h Date
Tanggal kartu tersebut digunakandibuat. Bellboy dapat mengisi bellboy errand card ini di lobi setelah mengantar tamu
ke kamar. Setelah anda mengembalikan kartu tersebut, anda sebaiknya bersiap di pos anda untuk mendapatkan tugas selanjutnya.
B. Prosedur Penanganan Barang Bawaan Tamu Perorangan Pada Saat Keberangkatan
Individual guest departure Yang dimaksud dengan prosedur ini adalah langkah-langkah dalam menangani
barang bawaan tamu perorangan pada saat tamu meninggalkan hotel check-out. Menurut Bagyono 1997:34 prosudur penanganan barang bawaan tamu perorangan
pada saat keberangkatan antara lain : 1 Informasi mengenai permintaan penjemputan barang
Bell Captain
akan memperoleh
informasi tentang
permintaan pengembalianbarang tamu dari :
a Expected Departure List Expected departure list adalah daftar tamu yang diharapkan melakukan check
out setiap hari. Formulir ini dibuat oleh resepsionis berdasarkan room rack untuk setiap hotel yang menggunakan manual system sedangkan bagi hotel
yang menggunakan hotel information system biasanya hanya tinggal mencetak formulir tersebut. Informasi yang terdapat dalam Expected departure list pada
umumnya adalah sebagai berikut : - Date
Tanggal tamu diharapkan meninggalkan hotel.
- Room Nomor kamar yang dihuni oleh tamu.
- Transport Tranportsi yang digunakan oleh tamu.
- Departure time Jam pada saat tamu meninggalkan hotel.
- Remarks Kolom untuk mencatat hal-hal penting yang perlu mendapatkan perhatian
khusus. b. Receptionist
Bell Captain dapat membaca inormasi mengenai keberangkatan tamu dari expected departure list. Namun kelemahan adalah dia tidak selalu dapat
mengetahui tamu-tamu yang harus mendapatkan pelayanan terlebih dahulu. Karena itu, informasi penjemputan barang juga dapat diperoleh dari
receptionist. c. Front office cashier
Jika tamu akan check out ada kalanya dia menghubungi kasir dan menanyakan rekening tamu sekaligus meminta seseorangan untuk membawakan barang
bawaannya dari kamar. Bila kasir mendapatkan informasi, dia akan menyampaikannya kepada Bell Captain.
d. Tamu
Tamu mungkin mendatangi bell desk dan meminta Bellboy untuk mengambil barang dari kamarnya ke lobi. Tetapi sering kali dia menelpon seksi pelayanan
barang.
2 Informasi yang diperlukan Jika Concierge atau Bell Captain atau kebetulan Bellboy sendiri menerima telpon
dari tamu yang akan check-out, seorang Bellboy harus menanyakan kepada tamu hal-hal seperti berikut :
a Jumlah dan jenis barang b Waktu pengambilan barang
c Transportasi 3 Sebelum mengambil barang dari kamar
a. Setelah mendapatkan informasi mengenai penjemputan barang, Bell Captain akan segera memberi perintah kepada Bellboy untuk menuju kamar tamu
tersebut. b. Anda akan menerima bellboy errand card yang telah dicap oleh Bell Captain.
c. Langkah selanjutnya anda menuju kamar tamu. Tetapi sebelumnya, anda hendaknya memberitahukan hal itu kepada Room maidboy yang ada di
seksinya. d. Biasakan untuk mengetuk pintu sebelum memasuki kamar. Ketuklah pintu
dengan menggunakan jari anda sambil mengucapkan “ Bellboy wants to take
your luggage, please ” atau hanya “ Bellboy please ”
e. Setelah anda dipersilahka masuk, sapalah tamu denga mengucapkan “ Good
morning, sirmadam, are you ready with your luggage ?”.
f. Anda perlu memeriksa seperti kamar mandi, gantungan pintu kamar mandi, balcony dan drawer untuk memastikan bahwa tidak ada barang-barang tamu
yang tertinggal. g. Jika anda sedang bersama tamu, hindari membuka tasnya untuk memasukkan
barang-barang yang tertinggal. Jika barang tersebut berupa pakaian, masukkan ke dalam laundry bag yang tersedia di kamar dan bawa ke lobi, kemudian
beritahukan hal tersebut kepada tamu yang bersangkutan. h. Memeriksa jika ada baang-barang milik hotel di kamar yang hilang. Anda dan
room maidboy juga berkewajiban memeriksa ada tidaknya barang-barang milik hotel yang terbawa tamu, misalnya : asbak, handuk, lukisan. Jika ada
barang-barang yang hilang, segeralah melaporkannya kepada Bell Captain. Usahakan agar pemberitahuan tersebut dilakukan sebelum tamu yang
menempati kamar tersebut meninggalkan hotel. Jika tamu benar-benar terbukti membawa barng-barang milik hotel, maka kasir akan memasukkan harga
barang yang dibawanya ke dalam rekening. 4 Mengambil barang-barang dari kamar
a Mengeluarkan barang Berhati-hatilah dalam mengambil barang-barang dari luggage rack ataupun
washbasin table. Periksa dahulu keadaan barang tersebut. Jika ada kerusakan, informasikan kepada tamu secepatnya. Hitung juga jumlah barang sebelum
dibawa ke lobi. Beritahukan jumlah barang tersebut kepada tamu. Sebelum meninggalkan kamar, jangan lupa menanyakan kunci kamar kepada tamu.
b Mematikan lampu
Mematikan semua lampu dan perlengkapan elektronik seperti televisi dan radio. Setelah semuanya beres, kuncilah kamar dengan baik.
5 Membawa barang-barang ke lobi Jika kamar tamu terletak dilantai dasar, anda dapat langsung menuju lobi. Namun
jika kamar tamu terletak di lantai atas, anda tentu harus menggunakan lift terlebih dahulu.
a Menggunakan lift tamu
Usahakan agar anda memandu tamu. Tekanlah tombol lift supaya berhenti di lantai tempat anda dan tamu menunggu. Jika lift telah berhenti, pintu akan
terbuka secara otomatis. Katakan kepada liftman “ Lobby please ” jika pada
saat itu tidak ada operator yang bertugas, anda harus mengoperasikan lift untuk tamu. Persilahkan tamu untuk masuk ke dalam lift terlebih dahulu.
b Menggunakan lift karyawan Setelah berpisah dengan tamu, bawalah barang tamu melalui service elevator
yaitu lift karyawan yang digunakan untuk membawa barang-barang bawaan tamu.
6 Menempatkan barang ke lobi Setelah sampai di lobi, tempatkan barng di temapt yang aman. Jika tamu sedang
menunggu anda, persilahkan tamu untuk menuju ke kasir. 7 Menempatkan stiker hotel pada barang tamu
Stiker pada umumnya berlogo hotel dan berisikan alamat lengkap hotel. Stiker ini merupakan alat promosi yang sangat efektif bagi hotel. Oleh karena itu jangan
lupa menempelkan pada barang tamu yang akan check-out. Tempelkan stiker di tempat yang mudah terlihat.
8. Menggantungkan kartu barang luggage tag Gantungkanlah kartu barang pada setiap barang tamu. Yang harus selalu diingat
bahwa yang ditulis pada kartu tersebut adalah nomor kamar dan nama tamu 9 Pencatatan
a. Mengisi semua informasi yang ada pada bellboy errand card Isilah beberapa informasi yang ada pada bellboy errand card. Informasi tersebut antara lain :
1. Petugas kasir 2. Jumlah barang
3. Deskripsi barang 4. Tanda tangan Bellboy
b. Menulis Key Oke Sebelum tamu meninggalkan hotel, periksalah kunci kamar terlebih dahulu
anda dapat memeriksanya di petugas kasir, petugas informasi, kotak kunci check-out bila ada atau langsung menayakan kepada tamu.Setelah anda
mendapatkan kunci kamar, segeralah minta stempel key ok kepada resepsionis atau petugas informasi. Jika kunci kamar hilang, tulislah key lost dan laporkan
kepada Bell Captain secepatnya. c .Menyerahkan bellboy errand card kepada kasir
Bellboy errand card yang telah anda lengkapi harus diserahkan kepada kasir untuk mengecek rekening tamu yangbersangkutan. Jika tamu sudah membayar
rekeningnya, kasir akan membubuhkan cap Paid pada bellboy errand card anda.
d. Mengembalikan kunci kamar dan bellboy errand card Kembalikan kunci kamar tamu kepada petugas informasi atau resepsionis dan
bellboy errand card kepada Bell Captain . Sebelum anda mengembalikan bellboy errand card, tulislah dahulu nomor polisi mobil yang membawa tamu
di balik formulir tersebut. e. Menempatkan barang
Taruhlah barang di main entrance dengan rapi. Mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang barangnya. Laporkan kepada tamu jumlah dan tipe barang
atau mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang bawaanya sendiri secara langsung.
f. Mengucapkan kata-kata selamat tinggal Jika anda sudah menata barang- barang tamu dengan baik di dalam mobil,
ucapkanlah kepada tamu kata- kata selamat tinggal, misalnya “Good bye, have
a nice trip ”.Jika ada Doorman, dia akan membuka pintu mobil untuk tamu dan
menutup kembali.
C. Prosedur Penanganan Barang Bawaan tamu Pada Saat Pindah Kamar room change
