1 Kebijakan, regulasi, panduan, dan SOP dari manajemen keuangan di Untirta

5. 1.1 Kebijakan, regulasi, panduan, dan SOP dari manajemen keuangan di Untirta

Dalam mengelola dana institusi, Untirta mengacu pada peraturan-peraturan dan mekanisme yang sudah ditetapkan agar akuntabel. Untirta juga menetapkan SOP dalam pengelolaan keuangan ini, yang tergambarkan sbb:

Gambar 5.1 Proses pengelolaan dana di Untirta

a. Proses Perencanaan Dalam pengelolaan dana institusi, Untirta memulai hal tersebut dengan merencanakan berdasarkan analisis kebutuhan. Perencanaan dimulai dari level fakultas dan unit yang kemudian disesuaikan dengan universitas. Dokumen program kegiatan dan anggaran Untirta disusun berdasarkan pengajuan dari setiap unit kerja yang ada di Untirta. Pengajuan-pengajuan dari setiap unit kemudian diolah oleh bagian Perencanaan sehingga menghasilkan dokumen program kegiatan dan anggaran Untirta. Dokumen ini kemudian digunakan sebagai bahan pada aplikasi RKAKL yang akan menjadi DIPA Untirta setelah mendapat bimbingan dan pembinaan oleh Irjen.

b. Penerimaan Penerimaan merupakan salah satu bidang yang harus dikelola secara baik oleh Untirta. Untirta mengelola berbagai sumber penerimaan yakni:

Penerimaan Negara Bukan Pajak yang bersumber dari :

1. SPP mahasiswa jenjang D3, S1, dan S2, kerjasama, serta sewa sarana dan prasarana Untirta

2. APBN Dana-dana dari berbagai sumber tersebut dikelola oleh Bagian Keuangan dibawah Koordinasi Kepala BUKK, supervise oleh Wakil Rektor II dan Monitoring oleh Rektor sebagai KPA (Kuasa Pengguna Anggaran).

c. Pengalokasian Sumber dana Untirta terdiri dari dana APBN dan PNBP, sumber-sumber dana tersebut, kemudian dialokasikan sbb:

1. Dana yang bersumber dari APBN dialokasikan sesuai perunda-undangan yang berlaku yaitu :

Untuk belanja pegawai, belanja modal, belanja barang dan layanan perkantoran.

2. Dana yang masuk kategori BOPTN dialokasikan sesuai dengan petunjuk teknis pelaksanaan BOPTN dari DIKTI tahun 2013 yaitu digunakan untuk :

a. Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat

b. Pelaksanaan praktikum meliputi pembelian bahan habis pakai, honor asisten, atk dan biaya operasionalnya.

c. Bahan pustaka

d. Kegiatan kemahasiswaan

e. Honor dosen non PNS

1. Dana PNBP di bagi 25% untuk dana umum dan 75% dana bersama yang selanjutnya dijadikan 100% dan diproporsionalkan sebagai berikut : 60% untuk fakultas, 10% untuk kemahasiswaan, 5% LPPM dan 25% Rektorat.

2. Secara keseluruhan dana PNBP dialokasikan untuk : Penyelengaraan Pendidikan, Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, Investasi prasarana, Investasi sarana, Investasi SDM

d. Pelaporan Pelaporan keuangan Untirta dilaksanakan per Triwulan dalam satu tahun meliputi:

1. Laporan SAK & SAP

2. Laporan SABMN

e. Audit Untuk menjaga agar penggunaan dan pengelolaan anggaran berada pada jalur yang benar, Untirta selalu melakukan audit keuangan baik oleh pihak internal maupun eksternal. Untuk audit keuangan internal, Untirta dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI), Itjen, BPK dan BPKP sedangkan auditor dari pihak eksternal dilakukan oleh Kantor Akuntasi Publik.

f. Monitoring dan evaluasi

Monitoring dan evaluasi terhadap penggunaan anggaran dilakukan setiap bulan oleh Kuasa Pengguna Anggran (KPA), untuk mencegah kesalahan-kesalahan berkaitan dengan pengelolaan anggaran. Pertanggungjwaban penggunaan anggaran DIPA Untirta APBN dan PNBP telah dilakukan sesuai mekanisme yang berlaku secara transparan dan akuntabel, salah satunya dengan penerbitan LAKIP setiap tahun.

5. 1.2 Kebijakan untuk mencegah korupsi Setiap pejabat yang diangkat mengisi pernyataan Fakta Integritas ..................

5. 1.3 Kebijakan untuk memastikan terjadinya efektivitas dan efisiensi manajemen keuangan di Untirta

Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang lebih efektif, transparan, dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku.

1. Monitoring dan Evaluasi dilaksanakan bagian keuangan dengan cara mengontrol setiap pengeluaran dari pengajuan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) dengan berdasarkan pagu anggaran masing- masing unit.

2. Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan anggaran internal dilakukan oleh KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) setiap bulan dengan memeriksa dokumen-dokumen yang disusun oleh bendahara.

Lembaga audit eksternal keuangan, pelaksanaan audit, ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan, serta tindak lanjutnya oleh perguruan tinggi. Audit Eksternal dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI) dan Kantor Akuntan Publik (KAP) setiap tahun anggaran berupa Laporan Akuntansi Keuangan (SAK, SAKPA, SAI, SABMN). Ketersediaan laporan bagi pemangku kepentingan berupa LAKIP. Tindak lanjut atas laporan pemeriksaan keuangan dilakukan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan dan disampaikan kepada tingkat eselon satu.

5. 1.4 Kebijakan tentang aid and affordability

5. 1.5 Keterlibatan aktif pengelolaan program studi dalam proses pengelolaan dana

5. 1.6 Cash flow selama lima tahun pertama penyelengaraan program studi Telah diuraikan di atas bahwa dalam jangka pendek kegiatan perkuliahan dilakukan di kampus Cilegon. Sedangkan dalam jangka panjang akan dibangun gedung perkuliahan, perkantoran, laboratorium, perpustakaan, dan rumah sakit pendidikan di kampus Cilegon.

Pada kampus Cilegon telah tersedia lahan dan bangunan untuk pendirian Fakultas Kedokteran Universitas Sultan Ageng Titayasa. Dengan demikian, dalam jangka pendek anggaran yang diperlukan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana hanya untuk (1) renovasi ruangan yang telah tersedia menjadi ruang laboratorium, ruang administrasi, dan perpustakaan (2) meubelair, (3) peralatan dan bahan Pada kampus Cilegon telah tersedia lahan dan bangunan untuk pendirian Fakultas Kedokteran Universitas Sultan Ageng Titayasa. Dengan demikian, dalam jangka pendek anggaran yang diperlukan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana hanya untuk (1) renovasi ruangan yang telah tersedia menjadi ruang laboratorium, ruang administrasi, dan perpustakaan (2) meubelair, (3) peralatan dan bahan

Tabel 7.1 Rincian Anggaran Pengadaan Sarana dan Prasarana

No.

Kegiatan Pengadaan

Unit Cost (Rp)

Total (Rp)

1. Renovasi Ruangan

a. Untuk laboratorium, (5 ruangan)

b. Untuk ruang administrasi, (2 ruangan)

2 c. Untuk ruang perpustakaan (200m )

a. Untuk laboratorium, (5 ruangan)

b. Untuk ruang administrasi, (2 ruangan)

c. Untuk ruang perpustakaan

3. Peralatan dan bahan

a. Untuk 5 buah laboratorium

b. Untuk administrasi, 1 paket

4. Media pembelajaran, (10 unit)

5. Referensi Perpustakaan (untuk 5 thn pertama)

Total Anggaran Sarana & Prasarana

Alokasi Anggaran bagi Tenaga Pengajar

Berdasarkan uraian jumlah tenaga pengajar yang diperlukan dan mekanisme pengadaan tenaga pengajar yang telah diuraikan di atas, diperkirakan kebutuhan tenaga pengajar (dosen) tetap Fakultas Kedokteran Universitas Sultan Ageng Titayasa baru akan terpenuhi setelah 8 (delapan) semester rekruitmen dan pendidikan dilakukan. Selama kebutuhan tenaga pengajar (dosen) tetap belum terpenuhi, maka kegiatan perkuliahan dan praktikum selain ditangani oleh dosen tidak tetap dari Universitas Sultan Ageng Titayasa dan Dinas Kesehatan, juga ditangani oleh dosen terbang dari Universitas Pembina. Dosen terbang yang diperlukan adalah sebagai berikut:

1. 5 (lima) orang pada tahun pertama, untuk menangani dua mata kuliah (MK) semester 1 dan tiga mata kuliah semester 2.

2. 11 (sebelas) orang pada tahun kedua, untuk menangani dua MK semester 1, tiga MK semester 2, tiga MK semester 3, dan tiga MK semester 4.

3. 12 (dua belas) orang pada tahun ketiga, untuk menangani tiga MK semester 3, tiga MK semester 4, tiga MK semester 5, dan tiga MK semester 6.

4. 12 (dua belas) orang pada tahun keempat, untuk menangani tiga MK semester 5, tiga MK semester 6, tiga MK semester 7, dan tiga MK semester 8.

5. 6 (enam) orang pada tahun kelima, untuk menangani tiga MK semester 7 dan tiga MK semester 8. Adapun perkiraan anggaran untuk kebutuhan kegiatan perkulian & praktikum, dan kegiatan penyiapan staf pengajar (dosen) disajikan pada Tabel 7.2 berikut.

Tabel 7.2 Perkiraan Anggaran Penyiapan Tenaga Pengajar

No Kegiatan Penyiapan Staf

Qty

Unit Cost

JUMLAH

1 Dosen Terbang

a. Untuk tahun ke-1 (semester 1 & 2) - Transport pp (5 org x 16 pertemuan x 2 smtr)

900,000 144,000,000 - Lumpsum, (5 org x 16 pertemuan x 2 Smtr)

160 OP

96,000,000 - Honor/kedatangan (5org x 16 pertemuan/smtr)

b. Untuk tahun ke-2 (semester 1-4) - Transport pp (11 org x 16 pertemuan x 2 smtr)

900,000 316,800,000 - Lumpsum, (11 org x 16 pertemuan x 2 Smtr)

600,000 211,200,000 - Honor/kedatangan (11 org x16 pertemuan/smtr) 352

c Untuk tahun ke-3 (semester 3-6) - Transport pp (12 org x 16 pertemuan x 2 smtr)

900,000 345,600,000 - Lumpsum, (12 org x 16 pertemuan x 2 Smtr)

600,000 230,400,000 - Honor/kedatangan (12 orgx16 pertemuan/smtr) 384

d. Untuk tahun ke-4 (semester 5-8) - Transport pp (12 org x 16 pertemuan x 2 smtr)

900,000 345,600,000 - Lumpsum, (12 org x 16 pertemuan x 2 Smtr)

600,000 230,400,000 - Honor/kedatangan (12 orgx16 pertemuan/smtr) 384

e. Untuk tahun ke-5 (semester 7-8) - Transport pp (6 org x 16 pertemuan x 2 smtr)

32 900,000 28,800,000 - Lumpsum, (6 org x 16 pertemuan x 2 Smtr)

32 600,000 19,200,000 - Honor/kedatangan (6 org x 16 pertemuan/smtr)

2 Honor dosen tidak tetap (dari Luar Untirta)

a. Untuk tahun ke -1,(4 orgx16 pertemuanx2 smtr) 128 500,000 64,000,000

b. Untuk tahun ke-2,(4 orgx16 pertemuanx2 smtr) 128 500,000 64,000,000

c. Untuk tahun ke-3,(4 orgx16 pertemuanx2 smtr) 128 500,000 64,000,000

d. Untuk tahun ke-4,(4 orgx16 pertemuanx2 smtr) 192 500,000 96,000,000

e. Untuk tahun ke-5,(2 orgx16 pertemuan x 2smtr) 64 500,000 32,000,000

3 Pelatihan dosen, 4 org/semester (10 semester)

4 Magang mata kuliah, 4 org/smtr (10 smtr)

40 5,000,000 200,000,000 Jumlah 5,968,000,0

Tabel 7.2 Perkiraan Anggaran Bagi Beasiswa PEMDA

Unit Cost

JUMLAH

1 Program Beasiswa untuk rekrutmen (40 mhs kedokteran dlm 5 tahun pertama, dengan biaya Pemda)

a. Sumbangan Pembangunan (awal masuk) 40 org 100,000,000

b. Biaya Pendidikan (40 orang x 10 smstr)

c. Biaya hidup (40 orang x 10 semester)

2 Program Beasiswa S.Ked menjadi dokter, untuk rekrutmen (40 orang dengan biaya Pemda)

a. Biaya Pendidikan (40 org x 5 semester)

b. Biaya hidup (40 orang x 5 semester)

3 Program Spesialisasi atau S2 (40 orang angkatan pertama, dengan biaya Pemda)

a. Biaya Pendidikan (40 org x 5 semester)

b. Biaya hidup (40 orang x 5 semester)

c. Biaya penelitian Tesis (40 org)

40 Org 10,000,000

400,000,000 Jumlah 29,900,000,000

Penyiapan Tenaga Teknisi

Penyiapan tenaga teknisi dilakukan dengan cara (1) magang di Universitas Pembina selama dua bulan, dan (2) pelatihan di Fakultas Kedokteran Universitas Sultan Ageng Titayasa. Untuk magang dilibatkan masing-masing 2 (dua) teknisi untuk tiap kelompok laboratorium. Dengan demikian, kegiatan magang di Universitas Pembina diikuti oleh 8 (empat) teknisi. Untuk kegiatan pelatihan peserta terdiri dari semua teknisi. Perkiraan anggaran untuk kegiatan ini disajikan pada Tabel 7.3 berikut.

Tabel Perkiraan Anggaran Penyiapan Tenaga Teknisi

No.

Kegiatan Penyiapan Staf

Unit Cost

Total

1. Magang (8 orang)

a. Transport , pp

b. Biaya hidup 3 bln, Rp. 2,500,000/bln

c. Honor pelatih (4org) Rp 5,000,000/org/bln

d. Biaya administrasi/Institution fee

2. Pelatihan Teknisi

a. Biaya penyelenggaraan

b. Transport pelatih 2 org, pp

c. Akomodasi & Konsumsi pelatih, 6 hr

d. Honor

e. Alat dan Bahan Pelatihan

Total Anggaran Penyiapan Tenaga Teknisi

Rekapitulasi Kebutuhan Anggaran

1 Anggaran Sarana Prasarana

1. Renovasi Ruangan

3. Peralatan dan bahan

4. Media Pembelajaran

5. Referensi (buku) perpustakaan

2 Penyiapan Tenaga Dosen

1. Dosen Terbang

2. Honor Dosen Tidak Tetap

3. Pelatihan Dosen

4. Magang Mata Kuliah

5. Program Beasiswa untuk Rekrutmen

6. Program Beasiswa S.Ked menjadi dokter

7. Program Spesialisasi atau S2 7,150,000,000 35,868,000,000

3 Penyiapan Tenaga Teknisi

1. Magang di Universitas Pembina

2. Pelatihan Tenaga Teknisi

168,000,000 Total Anggaran yang Dibutuhkan bagi 40 (empat puluh) calon dokter adalah Rp. 46,336,000,000 (Empat

puluh enam milyar tiga ratus tiga puluh enam juta rupiah).