DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

commit to user 17

BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA A. Sejarah Pemerintahan Kota Surakarta Tanggal 16 Juni merupakan hari jadi Pemerintahan Kota Surakarta. Secara de facto tanggal 16 Juni 1946 terbentuk Pemerintahan Daerah Kota Surakarta yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri, sekaligus menghapus kekuasaan Kerajaan Kasunanan dan Mangkunegaran. Secara yuridis Kota Surakarta terbentuk berdasarkan penetapan Pemerintah tahun 1946 Nomor 16SD, yang diumumkan pada tanggal 15 Juli. Dengan berbagai pertimbangan faktor – faktor historis sebelumnya, tanggal 16 Juni 1946 ditetapkan sebagai hari jadi Pemerintah Kota Surakarta. B VISI DAN MISI Visi dan Misi Kota Surakarta berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001, Tanggal 13 Desember 2001 adalah : 17 commit to user 18 Visi : Terwujudnya Kota Sala sebagai Kota Budaya yang bertumpu pada potensi Perdagangan Jasa, Pendidikan, Pariwisata, Olahraga. Misi : Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen cinta kota yang berlandaskan pada nilai – nilai ”Sala Kota Budaya” Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam pengusahaan dan pendaya gunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, guna mewujudkan inovasi dan intregasi masyarakat madani yang berlandaskan ke-Tuhanan Yang Maha Esa Mengembangkan seluruh kekuatan ekonomi Daerah, sebagai pemacu tumbuhan dan berkembangnya ekonomi rakyat yang berdaya saing tinggi, serta mendaya gunakan potensi pariwisata dan teknologi terapan akrap lingkungan. Membudayakan peran dan fungsi hukum, pelaksanaan Hak Asasi Manusia dan demokratisasi bagi seluruh elemen masyarakat, utamanya para penyelenggara pemerintahan. commit to user 19 C. Lambang Daerah Arti lambang : Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti hidup harus dapat menguasai nafsunya. Makna dari lukisan : 1 Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan. 2 Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan bangsa. 3 Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan. 4 Panah berarti selalu waspada. 5 Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala. 6 Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti kesejahteraan. 7 Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat. commit to user 20 8 Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti : Do’a kearah kemakmuran. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah 16 dari buah padi berarti tanggal 16. 9 Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan Sidomukti mengandung arti do’a keluhuran. Lukisan yang terdapat dalam jorong merupakan surya sangkala memet : 1. Anak panah diatas busur dengan bergerak, berarti ”rinaras” dan berwatak enam 2. Air berarti ”waudadi” atau ”dadi” dan berwatak empat. 3. Mulai pangkal panah sampai ujung tugu merupakan bentuk lurus berarti ”terus” dan berwatak Sembilan. 4. Tugu lilin berarti ”manunggal” dan berwatak satu. Secara lengkap berbunyi : ”RINARAS DADI TERUS MANUNGGAL” berarti tahun 1946. D. HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KOTA SURAKARTA Di zaman globalisasi seperti sekarang ini dengan semakin berkembang pesatnya informasi dan komunikasi harus dipahami sebagai tatangan yang selalu menempatkan peranan kehumasan pada posisisnya yang semakin penting. Peran kehumasan sangat penting dan menjadi tuntutan yang mendesak saat ini. Adalah suatu hal yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi commit to user 21 tidak memiliki lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas–tugas kehumasan. Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan sudah saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan mendesain acara-acara resmi keprotokolan, tetapi harus menyentuh kepentingan publik dan promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola pikir keprotokolan harus diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan komplain dari masyarakat, sehingga masyarakat dapat meningkat partisipasinya dalam mengembangkan daerahnya. Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintah adalah sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus diatasi. Dengan kata lain peran humas dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan membentuk sebuah sebuah unit kerja yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi dari pimpinan atau menangapi berita-berita sumir namun lebih dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu mengemas informasi sesuai fakta yang benar dan berimbang sehingga dapat membentuk opini publik yang proposional. Penataan peranan kehumasan dan keprotokolan serta para perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga memungkinkan unit kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip pengorganisasian dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai ada tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya. commit to user 22 Melaui Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2008 dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta sebagai salah satu perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata, dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi. E. VISI OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN. F. MISI 1 Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara efektif kepada internal maupun eksternal. 2 Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan. 3 Menciptakan citra kepemerintahan yang positif. 4 Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap Pemerintah Daerah. commit to user 23 G. STRUKTUR ORGANISASI H. URAIAN TUGAS Dasar : Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta. KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN KEPALA SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL Penyusunan Naskah Sambutan Pengemudi Kantor Petugas Dokumentas i Penyusunan Kliping Administrasi Surat Caraka Pengelola kepegawai an Pengelola barang Bendahara pembantu pengeluaran Pengelola Keprotokolan Bendahara Pengeluaran Pembantu Gaji commit to user 24 1 Kepala Bagian Humas dan Protokoler · Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang publikasi, pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara protokoler dan pelayanan tamu. · Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut : a. Menyusun program kerja Bagian Humas dan Protokol berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. commit to user 25 g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah dengan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik. h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan kebijakan Pemerintah Kota. i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi, dan perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan pembangunan Pemerintah Kota. j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan. k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan aturan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. commit to user 26 2. Kepala Sub Bagian Pemberitaan · Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas malakukan penyiapan perumusan kebijakan Pemerintah Daerah, pengkoordinasian tugas perangkat daerah, pembinaan, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah dan melakukan pemberitaan diberbagai media yang meliputi penyiapan naskah sambutan dan makalah, publikasi dan penerbitan serta peliputan. · Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah : a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. g. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Kota melalui media cetak dan elektronik. commit to user 27 h. Menyiapkan bahan tanggapan dan penjelasan terhadap surat-surat di media cetak dan elektronik atau surat-surat dari masyarakat. i. Menyelenggarakan jumpa pers. j. Melaksanakan liputan acara-acara kegiatan Pemerintah Kota. k. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. l. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. m. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 3. Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi · Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan sistem informasi, pengelolaan data dan informasi, dan distribusi informasi. commit to user 28 · Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut : a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. g. Menghimpun data dari media massa. h. Mengolah dan menganalisa berita sebagai bahan pertimbangan pemecahan masalah. i. Mengumpulkan, mengelola, menyediakan dan mendistribusikan materi informasi berupa press realease dan iklan layanan masyarakat. j. Melakukan perekaman, penyajian data dan pameran hasil liputan kegiatan Pemerintah Daerah. k. Melaksanakan layanan informasi masyarakat melalui siaran mobile dan terbitanbuletin. commit to user 29 l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. 4. Kepala Sub Bagian Protokol · Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang acara protokoler, meliputi : pengaturan ruang dan tata tempat, pengaturan acara resmi maupun kenegaraan, dan pelayanan tamu, meliputi : penyiapan penerimaaan, akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP, pengaturan perjalanan dinas pimpinan, penyiapan administrasi dan pendokumentasian seluruh kegiatan tamu VIP dan VVIP. commit to user 30 · Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut : a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas. d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan. e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya. f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja. g. Meghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan urusan keoprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan. h. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan dan urusan keprotokolan. i. Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta jadwal perjalanan dinas pimpinan. commit to user 31 j. Menyiapkan, mengatur akomodasi, dan pengamanan penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu Negara, tamu Daerah, dan tamu Perwakilan Negara sahabat. k. Mengatur persiapan rapat, jamuan, upacara, dan kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan yang brsifat protokoler. l. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan. m. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. n. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. o. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas. p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. commit to user 32

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG