Untuk peristiwa Kematian, menyediakan bukti kematian seseorang untuk dipergunakan oleh ahli waris yang berkepentingan seperti dalam
pengurusan asuransi, Sementara bagi janda atau duda diperlukan sebagai syarat dalam menikah lagi. Akte kematian juga diperlukan untuk
mengurus pensiun bagi ahli warisnya, untuk mengurus uang duka, tunjangan kecelakaan, Taspen, dan lain sebagainya.
2. Manfaat bagi Negara, yaitu bagi administratif dan statistik Negara. Untuk
itu sistim pencatatan sipil harus bersifat menyeluruh dalam arti menyangkut seluruh penduduk, seluruh kejadian vital dan dalam waktu
yang ditetapkan. Adapun beberapa manfaat administratif umum data catatan sipil. Untuk peristiwa kematian adalah : untuk penentuan daftar
pemilih tetap pada pemilihan umum, untuk merencanakan program kesehatan, pengendalian penyakit. Untuk program keamanan masyarakat,
pencegahan kecelakaan, dan kejahatan, untuk penelitian kematian ibu dan anak, wabah penyakit, untuk penelitian demografis, historis, dan
kecenderungan usia.
F. Instansi yang berwenang menerbitkan Akta Kematian
Salah satu fungsi utama dalam penyelenggaraan pemerintahan yang menjadi kewajiban aparatur pemerintah adalah penyelenggaraan pelayanan
publik. Didalam hukum administrasi Negara Indonesia, berdasarkan pengertian umum istilah pelayanan publik diartikan sebagai segala kegiatan pelayanan yang
dilaksanakan oleh instansi pemerintah sebagai upaya pemenuhan kebutuhan
orang, masyarakat, instansi pemerintah dan badan hukum maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
22
Undang-undang Nomor 24 Tahun 2013 Tentang Administrasi Kependudukan mengatur bahwa penyelenggara dari Administrasi Kependudukan
adalah pemerintah, pemerintah provinsi, dan pemerintah kabupatenkota yang bertanggung jawab dan berwenang dalam urusan Administrasi Kependudukan.
Dan yang menjadi instansi pelaksana adalah perangkat pemerintah kabupatenkota yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan
Administrasi Kependudukan. Pasal 2 Peraturan Pemerintah RI Nomor 37 Tahun 2007 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan, mengatur: “urusan Administrasi Kependudukan diselenggarakan
oleh pemerintah, pemerintah provinsi, dan pemerintah kabupatenkota”.Pasal 27 ayat 1 dalam peraturan yang sama juga mengatur :“Dalam menyelenggarakan
urusan Administrasi Kependudukan di kabupatenkota, dibentuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai instansi Pelaksana yang di atur dalam
Peraturan Daerah.”Berdasarkan penjelasan tersebut di atas dapat diketahui bahwa instansi yang berwenang dalam melakukan pencatatan kematian sehingga akan
menerbitkan akta kematian merupakan salah satu wewenang dari pemerintah daerah kabupaten kota yang di laksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil.
22
Adrian Sutedi, Hukum Perizinan dalam Sektor Pelayanan Publik, Jakarta, Sinar Grafika, 2010, hal 18.
BAB III PROSEDUR PENERBITAN AKTA KEMATIAN DI KOTA MEDAN
D. Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Medan
Kehadiran kota Medan sebagai suatu bentuk kota memiliki proses perjalanan sejarah yang panjang dan kompleks, hal ini dibuktikan dengan
berkembangnya daerah yang dinamakan sebagai “Medan” ini menuju pada bentuk kota metropolitan. Sebagai hari lahir kota Medan adalah 1 Juli 1590, sampai saat
sekarang ini usia kota Medan telah mencapai 418 tahun. Keberadaan Kota Medan saat ini tidak terlepas dari dimensi historis yang panjang, dimulai dari
dibangunnya Kampung Medan Puteri tahun 1590 oleh Guru Patimpus, kota Medan berkembang dari sebuah kampung bernama Kampung Medan Putri, yang
didirikan oleh Guru Patimpus sekitar tahun 1590-an. Guru Patimpus adalah seorang putra Karo bermerga Sembiring Pelawi dan beristrikan seorang putri
Datuk Pulo Brayan. Dalam bahasa Karo, kata Guru berarti Tabib ataupun Orang Pintar, kemudian kata Pa merupakan sebutan untuk seorang Bapak
berdasarkan sifat atau keadaan seseorang, sedangkan kata Timpus berarti bundelan, bungkus, atau balut. Dengan demikian, maka nama Guru Patimpus
bermakna sebagai seorang tabib yang memiliki kebiasaan membungkus sesuatu dalam kain yang diselempangkan di badan untuk membawa barang bawaannya.
Hal ini dapat diperhatikan pada Monumen Guru Patimpus yang didirikan di sekitar Balai Kota Medan
23
Berkembang menjadi Kesultanan Deli pada tahun 1669 yang diproklamirkan oleh Tuanku Perungit yang memisahkan diri dari Kesultanan
Aceh. Perkembangan Kota Medan selanjutanya ditandai dengan perpindahan ibukota Residen Sumatera Timur dari Bengkalis menuju Medan, tahun 1887,
sebelum akhirnya statusnya diubah menjadi Gubernemen yang dipimpin oleh seorang Gubernur pada tahun 1915. Secara historis, perkembangan kota medan
sejak awal memposisikannya menjadi jalur lalu lintas perdagangan. Posisinya yang terletak di dekat pertemuan Sungai Deli dan Babura, serta adanya Kebijakan
Sultan Deli yang mengembangkan perkebunan tembakau dalam awal perkembanganya, telah mendorong berkembangnya Kota Medan sebagai Pusat
Perdagangan ekspor-impor sejak masa lalu. .
Keberadaan kota Medan tidak lepas dari peranan para pendatang asing yang datang ke Medan sebagai pedagang maupun lainnya, peranan Nienhuys
sebagai pemilik modal perkebunan tembakau yang berkawasan di daerah Maryland telah menjadi cikal-bakal pertumbuhan Medan. Nienhuys pada proses
perkembangan perkebunan tembakau telah memindahkan pusat perdagangan tembakau miliknya ke daerah Medan Putri, yang pada saat sekarang ini dikenal
dengan kawasan Gaharu. Proses perpindahan ini telah dapat menciptakan perkembangan cikal-bakal kota Medan seperti sekarang ini, sedang dijadikannya
Medan menjadi ibukota dari Deli juga telah mendorong Medan berkembang
23
www.pemkomedan. Diakses tanggal 1 Juni 2015
menjadi pusat pemerintahan. Sampai saat ini, disamping merupakan salah satu daerahkota, juga sekaligus ibukota Sumatera Utara.
Sebagai negara yang pernah mengalami masa penjajahan maka pengaturan tentang pencatatan sipil di Indonesia sebelum UU Administrasi Kependudukan
UU Adminduk diberlakukan pada tahun 2013, masih menggunakan aturan kolonial Belanda. Pemerintah Hindia Belanda pada waktu itu membagi penduduk
atas dasar etnik golongan Eropa, Timur Asing dan Bumi Putra. Penggolongan itu menghasilkan peraturan yang membedakan penduduk. Pembedaannya tidak
terbatas pada penggolongan etnik saja, tetapi termasuk dalam bidang kependudukan yang mana pencatatan kelahiran dibedakan baik dari sisi
administrasi maupun agama. Secara garis besar aturan tentang Catatan Sipil dapat dibagi kedalam dua periode yaitu masa sebelum kemerdekaan Republik Indonesia
dan setelah kemerdekaan. Pada masa sebelum Indonesia merdeka berlaku aturan kolonoial Belanda
yaitu : a.
Bagi bangsa Eropa diatur dalam S. 1849 No 25 dan perubahan- perubahannya.
b. Bagi bangsa Thionghoa diatur menurut S. 1917 No. 130 Jo. S 1919 No. 81
dan perubahan-perubahannya. c.
Bagi bangsa Indonesia Bumi Putera dari Jawa dan Madura, diatur menurut S. 1920 No 751 Jo. S. 1927 No. 564 dan perubahan-perubahannya.
d. Bagi bangsa Indonesia Bumi Putera Kristen di Jawa, Madura dan
Minahasa, diatur menurut S.1933 No.75 dan perubahan-perubahan lainnya.
e. Peraturan Perkawinan Campuran diatur dalam S. 1986 No. 23 Jo. S 1898
No. 158 dan perubahan-perubahannya. Pada masa setelah kemerdekaan Republik Indonesia sampai sekarang:
a. Instruksi Presidium Kabinet No 3144IN121966.
b. Undang-undang No.4 tahun 1961 tentang perubahan nama keluarga.
c. Keputusan Presidium Kabinet No 1274Kep121966 tentang Ganti Nama
WNI yang memakai nama Cina. d.
Undang-undang Administrasi Kependudukan Sejak Indonesia merdeka pada tahun 1945 maka baru pada tahun 2006
negara mempunyai aturan pencatatan sipil yang bersifat nasional. Dengan demikian sebelum tahun 2013, Indonesia masih memakai aturan kolonial Belanda.
Padahal sesuai dengan pertimbangan yang terdapat Instruksi Presidium Kabinet No 3144IN121966, sudah direncanakan pengaturan tentang pencatatan sipil
nasional di dalam perundang-undangan. Garis-garis Besar Haluan Negara menyatakan bahwa jumlah penduduk yang besar dan berkualitas akan menjadi
modal dasar yang efektif bagi pembangunan nasional. Namun dengan pertumbuhan yang pesat sulit untuk meningkatkan mutu kehidupan dan
kesejahteraan secara layak dan merata. Hal ini berarti bahwa penduduk yang besar dengan kualitas yang baik tidak akan mudah untuk dicapai. Sebagaimana
diketahui titik berat Otonomi Daerah akan mendorong timbulnya prakarsa dan
partisipasi aktif masyarakat dalam penyelenggara pembangunan yang merupakan syarat keberhasilan suatu pelaksanaan pemerintah disemua tingkatan, mengingat
fungsi utama Pemerintah Daerah adalah memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada masyarakat. Karena unsur penduduk kependudukan sangat memegang
peranan dalam berbagai segi, utamanya bidang pembangunan Nasional khususnya sebagai bahan dasar dalam rangka perumusan strategis di bidang
kewarganegaraan, karena penduduk atau masyarakat adalah pelaku utama sekaligus sebagai sasaran pembangunan maka Pemerintah perlu memperhatikan
masalah kependudukan. Dengan Penataan Administrasi Pendaftaran, Administrasi Pencatatan dan Administrasi Keluarga Berencana, diharapkan akan menjadi
sumber informasi yang dapat diandalkan untuk menunjang perencanaan pembangunan diberbagai sektor.
Inti dari tekad itu adalah setiap aparat Dinas Kependudukan, Catatan Sipil Kota Medan untuk memberikan perhatian yang lebih terhadap keinginan dan
kebutuhan pelayanan dibidang pendaftaran dan pencatatan. Dan juga terbaik dalam pelayanan prima bukan hanya sekedar tekad baru Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil Kota Medan namun merupakan tekad setiap aparat Dinas Kependudukan, Catatan Sipil Kota Medan yang harus diresapi, dihayati,
dijabarkan dan dilaksanakan pada setiap jajaran, tugas waktu, dan tempat dalam membentuk sikap kepedulian yang warga dari setiap aparat Dinas Kependudukan,
Catatan Sipil Kota Medan. Kunci utama pelayanan Dinas Kependudukan, Catatan Sipil Kota Medan
adalah tercerminnya kepuasan masyarakat khususnya pelayanan pendaftaran dan
pencatatan dengan tidak melupakan nilai tambah yang didapatkan masyarakat. Misi adalah suatu usaha untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan dalam
jangka waktu yang telah ditentukan. Dalam usaha mewujudkan Misi, maka Dinas Kependudukan, Catatan Sipil Kota Medan yaitu
1. Memberikan pelayanan dengan system dan prosedur yang efektif dan efisien
2. Meningkatkan kemampuan aparat
3. Meningkatkan disiplin aparat
4. Meningkatkan daya tangkap atau responsibilitas terhadap perubahan-
perubahan dan keluhan masyarakat 5.
Tersedianya anggaran rutin dan pemabangunan 6.
Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai 7.
Tersedianya informasi yang akurat valid Seiring bertambahnya jumlah penduduk maka pada tahun 2006 menjadi
7.858 jiwaKM² pada tahun 2013. Tingkat kepadatan pemduduk Kota Medan relative tinggi, sehingga termasuk salah satu permasalahan yang harus
diantisipasi. Apalagi dengan luas lahan yang relatif terbatas, sehingga berpeluang terjadi ketidak seimbangan antara daya dukung dan daya tampung lingkungan
yang ada. Faktor lain yang juga secara berarti mempengaruhi peningkatan laju
pertumbuhan penduduk adalah meningkatnya arus urbanisasi dan commuters serta kaum pencari kerja ke Kota Medan. Berdasarkan penelitian yang pernah
dilakukan, faktor utama yang menyebabkan komutasi ke Kota Medan adalah adanya pandangan bahwa :
a. bekerja di kota lebih bergengsi
b. di kota lebih gampang mencari pekerjaan,
c. Tidak ada lagi yang dapat diolah dikerjakan di daerah asalnya, dan
d. upaya mencari nafkah yang lebih baik. Besarnya dorongan untuk menjadi
penglaju tentunya berpengaruh terhadap kehidupan sosial, ekonomi, dan pelayanan umum yang harus disediakan secara keseluruhan.
Faktor lain yang secara umum mempengaruhi semakin menurunnya angka pertumbuhan penduduk pada periode 2013-2014 adalah peningkatan derajat
pendidikan masyarakat Kota Medan. Pada umumnya peningkatan derajat pendidikan masyarakat secara langsung meningkatkan rata-rata pendidikan
generasi muda, yang merupakan calon orang tua yang memasuki kehidupan rumah tangga. Melalui tingkat pendidikan yang semakin memadai, apresiasi, dan
pandangan masyarakat terkait dengan upaya peningkatan kesejahteraan semakin meningkat. Adanya anggapan mengenai jumlah anggota keluarga yang tidak besar
akan memudahkan usaha untuk meningkatkan kesejahteraan keluarga, karena beban ekonomi yang harus dipikul menjadi lebih ringan, mendorong Pasangan
Usia Subur PUS cenderung mengikuti konsep Norma Keluarga Kecil Bahagia dan Sejahtera NKKBS. Bahkan sebagian PUS baru memilih untuk menunda
kelahiran dengan berbagai alasan ekonomi bekerja ataupun alasan sosial dan psiko logis lainnya.
Komposisi penduduk Kota Medan berpengaruh terhadap kebijakan pembangunan kota, baik sebagai subjek maupun objek pembangunan. Keterkaitan
komposisi penduduk dengan upaya-upaya pembangunan kota yang dilaksanakan,
didasarkan kepada kebutuhan pelayanan yang harus disediakan kepada masing- masing kelompok usia penduduk, seperti pelayanan kesehatan, pendidikan bahkan
pelayanan kesejahteraan sosial lainnya.Proporsi anak-anak berusia di bawah lima tahun balita dalam kelompok penduduk Kota Medan sekitar 9 dari jumlah
penduduk. Relatif besarnya proporsi dan jumlah penduduk anak-anak balita ini berimplikasi pada kebutuhan prasarana dan sarana kesehatan usia balita, dan
sarana pendidikan usia dini baik secara kualitas maupun kuantitas. Pada kelompok usia anak-anak dan remaja, kebijakan yang ditempuh
diarahkan pada peningkatan status gizi anak, pengendalian tingkat kenakalan anak dan remaja, peningkatan kualitas pendidikan dan lain-lain. Upaya ini diharapkan
dapat terus dilakukan untutk mempersiapkan masa depan anak-anak dan remaja sehingga mendukung terbentuknya sumber daya manusia yang semakin
berkualitas. Jumlah penduduk Kota Medan yang sampai saat ini diperkirakan berjumlah 2,083 juta lebih, dan diproyeksikan mencapai 2,167 juta penduduk pada
tahun 2014, ditambah beban arus penglaju juga menjadi beban pembangunan yang harus ditangani secara terpadu dan komprehensif.
Disamping itu, pengendalian kuantitas, peningkatan kualitas dan pengarahan mobilitas penduduk yang sesuai dengan pertumbuhanekonomi
wilayah, sangat diperlukan pada masa datang. Beberapa masalah kependudukan dapat diringkas sebagai berikut :
1. Kecenderungan adanya penurunan flukturasi laju pertumbuhan penduduk dari
tahun 2013 dan tahun 2014.
2. Kecenderungan peningkatan arus ulang alik ke Kota Medan yang berimplikasi
kepada pemenuhan fasilitas sosial yang dibutuhkan. 3.
Masalah kemiskinan, tenaga kerja dan permasalahan sosial lain yang dipengaruhi oleh iklim perekonomian nasional dan global.
4. Penyediaan pelayanan pendidikan, kesehatan dan pelayanan dasar lainnya
termasuk sarana dan prasarana permukiman Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Medan yang diambil oleh penulis
untuk menjadi lokasi penelitian beralamat di Jalan Bhayangkara No. 3 Medan. Beberapa hal yang dapat diketahui secara umum dari Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Medan, antara lain : 1.
Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Visi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Medan ialah Profesional dalam
pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik. Adapun arti visi yang telah dicanangkan ini
adalah melayani masyarakat dengan mendekatkan fungsi pelayanan serta sikap profesional sehingga masyarakat sadar akan arti pentingnya identitas dan alat
bukti yang otentik. 2.
Misi dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Medan adalah sebagai berikut :
a. Mewujudkan pelayanan masyarakat di bidang tertib administrasi
kependudukan yang mudah, cepat, tepat dan pasti. b.
Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara profesional. c.
Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif.
d. Melakukan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima.
e. Memberikan kontribusi pada Pendapatan Asli Daerah PAD
3. Struktur Organisasi dan Tata Cara Kerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang kependudukan yang dipimpin oleh seorang
kepala dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai
tugas melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dalam bidang kependudukan dan melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang
tugasnya.
Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
Kepada Dinas Drs. OK. Zulfi, M.Si
Sekretaris Drs. Ali Tohar, M.Si
Kepala Sub Bagian Umum
Dewi Husnita Nst. S.Sos Kepala Sub Bagian
Keuangan Mardiani, SH
Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
Adisti Maritadinda Admar, ST
Kelompok Jabatan Fungsional
Kepala Bidang Kependudukan
H. Syaiful Chalid Srg, SH Kepala Bidang
Catatan Sipil Dra. Seriati
Kepala Bidang Data Kependudukan
Maya Fitriani, SE Kepala Bidang
Pengolahan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan
Arpian Saragih, S.Sos, M.Si Kepala Seksi Registrasi
Pendudukan NIK Maisarida, SH
Kepala Seksi KK dan KTP
Ending Susila Ningsih, S.Sos Kepala Seksi Mutasi
Penduduk Ira Muthia Srg, SH
Kepala Seksi kelahiran Kematian
Agus Mulia Srg, ST Kepala Seksi Perkawinan
Perceraian Dra. Susi Rusida
Kepala Seksi Perubahan Data
Hj. Sri Lelianti, SH Kepala Seksi
Data Kependudukan Nurmaywati, SH
Kepala Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan
Sebrina Ketaren, SH Kepala Seksi
Penyuluhan Siti Aisyah, SH
Kepala Seksi Pengolahan Informasi Administrasi
Kependudukan Ronald SMP Sirait, SE
Kepala Seksi Pengendalian Kependudukan
Medisyah Putra, S.Sos
Sumber : Perda Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009
Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur
penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpin oleh seoarang kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui
Sekretaris Daerah. Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Dinas
a. Sekretariat terdiri dari:
b. Sub Bagian Umum;
c. Sub Bagian Keuangan;
d. Sub Bagian Penyusunan Program.
e. Bidang Kependudukan terdiri dari :
f. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan;
g. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
h. Seksi Mutasi Penduduk.
Bidang Catatan Sipil terditi dari : a.
Seksi Kelahiran dan Kematian; b.
Seksi Perkawinan dan Perceraian; c.
Seksi Perubahan Data. Bidang Data Kependudukan terdiri dari :
a. Seksi Data Pendudukan;
b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan;
c. Seksi Penyuluhan
Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan terdiri dari:
a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan;
b. Seksi Pengendalian Kependudukan.
c. Kelompok Jabatan Fungsional.
Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kependudukan dan catatan
sipil berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Kependudukan dan catatan Sipil Kota Medan sebagai berikut:
a. Merumuskan kebijakan teknis dibidang kependudukan dan catatan sipil.
b. Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang
kependudukan dan catatan sipil. c.
Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kependudukan dan catatan sipil.
d. Mendokumentasikan hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
e. Menjamin kerahasian dan keamana data atas peristiwa kependudukan dan
peristiwa penting f.
Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh penduduk dalam pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil g.
Menyediakan data Agregat Kependudukan dan Catatan sipil Melaksanajan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.
Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai Keputusan Walikota Medan N0.03
Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil memiliki susunan organisasi sebagai berikut. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan
Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No.03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan terdiri atas :
Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.Sekretariat
mempunyai tugas melaksanakan sebagian administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana tersebut diatas, Sekretariat mempunyai fungsi: a.
Menyusun rencana kegiatan kerja b.
Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas
c. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum dinas
d. Mengelola urusan administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan
keuangan Dinas e.
Mengevaluasi dan melaporkan pelaksaan rencana program kerja dinas f.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Sekretariat terdiri dari: a.
Sub Bagian Umum b.
Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Penyusunan Program
d. Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seoarang Kepala Sub Bagian yang dalam
melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. e.
Sub bagian Umum mempunyai tugas mengelola surta menyurat, surat keterangan Bidang kependudukan dan catatan sipil, pengadaan barang dan
perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang
kepegawaian serta urusan umum lainnya. f.
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola Administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan.
g. Sub bagian Penyusunan Program mempunyai tugas mengumpulan dan
menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana
program kerja dinas.
Bidang Kependudukan
Bidang Kependudukan dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas.Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagai tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI
dan Orang Asing.Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi:
a. Menyusun rencana kegiatan kerja
b. Registrasi Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing dan
pemberian Nomor Induk KependudukanNIK
c. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan adminstrasi penduduk
Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing d.
Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing
e. Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu keluarga KK dan Kartu Tanda
Penduduk KTP f.
Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing
g. Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya. Bidang Kependudukan terdiri dari:
a. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan
b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
c. Seksi Mutasi Penduduk
Setiap Seksi dipimpin oleh seoarang Kepla Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Bidang. a.
Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai tugas memverifikasi dan memvalidasi formulir bio data penduduk dan
merekam data ke dalam database kependudukan untuk mendapatkan NIK. b.
Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas memeriksa dan menelitipindah datang, merekam data ke dalam data base kependudukan, menertibkan surat
keterangan pindahpindah datang antar kabupatenkota dalam satu propinsi dan pindahpindah datang antar propinsi
c. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas
memverifikasi dan memvalidasi data penduduk dan kelengkapan berkas persyaratan, merekam data kedalam database, menerbitkan KK dan KTP.
Bidang Catatan Sipil
Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seoarang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas.Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan sipil penduduk Warga Negara Indonesia WNI
dan Orang AsingUntuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi:
a. Menyususn rencana kegiatan kerja
b. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan,mengelola data serta penerbitkan Akta Kelahiran, Akta kematian, Akta Perkawinan, Akta Perceraian, Akta Pengakuan Anak.
c. Melaksanakan pendaftran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan, serta mencatat pengesahan dan pengangkatan anak, perubahan nama Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing
d. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas
pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan e.
Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mencatat pembatalan perkawinan dan perceraian
f. Melaksanakan pencatatan peristiwa penting lainnya
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya. Bidang Catatan Sipil terdiri dari:
a. Seksi Kelahiran dan Kematian
b. Seksi Perkawinan dan Perceraian
c. Seksi Perubahan Data
Setiap seksi dipimpin oleh seoarang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Bidang Catatan Sipil. Seksi kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas
pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing antara lain :
a. Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan
pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraian bagi
Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing b.
Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data, memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola data dan menerbitkan Akta
Pengakuan Anak, pendaftaran dan pencatatan pengesahan dan pengangkatan Anak, perubahan nama, perubahan status kewarganegaraan, menerbitkan
salinan dan Akta Kutipan II dan seterusnya serta mencatat peristiwa penting lainnya bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing.
Bidang Data Kependudukan
Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas. Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara
Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNAUntuk melaksanakan tugas Bidang Data Kependudukan mempunyai fungsi:
a. Menyusun rencana kegiatan kerja
b. Menyimpan dan memelihara akurasi data kependudukan dan catatan sipil
dalam database kependudukan c.
Menjaga kerahasian data Individu masyarakat d.
Menyediakan Data Agregat Kependudukan dan Catatan Sipil sebagai dasar pengolahan data Statistik dan laporan data Kependudukan
e. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan Admistrasi
Kependudukan dan Catatan sipil f.
Memeriksa, mengesahkan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen Kependudukan dan
Catatan sipil g.
Menyiapkan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyukuhan Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil WNIOrang Asing
h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan bidang tugasnya
Bidang Data Kependudukan terdiri dari: a.
Seksi Data kependudukan b.
Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan c.
Seksi Penyuluhan Setiap seksi dipimpin oleh seoarang kepala Seksi yang dalam
melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data kependudukan
a. Seksi Data kependudukan mempunyai tugas, menyiapkan dan memelihara
akurasi data kependudukan dan catatan sipil dalam database kependudukan, menjaga kerahasian data individu masyarakat, menyediakan data agregat
kependudukan dan catatan sipil sebagai dasar pengolahan bahan statistik dan laporan data kependudukan, menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan
penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil b.
Seksi penyimpanan dokumen kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen berkas yang telah dikeluarkan sebelum
diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen kependudukan dan catatan sipil
c. Seksi penyuluhan mempunyai tugas menyiapkan bahan dan data untuk
kegiatan pelaksanaan penyuluhan bidang kependudukan dan catatan sipil WNIOrang Asing
Bidang pengelolaan informasi administrasi dan Pengendalian
kependudukan Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan dipimpin oleh seoarang kepala Bidang yang dalam melaksanakan
tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan mempunyai
tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran
penduduk Warga Negara IndonesiaWNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas
Bidang Pengelolaan informasi Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi:
a. Menyusun rencana kerja
b. Pengolahan data dan menyusun grafik data statistic
c. Memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil
melalui papan informasi mauoun secara lisan d.
Pemeriksaan data dan dokumen yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan e.
Pengendalian,pemantauan,pengawasan dan penyelidikan terhadap penyelenggaraan administrasi kependudukan dan catatan sipil
f. Pengendalian ,pemantauan dan pengawasan mobilitas penduduk dan arus
komuter penduduk g.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Bidang pengelolaan informasi administrasi dan pengendalian kependudukan terdiri dari :
a. Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan
b. Seksi pengendalian kependudukan
Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan
Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan. a.
Seksi pengelolaan informasi administrasi kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pengolahan data dan menyusun grafik data statistic serta
memberikan layanan informasi Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil melalui papan informasi maupun secara lisan
b. Seksi pengendalian penduduk mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan
data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian,pemantauan,penyelidikan terhadap penyelenggaraan admistrasi
kependudukan dan catatan sipil dan mobilitas penduduk serta arus komuter penduduk
Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengankeahlian dan
kebutuhan a.
Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri dari sejumlah tenaga,dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam
kelompok sesuai dengan keahliannya. b.
Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seoarang tenaga fungsional senior
c. Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, ditentukan
berdasarkan kebutuhan daerah
d. Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatur
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tugas dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan
sebagai instansi pelaksana administrasi kependudukan adalah sebagai berikut: 1.
Mendaftar Peristiwa Kependudukan dan mencatat Peristiwa Penting; 2.
Memberikan pelayanan yang sama dan professional kepada setiap penduduk atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting;
3. Menerbitkan Dokumen Kependudukan;
4. Mendokumentasikan hasil Pendaftaran Pendudu k dan Pencatatan Sipil;
5. Menjamin kerahasiaan dan keamanan data atas Peristiwa Kependudukan dan
Peristiwa Penting; dan 6.
Melakukan verifikasi dan validasi data dan informasi yang disampaikan oleh Penduduk dalam pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
Instansi Pelaksana dalam melaksanakan urusan Administrasi Kependudukan memiliki kewenangan yang meliputi:
1. Memperoleh keterangan dan data yang benar tentang peristiwa kependudukan
dan peristiwa penting yang dilaporkan penduduk; 2.
Memperoleh data mengenai Peristiwa Penting yang dialami Penduduk atas dasar putusan atau penetapan pengadilan;
3. Memberikan keterangan atas laporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa
Penting untuk kepentingan penyelidikan, penyidikan, dan pembuktian kepada lembaga peradilan; dan
4. Mengelola data dan mendayagunakan informasi hasil Pendaftaran Penduduk
dan Pencatatan Sipil untuk kepentingan pembangunan Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil Kota Medan yang beralamat di Jl. Iskandar Muda No. 270
Medan Telp. 061 544412 mempunyai fungsi diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis dibidang kependudukan
dan pencatatan penduduk; b.
Menyelenggarakan pelayanan umum dibidang kependudukan; c.
Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugasnya;
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah
Misinya adalah meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA serta
penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil, memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah. Tugas dan
fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan adalah membantu penduduk kota Medan dalam kegiatan penduduk dan dalam hubungannya
mengurus beberapa surat yaitu diantaranya sebagai berikut: a.
Kartu Keluarga: Kartu identitas anggota keluarga warga Kota Medan b.
Kartu Tanda Penduduk: Kartu identitas pribadi c.
Akte Kelahiran: Akte yang berisikan keterangan mengenai kelahiran seorang anak yang baru lahir. Hal ini berfungsi untuk mempermudah
pengumpulan data terkait dengan data kelahiran dan kematian untuk sensus penduduk yang diadakan setiap 10 tahun sekali
d. Akte Perkawinan: Buku nikahkawin yang berisi mengenai keabsahan
pendaftaran pasangan yang menikahkawin sesuai UU No.1 Tahun 1974 e.
Akte Kematian: Keterangan dari kelurahan yang berisikan pernyataan kematian seseorang guna pengurusan asuransi, waris dan lain-lain
f. Izin Pemakaian Tanah Ruang Terbuka: Keterangan untuk pemakaian
tanahlahan untuk peruntukan tertentu seperti areal dagang kaki lima
E. Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam Penerbitan Akta Kematian
