Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara

PT. KERETA API (PERSERO) DIVISI REGIONAL I

SUMATERA UTARA

Oleh: NAOMI. O. H

062103049

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

2

PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA PT. KERETA API (PERSERO) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA

PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA PT. KERETA API (PERSERO) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA

NAOMI O. H 062103049

4

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya kepada Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini .

Adapun maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah merupakan salah satu syaratk untuk menyelesaikan study Program Diploma III Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah, mengingat keterbatasan yang dimiliki oleh Penulis.

Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapat dukungan moral, spiritual, nasehat serta dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan FakultasEkonomi Universitas Sumatera Utara dan Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Seluruh Pegawai PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara, terkhusus kepada Pegawai di Bagian Umum yang telah banyak memberikan informasi dan bimbingannya bagi Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

6. Teristimewa kepada orang tua saya tercinta J. Hutabarat dan S. Simanjuntak yang selalu mmberikan seluruh kasih sayang dan perhatian kepada saya, serta adik-adik saya Sihar, Juli, Triska yang menjadi inspirasi dan peneymangat saya dalam hidup.

7. Buat POC (Priencess Of Christ) Itagota, Murni cinta, Ndank Caem, Beta dan Tina manis, yang selalu membuat saya tertawa terbahak-bahak hingga semua masalah bisa terlupakan. Juga buat teman-teman di Program Studi DIII Kesekretariatan stambuk 2006.

8. Buat Dhe_Bebex ( Wina.G.J.H dan Leony”Ony” ), yang selalu membuat saya kuat untuk menjalani hidup dari segala masalah yang datang menghadang.

6

9. Buat abang ito yang selalu tabah menemani penulis sampai pembuatan Tugas Akhir ini.

Medan, Juni 2009

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B.Perumusan Masalah ... 2

C.Tujuan Penelitian ... 3

D.Manfaat Penelitian ... 3

E.Jadwal Penelitian ... 4

F.Sistematika Penulisan ... 5

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 7

A.Sejarah Singkat Perusahaan ... 7

B.Struktur Organisasi ... 12

C.Uraian Tugas/Job Description... 14

D.Jenis Usaha/Kegiatan ... 20

E.Usaha Kerja Terkini ... 20

8

BAB III PEMBAHASAN... 23

A.Pengertian Arsip... 23

B.Jenis-jenis Arsip... 24

C.Nilai Guna Arsip ... 25

D.Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip... 27

E.Penyusutan Arsip ... 30

F.Peminjaman... 33

G.Penemuan Kembali Arsip ... 35

H.Syarat-Syarat Petugas Arsip ... 36

I. Peralatan/Perlengkapan Arsip... 38

J. Sanksi ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A.Kesimpulan ... 40

B.Saran ... 40

DAFTAR TABEL

Nomor Halaman

10

DAFTAR GAMBAR

Nomor Halaman

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Permohonan Riset 2. Surat Riset Dari Perusahaan 3. Surat Pernyataan Selesainya Riset

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap organisasi, baik pemerintahan maupun swasta, pekerjaan yang paling banyak dilakukan biasanya berhubungan dengan arsip. Yang sering disebut dengan ketatausahaan atau administrasi kearsipan. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perusahaan (Sedarmayanti, 2001).

Dimana, administrasi kearsipan tersebut memegang peranan penting didalam organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengandalian dan pertanggungjawaban. Tanpa arsip tak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi.

Selain itu juga, kearsipan mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan sistematis kerja di setiap bidang dalam organisasi. Oleh karena itu pimpinan organisasi atau kantor wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta kesadaran kepada setiap pegawai kearsipan ( bahkan setiap pegawai kantor ), betapa pentingnya peran arsip bagi proses sistematis kerja dari suatu organisasi.

Akan tetapi ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang tidak melakukan upaya penyelamatan terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Dimana, jumlah arsip di suatu organisasi atau kantor setiap harinya bertambah sesuai dengan jumlah kegiatan yang telah dilakukan.

Pengamanan arsip-arsip tersebut pun jarang pula diperhatikan, sehingga mengakibatkan banyak arsip yang dicuri bahkan dijual untuk kertas bungkusan. Padahal arsip tersebut merupakan bukti otentik dari kegiatan yang pernah terjadi pada kantor dimasa yang lampau.

Akibatnya, informasi yang diperlukan di masa yang akan datang untuk melanjutkan pekerjaan atau kegiatan organisasi bisa saja lenyap seiring hilangnya arsip-arsip tersebut.

Maka berdasarkan alasan tersebut diatas perlu dilaksanakan upaya pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip agar dapat menyimpan informasi yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.

Untuk dapat terlaksananya upaya penyelamatan arsip yang masih memiliki nilai kegunaan sangat dibutuhkan para pegawai yang memiliki nilai ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian, serta tenaga khusus dan ahli di bidang kearsipan (Wursanto, 2007). Pemeliharaan dan pengaman arsip merupakan usaha untuk menyelamatkan arsip dari kerusakan, kemusnahan, dan kehilangan. Akan tetapi biasanya para pegawai hanya melakukan penyimpanan arsip, dan mengabaikan pemeliharaan dan pengamanan arsip.

3

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik memilih judul “ Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api (PERSERO) Medan ”.

B. Perumusan Masalah

Dalam mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi maka penulis membuat suatu rumusan masalah. Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Kereta Api (PERSERO) Medan.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT.Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

D. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Penulis

a. Menambah wawasan berfikir dalam penanganan arsip pada kantor PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

b. Meningkatkan keterampilan penulis dalam mengaplikasikan ilmu yang dimiliki.

2. Bagi Perusahaan

a. Sebagai masukan dan perbandingan yang dapat dipergunakan untuk penyempurnaan pemeliharaan dan pengamanan arsip bagi PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

3. Bagi Peneliti Selanjutnya

a. Sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.

E. JADWAL PENELITIAN

Dalam rangka menyusun Tugas Akhir ini penulis telah melakukan survey/observasi pada PT. Kereta Api (Persero) Medan yang dimulai pada tanggal 1 April 2009 sampai 13 April 2009. Adapun kegiatan yang penulis lakukan dapatdilihat pada Tabel 1.1 berikut ini :

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

Hari/Tanggal Jenis Kegiatan Waktu Kegiatan Rabu/1 April Mengambil surat balasan

riset dari perusahaan serta melakukan wawancara dengan Kepala Sub Bagian

Umum mengenai Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada PT.

Kereta Api (Persero) Divisi

Pukul 10.00-12.00 WIB.

5

Regional I Sumatera Utara.

Senin/7 April 2009 Mengambil data mengenai

Struktur Organisasi PT.Kereta Api (Persero)

Divisi Regional I Sumatera Utara

Pukul 10.00-11.00 WIB.

Rabu/9 April 2009 Mengambil data mengenai Sejarah Ringkas Berdirinya PT.Kereta Api (Persero) Medan.

Pukul 10.00-11.00 WIB.

Senin/13 April 2009 Mengambil data mengenai Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan pada PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

F. SISTEMATIKA PENULISAN

Berikut ini rincian sistematika Penulisan yang akan disajikan pada penulisan Tugas Akhir ini antara lain :

1. Bab I Pendahuluan

Pada Bab ini akan menjelaskan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian dan Sistematika Penulisan.

2. Bab II Profil Perusahaan

Profil Perusahaan dalam Bab ini terdiri dari Sejarah Singkat Perusahaan, Struktur Organisasi, Jenis Usaha/Kegiatan, Uraian Tugas, Usaha Kerja Terkini, dan Rencana Kegiatan.

3. Bab III Pembahasan

Dalam pembahasan ini akan menjelaskan tentang Sistem Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip yang dilaksanakan pada Kantor PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

4. Bab IV Penutup

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Kereta Api (persero) adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa transportasi pengankutan penumpang dan barang, negosiasi dan peti kemas menggunakan Kereta Api sebagai sarana. Kereta Api itu sendiri untuk pertama kali di perkenalkan di Indonesia pada zaman penjajahan Belanda pada tahun 1864 dengan membangun lintas di Semarang (Kamijen), saat ini perusahaan Kereta Api (persero) sudah mulai berkembang dengan kantor pusat di Bandung. Pertama kali lokomotif ditemukan oleh George Stephenson (Inggris) tahun 1814 pada waktu itu masyarakat menamakannya dengan sebutan “Kuda Besi”. Penemuan tersebut membawa angin baru yang mekanis dan membawa sejarah bangsa-bangsa di dunia, terlebih pertumbuhan ekonomi khususnya.

Awal perjalanan itulah tepatnya pada tanggal 17 juni 1864 Gubernur Jendral Sloed Van Beele melakukan perjangkauan pertama tanda dimulainya perkereta apian di Indonesia, dengan memasang lintas di Semarang (Kamijen). Sesuai dengan posisi Indonesia saat itu merupakan daerah jajahan, motif-motif pendirian kereta api beranjak dari kepentingan negara penjajah, yaitu :

1. Motif Ekonomi/Komersil, yaitu pengiriman hasil bumi Indonesia ke pelabuhan Semarang

2. Motif Politik/Pertahanan, yaitu merupakan alasan dan pondasi yang sangat kuat.

Semenjak pembuatan lintas kereta api tersebut, pertumbuhan selanjutnya di wilayah Indonesia, khususnya di pulau Jawa semakin diperhatikan dan diperluas dengan motif yang sama. Pertumbuhan kereta api tersebut bukan saja dipelopori oleh pemerintahan Belanda tetapi juga oleh perusahaan-perusahaan Belanda, misalnya di pulau Jawa seperti : SCS (Semarang Chirebon Stoom Maatschappi), SLS (Semarang Joana Stoom Train Maatschappi), KSM (Kediri Stoom Train My), MSM (Malang Stoom Train My) dan lain-lain.

Wilayah Sumatera khususnya bagian utara, perusahaan swasta Belanda DSM (Deli Spoorweir Maatscahppi) membuka jaringan pertama di Sumatera Utara lintas labuhan Medan sekitar tanggal 17 Juli 1886 dengan motif yang sama yaitu mengangkat hasil perkebunan dari pedalaman ke pelabuhan timur yaitu pelabuhan Belawan.

Pada Perang Dunia II pada masa pendudukan Jepang (1 Maret 1941-17 Agustus 1945) semua kereta api di Indonesia dibawah pendudukan Jepang, diubah namanya. Seperti di Jawa dinamakan Rikuyu Kyoku kemudian berubah dengan Tetsudo Kyoka yang berpusat di Bandung. Di Sumatera, perkereta apian dibawah pemerintahan Angkatan Laut Jepang dengan nama Tetsudo Tai yang berpusat di Bukit Tinggi. Status perkereta apian di Sumatera mengalami proses yang agak berbeda dengan kereta api lainnya. Sesudah berakhirnya pendudukan Jepang,

9

Kereta Api di Sumatera Utara menjadi perusahaan swasta Belanda di wilayah Republik Indonesia.

Sementara itu berdasarkan surat perintah penguasaan militer tanggal 6 Desember 1958 NV DSM, berada dibawah pengawasan militer dari Komando T dan TI. Kemudian berdasarkan SK Panglima T dan TI penguasaan militer tanggal 10 Desember 1957 nomor Pan/KPTS-045/12/57 Juncto, radiogram Kasad/Penguasa Militer Pusat tanggal 18 Desember 1957 nomor 77.602/57 tentang pengambilan alih wewenang Bahar dari perusahaan milik Belanda, oleh penguasa militer daerah Sumatera Utara.

Tanggal 14 Desember 1957 wewenang Bahar atas NV DSM kepada Panglima T dan TI, mulai 29 April 1963 berdasarkan Undang-Undang Nomor Tahun 1958 Juncto PP. 41 Tahun 1959 dengan SK Menhub. tanggal 17 Januari 1963 Nomor 37/120 PT. Kereta Api (persero) Indonesia LA. DSM yang berpusat di Bandung, kemudian berdasarkan Undang-Undang Nomor 86 Tahun 1958 DKA berubah menjadi PN PERJAN.

Tahap-tahap perkembangan perkereta apian secara umum :

a. Jaman Republik Indonesia (17 Agustus 1945-18 Desember 1948).

Sepetember 1945 secara resmi lahirlah DKARI (Djawatan Kereta Api Republik Indonesia) yang berpusat di Bandung. Sementara pada waktu itu hanya meliputi Jawa, karena perkereta apian di Sumatera Utara berdiri sendiri.

b. Pengesahan Kedaulatan.

Januari 1950 terjadi penggabungan antara DKARI denagn SS/VS (Staats Spoorweg/Verenigf Spoorweg Bedryf) yang dikuasai Belanda menjadi DKARIS (Djawatan Kereta Api Republik Indonesia Serikat). Setelah RIS menjadi Republik Indonesia DKARIS berubah menjadi DKA.

c. Perusahaan Negara.

Mei 1963 DKA berubah menjadi PNKA (Perusahaan Negara Kereta Api) berdasarkan Undang-Undang Nomor 22 tahun 1963.

d. Pengesahan Jawatan.

Dengan PP Nomor 61/71, 15 September 1971 telah ditetapkan perubahan status PNKA menjadi Perusahaan Jawatan (Perjan).

e. Perusahaan Umum.

Dengan PP Nomor 57 Tahun 1993, tanggal 30 Oktober 1990 ditetapkan perubahan atas status Perusahaan Jawatan menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA), berlaku mulai tanggal 30 Oktober 1990.

f. Persero.

Dengan PP Nomor 19 Tahun 1998 ditetapkan bentuk dari PERUM menjadi Persero. Dalam rangka sebagian pelimpahan wewenang Pemerintah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1990 Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) diubah bentuknya menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (PERUMKA), kantor pusat PERUMKA berkedudukan di Bandung.

11

g. Susunan Organisasi PT. Kereta Api (Persero) 1) Kereta Api Pusat di Bandung

2) Divisi Sarna Bandung

3) Divisi Usaha Pendukung di Bandung 4) Divisi Pelatihan di Bandung

5) Divisi Angkutan Perkotaan di Bandung 6) Divisi Regional I Sumatera Utara di Medan 7) Divisi Regional II di Padang

8) Divisi Regional III Sumatera Selatan di Palembang 9) Daerah Operasional

a) Daerah Operasi 1 di Jakarta b) Daerah Operasi 2 di Bandung c) Daerah Operasi 3 di Cirebon d) Daerah Operasi 4 di Semarang e) Daerah Operasi 5 di Purwokerto f) Daerah Operasi 6 di Yogyakarta g) Daerah Operasi 7 di Madiun h) Daerah Operasi 8 di Surabaya i) Daerah Operasi 9 di Jember

Proses perubahan PERUMKA sehingga menjadi PT. KAI (Persero) melalui keputusan Presiden atau Kepres Nomor 39/1999, 1 Juni PERUMKA secara resmi berubah menjadi PT. KAI (Persero) mengoperasikan kelas Bisnis, Eksekutif, Ekonomi dan kelas khusus secara komersil pada Kereta Api

penumpang serta angkutan barang, negosiasi dan peti kemas. PERUMKA berhasil meningkatkan perusahaan lain guna lebih mengefisienkan aset-aset yang dimiliki seperti gedung, tanah dan lainnya.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antar setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara memiliki struktur organisasi garis dan staf (line and staff organization) yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Seperti yang dapat kita lihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

13

G

amb

ar

2.1

S

tr

u

k

tu

r O

rgan

is

as

i P

T

. K

er

eta A

p

i (P

er

se

ro

C. Uraian Tugas

Uraian Tugas adalah suatu gambaran tentang fungsi-fungsi tertentu yang ada pada suatu organisasi dan kemudian dapat menjelaskan secara spesifik tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi. Perusahaan haruslah mempunyai fungsi-fungsi yang harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan dalam operasional perusahaan. Berikut ini adalah gambaran tentang fungsi-fungsi dan pembagian tugas dan tanggung jawab yang ada pada PT. Kereta Api (Persero).

1. Kepala Divisi (KADIV)

Kepala Divisi adalah sebagian unsur pimpinan dan pelimpahan wewenang dari pimpinan pusat yang bertugas untuk mengkoordinasi seluruh unit kerja dari bagian operasional dan berfungsi mengawasi serta memberikan arahan bagi para staffnya yaitu Kasi (Kepala Seksi) dan menyampaikan tujuan perusahaan.

Adapun seksi tersebut adalah : a. Seksi Administrasi

Kepala Seksi Staf Kepala Divisi yang dibantu oleh para Subsi dalam bidang administrasi antara lain personalia, keuangan, akuntansi, dan anggaran, kerumahtanggaan dan hukum serta Kas Besar yang mempunyai fungsi masing-masing untuk memperlancar jalannya roda perputaran perusahaan di bidang administrasi yang diatur oleh ketetapan-ketetapan serta keputusan-keputusan perusahaan.

15

b. Seksi Hiperkes dan Keselamatan Kerja

Bertugas sebagai pengawas di bidang kesehatan dan keselamatan kerja serta pelayanan yang dikepalai oleh seorang Kasi Hiperkes yang dibantu oleh Sub Seksi, antara lain :

1) Sub Seksi Hiperkes

2) Sub Seksi Keselamatan Kerja 3) Seksi Jalan Rel dan Jembatan

Berfungsi dalam pengendalian mutu, pemeliharaan serta pemeriksaan jalan atau jembatan yang akan dilintasi kereta api yang dipimpin oleh Kasi Jalan dan Jembatan dan dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu :

1) Sub Seksi Program 2) Sub Seksi Jalan Rel 3) Sub Seksi Jembatan c. Seksi Sarana

Berfungsi di bidang pemeliharaan serta menyediakan peralatan dan armada bagi setiap sarana yang diperlukan dalam kegiatan operasi dan digunakan demi kelancaran perjalanan Kereta Api yang dikepalai oleh seorang Kasi Sarana dan dibantu oleh beberapa unit seperti :

1) Unit Rencana 2) Unit Produksi 3) Unit Quality Control

d. Seksi Operasi dan Pemasaran

Berfungsi merencanakan perjalanan kereta api sehingga pelanggan yang menggunakan jasa kereta api dapat menikmati perjalanan sampai ditujuan dengan aman dan tentram, Seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi yaitu :

1) Sub Seksi Program Perjalanan Kereta Api 2) Sub Seksi Pengendali Operasi Kereta Api 3) Sub Seksi Pemasaran dan Bina Pelanggan 4) Sub Seksi Keamanan dan Ketertiban e. Seksi Sinyal dan Telekomunikasi

Berfungsi di bidang pengendalian mutu serta prasarana sinyal dan telekomunikasi. Seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu :

1) Sub Seksi Program 2) Sub Seksi Sinyal

3) Sub Seksi Telekomunikasi f. Seksi Tanah dan Bangunan

Berfungsi dibidang pengendalian mutu serta pengolahan dan pemeliharaan harta tetap milik PT. Kereta Api (Persero) serta memberdayakan lahan ataupun tanah dan bangunan, seksi ini dibantu oleh beberapa Sub Seksi, yaitu:

1) Sub Seksi Program 2) Sub Seksi Tanah 3) Sub Seksi Bangunan

17

2. Tugas dan Tanggung Jawab

a. Menjalankan kebijaksanaan Direktur Utama Kereta Api (Dirutka) dalam memimpin Perusahaan Umum Kereta Api Eksploitasi Sumatera Utara, dengan pedoman kepada peraturan, ketentuan perusahaan, anggaran pendapatan dan anggaran biaya serta ketentuan lainnya yang dijalankan secara efektif dan efisien serta tanggung jawab atas manajemen bulanan. b. Di dalam melaksanakan tugasnya yang telah ditentukan oleh Dirutka,

pengawasan dilaksanakan secara langsung.

c. Menjalankan kerjasama yang baik dengan semua pegawai dalam hubungan tugas yang berhubungan dengan perusahaan umum kereta api.

d. Menyelenggarakan administrasi umum Kereta Api dalam arti kata seluas-luasnya.

e. Membuat perencanaan material dan melaksanakan pengadaan, baik yang diusahakan sendiri dan mengawasi penggunaannya, memelihara serta menjaga keamanan.

f. Menggunakan pegawai secara efektif dan efisien serta mengusahakan penataran serta pendidikan kepegawaian agar menjadi terampil.

g. Membuat laporan-laporan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

h. Memanfaatkan penemuan-penemuan baru dengan berpedoman kepada kebijaksanaan demi kepentingan perkembangan perusahaan.

i. Memelihara hubungan kerja sama yang baik dengan pegawai instansi pemerintah dan masyarakat guna mencapai tujuan perusahaan.

3. Wewenang

a. Berwenang mengambil keputusan yang bersifat rutin dan tidak principal serta tidak menyimpang dari kebijaksanaan Direktur Utama PT. Kereta Api (Persero).

b. Berwenang meandatangani surat-surat yang sifatnya rutin dan tidak prinsipil.

Adapun tugas dan tanggung jawab pimpinan setiap kepala sub bagian (Kasubag) PT. Kereta Api (Persero) Medan adalah sebagai berikut :

1) Kepala sub bagian (Kasubbag) seksi sumber daya manusia.

Kepala sub bagian seksi sumber daya manusia memiliki tugas dan tanggung jawab pokok yaitu : melaksanakan kebutuhan administrasi dan sistem informasi sumber daya manusia serta melaksanakan pengendalian, pembinaan, pelatihan, sertifikasi daan evaluasi kinerja.

2) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi keuangan.

Kepala sub bagian seksi keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab pokok yaitu : melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, pengesahan pembayaran pengeluaran atau biaya pegawai dan non pegawai.

3) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi anggaran dan akuntansi.

Adapun tugas dan tanggung jawab pokok dari kepala sub bagian seksi anggaran dan akuntansi adalah menyusun rencana kerja anggaran tahunan divisi, melaksanakan penyusunan rencana dan pengendalian pelaksanaa anggaran belanja dan pendapatan serta proses akuntansi dan vertifikasi semua data administrasi di Divisi Regional I Sumatera Utara.

19

4) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi kerumahtanggaan umum dan hukum. Adapun tugas dan tanggung jawab pokok dari kepala sub bagian seksi kerumahtanggaan umum dan hukum adalah melaksanakan kegiatan protokoler, tata usaha, pengadaan alat dan perlengkapan keperluan kantor, pencatatan barang-barang inventaris kantor, pengaturan akomodasi perkantoran, pengurusan wisma/mes, pengarsipan surat menyurat, dan peraturan-peraturan perkereta apian dan pelaksanaan bantuan hukum.

5) Kepala sub bagian (Kasubag) seksi kas besar.

Tugas dan tanggung jawab pokok dari kepala sub bagian seksi kas besar adalah : melakukan peneriamaan/penyimpanan uang dan atau surat-surat berharga serta pencatatannya, pembukuan dan pembuatan analisis penerimaan.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara merupakan Badan Usaha Milik Negara yang memiliki jenis usaha di bidang jasa transportasi, yaitu menyediakan pelayanan transportasi untuk kepentingan konsumen di daerah Sumatera Utara.

Selain menyediakan jasa transportasi bagi konsumen atau penumpang, PT. Kereta Api juga menyediakan jasa angkutan barang, misalnya pengangkutan bahan-bahan mentah, seperti sawit. PT. Kereta Api bekerja sama dengan PTPN ataupun perusahaan lainnya yang membutuhkan jasa angkutan barang untuk mengalokasikan barang-barang tersebut ketempat tujuan yang telah ditentukan.

E. Usaha Kerja Terkini

PT. Kereta Api (Persero) selalu membuat suatu program yang setiap tahunnya berubah sesuai dengan kebutuhan para konsumennya untuk meningkatkan minat para konsumen jasa pemakai Kereta Api.

PT. Kereta Api (Persero) memiliki usaha kerja terkini, yaitu menjalankan suatu program, seperti berikut :

1. Keselamatan

PT. Kereta Api berusaha meningkatkan keselamtan para penumpang dari tahun ke tahun, agar konsumen lebih percaya dan menjadi konsumen tetap pemakai jasa PT. Kereta Api (Persero) Medan. Saat ini PT. Kereta Api (Persero) Medan sedang melakukan perbaikan rel Kereta Api di sepanjang jalur perjalanan Kereta Api.

2. Pelayanan

Setiap masyarakat, terutama para konsumen pemakai jasa PT. Kereta Api (Persero) menginginkan pelayanan yang baik dan sempurna, oleh karena itu PT. Kereta Api (Persero) juga mengadakan peningkatan pelayanan dengan mendidik para pegawainya untuk lebih memahami permintaan penumpang Kereta Api. Saat ini karyawan yang telah mengikuti pelatihan sekitar kurang lebih 50 orang.

3. Kenyamanan

Disetiap kegiatan ataupun tempat, setiap orang pasti membutuhkan kenyamanan, begitu juga para penumpang Kereta Api. Maka itulah, PT. Kereta Api berusaha meningkatkan kenyamanan di setiap Kereta Api, agar

21

penumpang semakin semangat menggunakan jasa PT. Kereta Api (Persero). Saat ini PT. Kereta Api sedang mengupayakan untuk meningkatkan kenyamanan dengan menambah fasilitas kebersihan di setiap Kereta Api, seperti meyediakan tong sampah, sapu, dan kain pembersih di setiap gerbong Kereta Api dan lain sebagainya.

4. Tepat Waktu

PT. Kereta Api (Persero) sadar benar bahwa para penumpang atau pemakai jasanya, sangat menghargai waktu. Maka, penumpang berharap setiap perjalanan mereka dengan Kereta Api sampai pada tepat waktu atau sesuai waktu yang talah ditentukan. PT. Kereta Api (Persero) juga meningkatkan ketepatan waktu dalam pemberangkatan dan mengurangi waktu pemberhentian di setiap stasiun, agar para penumpang dapat sampai ditujuan tepat pada waktunya.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Pimpinan (Kepala Sub Bagian) PT. Kereta Api (Persero) Medan yang akan datang ditentukan oleh Pimpinan Pusat. Adapun rencana-rencana kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan fasilitas yang dapat membantu bagian Kearsipan untuk memelihara dan mengamankan arsip-arsip pada kantor PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.

2. Melakukan penyuluhan, pelatihan dan pendidikan bagi pegawai kearsipan agar dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam memelihara dan mengamankan arsip.

3. Melakukan pemisahan arsip-arsip yang aktif dan in-aktif, dengan tempat penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan pemeliharaan dan pengamanan arsip yang layak.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Dalam ilmu kearsipan (Archival Science atau Archivology), selain kata arsip yang dalam bahsa Indonesia, masih ada istilah archives atau archief (Belanda), File (Inggris) dan record atau warkat.

Dalam istilah bahasa Inggris, ketiga istilah diatas diartikan sebagai berikut : a. File berarti early archive

b. Record berarti permanent file

c. Archive berarti permanent record (Wursanto, 2007:11)

Dimana pada umumnya, pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi perusahaan.

Namun, berdasarkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun seperti film, hasil-hasil rekaman dan lainnya. Baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B. Jenis-Jenis Arsip

Arsip juga dapat dibedakan dalam beberapa jenis : 1. Berdasarkan Fungsinya

a. Arsip Dinamis yang terdiri atas :

1). Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan sehari-hari sebagai berkas kerja.

2). Arsip Dinamis Inaktif, yaitu arsip yang sudah menurun frekwensi penggunaannya sebagai berkas kerja.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung namun masih diperlukan bagi kepentingan nasional.

2. Berdasarkan bentuk/coraknya :

a. Textual yaitu semua jenis arsip yang tertulis

b. Kartografi dan kearsitekturan, yaitu semua jenis arsip yang bergambar, seperti peta, denah bangunan dan lain-lain.

c. Audio Visual, yaitu arsip yang bisa dipandang dan didengar dikelompokkan menjadi 3 (tiga), yaitu :

1). Gambar Statistik (Still Images) seperti foto

25

3). Rekaman Suara (Sounds Recording)

d. Bahan keterangan lain yang diproduksi atau hanya dapat dibaca melalui mesin dan sejenisnya (Machine Readable), seperti disket dan micro film.

C. Nilai Guna Arsip

Arsip juga memiliki beberapa nilai guna, seperti : 1. Nilai Guna Primer

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan Perusahaan Pencipta Arsip yang meliputi :

a. Nilai Guna Administrasi

Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi Perusahaan/pencipta arsip berisikan hal-hal yang berkaitan dengan perumusan dan kebijaksanaan.

b. Nilai Guna Hukum

Arsip yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti atas hak dan kewajiban Perusahaan, warga negara dan pemerintah berisikan keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti peradilan dan sebagainya.

c. Nilai Guna Keuangan

Arsip yang berisikansegala hal ihwal yang menyangkut transaksi pertanggung jawaban keuangan, berisikan arsip tentang Rencana Anggaran Belanja Pertanggung jawaban Keuangan, pembukuan laporan keuangan, dan laporan pemeriksaan keuangan.

d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi

Arsip mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian ilmu terapan.

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai arsip berdasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar perusahaan/instansi pencipta arsip kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional, yang meliputi :

a. Nilai Guna Kebuktian

Arsip yang mengandung data dan keterangan tentang bagaimana Perusahaan/instansi diciptakan dikembangkan, diatur fungsi kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat kegiatannya.

b. Nilai Guna Informasional

Nilai ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan perusahaan/instansi penciptanya berisi informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.

Dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan ini juga dijelaskan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan semua barang bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang

27

dan masa yang akan datang. Usaha untuk menyelamatkan semua barang bukti seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Unuk itulah perlu diadakan pengurusan arsip secara tertata dan baik.

D. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kerusakan dan kemusnahan, sedangkan pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan, sehingga perlu dilakukan pelaksanaan dan penanganan yang cukup baik dalam menata dan menyinpan arsip ataupun dokumen penting.

1. Penataan dan penyimpanan arsip a. Tujuan

Tujuan penataan dan pengaturan penyimpanan arsip adalah untuk menjaga keamanan, memelihara kearsipan serta perawatan agar arsip terhindar dari pelapukan dan atau kehilangan serta mempermudah penemuan kembali informasi, sehingga dapat diciptakan pemanfaatan arsip secara berdaya guna dan berhasil guna.

2. Pelaksanaan

a. Penataan dan penyimpanan arsip di lingkungan perusahaan menganut azas desentralisasi untuk arsip dinamis aktif dan azas sentralisasi untuk arsip dinamis inaktif.

b. Penataan dan penyimpanan arsip di Arsip Pusat dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Penataan arsip dikelompokkan atau dipilih kedalam: a) Dosir

b) Rublik c) Seri

2) Arsip Media Baru (Arsip Audio Visual dan Arsip Komputer) disimpan di unit kerja masing-masing sesuai ketentuan teknis yang dipersyaratkan.

c. Pemeliharaan Arsip

1) Arsip Pusat bertanggung jawab atas keamanan, keselamatan, keutuhan dan kelengkapan yang tersimpan

2) Untuk menghindari kemungkinan pelapukan, kehilangan, kerusakan kebanjiran dan kebakaran tempat penyimpanan harus pada lokasi serta kondisi bangunan yang memenuhi syarat

3) Pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala dengan : a. Penaburan obat

b. Penyemprotan anti hama (pest control) c. Furnigasi

d. Penanganan Dokumen bernilai tinggi

1) Dokumen Bernilai tinggi adalah dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna sangat tinggi terhadap kehidupan perusahaan, antara lain: a. Surat berharga

b. Bukti-bukti kepemilikan

29

2) Penyimpanan Dokumen bernilai tinggi dilakukan secara khusus dengan memperhatikan faktor keamanan

3) Untuk dokumen bernilai tinggi yang dibuat dan dilegalisir duplikatnya oleh pejabat yang berwenang harus disimpan secara terpisah dengan asli.

e. Kewenangan dan tanggung jawab pengurusan arsip

1) Arsip pusat merupakan satu-satunya yang berwenang mempunyai Arsip Inaktif, sedangkan arsip yang masih Dinamis Aktif dapat disimpan di unit kerja pencipta arsip secara desentralisasi sebagai berkas kerja.

2) Arsip yang sudah tidak merupakan berkas kerja dapat dikelompokkan sebagai arsip Inaktif, dalam jangka waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) tahun terhitung setelah dinyatakan selesai penanganan masalahnya oleh unit kerja pencipta arsip harus segera diserahkan kepada Arsip Pusat untuk selanjutnya disimpan menurut ketentuan yang berlaku. 3) Setiap penyerahan arsip dari unit kerja pencipta arsip kepada arsip

pusat disertai dengan berita acara serah terima yang dilengkapi dengan keterangan tentang jenis jumlah dan tahun diciptakannya arsip

4) Pengurusan atau penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif diatur sebagai berikut :

a) Pengurusan atau penyimpanan arsip Dinamis Inaktif dilaksanakan di Kantor Pusat oleh Sub Direktorat Administrasi umum dan Kesejahteraan Personalia Cq. Arsip Pusat.

b) Untuk wilayah Usaha Jawa, Daerah Operasi, Eksplotasi dan Inspeksi serta Balai Jasa dan Gudang Persediaan setempat penyimpanan arsip dinamis inaktif dilakukan sendiri.

E. Penyusutan Arsip

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahan (unit kerja) ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan yang dilakukan dengan cara :

a. Pemindahan arsip harus disertai surat pengantar yang dilampiri daftar pertelaan Arsip yang akan diserahkan dan Berita Acara Pemindahan Arsip (sesuai contoh lampiran 2 dan 3)

b. Arsip yang dipindahkan dimasukkan dalam amplop.

Setiap amplop berisi satu berkas masalah, selanjutnya dimasukkan kedalam boks arsip dan diberikan label pengenal

c. Arsip yang dipindahkan harus disampaikan oleh petugas khusus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pemindahan arsip tersebut

d. Serah terima arsip hendaknya dilaksanakan sebaik-baiknya, terutama penelitian/pencocokan antara Daftar Pertelaan dengan arsip yang diterima dan arsip dalam keadaan baik atau rusak

e. Pemindahan arsip-arsip yang retensinya diatas sepuluh tahun harus diserahkan ke Arsip Pusat dengan sepengetahuan Subdit Umum

f. Penyerahan dan pengamanan arsip-arsip Direksi dilakukan oleh Subdit Umum Arsip Pusat

31

1) Lembar pertama arsip dikirimkan ke arsip pusat 2) Lembar kedua disimpan sebagai arsip/pertinggal 2. Pemusnahan arsip ketentuannya diatur sebagai berikut :

a. Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan.

Non arsip antara lain amplop, map, blanko-blanko, formulir dan sebagainya

b. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan c. Perusahaan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai

nilai guna dan telah melalui jangka waktu penyimpanan sesuai dengan jadwal retensi Arsip (JRA)

d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi dkenali isi maupun bentuknya melalui proses pembuburan, pembakaran dan penghancuran secara kimiawi, dengan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari Bidang Hukum/perundang-undangan dan atau Bidang Pengawasan dari perusahaan

e. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip yang akan dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan arsip.

f. Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu kurang dari 10 tahun dibentuk Tim pemusnahan yang ditetapkan oleh Direksi dengan melaporkan kepada Pimpinan Departemen Perhubungan yang anggotanya terdiri dari unsur :

1) Pejabat dari Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia

2) Pejabat dari Satuan Pengawasan Intern 3) Pejabat dari Direktorat Keuangan

4) Pejabat dari Sub Direktorat Hukum dan Hubungan Antar Lembaga 5) Pejabat dari unsur-unsur terkait

g. Pemusnahan arsip yang mempunyai jangka waktu penyimpanan waktu 10 tahun atau lebih dibentuk Tim pemusnahan yang ditetapkan oleh Pimpinan Perusahaan setelah didengar pertimbangan Panitia penilaian arsip yang dibentuk oleh perusahaan, dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan dan Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan persetujuan Pimpinan Departemen Perhubungan serta Kepala Arsip Republik Indonesia

Tim pemusnahan arsip terdiri dari : 1) Perusahaan Umum Kereta Api

2) Sekretariat Jenderal Departemen Perhubungan 3) Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan 4) Arsip Nasional Republik Indonesia

5) Badan Administrasi Kepegawaian Negara

6) Bila dipandang perlu dapat meminta unsur Badan Pemeriksa Keuangan dan Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan untuk duduk dalam Anggota Tim

33

3. Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diatur sebagai berikut :

a. Bagi arsip yang disimpan oleh Perusahaan di Tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia dengan terlebih dahulu dilaporkan kepada Pimpinan Departemen Perhubungan untuk mendapat persetujuan

b. Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip yang diserahkan.

F. Peminjaman

1. Arsip Inaktif yang disimpan pada Arsip Pusat dapat dipinjam oleh : a. Unit kerja pencipta arsip

b. Unit kerja bukan pencipta arsip di lingkungan Perusahaan c. Instansi lain di luar Perusahaan

Surat dan daftar arsip yang akan dipinjam pada Arsip Pusat harus mendapat persetujuan Pejabat Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia.

2. Peminjaman arsip oleh unit kerja bukan pencipta arsip di lingkungan Perusahaan harus membuat surat persetujuan Pejabat Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia dari pencipta arsip.

3. Peminjaman arsip oleh instansi lain di luar Perusahaan harus dapat persetujuan Direksi Sub Direktorat Administrasi Umum dan Kesejahteraan Personalia.

4. Setiap peminjaman arsip harus diperhatikan sebagai berikut : a. Arsip yang aslinya dapat dipinjam di tempat

b. Permintaan untuk meminjam arsip harus dilakukan secara tertulis

c. Petugas arsip berkewajiban mencatat, membukukan setiap peminjam arsip d. Peminjaman arsip-arsip harus dibuatkan Lembaran Peminjaman Arsip

(LPA) yang terdiri dari :

1) LPA asli sebagai pengganti arsip diletakkan pada tempat arsip yang dipinjam

2) LPA II untuk peminjam 3) LPA III untuk petugas

G. Penemuan Kembali Arsip

Pada dasarnya penemuan kembali arsip menyangkut 2 (dua) segi, yaitu penemuan kembali informasi dan arsipnya, dengan berpedoman pada kode arsip, indeks dan tunjuk silang (apabila diperlukan).

1. Arsip Aktif

a. Penemuan kembali arsip yang masih berada di Tata Usaha Unit Pengelola akan mudah dipahami apabila dihubungkan dengan sistem penataan berkasnya.

35

Contoh :

Berkas kepegawaian (perorangan) penataannya diatur berdasarkan indeks nama orang, maka cara penemuan kembalinya akan mudah dicari dari indeks nama orangnya.

b. Cara penemuan :

1) Tahap pertama memahami isi materi yang diperlukan

2) Tahap kedua menentukan tempat penyimpanan arsip dengan berpedoman pada klasifikasi (kode arsip), apabila menemukan kesulitan dapat dibantu dengan indeks relatif (daftar klasifikasi)

3) Menentukan indeks dari masalah yang diperlukan

2. Arsip Inaktif

a. Seperti halnya pada arsip Aktif indeks merupakan pula sarana utama dalam penemuan kembali arsip Inaktif

b. Cara penemuan :

a) Tahap pertama mencari lokasi arsip suatu unit pengolahan disimpan b) Tahap kedua memahami materi yang diperlukan dan kemudian

H. Syarat Syarat yang harus dimiliki oleh petugas arsip

Begitu pentingnya arsip bagi sebuah organisasi ataupun perusahaan sehingga pengamanan dan pemeliharaannya pun harus dilaksanakan dan ditangani sebaik mungkin. Oleh karena itu diperlukan petugas ataupun pegawai yang yang menguasai sistem Kearsipan, sehingga penataan arsip dapat terlaksana dan tidak ada arsip-arsip yang hilang, baik yang Aktif maupun Inaktif. The Liang Gie mengatakan bahwa untukmenjadi petugas atau pegawai kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 5 (lima) syarat (Wursanto, 2007:39-41), yaitu : 1. Keahlian

Pegawai yang bertugas harus mempunyai keahlian dalam bidang arsip, atau paling tidak mempunyai pengetahuan tentang arsip, agar tata kerja kearsipan dapat mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.

2. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang secara sepintastampaknya sama.

Faktor ketelitian harus didukung oleh :

a. Sikap jiwa yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

b. Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat dan tidak buta warna. 3. Kecerdasan

Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dan tajam pikiran. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian

37

dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingatan yaang tajam, sehingga tidak mudah lupa.

Kecerdasan sangat dibutuhkan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok persoalan, serta tidak mudah melupakan suatu pokok persoalan yang telah ada kartu arsipnya.

4. Kecekatan

Cekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu dan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipan karena setiap pegawai diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.

5. Kerapian

Kerapian berarti kebersihan dan ketertiban. Setiap pegawai kearsipan harus mampumenciptakan dan menjaga kerapian terhadap arsip yang disimpan. Susunan arsip yang rapi akan berdampak positif bagiarsip tersebut, dimana arsip akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah saat pengambilannya.

I. Peralatan/Perlengkapan Arsip

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penataan dan penyimpanan arsip lazimnya meliputi antara lain :

1. Folder 2. Map Arsip

3. Kotak Arsip (Boks) 4. Filing Cabinet

5. Rak Arsip/Lemari Arsip 6. Mesin Pemotong Kertas 7. Mesin Pengepres

8. Mesin Sampul/Laminasi 9. Mesin Penghancur Kertas 10.Mesin Foto Copy

11.Mesin Faximile 12.Perangkat Komputer

J. Sanksi

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1991 Pasal 11 tentang Ketentuan Pidana sebagai berikut :

1. Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dalam Pasal 11 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun

39

2. Barang siapa yang menyimpan arsp sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu pada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau dengan pidan penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun

3. Tindak pidana yang dimaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) Pasal ini adalah kejahatan.

A. KESIMPULAN

Setelah melakukan perbandingan pada pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Kereta Api (Perero) dengan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian ini, penulis memperoleh kesimpulan :

1. Arsip in-aktif disimpan di gudang penyimpanan, namun tertata dengan cukup rapi, sehingga tidak terlalu lama mengambilnya jika diperlukan.

2. Pemeliharaan Arsip yang berkaitan dengan kebersihannya kurang terjaga. 3. Pengamanan Arsip cukup baik dengan dilaksanakannya pengelolaan

pembedaan arsip sesuai abjad, judul dan juga kepentingannya.

4. Pegawai Kearsipan kurang mampu melakukan pemeliharaan dan pengamanan, terbukti pada saat pencarian beberapa arsip, para pegawai kurang cekatan mendapatkannya.

B. SARAN

1. Para pegawai kearsipan masih perlu mendapatkan pendidikan dan pelatihan, agar penataan arsip pada PT. Kereta Api (Persero) dapat lebih baik lagi.

2. Seharusnya setiap arsip dibersihkan secara teratur agar tidak berdebu saat pengambilannya, sehingga kebersihannya dapat terjamin

3. Arsip in-aktif sebaiknya tidak disimpan di gudang, sehingga terpisahkan dari barang-barang bekas yang tidak terpakai dan agar mudah dicari.

41

4. Arsip in-aktif sebaiknya disimpan pada tempat khusus agar mudah dicari apabila diperlukan dan terjaga kebersihannya sehingga pada saat pengambilan tidak berdebu.

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Penerbit Mandar Maju. Bandung. 2001

Wursanto, Ig. Kearsipan II. Penerbit Kanisius. Yogyakarta. 2007 Pedoman Administrasi Perkantoran, PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara

40

A. KESIMPULAN

Setelah melakukan perbandingan pada pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Kereta Api (Perero) dengan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian ini, penulis memperoleh kesimpulan :

1. Arsip in-aktif disimpan di gudang penyimpanan, namun tertata dengan cukup rapi, sehingga tidak terlalu lama mengambilnya jika diperlukan.

2. Pemeliharaan Arsip yang berkaitan dengan kebersihannya kurang terjaga. 3. Pengamanan Arsip cukup baik dengan dilaksanakannya pengelolaan

pembedaan arsip sesuai abjad, judul dan juga kepentingannya.

4. Pegawai Kearsipan kurang mampu melakukan pemeliharaan dan pengamanan, terbukti pada saat pencarian beberapa arsip, para pegawai kurang cekatan mendapatkannya.

B. SARAN

1. Para pegawai kearsipan masih perlu mendapatkan pendidikan dan pelatihan, agar penataan arsip pada PT. Kereta Api (Persero) dapat lebih baik lagi.

2. Seharusnya setiap arsip dibersihkan secara teratur agar tidak berdebu saat pengambilannya, sehingga kebersihannya dapat terjamin

3. Arsip in-aktif sebaiknya tidak disimpan di gudang, sehingga terpisahkan dari barang-barang bekas yang tidak terpakai dan agar mudah dicari.

4. Arsip in-aktif sebaiknya disimpan pada tempat khusus agar mudah dicari apabila diperlukan dan terjaga kebersihannya sehingga pada saat pengambilan tidak berdebu.

42

DAFTAR PUSTAKA

Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Penerbit Mandar Maju. Bandung. 2001

Wursanto, Ig. Kearsipan II. Penerbit Kanisius. Yogyakarta. 2007 Pedoman Administrasi Perkantoran, PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara