Analisis Sistem Pengeluaran Kas di Sekolah Dasar Xaverius Terbanggi
c. Membayar gaji guru dan karyawan tidak tetap
Dalam petunjuk teknis Bantuan Operasional Sekolah BOS membayar gaji guru honor merupakan komponen dari pengeluaran
kas. Pengeluaran ini tidak bias dikatagorikan sebagai pengeluaran rutin karena dilakukan jika perlu atau mempunyai guru atau pegawai
honorer. Langkah-langkah untuk melakukan penggajian guru honor di
Sekolah Dasar Xaverius Terbanggi Besar adalah pertama, bendahara BOS memberikan uang kepada bendahara unit sekolah sebagai gaji
guru honor sejumlah yang ada dalam RKAS Rencana Keuangan Anggaran Sekolah. Bendahara unit memberikan tanda tangan sebagai
bukti terima uang pada BKP yang diberikan oleh bendahara BOS. Kemudian, bendahara unit melakukan verifikasi dan melakukan
pencatatan di
database
penggajian kemudian memasukan uang beserta slip gaji dan memberikannya ke kepala sekolah. Setelah itu
kepala sekolah melakukan penggajian dengan memberikan amplop uang beserta slip gaji yang diterima.
Pada bagian bendahara BOS bukti BKP yang telah di tanda tangani oleh bendahara unit disimpan dan dilakukan pencatatan untuk
pengeluaran penggajian dan setelah itu bukti akan diarsipkan di tata usaha administrasi. Lihat gambar 5.3
Gambar 5.3
Flowchart
Pengeluaran Dana BOS Untuk Gaji Guru Tidak Tetap
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
d.
Transport
Guru Transport Guru merupakan ongkos dari sebuah perjalanan karena
mendapatkan perintah dari Kepala Sekolah untuk melakukan perjalanan dinas seperti rapat ke sekolah xaverius lain, rekoleksi dan
rapat di Dinas. Hal ini juga merupakan bagian kegiatan operasional sekolah sehingga termasuk dalam pengeluaran dana Bantuan
Operasional Sekolah BOS. Langkah-langkah untuk melakukan pengeluaran kas transport
Guru di Sekolah Dasar Xaverius Terbanggi Besar adalah pertama, Kepala Sekolah membuat sebuah surat perintah perjalanan dinas
SPPD yang bertujuan mengutus salah seorang guru untuk melakukan tugas yang mewakili sekolah. Setelah surat perintah
perjalanan dinas tersebut diterima oleh guru, kemudian guru tersebut akan memberikan surat perintah perjalanan dinas ke bendahara BOS
sambil meminta dana sejumlah terkait. Setelah itu, bendahara akan mengeluarkan kuitansi sebagai bukti pengeluaran kas dan guru
memberikan tanda tangan sebagai bentuk tanda terima uang. Bukti pengeluaran akan diarsipkan oleh tata usaha administrasi. Lihat
Gambar 5.4
Gambar 5.4
Flowchart
Pengeluaran Dana Untuk Transport Dinas Guru
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
e. Ujian Tengah Semester dan Ujian Semester
Pengeluaran lainnya yang dilakukan oleh sekolah adalah pengeluaran untuk biaya penggandaan soal yang diperoleh dari dinas
pendidikan di Kabupaten. Biaya ini merupakan gabungan dari kelas satu sampai kelas enam, dan juga biaya ini telah menjadi bagian dari
komponen biaya di Rencana Keuangan Anggaran Sekolah RKAS. Langkah-langkah dalam melakukan pengeluaran untuk biaya
penggandaan soal ujian tengah semester dan ujian semester. Pertama, Kepala Sekolah membuat Rencana Keuangan Anggaran Sekolah
RKAS yang mana memasukan komponen biaya penggandaan soal pada RKAS tersebut. Pada saat ujian tengah semester dan ujian
semester, panitia kecamatan mengirimkan surat tagihan kepada sekolah terkait dengan penggandaan soal ujian. Setelah surat tersebut
diterima, Kepala Sekolah menyuruh bendahara BOS untuk melakukan pembayaran tagihan. Kemudian akan mendapatkan bukti pembayaran
berupa nota dan BKP dari panitia Kecamatan yang masing-masing dua rangkap. Setelah itu bendahara akan memasukan pengeluaran ke
dalam buku pencatatan. Lihat gambar 5.5
Gambar 5.5
Flowchart
Pengeluaran Dana BOS Untuk Penggandaan Soal Ujian Tengah Semester dan Ujian Semester
Sumber: Hasil Wawancara, 2016
f. Buku Cetak Siswa
Pengeluaran ini dilakukan sekolah untuk menambah koleksi dalam mata pelajaran PKN, bahasa Indonesia, matematika, IPS dan
IPA untuk kelas 4 dan 5. Langkah-langkah
dalam melakukan
pengeluaran dalam
pembelian buku cetak siswa adalah pertama, penerbit Erlangga datang ke sekolah menawarkan buku, kemudian kepala sekolah memanggil
guru kelas yang bersangkutan untuk melakukan perundingan. Setelah setuju maka kemudian pihak Erlangga mengeluarkan dokumen bukti
pemesanan dua rangkap, dimana untuk kepala sekolah satu dan pihak Erlangga satu. Kemudian buku akan dikirim ke sekolah, dan kepala
sekolah meminta bendahara untuk mengeluarkan uang sejumlah terkait untuk membayar buku cetak. Kemudian bendahara akan
melakukan pencatatan manual di buku, dan pihak Erlangga memberikan BKP sebagai bukti pembayaran. Lihat gambar 5.6
Gambar 5.6
Flowchart
Pengeluaran Dana BOS Untuk Pengandaan Buku Penggangan Siswa
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
g. Biaya Internet dan Telpon
Pengeluaran ini merupakan pengeluaran yang rutin dilakukan, karena sifatnya tagihan ini bersifat bulanan yaitu tanggal 20 setiap
bulannya. Langkah-langkah dalam melakukan pengeluaran untuk biaya internet dan telepon adalah pertama, kepala sekolah akan
meminta uang ke bendahara BOS. Kemudian bendahara akan melakukan pencatatan pada buku, dan kepala sekolah akan melakukan
pembayaran ke Telkom. Kemudian, mendapatkan dua nota yaitu telpon dan internet. Nota akan diberikan ke bendahara, dan
pengarsipan dilakukan oleh tata usaha administrasiLihat gambar 5.7.
Gambar 5.7
Flowchart
Pengeluaran Kas Dana BOS Untuk Biaya Internet dan Telepon
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
2. Deskripsi sistem pengeluaran kas untuk aktivitas-aktivitas yang membuat
Sekolah Dasar Xaverius Terbanggi Besar melakukan pengeluaran kas dengan dana rutin dan subsidi, yaitu:
a. Pembayaran Gaji Guru dan Karyawan Tetap
Pembayaran gaji ini merupakan pengeluaran rutin yang dilakukan oleh sekolah yaitu setiap bulan pada tanggal 20. Dana yang digunakan
untuk pengeluaran gaji merupakan pemasukan dari dana rutin dan juga dari dana subsidi perusahaan.
Langkah-langkah dalam melakukan pengeluaran gaji untuk guru dan karyawan tetap adalah pertama, bendahara unit sekolah membuat
surat pengajuan dana subsidi yang di tandatangani oleh kepala sekolah, komite sekolah, mengetahui yayasan, kemudian komite
sekolah akan mengantarkan surat tersebut ke pihak perusahaan pada bagian CSR. Setelah surat tersebut disetujui oleh pihak perusahaan,
maka kasir perusahaan akan menghubungi pihak sekolah untuk mengambil dana tersebut di kasir. Setelah dana diambil maka akan
diberikan ke bendahara sekolah yang akan membagi porsi gaji sesuai dengan dengan kehadiran dan juga golongan jabatan. Kemudian
bendahara akan menerbitkan 4 rangkap slip gaji yang terdiri dari lampiran penghasilan kotor dan 1 lampiran bukti penghasilan bersih.
Lampiran penghasilan tersebut akan diserahkan ke kepala sekolah beserta dengan uang gaji yang berupa gabungan antara uang rutin
dengan dana subsidi sebanyak jumlah jumlah guru, tata usaha dan juga
pramubakti. Kepala sekolah akan membagi gaji yang dilampiri dengan 1 slip penghasilan kotor dan 1 penghasilan bersih kepada guru
dan karyawan, sedangkan 3 slip lampiran penghasilan kotor akan dikembalikan ke bendahara unit untuk diarsipkan. Lihat gambar 5.8
Gambar 5.8
Flowchart
Pengeluaran Kas Dana Rutin dan Subsidi Perusahaan Untuk Penggajian
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
b. Biaya Rutin Sekolah
Pengeluaran ini merupakan pengeluaran yang rutin dilakukan oleh sekolah seperti pembelian keperluan rumah tangga sekolah.
Dalam pengeluaran ini, di biayai dari pemasukan rutin yang di terima oleh sekolah yaitu uang SPP yang langsung di kelola oleh bendahara
unit sekolah. Langkah-langkah untuk melakukan pengeluaran rutin adalah
pertama, kepala sekolah akan melihat RAPBS yang berkaitan dengan pengeluaran rutin. Kemudian, kepala sekolah akan menunjuk orang
yang mengurus keperluan rutin, misalnya seperti keperluan rumah tangga sekolah, maka kepala sekolah menunjuk pramubakti untuk
meminta uang ke bendahara. Bendahara sekolah akan memberikan uang, kemudian pramubakti membeli keperluan rumah tangga dan
nota yang didapat akan diberikan ke bendahara sekolah. Setelah itu, bendahara akan mencatat pengeluaran berdasarkan nota tersebut pada
buku harian kas dan jurnal keluar, kemudian nota tersebut akan diarsipkan oleh bendahara. Lihat gambar 5.9
Gambar 5.9
Flowchart
Pengeluaran Kas Dana Rutin Untuk Biaya Rutin
Sumber : Hasil Wawancara, 2016
3. Dalam kegiatan operasionalnya SD Xaverius menggunakan dokumen-
dokumen terkait penggunaan dana BOS Bantuan Operasional Sekolah, dana rutin, dan dana subsidi perusahaan di SD Xaverius Terbanggi Besar.
Berikut adalah dokumen-dokumen tercetak dan elektronik yang digunakan dalam pengeluaran kas dana BOS lihat pada Tabel 5.1 :
a. BKP Bukti Kas Pengeluaran
Bukti ini merupakan dokumen cetak yang digunakan untuk pengeluaran kas atau pun untuk melengkapi bukti pengeluaran lain,
seperti nota dan kuitansi. BKP biasanya dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk pengeluaran langsung dengan menggunakan dana BOS.
Dalam pengeluaran ini, biasanya dilengkapi dengan materai untuk pengeluaran tersebut Rp 500.000,- lima ratus ribu rupiah sedangkan
untuk pengeluaran dibawah nominal tersebut tidak perlu menggunakan materai. Selain itu, BKP juga dapat dikeluarkan oleh
pihak diluar sekolah, misalnya seperti pihak penerbit dan juga Dinas Pendidikan Kecamatan. Dalam pelaporan dana BOS ini BKP
merupakan bukti yang wajib digunakan oleh pihak sekolah. Untuk dapat dinilai sebagai bukti yang sah, BKP harus dilengkapi dengan
atribut seperti; nomor BKP, pihak yang menerima, jumlah nominal, keterangan pembayaran, tanda tangan dan cap dari kepala sekolah,
tanda tangan bendahara BOS, tanggal BKP di keluarkan, dan tanda tanngan pihak yang menerima BKP. Untuk BKP yang telah
dilampirkan oleh SD Xaverius sudah cukup lengkap, hanya beberapa
saja yang masih memiliki kekurangan yaitu pada nomor BKP dan tanda tangan penerima uang.
b. Nota
Bukti dokumen cetak ini sudah umum digunakan dalam pengeluaran kas. Bukti ini penting untuk menunjang keakuratan
dalam penggunaan dana yang telah di lakukan oleh pihak sekolah. Dalam pelaporan dana BOS, bukti nota ini diperoleh dari pihak luar
sekolah dan dilengkapi dengan BKP sebagai penunjang bukti nota tersebut. Nota-nota yang dilampirkan dalam laporan dana BOS ini
harus dilengkapi dengan tanda tangan ataupun cap dari tempat yang mengeluarkan nota tersebut agar bukti tersebut dapat dinilai sah.
c. Kuitansi
Bukti dokumen cetak ini merupakan bukti yang umum digunakan sebagai bukti pembayaran. Bukti ini sama seperti nota yang memiliki
hal penting untuk menunjang keakuratan dalam penggunaan dana yang telah dilakukan oleh pihak sekolah. Dalam pelaporan dana BOS,
bukti kuitansi diperoleh dari pihak luar seperti bendahara unit sekolah. Kuitansi yang dilampirkan harus mempunyai keterangan yang jelas,
pihak yang mengeluarkan kuitansi tersebut, tanggal, nominal uang yang dikeluarkan, dan tanda tangan pihak yang bersangkutan. Dalam
pelaporan dana BOS ini, kelengkapan atribut kuitansi sudah baik.
d. RAPBS Rencana Anggaran dan Pemasukan Belanja Sekolah
RAPBS merupakan dokumen cetak yang penting yang mendukung kegiatan di dalam sistem pengeluaran kas. Hal ini karena
RAPBS merupakan suatu anggaran yang menjadi pedoman untuk pihak sekolah dalam melakukan pengeluaran kas. RAPBS ini berisi
pengeluaran-pengeluaran yang telah direncanakan oleh sekolah di awal tahun ajaran baru. Namun, jika ada pengeluaran yang mendadak
maka kepala sekolah dapat mengambil
keputusan untuk
mengalokasikan biaya yang ada dalam RAPBS dengan biaya yang lebih diperlukan sekolah, tentunya dengan diikuti oleh bukti
pengeluaran yang jelas. e.
Bukti kesepakatan pembelian Bukti ini merupakan dokumen cetak yang berupa bukti surat
keterangan yang ada di dalam pengeluaran penggandaan buku cetak untuk siswa. Bukti ini terjadi ketika adanya kesepakatan antara pihak
penerbit dengan pihak sekolah dalam jumlah buku dan nominal yang harus dibayarkan oleh pihak sekolah kepada penerbit. Dalam kegiatan
pengeluaran kas, bukti ini menjadi dokumen pendukung untuk BKP yang akan dikeluarkan oleh pihak penerbit.
f. Bukti presensi kehadiran guru dan karyawan tidak tetap
Bukti ini merupakan dokumen cetak yang berupa presensi kehadiran guru dan karyawan yang tidak tetap di sekolah dasar
Xaverius Terbanggi Besar yang diberikan setiap bulan. Bukti ini
berguna sebagai dokumen pelengkap untuk menentukan besaran gaji yang diterima oleh guru dan karyawan tidak tetap di sekolah dasar
Xaverius. Presensi ini biasanya di pegang oleh satu orang guru yang diberi tugas oleh kepala sekolah.
g. Buku catatan harian kas
Bukti ini merupakan dokumen cetak yang berupa buku catatan akuntansi yang berisi jurnal tentang transaksi pengeluaran kas yang
telah dilakukan oleh pihak sekolah. Buku ini merupakan tanggung jawab dari bendahara BOS yang harus selalu mencatat setiap
pengeluaran berdasarkan dari bukti transaksi yang ada. Buku catatan kas ini nantinya akan diserahkan ke tata usaha administrasi untuk
dipindahkan ke
computer
dalam
format
excel untuk laporan dana BOS setiap triwulan.
h. Data pembayaran gaji guru dan karyawan tidak tetap
Bukti ini merupakan dokumen elektronik yang berupa data tentang keterangan gaji, uang transport, uang lembur dan tunjungan
khusus untuk guru dan karyawan tidak tetap di sekolah dasar Xaverius Terbanggi Besar. Dokumen ini berupa
file Microsoft excel
yang diisi oleh tata usaha administrasi, dengan melihat pada bukti kehadiran dari
guru dan karyawan tidak tetap. i.
Data siswa yang menerima bantuan BOS Bukti ini merupakan bukti dokumen elektronik yang berisi daftar
nama siswa yang menerima bantuan biaya sekolah dari dana BOS.
Data ini terdapat 30 orang siswa yang terdaftar untuk menerima bantuan dana BOS, yang sebelumnya telah di seleksi oleh pihak
sekolah. j.
Data daftar inventaris peralatan sekolah Bukti elektronik ini merupakan data yang berisi daftar barang
inventaris yang dimiliki oleh SD Xaverius Terbanggi Besar. Dalam prakateknya data inventaris peralatan sekolah ini merupakan tanggung
jawab salah satu guru yang secara khusus ditunjuk oleh kepala sekolah. Data ini akan di perbaharui oleh petugas setelah sekolah
melakukan pembelian peralatan yang baru.
Tabel 5.1 Dokumen-Dokumen Terkait Dana BOS dalam Sistem Pengeluaran Kas yang Ada di
SD Xaverius Terbanggi Besar
Sumber : Wawancara, 2016 Sedangkan untuk dana rutin dan subsidi, berikut adalah dokumen-
dokumen tercetak dan elektronik yang digunakan dalam pengeluaran kas lihat pada Tabel 5.2 :
a. Nota
Bukti dokumen cetak ini sudah umum digunakan dalam pengeluaran kas. Bukti ini penting untuk menunjang keakuratan
dalam penggunaan dana yang telah di lakukan oleh pihak sekolah.
Nama Aktivitas Dokumen Tercetak Dokumen
Elektronik Penggajian guru
dan karyawan
tidak tetap a. BKP
b. Presensi kehadiran a. Data pembayaran
gaji karyawan
Bantuan siswa yang menerima
bantuan BOS a. BKP
Pembayaran internet
a. BKP b. Nota
Pembelian buku a. BKP
Dari penerbit
b.Dokumen pendukung
seperti bukti
kesepakatan pembelian
Penggandaan soal ujian
a. BKP Dari Dinas Kecamatan
Pembelian peralatan
sekolah a. BKP
b. RAPBS c.Dokumen-dokumen
pendukung
seperti: nota, buku catatan
harian kas a.
Daftar data
inventaris peralatan sekolah
Dalam pelaporan dana rutin dan subsidi, bukti nota ini diperoleh dari pihak luar sekolah. Nota-nota yang dilampirkan dalam laporan dana
rutin dan subsidi ini harus dilengkapi dengan tanda tangan ataupun cap dari tempat yang mengeluarkan nota tersebut agar bukti tersebut
dapat dinilai sah. b.
Kuitansi Bukti dokumen cetak pengeluaran kas ini merupakan bukti yang
umum digunakan sebagai bukti pembayaran. Bukti ini sama seperti nota yang memiliki hal penting untuk menunjang keakuratan dalam
penggunaan dana yang telah dilakukan oleh pihak sekolah. Dalam pelaporan dana rutin dan subsidi, bukti kuitansi dikeluarkan dari pihak
sekolah yaitu bendahara unit sekolah. Kuitansi yang dilampirkan harus mempunyai keterangan yang jelas, pihak yang mengeluarkan
kuitansi tersebut, tanggal, nominal uang yang dikeluarkan, dan tanda tangan pihak yang bersangkutan. Untuk pelaporan dana rutin dan
subsidi, kelengkapan atribut kuitansi sudah baik. c.
Data pembayaran gaji karyawan Bukti ini merupakan bukti elektronik yang berisi tentang
besarnya gaji pokok setiap guru dan juga karyawan tetap di SD Xaverius Terbanggi Besar. Gaji pokok ini biasanya akan tergantung
dengan golongan yang dimiliki oleh guru tersebut. Selain itu, di dalam data pembayaran gaji karyawan ini juga terdapat beberapa elemen-
elemen penunjang dalam gaji yang diterima oleh guru, seperti tunjangan yang diterima.
Tabel 5.2 Dokumen-Dokumen Terkait Dana Rutin dan Subsidi dalam Sistem Pengeluaran Kas yang Ada Di
SD Xaverius Terbanggi Besar
Nama Aktivitas Dokumen tercetak Dokumen
Elektronik
Penggajian untuk
guru dan karyawan tetap
a. Slip penggajian a. Daftar gaji guru
dan karyawan
Biaya rutin a. Nota
b. Kuitansi Sumber: Wawancara, 2016