Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Oleh Direktur di BLU dr. Fauziah Kabupaten Bireuen

ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH DIREKTUR

DI BLU RSD dr. FAUZIAH KABUPATEN BIREUEN

TESIS

Oleh

MUKHTAR 047013013/AKK

SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2008

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perubahan lingkungan yang terjadi selama dekade terakhir, rumah sakit tidak dapat terlepas dari pengaruh yang ditimbulkan oleh dampak global sehingga dibutuhkan kesiapan infrastruktur dan sarana yang berstandar global untuk mendukung upaya peningkatan kemampuan dan kapasitas yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan agar mampu memenuhi tuntutan kebutuhan pengguna. Pada kondisi ini data dan informasi merupakan komponen vital bagi setiap penyelenggara pelayanan yang bermutu di rumah sakit.

Pelayanan rumah sakit semakin komplek, baik dari segi jenis-jenis pelayanan ataupun sumber daya yang dibutuhkan. Peningkatan peralatan saja tidak cukup, tetapi memerlukan manajemen selanjutnya yang lebih sesuai. Maka sistem informasi sangat dibutuhkan agar dapat menunjang manajemen yang lebih sesuai.

Tidak cukup lagi hanya pelayanan medik dan peralatan canggih saja yang akan memberikan kepuasan kepada pasien, tetapi pelayanan dan okasi sumber daya yang merupakan bagian langsung dari keputusan manajemen harus ditata dengan canggih pula (Listiani, 2004).

Pemanfaatan sumber daya rumah sakit dan keputusan yang strategis sangat bergantung pada informasi-informasi yang akurat. Informasi adalah bahan mentah (the raw material) dari manajemen perencanaan, pemecahan masalah.

Pengendalian dan pengawasan yang efektif hanya dapat dilaksanakan bila pimpinan Rumah Sakit mempunyai informasi yang akurat, tepat, lengkap, relevan dan aktual dalam format yang benar sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu informasi sangat dirasakan kebutuhannya, tidak saja pada pengelola rumah sakit, tetapi pada setiap petugas rumah sakit. Untuk meyakinkan bahwa informasi yang penting dan memadai dapat dikumpulkan, diolah dan disebarluaskan secara teratur dan terpadu, maka perlu dibentuk suatu mekanisme berkomunikasi formal melalui suatu system informasi manajemen rumah sakit (Rokiah, 1993).

Sistem informasi manajemen dibangun untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen, termasuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan adanya perubahan selera konsumen atas suatu mutu suatu produk. Dalam era globalisasi ini dimana perubahan faktor eksternal sangat cepat, sehingga berpengaruh pula pada terjadinya perubahan selera konsumen. Oleh karena itu, pengambilan keputusan akan selalu berkaitan dengan upaya menciptakan mutu baru yang berkaitan dengan perubahan selera konsumen (Soejitno, 2002).

Berkembangnya aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang didukung oleh data yang lebih akurat dan lebih cepat, untuk mendukung setiap keputusan manajerial diharapkan manajemen dapat lebih cepat meningkatkan upaya akuntabilitas, efisiensi dan kinerja lainnya yang secara jangka panjang menjadi lebih ekonomis.

SIMRS sering dianggap sebagai senjata strategik manajemen dalam mengarungi kompetisi yang semakin ketat dalam dunia bisnis. Sistem tersebut

menyajikan informasi mengenai kegiatan operasional organisasi kepada para pelaku manajemen, sehingga dapat dilakukan perencanaan, pengendalian dan pengembangan strategik organisasi tersebut. SIMRS yang langsung menangkap, menyalurkan dan merekam data untuk ditampilkan sebagai informasi penting bagi manajemen.

Informasi yang digunakan secara optimal dengan sistem informasi yang terncana dengan baik, merupakan pendukung keberhasilan manajemen rumah sakit. Secara umum sistem informasi dapat mendukung fungsi-fungsi manajemen, mulai dari perumusan, tujuan dan sasaran sampai evaluasi program-program yang diselenggarakan oleh suatu rumah sakit. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sarana strategis dalam menentukan efisiensi kerja, kualitas sistem yang dibangun dapat dipertanggung jawabkan (Moejari, 2004).

Badan Layanan Umum Rumah Sakit Daerah dr. Fauziah (BLU-RSD dr Fauziah) sudah banyak membuat berbagai keputusan. Begitu juga dalam menjalankan kegiatan sehari-hari selalu membuat berbagai keputusan. Beberapa keputusan ini telah memberikan berbagai dampak baik yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan kepada karyawan. Keputusan yang tidak menyenangkan ini mendorong karyawan melakukan berbagai reaksi sebagai dampak dari keputusan tersebut.

Berdasarkan hasil survei pendahuluan dan tanya jawab pada bulan Januari 2007 di BLU-RSD dr. Fauziah dengan karyawan dijumpai beberapa hal yang menyangkut dengan keputusan dilaksanakan belum sesuai dengan prosedur tetap.

Hal ini menyebabkan adanya pihak-pihak yang merasa dirugikan. Hal-hal ini seperti krisis kepercayaan terhadap sumber daya manusia yang ada sehingga mengaktifkan kembali pegawai sudah pensiun, pembentukan berbagai tim yang tidak berdasarkan hasil rapat atau sistem informasi, kenaikan pangkat pegawai tertentu yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku, tingkat pengamanan yang perlu ditingkatkan lagi, perparkiran yang tidak jelas pelaksanaannya dan lain sebagainya. Keadaan-keadaan ini mendorong karyawan melakukan berbagai reaksi dan menyebabkan perpindahan pegawai ke instansi lain.

1.2. Permasalahan

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas maka perumusan masalah adalah bagaimana pengaruh penerapan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam pengambilan keputusan oleh direktur di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen.

1.4. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam pengambilan keputusan oleh direktur di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen.

1.5. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat : 1. Rumah sakit :

b. Sebagai masukan untuk pengembangan dan pemberdayaan SIMRS kedepan.

c. Pemanfaatan SIMRS dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai informasi dalam pengambilan keputusan.

2. Instansi pendidikan

Hasil penelitian ini dapat merupakan masukan bagi pendidikan, khususnya Program Studi Administrasi Rumah Sakit Sekolah Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara Medan.

3. Masyarakat dan peneliti lainnya

Hasil penelitian ini juga diharapkan sebagai masukan kepada masyarakat dan peneliti lain dalam mengembangkan penelitian dan ilmu pengetahuan.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Informasi Rumah Sakit

Dalam organisasi pekerjaan informasi ini sangat rumit. Pekerjaan tersebut terdapat pada seluruh organisasi, yaitu pada setiap unit kerja yang ada dalam organisasi, sesuai dengan tingkat operasional dan tingkat manajemen masing-masing unit, untuk itu diperlukan pendekatan sistem, sehingga kegiatan organisasi dapat dianalisis sebagai suatu sistem informasi, unti-unitnya dipandang sebagai sub sistem- sub sistem informasi, dan seterusnya sampai unit yang terendah (Amsyah, 2003).

Sistem Infomasi (SI) di rumah sakit sebaiknya telah menggunakan jaringan komputer dan datanya bisa diolah secara elektronik. Semakin besar dan semakin komplek sebuah rumah sakit, semakin memerlukannya sistem informasi manajemen medis yang modern.

Informasi diperlukan untuk menjalankan daur manajemen, yaitu mulai dari perencanaan, penggerakan, pengendalian, dan kembali lagi ke perencanaan. Berdasarkan informasi, manajemen rumah sakit bisa bertindak tepat dalam mengambil keputusan, misalnya saat mengambil keputusan kapan suatu obat harus di pesan agar tidak sampai kehabisan persediaan (Djojodibroto, 1997).

2.1.1. Data, informasi dan sistem

Kejelasan antara data dan informasi diperlukan agar seseorang tidak menjadi rancu, membedakan penting tidaknya karena akan berkaitan dengan pengolahan yang harus dilakukan. Kejelasan yang penting dalam pengambilan keputusan, karena akan sangat berkaitan dengan suatu keputusan yang diambil. Sistem perlu diketahui, karena tidak saja berkaitan dengan pengoperasian komputer tetapi akan berkaitan dengan telaah pada pekerjaan yang berlangsung (Sabarguna, 2005).

1. Data

Data adalah bahan utama dari pekerjaan SIM. Tanpa data, pekerjaan informasi tidak akan pernah ada. Data adalah fakta yang terjadi karena adanya kegiatan organisasi yang terjadi pada lini transaksi, manajemen lini bawah, lini tengah dan lini atas (Amsyah, 2003).

Menurut Austin mengutip Sabarguna (2005) data adalah fakta kasar atau gambaran yang dikumpulkan dari keadaan tertentu. Perlu disadari ada perbedaan antara masing-masing tingkatan manajemen. Misalnya, neraca dan laba rugi akan merupakan informasi bagi bagian akuntansi, tatapi masih berupa data bagai manajer keuangan. Karena informasi bagi manajer keuangan adalah analisis ratio, dan bagi direktur adalah berapa parahnya liquiditas sekarang ini. Perbedaan sifat data informasi ini harus disadari dan dijelaskan pada masing-masing yang terkait akan dapat secara jelas kedudukannya.

Informasi

Diolah Kebutuhan Liquiditas

Direktur _{Informasi data} : Analisis ratio

Diolah

Manejer keuangan

Neraca + laba rugi

Data Informasi

Diolah Bagian akuntansi

Data transaksi Gambar 1. Perbedaan data dan informasi menurut tingkatan kepentingan data

2. Informasi

Amsyah (2003) menyatakan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah kedalam bentuk tertentu sesuai keperluan manajemen. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang ternyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan-keputusan akan datang (Malayu, 2003).

Pada Konsorsium Rumah Sakit Islam di Jawa Tengah dikatakan bahwa Informasi adalah data yang telah diolah dan dianalisa secara formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, sehingga hasilnya dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen. Sabarguna (2005) menyatakan secara umum informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Data yang telah diolah

c. menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. d. Digunakan untuk mengambil keputusan.

3. Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan untuk dan terdiri dari berbagai faktor yang berhubungan dengan atau diperkirakan berhubungan satu sama lain saling mempengaruhi yang kesemuanya dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Taurany (1986) menyatakan sistem mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Adanya tujuan yang jelas b. Mempunyai struktur tertentu

c. Terdiri dari satu kesatuan usaha dari bagian-bagian yang saling tergantung dan berinteraksi satu sama lain.

Gambaran di atas menunjukan sistem keseluruhan dari proses kegiatan, baik sistem informasi atau kegiatan pelayanan bila ditinjau dari sudut sistem.

Rumah Sakit

Masukan Proses Keluaran

1 Penderita Manajemen pengobatan penderita

Penderita (sembuh, mati dll)

2 Tenaga Program perawatan penderita

Peningkatna pengetahuan dan keterampilan petugas 3 Peralatan Kegiatan penunjang dan

administrasi

Kepuasan pasien 4 Peningkatan

derajat kesehatan

Pencegahan rehabilitasi Kesehatan masyarakat

Gambar 2. Sistem dan Proses Kegiatan di Rumah Sakit. Bentuk sistem terdiri dari 2 bentuk sebagai berikut :

a. Sistem sederhana yatiu :

Proses Keluaran

1. Perhimpunan KB 2. Perjanjian kerja petugas 3. Akreditas RS

4. Harapan masyarakat 5. Perkembangan Iptek 6. Keadaan ekonomi 1. Peraturan Pemerintah

2. Sistem Kesehatan 3. Sumber Dana

Masukan

b. Sistem dengan pengendalian umpan balik

Sistem sebagai satu kesatuan, memerlukan umpan balik untuk kepentingan seperti berikut ini :

1) Mengetahui apakah keluaran sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

2) Dalam rangka peningkatan sistem, perlu secara terus menerus dikaji, pada tingkatan mana perlu peningkatan lebih lanjut

3) Dapat menjamin agar sistem dapat terus menerus menerima masukan dari luar dalam rangka penyesuaian diri

4) Bagaimanapun standar adalah hasil ciptaan, maka secara periodik perlu dikaji ulang keabsahannya.

Sistem Pengendlaian

Umpan Balik

Gambar 4. Sistem dengan Pengendalian Umpan Balik

Masukan Proses

Unit Pengaturan Unit Pengendalian

standar sensor Keluaran

2.1.2. Sistem informasi

Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang

sukses dan untuk orgnaisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Jogianto (1988) berdasarkan gambaran di atas perlu diketahui beberapa pokok penting :

a. Cara yang sudah tertentu

b. Mengolah data dan informasi yang dibutuhkan

c. Agar mencapai tujuan berupa organisasi yang sukses atau menguntungkan

Komponen yang terkait dengan sisten informasi adalah : a. Pemakai

b. Tujuan

c. Masukan – proses – keluaran d. Data

e. Teknologi f. Model g. Pengendali

Teknologi

Data Tujuan

Pemakai Gambar 5. Komponen Sistem Informasi

→ Masukan → Proses → Keluaran →

Model Pengendalian

Semua komponen saling berkaitan. Bila data salah, maka hasilnya akan merupakan informasi yang salah juga. Informasi yang canggih seperti angka

statistik yang rumit, tidak ada gunanya bila pemakai tidak dapat mengerti, maka komponen ini harus dipertimbangkan secara keseluruhan. Berikut ini penjelasan masing-masing komponen :

1. Data Data harus akurat dan benar, jangan data berupa sampah 2. Masukan Masukan harus dikode dengan jelas sesuai kebutuhan,

dan dengan cara tertentu.

Misalnya : Data untuk membuat grafik dibentuk dalam gambaran tabel.

3. Proses Harus jelas diproses dengan cara apa, dan alat apa, perangkat keras dan perangkat lunak serta tehnisi yang sesuai .

4 . Keluaran Keluaran harus jelas dan memenuhi ciri-ciri informasi yang baik.

5 . Tujuan Keluaran yang dihasilkan harus sesuai dengan tujuan, agar dapat dimanfaatkan.

6. Pemakai Pemakai harus terlatih menfaatkan informasi yang terbentuk

7. Model Cara Pengolahan, degan logika, perhitungan atau pengolahan kata, atau tata letak

8. Teknologi Komputer jenis apa, atau manual.

9 . Pengendali Bagaimana mencegah kecurian data, kehilangan data (Sabarguna, 2005)

2.1.3. Sistem informasi manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) berasal dari istilah Management Information System (MIS) mempunyai beberapa pengertian, tergantung kepada pakar yang mendefinisikannya. Menurut Hersner Cross, SIM merupakan kombinasi yang canggih antara orang, peralatan dan berbagai fasilitas untuk membentuk gudang penyimpanan data, meremajakan data, memproses data, menyalurkan dan menyajikannya untuk memenuhi kebutuhan berbagai tingkat pengambilan keputusan.

Ahli SIM yang lain seperti Prof. Gordon B. Davis mendefinisikan SIM adalah suatu sistem terpadu antara pemakai (manusia) dan mesin (alat kantor dan komputer) untuk menyediakan informasi yang mendukung operasional, para manajer, menganalisis dan mengambil keputusan dalam suatu organisasi. SIM dapat mengunakan perangkat komputer, prosedur manual, model untuk analisis, perencanaan,pengendalian dan pengambilan keputusan, serta bank data (data base) (Prawirosentono, 2004).

Pelayanan rumah sakit yang semakin kompleks baik dari jenis-jenis pelayanan ataupun sumber daya yang dibutuhkan. Peningkatan peralatan saja tidak cukup memerlukan manajemen selanjutnya yang lebih sesuai, maka keperluan sistem informasi dapat menunjang manajemen yang lebih sesuai sangat diperlukan.

Tidak cukup lagi hanya pelayanan medik dan peralatan canggih saja yang akan memberikan kepuasan kepada pasien, tapi pelayanan dan alokasi sumber

daya yang merupakan bagian langsung dari keputusan manajemen harus ditata dengan canggih pula (Listiani, 2004).

Sistem informasi manajemen merupakan suatu metode formal untuk menyediakan bagi pihak manajemen informasi yang akurat serta tepat waktu yang diperlukan untuk melancarkan proses pengambilan keputusan dan memungkinkan perencanaan, pengawasan secara efektif. Sistem tersebut menyediakan informasi tentang keadaan masa lampau, masa kini dan masa yang akan datang dan tentang kejadian-kejadian yang relevan didalam dan diluar organisasi yang bersangkutan.

Pemrosesan sistem ini dengan menggunakan komputer yang dirancang untuk mendukung fungsi-fungsi pelaksanaan, manajemen dan keputusan dari suatu organisasi (Adikoesomo, 1997).

Proses

↓

Manajemen → Pembuatan keputusan Data Informasi

Gambar 6 : Proses Pengambilan Keputusan

Tidak mungkin roda manajemen akan berjalan dengan lancar tanpa didukung oleh sistem informasi yang sesuai. Sistem informasi akan merupakan sistem saraf yang akan memberikan tanda bahaya dan perintah yang sesuai (Sabarguna, 2004).

Peranan sistem informasi bagi manajemen cukup penting, karena manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan

yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi ekternal dan internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi yang dihasilkan dari operasi Pengolahan Data Elektronik (PDE) dan informasi non PDE. Studi penelitian secara empiris yang dilakukan oleh Geoge M. Scott, 1969 menyatakan bahwa hanya sebahagian kecil saja informasi yang berguna bagi menajer atas yang berasal dari sistem informasi komputer (15% - 20%). Sebagian kecil lagi dari informasi internal non PDE (10% - 15%) dan informasi yang berasal dari manajemen menengah sebesar 25% - 35%. Informasi terbesar untuk manajemen atas berasal dari informasi ekternal dan intellegence information system. Intellegence information system merupakan suatu sistem informasi khusus yang berisi informasi-informasi lingkungan luar organisasi seperti peraturan pemerintah, trend sosial dan kebudayaan, keadaan perekonomian, keadaan politik, trent industri, pasar produk, pesaing, perkembangan teknologi dan lain sebagainya yang mempunyai pengaruh terhadap keberadaan organisasi. Sekitar 30% - 40% informasi yang dibutuhkan oleh manajemen menengah berasal dari sistem komputer, 30% - 40% lainnya berasal dari informasi yang disampaikan oleh manajemen bawah, 25% - 30% dari informasi non PDE dan sisanya 10% - 15% berasal dari informasi luar organisasi. Informasi yang dihasilkan oleh komputer sebahagian besar (55% - 75%) dipergunakan oleh manajemen bawah, 25% - 45% dari informasi non PDE dan hanya proporsi yang kecil saja berasal dari informasi ekternal (Jogianto, 2001). 1. Sistem informasi manajemen dan komputer

Menurut Hartono dalam pengantar SIMRS menyatakan pada umumnya orang setuju bahwa SIMRS sebaiknya merupakan sistem yang berbasis komputer mengingat komputer dapat memberikan dukungan dalam hal meningkatkan ketepatan dan kecepatan kerja, mengantisipasi beban kerja, memudahkan bekerjasama melalui jaringan, menghemat waktu, tenaga dan menaikkan gengsi.

Yacobalis menyatakan dalam tulisannya apa dan mengapa komputerisasi rumah sakit bahwa secara umum kriteria untuk mengukur kebutuhan penggunaan perangkat komputer secara objektif itu apabila :

a. Volume data yang perlu diolah sudah besar

b. Diperlukan ketepatan dalam pengolahan data (akurasi) c. Ada proses yang selalu berulang menurut pola tertentu d. Ada perhitungan dari yang sederhana sampai arumit

e. Satu data sekaligus mempunyai pengaruh atas beberapa prosedur Dikatakan apabila sedikitnya tiga dari lima kriteria di atas, hal itu sudah merupakan masalah, misalnya volume kecepatan dan ketepatan pengolahan maka komputerisasi sudah sebaiknya dilaksanakan. Rumah sakit kelas menengah atau lebih tinggi lima kriteria tersebut harus dipenuhi sehingga umumnya komputer sudah diperlukan (Sabarguna, 2004).

2. Penerapan SIM dan jaringan inform

asi

Manajer memegang peran yang penting dalam memotivasi staf untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer harus

mempertimbangkan keunikan/karakteristik dari stafnya dan berusaha untuk memberikan tugas sebagai suatu strategi dalam memotivasi staf. Salah satu kegiatan yang perlu dilaksanakan manajer dalam menciptakan suasana yang motivatif adalah pengambilan keputusan yang tepat dan sesuai (Nursalam, 2004).

Keputusan mempengaruhi praktik, administrasi, pendidikan dan penelitian, dampaknya akan terus menerus, SIMRS merupakan paket perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk divisi pelayanan di rumah sakit (Russel, 2000). Organisasi besar sering menggunakan komputer untuk dan keperluan

jaringan kegiatan yang luas dalam bentuk jaringan kegiatan yang luas Wide Area Network (WAN) dan organisasi ukuran sedang biasanya menggunakan

jaringan kegiatan lokal dalam satu gedung seperti Area Lokal atau Local Area Network (LAN).

Distribusi informasi dapat dilakukan secara tradisional yaitu dengan penyampaian fisik dokumen informasinya sendiri atau dilakukan secara modern yang pengiriman data atau informasi nonfisiknya melalui saluran elektronik, mislanya melalui jaringan area ideal atau area luas (LAN atau WAN). Pengolahan data pada jaringan informasi dapat dilakkukan secara pengolahan sentralisasi dan pengolahan data terbagi :

a. Pengolahan sentralisasi

Pada pengolahan data sentralisasi CPU, alat-alat penyimpan, perangkat lunak, dan staf pengolah data profesional ditempatkan dalam satu unit central.

Gambar 7: Sentralisasi lokasi Pengolahan dan penyimpanan b. Pengolahan terbagi

Pada beberapa sistem, komputer-komputer alat-alat penyimpanan dan bahkan beberapa ahli komputer di distribusikan pada lokasi-lokasi terpisah. Sistem pengolahan data terbagi mendesentralisasikan fungsi pengolahan informasi dengan penyimpanan dan pengolahan data berada pada lokasi dimana pekerjaan dilakukan. Pengolahan dan penyimpanan data dapat dilakkukan pada beberapa lokasi didalam sistem komputer yang sekarang disebut jaringan (network). Masing-masing kelompok komputer ditempatkan pada lokasi yang berbeda

didalam jaringan. Kebanyakan organisasi memperoleh keuntungan dari pengolahan terbagi karena sistem tersebut dapat lebih responsif terhadap keperluan informasi dan biaya lebih rendah dibandingkan dengan sistem sentralisasi (Amsyah, 2003).

Gambar 8. Sistem Pengolahan Terbagi 2.1.4. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS)

1. Pengertian

SIRS adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit.

Unsur sistem informasi rumah sakit seperti dibawah ini :

Tugas : Menyiapkan informasi untuk kepentingan pelayanan rumah sakit, untuk sistem informasi itu sendiri, dan sub sistemnya antara lain subsistem pengembangan dan subsistem lainnya.

Struktur hirarki

: Sistem rumah sakit sebagai supra sistemnya ada input, proses, output balik dan kontrol (Sabarguna, 2005).

Dapat digambarkan sebagai berikut :

Lingkungan : Medis, Perawatan, administrasi, Penunjang RS

Kontrol

Data RS Proses SIRS

Iinformasi Masyarakat Balikan

Gambar 9 : Lingkungan Unsur SIRS 2. Kedudukan SIRS

Dalam industri bisnis, subsistem informasi memperoleh kedudukan yang besar sejak tahun 1965, bila rumah sakit ingin mengarah pada kedudukan industri sudah selayaknya menempatkan informasi pada kedudukan yang lebih besar dan lebih penting. Hubungan antara informasi untuk perencanaan dan informasi untuk pengendalian dengan pengambilan keputusan yang berbentuk strategik, taktik dan teknik ternyata secara keseluruhan memerlukan informasi (Sabarguna, 2004).

Stra- Informasi untuk tegik pengelola

Taktik

Informasi Teknik perencanaan

Gambar 10. Hubungan antara Informasi untuk perencanaan dan pengendalian dalam pengambilan keputusan

Arus data informasi pada RS digambarkan seperti berikut : Direktur

Informasi Keputusan

SIRS

Medik

Data Perawatan Adminsitrasi Penunjang

Satuan Pelaksana

Kegiatan Gambar 11 : Arus data informasi RS

3. Jenis SIRS

Tidak mungkin roda manajemen akan berjalan dengan lancar tanpa didukung oleh sistem informasi yang sesuai. Sistim informasi akan merupakan sistem saraf yang akan memberikan tanda bahaya dan perintah yang sesuai. Sistem informasi rumah sakit dapat dilihat dari 3 segi yaitu :

a. Sistem informasi klinik b. Sistem informasi administrasi

c. Sistem informasi manajemen

Ketiga katagori itu perlu dikembangkan terlebih dahulu SIM dengan alasan sebagai berikut :

a. SIM diperlukan untuk keputusan manajerial secara menyeluruh b. SIM dibutuhkan segera untuk pengambilan keputusan saat ini

c. Relatif tidak perlu merubah sistem pelaporan yang sudah ada, yang harus tunduk pada peraturan pemerintahan

d. Sebenarnya telah cukup data bagi keperluan pengolahan

e. Sistem yang mengubah data yang ada menjadi informasi, itulah yang sekarang disadari belum ada

f. Pengembangan bertahap akan memerlukan biaya yang lebih murah g. Pengalaman yang ada akan dapat mengembangkan sistem

menyuluruh yang lebih sesuai ( Sabarguna, 2004).

Masing-masing sistem dapat dilakukan secara sendiri-sendiri atau secara bersamaan sebagai suatu kegiatan yang integral. Uraian lebih lanjut seperti dibawah ini :

a. Sistem informasi klinik

Merupakan sistem informasi yang secara langsung untuk membantu pasien dalam hal pelayanan medis

Contoh :

1) Sistem informasi di rumah sakit

b. Sistem informasi administrasi

Merupakan sistem informasi yang membantu pelaksanaan administrasi di rumah sakit

Contoh :

1) Sistem informasi pendaftaran 2) Sistem informasi Billing sistem 3) Sistem informasi apotek

4) Sistem informasi penggajian

c. Sistem informasi manajemen rumah sakit

Merupakan sistem informasi yang memberikan manajemen Rumah Sakit dalam pengambilan keputusan.

Contoh :

1) Sistem informasi manajemen pelayanan 2) Sistem informasi keuangan

3) Sistem informasi pemasaran

Ketiga hal tadi merupakan pembagian SIMRS atas dasar pemakaian bila dikelompokkan atas jaringan sistem yang digunakan seperti berikut :

a. Individual

Artinya sistem merupakan kelompok itu sendiri tanpa terlibat sistem yang lain :

Contoh :

2) Sistem penggajian b. Modular

Berarti beberapa sistem dikaitkan sebagai satu kelompok Contoh :

1) Sistem informasi keuangan

2) Sistem informasi penggajian terkait dengan billing sistem c. Sistem informasi terpadu

Beberapa sistem digabung menjadi satu kesatuan. Ada hal yang sering dilupakan bahwa sistem informasi selalu berkaitan dengan komputer, padahal jenis SI berdasarkan alat yang digunakan adalah :

1) Manual artinya dengan tangan, dan kertas saja

2) Komputer proses penghitungan dan penyimpanan dibantu oleh komputer Sistem mana yang baik untuk dimiliki, pertimbangkanlah :

a) Kembangkan dulu sistem manual yang rapi b) Kembangkan SI secara bertahap

c) Adakan evaluasi dan pengembangan yang terus menerus (Sabarguna, 2004). 4. Manfaat SIRS

Setelah menerapkan strategi besar dan strategi pada unit pelayanan suatu pertanyaan muncul yaitu bagaimana dengan strategi dalam fungsi-fungsi manajemen untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi rumah sakit. Perumusan strategi, selain pada tingkat rumah sakit dan instalasi sebagai unit pelayanan, peranan unit-unit pendukung dalam perumusan strategi merupakan hal

penting. Unit pendukung antara lain keuangan, SDM, klinik dan perawatan, sistem informasi, serta pemasaran strategi unit pendukung ini penting berbagai kegiatan di unit pelayanan merupakan hasil dari unit pendukung (Trimantoro, 2005).

Dalam siklus manajemen di rumah sakit, penting diperhatikan antara lain : a. Permintaan tujuan dan target

b. Memperhatikan kebutuhan pelayanan c. Alokasi sumber daya

d. Pengendalian mutu pelayanan e. Evaluasi program

Untuk memenuhi kegiatan manajemen itu diperlukan adanya informasi. Jadi informasi berperan dalam hal pengambilan keputusan.

Permintaan Tujuan dan Target

Pelaksanaan Kebutuhan Informasi

Evaluasi Program

Pengendalian Mutu Pelayanan

Alokasi Sumber Daya

Secara lebih rinci SIRS berperan dalam visi mendukung : a. Pengendalian mutu pelayanan medis

b. Pengendalian dan penilaian produktivitas c. Analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan d. Perencanaan dan evaluasi program

e. Menyederhanakan pelayanan f. Penelitian klinis

g. Pendidikan

Pencatatan dan pelaporan adalah kegiatan program pada sebuah organisasi pelayanan kesehatan merupakan salah satu kegiatan penting yang akan membantu pimpinan membuat keputusan untuk pengembangan kedepan (Muninjaya, 2004).

2.2. Pengambilan Keputusan

2.2.1. Latar belakang pengambilan keputusan

Dalam teori sistem, suatu sistem merupakan suatu set elemen-elemen atau komponen-komponen yang tergabung bersama berdasarkan suatu bentuk hubungan tertentu. Komponen-komponen itu satu sama lain saling kait mengait membentuk suatu kesatuan yang utuh.

Tingkah laku suatu sistem ditentukan oleh hubungan antar komponennya. Suatu organisasi merupakan suatu contoh sistem yang terdiri dari sejumlah individu, kelompok individu, atau departemen-departemen bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Departemen merupakan sub unit dari suatu unit yang lebih

besar, yang masing-masing secara terpisah mempunyai tujuan tersendiri, namun dalam suatu sistem tujuan harus terkait sehingga tujuan yang lebih besar yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai.

Pengambilan keputusan melukiskan proses pemilihan suatu arah tindakan sebagai cara untuk memecahkan sebuah masalah tetentu. Sejalan dengan itu, jumlah informasi yang tersedia bagi kita ketika mengambil suatu keputusan akan berbeda satu sama lain. Oleh karena itu sistem informasi sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan (Supranto, 1998).

2.2.2 Apakah keputusan itu

Pada umumnya sependapat bahwa keputusan yaitu pilihan dari dua atau lebih kemungkinan. Namun ia hampir tidak merupakan pilihan antara yang benar dan yang salah, tetapi yang justeru sering terjadi ialah pilihan antara yang“ hampir benar“ dan yang“ mungkin salah”.

Morgan dan Cerullo mendefinisikan keputusan sebagai “sebuah kesimpulan yang dicapai sesudah dilakukan pertimbangan, yang terjadi setelah satu kemungkinan dipilih, sementara yang lain dikesampingkan”. Dalam hal ini yang dimaksut dengan pertimbangan ialah menganalisis beberapa kemungkinan atau alternatif, sesudah itu dipilih satu diantaranya.

Dibalik suatu keputusan ada unsur prosudur, yaitu pertama-tama pembuat keputusan mengidentifikasi masalah, mengklasifikasi tujuan-tujuan khusus yang diinginkan, memeriksa berbagai kemungkinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan mengakhiri proses itu dengan menetapkan pilihan bertindak. Jadi

suatu keputusan sebenarnya didasarkan atas fakta dan nilai (facts and values). Keduanya sangat penting, tetapi tampaknya fakta lebih mendominasi nilai-nilai dalam menetapkan keputusan itu bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Menurut Simon, sejumlah alternatif itu berbeda satu dengan yang lain mengingat perbedaan dari konsekuensi-konsekuensi yang ditimbulkannya. Pilihan yang dijatuhkan pada alternatif itu harus dapat memberikan kebahagian atau kepuasan inilah yang merupakan salah satu aspek yang penting dalam keputusan.

Apabila kita memperhatikan konsekuensi dari suatu keputusan,hampir dapat dikatakan bahwa tidak akan ada satupun keputusan yang akan menyenangkan setiap orang. Satu keputusan hanya bisa memuaskan sekelompok atau sebagian besar orang. Selalu ada saja kelompok atau pihak yang merasa dirugikan dengan keputusan itu. Apabila kerugian yang dirasakan kurang objektif, tidak tertutup kemungkinan bagi mereka untuk melakukan reaksi negatif terhadap keputusan itu. Pada sisi lain, suatu keputusan yang dibuat untuk suatu kelompok tertentu dapat pula mempunyai dampak bagi sebagian besar anggota masyarakat. Itulah sebabnya para ahli tiori pengambilan keputusan mengingatkan agar sebelum keputusan itu ditetapkan, diperlukan pertimbangan yang menyuluruh tentang kemungkinan konsekensi yang bisa timbul (Salusu, 2005).

2.2.3. Hakikat pengambilan keputusan

Kehidupan sehari-hari seorang eksekutif manajer, kepala, ketua, derektur, rektor, bupati, menteri, panglima, presiden atau pejabat apapun, sesungguhnya

adalah kehidupan yang selalu bergaul dengan keputusan. Sebagian besar dari waktunya harus dicurahkan pada penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Seringkali ia merasa hampa apabila dalam satu hari tidak mengambil keputusan. Tidak menjadi soal apabila keputusan itu benar atau mengandung kelemahan. Oleh sebab itu banyak manajer yang berpendapat bahwa lebih baik enam kesalahan dari sepuluh keputusan yang ia buat dari pada sama sekali tidak membuat keputusan (Solusu, 2005).

Secara popular dapat dikatakan bahwa mengambil atau membuat keputusan berarti memilih satu diantara sekian banyak alternatif. Setiap orang, tidak harus pimpinan dapat membuat keputusan akan tetapi dampak keputusan yang ditimbulkannya berbeda-beda, ada yang sempit dan ada yang luas ruang lingkup yang terkena dampak.

Pada umumnya suatu keputusan dibuat dalam rangka memecahkan permasalahan atau persoalan (problem selving), setiap keputusan yang dibuat pasti ada tujuannya yang akan dicapai (Supranto, 1998).

Ilustrasi itu menggambarkan bahwa pengambilan keputusan adalah aspek yang paling penting dari kegiatan manajemen. Ia merupakan kegiataan sentral dari manajemen, merupakan kunci kepemimpinan atau inti kepemimpinan, sebagai suatu karekteristik yang fundamental, sebagai jantung kegiatan administratif, suatu saat kritis bagi tindakan administratif. Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena didalamnya manajer terlibat, dan

merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan dilaksanakan (Solusu, 2005). 2.2.4. Pentingnya pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan mempunyai arti penting bagi maju mundurnya suatu organisasi, terutama karena masa depan suatu organisasi banyak ditentukan oleh pengambilan keputusan sekarang. Pada semua jenjang organisasi, semua orang harus terus menganbil keputusan dan memecahkan masalah. Bagi direktur, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah merupakan bagian penting dari pekerjaan. Bagaimana seharusnya keuntungan diinvestasikan ?. Karyawan mana sebaiknya diserahi suatu tugas khusus?. Baik menyangkut masalah besar maupun masalah kecil, maka direkturlah yang biasanya harus menghadapi dan memutuskan tindakan apa yang harus diambil. Keputusan direktur memberikan kerangka kerja bagi anggota lainnya dalam organisasi untuk mengambil keputusan tindakan.

Dengan demikian, pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting dari kegiatan kerja setiap direktur. Akan tetapi, pengambilan keputusan itu memainkan peranan sangat penting bila direktur terlibat dalam perencanaan. Perencanan mencakup keputusan yang sangat penting dan jauh kedepan yang dapat dibuat oleh seorang direktur. Dalam suatu proses perencanaan, direktur menentukan hal-hal yang menyangkut tujuan dan peluang yang akan dikejar, sumber daya yang akan digunakan, dan menentukan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang diperlukan. Seluruh proses perencanaan

melibatkan direktur dalam suatu rangkaian situasi pengambilan keputusan yang berkelanjutan. Baik tidaknya keputusan mereka akan sangat menentukan efektif tidaknya rencana mereka (James, 1993).

Sungguhpun pengambilan keputusan itu sangat penting, juga merupakan kegiatan politik yang paling kompleks dalam suatu organisasi seperti di rumah sakit. Bukan hanya keputusan-keputusan mengenai kebijaksanaan pokok yang rumit, tetapi juga pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan program penempatan, dan penganggaran, pelayanan dan pemasaran merupakan titik-titik kritis terhadap mantapnya suatu kebijaksanaan (Salusu, 2005).

2.2.5. Lingkungan keputusan

Suatu keputusan yang dibuat mungkin terjadi dalam suatu lingkungan tertentu. Lingkungan bisa sempit, dalam lingkungan yang agak luas,bahkan dalam lingkungan yang luas. Keputusan yang diambil/dibuat mempunyai tingkatan dampak yang berbeda, misalnya keputusan yang dibuat atas nama departemen kesehatan akan mengikat semua tingkat jajaran kesehatan, keputusan yang dibuat oleh direktur rumah sakit akan mengikat semua karyawan rumah sakit tersebut (Supranto, 1998).

2.2.6. Tingkat-tingkat keputusan

Setiap keputusan mempunyai kadar kehebatan yang berbeda-beda. Ada keputusan yang tidak mempunyai makna berarti, sebaliknya ada yang mempunyai makna global yang luar biasa. Ada keputusan yang sangat sederhana, ada yang

sangat komplek. Brinckloe menawarkan bahwa sebenarnya ada 4 tingkat keputusan, yaitu (1) automatic decisions, (2) expected information decisions (3) factor weighting dicisions, dan (4) dual uncertainty dicisions. Setiap keputusan menurutnya jatuh dalam salah satu kategori itu.

a. Keputusan otomatis (automatic decision)

Keputusan ini dibuat sangat sederhana, meski ia sederhana informasi tetap diperlukan. Hanya, informasi yang ada itu sekaligus melahirkan satu keputusan.

b Keputusan berdasar informasi yang diharapkan (Expected information decision)

Tingkat informasi di sini mulai sedikit kompleks, artinya informasi yang ada sudah memberi aba-aba untuk mengambil keputusan. Akan tetapi, keputusan belum segera dibuat, karena informasi itu masih perlu dipelajari. Setelah hasil studi diketahui, keputusan langsung dibuat, sama seperti keputusan otomatis. c. Keputusan berdasarkan berbagai pertimbangan (Factor weighting decisions)

Keputusan jenis ini lebih kompleks lagi. Lebih banyak informasi yang diperlukan. Informasi-informasi itu harus dikumpulkan dan dianalisis. Faktor-faktor yang berperan dalam informasi itu dipertimbangkan dan diperhitungkan. Antara informasi yang satu dan yang lain dibandingkan, kemudian dicari yang paling banyak memberi keuntungan atau kesenangan.

d. Keputusan berdasarkan ketidakpastian ganda (Dual uncertainty decisions) Keputusan tingkat empat ini merupakan keputusan yang paling kompleks.

Jumlah informasi yang diperlukan semakin bertambah banyak. Selain itu, dalam setiap informasi yang sudah ada atau informasi yang masih akan diharapkan, terdapat ketidakpastian. Oleh kerena itu keputusan semacam itu sering mengandung resiko yang jauh lebih besar dari pada keputusan-keputusan tingkat dibawahnya.

2.2.7. Teori-teori pengambilan keputusan

Sehubungan dengan pendekatan yang telah diutarakan, lahirlah berbagai aliran yang menampilkan teori-teori pengambilan keputusan yang berbeda yaitu aliran biro kratik, aliran manajemen saintifik, aliran hubungan kemanusiaan, aliran rasional ekonomi, aliran satisficing dan aliran analisis sistem.

1. Aliran birokratik (Bureaucratic School )

Teori ini memberi tekanan yang cukup besar pada arus dan jalannya pekerjaan dalam struktur organisasi. Tugas dari eselon bawah ialah melaporkan masalah, memberi informasi, menyiapkan fakta dan keterangan-keterangan kepada atasannya. Dengan menggunakan segala pengetahuan, keterampilan dan kemampuannya, atasan tadi membuat keputusan setelah mempelajari semua informasi tadi. Keputusan atasan tadi akan banyak tergantung pada kemampuannya sendiri dan pada lengkap tidaknya informasi itu dapat dipercaya. Keputusan itu selalu dianggap benar, sungguhpun memiliki kelemahan – kelemahan.

2. Aliran manajemen saintifik (Scientific Management School )

Teori ini menekankan pada pandangan bahwa tugas – tugas itu dapat dijabarkan ke dalam elemen-elemen logis yang dapat digambarkan secara saintifik. Sementara, manajemen sendiri memiliki kemampuan untuk menganalisis dan menyelesaikan suatu masalah.

3. Aliran hubungan kemanusiaan (Human Relations School )

Teori ini menganggap bahwa organisasi dapat berbuat lebih baik apabila lebih banyak perhatian diberikan kepada manusia dalam organisasi itu, seperti yang menimbulkan kepuasan kerja, peran serta dalam pengambilan keputusan, memberlakukan organisasi sebagai suatu kelompok sosial yang mempunyai tujuan. Selain itu, kebutuhan dan keinginan anggota selalu dipertimbangkan dalam membuat keputusan bertindak.

4. Aliran rasionalitas ekonomi (Economic Rationality School)

Teori ini mengakui bahwa organisasi adalah suatu unit yang mengkonversi masukan (infut) menjadi luaran (output), dan yang harus dilakukan dengan cara yang paling efesien. Menurut aliran ini, suatu langkah kebijaksanaan akan terus berlangsung sepanjang itu mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada biayanya. 5. Aliran satisficing

Aliran ini tidak mengharapkan suatu keputusan yang sempurna. Aliran ini yakin bahwa para manajer yang selalu dipenuhi berbagai masalah mampu membuat keputusan yang cukup rasional. Para manajer sesungguhnya bermaksud membuat keputusan yang rasional, tetapi karena keterbatasan kognitif,

ketidakpastian, dan keterbatasan waktu, memaksa mereka mengambil keputusan dalam kondisi bounded rationality (rasionalitas terbatas).

6. Aliran analisis sistem

Aliran ini percaya bahwa tiap masalah berbeda dalam suatu sistem yang terdiri atas berbagai subsistem yang keseluruhannya merupakan satu kesatuan seperti pada kata-kata dalam kotak teka-teki, dimana setiap kata mempunyai kaitan dan dampak satu terhadap yang lain.

Cornell telah membahas secara khusus pengambilan keputusan pendekatan analisis sistem. Dikatakannya, tujuan utama dari analisis sistem ialah mendidik para pengambil keputusan untuk berfikir dengan cara yang teratur menyeluruh, lebih dari sekadar menyususn formula, atau bermain dengan angka-angka komputer. Ia adalah suatu keterampilan memanfaatkan perangkat komputer secara kreatif. Dengan demikian ia percaya pada metode kuantitatif, tetapi juga yakin penilaian objektif manusia tentang masalah-masalah dan peluang-peluang. Analisis sistem adalah suatu siklus dari sederetan aktifitas sebagai berikut :

a. Merumuskan sasaran-sasaran (masalah dan peluang)

b. Merekayasa sistem-sistem alternatif yang mencapai sasaran tersebut

c. Mengevaluasi alternatif-alternatif dengan mempertimbangkan efektifitas dan biaya

d. Mempertanyakan semua sasaran dengan asumsi-asumsinya e. Membuka alternative-alternatif baru

g. Mengulangi langkah-langkah diatas sampai penyelesaian yang memuaskan tercapai (Salusu, 2005).

2.2.8. Klasifikasi keputusan 1. Struktur

Ditinjau dari segi struktur, ruang lingkup, dan tingkat pembuat keputusan maka keputusan dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis besar, yaitu (1) keputusan umum (generic decisions) yang ditimbul dari berbagai kebijaksanaan peraturan dan prinsip yang sudah ditetapkan, dan (2) keputusan unik (unique decisions) yaitu keputusan kreatif yang memerlukan ketentuan tersendiri diluar batas aturan atau prinsip yang telah ditetapkan sebelumnya, Simon menyebutkannya sebagai (1) keputusan terprogram, dan (2) keputusan non program.

Chamberlain mengklasifikasikannya sebagai keputusan administratif (administrative decisions) yang umumnya berjangka pendek lebih banyak

berkaitan dengan faktor internal yang dapat dikontrol sedangkan yang kedua, keputusan-keputusan stratejik (strategic decisions), yaitu yang lebih banyak berkaitan dengan faktor ekstern, berjangka panjang dan tidak dapat dikontrol. Jenis keputusan yang terakhir ini disebut oleh Schwenk sebagai ill structured decisions dan nonroutine. Keputusan pertama oleh Henry Mintzberg disebut keputusan tak berstruktur (unstructured decisions), dan keputusan yang lain disebut keputusan berstruktur (structured decisions). Keputusan terprogram sesungguhnya adalah

keputusan rutin, keputusan repetitif yang ditangani melalui proses standar. Adapun keputusan tak terprogram atau keputusan nonprogram adalah keputusan satu kali, tidak berstruktur dan ditangani melalui proses pemecahan masalah yang umum.

Menurut Brinckloe (2004) structured decisions adalah keputusan yang dibuat melalui urutan siklus tertentu. Keputusan awal akan menentukan keputusan apa yang akan dibuat berikutnya. Bisa saja langkah itu berupa tidak berbuat sesuatu karena langkah pertama memberi petunjuk begitu. Akan tetapi, umumnya langkah pertama memberi aba-aba untuk menempuh langkah baru berikutnya. Mengingat penggunaan komputer semakin meluas maka keputusan terstruktur banyak yang dibuat melalui komputer. Sungguhpun begitu, banyak eksekutif enggan mengikuti pengambilan keputusan terstruktur semacam.

Sebaliknya, para direktur tingkat atas lebih cenderung menggunakan pengambilan keputusan tidak terstruktur. Mengingat para eksekutif sering kali menghadapi begitu banyak informasi dan ketidakpastian maka tidaklah mungkin hanya menganalisis satu dari sekian banyak ketidakpastian. Tetapi, perlu diingat bahwa tidaklah mungkin juga seseorang eksekutif menganalisis seluruh informasi yang tersedia, termasuk ketidakpastian yang selalu menghantuinya.

2. Pembuat keputusan

Ditinjau dari segi pembuat keputusan, Hitt et all (2005) menegaskan bahwa keputusan terprogram biasanya dibuat oleh mereka yang menduduki posisi manajemen yang lebih rendah, dan sebaliknya keputusan-keputusan besar, yaitu yang tak terprogram dan yang mempunyai implikasi luas terhadap organisasi,

umumnya dibuat oleh manajemen tingkat tinggi. Semakin tinggi kerdudukan para pengambil keputusan, semakin luas ruang lingkup keputusan yang dibuat, yang juga berarti semakin luas dampaknya terhadap organisasi dan masyarakat. Mengingat keputusan terprogram itu telah ada pedomannya maka pembuat keputusan tingkat atas tidak perlu lagi melibatkan dirinya di dalam membuat keputusan seperti ini. Namun, dalam kenyataan sehari-hari ada bidang keputusan tak terstruktur yang sering masih perlu ditangani oleh para eksekutif tingkat atas. 3. Waktu dan keterampilan

Kalau tipe keputusan yang pertama lebih mudah, lebih cepat maka tipe yang kedua memerlukan kecakapan, latihan, pengalaman, dan lain-lain karena kemampuan untuk membuatnya akan dapat membedakan mana manajer yang efektif dan yang tidak. Kehadiran keputusan terprogram atau juga disebut keputusan tetap (standing decisions) menurut Robbins adalah mengarahkan para administrator dan karyawan non administratif ke dalam keputusan rutin yang sangat repetif. Contoh yang sangat umum dari jenis keputusan ini adalah standar, prosedur, metode dan berbagai peraturan.

Tentang keputusan tak terprogram, atau keputusan dengan maksud khusus (special-purpose decisions), Robbins sependapat dengan penulis lain bahwa ini membutuhkan kreativitas serta pertimbangan yang jauh lebih banyak. Ia hadir tidak untuk digunakan kembali secara kontinu. Ia hadir sebagai respons terhadap keadaan yang tidak pasti. Keputusan ini umumnya meliputi bidang strategi, program dan anggaran (Salusu, 2005).

4. Tiga jenis keputusan

Masih tentang klasifikasi keputusan, Mangkusubroto dan Trisnadi cenderung membedakannya dalam tiga jenis, yaitu keputusan strategis, keputusan taktis dan keputusan operasional. Sungguhpun demikian, mereka tetap menganggap bahwa keputusan taktis dapat diprogram dengan masukan preferensi pengambilan keputusan berjangka menengah pendek, dan berada dalam lingkungan dengan asumsi kapasitas yang tinggi. Istilah keputusan operasional sebenarnya sama maknanya dengan keputusan rutin atau keputusan repetitif seperti klasifikasi dari penulis lain. Oleh karena kedua jenis keputusan terakhir operasional dan taktis dapat diprogram maka keduanya dapat dikelompokkan ke dalam keputusan terprogram.

Beberapa penulis lain, seperti Morgan Cerullo melihat klasifikasi dari tingkat manajemen. Pada manajemen tingkat atas, yaitu tingkat pertama, keputusan yang dihasilkan adalah keputusan strategik. Pada tingkat kedua, manajemen tingkat menengah, lahir keputusan berupa perencanaan jangka menengah, yaitu untuk lima tahun atau kurang. Lahir juga keputusan tentang proses pengawasan. Pada keputusan jenis ini sudah lebih mungkin memakai model-model matematika dalam penyelesaian masalah dibanding pada keputusan stratejik. Keputusan tingkat ketiga. ialah keputusan operasional yang berjangka waktu menit, jam, hari, dan seterusnya.

5. Empat Jenis keputusan

Pandangan di atas searah dengan jalan pikiran Sutherland, tetapi Sutherland menyebut empat jenis, yang pertama adalah tujuan, cita-cita yang dibuat penanggung jawab tertinggi dalam organisasi yang kompleks, yang berhubungan dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Kedua, keputusan stratejik yang mempersoalkan apa yang dapat dibuat untuk mencapai tujuan. Ketiga, keputusan taktis, yang mengarah pada bagaimana melaksanakan keputusan stratejik, dan lebih pendek jangka waktunya. Sungguhpun jangka waktunya pendek, ia mempunyai implikasi jangka panjang yaitu apabila terlangkahi atau dilupakan, dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi. Keempat, keputusan operasional (Salusu, 2005).

Secara singkat dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan yaitu :

a. Keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitif atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer bisa membuat kriteria penampilan, informasi yang jelas, serta alternatif keputusan yang lebih baik. Keputusan jenis ini lebih sering disebut keputusan rutin.

b. Keputusan tak terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefinisikan secara tepat,

keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik (Wankel, 1993).

2.3. Landasan Tiori

Pelayanan Rumah Sakit dari tahun ketahun semakin komplek. Penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) harus diikuti dengan perubahan teknologi, begitu juga dengan pemanfaatan SIM. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) merupakan suatu keadaan yang berhubungan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi yang sangat diperlukan untuk kegiatan di rumah sakit.

Pengelolaan sumber daya manusia dan teknologi informasi sangat penting dilakukan oleh pimpinan rumah sakit, apalagi komponen-komponen tersebut merupakan hal-hal yang diperlukan seperti dalam pengambilan keputusan Pimpinan rumah sakit atau direktur sering kali harus membuat suatu keputusan. Kadang-kadang setiap hari direktur harus membuat keputusan. Pengambilan keputusan ini mempunyai arti penting bagi maju mundurnya sebuah Rumah Sakit, apalagi masa depan rumah sakit kadang-kadang banyak ditentukan oleh pengambilan keputusan saat ini.

SIM merupakan suatu metode untuk menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi pimpinan atau direktur yang dapat dipakai untuk melancarkan proses pemgambilan keputusan dan dapat dipakai untuk perencanaan, pengawasan secara efektif. Pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting dari setiap kegiatan pimpinan atau direktur (Sabarguna, 2004).

2.4.Kerangka Operasional

Sistem informasi sangat diperlukan untuk menjalankan daur manajemen. Berdasarkan informasi, manajemen dapat bertindak lebih tepat dalam pengambilan suatu keputusan. Oleh karena itu informasi ini sangat penting, maka rumah sakit mempunyai suatu sistem informasi yang formal yaitu Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).

Keputusan Keputusan

Direktur

Keputusan Berdasarkan SIM

Keputusan Tidak Berdasarkan SIM

Kriteria :

Berdasarkan data/ informasi dari sistem informasi

Ya Tidak

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif.

3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada BLU-RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen 2. Waktu penelitian

Penelitian ini dimulai dengan penelusuran daftar pustaka, survei awal, dan persiapan proposal penelitian, merancang kuesioner, pelaksanaan penelitian dan penyusunan laporan akhir. Penelitian ini sudah dilakukan selama 6 bulan sejak bulan Januari - Juni 2007.

3.3. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Populasi adalah seluruh keputusan tertulis yang dibuat oleh direktur BLU- RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen tahun 2006.

2. Sampel

3.4. Metode Pengumpulan Data

1. Data primer

Data primer pada penelitian ini diperoleh dengan :

a. Wawancara langsung dengan direktur BLU-RSD dr.Fauziah Bireuen b. Wawancara langsung dengan Kabag, Kabid, Kasubag, Kasubid, Ka

.Instalasi dan staf BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen yang berkaitan dengan keputusan tersebut.

c. Pengisian angket oleh Karyawan (Kabag, Kabid, Kasubag, Kasubid, Ka. Instalasi dan staf ) BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen

2. Data sekunder

Data sekunder diperoleh di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen yang berhubungan dengan penelitian ini.

3.5. Variabel dan Definisi Operasional

3.5.1. Variabel

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah variabel tunggal yaitu penerapan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang digunakan oleh direktur dalam pengambilan keputusan.

3.5.2. Defenisi operasional

1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen adalah penggunaan/ pemakaian informasi yang ada di BLU-RSD dr.Fauziah Bireuen oleh direktur.

3.6. Metode Pengukuran

Untuk mengukur penerapan SIM dalam pengambilan keputusan oleh direktur BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen dengan menggunakan kuesioner dalam bentuk pertanyaan tertutup dengan kategori :

1. SIM diukur dengan memberi skor pada kuesioner yang telah diberi bobot, jumlah pertayaan ada 7 dan total skor 21 dengan kriteria sebagai berikut : a. Jawaban a diberi skor 1

b. Jawaban b diberi skor 2 c. Jawaban c diberi skor 3

Berdasarkan nilai diklasifikasikan dengan kategori : a. Baik : Jika nilai skor ≥ 14. b. Kurang : Jika nilai skor < 14.

2. Penerapan SIM dalam pengambilan keputusan oleh direktur dapat di ukur dengan memberi skor terhadap kuesioner yang telah diberi bobot, jumlah pertayaan ada 6 dan total skor 18 dengan kriteria sebagai berikut :

a. Jawaban a diberi skor 1 b. Jawaban b diberi skor 2 c. Jawaban c diberi skor 3

Berdasarkan nilai diklasifikasikan dengan kategori : a. Ya : Jika nilai skor ≥ 12. b. Tidak : Jika nilai skor < 12.

Dalam menilai hasil wawancara dengan direktur yaitu dengan menilai terhadap pertanyaan-pertanyaan yang ada hubungannya dengan sistem informasi. Pengukuran hasil wawancara dalam pertanyaan terbuka dengan kategori :

a. Bila jawaban tidak memadai diberi skor = 1 b. Bila jawaban memadai diberi skor = 2 c. Bila jawaban sangat memadai diberi skor = 3 Berdasarkan nilai diklasifikasikan dengan kategori :

a. Baik : Jika nilai skor ≥ 14 b. Tidak baik : Jika nilai skor < 14

Penilaian terhadap keputusan yang dibuat oleh direktur pada tahun 2006 yaitu dengan mengumpulkan dan menganalisis seluruh keputusan dengan mewawancarai karyawan yang ada hubungan dengan keputusan tersebut. Keputusan ini juga dibandingkan dengan prosedur tetap (protap) yang ada, harus memenuhi syarat atau ketentuan sesuai dengan bidang.

3.8. Metode Analisa Data

Hasil wawancara dengan direktur disesuaikan dengan teori yang ada. Sedangkan daftar check list dan hasil pengisian kuesioner akan dianalisis dengan menggunakan tehnik deskriptif kualitatif dengan memanfaatkan persentase yang merupakan langkah awal dari keseluruhan proses analisis. Kemudian hasil penilaian yang berupa bilangan tersebut diubah menjadi sebuah predikat agar hasil penilaian akhir berupa pernyataan kualitatif.

BAB 4

HASIL PENELITIAN

4.1. Deskripsi Hasil Penelitian

4.1.1. Letak geografis

Kabupaten Bireuen merupakan salah satu dari 28 kabupaten yang ada di Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam yang merupakan pemekaran dari Kabupaten Aceh Utara melalui undang-undang nomor 48 tahun 1999 tanggal 12 Oktober 1999, dengan luas wilayah 1.901,21 Km2 (190,121 Ha) yang terdiri dari 17 kecamatan, 69 pemukiman dan 583 desa.

Kabupaten Bireuen terletak pada garis 4º - 54º LU dan 96 º,20º - 97º,21º BT dengan batas-batas wilayah :

1. Sebelah Utara dengan Selat Malaka

2. Sebelah Selatan dengan Kabupaten Benar Meriah 3. Sebelah Timur dengan Kabupaten Aceh Utara 4. Sebalah Barat dengan Kabupaten Pidie

Topografi Kabupaten Bireuen terdiri dari pantai/dataran rendah disebelah utara dan daerah pegunungan disebelah selatan. Luas tanah menurut penggunaannya terdiri dari 17.172 Ha perkampungan, 22.948 Ha persawahan, 34.013 Ha tegalan, 37.994 Ha perkebunan rakyat, 5.194 Ha tambak, 5.952 Ha semak/alang-alang, 4.642 Ha hutan belukar, 32.286 Ha tebat, 2.072 kebun campuran, 962 Ha perkebunan besar dan 564 Ha danau/rawa-rawa.

Kabupaten Bireuen dilalui oleh 6 buah sungai, yaitu Krueng Samalanga, Krueng Pandrah, Krueng Jeunieb, Krueng Nalan, Krueng Peudada dan Krueng Peusangan yang semuanya bermuara ke Selat Malaka. Di Kabupaten Bireuen juga terdapat 4 dataran tinggi atau pegunungan yaitu Gunong Ujong, Gunong Panyang, Gunong Kareueng dan Gunong Bate.

4.1.2. Kependudukan 1. Jumlah penduduk

Jumlah Penduduk Kabupaten Bireuen pada tahun 2006 berjumlah 377.715 jiwa yang terdiri dari 182.756 laki-laki dan 194.959 perempuan. Peningkatan jumlah penduduk dari tahun 2000 sampai 2006 sekitar 3%.

2. Persebaran penduduk

Bila dilihat tingkat kepadatan penduduk perkecamatan di Kabupaten Bireuen, maka kecamatan terpadat penduduknya adalah Kecamatan Peusangan dan Kota Juang dengan masing-masing jumlah penduduk 43.623 jiwa dan 43.533 jiwa. Sedangkan jumlah penduduk terendah terdapat di Kecamatan Pandrah dan Siblah Krueng dengan masing-masing jumlah penduduk 8.623 jiwa dan 10.167 jiwa.

4.2. Sejarah Perkembangan dan Visi Misi dan Moto BLU RSD dr. Faiziah Bireuen

4.2.1. Sejarah perkembangan BLU RSD dr. Faiziah Bireuen

Rumah Sakit Umum (RSU) Bireuen mulai dibangun sejak tahun 1929 (pada masa kolonial belanda) di Kewidanaan Bireuen. Pada tanggal 1 Desember

1971 sesuai Peraturan Mentri Kesehatan R.I menyatakan bahwa disetiap kecamatan seluruh Indonesia harus memiliki 1 Puskesmas Induk, maka RSU Bireuen berubah status menjadi Puskesmas Jeumpa.

Terobosan-terobosan yang dilakukan baik oleh Bupati Aceh Utara (pada saat itu Bireuen masih dalam wilayah Kabupaten Aceh Utara), maupun kepala Puskesmas Jeumpa beserta stafnya, maka status Puskesmas Jeumpa berubah menjadi Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Bireuen sesuai dengan Keputusan Bupati Aceh Utara Nomor : 69 Tahun 1992 dan Persetujuan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Nomor : 283/YANMET/DS.UYMDIK/YANKES/II/ 1992 tanggal 1 Maret 1992 kemudian disempurnakan dengan Keputusan Bupati Aceh Utara Nomor : 11 Tahun 1994 tanggal 16 Mei 1994 dengan status Kelas D serta telah mendapat persetujuan Menteri Dalam Negeri R.I dengan Telexnya Nomor : 061/1575/SJ/tanggal 4 Mei 1995 dan Persetujuan Menpan R.I. Nomor : 310/I/1996 tanggal 29 Maret 1996 serta Surat Keputusan Menkes. R.I. Nomor : 541/Menkes/SK/VI/1996 tanggal 5 Juni 1996 tentang Peningkatan Kelas RSUD Bireuen dari Kelas D menjadi Kelas C dan telah di Perdakan dengan Nomor : 12 Tahun 1996. Kemudian sesuai dengan UU Nomor : 48 Tahun 1999 Tentang Pembentukan Kabupaten Bireuen dan Seumeulu, maka Pemda Bireuen telah mengeluarkan Surat Keputusan Bupati Bireuen Nomor : 44 Tahun 2000 tanggal 2 Mei 2000 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja RSUD Bireuen.

RSUD Bireuen pada tanggal 11 Juni 2001 diresmikan namanya menjadi RSUD dr. Fauziah Bireuen sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Bireuen

Nomor : 017 Tahun 2001 tanggal 28 Januari 2001 Tentang Pemberian / Pengukuhan Nama RSUD Bireuen Menjadi RSUD dr. Fauziah Bireuen.

Berdasarkan Qanun Kabupaten Bireuen Nomor : 28 Tahun 2004 memberikan perubahan kepada RSUD dr. Fauziah Bireuen, dari sebuah organisasi UPTD Dinas Kesehatan Kabupaten Bireuen menjadi sebuah organisasi berbentuk Badan (Lembaga Teknis Daerah) dengan nama Badan Layanan Umum Rumah Sakit Daerah dr. Fauziah Bireuen (BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen).

4.2.2. Visi, Misi dan Motto BLU RSD dr. Faiziah Bireuen 1. Visi

Mewujutkan pelayanan kesehatan yang islami, berkualitas, terjangkau oleh masyarakat dengan memperhatikan kesejahteraan karyawan.

2. Misi

a. Mengupayakan peningkatan mutu pelayanan

b. Menjadikan Rumah Sakit sebagai pusat rujukan dari Puskesmas dalam Kabupaten Bireuen

c. Menjadikan Rumah Sakit sebagai kebanggaan Rumah Sakit Bireuen. 3. Motto

B : Bersih I : Islami

R : Ramah Tamah E : Efektif

U : Unggul E : Efisien N : Nyaman

4.4. Hasil Analisis

Tabel 4.1. Distribusi Umur Responden di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Umur/Tahun Frek %

1 2 3 4 5

25 – 30 31 – 35 36 – 40 41 – 45 > 46 7 6 10 5 3 22,6 19,4 32,3 16,1 9,6

Total 31 100,0

Berdasarkan hasil tabel di atas diketahui responden lebih banyak yang umur 36 – 40 tahun, hal ini menandakan bahwa masa kerja responden sudah banyak pengalaman.

Tabel 4.2. Distribusi Jenis Kelamin Responden di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Jenis Kelamin Frek %

1 2 Laki-Laki Perempuan 13 18 41,9 58,1

Total 31 100,0

Jenis kelamin responden terbanyak adalah perempuan ini juga disebabkan kebanyakan petugas di rumah sakit Bireuen adalah perempuan.

Tabel 4.3. Distribusi Pendidikan Responden di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Pendidikan Frek %

1 2 3 DIII S1 S2/Spesialis 11 17 3 35,5 54,8 9,7

Total 31 100,0

Dilihat dari tingkat pendidikan responden adalah sarjana, bila dilihat dari tingkat pendidikan disiplin ilmunya sudah memadai, terutama yang berkaitan dengan data.

Tabel 4.4. Distribusi Rincian Pendidikan Responden di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Tingkat Pendidikan Jenis Pendidikan Jumlah

1 D.III AKPER AKZI AKBID AAK AKFIS AKL Perbankan 5 1 1 1 1 1 1

2 S 1

Dokter Umum Dokter Gigi SKP SKM Apoteker Sarjana Hukum Sarjana Ekonomi 7 2 2 2 2 1 1 3 S 2/ Spesialis Spesialis Bedah

Spesialis Anak Spesialis Radiologi

1 1 1

Tabel 4.5. Hasil Wawancara dengan Direkur BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Kabupaten Bireuen Tahun 2006

No Pertanyaan Hasil wawancara Ket Skor

1 Sudah berapa lama menjabat direktur Rumah Sakit

6 tahun 9 bulan Sangat

memadai 3

2 Sarana yang digunakan dalam penyajian data/informasi selama ini

- Komputer ; menyangkut keuangan, tenaga,

- Manual ; data rawat jalan, UGD, pendaftaran

Tidak

memadai 1

3 Pencatatan data selama ini

Mengisi sesuai dengan format yang sudah ada

Memadai 2 4 Pengelolaan laporan

yang diterapkan selama ini

- Laporan berjenjang ; data rawat inap, rawat jalan, UGD dan data laboratorium

- Laporan langsung : data keuangan

Memadai 2

5 Data yang dapat diketahui dengan sistim

informasi yang diterapkan selama ini

- Harian - Mingguan - Bulanan - Tahunan

Memadai 2

6 Hambatan dalam

pelaksanaan SIM selama ini

Ada :

- Sumber Daya Manusia - Pendanaan

- Perangkat komputer - Politik

Tidak

memadai 1

7 Bagaimana jasa rumah sakit dari aspek pelayanan

Meningkat : - Kamar operasi - PAD melebihi target

Sangat

memadai -

8 Rencana

pengembangan SIM kedepan

Mutlak diperlukan karena : - Sangat membantu manajemen - Memudahkan pengambilan

keputusan

- Mengikuti era globalisasi. Pengembangan mengarah ke sistim sentralisasi

Sangat

memadai -

9 Relevansi pengambilan keputusan selama ini

- Berdasarkan data/informasi ; pengadaan alat-alat kesehatan, kebutuhan tenaga.

- Berdasarkan hasil rapat yang didukung oleh data ; rapat dengan kepala bidang, sub bidang UPF

Memadai 2

10 Keputusan yang kurang mendapat dukungan

- Menberikan penjelasan - Evaluasi keputusan

Berdasarkan data hasil wawancara dengan direktur didapatkan bahwa penerapan sistem informasi dalam pengambilan keputusan oleh direktur masih kurang baik. Pengambilan keputusan dibuat berdasarkan hasil rapat interen di Rumah Sakit. Pelaksanaan sistem informasi selama ini masih dijumpai hambatan-hambatan diantaranya kurangnnya sumber daya manusia yang berhubungan dengan pengolahan data, pendanaan, perangkat komputer dan keadaan politik yang belum stabil.

Tabel 4.6. Distribusi Frekuensi Pendapat Responden Tentang Sistem Informasi di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Sistem Informasi Frek %

1 2

Kurang Baik

17 13

56,7 43,3

Total 30 100,0

Berdasarkan tabel distribusi di atas menunjukan bahwa sistem informasi yang dijalankan di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen masih kurang baik.

Tabel 4.7. Distribusi Frekuensi Pendapat Responden Tentang Keputusan di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Keputusan Frek %

1 2

Tidak Ya

19 11

63,3 36,7

Berdasarkan tabel distribusi di atas terlihat banyak responden mengatakan bahwa pengambilan keputusan oleh direktur BLU-RSD dr.Fauziah Bireuen belum berdasarkan sistem informasi.

Tabel 4.8. Distribusi Frekuensi Tenaga yang Tercantum dalam Surat Keputusan Direktur di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

No Tugas Frek

1 2 3 4 5 6 7 8

Tim pelaksana PKPS BBM BIDKES

Tim verifikasi dan unit pengaduan PKPS BBM BIDKES Panilitian penilaian hasil pekerjaan

Keputusan tentang tenaga honor daerah SK 2005 Penunjukan tenaga Satpam

Penunjukan tenaga supir Penunjukan tenaga juru masak Penunjukan tenaga tukang cuci

8 2 5 44 8 5 10 3 Total 95 Berdasarkan hasil tabel di atas tentang penunjukan keputusan terhadap

karyawan sebahagian kecil sudah sesuai dengan prosedur tetap, dan sebahagian besar belum sesuai dengan prosedur kerja.

Tabel 4.9. Distribusi Frekuensi Keputusan Tentang Tim Pelaksana PKPS BBM BIDKES di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

Pengetahuan Juklak Pengetahuan Juknis

No Tim pelaksana

Frek % Frek %

1 2 Mengetahui Tidak mengetahui 4 4 50,0 50,0 5 3 62,5 37,5

Total 8 100,0 8 100,0

Berdasarkan hasil tabel di atas tentang tim pelaksana yang dibentuk sebanyak delapan (8) orang, hanya sebagian yang mengetahui tentang juklak dan pengetahuan terhadap juknis lebih banyak yang mengetahui. Untuk tim verifikasi yang dibentuk dua (2) orang, dan yang mengetahui tentang juklak dan juknis hanya satu orang.

Tabel 4.10. Distribusi Frekuensi Keputusan Tentang Panitia Penilaian Hasil Pekerjaan Sarana Fisik di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen Tahun 2006

Pelatihan Sertifikasi No Kategori

Frek % Frek %

1 2

Memenuhi syarat

Tidak mememenuhi syarat

3 2 60,0 40,0 0 5 0,0 100,0

Total 5 100,0 5 100,0

Hasil tabel di atas tentang pembentukan panitia penilaian hasil pekerjaan sebanyak 5 orang, penilaian berdasarkan protap sebahagian besar mereka mengikuti pelatihan, terhadap sertifikasi semuanya belum memenuhi syarat. Terhadap keputusan panitia pengadaan/pelelangan barang dan jasa 100,0% belum

memiliki surat keterangan sertifikasi, sedangkan dari segi umur dan pendidikan sudah memenuhi syarat.

Tabel 4.11. Distribusi Frekuensi Keputusan Tentang Penunjukan Tenaga Honor Daerah Pemegang SK Honor Tahun 2005 di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen

SK Bupati No Kategori

Frek %

1 2

Ada Tidak

31 13

70,5 29,5

Total 44 100,0

Berdasarkan tabel di atas menunjukkan tentang pengangkatan pegawai honor tahun 2005, sebahagian besar telah memenuhi syarat dan hanya sebagian kecil yang tidak memiliki SK dari bupati. Keputusan tentang tenaga honor untuk tahun 2006, belum sesuai dengan protap, hal ini dibuktikan 100,0% tidak memiliki SK bupati. Keputusan tentang penunjukan dokter jaga, mantri koordinator jaga dan tenaga para medis/non medis petugas jaga malam sudah memenuhi syarat sesuai dengan protap.

Tabel 4.12. Distribusi Frekuensi Keputusan Tentang Penunjukan Satpam, Sopir Ambulance, Tukang Cuci, Tenaga Juru Masak, Tenaga Kebersihan dan Perawatan Lingkungan di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen

Ya Tidak Kriteria

Frek % Frek % Total 1. Satpam

- Pendidikan SLTA - Latihan dari polisi - Umur >17 tahun

7 - 8 87,5 - 100,0 1 8 - 12,5 100,0 - 8 8 8 2. Sopir

- Umur > 20 tahun - Pendidikan SLTA

- Memiliki SIM B1 pribadi

4 3 2 80,0 60,0 40,0 1 2 3 20,0 40,0 60,0 5 5 5 3. Juru masak

- Umur > 20 tahun - Berbadan sehat - Pendidikan SLTP - Mengikuti pelatihan gizi

10 10 9 3 100,0 100,0 90,0 30,0 - - 1 7 - - 10,0 70,0 10 10 10 10 4.Tukang cuci

- Umur > 20 tahun - Pendidikan SLTP

3 1 100,0 33,3 - 2 - 76,7 3 3

Berdasarkan tabel di atas keputusan tentang penunjukan satpam berdasarkan pendidikan sebahagian besar sudah memenuhi syarat, dilihat dari pelatihan kepolisian semuanya belum diikutinya, dari segi umur semuanya sudah sesuai dengan ketentuan. Penunjukan sopir dari segi umur sebahagian besar sudah

memenuhi syarat, begitu juga dengan tingkat pendidikan dan sebahagian besar tidak memiliki SIM B1. Tenaga juru masak berdasarkan umur dan kesehatan memenuhi syarat, begitu juga tingkat pendidikan, dilihat dari pelatihan sebahagian besar tidak mengikuti pelatihan tentang gizi. Berdasarkan keputusan tentang tenaga kebersihan (cleaning service) semuanya sudah sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.

Penunjukan tim kegiatan Pengembangan Manajemen Kinerja (PMK) keperawatan dan kebidanan dibentuk tanpa melalui protap (tidak tersedianya protap). Penunjukan hanya dilakukan sesuai dengan rapat interen. Begitu juga dengan keputusan tentang tim perencanaan kebutuhan obat-obatan dan reagensia.

BAB

P E M B A H A S A N

5.1. Sistem Informasi Manajemen BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen

Secara umum Sistem Informasi Manajemen BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen masih kurang memadai. Hal ini terlihat dari hasil wawancara dengan direktur, dimana masih terdapat hambatan-hambatan dalam menjalankan SIM. Hambatan-hambatan yang dijumpai antara lain kurang sumber daya manusia yang khusus mengolah data, pendanaan yang masih kurang, perangkat komputer masih belum lengkap dan keadaan politik yang belum stabil. Hasil analisa pengisian angket terlihat bahwa sistem informasi di BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen juga masih kurang baik, artinya manajemen sistem informasi yang melibatkan orang dan mesin belum berjalan dengan baik. Begitu juga hasil analisis keputusan direktur dimana penggunaan sistem informasi masih sangat kurang terutama informasi dari prosedur tetap.

Sistem informasi dilakukan dengan menggunakan komputer dan ada juga data yang disajikan dalam bentuk manual. Beberapa data yang diolah dengan komputer antara lain data keuangan, personalia, sedang data rawat jalan, inap dan kunjungan Unit Gawat Darurat (UGD) dicatat secara manual sesuai dengan format yang tersedia.

Secara umum komputer tidak harus digunakan dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin sistem informasi yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan komputer (Jogianto, 2001).

Pemakaian komputer dalam kehidupan kita sudah sangat meluas dan memasyarakat. Tidak hanya terbatas pada lingkungan kerja tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Dalam lingkungan rumah sakit komputer adalah alat bantu yang mutlak diperlukan. Penerapan SIM yang berbasis komputer menjadi kebutuhan yang mutlak dan dapat memberikan keunggulan kompetitif sehingga mendapat prioritas yang tinggi (Sutabri, 2005).

Pengelolaan laporan di BLU-RSD dr. Fauziah yang disampaikan kepada direktur selama ini berupa laporan berjenjang dan laporan langsung. Laporan berjenjang yaitu laporan yang disampaikan ke bahagian tertentu sebelum diteruskan kepada direktur seperti laporan dari ruangan rawat inap, rawat jalan dan UGD. Laporan yang langsung seperti data keuangan yang langsung disampaikan kepada direktur.

Sistem informasi dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Sistem informasi ini direktur dapat melihat kegiatan sistem informasi harian, mingguan dan bulanan. Sistem informasi secara manual masih dijumpai kendala-kendala seperti lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data. Kedala-kendala lain yang merupakan hambatan di BLU-RSD dr. Fauziah dalam pelaksanaan sistem informasi antara lain masih kurangnya tenaga pengolahan data secara komputerisasi, masih kurangnya dana atau belum ada dana yang dialokasi khusus

untuk peningkatan SIM dan keadaan politik yang belum stabil di Aceh yang diakibatkan oleh komplik yang berkempanjangan.

Pengelolaan sistem informasi merupakan kegiatan pengolahan data yang menghasilkan informasi. Tujuan memanipulasi data menjadi informasi memadai mengenai apa yang terjadi pada waktu lampau guna menunjang manajemen. Hasil pengolahan data ini merupakan data untuk disimpan, untuk digunakan kapan saja diperlukan yakni informasi yang diperlukan atau mengambil keputusan mengenai suatu hal (Sutabri, 2005).

Karena berbagai pertimbangan atau hambatan pada SIM seperti terbatasnya kemampuan keuangan, mahalnya tenaga spesialis dibidang informatika ada kalanya perusahaan mengambil keputusan untuk tidak memproses sendiri data yang diperlukan, melainkan menyerahkannya kepada pihak ketiga. Hambatan-hambatan ini sangat berpengaruh terhadap perusahaan karena pimpinan tidak bisa mendapatkan informasi dengan segera bila diperlukan yang akhirnya berdampak pada kualitas pengambilan keputusan (Siagian, 2006).

Sistem informasi di rumah sakit selain digunakan untuk pengambilan keputusan juga digunakan untuk perencanaan dan evaluasi. Perencanan yang baik diikuti peningkatan pelayanan menyebabkan meningkatnya penerimaan rumah sakit terutama penerimaan dari kamar operasi. Pelayanan rawat inap juga banyak memberikan pemasukan keuangan di BLU-RSD dr. Fauziah terutama dari uang rawatan pasien Askeskin. Begitupun setoran untuk pendapatan asli daerah yang paling banyak di Kabupaten Bireuen berasal dari setoran BLU-RSD dr. Fauziah.

Pengembangan SIM BLU-RSD dr. Fauziah mutlak diperlukan. Pengembangan ini dikarenakan rumah sakit harus mengikuti perkembangan baik perluasan sarana fisik rumah sakit itu sendiri maupun peningkatan jenis pelayanan. Sistem informasi yang baik akan sangat membantu manajemen dan memudahkan pengambilan keputusan dan mengikuti eraglobalisasi. Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) direncanakan lebih mengarah ke sistem setralisasi.

Pengolahan data sistem informasi dapat dilakukan secara pengolahan sentralisasi dan pengolahan terbagi. Pada pengolahan data secara sentralisasi dengan menempatkan CPU, perangkat lunak dan staf pengolah data profesional pada satu unik sentral. Pengolahan data terbagi ke beberapa sistem, perangkat komputer dan beberapa ahli komputer didistribusikan pada lokasi yang terpisah (Amsyah, 2003).

5.2. Penerapan Sistem Informasi dalam Pengambilan Keputusan oleh

Direktur

Pengambilan keputusan oleh direktur BLU-RSD dr. Fauziah selama ini tidak berdasarkan data dari sistem informasi, tetapi hanya berdasarkan hasil rapat interen. Keputusan dari hasil rapat dengan bagian-bagian yang terkait seperti keputusan pembantukan tim untuk kegiatan tertentu, untuk evaluasi, juga keputusan-keputusan lain seperti penunjukan satpan, pembentukan tim pengelolaan barang dan jasa. Selain bentuk keputusan diatas ada juga keputusan yang berhubungan dengan intervensi dari luar. Keputusan ini biasanya bersifat

politik dan jangka panjang seperti keputusan penempatan karyawan rumah sakit, keputusan penetapan anggaran.

Sungguhpun pengambilan keputusan itu sangat penting, juga merupakan kegiatan politik yang paling komplek dalam suatu organisasi seperti di rumah sakit. Bukan hanya keputusan-keputusan mengenai kebijaksanaan pokok yang rumit, tetapi juga pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan program penempatan, penganggaran, pelayanan dan pemasaran merupakan titik-titik kritis terhadap mantapnya suatu kebijaksanaan (Salusu, 2005).

Pengambilan keputusan tentang penunjukan tim pelaksana PKPS BBM BIDKES belum sesuai dengan sistem informasi atau prosedur tetap yang ada. Secara umum terlihat bahwa hanya sebahagian kecil dari tim tersebut yang menguasai petunjuk pelaksana (juklak) dan petunjuk teknis (juknis). Begitu juga dengan tim verifikasi dan unit pengaduan masih ada yang belum mengetahui juklak dan juknis. Idealnya semua pegawai yang terlibat dalam tim tersebut harus menguasai juklak dan juknis tersebut, sehingga pelaksanaan kegiatan tersebut akan berjalan dengan baik.

Standar layanan memainkan peranan penting dalam mengatasi masalah kesehatan. Jika rumah sakit ingin menyelenggarakan pelayanan yang bermutu, keinginan tersebut harus dijabarkan menjadi standar pelayanan kesehatan atau standar prosedur operasional yang harus diketahui oleh setiap pemberi pelayanan (Pohan, 2007).

Keputusan direktur tentang pembentukan panitia penilaian hasil pekerjaan sarana fisik dan pembentukan panitia pengadaan dan pelelangan barang/jasa juga tidak berdasarkan prosedur tetap, jadi sistem informasi belum sesuai. Pada tim tersebut belum ada satu orangpun yang mendapatkan tanda lulus atau sertifikasi untuk penilaian pengadaan atau pelelangan dan penilaian barang serta sarana fisik. Hal ini sangat mempengaruhi kualitas barang yang diterima oleh rumah sakit. Terlebih lagi bila tidak maksimal dalam penilaian sarana fisik akan membahayakan keselamatan pegawai dan pasien di rumah sakit.

Sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah adalah tanda bukti pengetahuan atas kompetisi dan kemampuan profesi dibidang pengadaan barang/jasa panitia/pejabat pengadaan (Ikapi, 2006).

Keputusan direktur tentang penunjukan tenaga honor daerah pemegang SK honor tahun 2005 masih ada tenaga honor tersebut yang belum mempunyai SK Bupati (30%). Hal ini sangat bertentangan dengan protap yang ada di rumah sakit. Begitu juga dengan keputusan direktur mengenai penunjukan tenaga honor daerah tahun 2006 dimana seluruh tenaga honor tersebut tidak mempunyai SK Bupati. Seharusnya penerimaan pegawai baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun tenaga honor harus ada SK Bupati sebagaimana protap yang ada. Pelanggaran terhadap sistem informasi ini karena rumah sakit sedang dalam tahap pembangunan dan pengembangan yang jelas membutuhkan penambahan jumlah pegawai.

Penerimaan pegawai di Kabupaten Bireuen hanya dilakukan oleh pemerintah daerah. Badan, Dinas, Instansi hanya menerima penembahan pegawai yang

diberikan oleh pemerintah daerah. Untuk menutupi kekurangan tenaga, maka semua tenaga honor daerah yang ada SK Bupati akan diperioritaskan menjadi PNS dalam jangka waktu 5 tahun, sehingga tidak ada penerimaan tenaga honor lagi (Ikapi, 2005).

Dasar penentuan tenaga di rumah sakit meliputi hal berikut : 1. Penentuan tenaga secara formal

Hal ini disesuaikan dengan struktur organisasi rumah sakit yang di bentuk,dan dapat pula dipergunakan standar tertentu yang telah ditentukan oleh instansi yang berwenang. Pada patokan struktur organisasi sebaiknya dianut ”Satu Orang Satu Pekerjaan”,karena akan memudahkan dalam perhitungan dan kejelasan dalam tugas.

2. Penentuan kebutuhan secara fungsi

Dasar penentuan kebutuhan seperti ini adalah pelayanan. Pelayanan jenis apa yang perlu di isi dan selanjutnya apakah ada pelayanan yang mirip atau tidak. Seperti pada rumah sakit yang kecil Kepala Unit Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat bisa dirangkap.

3. Penentuan kebutuhan secara pekerjaan

Dalam hal ini pekerjaan tertentu membutuhkan berapa banyak tenaga. Berapa beban kerjanya,maka secara lebih tepat tentu akan perlu analisis jabatan untuk menentukannya (Sabarguna, 2004).

Secara umum keputusan direktur tentang penunjukan satpam, supir ambulan, tukang cuci, tenaga juru masak sebahagian besar belum berdasarkan

protap, kecuali tenaga kebersihan dan perawatan lingkungan yang sudah memenuhi syarat. Keputusan penunjukan Satpam yang belum sesuai dengan prosedur tetap akan berdampak terhadap pekerjaan yang ditugaskan. Bila Satpam tidak memiliki disiplin ilmu tentang keamanan, maka dalam pengambilan suatu keputusan yang akan diambil tidak tepat atau kurang terarah. Hal ini tidak boleh diabaikan seharusnya sudah mendapatkan pelatihan dari kepolisian. Penunjukan supir yang seharusnya memiliki SIM B1 pribadi namun belum semua supir yang ditugaskan di BLU RSD dr. Fauziah Bireuen memilikinya. Penunjukan ini jelas bertentangan dengan prosedur tetap dalam pengambilan keputusan. Banyak dampak yang terjadi dilapangan bila SIM yang dimiliki tidak sesuai dengan jenis kenderaan yang dikemudikan. Misalnya terjadi pelanggaran lalulintas atau kecelakaan dijalan raya, maka secara prosedural akan terhambat dalam menjalankan tugas. Penunjukan terhadap juru masak, yang belum pernah mengikuti pelatihan tentang gizi, juga merupakan salah satu hal yang dapat mempengaruhi gizi makanan pasien, yang juga berpengaruh terhadap penyembuhan pasien. Keputusan tentang penunjukan tim PMK keperawatan dan kebidanan belum ada protap sebagai panduan dan pembentukan tim tersebut hanya berdasarkan rapat interen.

Pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Penting karena menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan

dalam mengambil keputusan biasa merugikan organisasi, mulai dari citra sampai kepada kerugian uang. Ada kalanya keputusan diambil oleh manajer sendiri, tetapi tidak jarang bersama karyawannya, tergantung dari besar kecilnya masalah dan gaya kepemimpinan yang dianut oleh manajer. Pengambilan keputusan tidak bisa dilakukan secara sembarang (Sutabri, 2005).

Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi Pengolahan Data Elektronik (PDE) dan informasi non PDE (Jogianto, 2001).

Bila ada keputusan direktur di BLU-RSD dr. Fauziah yang tidak atau kurang mendapat dukungan dari bawah maka keputusan tersebut akan diberi penjelasan dan dievaluasi kembali. Pemberian penjelasan kembali terhadap keputusan tersebut dengan pertimbangan mereka belum mengetahui masalah dengan utuh atau tidak mengetahui efek yang akan terjadi bila keputusan tersebut tidak dibuat. Keputusan yang perlu dievaluasi kembali dengan mempertimbangkan kemungkinan masih ada kelemahan atau kesalahan sehingga keputusan tersebut dapat disempurnakan atau bahkan dicabut. Keputusan yang tidak sesuai/kurang mendapat dukungan, bila setelah dievaluasi ternyata keputusan tersebut masih sesuai dengan aturan atau situasi dan kondisi, maka keputusan tersebut tetap dijalankan.

Studi penelitian sacara empiris yang dilakukan oleh Geoger M. Scott, 1986 menggambarkan bahwa manejer lini atas hanya menggunakan sebagian kecil informasi yang berasal dari komputer, dan sebagian kecil lagi dari informasi non PDE dan informasi yang berasal dari manajemen menengah. Peranan sistem informasi lebih banyak digunakan oleh manajemen lini bawah dalam pengambilan keputusan, bahkan pengaruh lingkungan eksternal sangat sedikit digunakan oleh manajemen lini bawah (Jogianto, 2001).

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Pengambilan keputusan oleh direktur BLU-RSD dr. Fauziah Bireuen sebahagian besar belum berdasarkan sistem informasi. Keputusan yang dibuat selama ini cenderung berdasarkan hasil rapat interen.

6.2. Saran

1. Pengambilan keputusan diharapkan berdasarkan data sehingga keputusan yang diambil sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

2. Keputusan yang diambil berdasarkan rapat interen dapat melibatkan bagian-bagian yang berhubungan dengan keputusan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Adikoesoemo, S., 1997. Manajemen Rumah Sakit, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1997, hal. 101.

Adiatma Y., 2003. Manajemen Administrasi Rumah Sakit, Universitas Indonesia, Jakarta, hal.:133-136.

Amsyah, Z. 2003. Manajemen Sistem Informasi; PT. Gramedia Pustaka Tama, Jakarta, hal. 19,83,387-403.

Arikunto, S., 2005. Manajemen Penelitian, Rineka Cipta, Jakarta, hal. 234-235 Djojodibroto, D., 1977. Kiat Mengelola Rumah Sakit, Hipokrates, Jakarta, hal.65. IKAPI,2006. Pedoman Pelaksanaan Barang dan Jasa, Focus Media,Bandung,hal 4. Jogianto, 1988. Sistem Informasi Akuntansi; BPPFE, Yogyakarta, hal. 36

______, 2001. Analisis & Disain Sistem Informasi ; ANDI,Yogyakarta, hal. 14-20

Listiani, H., 2004. Organisasi Manajemen Rumah Sakit, Konsorsium Rumah Sait Islam Jateng-DIY, Yogyakarta, hal. 64-65.

Melayu, S.P., 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia; PT. Bumi Aksara, Jakarta hal. 251.

Moejari, 2004. Jurnal Porsi Information Enginering, Jakarta, hal. 20. Muninjaya, G., 2004. Manajemen Kesehatan; EGC, Jakarta, hal. 243.

Nasir, M., 1999. Metodologi Penelitian, Ghalia Indonesia, Jakarta, hal. 51-53. Notoatmodjo, S., 2002. Metodologi Penelitian Kesehatan, Rineka Cipta, Jakarta

hal. 68-69, 158.

Nursalam, 2003. Manajemen Keperawatan, UI Press, Jakarta, hal. 243. Pohan, 2007. Jaminan Mutu Layanan Kesehatan, EGC, Jakarta, hal. 28.

Prawirosentono, S., 2004. Filosofi Baru Manajemen Mutu Terpadu, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 121-124.

129

130

Mukhtar : Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Oleh Direktur…, 2008

131

132

Lampiran 16

Mukhtar : Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Oleh Direktur…, 2008

USU e-Repository © 2008

133

134

Mukhtar : Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Dalam Pengambilan Keputusan Oleh Direktur…, 2008