2. Asas kesederhanaan, logis dan jelas. Kedayagunaan pelaksanaan rencana akan banyak tergantung oleh kepahaman para pelaksana dan mereka yang terkait.
Oleh karena itu perencanaan harus jelas, sederhana dan berdasarkan asumsi dan alasan yang logis memperhatikan logical frame work approach;
3. Asas keterpaduan. Keterpaduan mengandung arti bersifat menyeluruh comprehensive dan terkoordinasikan secara baik horisontal dan vertikal.
Demikian juga memperhatikan saling terkait antara tugas umum pemerintahan, tugas pembangunan, antara fungsi agama dengan fungsi lain, antar program,
termasuk antara kegiatan-kegiatan yang sumber dananya berbeda; 4. Asas partisipasi, penyusunan rencana, selain menekankan kepada penyusunan
langkah – langkah untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dari atas top down planning, juga harus menampung secara tepat aspirasi dan kebutuhan
nyata dari masing-masing daerah yang berbeda bottom up planning sesuai jiwa UU No. 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah;
5. Asas prioritas setiap program pembangunan harus ditujukan pada pencapaian nilai manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan nasional dan
memperhatikan kepentingan rakyat sesuai dengan sumber daya yang tersedia. Mengingat kemampuan penyediaan sumber daya yang terbatas maka
pendayagunaannya haruslah disusun menurut skala prioritas; 6. Asas pembagian kewenangan dan tanggung jawab. Proses perencanaan disusun
secara bertingkat dan selanjutnya dibagi secara jelas kewenangan dan tanggung jawab perencana dan pelaksana pada tiap eselon dan antara satker pusat dengan
satker daerah, sehingga dapat dicegah tumpang tindih dan kesimpang siuran proses perencanaan harus dilaksanakan melalui hirarki organisasi dan sesuai
dengan kewenangan yang ada; 7. Asas aspiratif, perencanaan harus dapat mememenuhi keinginan dan kebutuhan
masyarakat; 8. Asas realistis, perencanaan harus melihat kemampuan anggaran yang tersedia
dengan tetap mengutamakan skala prioritas.
D. Pengertian-pengertian
1. Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumber daya yang
tersedia.;
- 7 -
2. Perencanaan terpadu adalah suatu sistem perencanaan yang bersifat menyeluruh terkoordinasi, dinamis dan realistis dalam memperhitungkan sumber dana dan
daya yang tersebar; 3. Rencana Kerja dan Anggaran KementerianLembaga Departemen Agama, yang
selanjutnya disebut RKA-KL Departemen Agama adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan Departemen
Agama yang merupakan penjabaran dari Rencana Kerja Pemerintah RKP dan Rencana Strategis Departemen Agama dalam satu tahun anggaran serta
anggaran yang diperlukan untuk melaksanakannya; 4. Kebijakan adalah suatu keputusan pimpinan yang berisi arah dan prinsip-
prinsip dalam menentukan langkah lebih lanjut; 5. Pogram adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang
dilaksanakan oleh instansi pemerintahlembaga untuk mencapai sasaran dan tujuan serta memperoleh alokasi anggaran, atau kegiatan masyarakat yang
dikoordinasikan oleh instansi pemerintah. 6. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau
beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu perogram dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya
baik yang berupa personil sumber daya manusia, barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa atau kesemua jenis
sumber daya tersebut sebagai masukan input untuk menghasilkan keluaran output dalam bentuk barangjasa;
7. Pengendalian adalah serangkaian kegiatan manajemen yang dimaksudkan untuk menjamin agar suatu programkegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan
rencana yang ditetapkan;
8. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan input, keluaran output, dan hasil outcome terhadap rencana dan standar;
9. Efisiensi adalah derajat hubungan antara barangjasa yang dihasilkan melalui suatu programkegiatan dan sumberdaya yang diperlukan untuk menghasilkan
barang jasa tersebut yang diukur dengan biaya per unit keluaran output;
10. Efektifitas adalah ukuran yang menunjukkan seberapa jauh programkegiatan mecapai hasil dan manfaat yang diharapkan;
- 8 -
BAB II TATA CARA DAN PROSES PENYUSUNAN RENCANA
Tata cara dan proses penyusunan rencana agar berjalan secara efektif dan efisien dilaksanakan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:
A . Tata Cara
1 . Penelaahan Tugas dan Fungsi
Penelaahan tugas dan fungsi organisasi merupakan acuan dalam penjabaran program dan kegiatan. Hal ini dapat dijabarkan dari Peraturan Menteri Agama
tentang organisasi dan tata kerja serta uraian pekerjaan. Ini adalah mandat yang diberikan kepada organisasi oleh lembaga yang berwenang. Penelaahan tugas
dan fungsi, juga meliputi penegasan kembali tentang visi dan misi tentang nilai- nilai yang diyakini dan mempertahankan tujuan sebagai sasaran akhir yang
harus dicapai dalam perencanaan. Penelaahan mandat seperti ini sangat penting, karena mandat itulah tujuan akhir organisasi, yang sekaligus akan memberikan
bimbingan agar perencanaan tidak melenceng dari tugas dan fungsi organisasi. 2. Penelaahan Kebijakan
a. Sumber Penelaahan Kebijakan 1 Rujukan pertama dalam penyusunan rencana adalah kebijakan
pemerintah yang sedang berlaku. Berdasarkan sistem pemerintahan negara di Indonesia, urutan hierarkis tingkat-tingkat kebijakan dari yang
tertinggi sampai yang terendah, berikut pemegang kewenangan serta produksinya masing-masing adalah sebagai berikut:
a Kebijakan Nasional, ditetapkan oleh Majelis Permusyawaratan Rakyat MPR.
b Kebijakan Umum, ditetapkan oleh Presiden berupa : 1 Undang-undang UU, ditetapkan bersama DPR
2 Peraturan Pemerintah PP 3 Peraturan Presiden
4 Keputusan Presiden Keppres 5 Instruksi Presiden Inpres
c Kebijakan pelaksanaan ditetapkan oleh Menteri berupa : 1 Peraturan Menteri
- 9 -
2 Keputusan Menteri 3 Instruksi Menteri
4 Surat Edaran Menteri d Kebijakan teknis ditetapkan oleh Direktur JenderalPejabat Eselon I
sesuai dengan bidangnya. 1 Peraturan DirjenEselon I
2 Keputusan DirjenEselon I 3 Instruksi DirjenEselon I
4 Surat edaran dari pejabat yang bersangkutan. e Di daerah dengan sendirinya juga harus diperhatikan peraturan
daerah, surat keputusan GubernurKepala Daerah, Kebijakan Kanwil DJPB dan surat keputusan Kepala Kanwil, dalam hal yang terkait
dengan instansi Departemen Agama. 2 Sumber lain.
a Masukan para pejabat yang berkaitan dengan bidang tugas Departemen Agama, termasuk dari Pemda ;
b Saran-saran, usul-usul dan sumbangan pikiran dari satuan kerja; c Saran-saran, usul-usul dan sumbang pikir dari masyarakat;
d Informasi-informasi yang berkembang di dalam masyarakat yang antara lain berupa harapan-harapan dan keinginan umat beragama.
b. Proses penelaahan kebijakan. Dalam menelaah suatu kebijakan untuk penyusunan rencana di lingkungan unit satuan kerja masing-masing, perlu
ditempuh beberapa tahapan sebagai berikut : 1 Inventarisasi dan pengumpulan kebijakanperaturan yang ada.
2 Penelaahan terhadap kebijakanperaturan tersebut, dengan maksud untuk mengetahui :
a Sejauhmana kebijakan tersebut dapat dilaksanakan; b Apakah ada kesenjangan antara apa yang ada dalam perumusan
dengan yang nampak dalam pelaksanaannya; c Apakah masih konsisten dengan yang lebih tinggi.
Hasil dari penelitian tersebut, akan menentukan apakah kebijakan tersebut dapat dijadikan rujukan utama di dalam perencanaan yang
akan disusun. 3 Ikhtisar perumusan kebijakan, yaitu berupa penafsiran berdasarkan
kepada ketentuanperaturan yang ada dan masih berlaku, dengan juga
- 10 -
memperhatikan dan memasukkan berbagai norma dan saran di lingkungan unitsatuan kerja masing-masing. Dengan cara ini diharapkan
unitsatuan kerja yang bersangkutan mempunyai perumusan tentang “mission statement” bagi unitsatuan kerja tersebut, secara jelas dan
gamblang. Di dalamnya diharapkan sudah tersusun secara konkret tentang:
a Apa yang harus dilakukan b Apa yang dilarang dilakukan
c Apa yang baik dilakukan d Apa yang boleh dilakukan
e Nilai values, filsafat dan visi. Adanya perumusan ikhtisar kebijakan yang jelas ini sangat penting, karena hanya dengan cara ini maka
langkah-langkah berikutnya didalam perencanaan, dapat dibuat dengan jelas. Semakin jelas perumusan tentang tugas suatu lembaga
unitsatuan kerja, semakin besar kemungkinan berhasilnya pencapaian tugas tersebut.
3. Menetapkan Tujuan a. Tujuan yang ingin dicapai oleh suatu perencanaan hendaknya dirumuskan
secara logis, dengan memperhatikan sebab akibat, mempunyai indikator pengukuran keberhasilan, serta dapat diverifikasi. Juga didalamnya
disebutkan suatu asumsi, ialah suatu perkiraankeyakinan tentang faktor luar yang mendasari keberhasilan pencapaian sesuatu tujuan. Dengan
demikian suatu tujuan harus dirumuskan secara SMART Specificsangat jelas kualitas tertentu, Measurable atau dapat diukur Agreed upon atau
disepakati bersama, Realistisdan Time and cost framed mengandung perkiraan waktu dan biaya. Prinsip lain dapat dikatakan bahwa suatu
tujuan harus mengandung unsur KKWT Kualitas, Kuantitas, Waktu, Tujuan.
b. Jika kebijakan, peraturan, norma, nilai, filsafat dan visi merupakan tugas yang datang dari “luar” dan merupakan mandat bagi suatu unitsatuan
kerja, maka “tujuan” adalah sasaran yang ingin dicapai untuk suatu jangka waktu tertentu. Dengan demikian dapat dikatakan, tujuan adalah
perumusan tugas yang datangnya dari “dalam” organisasisatuan kerja itu sendiri.
- 11 -
Perumusan tujuan yang jelas akan membantu mengenali permasalahan di sekitar organisasiunit kerja yang kelak akan menjadi dasar dalam analisa
KEKEPAN Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan AncamanSWOT analysis.
4. Analisis Kekepan SWOT Analysis Tahap ketiga dari perencanaan adalah melakukan analisis KEKEPAN atau
analisis SWOT, yakni menganalisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman KEKEPAN atau dalam bahasa asing di sebut analisis tentang
strength, weaknesses, opportunities dan threats SWOT. Pelaksanaan analisis ini sangat bergantung kepada tersedianya data, dan untuk itu perlu memberi
perhatian akan hal-hal sebagai berikut : a. Tersedianya data berikut analisisnya sangat menentukan dalam ketepatan
perumusan perencanaan. Untuk itu setiap unit satuan kerja, terutama di tempat unit perencanaan harus tersedia data analisis data.
b. Data dikumpulkan dengan berbagai cara seperti : penelitian, laporan, hasil kegiatan, peninjauan, berita surat kabarmajalah atau bahan yang khusus
dikumpulkan. c. Perlu diperhatikan relevansi data. Artinya data yang dikumpulkan
hendaknya dibatasi untuk suatu kegunaan tertentu, dalam hal ini perencanaan pada level masing-masing.
d. Data dibedakan antara internal dan eksternal. Artinya data dari dalam organisasi satuan kerja intern dan data dari luar
satuan kerja ekstern yang secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi organisasi itu.
e. Data eksternal meliputi : 1 Dilihat dari peluang dan ancaman data eksternal dapat dibedakan :
- Ideologi dan Politik - Sosial dan budaya
- Ekonomi dan Teknologi - Hankam
2 Berbagai peluang dan ancaman dapat dibedakan dari sisi clients dan mitra kerja
3 Berbagai peluang dan ancaman dari sisi pesaing dan unsur-unsur luarasing.
f. Data internal dibedakan dalam 3 tiga hal yaitu : 1 Data masukan input, sumber-sumber;
- 12 -
2 Data proses kegiatanstrategi; 3 Data hasil output, outcomes, capaiankinerja;
4 Data berdasarkan penganggaran APBN, Non APBN. g. Data masukan meliputi :
1 Data personilsumber daya manusia klasifikasi, usia, jumlah,
pendidikan formal, pelatihan, gaji, kecakapan dan lain-lain. 2 Data material meliputi keuangan sarana, meubelair, perlengkapan, ATK,
baik dalam hal jumlah, kualitas maupun manfaat; 3 Data sumber informasi dan komunikasi seperti majalah komputer,
kendaraan, telepon, formulir, bulletin, buku perpustakaan dan lain-lain, dicatat menurut jumlah dan mutu.
4 Sumber metodologi, dalam hal ini berbagai metode dan teknik yang digunakan dalam melaksanakan tugas.
h. Data proses adalah data yang menyangkut langkah-langkah strategi atau kegiatan-kegiatan yang sudah atau sedang berjalan misalnya : training,
pembangunan, rehabilitasi, pengadaan, pelayanan, dan lain-lain. Dicatat kualitas, kuantitas, waktu dan tempat KKWTnya.
i. Data hasil kegiatan dibedakan antara : 1 Hasil langsung yang nampak sebagai akibat kegiatan yang baru berjalan
output misalnya : murid yang lulus ujian, peserta lulus training, hasil statu seminar atau sarasehan.
2 Hasil lanjutan terhadap sasaran clients atau stake holders, impact yaitu pengaruh kepada masyarakat akibat kegiatan yang kita selenggarakan.
Misalnya : masyarakat lebih tekun, lebih sosial, lebih aman akibat dibangunnya masjid atau akibat adanya da’wah.
j. Data berdasarkan penganggaran : 1
APBN Misal : Jumlah madrasah yang dibantu oleh NegaraDepartemen Agama
melalui APBN 2
Non APBN
Misal : Jumlah madrasah swasta yang didanai oleh masyarakat. k. Data ini dikategorikan seperti tersebut di atas dan disusun oleh unit kerja di
pusat atau di daerah. Tiap unit kerja, tentu akan mempunyai data yang berlainan untuk masing-masing pengelompokan tersebut di atas, sesuai
dengan pembidangannya.
- 13 -
l. Pengumpulan data dilakukan secara berangsur dengan teknik : 1 Mengikhtisarkan laporan;
2 Meminta informasi khusus melalui surat atau daftar isian kuisioner 3 Wawancara
4 Observasipeninjauan 5 Diskusi
6 Dan lain-lain m. Data yang terkumpul dan dipisahkan dalam 3 tiga katagori di atas input,
proses, outputdampak disusun analisisnya : 1 Untuk unsur eksternal dilihat dari peluang dan gangguan;
2 Untuk unsur internal dilihat dari kekuatan dan kelemahan; 3 Antara 1 dan 2, juga diperhatikan korelasinya hubungannya.
B. Proses Peyusunan Rencana
