Nilai Guna Arsip Manajemen Arsip Dinamis

2.1.4 Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Serdamayanti 2003, 104 menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas : 1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a. Nilai guna administrasi Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi. b. Nilai guna keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum. d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. 2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi : a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya itu. b. Nilai guna informasional Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

2.1.5 Siklus Hidup Arsip

Martono 1990, 10 mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance dan tahap istirahat retirement”. Gambar 2.1 Siklus Hidup Sumber: Sedarmayanti 1992, 17 Lingkaran hidup kearsipan life span of records pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu: 1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. Penciptaan Pengurusan dan pengendalian Refrensi Penyusutan Pemusnahan Penyimpanan Penyerahan ke ANRI 3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip. 5. Tahap pemusnahan merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya arsip inaktif didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan Sedarmayanti 1992, 17. Gambar 2.2 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: Mirmani, 2011 Penciptaan dan Penerimaan Korespondansi Formulir Laporan Gambar Mikrobentuk Masukan dan Iuran Komputer Penyebaran Internal Eksternal Penggunaan Pengambilan Keputusan Dokumentasi Respon Rujukan Persyaratan Hukum Penyimpanan Berkas Tembu Balik Transfer Penempatan Penyimpanan Pemusnahan

2.2 Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Arsip dinamis juga mempunyai nilai guna sangat tinggi yang mampu membantu kegiatan administrasi padda suatu kantor atau organisasi. Menurut Barthos 2009, 4 arsip dinamis adalah: Arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis terbagi menjadi 2, yaitu : 1.Arsip dinamis aktif yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. 2. Arsip dinamis inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang. Widjaja 1993, 101 mengemukakan bahwa “Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan”. Menurut Sulistyo-Basuki 2003,13 “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan senagai bukti aktivitas tersebut”. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip dinamis merupakan arsip yang masih tinggi nilai gunanya dan harus dikelola di dalam suatu sistem manajemen, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan dipergunakan lagi dengan tepat.

2.2.1 Manajemen Arsip Dinamis

Manajemen arsip dinamis merupakan suatu aktifitas sekelompok orang yang dilandasi dengan pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip dinamis dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efisien dan efektif. Menurut Amsyah 2003, 4 “Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Odgers 2005 mendefenisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Charman 1998 juga mengatakan manajemen arsip sebagai proses yang menitikberatkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apalagi tidak lagi diperlukan. Menurut Kustinawati, 2000 yamg dikutip dari Kennedy menerangkan bahwa dalam mewujudkan suatu manajemen arsip dinamis yang efektif, sejumlah keputusan yang harus dibuat mengenai: 1. Lokasi penempatan arsip, baik secara sentralisasi, desentralisasi, atau gabungankombinasi 2. Prosedur registrasi, metode klasifikasi dan pengindeksan 3. Prioritas penanganan arsip 4. Prosedur pengorganisasian dan pemeliharaan file 5. Pemilihan peralatan kearsipan 6. Implementasi sitem penelusuran file 7. Lamanya arsip disimpan dalam suatu system jadwal retensi arsip dari penilaian arsip 8. Teknologi yang digunakan untuk mendisain dan mengoperasikan system penyimpanan arsip. Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa manajemen arsip dinamis adalah suatu pengawaasan yang sistematis terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi.

2.2.2 Sumber Daya Manusia