BAB II ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN KESEKRETARIATAN
A. Administrasi Persuratan 1.Pengertian
Administrasi dalam arti luas adalah organisasi dan manajemen.
Dalam arti sempit dimaksudkan sebagai pengurusan atau tata usaha,
yang bisa meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan, perlengkapan maupun keuangan dalam suatu
organisasi. Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan
kearsipan kesekretariatan perlu diberikan beberapa pengertian sebagai berikut.
a. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.
b. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan
dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan. d.
Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan
kedinasan.
5
e. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang
atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen danbarang, bahan lain yang dikirimkan.
f. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan
menggunakan kata-kata biasa danatau kata-kata sandi mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan
disampaikan melalui telegraf. Saat ini telegram jarang digunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail.
g. Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan
tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
h. Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau
petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang- undangan danperintah yang telah ada.
i. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada
sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat
yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
k. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima
kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
l. Surat pengumuman merupakan surat yang berisi
pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
6
m. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran
suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
n. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai
suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. o.
Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat
kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
p. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang
menerima surat masuk atau mengirim surat ke luar. q.
Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk
mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya. r.
Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi surat.
s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan
arsip.
G. MenyusunMembuat Surat Korespondensi Fungsi surat adalah sebagai: 1 wakil dari pengirimpenulis, 2
bahan pembukti, 3 pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, 4
alat pengukur kegiatan organisasi, dan 4 sarana memperpendek jarak serta menyingkat waktu.
7
H. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik
Kategori