prosedur bahwa yang memasukkan atau mengentri data adalah para administrator tersebut, adapun data
diperoleh dari masing-masing bagian atau unit kerja di SMP N 5 Kota Yogyakarta. Hal ini sebagaimana dijelaskan X1 kepada peneliti:
Ya, masing-masing urusan ditanya, nanti misalnya ini yang dimasukkan, misalnya kurikulum, kesiswaan. Jadi masing-
masing bidangnya mbak, jadi pak tomas dan kawan kawan jadi penyalur saja
Mengenai bagian humas, ternyata tidak ada kedekatan yang terlalu signifikan dibanding dengan unit-unit kerja lainnya terhadap
pengelola website sekolah. Hal ini terungkap dalam wawancara bersama X1 ketika peneliti bertanya adakah kedekatan yang lebih
intens antara pengelola website dengan dua petugas humas SMP N 5 Kota Yogyakarta yang menyatakan:
Sama saja mbak, cuma kalau hari senin ada briefing staf. Kepsek memberi masukan, kritik, monitoring. Itu berlaku untuk
semua staf, kurikulm, kesiswaan, humas, dan lain-lain. Tentang program yang dicanangkan masing-masing urusan.
Prosedur secara tertulis memang belum dituangkan Kepala Sekolah baik dalam pemilahan data, upload data, ataupun
pengambilan data, namun demikian Kepala Sekolah sering sekali mengingatkan kepada masing-masing unit kerja agar berkoordinasi
59 langsung dengan para pengelola website agar dapat memberikan
datanya. Tujuan Kepala Sekolah adalah agar impiannya untuk mewujudkan website sekolah yang lengkap, informatif dan menarik
dapat tercapai sehingga SMP N 5 Kota Yogyakarta sebagai sekolah favorit di Kota Yogyakarta dapat lebih menunjukkan eksistensinya.
Sayangnya, hal ini belum dapat ditindaklanjuti oleh para tenaga pendidik, kependidikan maupun tata usaha bahkan administrator
website itu sendiri. Kendala yang muncul khususnya di mata guru adalah sebagaimana dikemukakan oleh X1, yaitu:
Sebenarnya iya, bapak kepsek inginnya dalam hal dokumen, laporan, bisa dilihat. Tapi teman-teman belum bisa mengikuti,
karena jam mengajar juga banyak sehingga kita tidak bisa mengejar pemikiran bapak kepsek.
Lebih jauh lagi X1 mengungkapkan: Sebenarnya sudah, bapak kepsek berharap masing-masing
urusan membuat laporan tahunan, kemudian nanti bisa dibuka siapapun, dan untuk tertulisnya dilaporkan ke pemkot, ke dinas.
Jadi arahnya kesana. Ya, nanti apa yang ada di sekolah, seperti laporan tahuan, program yang terlaksana dan belum itu bisa
dibuat laporan yang bisa dilihat secara transparan oleh orangtua atau dinas, dari aspek biaya, apakah sudah terealisir. Sebenarnya
dari tahun kemarin, tapi teman-teman di masing-masing urusan pada belum siap.
Keterbatasan waktu, tenaga dan dana nampaknya masih menjadi penyebab utama belum diselenggarakannya pengelolaan data untuk
website secara sistemik. Dari terungkapnya bahwa tidak ada kedekatan secara khusus antara fungsi humas dengan pengelola
website yang berada di bawah naungan bagian sarana prasarana mengindikasikan belum dioptimalkannya fungsi kehumasan itu sendiri
60 di SMP N 5 Kota Yogyakarta dari sisi publikasi internet. Sebagai
suatu hal yang baru tentu saja diperlukan waktu yang tidak singkat untuk mengubah paradigma humas sebagai “among tamu”.
Fungsi humas dapat menjadikan sarana website sebagai “corong”, namun demikian bila sistem yang ada belum memastikan
peluang tersebut menjadi tanggungjawab nampaknya agak sulit membuat fungsi humas itu sendiri berkembang. Dan bilapun
pengelola website berada di luar fungsi humas secara formal, maka tidak ada salahnya humas menjalin kedekatan dengan fungsi website
dalam rangka memudahkan aliran informasi dari sekolah atau untuk sekolah itu sendiri selaku salah satu tugas utama humas di sekolah.
c. Evaluasi
