28 Barang dalam proses juga disebut pekerjaan dalam proses, terdiri
dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga
unsur biaya : 1 bahan langsung, 2 upah langsung dan 3 overhead pabrik
atau overhead produksi factory overhead atau manufacturing overhead.
3. Persediaan Barang Jadi
Barang jadi merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya
yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari barang dalam proses ke perkiraan barang jadi.
3. Pos-pos yang Dimasukkan Dalam Persediaan
Menurut Skousen dan Stice 2001:518 pos-pos yang dimasukkan ke dalam persediaan adalah sebagai berikut :
a. Barang dalam Perjalanan Ketika barang-barang dalam perjalanan dari penjual ke pembeli,
kepemilikannya tergantung dari persyaratan penjualannya. Ada dua persyaratan penjualan yaitu :
1. FOB Shipping Point Syarat penjualan dimana hak atas barang beralih ke pembeli pada
saat pengiriman. 2. FOB Destination
29 Syarat penjualan dimana hak atas barang beralih ke pembeli saat
barang telah sampai ke tujuan. b. Barang dalam Konsinyasi
Persediaan yang secara fisik ada pada dealer, tetapi kepemilikan akan barang tetap pada pengirim sampai dealer menjual barang tersebut.
c. Penjualan Bersyarat Penjualan Angsuran dan Perjanjian Pembelian Kembali Kontrak
penjualan bersyarat dan penjualan angsuran mungkin mempertahankan hak milik di tangan penjual sampai harga jual sepenuhnya dibayar.
Perjanjian pembelian kembali adalah sebuah cara kreatif untuk mendapatkan kas dalam jangka pendek, perusahaan menjual persediaan
ke perusahaan lain tapi pada saat yang sama menyetujui untuk membeli persediaan tersebut di masa yang akan datang.
4. Sistem dan Prosedur Pengelolahan Persediaan
Prosedur pengelolahan persediaan dalam proses operasi perusahaan terdiri atas rangkaian kegiatan yang dimulai dari produksi atau pembelian,
penerimaan dan penyimpanan barang serta pemakaian atau pengeluaran barang untuk dijual. Dalam menjamin adanya pengawasan dan perlakuan
yang seragam terhadap transaksi-transaksi yang berkaitan dengan persediaan yang memadai dalam perusahaan. Sistem dan prosedur
pengelolaan persediaan secara komputer pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan sistem manual. Secara umum prosedur pengelolaan
persediaan dapat dibagi atas :
30 a. Prosedur Pembelian
Berdasarkan struktur file, Hall 2001:283 mengemukakan bahwa ada lima file yang digunakan dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data
pembelian persediaan, yaitu : 1. File Induk Persediaan
File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor persediaan, keterangan, jumlah di tangan, titik pemesanan kembali, jumlah dipesan,
EOQ, nomor pemasok, biaya standar dan total persediaan. 2. File Permintaan Pembelian
File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor permintaan pembelian, nomor persediaan, jumlah dipesan, nomor pemasok dan
biaya standar per unit. 3. File Pemasok
File ini terdiri dari beberapa field antara lain : no pemasok, alamat, syarat perdagangan, tanggal pesanan terakhir dan waktu tunggu.
4. File Pesanan Pembelian Terbuka dan Tertutup File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor pesanan
pembelian, nomor permintaan pembelian, nomor persediaan, jumlah dipesan, nomor pemasok, alamat, biaya standar, jumlah faktur yang
diperkirakan, bendera record dan bendera persediaan. Nilai dalam field ini merupakan ”bendera” tanda peringatan terhadap sistem tersebut
agar tidak memesan item tersebut untuk kedua kalinya. Ketika
31 persediaan diterima, bendera tersebut dihapus dengan mengubah
nilainya menjadi nol. 5. Register Voucher File Utang Dagang Terbuka
File ini terdiri dari beberapa field antara lain : nomor voucher, nomor cek, nomor faktur, jumlah faktur, akun kredit, akun debit, nomor
pemasok, tanggal terbuka, tanggal jatuh dan tanggal penutupan. Berdasarkan prosedur, Hall 2001:283 juga mengemukakan urutan
prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data pembelian persediaan adalah sebagai berikut :
• Departemen Pemprosesan Data : Langkah 1 Proses pembelian dimulai dari departemen pemrosesan data dimana fungsi
kontrol persediaan dilakukan. Siklus pendapatan dalam perusahaan retail atau siklus konversi dalam perusahaan manufaktur pada kenyataannya
diawali dengan kegiatan ini. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item
yang dipengaruhi oleh file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan
pembelian terbuka. Setiap catatan record dalam file permintaan terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya.
Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, harga unit standar dan nomor pemasok dari pemasok utama.
Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar
32 pembantu persediaan kemudian ditandai ”Dalam Pesanan” untuk menghindari
item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim. Pada akhir hari, sistem tersebut mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan
mengkonsolidasi item-item majemuk dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file
pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan- salinan dokumen ini dikirim ke prosedur manual dalam departemen pembelian
dan utang dagang. • Departemen Pembelian
Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian lima bagian. Salinan-salinan tersebut dikirim
ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Sistem dalam gambar
menerapkan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan. Suatu program komputer mengidentifikasi keperluan persediaan dan menyiapkan
permintaan pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum menempatkan pesanan. Sebagian
perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi resiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan pemasok karena kesalahan komputer. Namun
demikian intervensi manual seperti ini membuat proses pemesanan tertunda. Jika kontrol komputer mencukupi untuk menghindari atau mendeteksi
kesalahan pembelian maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan. Sebagai alternatif, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses
33 tersebut dapat dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer.
Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian record permintaan akan tetap ada di disket atau
pita magnetis untuk dipakai sebagai jejak audit. • Departemen Pemrosesan Data : Langkah 2
Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespodensinya dalam file
permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. • Departemen Penerimaan
Ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian
pembelian, utang dagang dan pemrosesan data. • Pemrosesan Data : Langkah 3
Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch langkah 3 yang mengupdate file buku besar pembantu persediaan dari laporan
penerimaan dan memindahkan tanda ”Dalam Pesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk
prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespodensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian
tertutup. • Departemen Utang Dagang
Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia merekonsiliasikan dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan
34 dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian menyiapkan satu
voucher terbuka dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data. • Departemen Pemrosesan Data : Langkah 4
Suatu program batch memvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke
register voucher atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke
dalam buku besar umum. Berdasarkan penjelasan di atas maka prosedur pembelian dapat
disimpulkan menjadi langkah-langkah sebagai berikut : - Proses pembelian diawali dari bagian administrasi pembelian dimana pada
bagian ini yang menentukan besarnya permintaan pembelian yang akan dilakukan karena pada bagian ini yang mencatat seluruh persediaan di
gudang maupun baik yang keluar dan masuk. - Setelah bagian administrasi persediaan menentukan permintaan maka salinan
akan dikirim ke bagian pembelian dan bagian pembelian akan mengirimkan berkas pembelian kepada bagian penerimaan dan bagian keuangan.
- Ketika barang-barang diterima dari pemasok, maka petugas penerimaan menyiapkan laporan penerimaan lalu salinan dokumen tersebut dikirim ke
bagian keuangan dan bagian administrasi persediaan. - Bagian administrasi persediaan kemudian mengupdate ke file buku besar
persediaan dan laporan penerimaan dan mengumpulkan bukti setoran dan tanda terima persediaan dan akan direkonsiliasikan oleh bag. Keuangan.
35 Adapun prosedur penerimaan dan penyimpanan barang dapat dijelaskan
sebagai berikut : 1. Setelah barang-barang diterima oleh bagian penerimaan barang, pertama-tama
barang itu dihitung dan diperiksa fisiknya. Hasil perhitungan serta nomor terminal yang terisi program penerimaan persediaan bersama-sama dengan
nomor pesanan pembeliannya yang diambil dari slip pengiriman persediaan. Program penerimaan persediaan on-line yang memuat file pesanan pembelian
terbuka, melakukan pengecekan data. Program tersebut akan menunjukkan adanya perbedaan pada layar monitor jika antara jumlah yang dipesan dengan
jumlah yang diterima terdapat perbedaan. Apabila pesanan pembelian tidak ada ditemukan maka barang yang diterima tersebut akan ditolak dan transaksi
dibatalkan. Selanjutnya program tersebut akan mencetak laporan penerimaan barang yang
telah dinomori secara berurutan. Satu lembar dari pelaporan tersebut dikirim beserta barang dagangan yang diterima ke bagian gudang. Selanjutnya bagian
gudang menerima barang tersebut serta menandatangani laporan yang ada sebagai bukti barang telah diterima dan kemudian laporan tersebut diteruskan
ke bagian hutang dagang untuk pencatatan hutang. 2. Pada saat penyimpanan barang di gudang perlu diperhatikan penyusunan
barang-barang yang teratur dan rapi agar pada saat dibutuhkan tidak mengalami kesulitan dalam mengambilnya dan bila stock opname diadakan
atas barang-barang di gudang.
36 3. Selanjutnya setiap jumlah yang diterima dicatat, saldo yang ada ditambah, dan
jumlah yang dipesan dikurangi yang dilakukan dalam file induk persediaan. Setiap jumlah yang diterima dicatat pada file pesanan pembelian. Pada file
pemesanan ulang, setiap jumlah yang diterima dikurangi dari jumlah yang masih dalam pesanan. Waktu tenggang pesanan tersebut dimasukkan dalam
riwayat pemasok. 4. Selanjutnya file persediaan berinteraksi dengan prosedur pemesanan
pembelian, prosedur penerimaan barang serta prosedur pengeluaran barang. File utama adalah file induk persediaan, yang mana saldo yang tersedia pada
setiap barang persediaan dimutakhirkan dengan menunjukkan pesanan, penerimaan dan penjualan barang.
E. Sistem Informasi Akuntansi Untuk Pengelolahan Data Persediaan
