H. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik
Syarat-syarat surat dinas yang baik antara lain adalah: 1 obyektif, 2 sistematika, 3 singkat, 4 jelas, 5 sopan, fisik menarik kualitas
kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya. Sesuaikan dengan petunjuk dari kabkota
I. Bahasa Surat
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat. 2.
Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh penerima surat.
3. Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar.
4. Kata yang dipergunakan: 1 sederhana, 2 umum, 3 bahasa
Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa asing.
J. Bagian Surat
Bagian surat meliputi: 1 kepala surat, 2 tanggal surat, 3 nomor surat, 4 perihal, 5 alamat, 6 salam pembuka, 7 isi surat, 8 salam
penutup, 9 nama jabatan pengirim surat, 10 tempat tanda tanganstempel, 11 nama pengirim surat, dan 12 tembusan.
K. Kesekretariatan
Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifat penunjang. Sekretariat ialah satuan organisasi yang
8
melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan
penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar. Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat
menyatakan kegiatan dan tata kerjanya. Sekretariat dapat berupa: 1 kantor atau kedudukan seorang sekretaris, 2 kantor atau tempat di
mana sekretaris melakukan pekerjaannya, 3 pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh sekretaris, dan 4 pegawai atau kelompok
sekretaris Webster, 1956:1317. Administrasi kesekretariatan ialah kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya, baik
fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan unit organisasi lini
guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur akuntabilitas dapat terpenuhi.
Berdasarkan permen 24 th 2007 tentang Sarana prasarana : Sebuah SDMI sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut:
1. ruang kelas,
2. ruang perpustakaan,
3. laboratorium IPA,
4. ruang pimpinan,
5. ruang guru,
6. tempat beribadah,
7. ruang UKS,
8. jamban,
9. gudang,
10. ruang sirkulasi,
9
11. tempat bermainberolahraga.
1. Fungsi Sekretariat
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang
pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Sekretariat berfungsi: 1 menghimpun, 2 mencatat, 3
mengolah, 4 menggandakan, 5 mengirim, dan 6 menyimpan.
2.Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan bertujuan untuk: 1 memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, intern dan ekstern; 2
mengamankan rahasia perusahaanorganisasi; dan 3 mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaanorganisasi yang berguna
bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.
3.Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi administrasi kesekretariatan adalah untuk: 1 mengadakan pencatatan secara tepat guna dan tepat waktu semua kegiatan
manajemen, menurut sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dan sumber informasi; b alat pelaksanaan pusat
ketatausahaan; 3 alat komunikasi pelaksana pemegang perusahaanorganisasi; dan 4 pusat dokumentasi.
4. Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi
Kesekretariatan
Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: 1 menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; 2
menyelenggarakan tata hubungan, intern dan ekstern hubungan
10
masyarakat; 3 menyelenggarakan kepanitiaan rapat; 4 menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; 5 menyelenggarakan
pengaturan penerimaan tamukunjungan; 6 menyelenggarakan tugas bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan
fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran, kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan
kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu menerapkan fungsi manajemen berikut.
a. Perencanaan: 1 administrasi perkantoran, 2 tata naskah
dalam kearsipan, 3 administrasi kepegawaian, 4 administrasi keuangan, dan 5 administrasi materiil dan kehumasan
b. Pengkoordinasian
c. Penggerakkan: 1 pengarahan atas kegiatan perkantoran
secara efektif; 2 mengaplikasikan kebijakan kepegawaian yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai melalui
orientasi, pelatihan, promosi, dan kesejahteraan; 3 menciptakan komunikasi efektif antara bawahan dan atasan;
dan 4 mengkoordinasikan kegiatan berbagai unit.
d. Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap
standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi hasil optimal.
e. Pelaporan: menyampaikan perkembanganhasil kegiatan yang
berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun tertulis kepada pihak yang berkepentingan.
11
5.Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan
Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: 1 fasilitatif; 2 pelayanan prima; 3 legalitas; 4 dinamika; 5 pemberdayaan; 6
informasional; 7 efisiensi dan efektivitas; 8 jaringan kerja; 9 sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan
desentralisasi; 10 tepat waktu; 11 telaahan staf; 12 kompetensi; 13 imbalan yang wajar dan adil; dan 14 perlakuan yang sama pada setiap
orang.
6.Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan:
Prinsip-prnsip administrasi kearsipan adalah: 1 legalitas, 2 efisiensi, 3 pembakuan, 4 pertanggungjawaban, 5 keterkaitan, 6
ketepatan,7 keamanan, 8 ketelitian, 9 kejelasan, dan 10 asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi.
L. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Kategori