Sistem Pengawasan Intern Aktiva Tetap Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara

1

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

SISTEM PENGAWASAN INTERN AKTIVA TETAP PADA BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

OLEH

ROHIYANA BANUREA 082102029

D III AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : ROHIYANA BANUREA

NIM : 082102029

JURUSAN : D III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERN AKTIVA TETAP PADA

BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal :... 2011 Dosen Pembimbing

(Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si) NIP : 19760214 200501 1 002

Tanggal : ...2011 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi

(Drs. Rustam, M.Si, Ak) NIP. 19511114 198203 1 002

Tanggal :... 2011 Dekan,

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP : 19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmaanirrohiim

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah Subhana Wa Ta ala yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan. Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan nabi besar Muhammad Sholallahu alaihi wa sallam, yang telah membawa risalah-Nya untuk menuntun ummat manusia ke jalan yang benar. Semoga kita semua memperoleh syafa atnya di akhirat kelak.

Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam rangka memenuhi tujuan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini dengan judul: Sistem Pengawasan Intern Aktiva Tetap Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara .

Sebagai hamba Allah yang memiliki banyak keterbatasan, penulis menyadari bahwa pengetahuan penulis belumlah cukup untuk menjadikan Tugas Akhir ini masuk dalam kategori sempurna baik dalam penggunaan bahasa maupun penyajian data. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat konstruktif dari semua pihak demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Selama proses penulisan Tugas Akhir ini Penulis menerima banyak bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda,

(Alm) Drs. Amiruddin Banurea dan Ibunda tercinta, Wardah S.U Sagala yang telah memberikan dukungan dan semangat yang tak terhingga kepada penulis dalam menghadapi masa-masa sulit dalam penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Maka dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syfrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan-masukan serta motivasi kepada penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini 4. Seluruh Dosen dan Civitas Akademik Departemen Diploma III Akuntansi

Universitas Sumatera Utara Medan.

5. Bapak Pimpinan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan izin kepada penulis untuk mengadakan riset dalam rangka penyelesaian tugas akhir.

6. Ibu Dra. Henita Balasngena Pinem, yang telah berkenan memberi izin dan membantu penulis dalam pencarian data untuk melakukan penelitian di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

7. Kepada saudara-saudaraku tersayang, kak Erma, Bang Rismo, Kak Risda, Kak Rahmi, kak Enda, Astika, Rani, Maya dan seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan dan semangat.

8. Kepada teman-teman seperjuangan, jurusan D III Akuntansi stambuk 08. Semoga Allah SWT selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua. Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat membawa manfaat bagi kita semua. Amiin.

Medan, Maret 2011 Penulis

(Rohiyana Banurea)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi BAB I : PENDAHULUAN

A...Latar Belakang... 1 B...Rumusa

n Masalahan... 4 C...Tujuan

dan Manfaat Penelitan

1. Tujuan penelitian... 5 2. Manfaat penelitian... 5 D...Rencana

Penulisan

1...Jadwal Survei/Observasi ... 6 2...Rencana

Isi... 6 BAB II : PROFIL BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas BPAD Provinsi Sumatera Utara Medan... 8 B. Struktur Organisasi dan Personalia ...12

C. Job Discription ... 13

D. Kinerja Usaha Terkini... 15

E. Rencana Kegiatan... 18

BAB III : TOPIK PENELITIAN A. Pengertian Aktiva Tetap... 25

B. Jenis-jenis Aktiva Tetap... 27

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap ... 29

D. Penyusutan Aktiva Tetap ... 33

E. Penggantian Aktiva Tetap... 39

F. Pengawasan Intern Terhadap Aktiva Tetap ... 41

G. Jenis-jenis Pengawasan Intern Aktiva Tetap... 45

H. Unsur Pengendalian Intern Aktiva Tetap... 46

BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan ... 51

B. Saran... 52

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

1.1 Jadwal Penelitian ... 6 2.1 Tabel Program / Kegiatan BPAD Provinsi Sumatera Utara ... 18 3.1 Penyusutan Menurut Metode saldo menurun ganda... 37

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Perkembangan suatu negara dipengaruhi oleh sektor perekonomian suatu negara tersebut. Tanpa perekonomian yang sehat dan stabil mustahil masyarakat dapat menuju cita-cita yang diinginkan yaitu masyarakat adil dan makmur. Oleh karena itu perekonomian mempunyai peranan yang sangat penting bagi setiap negara. Setiap perusahaan sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah di bentuk oleh perusahaan.

Setiap perusahaan baik perusahaan dagang, perusahaan jasa, maupun perusahaan industri dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya menggunakan sejumlah akiva tetap selain aktiva-aktiva lainnya. Aktiva tetap merupakan harta berwujud (tangible asset) yang memiliki masa manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, bernilai material, dan digunakan untuk kegiatan operasi normal perusahaan dan juga tidak untuk dijual, dalam rangka kegiatan normal perusahaan. Aktiva tetap terdiri dari tanah, peralatan, kenderaan, gedung, mesin, dan harta berwujud

lainnya. Perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan berbagai cara, misalnya pembelian tunai, pembelian cicilan, hadiah, tukar tambah, dibuat sendiri dan sebagainya. Aktiva tetap diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu, yang akan digunakan dalam operasi perusahaan.

Semua aktiva tetap milik perusahaan memerlukan biaya perawatan dan pemeliharan agar dapat digunakan sesuai dengan rencana. Pengeluaran-pengeluaran guna pemeliharaan dan perawatan aktiva tetap tersebut diantaranya dapat menambah masa manfaat aktiva tetap, meningkatkan kapasitas, dan meningkatkan mutu produksinya. Aktiva tetap sangat berpengaruh tehadap berbagai kegiatan operasional perusahaan demi tercapainya efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian dan pengawasan internal yang begitu besar terhadap aktiva tetap. Pengendalian dan pengawasan tersebut dilakukan untuk melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat.

Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan perusahaan. Pengendalian internal juga dapat memberikan jaminan terhadap informasi bisnis yang akurat demi keberhasilan usaha, serta mengupayakan agar karyawan perusahaan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku pada perusahaan.

Pengendalian intern merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Perusahaan akan lebih terarah dan lebih baik dalam mencapai tujuan. Pengendalian intern diterapkan dalam setiap siklus yang ada di perusahaan, salah satunya dalam pertambahan aktiva tetap. Aktiva tetap sering merupakan suatu bagian utama aktiva perusahaan, dan karenanya signifikan dalam penyajian posisi keuangan. Lebih jauh lagi, penentuan apakah suatu pengeluaran merupakan suatu aktiva atau beban dapat berpengaruh signifikan pada hasil operasi yang dilaporkan perusahaan.

Oleh karena itu, pertambahan aktiva tetap juga membutuhkan prosedur yang lebih terarah sehingga pertambahannya akan lebih jelas. Pengendalian intern pertambahan aktiva tetap pada perusahaan perlu diterapkan dan di analisis bagaimana pelaksanaan pengendalian intern pertambahan aktiva tetap tidak menimbulkan suatu risiko bagi perusahaan. Analisis pengendalian intern pertambahan aktiva tetap pada perusahaan , ini terlihat dari adanya transaksi yang di otorisasi. adanya nomor urut tercetak pada dokumen pendukung. adanya pelatihan yang memadai untuk karyawan. adanya prosedur formal yang digunakan untuk melakukan kegiatan dan aktivitas operasional.

Pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organsasi tertentu untuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan, dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Aktiva tetap juga merupakan investasi jangka panjang perusahaan dengan jumlah yang cukup besar. Untuk itu aktiva tetap yang ada pada perusahaan harus benar-benar

diperhatikan yaitu dengan melakukan pengendalian dan pengawasan yang baik terhadap aktiva tetap.

Dengan adanya pengendalian dan pengawasan tersebut maka perusahaan dapat mengikhtisarkan seluruh aktiva tetap yang dimilikinya yang dapat memberikan keuntungan yang cukup besar bagi perusahaan. Sebaliknya, jika perusahaan tidak melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap aktiva tetap perusahaan maka akan mengalami kerugian bagi perusahaan tersebut.

Berdasarkan uraian ini terlihat jelas begitu besar peran sistem pengendalian internal atas aktiva tetap bagi suatu perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengambil judul dalam tugas akhir yang berjudul Sistem Pengendalian Internal atas Aktiva Tetap pada BPAD Provinsi Sumatera Utara .

B. Rumusan Masalah

Setiap perusahaan akan selalu menghadapi permasalahan dalam menjalankan kegiatan perusahaannya. Masalah yang dihadapi oleh setiap perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, sama halnya dengan BPAD Provinsi Sumatra Utara. Sesuai dengan latar belakang diatas maka peneliti merasa tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam tugas akhir ini yaitu tentang :

1. Bagaimana sistem pengendalian intern aktiva tetap pada BPAD Provinsi Sumatera Utara ?

2. apakah sistem pengendalian intern aktiva tetap pada BPAD Provinsi Sumatra Utara sudah efektif ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Bagi peneliti, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III FE USU.

b. Untuk memahami lebih jauh lagi teori yang didapat dalam perkuliahan dengan melihat penerapannya yang dilaksanakan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara.

c. Untuk mengetahui bagaimana pengawasan intern aktiva tetap yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini yaitu :

a. Bagi peneliti, agar peneliti dapat mengamati secara langsung dan memperluas wawasan mengenai pengawasan aktiva tetap suatu perusahaan.

b. Sebagai bahan masukan untuk dapat terciptanya kebijakan dan penilaian yang baik terhadap aktiva tetap,

c. Sebagai bahan masukan bagi peneliti-peneliti berikutnya untuk menyempurnakan penelitian pada topik yang sama, agar hasil penelitian menjadi lebih baik pada masa yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

1...Jadwal Survei/Observasi

Berikut ini adalah jadwal penelitian yang dilakukan peneliti dalam penyusunan Tugas akhir.

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian

2...Rencan a Isi

Untuk mempermudah penulisan paper ini, Penulis membuat sistematika pembahasan dalam 4 (empat) bab. Setiap bab dibagi atas beberapa sub bab yang sesuai dengan kebutuhan Penulis.

No Kegiatan Minggu_{1 2 3}

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini Penulis menguraikan tentang alasan pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan Rencana Penulisan.

BAB II : PROFIL BPAD PROVINSI SUMATERA UTARA

Pada bab ini akan menguraikan sejarah BPAD Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini akan diuraikan pengertian aktiva tetap, jenis-jenis aktiva tetap, cara perolehan aktiva tetap, penyusutan aktiva tetap, penggantian aktiva tetap, pengawasan intern terhadap aktiva tetap, jenis-jenis pengawasan intern aktiva tetap, dan unsur pengendalian intern aktiva tetap.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagai bab akhir dari paper ini, maka Penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang mungkin dapat bermanfaat bagi BPAD Provinsi Sumatera Utara dan juga bagi para pembaca paper ini.

BAB II PROFIL BPAD

PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Singkat

Badan Perpusakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah, dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957.

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No. 095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.

Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keppres No. 11 tahun 1989 tertanggal 6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara, merupakan satuan

organisasi di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang berada di Kota Provinsi Sumatera Utara. Adapun Tugas dan Fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional RI

melalui Keputusan kepala Perpustakaan Nasional No. 001/RG/1990 tertanggal 21 September 1990.

Dengan dikeluarkannya Keppres No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional RI tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI tertanggal 23 Juli 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.

Setelah menjadi perangkat Dearah Provinsi Sumatera Utara, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara.

Kemudian Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara danberdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 Tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib Pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur

Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar dapat berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visi/misi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.

1. Visi BPAD Provinsi Sumatera Utara

Visi berkaitan dengan pandangan ke depan menyangkut kemana Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara di masa depan, dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antipatif, inovatif serta produktif. Mengingat Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu Lembaga Teknis Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, secara logis visinya merupakan turunan dan mendukung visi Provinsi Sumatera Utara. Penetapan visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sangat penting sebagai sumber acuan

pelaksanaan tugas yang diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf. Visi tersebut digali dari keyakinan dasar dan nilai-nilai yang dianut oleh seluruh anggota organisasi, dengan mempertimbangkan faktor lingkungan sekitarnya. Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan.

2. Misi BPAD Provinsi Sumatera Utara

Misi adalah sesuatu yang diemban atau dilaksanakan sebagai penjabaran visi yang telah ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang. Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, adalah :

a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah- naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa

b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis

teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna

mendukung tata pemerintahan yang baik. B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah unsur wajib Pemerintah Provinsi dipimpin oleh seorang Kepala yang

berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu :

1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu : a. Sub Bagian Umum;

b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program;

2. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu : a. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan;

3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu :

a. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah;

4. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :

a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi;

5. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :

a. Sub Bidang Sumber Daya Manusia; b. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan;

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :

1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dalam pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.

2. Menyelenggarakan pengelolaan Perpustakaan, Arsip in Aktif, Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan.

3. Melaksanakan tugas lain yang terkait dengan Perpustakaan dan Arsip sesuai ketetapan Kepala Daerah.

4. Merumuskan kebijakan teknis dalam bidang pengelolaan pengembangan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan perpustakaan dan teknologi informasi, pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

5. Memberikan dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam bidang pengembangan dan pengolahan, layanan perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan serta Arsip Daerah.

6. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

7. Melaksanakan tugas pembantuan pemerintahan dibidang Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur Sumatera Utara sesuai dengan tugas dan fungsinya.

D. Kinerja Usaha Terkini

BPAD Provinsi Sumatera Utara mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang telah digariskan. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah :

1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara nasional maupun internasional

b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi

2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai sebagai berikut : a. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan

meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan

b. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital dan ketersediaan informasi melalui jaringan informasi global atau internet.

c. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval Information Service).

d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnal- jurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam.

3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang baik, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai tingkat pedesaan.

b. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.

c. Melaksanakan kebijakan Pemerintah di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar.

b. Tingkat kecerdasan pengetahuan dan wawasan masyarakat meningkat sehingga mampu bersaing di era global dan pasar bebas (Global Vilage) 5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun

internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :

a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi.

b. Terjalinnya kerjasama di bidang informasi berbasis teknologi informasi sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan teknologi. c. Adanya kesamaan gerak dan langkah dalam pengelolaan perpustakaan,

dokumentasi dan informasi serta arsip.

d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi.

6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan terekam, dengan sasaran sebagai berikut :

a. Meningkatnya jumlah koleksi terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara.

b. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam jo PP Nomor 70 tahun 1991 dan PP 23 tahun 1999

c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip sebagai bukti sejarah dan hasil karya budaya bangsa.

E. Rencana Kegiatan

Rencana Kerja Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang meliputi :

A. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas : a. Belanja Pegawai/Personalia

b. Belanja Barang dan Jasa c. Belanja Perjalanan Dinas d. Belanja Pemeliharaan

B. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal

C. Anggaran Belanja Publik

a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal

Tabel 2.1

Program/ Kegiatan BPAD Provinsi Sumatera Utara

No. PROGRAM / KEGIATAN

A. PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Penyediaan jasa surat menyurat

2. Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik 3. Penyediaan jasa administrasi perkantoran

4. Penyediaan jasa kebersihan kantor 5. Penyediaan alat tulis kantor

6. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

7. Penyediaan komponen instalasi listrik / penerangan bangunan kantor 8. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan

9. Penyediaan Makanan dan minuman

10. Rapat-rapat koordinasi dan konsulatasi ke luar daerah 11. Penyediaan Jasa Keamanan Kantor

B. PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASANA APARATUR 1. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor

2. Pengadaan Peralatan Gedung Kantor

3. Pemeliharaan Rutin / berkala gedung kantor

4. Pemeliharaan Rutin / berkala kenderaan dinas /operasional 5. Pemeliharaan Rutin/ berkala perlengkapan gedung kantor 6. Pemeliharaan rutin / berkala peralatan gedung kantor 7. Pemeliharaan rutin / berkala Mebeleur

8. Pemeliharaan rutin / berkala taman kantor

C. PROGRAM PENINGKATAN DISIPLIN APARATUR 1. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu

D. PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR

1. Peningkatan kemampuan SDM Perpustakaan dan Kearsipan 2. Bimbingan Keagamaan dan Kesehatan Jasmani

E. PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN 1.

2.

Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi knerja SKPD Penyusunan Pelaporan Keuangan Semesteran

3. 4.

Penyusunan Pelaporan Prognosis Realisasi Anggaran Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun

F. PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN

1 Akuisisi Koleksi Kelabu tentang Sumatera Utara 2 Pengumpulan Deposit Sumatera Utara

3 Alih Bentuk Koleksi Deposit Sumatera Utara 4 Pengadaan Sarana Penyimpanan Buku-buku Kuno 5 Penerbitan Bibliografi Daerah Sumatera Utara 6 Lomba Penulisan Cerita Rakyat Sumatera Utara

7 Penerbitan Majalah Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara 8 Penerbitan Buku Hasil Karya Pengarang Sumatera Utara

9 Bedah Buku dan Peluncuran Hasil Karya Pengarang Sumatera Utara 10 Pengembangan Sistem Koleksi Perpustakaan

11 Penambahan Koleksi Layanan Anak 12 Penambahan Koleksi Layanan Remaja 13 Penambahan Koleksi Layanan Dewasa 14 Penambahan Koleksi Layanan Umum 15 Penyediaan Alat Digitalisasi Surat Kabar 16 Penambahan Koleksi Layanan Keagamaan 17 Penambahan Koleksi Luar Negeri

18 Pengadaan Koleksi Braille, Book Voice dan Sofware 19 Penambahan Ringkasan Buku Baru

20 Supervisi / Pembinaan dan Stimulasi Perpustakaan Masyarakat 21 Pengumpulan Koleksi e-book

23 Pengadaan Koleksi Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS) 24 Pengadaan Koleksi Perpustakaan Keliling

25 Penerbitan Daftar Katalog Induk Daerah Sumatera Utara

26 Preservasi / Pemeliharaan Bahan Pustaka Koleksi Baperasda SU 27 Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala

28 Pengembangan Perpustakaan Desa Binaan PKK 29 Pembuatan Data Base Perpustakaan

30 Pelatihan Klasifikasi dan Katalogisasi 31 Lomba Pustakawan Teladan Sumatera Utara

32 Lomba Perpustakaan Desa / Kelurahan Terbaik Sumatera Utara 33 Lomba Perpustakaan SLTA Terbaik Sumatera Utara

34 Lomba Perpustakaan SLTP Terbaik Sumatera Utara

35 Lomba Perpustakaan Perguruan Tinggi Terbaik Sumatera Utara 36 Lomba Perpustakaan Khusus Terbaik Sumatera Utara

37 Lomba Taman Bacaan Terbaik Sumatera Utara 38 Desiminasi Minat Baca Masyarakat

39 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah

40 Pemasyarakatan Informasi Jabatan Fungsional Pustakawan 41 Penyelenggaraan Koordinasi Pengembangan Budaya Baca 42 Penyusunan dan Pembuatan Profil Perpustakaan Sumatera Utara 43 Observasi Perpustakaan dan Kearsipan

44 Pembinaan Perpustakaan Desa dan Kelurahan 45 Bimbingan Pemustaka

46 Pembinaan Sistem Layanan Perpustakaan Keliling Kab./Kota 47 Penataan Sistem Informasi dan Pangkalan Data Literatur 48 Promosi Perpustakaan

49 Lomba Minat Baca

50 Gelar Buku, Budaya dan Teknologi 51 Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah 52 Pengadaan Perangkat Teknologi Informasi

53 Pengadaan Mobil Unit Perpustakaan Keliling Lengkap dengan Koleksinya 54 Pelayanan Perpustakaan Keliling

55 Peningkatan Pelayanan Informasi Melalui Perpustakaan Digital

56 Peningkatan Fungsi Perpustakaan Sebagai Tempat Rekreasi dan Belajar 57 Pendataan dan Penataan Ulang Koleksi Bahan Pustaka / Stock opname 58 Penyediaan Sarana Display Koleksi

59 Shelving Buku sesuai Klasifikasi

60 Pameran Pembangunan pada Pekan Raya Sumut (PRSU) 61 Penyelamatan Koleksi Deposit Sumut

62 Pengadaan Buku untuk Perpustakaan Masyarakat

63 Penyediaan Locker Penitipan Tas Pengunjung Perpustakaan 64 Penyediaan Peralatan Layanan Multimedia

65 Penyediaan Sarana Layanan Ruang Pustaka Digital 66 Pembangunan Gedung Kantor

67 Pengembangan Jaringan Internet 68 Penyediaan Server Jaringan Pustaka

69 Penyediaan Koleksi Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD)

70 Workshop Teknologi Informasi Pengembangan Koleksi Perpustakaan Digital (Digital Library)

71 Workshop Otomasi Perpustakaan dan Jaringan Perpustakaan di Sumatera Utara

72 Pengadaan buku Perpustakaan Desa Percontohan PKK Se-Sumut 73 Pertemuan Pengelola Perpustakaan Desa/ Kelurahan

74 Koordinasi/Supervisi Pengelola Perpusta Desa Percontohan PKK Se-Sumut 75 Konsultasi Program Maintenance ISO 9001 : 2000

76 Konsultasi Program Surveilance ISO 9001 : 2000 77 Bimbingan Teknis Membaca Cepat

78 Monitoring/Evaluasi Perpustakaan Desa/ Kelurahan Se-Sumut 79 Peningkatan layanan Perpustakaan di luar jam kerja

81 Stimulus Perpustakaan Desa Binaan PKK yang berprestasi 82 Pengembangan perpustakaan rumah pintar LP Anak 83 Pelatihan Bimbingan Cakap Menulis

84 Penerbitan buku multi etnis di Sumatera Utara 85 Pengadaan reprografi Naskah Batak

86 Transliterasi Naskah Batak

87 Penambahan buku Koleksi Referensi 88 Pengembangan Posyandu Baca

89 Pengembangan Perpustakaan Dharmawanita Sumatera Utara 90 Pengembangan Perpustakaan Rumah Sakit Umum Daerah 91 Cetak buku Provinsi Sumut dan Kab./ Kota

92 Pengadaan Buku Perpustakaan DPRD Sumut 93 Penerbitan Buku Benteng Huraba

94 Bintek Penulis Buku Peradaban Melayu

95 Peng. Buku Perp. Pesantren KH. Fakih Kab. Batubara 96 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip

97 Pengolahan Data Arsip dari Badan/Dinas Pemprov Sumatera Utara 98 Kajian Sistem Administrasi Kearsipan

99 Pengadaan Reprografi Arsip Citra Daerah 100 Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip

101 Penyuluhan dan Implementasi Tata Naskah dan Kearsipan sesuai UU Kearsipan

102 Koordinasi Pengembangan Kearsipan Kab/ Kota

103 Desiminasi Fungsi dan Pelestarian Arsip (Dokumen Perusahaan) 104 Penyelamatan Arsip Statis di Lingkungan Pemprovsu dan Kab/kota 105 Penataan Data Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi

106 Pembuatan Modul Panduan Pengolahan Arsip Dinamis

107 Peningkatan Kualitas dan Kompetensi SDM Aparatur Pemerintah Daerah di Bidang Kearsipan

109 Penataan Ruang Pameran Arsip 110 Fumigasi Arsip

111 Pengembangan Ruang Layanan Arsip 112 Pengadaan Sarana Pembinaan Kearsipan 113 Penyediaan Peralatan Dokumentasi Kearsipan 114 Penataan Arsip Bernilai Guna Sejarah

115 Pemeliharaan Arsip Statis 116 Bimbingan Teknis Kearsipan 117 Pelayanan Arsip Statis 118 Penyelamatan Arsip KPU

119 Pelatihan pengelola kearsipan Desa/ Kelurahan Sumatera Utara 120 Pengumpulan Arsip DPRD Sumut

BAB III

TOPIK PENELITIAN A. Pengertian Aktiva Tetap

Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya termasuk data-data yang dikumpulkan oleh peneliti beserta hasil penelitian yang diperoleh dari lapangan, maka pada bab ini peneliti akan mencoba membahas objek penelitiannya yaitu aktiva tetap. Berikut beberapa defenisi aktiva tetap dari beberapa ahli, yaitu :

Warren, dkk (2005 : 504)

Aktiva tetap merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relatif permanen. Mereka merupakan aktiva berwujud karena secara fisik, aktiva tersebut dimiliki dan diguna-kan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijualsebagai bagian dari operasi normal. Pengertian aktiva tetap menurut menurut Mulyadi (2001) adalah :

Kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan operasional perusahaan, dan bukan bertujuan untuk dijual kembali, bersifat jangka panjang dan merupakan subyek penyusutan.

Menurut Soemarso S.R (2005)

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud (tangible fixed assets) yang masa manfaatnya lebih dari satu tahun, digunakan dalam kegiatan perusahaan, dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan, serta nilainya cukup besar.

Adapun menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2002; 13)

Aktiva Tetap adalah Sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan darimana manfaat ekonomi dimasa depan diharapkan akan diperoleh perusahaan .

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa aktiva tetap harus mempunyai syarat, yaitu :

1. Dimiliki atau dikuasai oleh perusahaan. 2. Mempunyai bentuk fisik.

3. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

4. Dipakai atau digunakan secara aktif di dalam kegiatan normal perusahaan, atau dimiliki tidak sebagai suatu investasi atau dijual kembali.

5. Mempunyai masa manfaat relatif permanen.

Arti penting aktiva tetap berbeda dari perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, tergantung pada sifat, jenis dan skala usahanya. Perusahaan menempatkan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki atau dikuasai dalam bentuk berbagai jenis aktiva tetap dengan tujuan pokok untuk digunakan dalam proses produksi atau pengadaan dan distribusi barang atau jasa dalam jangka waktu relatif lama.

B. Jenis-Jenis Aktiva Tetap

Aktiva tetap dapat dikelompokan dalam beberapa segi (Harahap, 2004), yaitu :

1. Substansi

Substansi yaitu aktiva tetap yang dapat digantikan dengan sejenisnya. Aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :

a. Aktiva berwujud (Tangible Fixed Asset)

Contoh : tanah, mesin, gedung, peralatan, dan kendaraan.

b. Aktiva tidak berwujud (Intangible Fixed Asset)

Contoh : goodwill, paten, merk dagang (trademark), hak cipta

(copyright).

2. Umur

a. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya tidak terbatas. Misal; tanah, bangunan pabrik, gudang dan kantor.

b. Aktiva tetap berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas dan dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya telah berakhir. Misal; Bangunan, mesin, perlengkapan kantor, kendaraan dan alat transport.

c. Aktiva berwujud yang umur atau masa kegunaannya terbatas, dan tidak dapat diganti dengan aktiva sejenis apabila masa kegunaannya sudah habis, seperti tambang hutan atau biasa disebut Aktiva Sumber Alam.

3. Penyusutan

a. Aktiva tetap yang disusutkan (Depreciated Plant Asset). Contoh : Gedung, mesin, kendaraan, dll.

b. Aktiva tetap yang tidak disusutkan (Undepreciated Plant Asset). Contoh : Tanah.

4. Jenis

Aktiva tetap menurut jenisnya adalah : a. Tanah

Sebagai tempat berdirinya bangunan untuk operasioanal perusahaan, termasuk perizinan dan tidak disusutkan.

b. Pengembangan tanah

Seperti: jalan untuk mobil, peralatan parkir, dan pagar. c. Bangunan /Gedung

Seperti : toko, pabrik, gudang termasuk tata letak(lay out).

d. Peralatan

Seperti komputer, furniture, mesin pabrik, peralatan pengiriman, termasuk kendaraan penunjang.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara mengkategorikan jenis aktiva tetapnya ke dalam lima kategori yaitu peralatan dan mesin, alat-alat studio dan komunikasi, gedung dan bangunan, asset tetap lainnya, dan barang bercorak kesenian. Sesuai dengan pengertian yang dikemukakan oleh Ikatan Akuntan Indonesia diatas terkait ciri-ciri aktiva tetap, maka seluruh kategori yang ada pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi

Sumatera Utara telah disesuaikan dengan Standar Akuntansi Keuangan dimana aktiva tetap yang ada memiliki ciri-ciri sesuai dengan yang dimaksudkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia yaitu berwujud dimiliki oleh perusahaan.

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Dalam memperoleh aktiva tetap ada beberapa cara (Harahap, 2004), yaitu : 1. Pembelian Tunai

Nilai perolehan aktiva tetap yang didapat melalui transaksi pembelian tunai diukur dengan jumlah uang atau kas yang dibayar dalam transaksi dan pengeluaran-pengeluaran lain yang terjadi dalam hubungannnya dengan usaha untuk mendapatkan dan menempatkan aktiva hingga siap digunakan oleh perusahaan. Suatu kerugian harus diakui apabila ada potongan tunai yang ditawarkan tetapi tidak dimanfaatkan.

2. Pembelian Kredit

Beberapa jenis aktiva tetap bisa saja diperoleh melalui pembelian secara kredit berjangka panjang dengan program pembayaran secara angsuran atau sekaligus pada tanggal tertentu dikemudian hari.

3. Sewa guna usaha

Sewa guna usaha adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan oleh suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran-pembayaran secara berkala disertai hak pilih (optie) bagi

perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu sewa guna usaha.

Ada dua kemungkinan yang sering digunakan :

a. Sewa guna usaha dianggap sebagai persetujuan sewa menyewa

(operating lease), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha tidak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha.

b. Sewa guna usaha dianggap sebagai transaksi pembelian/penjualan

(finance lease ), adalah kegiatan sewa guna usaha dimana penyewa guna usaha pada akhir masa kontrak mempunyai hak opsi untuk membeli obyek sewa guna usaha berdasarkan nilai sisa yang disepakati bersama.

4. Pertukaran dengan aktiva lain

Ada dua jenis pertukaran yang terjadi, yaitu : a. Pertukaran dengan aktiva tetap yang sejenis

Adalah perolehan aktiva tetap dengan mengadakan pertukaran aktiva tetap yang sama jenisnya. Apabila pertukaran tersebut menimbulkan kerugian maka ruginya dibebankan pada periode terjadinya pertukaran. b. Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis

Misalnya, pertukaran tanah dengan mesin- mesin, gedung, dan lain- lain. Perbedaan antara nilai buku aktiva tetap yang diserahkan dengan nilai wajar yang digunakan sebagai dasar pencatatan aktiva yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai dasar pencatatan aktiva

yang diperoleh pada tanggal transaksi terjadi harus diakui sebagai laba/rugi pertukaran aktiva tetap.

5. Pertukaran dengan sekuritas

Perusahaan bisa mendapatkan aktiva tetapnya melalui pertukaran dengan surat- surat berharga atau sekuritas yang diterbitkan oleh perusahaan yang bersangkutan, baik berupa sekuritas hutang maupun sekuritas saham. Pada dasarnya, nilai perolehan aktiva yang didapat melalui transaksi pertukaran dengan sekuritas harus diukur berdasarkan : a. Harga pasar dari sekuritas yang diserahkan dalam transaksi.

b. Harga pasar yang didapat.

6. Dibangun sendiri

Ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk membangun atau membuat sendiri aktiva tetap yang diperlukan untuk menjalankan operasinya :

a. Memanfaatkan fasilitas yang menganggur b. Menghemat biaya konstruksi

c. Mencapai standar kualitas konstruksi yang lebih tinggi d. Agar dapat segera dioperasikan

7. Donasi atau sumbangan

Didalam akuntansi, donasi yang diterima atau diberikan kepada pihak lain disebut transfer non-resiprokal, yaitu transfer barang dan jasa satu arah. Terhadap aktiva yang didapat atau dikorbankan dalam transaksi

non-resiprokal, standar akuntansi yang lazim menetapkan harga pasar aktiva harus dipakai sebagai dasar pengukurannya.

Dari beberapa cara perolehan aktiva tetap diatas, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara pada umumnya memperoleh aktiva tetapnya dengan cara pembelian tunai, dan pembelian kredit, yang sumber dananya berasal dari APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah).

D. Penyusutan Aktiva Tetap

Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva tetap dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2002:16:2) : Penyusutan adalah alokasi sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaat .

Menurut Baridwan (2000 : 310) : penyusutan adalah suatu proses alokasi biaya aktiva berwujud dan merupakan suatu penurunan dalam potensi pelayanan dari aktiva bersangkutan sepanjang umur kegunaaannya .

Menurut Warren, Reeve, dan Fess ( 2005 : 395 ) : penyusutan merupakan kemampuan aktiva tetap untuk menyediakan manfaat dan diidentifikasikan sebagai penyusutan fisik atau penyusutan fungsional antara lain :

1. Penyusutan fisik (phisical depreciation)

Penyusutan ini terjadi akibat kerusakan dan keusangan ketika digunakan karena pengaruh cuaca.

2. Penyusutan fungsional (functional depreciation)

Penyusutan ini terjadi jika aktiva tetap yang dimaksud tidak lagi mampu menyediakan manfaat seperti yang diharapkan.

Beberapa istilah khusus di dalam akuntansi mengenai kategori aktiva terkait dengan proses harga alokasi harga perolehan aktiva tetap, antara lain :

1. Depresiasi

Yaitu yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik. 2. Deplesi

Yaitu istilah yang digunakan pada proses alokasi harga perolehan (penyusuta) untuk aktiva tetap berupa sumber sumber alam yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

3. Amortisasi

Yaitu istilah yang dipakai pada proses alokasi harga perolehan (penyusutan) untuk aktiva tetap berwujud yang dibebankan ke penghasilan secara periodik.

Semua aktiva tetap, kecuali tanah, akan semakin berkurang kemampuannya untuk memberikan jasa bersamaan dengan berlalunya waktu yang mengakibatkan terjadinya penurunan nilai aktiva tersebut. Penurunan tersebut antara lain disebabkan oleh faktor- faktor sebagai berikut :

1. Biaya / harga perolehan aktiva tetap

Biaya yang dimaksud adalah seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan perolehan dan penyiapannya untuk dapat digunakan.

2. Nilai residual

Nilai residual merupakan jumlah yang diperkirakan dapat direlisasikan pada saat aktiva sudah tidak digunakan lagi.

3. Masa manfaat

Aktiva tetap selain tanah memiliki masa manfaat terbatas karena faktor-faktor fisik dan fungsional tertentu.

4. Pola penggunaan

Untuk menandingkan harga perolehan aktiva tetap terhadap pendapatan, beban penyusutan periode harus mencerminkan setepat mungkin pola penggunaan.

Ada beberapa metode yang biasanya digunakan untuk menentukan besarnya penyusutan aktiva tetap (Kieso Weigandt, 2007), yaitu :

1. Metode Garis Lurus

Dengan metode garis lurus dalam menghitung penyusutan berarti beban penyusutan dibebankan secara merata selama estimasi umur aktiva tersebut. Untuk menentukan besarnya beban penyusutan tiap tahun, harga pembelian aktiva dikurangi taksiran nilai residu dibagi dengan umur ekonomis yang ditaksir. Atau dengan rumus :

Penyusutan tahunan = Harga perolehan- Nilai ekonomis Umur ekonomis

Contoh : Suatu aktiva dengan harga Rp 5.000.000, umur ekonomis diperkirakan 5 tahun, nilai residu ditaksir Rp 500.000.

Maka beban penyusutan tiap tahun dihitung sebagai berikut :

Penyusutan tahunan = Rp 5.000.000 Rp 500.000 = Rp 900.000 5

Apabila disusun jurnal penyesuaian pada akhir periode akuntansi akan tampak:

Beban Penyusutan Mesin Rp 900.000

Akumulasi Penyusutan Mesin Rp 900.000

2. Metode Saldo Menurun Berganda

Metode saldo menurun menghasilkan beban penyusutan periodik yang semakin menurun sepanjang umur estimasi aktiva itu. Cara menghitung beban penyusutan yaitu dengan menggunakan persentase penyusutan yang tetap, dihitung dari nilai buku (harga perolehan-akumulasi penyusutan).

Contoh : Sebuah aktiva tetap yaitu peralatan kantor dimiliki dengan harga perolehan Rp 20.000.000, nilai residu Rp 2.000.000, umur ekonomis 5 tahun.

Maka penyusutannya = Rp 20.000.000 Rp 2.000.000 5

= Rp. 3.600.000

Tarif penyusutan saldo menurun : 100% = 20% 5 tahun

Tarif ganda = 20% x 2 = 40%

Tabel 3.1

Thn Beban Penyusutan Akumulasi_Penyusutan Nilai Buku I II III IV V

40% x 20.000.000 = 8.000000 40% x 12.000.000 = 4.800.000 40% x 7.200.000 = 2.880.000 40% x 4.320.000 = 1.728.000 40% x 2.592.000 = 1.036.800

8.000.000 12.800.000 15.680.000 17.408.000 18.444.800 12.000.000 7.200.000 4.320.000 2.592.000 1.555.200

3. Metode Satuan Unit Produksi

Menurut metode ini, besarnya penyusutan tiap periode akuntansi dihitung berdasarkan kapasitas produksi yang diperkirakan dapat dihasilkan oleh suatu aktiva.

Contoh : Harga beli sebuah mesin Rp 25.000.000 dan nilai residu Rp. 5.000.000. Selama umur produksi diperkirakan dapat menghasilkan 100.000 unit produk.

Maka beban penyusutan per satuan produksi :

Penyusutan per unit produksi = Rp 25.000.000 Rp 5.000.000 100.000

= Rp 200

Berdasarkan contoh diatas, apabila selama periode pertama mesin itu dapat menghasilkan 10.000 unit produk maka besarnya beban penyusutan adalah 10.000 X Rp 200 = Rp 2.000.000. Pada tahun berikutnya, mesin tersebut dapat menghasilkan 9.000 unit produk, maka besarnya beban penyusutan = 9.000 x Rp 200 = Rp 1.800.000

4. Metode Jumlah Angka Tahun

Beban penyusutan periodik akan menurun secara tetap sepanjang umur estimasi itu karena angka pecahan yang dikalikan setiap tahun terhadap harga

perolehan aktiva tetap dikurangi estimasi nilai residu, semakin kecil. Jumlah angka tahun dihitung dengan rumus :

Jumlah angka tahun = n ( n+1 ) 2 n = Lama penyusutan ( umur ekonomis aktiva )

Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, semua aktiva tetap disusutkan dengan menggunakan metode penyusutan garis lurus/straight line method. Metode garis lurus menghasilkan jumlah beban penyusutan yang sama setiap tahun sepanjang umur manfaat suatu aktiva tetap.

Hasil penyusutan aktiva tetap diterbitkan setiap enam bulan sekali per tahun. Alasan menggunakan metode penyusutan garis lurus (Straight line method) adalah kegunaan ekonomis dari suatu aktiva tetap akan menurun secara proporsional setiap periode, biaya reparasi dan pemeliharaan tiap - tiap periode jumlahnya relatif tetap, kegunaan ekonomis pasti berkurang dari waktu ke waktu, penggunaan (kapasitas) aktiva tiap-tiap periode relatif tetap.

Dokumen sumber yang dipakai dalam pencatatannya adalah bukti memorial. Pencatatan beban penyusutan yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, adalah sebagai berikut:

Beban penyusutan xxx

E. Penggantian Aktiva Tetap

Berdasarkan Instruksi Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN) No.1-MBUMN / 2002 / tanggal 29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN, penggantian aktiva tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak fungsional lagi. Tidak terdapat pemisahan aset-aset Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara antara unit kerja lainnya. Penghapusan aktiva tetap dilakukan atas persetujuan dari Menteri Keuangan.

Menurut Peraturan Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang pedoman kebijakan pelepasan aktiva tetap BUMN yaitu :

1. Pelaksanaan pelepasan aktiva tetap yang tidak bermanfaat lagi bagi perusahaan, dapat dilakukan dengan prosedur lelang melalui Kantor Lelang Negara.

2. Untuk mendapatkan calon pembeli yang lebih banyak serta untuk meningkatkan nilai jual dan pelaksanaan penjualan yang lebih transparan, maka diperlukan jasa Balai Lelang Swasta dalam rangka melaksanakan tugas pra lelang tersebut.

3. Harga penjualan ditetapkan berdasarkan harga pasar , sedangkan penentuan harga dasar untuk pelelangan ditetapkan oleh tim yang dibentuk oleh Direksi

terdiri dari wakil perusahaan dengan mengikutsertakan instansi terkait, Kantor Kementrian BUMN dengan jumlah keanggotaan sebanyak 8 (delapan) orang. 4. Pelepasan aktiva tetap berupa rumah dan kendaraan bermotor dapat dilepas

tanpa melalui prosedur lelang.

5. Pembayaran pelepasan aktiva tetap adalah dengan cara tunai.

6. Pengecualian lainnya terhadap tata cara penjuala melalui lelang disebut pada butir (1) diatas dapat diajukan kepada Menteri atas dasar pertimbangan penyebaran aktiva dan niali aktiva yang tidak signifikan.

Menurut Dunia ( 2005 : 161 ) Cara penggantian aktiva tetap terbagi atas tiga yaitu:

1. Dengan cara dibuang

Dibuang dalam hal ini berarti aktiva dinonaktifkan sebab aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak memiliki nilai residu atau nilai pasar,

2. Dengan cara dijual

Penjualan aktiva tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit,

3. Dengan cara ditukar dengan aktiva lain

Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan yang baru yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar aktiva lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoleh keuntungan.

F. Pengawasan Intern Terhadap Aktiva Tetap

Pengawasan internal merupakan prosedur prosedur mekanis yang dilakukan untuk memeriksa ketelitian data data administrasi. Pengawasan yang baik atas aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pengawasan terhadap aktiva harus dilakukan secara tepat dan terorganisir.

Ikatan Akuntan Indonesia (2002;29)mendefenisikan pengawasan intern sebagai berikut :

Pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungiharta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.

Sedangkan pengertian pengawasan intern menurutMulyadi (2002;180), yaitu :

Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian pada tiga tujuan, yaitu :

a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan

b. Kepatuhan terhadap hukuman peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan

Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun penyelewengan terhadap aktiva tersebut. Penetapan sistem pengawasan intern yang baik dapat menunjang peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional perusahaan.

Pada dasarnya tujuan sistem pengawasan intern aktiva tetap bagi suatu perusahaan adalah untuk mengamankan harta benda perusahaan, mendapatkan data akuntansi tepat dan dapat dipercaya serta mendorong tingkat kepatuhan terhadap kebijaksanaan pihak manajemen.

Pengawasan internal meliputi dua hal (Gondodiyoto, 2007), yaitu :

1) Pengendalian Akuntansi, yaitu catatan dan pemeriksaan fisik meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan termasuk pemisahan kerja antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas harta sehingga menghasilkan suatu catatan yang memadai.

2) Pengendalian Administrasi, yaitu pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan perusahaan yang

telah ditetapkan. Pengendalian ini pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan akuntansi.

Beberapa tujuan dari pengawasan internal aktiva tetap lainnya (Firdaus A : 2005) adalah :

1. Membatasi pengeluaran modal saham limit yang disetujui sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam menjalankan aktivitas perusahaan.

3. Menetapkan prosedur prosedur perlindungan dan pemeliharaan fisik suatu aktiva tetap.

4. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

5. Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap.

6. Melindungi aktiva perusahaan terhadap segala bentuk penyelewengan yang mungkin terjadi dan dapat merugikan perusahaan.

7. Menetapkan tanggungjawab yang wajar untuk aktiva tetap.

8. Merencanakan waktu yang tepat untuk melakukan pengeluaran modal.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut :

1. Pengawasan melalui persetujuan

Persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

2. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik

Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi, maka Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan sejumlah prosedur prosedur atau peraturan - peraturan yang dilakukan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi.

3. Pemberian nomor urut

Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif. 4. Prosedur atas pengawasan intern

Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf berupa prosedur - prosedur dan pelatihan - pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap.

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat

kolegialyang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. 5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaannya dengan membandingkan aktiva yang dihitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode.

6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai

Aktiva tetap yang tidak dipakai/digunakan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak, maupun tidak dapat berfungsi.

G. Jenis- Jenis Pengawasan Intern Aktiva Tetap

Ada tiga jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan (Gondodiyoto, 2007), yaitu ;

Pengawasan ini meliputi pengawasan sistem dan prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya. 2. Pengawasan Fisik

Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya.

3. Pengawasan Penggunaan

Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak. Pengawasan terhadap aktiva tetap penting artinya guna menentukan nilai ekonomis, seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada. Dalam mengawasi suatu aktiva tetap, Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menjalankan berbagai pengawasan baik pengawasan administratif, fisik maupun penggunaan.

Pada dasarnya pengawasan intern bertujuan untuk mengamankan harta benda perusahaan yang mana dalam hal ini adalah aktiva tetap, memperoleh data akuntansi yang tepat dan dipercaya dapat meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong kepatuhan terhadap kebijaksanaan kepemimpinan.

Unsur pengendalian intern dalam aktiva tetap mencakup organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

1. Organisasi

Fungsi pemakai harus terpisah dari dari fungsi akuntansi aktiva tetap. Untuk mengawasi aktiva tetap dan pmakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aktiva tetap harus dipisahkan dari fungsi pemakaian aktiva tetap.Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit yang organisasi yang bekerja secara independen. Untuk menciptakan pengecekan intern dalam setiap transaksi dibentuk sedemikian rupa sehingga tidak ada satupu transaksi yang mengubah aktiva tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu organisasi saja.

2. Sistem Otoritas

Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham karena investasi dalam aktiva pada umumnya melipiti jumlah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.

Anggaran investasi dalam aktiva tetap ini diotorisasi oleh pemilik perusahaan sebagai dasar dalam melaksanakan perubahan terhadap rekening aktiva tetap. Surat permintaan otorisasi investasi diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan. Setiap investasi yang tercantum dalam anggaran investasi harus

mendapat pesetujuan direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaannya oleh direktur utama perusahaan.

Surat permintaan otorisasi reparasi oleh direktur utama, surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya, pengeluaran modal harus mendapat otorisasi oleh direktur utama.

Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.

Work Order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkuan.

Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan direktur utama. Laporan penerimaan barang otorisasi oleh fungsi penerimaan.

Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang di beli harus mendapat otorisasi oleh direjtur utama.

Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi-fungsi akuntansi. Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembelian harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh direktur utama.

Bukti memorial oleh fungsi akuntansi yang berisi persetujuan dilaksanakannyaup datingterhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.

Perubahan kartu aktiva tetap harus diberikan pada bukti kas keluar dan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setiap pemutakhiran data yang dicacat dalam kartu aktiva tetap harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri oleh dokumen pendukung yang sah.

4. Praktik Yang Sehat

Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap. Pengawasan intern dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakannya dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran inverstasi. Anggaran investasi ini disusun setelah telaah terhadap dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.

Penutupan investasi aktiva tetap terhadap kerugian untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebaikan dan kecelakan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.

Dalam melaksanakan pengawasan terhadap aktiva tetap perlu diperhatikan dan dijadikan pedoman hal-hal sebagai berikut :

1. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.

2. Aktiva tetap harus diberi kode pada setiap jenis aktiva tetap.

3. Perolehan aktiva tetap harus atas dasar persetujuan yang diberikan pejabat yang berwenang dan sebelumnya ada permintaan bahwa aktiva tetap tersebut benar-benar dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan.

4. Penjualan atas aktiva tetap harus mendapat persetujuan lebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dan dibukukan oleh bagian pembukuan atas dasar pemberitahuan tertulis yang diterimanya.

5. Aktiva yang merupakan barang-barang kecil yang mudah dipindahkan harus berada dibawah pengawasan pejabat tertentu sedikit mungkin dan harus disimpan di tempat yang aman agar barang tersebut dapat terjamin keamanannya dan terpelihara dengan baik.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian terhadap Pengendalian Internal Aktiva Tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pengawasan intern terhadap aktiva tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah dilaksanakan dengan efektif.

2. Aktiva tetap yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan aset negara.

3. Metode penyusutan yang dilakukan atas aktiva tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara didasarkan pada PSAP No.7 yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun, dan metode unit produksi.

4. Penggantian aktiva tetap yang dilakukan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara didasarkan pada Instruksi Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN yaitu aktiva tetap tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak maupun tidak fungsional lagi.

B. Saran

Peneliti mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis, yang kiranya dapat menambah manfaat dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut : 1. Pengawasan atas aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai

pengawasan intern yang lebih baik dan untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

2. Perusahaan secara umum telah menerapkan Standar Akuntansi Pemerintahan yang lazim terhadap sistem akuntansi aktiva tetapnya, dan hendaknya terus dilakukan secara konsisten.

3. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.

DAFTAR PUSTAKA

Dunia ,Firdaus A.2005. Pengantar Akuntansi, Buku Satu ,Edisi 2, Penerbit : Fakults Ekonomi UI, Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Hendarti.2007 . Audit Sistem Informasi Lanjutan Edisi 1 ,Penerbit :MITra Wacana Media , Jakarta

Harahap, Sofyan Syafri. 2004. Akuntansi Aktiva Tetap. Edisi Ketiga, Penerbit PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi 2007. Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

S.R Soemarso, 2005,Akuntansi Suatu Pengantar,Buku 2, Edisi 5, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Eral K,James D Stice, K Fred Skousen, 2005, Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess, 2006, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi ke 21, diterjemahkan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Weygandt J Jerry, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel, 2007,Pengantar Akuntansi, Edisi Tujuh, Buku Satu, diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto, Wsailah, Rangga Handika Jakarta: salemba Empat.

mendapat pesetujuan direktur yang bersangkutan sebelum disetujui pelaksanaannya oleh direktur utama perusahaan.

Surat permintaan otorisasi reparasi oleh direktur utama, surat otorisasi reparasi yang berisi persetujuan dilaksanakannya, pengeluaran modal harus mendapat otorisasi oleh direktur utama.

Surat perintah kerja diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan. Work Order yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran modal untuk pembangunan reparasi, pembongkaran aktiva tetap harus mendapat otorisasi oleh kepala departemen yang bersangkuan.

Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Jika jumlah harga beli aktiva tetap tinggi, otorisasi surat order pembelian berada ditangan direktur utama. Laporan penerimaan barang otorisasi oleh fungsi penerimaan.

Laporan penerimaan barang yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembayaran harga aktiva tetap yang di beli harus mendapat otorisasi oleh direjtur utama.

Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi-fungsi akuntansi. Bukti kas keluar yang berisi persetujuan dilaksanakannya pengeluaran kas untuk pembelian harga aktiva tetap yang dibeli harus mendapat otorisasi oleh direktur utama.

Bukti memorial oleh fungsi akuntansi yang berisi persetujuan dilaksanakannyaup datingterhadap kartu aktiva tetap dan jurnal umum harus diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.

Perubahan kartu aktiva tetap harus diberikan pada bukti kas keluar dan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setiap pemutakhiran data yang dicacat dalam kartu aktiva tetap harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi, dan harus didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang serta dilampiri oleh dokumen pendukung yang sah.

4. Praktik Yang Sehat

Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap. Pengawasan intern dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakannya dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran inverstasi. Anggaran investasi ini disusun setelah telaah terhadap dan studi kelayakan terhadap usulan investasi.

Penutupan investasi aktiva tetap terhadap kerugian untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebaikan dan kecelakan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai.

Dalam melaksanakan pengawasan terhadap aktiva tetap perlu diperhatikan dan dijadikan pedoman hal-hal sebagai berikut :

1. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.

2. Aktiva tetap harus diberi kode pada setiap jenis aktiva tetap.

3. Perolehan aktiva tetap harus atas dasar persetujuan yang diberikan pejabat yang berwenang dan sebelumnya ada permintaan bahwa aktiva tetap tersebut benar-benar dibutuhkan dalam kegiatan operasional perusahaan.

4. Penjualan atas aktiva tetap harus mendapat persetujuan lebih dahulu oleh pejabat yang berwenang dan dibukukan oleh bagian pembukuan atas dasar pemberitahuan tertulis yang diterimanya.

5. Aktiva yang merupakan barang-barang kecil yang mudah dipindahkan harus berada dibawah pengawasan pejabat tertentu sedikit mungkin dan harus disimpan di tempat yang aman agar barang tersebut dapat terjamin keamanannya dan terpelihara dengan baik.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian terhadap Pengendalian Internal Aktiva Tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Pengawasan intern terhadap aktiva tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah dilaksanakan dengan efektif.

2. Aktiva tetap yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara merupakan aset negara.

3. Metode penyusutan yang dilakukan atas aktiva tetap pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara didasarkan pada PSAP No.7 yaitu metode penyusutan yang digunakan atas aktiva Badan Usaha Milik Negara (BUMN) antara lain metode garis lurus, metode saldo menurun, dan metode unit produksi.

4. Penggantian aktiva tetap yang dilakukan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara didasarkan pada Instruksi Menteri Negara BUMN No.1-BUMN/2002/29 Januari 2002 tentang Pedoman Kebijakan Pelepasan Aktiva Tetap BUMN yaitu aktiva tetap tidak dapat dibuang, dijual, ataupun ditukar dengan aktiva lain, karena aktiva tetap merupakan milik pemerintah yang tidak boleh dihilangkan meskipun aktiva tersebut telah usang, rusak maupun tidak fungsional lagi.

B. Saran

Peneliti mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki penulis, yang kiranya dapat menambah manfaat dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut : 1. Pengawasan atas aktiva tetap sebaiknya terus ditingkatkan untuk mencapai

pengawasan intern yang lebih baik dan untuk mencegah terjadinya penyelewengan atas aktiva tetap.

2. Perusahaan secara umum telah menerapkan Standar Akuntansi Pemerintahan yang lazim terhadap sistem akuntansi aktiva tetapnya, dan hendaknya terus dilakukan secara konsisten.

3. Aktiva tetap harus diawasi secara tepat dan teratur serta diselenggarakan juga administrasi melalui buku tambahan untuk jenis aktiva tetap.

DAFTAR PUSTAKA

Dunia ,Firdaus A.2005. Pengantar Akuntansi, Buku Satu ,Edisi 2, Penerbit : Fakults Ekonomi UI, Jakarta.

Gondodiyoto, Sanyoto dan Henny Hendarti.2007 . Audit Sistem Informasi Lanjutan Edisi 1 ,Penerbit :MITra Wacana Media , Jakarta

Harahap, Sofyan Syafri. 2004. Akuntansi Aktiva Tetap. Edisi Ketiga, Penerbit PT. Raja Grafindo, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Edisi 2007. Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi 1, Cetakan Tiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

S.R Soemarso, 2005,Akuntansi Suatu Pengantar,Buku 2, Edisi 5, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Eral K,James D Stice, K Fred Skousen, 2005, Intermediate Accounting, Buku Satu, Edisi 15, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Warren, Reeve, Fess, 2006, Pengantar Akuntansi, Buku Satu, Edisi ke 21, diterjemahkan oleh Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.

Weygandt J Jerry, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel, 2007,Pengantar Akuntansi, Edisi Tujuh, Buku Satu, diterjemahkan oleh Ali Akbar Yulianto, Wsailah, Rangga Handika Jakarta: salemba Empat.