Evaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas Studi kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
SKRIPSI
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh : Elisabeth Kanthi Swasti
132114003
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA 2017
(2)
i SKRIPSI
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi
Program Studi Akuntansi
Diajukan oleh : Elisabeth Kanthi Swasti
132114003
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA 2017
(3)
EVALU
ASI SI STEt t I I RI FO
螂
I AKL‐N
TAN
SI PEN
G
ELU
ARAN
KAS
St t i 隆鍵醸di P覆転薩苺遷雛 弥毎l ut t ga Be露襲 き競L」議鷲s i a( P] 隠 31)
DaeFah I St i mt t a Yo野 黒
轡 I η
Tt t l g要: 10 J l l l i 2017
Pembimbiag,
Dr . FA. J oko Si s w錘機, M. M. , A壼` , Qh. , 銀
Tel 羞 Di s et 唾轟 01轟: 1彗・
―
・ =‐ ■■ ■■■ 撃=‐
・ ‐
' : ・: . =■ _ ヽ
NI 卜11132114003
(4)
SKRIPSI
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) Daerah IstimewaYogyakarta (DIY)
Dipersiapkan dan ditulis oleh: Elisabeth Kanthi Swasti
NIM:132114003
Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada tanggal18 Juli 2017,
dan dinyatakan memenuhi syarat Susunan Dewan Penguji
Ketua Sekertaris Anggota
Nama Lengkap
Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA. Lisia Apriani, SE., M.Si.,Ak.,QIA., CA. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA.
Tanda Tangan
ＮｾＢＢＢＧＧＧｓ［
ｾＭ
...ｾ AnggotaAnggota
If. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Ak., QIA., CA. .
Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Ak., QIA., CA.
(5)
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab Ia yang memelihara kamu” (1 Petrus 5 : 7)
“Karena itu Aku berkata kepadamu: apa saja yang kamu minta dan doakan, percayalah bahwa kamu telah menerimanya, maka hal itu akan diberikan
kepadamu.” (Markus 11:24)
“Sebab kamu semua adalah anak-anak Allah karena iman di dalam Yesus Kristus” (Galatia 3: 26)
“Iman adalah dasar dari segala sesuatu yang kita harapkan dan bukti dari segala sesuatu yang tidak kita lihat.”
(Ibrani 11:1)
Skripsiku ini Kupersembahkan untuk: Bapaku Tuhan Yesus Kristus Bapak dan Ibuku terkasih Kedua adikku tercinta Maria Estu Tantri dan Marta Anindita Serta semua sahabat dan teman-temanku
(6)
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 18 Juli 2017 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Yang membuat pernyataan,
Elisabeth Kanthi Swasti
(7)
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswi Universitas Sanata Dharma:
Nama : Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003
Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma Yogyakarta karya ilmiah saya yang berjudul:
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta izin dari saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Yang menyatakan
(8)
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
3. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA. selaku pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini. 4. Dr. Fransisca Reni Retno Anggraini selaku Dosen Pembimbing Akademik
yang selalu membantu serta membimbing dan memberikan motivasi dalam menyelesaikan studi.
5. Semua Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah membagikan ilmu dan pengalamannya dalam proses perkuliahan.
6. Semua teman-teman yang telah memberikan dukungan, bantuan, pertanyaan, kritik dan saran sehingga skripsi ini dapat selesai.
(9)
viii
7. Ibu Atik selaku manajer keuangan, mbak. Nerva selaku staf akuntansi, ibu Erna selaku staf keuangan I, mbak. Susi selaku staf keuangan II, mbak. April selaku staf Database dan Diseminasi Data dan seluruh staf di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta yang telah berkenan memberikan ijin penelitian kepada saya untuk melakukan penelitian dan telah meluangkan waktunya untuk membantu saya memperoleh data-data dan informasi terkait dengan penelitian saya. 8. Kedua adikku tercinta Marta Anindita dan Maria Estu Tantri yang selalu
memberikan saya semangat dalam menyelesaikan skripsi ini.
9. Sahabat-sahabat seperjuanganku CCU yang istimewa, Valentina, Christine, Veronica, Vellyn, dan Cevin yang selalu memberikan dukungan, doa, dan dorongan mengerjakan skripsi.
10.Teman-teman seperjuangan Akuntansi angkatan 2013 khususnya kelas A dan teman-teman MPAT kelas D, terimakasih atas masukan, dinamika, dan kebersamaannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 31 Juli 2017 Penulis
(10)
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSKTRAK ... xv
ABSTRACT ... xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan... 4
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem ... 6
1. Pengertian Sistem ... 6
2. Karakteristik Sistem ... 7
B. Informasi ... 9
1. Pengertian Informasi ... 9
2. Karakteristik Informasi ... 9
C. Sistem Informasi Akuntansi ... 11
1. Pengertian Akuntansi ... 11
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 11
3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi ... 12
4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi ... 13
D. Sistem Pengendalian Intern ... 14
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern ... 14
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ... 14
3. Sistem Pengendalian Inter untuk Pengeluaran Kas ... 14
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas ... 14
E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas ... 17
1. Pengertian Kas ... 17
2. Pengertian Pengeluaran Kas ... 17
(11)
x
F. Sistem Teknik Dokumentasi ... 25
1. Bagan Alir Data ... 25
2. Bagan Alir / Flowchart ... 25
G. Organisasi Lembaga Swadaya Masyarakat ... 31
1. Pengertian Organisasi ... 31
2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat ... 31
3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat... 31
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 32
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ... 32
C. Subjek dan Objek Penelitian ... 32
D. Jenis Data yang Diperlukan ... 33
E. Data yang Dibutuhkan ... 33
F. Teknik Pengumpulan Data ... 34
G. Teknik Analisis Data ... 34
BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI A. Profil dan Sejarah PKBI DIY ... 36
B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY ... 37
C. Visi dan Misi Perusahaan... 37
D. Struktur Organisasi PKBI DIY ... 38
E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY ... 41
F. Progran-program PKBI DIY ... 41
G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY ... 42
BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY ... 45
B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY ... 61
C. Pembahasan Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY dengan Teori ... 73
BAB VI PENUTUP A. Kesimpulan ... 95
B. Saran ... 95
DAFTAR PUSTAKA ... 97
(12)
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output ...28
Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses ...28
Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan ...29
Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Alur dan Simbol-Simbol Lain ...31
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY ... 42
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY (lanjutan) ... 43
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran kas di PKBI DIY (lanjutan) ... 44
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney ... 75
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (lanjutan) ... 76
Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney (lanjutan) ... 77
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi ... 78
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)... 79
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)... 80
(13)
xii DAFTAR TABEL
Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)... 81 Tabel 5.3 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen... 82 Tabel 5.4 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan ... 83 Tabel 5.5 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi ... 84 Tabel 5.6 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen ... 85 Tabel 5.6 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen (lanjutan) ... 86 Tabel 5.7 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan ... 87 Tabel 5.8 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi ... 88 Tabel 5.8 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi (lanjutan)... 89
(14)
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PKBI DIY ... 39 Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka. ... 48 Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka (lanjutan). ... 49 Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa ... 52 Gambar 5.2 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa (lanjutan) ... 53 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil ... 56 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) ... 57 Gambar 5.3 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) ... 58 Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank ... 60 Gambar 5.4 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY
(15)
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Surat Ijin Penelitian ... 99
LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara ... 100
LAMPIRAN 3 Formulir Permohonan Pengadaan Barang/Jasa ... 102
LAMPIRAN 4 Surat Permintaan Penawaran Harga ... 102
LAMPIRAN 5 Berita Acara Pemilihan ... 103
LAMPIRAN 6 Permohonan Pembayaran/ Uang Muka ... 104
LAMPIRAN 7 Bukti Pengeluaran Bank ... 104
LAMPIRAN 8 Cek ... 105
LAMPIRAN 9 Bukti Pemasukan Bank ... 106
LAMPIRAN 10 Formulir Permohonan Dana ... 106
LAMPIRAN 11 Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka ... 107
LAMPIRAN 12 Permohonan Uang Muka Perjalanan ... 108
LAMPIRAN 13 Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan ... 109
LAMPIRAN 14 Tampilan menu awal software SAKU ... 110
LAMPIRAN 15 Tampilan menu login software SAKU ... 110
LAMPIRAN 16 Tampilan Software SAKU bagian Transaksi Pengeluaran Kas/ Bank ... 111
LAMPIRAN 17 Tampilan Menu Laporan Informsai Keuangan pada software SAKU ... 112
(16)
xv ABSTRAK
EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2017
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang dijalankan. Penelitian ini dilakukan di PKBI DIY.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data untuk menjawab permasalahan dilakukan dengan menggunakan analisis deskriptif, identifikasi serta membandingkan antara teori dengan praktek yang ada. Pengeluaran kas diidentifikasi dengan komponen utama sistem informasi akuntansi serta dokumen, catatan, dan fungsi yang terkait.
Hasil analisis menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Ketidaksesuaian tersebut dapat dilihat dari penggunaan dokumen cek yang tidak dilakukan atas nama perusahaan penerima pembayaran dan tidak adanya catatan register cek pada pengeluaran kas dengan cek.
(17)
xvi
ABSTRACT
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM EVALUATION OF CASH EXPENDITURE
A Case Study at Indonesia Planned Parenthood Association (IPPA)
Special Region of Yogyakarta (DIY)
Elisabeth Kanthi Swasti NIM : 132114003 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2017
The purpose of this research was to evaluate the accounting information system cash expenditures that being runned. The research took place at Indonesia
Planned Parenthood Association (IPPA) Special Region of Yogyakarta (DIY).
This research was a case study. Data were gathered by doing observation, interview, and documentation. The data analysis technique to answer the problem was done by using descriptive analysis, identification and compare between theory with present practice. The cash expenditure identified with the main component of accounting information along with documents, notes, and certain function.
Based on the results of research, the conclution can be drawn from this
research was the accounting information system of cash expenditure at IPPA DIY
was not fully in accordance within the theory. The discrepancies can be seen from the use of check docs that were not performed on behalf of the payee company and the absence of check register record on cash payments by check.
(18)
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di era global ini segala bentuk teknologi informasi semakin berkembang. Perkembangan teknologi akan berdampak pada suatu perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan organisasi dapat tercapai tergantung dengan baik buruknya penerapan suatu sistem. Salah satu sistem yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya adalah sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi. Informasi tersebut selanjutnya akan dianalisa dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang memerlukan. Sistem informasi akuntansi dapat berguna bagi manajemen dalam proses pengambil keputusan.
Suatu organisasi memerlukan sistem untuk mengelola keuangan serta menjaga kas. Hal ini berlaku juga pada organisasi sektor publik, salah satunyanya adalah LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat). LSM adalah salah satu organisasi yang bertujuan tidak mendapatkan laba namun memberikan pelayanan dan menyelenggarakan seluruh aktivitas terkait dengan pemberian dana oleh suatu lembaga donor. Salah satu informasi yang diperlukan LSM adalah sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
Pengeluaran kas yang terjadi di LSM perlu dikelola dan harus memberikan pertanggungjawaban penggunaan dananya khususnya bagi
(19)
para penyumbang. LSM membutuhkan suatu sistem nformasi akuntansi untuk dapat mengelola dana dalam pengeluaran kas secara efekif dan efesien. Sistem informasi akuntasi pengeluaran kas yang handal akan meyakinkan sumber pendanaan LSM bahwa dana yang disumbangkan akan dikelola dengan baik. Hal tersebut penting mengingat donatur dapat dengan mudah menghentikan pendanaan jika pengelolaan tidak akuntabel atau terdapat penyelewengan.
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) merupakan salah satu LSM yang telah menggunakan sistem informasi akuntansi untuk mengelola keuangannya. PKBI melaksanakan kegiatan operasional, dan juga melakukan aktivitas pengeluaran kas. Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang baik dapat memembantu LSM dalam memberikan informasi mengenai pertanggungjawaban penggunaan dana. Selain itu, sistem informasi akuntansi pengeluaran kas juga dapat menjaga kas sehingga terhindar dari pencurian, kehilangan kas ataupun pengeluaran-pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya.
Evaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas diperlukan untuk mengevaluasi pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan di PKBI Daerah Istimewa Yogyakarta dengan membandingkannya dengan teori yang ada. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian mengenai “Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas” Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta.
(20)
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka dirumuskan masalah penelitian dalam bentuk pertanyaan, yaitu:
Apakah penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY sudah sesuai dengan kajian teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui apakah penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY sudah sesuai dengan kajian teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia DIY
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan menambah informasi mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan menjadi referensi ilmu pengetahuan bagi para mahasiswa.
(21)
3. Bagi Penulis
Penelitian ini sabagai wujud implementasi dari materi yang telah penulis dapat selama perkuliahan dan berguna untuk menambah wawasan dan kemampuan penulis dalam mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
E. Sistematika penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam menganalisis, menggambarkan dan mengevalusi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab menguraikan jenis penelitian, waktu dan lokasi penelitian, subyek dan obyek penelitian, jenis data yang diperlukan, data yang dibutuhkan, dan teknik pengumpulan data.
(22)
BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI
Bab ini membahas mengenai gambaran umum Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesi Daerah Istimewa Yogyakarta yang terdiri dari profil dan sejarah, lokasi dan jam kerja, visi dan misi, struktur organisasi, program-program PKBI DIY, dan uraian tugas bagian keuangan di PKBI DIY.
BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini mendiskripsikan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan PKBI DIY dan mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan membandingkan teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada dengan penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan PKBI DIY.
BAB VI PENUTUP
Bab ini membahas kesimpulan mengenai pengevaluasian yang terkait dengan rumusan masalah dan saran dari penulis.
(23)
6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2015:3) Sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Diana dan Setiawati (2011: 3) Sistem merupakan serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pasti tersusun dari sub-sub sistem yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Mulyadi (2014: 4) mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat dijelaskan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang saling berkaitan atau rangkaian kegiatan yang membentuk suatu jaringan prosedur dan berfungsi dalam mencapai sebuah tujuan sesuai dengan yang diharapkan oleh semua pihak.
(24)
2. Karakteristik Sistem
Jogiyanto (2005: 3) memaparkan suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan Sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan diluar suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi sistem operasi.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
(25)
e. Masukan Sistem (Input).
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan masukan (singal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Signal input
adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
f. Keluaran (Output).
Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Process).
Pengolah atau proses merupakan perubahan dari masukan menjadi keluaran. Proses ini dilakukan oleh mesin, manusia dan komputer. Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Sistem Akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dengan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajeman.
h. Sasaran Sistem (Object).
Suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan. Kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
(26)
B. Informasi
1. Pengertian Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2015: 4), informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.
Menurut Mardi (2011: 5), informasi adalah data yang diolah kemudian menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, menggambarkan suatu kejadian (event), dan kesatuan nyata (fact and entity) serta digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut Hall (2009: 19), informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan pembelian, laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar komputer.
2. Karakteristik Informasi
Agar informasi dapat berguna dan berarti bagi penggunanya, menurut Romney dan Steinbart (2015: 5) maka informasi harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut:
a. Relevan
Informasi harus dapat menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau membenarkan ekspetasi sebelumnya.
(27)
b. Akurat (Accuracy)
Akurasi atau tingkat keakuratan dapat diartikan informasi itu bebas dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan.
c. Lengkap (Completeness)
Informasi tersebut harus memiliki penjelasan yang rinci dan jelas dari setiap aspek peristiwa yang diukurnya. Lengkap namun tidak berlebihan dan tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur.
d. Tepat Waktu (Timeline)
Manajer seharusnya dapat memperoleh informasi yang menggambarkan apa yang terjadi sekarang atau dimasa yang akan datang dan informasi apa yang telah terjadi dimasa lampau, mengingat informasi disajikan mempengaruhi proses pembuatan keputusan.
e. Dapat Dipahami
Informasi disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas. f. Dapat Diverifikasi
Misalkan terdapat dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama sehingga tingkat informasi dapat dibandingkan.
g. Dapat diakses
Informasi tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.
(28)
C. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi
Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 2) akuntansi dapat didefinisikan secara tepat dengan menjelaskan tiga karakteristik penting dari akuntansi: (1) pengidentifikasian, pengukuran, dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang (2) entitas ekonomi kepada (3) pemakai yang berkepentingan.
Menurut Romney (2015: 11) akuntansi merupakan proses identifikasi, pengumpulan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem informasi karena sistem informasi akuntansi mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.
Mulyadi (2016: 8) mengungkapkan bahwa sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mardi (2011: 4), sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya.
(29)
Menurut Diana dan Setiawati (2011: 4), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Menurut Romney (2015:11), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan.
3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi
Menurut James A. Hall (2009: 21), ada tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem termasuk sistem informasi akuntansi, yaitu : a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggungjawab manajemen untuk mengatur sumberdaya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan lain yang diminta. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggngjawaban. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.
Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan.
(30)
c. Untuk mendukung kegiatan operasi harian perusahaan.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dengan efisien dan efektif.
4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2015: 11) sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen , yaitu:
a. Orang yang menggunakan sistem, maksudnya adalah orang-orang yang mengoperasikan sistem informasi akuntansi dan melaksanakan berbagai fungsi.
b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi.
c. Data mengenai proses-proses organisasi bisnis berupa dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.
d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.
e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, paralatan pendukung (peripheral), dan jaringan komunikasi dalam SIA.
f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.
(31)
D. Sistem Pengendalian Intern
1. Definisi Sistem Pengendalian Intern
Menurut Romney (2016: 226), pengendalian internal adalah proses yang dijalankan untuk jaminan memadai dengan mencapai tujuan-tujuan pengendalian internal.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian internal menurut Diana dan Setiawati (2011: 59), yaitu:
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi. c. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
3. Sistem Pengendalian Intern untuk Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016: 432), sistem pengawasan internal yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek dan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem imprest.
4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016: 432), unsur-unsur yang terkandung dalam pengendalian internal untuk sistem pengeluaran kas adalah:
(32)
a. Organisasi
1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
2) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
c. Praktik yang Sehat
1) Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari pencurian atau dari penggunaan uang yang tidak semestinya.
2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
(33)
3) Penggunaan rekening bank koran, yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. 5) Jika pengeluaran hanya menyangkut jumlah yang kecil,
pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang akuntansinya dilakukan dengan imprest system.
6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.
7) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian.
8) Kasir diasuransikan.
9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan.
10)Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh Bagian Kasa.
d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjanya.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
(34)
E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas 1. Pengertian Kas
Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 324), “kas adalah alat keuangan yang berupa koin, mata uang, cek, wesel, cash in hand, atau berupa deposito di bank dimana dalam laporan keuangan perusahaan dapat menggabungkan kas bank dan kas kecil dan melaporkan total akumulasi saldo hanya sebagai kas”.
2. Pengertian Pengeluaran Kas
Menurut James A. Hall (2009:201), “pengeluaran kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian.”
Menurut Romney (2015: 463) definisi pengeluaran kas diuraikan sebagai berikut: “Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.”
Menurut Mardi (2011: 88) siklus pengeluaran kas merupakan aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk keperluan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional perusahaan.
3. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Menurut Mulyadi (2016:425), ada dua cara yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan tunai melalui sistem dana kas kecil.
(35)
Pengeluaran kas dengan cek digunakan untuk pengeluaran dalam jumlah besar, sedangkan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil menggunakan dana kas kecil.
a. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Menurut Mulyadi (2016: 425) Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil), karena dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara dua sistem:
fluctuating-fund-balance-system dan imprest system.
1. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Menurut Mulyadi (2016: 426), dokumen akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Di samping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
(36)
b) Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
c) Permintaan Cek
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
2. Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Menurut Mulyadi (2016: 428), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
b) Register cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek. Register- cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang
(37)
dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.
3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Mulyadi (2016:429), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
a) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher
payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas
keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
b) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
c) Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,
(38)
pembuktian kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
d) Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi Fungsi ini juga bertanggungjawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
b. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
1) Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 443), dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah sebagai berikut:
a) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen
(39)
ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas kecil.
b) Cek
c) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya.
d) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. e) Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang
(40)
tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil.
2) Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 445), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :
a) Jurnal Pengeluaran Kas
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.
b) Register cek.
Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c) Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
3) Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil
Mulyadi (2016: 446), beberapa fungsi yang terkait pada sistem dana kas kecil, yaitu:
(41)
a) Fungsi kas.
Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil. b) Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatan transaksi pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (fluctuating-fund-balance system).
c) Fungsi pemegang dana kas kecil.
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
(42)
e) Fungsi pemeriksa intern.
Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana kas kecil.
F. Sistem Teknik Dokumentasi
Menurut Romney (2015: 59), “Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi yang menjelaskan cara sistem bekerja”.
Ada beberapa alat dokumentasi yang ada yaitu bagan alir data (data flow chart) dan bagan alir dokumen (document flowchart). Secara rinci dijabarkan sebagai berikut:
1. Bagan Alir Data
Diagram arus data (Data Flow Diagram – DFD) secara grafis mendiskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD disususn dari empat elemen dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data.
2. Bagan Alir/ flow chart
Flowchart adalah teknik analitis yang digunakan untuk
mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan simbol-simbol standar
(43)
untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan arus data melalui sistem.
Simbol bagan alir (flowchart), Romney (2015: 67) membaginya menjadi empat:
a. Simbol input/ output
Simbol ini menunjukkan input ke atau output dari sistem. b. Simbol pemrosesan
Simbol ini menunjukkan pengolahan data, baik secara elektonik atau manual (dengan tangan).
c. Simbol penyimpanan
Simbol ini menunjukkan tempat data disimpan. d. Simbol arus dan lain-lain
Simbol ini menunjukkan arus data, menunjukkan di mana bagan alir dimulai dan berakhir, menunjukkan keputusan dibuat, dan menunjukkan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir. Menurut Romney (2015: 68) jenis bagan alir (flowchart), dibaginya menjadi tiga, yaitu:
1) Bagan Alir Dokumen (document flowchart)
Bagan alir yang mengilustrasikan arus data dan dokumen di antara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.
(44)
2) Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart)
Bagan alir yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.
3) Bagan alir sistem (system flowchart)
Bagan alir yang menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem.
Bagan alir sistem secara umum digambarkan dengan simbol-simbol yang dijelaskan pada Tabel 2.1, Tabel 2.2, Tabel 2.3, Tabel 2.4.
(45)
Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output
(Sumber: Romney 2015: 67)
Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses
(Sumber: Romney 2015: 67)
Simbol Pengertian Keterangan
Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer.
Dokumen Rangkap
Digambarkan dengan menupuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen dibagian depan dokumen pada bagian kiri atas.
Output elektronik (Display)
Simbol ini menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat outline, seperti sebuah terminal, monitor, atau layar. Entri Data Elektronik
(Pengetikan Online)
Masukan data menggunakan perangkat online, seperti terminal atau komputer personal.
Terminal atau Komputer Personal
Simbol display dan simbol pengetikan online digunakan bersama-sama untuk menggambarkan terminal dan komputer personal.
Simbol Pengertian Keterangan
Pemrosesan Komputer Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi
Kegiatan Manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual.
(46)
Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan
Simbol Pengertian Keterangan
Database
Disk Bermagnet
Data disimpan secara permanen pada disk bermagnet digunakan untuk menyimbolkan file induk (master file)
Tape/ Pita Magnetis
Data disimpan dalam tape magnetik.
File dokumen kertas (Arsip)
Arsip dokumen disimpan secara manual. Huruf didalamnya menunjukkan cara pengurutan arsip: N = Urut Nomor, A = Urut Abjad, T = Urut Tanggal.
Input / Output; Jurnal / Buku Besar
Simbol ini menggambarkan setiap fungsi input dan output. Simbol ini juga digunakan untuk menggambarkan jurnal dan buku besar dalam flowchart.
(Sumber: Romney 2015: 68)
(47)
Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Arus dan Simbol-Simbol Lain
Simbol Pengertian Keterangan
Arus Dokumen atau Pemrosesan
Mengarahkan arus dokumen atau pemrosesan: arus normal ke kanan atau ke bawah.
Hubungan Komunikasi
Transmisi data dari satu lokasi geografis ke lokasi lainnya via garis komunikasi.
Konektor Dalam Halaman (penghubung dalam
sebuah halaman)
Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama. Penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman.
Konektor Luar Halaman (penghubung pada
halaman berbeda)
Menghubungkan bagan alir dalam halaman yang berbeda. Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.
Terminal Menunjukkan awal atau akhir
suatu sistem akuntansi.
Keputusan (Decision) Sebuah tahap atau langkah
pembuat keputusan.
Anastosi (catatan tambahan)
Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi.
(48)
31
G. Organisai Lembaga Swadaya Masyarakat 1. Pengertian Organisasi Nirlaba
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani “organ” yang berarti “alat”. Dalam pengertian umum, organisasi dapat dipahami sebagai alat atau wadah sekelompok orang yang berkumpul dan bekerja sama dengan cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan atau sejumlah sasaran tertentu yang telah ditetapkan bersama. (Mahsun dkk, 2013: 1)
2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) adalah organisasi swasta yang kegiatannya adalah untuk membebaskan penderitaan, memajukan kepentingan kaum miskin, melindungi lingkungan, menyediakan pelayanan dasar masyarakat, atau menangani pengembangan masyarakat. 3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat
a. Formal, yaitu secara organisasi dapat bersifat permanen serta mempunyai kantor dengan seperangkat aturan dan prosedur.
b. Swasta, yaitu kelembagaan yang berada di luar atau terpisah dari pemerintah.
c. Tidak mencari keuntungan, yaitu tidak memberikan keuntungan kepada direktur atau pengurusnya.
d. Menjalankan organisasinya sendiri dan tidak dikontrol pihak luar. e. Sukarela, yaitu menjalankan derajat kesukarelaan tertentu.
f. Non-religius, yaitu tidak mempromosikan ajaran agama.
(49)
32 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu penelitian yang dilakukan dengan meneliti kegiatan organisasi secara langsung pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang dilakukan oleh PKBI (Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa Yogyakarta).
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada periode bulan Maret - Mei 2017.
Penelitian dilakukan di Perkumpulan Keluarga Berenca Indonesia (PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY).
Jl. Tentara Rakyat Mataram Jt 1/705 Yogyakarta. C. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian ini adalah: a. Manajer keuangan PKBI DIY b. Staf Keuangan di PKBI DIY c. Staf Akuntansi di PKBI DIY d. Staf Humas di PKBI DIY 2. Obyek Penelitian
a. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeleuaran Kas
b. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
(50)
c. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
d. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
e. Prosedur yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
f. Bagan alir (flowchart) D. Jenis Data yang Diperlukan
1. Data Primer yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber yang terpercaya atau yang utama merupakan data mentah yang nantinya akan diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya dari individu, karyawan, atau pendapat perseorangan, antara lain: hasil wawancara dari pihak PKBI.
2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah terdokumentasi di PKBI.
E. Data yang Dibutuhkan
1. Sejarah, Visi dan Misi pada PKBI DIY. 2. Program dan kegiatan PKBI DIY.
3. Jabatan dan pembagian tugas karyawan PKBI di bidang keuangan yang terkait pengeluaran kas.
4. Unsur-unsur atau komponen utama sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.
(51)
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY.
6. Informasi mengenai catatan, dokumen, dan fungsi terkait sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada pelayanan PKBI DIY.
F. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik observasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung pada proses pengeluaran kas.
2. Teknik wawancara
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung kepada subyek penelitian.
3. Teknik Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan pada dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.
G. Teknik Analisis Data
Langkah untuk menjawab rumusan masalah, yaitu:
1. Langkah pertama adalah melakukan analisis dengan mendiskripsiskan dan memahami sistem informasi akuntansi pengekuaran kas di PKBI (Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa Yogyakarta). Pendeskripsian meliputi prosedur dan bagan alir dokumen yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.
(52)
2. Langkah kedua adalah mengidentifikasi unsur-unsur sistem informasi akuntansi pengeluaran kas secara deskriptif. Pendeskripsian meliputi komponen sistem informasi akuntansi, pengendalian internal, dokumen, catatan, dan fungsi yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.
3. Langkah ketiga adalah membandingkan hasil temuan lapangan mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY dengan kajian teori yang ada.
4. Menarik Kesimpulan
Jika hasil perbandingan dengan teori temuan lapangan telah memenuhi komponen-komponen diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa PKBI DIY telah sesuai dengan teori atau tidak dan penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY sudah berjalan baik atau belum, sesuai dengan kebijakan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY. Jika hasilnya sesuai dengan teori, maka pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY dapat dikatakan baik. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan teori dan pelaksanaan, maka diberikan saran yang tentunya disesuaikan dengan situasi dan kondisi peusahaan tersebut.
(53)
36 BAB IV
GAMBARAN UMUM ORGANISASI
A. Profil dan Sejarah Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)
Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) pertama kali didirikan pada tanggal 23 Desember 1957 di Jakarta, sebagai Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). Perkumpulan ini berdiri dilandasi kepedulian terhadap keselamatan ibu dan anak di Indonesia. Pendapat tersebut dikemukakan oleh Dr. Soeharto selaku dokter pribadi Persiden Soekarno bersama dengan pendiri PKBI lainya. Pendiri PKBI sendiri terdiri dari sekelompok tokoh masayarakat dan ahli kesehatan.
Pada tahun 1957 angka kematian ibu dan anak di Indonesia sangat tinggi. Kematian ibu terjadi karena pendarahan akibat seringnya melahirkan. Tingginya kematian anak antara lain karena proses kelahiran bayi yang kurang sehat akibat kehamilan yang tidak sehat, kekurangan gizi dan kurangnya perawatan pada masa kehamilan. Perkumpulan ini juga ditujukan kepada tersusunnya keluarga terencana yang bertanggungjawab dan sejahtera di Indonesia.
Pada tahun 1959 PKBI masuk menjadi anggota Federasi Keluarga Berencana Internasional yaitu IPPF (International Planned Parenthood Federation) yang berkantor pusat di Inggris, London. IPPF adalah sebuah lembaga federasi internasional beranggotakan 184 negara yang memperjuangkan hak dan kesehatan reproduksi bagi masyarakat di seluruh
(54)
dunia. PKBI ini sudah menjadi badan hukum yang sah dan diakui oleh pemerintah Indonesia serta telah mendapatkan pengakuan dunia.
Pada tahun 1967 merupakan tahun berdirinya cabang PKBI di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Pada awalnya PKBI DIY hanya sebagai tempat pelatihan dari PKBI pusat. Namun, kemudian PKBI DIY mampu mengembangkan program-programnya baik remaja maupun para suami/istri, dan perempuan yang belum menikah. Setelah itu, PKBI semakin berkembang lagi dengan menjangkau komunitas lainnya seperti pembantu rumah tangga, pekerja seks, waria, gay, buruh gendong, tukang becak, dll.
B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY
PKBI DIY berkedudukan di Jl. Tentara Rakyat Mataram JT 1/705 Yogyakarta 55231.
Jam kerja, setiap hari Senin s/d Sabtu, pukul 08:00 s/d 16:00 WIB. C. Visi dan Misi PKBI DIY
1. Visi
Menjadi Pusat Unggulan (Center of Excellence) Pengembangan Program dan Advokasi Kesehatan Seksual dan Reproduksi yang mandiri pada tahun 2020.
2. Misi
a. Mengembangkan pusat informasi, edukasi dan konseling serta pelayanan kesehatan seksual dan reproduksi ditekankan pada pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas, berbasis hak dan
(55)
berperspektif gender, melalui peningkatan peran PKBI yang profesional, kredibel, mandiri dan berkelanjutan.
b. Memberdayakan masyarakat, agar mampu mengambil keputusan terbaik bagi dirinya dan berperilaku bertanggungjawab dalam hal Kesehatan Seksual dan Reproduksi.
c. Mempengaruhi para pengambil kebijakan untuk memberikan dukungan dan komitmen atas terjaminnya pemenuhan hak-hak seksual dan reproduksi.
D. Struktur Organisasi PKBI DIY
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PKBI DIY
(56)
E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY 1. Cabang PKBI DIY
PKBI DIY saat ini telah mempunyai 5 (lima) cabang. Cabang PKBI DIY berada di 5 daerah di DIY, yaitu PKBI Kota Yogyakarta, PKBI Sleman, PKBI Bantul, PKBI Kulon Progo dan PKBI Gunungkidul. Setiap cabang memiliki koordinatornya masing-masing dengan program kerja yang menjangkau berbagai komunitas.
2. Keanggotaan
Keanggotaan PKBI DIY pada prinsipnya berawal dari keanggotaan PKBI Cabang di 5 Kabupaten/Kota. Keanggotaan PKBI DIY ini bersifat terbuka kepada siapa saja yang peduli dan memiliki keberpihakan terhadap perjuangan Hak Kesehatan Seksual dan Reproduksi (HKSR). Sampai saat ini, keanggotaan yang telah bergabung dengan PKBI DIY ada lebih dari100 relawan yang terdiri dari berbagai profesi, agama, aliran politik, jenis kelamin, orientasi seksual, umur, maupun status ekonomi.
F. Program-program PKBI DIY, meliputi : 1. Pengembangan Media –Media Center
Pengembangan Media merupakan program yang melakukan kampanye melalui talkshow rutin di radio dan televisi lokal, leaflet, booklet, poster, stiker, ILM dalam bentuk audio dan audio visual mengenai isu yang sedang diperjuangkan oleh PKBI DIY.
(57)
2. Pengembangan Pelatihan - Training Center
Pengembangan Pelatihan merupakan program yang melakukan kerja-kerja pendidikan dan pelatihan. Hal tersebut dilakukan melalui ceramah dan pelatihan yang bertujuan untuk peningkatan pengetahuan dan kapasitas internal dan eksternal.
3. Pusat Studi Seksualitas (PSS) - Research Center
Pusat Studi Seksualitas (PSS) merupakan program yang melakukan kerja-kerja riset dan manajemen database PKBI DIY. PSS diarahkan tidak saja untuk pengembangan wacana tetapi lebih serius untuk melakukan penyediaan data, penelitian dan penerbitan.
4. Pengembangan Jaringan Pelayanan Kesehatan Reproduksi a. In Clinic - Klinik Adhiwarga
Klinik Adhiwarga merupakan klinik kesehatan reproduksi/seksual untuk pasangan suami/istri, remaja dan perempuan.
b. Drop In Clinic, terdiri dari beberapa klinik, yaitu: 1) Klinik Griya Lentera
Klinik Griya Lentera merupakan klinik kesehatan reproduksi/seksual bagi komunitas untuk HIV&AIDS, IMS (Infeksi Menular Seksual), ISR (Infeksi Saluran Reproduksi), papsmear, dan VCT (Voluntary Counseling and Testing).
2) Klinik Keliling
Klinik keliling dilakukan ke wilayah-wilayah yang jauh dari akses layanan kesehatan di DIY.
(58)
3) Klinik Beringharjo
Klinik Beringharjo merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual untuk buruh gendong di pasar Beringharjo Yogyakarta.
4) Klinik Remaja
Klinik remaja merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual untuk remaja dengan konsep ramah remaja.
5. Pustragersos
Pustragersos adalah pusat strategi gerakan sosial di PKBI DIY. Suatu program yang membuat perencanaan gerakan sosial untuk berbagai komunitas.
6. Youth Center
Mulai tahun 2005 program pendampingan PKBI DIY untuk komunitas waria, pekerja seks, gay dan remaja jalanan melakukan reorientasi dengan mengubah konsep program pendampingan menjadi pengorganisasian dan lebih aktif mendesakkan kebijakan-kebijakan yang berpihak untuk memberikan hak pada komunitas.
(59)
G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY
Berikut ini adalah uraian tugas atau job decription bagian keuangan berdasarkan prosedur yang terkait pengeluaran kas dijelaskan pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.
Prosedur Uraian Tugas
PHD Pengeluaran Melalui
Bank
Bertugas memberikan otorisasi atas cek dan transaksi yang terjadi terhadap segala pengeluaran di PKBI DIY.
Direktur Eksekutif Pengelolaan Uang
Muka
Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran.
Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil.
Pengadaan Barang atau Jasa
Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa.
Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil.
Pengeluaran Melalui Bank
Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan Dana.
Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan Dana untuk kemudian di tanda tangani.
Kerumahtanggaan Pengadaan Barang atau
Jasa
Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa.
Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa yang ditolak kepada Pemohon.
Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan.
(60)
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY. (lanjutan)
Prosedur Uraian Tugas
Manajer Keuangan Pengelolaan Uang
Muka
Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan anggaran.
Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada pengguna apabila tidak sesuai dengan anggaran. Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/ Bukti Transfer Bank kepada Pengguna Dana.
Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki.
Pengadaan Barang atau Jasa
Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum. Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa sesuai dengan Anggaran.
Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga apabila Pengeluaran lebih dari Rp 5.000.000,-
Melakukan pembayaran Barang/ Jasa.
Melakukan pencatatan atas Barang/ Jasa dan memberikan Barang kepada pengguna.
Mengarsip Tanda Terima Barang/ Kontrak Jasa berdasarkan tanggal.
Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review kesesuaian Surat Pembentukan Dana Kas Kecil dengan Anggaran.
Pengeluaran Melalui Bank
Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan ketersediaan dana.
Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada Pemohon. Menyiapkan Cek.
Menandatangani Cek dan mencairkan dana. Staf Keuangan
Pengelolaan Kas Kecil Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil.
Menyusun Formulir Permohonan Dana.
Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam Buku Kas.
Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar untuk Formulir Permohonan Dana yang disetujui. Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas.
(61)
Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY. (lanjutan)
Prosedur Uraian Tugas
Staf Akuntansi
Membuat rekapitulasi honorarium/ penerimaan dokter dan konselor serta analis laborat.
Membuat rekonsiliasi bank setiap bulan.
Membuat laporan rekapitulasi aktiva tetap tiap semester.
Memposting semua transaksi keuangan PKBI ke dalam sofware Accounting SAKU PKBI.
(62)
45 BAB V
HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Pengeluaran kas yang dilakukan oleh PKBI (Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa Yogyakarta) meliputi pengeluaran melalui bank dan kas kecil. Pengeluaran melalui bank dilakukan apabila jumlah dana yang dibutuhkan besar atas lebih dari Rp 300.000,- Pengeluaran tersebut biasanya digunakan untuk kebutuhan atau keperluan program termasuk membayar biaya gaji maupun segala pengadaan aktiva tetap lembaga. Pengeluaran melalui kas kecil digunakan untuk keperluan yang mendesak atau kebutuhan di PKBI DIY yang nilainya kurang dari Rp 300.0000,-.
Sistem pengeluaran kas di PKBI DIY terdiri dari beberapa prosedur. Prosedur tersebut terdiri dari prosedur pengelolaan uang muka, prosedur pengadaan barang/ jasa, prosedur pengelolaan kas kecil, dan prosedur pengeluaran melalui bank. Berikut ini adalah deskripsi prosedur-prosedur pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY:
(63)
1. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur pengelolaan uang muka yang ada di PKBI DIY.
Pengguna yang membutuhkan dana untuk mengadakan suatu program atau keperluan lain dimulai dengan pengguna dana mengajukan
Form Permohonan Uang Muka (PUM). Pengguna dana yang dimaksud
adalah Kerumahtanggaan, Koordinator Program, dan Manajer atau Direktur Cabang. Pertama, PUM diajukan ke manajer keuangan untuk diperiksa kesesuaiannya dengan anggaran, jika belum sesuai, maka akan dikembalikan ke pemohon. Jika sesuai oleh manajer keuangan, maka PUM akan di proses ke prosedur pengeluaran melalui bank. Kemudian pengguna dana akan menerima uang tunai atau Bukti Transfer Bank apabila dana ditransfer langsung ke rekening pengguna.
Pengguna dana kemudian akan menggunakan dana tersebut sesuai kebutuhan dan harus membuat Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) disertai dengan dokumen pendukung lainnya. Manajer keuangan akan mengecek kembali LPUM dan kelengkapan pendukung, apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki. Setelah sesuai, dokumen-dokumen tersebut akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Apabila uang muka yang diperoleh masih kurang, pemohon perlu membuat Formulir Permohonan Dana. Manajer Keuangan akan melakukan review dan mengotorisasi Formulir Permohonan Dana. Apabila sesuai dan disetujui maka akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank.
(64)
Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengelolaan uang muka yang ada di PKBI DIY.
Gambar 5.1
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka
(65)
Gambar 5.1
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Uang Muka (lanjutan)
(66)
2. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY.
Karyawan PKBI DIY yang memerlukan dana untuk kebutuhan barang atau jasa perlu melalui prosedur pengadaan barang atau jasa. Setiap pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh PKBI DIY dimulai oleh pengguna dana dengan menyusun Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa (PPB/J) yang kemudian diajukan ke bagian kerumahtanggan untuk direview dan disetujui. Setelah itu bagian manajer keuangan juga akan melakukan review kesesuaian PPB/J dengan anggaran. Apabila tidak sesuai dengan anggaran berarti PPB/J ditolak oleh manajer dan akan dikembalikan ke bagian kerumahtanggan untuk diberikan kembali kepada pengguna dana. Sebaliknya, jika PPB/J sesuai anggaran maka manajer keuangan akan melakukan otorisasi dengan menyetujui PPB/J tersebut dan diberikan kepada direktur eksekutif untuk diotorisasi. Pengajuan permohonan pengadaan barang/ jasa dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan.
Setelah disetujui oleh direktur eksekutif, selanjutnya terdapat dua jenis prosedur pengadaan barang/ jasa. Prosedur yang pertama apabila pengadaan barang/ jasa yang diperlukan membutuhkan biaya kurang dari Rp 5.000.000,- maka oleh manajer keuangan PPB/J akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran pengeluaran melalui Bank untuk memperoleh dana yang dibutuhkan.
(67)
Prosedur pengadaan barang/jasa yang kedua adalah jika pengadaan barang/ jasa memerlukan biaya yang lebih dari Rp 5.000.000,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3 (tiga) suppplier/ penyedia. Bagian kerumahtanggaan akan menerbitkan SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) yang kemudian diberikan kepada penyedia barang/jasa.
Bagian kerumahtanggan juga akan melakukan pemilihan dan menyusun BAP (Berita Acara Pemilihan) saat memperoleh surat PH (Penawaran Harga) dari penyedia barang/jasa. BAP kemudian diberikan ke manajer keuangan berserta dengan dokumen PH dan PPB/J untuk diperiksa kembali. Dokumen PH dan BAP yang telah diperiksa oleh manajer dikembalikan dan diarsipkan berdasarkan nomor BAP oleh bagian kerumahtanggaan. Dokumen PPB/J yang telah diperiksa akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank.
Bagian kerumahtanggan selanjutnya akan melakukan pembayaran barang/jasa dengan uang tunai. Selesai pembayaran dilakukan, bersama dengan pengguna barang/ jasa dilakukan pemeriksaan kesesuain barang/jasa dan menandatangani TTB/KJ (Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa). Tanda terima tersebut akan diarsipkan oleh bagian kerumahtanggan berdasarkan tanggal.
(68)
Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY.
Gambar 5.2
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa
(69)
Gambar 5.2
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa (lanjutan)
(70)
3. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY.
Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil (SP PKK) yang disusun oleh staf keuangan dengan jumlah sebesar Rp 2.500.000,- yang disetujui oleh manajer keuangan dan direktur eksekutif. Atas dasar SP PKK yang telah disetujui tersebut, staf keuangan akan menyusun Formulir Permohonan Dana (FPD) dan mencatat penerimaan kas sebagai pengisian kas kecil ke buku kas. Dokumen SP PKK nantinya akan diarsipkan oleh staf keuangan dan FPD akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank. Pemegang dana kas kecil akan melakukan pencatatan jurnal dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas.
Dana yang diterima untuk pengisian kas kecil akan disimpan dalam
cash box atau lemari besi dan pemegang kuncinya adalah staf keuangan
dan manajer keuangan. Staf keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash
opname) dilakukan oleh manajer keuangan secara periodik.
Pengeluaran untuk kas kecil ini dilakukan hanya untuk keperluan mendesak. Pada saat pengeluaran kas kecil ini tidak dilakukan pencatatan. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : pembelian ATK, transport lokal, fotocopy, dan kebutuhan rumah tangga PKBI DIY. Pengeluaran dana kas kecil ini diawali dengan pengguna dana kas kecil menyusun FPD. Kemudian, staf keuangan akan melakukan review
(71)
kesesuaian FPD dengan anggaran. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp 300.000,-. Apabila FPD tidak sesuai berarti FPD ditolak dan akan dikembalikan kepada pengguna dana. Jika FPD sesuai dan disetujui maka staf keuangan akan memprosesnya dengan menerbitkan BPK (Bukti Pengeluaran) 2 rangkap. Lembar BPK pertama diberikan kepada pengguna kas kecil beserta uang yang dibutuhkan. Lembar BPK kedua akan dijadikan bukti sebgai dasar pencatatan pengeluaran ke Buku Kas (BK) dan diarsipkan.
(72)
Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY.
Gambar 5.3
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
(73)
Gambar 5.3
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan)
(74)
Gambar 5.3
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan)
(75)
4. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas kas prosedur pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY.
Pengeluaran dana selain untuk program dan pengadaan barang/jasa yang dilakukan PKBI adalah pembagian gaji. Penggajian di PKBI selalu dilakukan tepat waktu pada tanggal 27 atau lebih awal. Bagian staf keuangan perlu membuat dan mengajukan permohonan pembayaran/ uang muka dan formulir permohonan dana untuk pembayaran gaji staf beserta dengan lampiran daftar karyawannya. Proses penggajian ini langsung dilakukan dengan prosedur pengeluaran melalui bank.
Manajer keuangan akan mereview kembali seluruh formulir dan menyiapkan cek. Cek ini harus diotorisasi oleh dua dari tiga orang pejabat yang berwenang. Direktur Eksekutif yang akan mereview kesesuaian cek dan memberi tandatangan. Setelah disetujui direktur eksekutif, Pengurus Harian Daerah dan/ atau bendahara juga menandatangani cek. Proses penarikan dan pengambilan dana dilakukan oleh karyawan PKBI DIY di Bank CIMB Niaga. Setelah dilakukan penarikan maka teller Bank CIMB Niaga akan memberikan uang tunai sesuai dengan cek atau menerbitkan BTB (Bukti Transfer Bank). BTB merupakan bukti penarikan dana dengan menyetorkan uang melalui bank dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan tanggal yang tertera dikuitansi tersebut. Kemudian, bagian keuangan juga akan membuat BPK (Bukti Pengeluaran Bank) dan digunakan untuk mencatat pengeluaran ke BB (Buku Bank).
(76)
Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY.
Gambar 5.4
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
(77)
Gambar 5.4
Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank (lanjutan)
(78)
B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY
1. Mengidentifikasi komponen utama Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY.
a. Orang-orang dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas PKBI DIY :
1) Pengguna dana, sebagai pelaku yang memerlukan dana atau bagian yang menjalankan fungsi yang memerlukan kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas. Pengguna dana ini adalah kerumahtanggaan/ koordinator program/ manajer atau direktur cabang PKBI DIY.
2) Kerumahtanggaan, menjalankan fungsi pengadaan barang/ jasa yang tugasnya adalah membeli barang, membuat penawaran harga dan memilih supplier.
3) Staf Akuntansi, menjalankan fungsi akuntansi pada unsur sistem informasi pengeluaran kas, tugasnya adalah mencatat segala transaksi pengeluaran kas dengan menginput ke dalam software
accounting SAKU PKBI.
4) Staf Keuangan, menjalankan fungsi kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas.
5) Manajer keuangan, menjalankan fungsi pemeriksa intern dan fungsi pengesahaan pada unsur sistem informasi pengeluaran kas.
(79)
6) Direktur Eksekutif dan PHD sebagai pejabat berwenang di PKBI DIY yang menjalankan fungsi pengesahan.
b. Prosedur-prosedur, terdapat beberapa prosedur yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. Prosedur-prosedur yang digunakan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data menggunakan prosedur dengan cara manual dan terkomputerisasi. Prosedur yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY, yaitu:
1) Prosedur pembuatan permintaan dana
Prosedur ini dilakukan pada saat PKBI DIY (pengguna dana) membutuhkan dana. Pengguna dana perlu membuat atau mengajukan Formulir Permohonan Dana ke bagian keuangan. 2) Prosedur pengadaan barang atau jasa
Prosedur ini dilakukan oleh Pengguna barang atau jasa melalui bagian kerumahtanggaan apabila terdapat kebutuhan barang atau jasa. Pengguna perlu membuat atau mengajukan Formulir Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa ke bagian kerumahtanggaan. 3) Prosedur pengeluaran kas
Prosedur ini dilakukan dengan dua cara. Pertama yaitu melalui sistem dana kas kecil atau dengan uang tunai yang terdapat pada prosedur pengelolaan uang kas. Cara yang kedua dilakukan menggunakan cek atau dengan prosedur pengeluaran melalui bank.
(1)
(2)
(3)
(4)
LAMPIRAN 14 Tampilan menu awal software SAKU
(5)
LAMPIRAN 16 Tampilan Software SAKU bagian Transaksi Pengeluaran Kas/ Bank
(6)
LAMPIRAN 17 Tampilan Menu Laporan Informsai Keuangan pada software SAKU