Sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian intern terhadap anggaran pengadaan aktiva tetap, system otorisasi pada Fakultas
Ekonomi Pengendalian internal aktiva dilakukan dengan SIA yang diberi
nama Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara
SIMAK- BMN yang sudah dirancang khusus oleh pemerintah pusat.
E. Dokumen Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. Surat permintaan otorisasi aktiva tetap.
2. Surat permintaan reparasi authorization for reparation
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap.
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap.
5. Surat perintah kerja.
6. Surat order pembelian.
7. Laporan penerimaan barang.
8. Faktur dari pemasok
9. Bukti kas keluar.
10. Bukti memorial.
Surat permintaan otorisasi aktiva tetap dilakukan oleh Kasub Perlengkapan kepada Pembantu Dekan II yang selanjutnya dibuat anggaran pengeluaran dan
belanja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kepada Biro Rektor yang menangani masalah keuangan, yang selanjutnya usulan anggaran tersebut diteliti
Universitas Sumatera Utara
kelayakan teknis dan ekonomisnya yang dihasilkan dalam laporan studi kelayakan.
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukanya reparsi surat permintaan transfer aktiva tetap, dokumen ini
berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap. Surat permintaan penghentian pemakainnya aktva tetap, dokumen ini berfungsi sebagai
permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Surat perintah kerja, yaitu dokumen yang memilki dua fungsi yaitu sebagai
perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
Dokumen ini digunakan sebagi perintah kerja pemasaran aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakiannya.
Surat order pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok. Laporan
penerimaan barang barang, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spefikasi aktiva
tetap yang diterima dari pemasok. Faktur dari pemasok yaitu dokumen yang yang merupakan tagihan dari
pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dokumen surat
permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang,dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Daftar Depresiasi aktiva tetap, berisi sejumlah biaya depresiasi aktiva tetap yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar
pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tersebut. Bukti memorial digunakan sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi depreasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yanhg telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan
pengeluaran modal.Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah melakukan dokumentasi seperti diatas
F. Alur Dokumen Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
