dan masa yang akan datang. Usaha untuk menyelamatkan semua barang bukti seperti yang dimaksud diatas antara lain dengan pemeliharaan dan pengamanan
arsip. Unuk itulah perlu diadakan pengurusan arsip secara tertata dan baik.
D. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kerusakan dan kemusnahan, sedangkan pengamanan arsip adalah usaha-
usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari kehilangan maupun kerusakan, sehingga perlu dilakukan pelaksanaan dan penanganan yang cukup baik dalam
menata dan menyinpan arsip ataupun dokumen penting. 1. Penataan dan penyimpanan arsip
a. Tujuan Tujuan penataan dan pengaturan penyimpanan arsip adalah untuk menjaga
keamanan, memelihara kearsipan serta perawatan agar arsip terhindar dari pelapukan dan atau kehilangan serta mempermudah penemuan kembali
informasi, sehingga dapat diciptakan pemanfaatan arsip secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Pelaksanaan a. Penataan dan penyimpanan arsip di lingkungan perusahaan menganut azas
desentralisasi untuk arsip dinamis aktif dan azas sentralisasi untuk arsip dinamis inaktif.
b. Penataan dan penyimpanan arsip di Arsip Pusat dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Naomi O. H : Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api Persero Divisi Regional I Sumatera Utara, 2009.
1 Penataan arsip dikelompokkan atau dipilih kedalam: a Dosir
b Rublik c Seri
2 Arsip Media Baru Arsip Audio Visual dan Arsip Komputer disimpan di unit kerja masing-masing sesuai ketentuan teknis yang
dipersyaratkan. c. Pemeliharaan Arsip
1 Arsip Pusat bertanggung jawab atas keamanan, keselamatan, keutuhan dan kelengkapan yang tersimpan
2 Untuk menghindari kemungkinan pelapukan, kehilangan, kerusakan kebanjiran dan kebakaran tempat penyimpanan harus pada lokasi serta
kondisi bangunan yang memenuhi syarat 3 Pemeliharaan arsip dilakukan secara berkala dengan :
a. Penaburan obat b. Penyemprotan anti hama pest control
c. Furnigasi d. Penanganan Dokumen bernilai tinggi
1 Dokumen Bernilai tinggi adalah dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna sangat tinggi terhadap kehidupan perusahaan, antara lain:
a. Surat berharga b. Bukti-bukti kepemilikan
c. Surat-surat perjanjian dan sebagainya
Naomi O. H : Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api Persero Divisi Regional I Sumatera Utara, 2009.
2 Penyimpanan Dokumen bernilai tinggi dilakukan secara khusus dengan memperhatikan faktor keamanan
3 Untuk dokumen bernilai tinggi yang dibuat dan dilegalisir duplikatnya oleh pejabat yang berwenang harus disimpan secara terpisah dengan
asli. e. Kewenangan dan tanggung jawab pengurusan arsip
1 Arsip pusat merupakan satu-satunya yang berwenang mempunyai Arsip Inaktif, sedangkan arsip yang masih Dinamis Aktif dapat
disimpan di unit kerja pencipta arsip secara desentralisasi sebagai berkas kerja.
2 Arsip yang sudah tidak merupakan berkas kerja dapat dikelompokkan sebagai arsip Inaktif, dalam jangka waktu selambat-lambatnya 3 tiga
tahun terhitung setelah dinyatakan selesai penanganan masalahnya oleh unit kerja pencipta arsip harus segera diserahkan kepada Arsip
Pusat untuk selanjutnya disimpan menurut ketentuan yang berlaku. 3 Setiap penyerahan arsip dari unit kerja pencipta arsip kepada arsip
pusat disertai dengan berita acara serah terima yang dilengkapi dengan keterangan tentang jenis jumlah dan tahun diciptakannya arsip
4 Pengurusan atau penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif diatur sebagai berikut :
a Pengurusan atau penyimpanan arsip Dinamis Inaktif dilaksanakan di Kantor Pusat oleh Sub Direktorat Administrasi umum dan
Kesejahteraan Personalia Cq. Arsip Pusat.
Naomi O. H : Pemeliharaan Dan Pengamanan Arsip Pada PT. Kereta Api Persero Divisi Regional I Sumatera Utara, 2009.
b Untuk wilayah Usaha Jawa, Daerah Operasi, Eksplotasi dan Inspeksi serta Balai Jasa dan Gudang Persediaan setempat
penyimpanan arsip dinamis inaktif dilakukan sendiri.
E. Penyusutan Arsip
