PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO

commit to user

PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN

KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

SEBAGAI SUMBER INFORMASI

MASYARAKAT SOLO

Oleh :

Nama : Siwi Eka Ratriningtyas NIM : D1608114

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user PERSETUJUAN

Tugas akhir berjudul : ”PERAN HUMAS DALAM

MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA

SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO”

Karya :

Nama : Siwi Eka Ratriningtyas NIM : D1608114

Konsentrasi : Public Relation

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta,...2011

Menyetujui Dosen Pembimbing

Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si NIP. 19690207 199512 2 001

commit to user PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diajukan dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program D III Komunikasi Terapan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Hari : ... Tanggal : ...

Panitia Ujian Akhir :

1. Dra. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D ( ) NIP. 19600813 198702 2 001

2. Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si ( )

NIP. 19690207 199512 2 001

commit to user MOTTO

Allahumma inna nasaluka’aafwa wal’aafiata fiddini waddunya wal aakhirah

§ Segala sesuatu yang dijalani saat ini adalah tidak lepas dari mimpi (T.A.Edison)

§ Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi-mimpi itu (Arai, sang pemimpi)

commit to user PERSEMBAHAN

Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :

1. Allah SWT yang selalu memeberikan kemudahan dalam menyelesaikan tugas akhir ini

2. Bapak dan Ibu tercinta terima kasih atas doa, support, dan kasih sayang 3. Andung P Aji terima kasih atas support dan kasih sayangnya

4. Teman-teman PR’08 khususnya kelas B, terima kasih atas persahabatannya selama 3 tahun ini

commit to user KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan syukur alhamdulillah atas kehadirat ALLAH SWT, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “ PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO”.

Adapun tugas akhir ini guna untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan.

Dalam menulis tugas akhir ini penulis sudah berusaha sebaik – baiknya dan tidak menutup kemungkinan bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan disana sini. Oleh karena itu penulis sangat menerima segala kritik dan saran agar dapat menuju hasil yang lebih baik.

Dengan disusunnya tugas akhir ini, maka penulis mengucap terima kasih kepada : 1. Bapak Kasino dan Ibu Sri Sumarni tercinta yang telah memberikan doa,

support, dan kasih sayang yang tak pernah henti

2. Adekku Dwi Agung Nugroho K dan Hari Tri Saputro yang selalu sayang dan memberikan support.

3. Andung P Aji yang telah memberikan support dan kasih sayang.

4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS Solo yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media.

commit to user

5. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku ketua program Komunikasi Terapan dan Pembimbing Akademik yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media dan telah membantu dan membimbing penulis selama menjadi mahasiswi.

6. Ibu Tanti Hermawati S.sos. M.Si, selaku pembimbing tugas akhir yang selama ini telah membimbing penulis dalam membuat tugas akhir ini hingga akhirnya tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. 7. Ibu DRA. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D , terima kasih karena telah

menyediakan waktunya untuk menguji penulis

8. Para dosen yang telah memberikan penulis bekal ilmu pengetahuan.

9. Bapak Budho Laksono, SH, MH, selaku Kabag Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta.

10. Bapak Jackson A. Napitupulu, SE, M.Si, selaku Kassubag Pemberitaan Humas dan Protokol Setda Surakarta yang telah dengan senang hati membimbing penulis selama tiga bulan melaksanakan KKM.

11. Bu Nurdiana, Bu Tutik, yang selalu membantu penulis selama melaksanakan KKM.

12. Pak Padi, Pak Moko, Pak Wagiran, Pak Bambang, Mas Aris, Pak Roso, Mbak Mima, Mbak Amel, Pak Sarwono, Pak Anton, Bu Cristin, Bu Yuli, Bu Dewi terima kasih kerjasamanya selama penulis melaksanakan KKM.

commit to user

13. Anak-anak STM yang telah membantu penulis selama KKM walau kebersamaan kita hanya satu bulan.

14. An Angel yang berhati devil Ajeng, Ayu, Septi, Ichy, Bintari selalu ada buat penulis

15. Teman-teman PR ’08 khususnya kelas B terima kasih atas persahabatan selama tiga tahun.

16. Dan para pembaca yang budiman.

Kami berdoa semoga selalu dalam lindungan Allah SWT. dan semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kami sendiri serta pembaca.

Surakarta, Juni 2011

Penulis

commit to user DAFTAR ISI

HALAMAN

JUDUL ... i

PERSETUJUAN OLEH PEMBIMBING ... ii

PENGESAHAN ... iii

MOTTO ... iv

PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Tujuan Kuliah Kerja Media ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas) ... 6

B. Tujuan Humas ... 7

C. Fungsi Humas ... 9

D. Proses Public Relation ... 10

E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas ... 11

F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi Kegiatan ... 13

G. Kehumasan Pemerintah ... 15

commit to user

BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT

DAERAH KOTA SURAKARTA ... 17

A. Sejarah Pemerintah Kota Surakarta ... 17

B. Visi dan Misi Pemerintah Kota Surakarta ... 17

C. Lambang Daerah ... 19

D. Humas dan Protokol Setda Surakarta ... 20

E. Visi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ... 22

F. Misi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ... 22

G. Struktur Organisasi ... 23

H. Uraian Tugas ... 23

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG ... 32

BAB V PENUTUP ... 39

A.Kesimpulan ... 39

B.Saran ... 40

... DAFTAR PUSTAKA ... 41 LAMPIRAN

commit to user BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dampak dari era globalisasi yaitu ditandainya makin majunya teknologi serta persaingan yang pesat disegala bidang kegiatan. Dengan situasi seperti ini, malah memberikan kesempatan bagi orang – orang yang mempunyai daya saing tinggi dan SDM yang berkualitas serta diwujudkan dalam bentuk penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan yang memadai untuk meraih segala peluang yang ada agar dapat bertahan di dalam dunia yang penuh dengan tantangan dan persaingan ini.

Untuk menyikapi tantangan tersebut, Mahasiswa Program Diploma III Komunikasi Terapan diberikan sistem pelatihan atau magang sebagai mata kuliah terakhir yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa dalam menghadapi tantangan untuk memasuki dunia kerja. Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media atau magang akan memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk menhimplementasikan teori – teori yang telah diberikan selama kuliah, serta dapat membandingkan antara ilmu yang telah diperoleh pada saat kuliah dengan praktek di dunia kerja. Sehingga, dari perbandingan tersebut, diharapkan mereka Mahasiswa mampu beradaptasi dan bersikap profesional dengan lingkungan tempat bekerja, serta dapat mengantisipasi masalah-masalah di dalam maupun di luar lingkungan kerja.

commit to user

Sejalan dengan perkembangan dunia usaha mendorong hubungan di dalam suatu lembaga maupun di luar lembaga instansi semakin kompleks. Karena hal ini mulai terjadi pada lembaga atau instansi Pemerintah dimana merupakan atau instansi yang tidak bertujuan memperoleh laba atu keuntungan dari publik atau masyarakat. Untuk menyikapi hal tersebut maka diperlukanlah devisi khusus yaitu Devisi Hubungan Masyarakat (Humas), dimana devisi ini menangani berbagai macam permasalahan yang berkaitan masyarakat dan pribadi – pribadi di dalam lembaga atau instansi itu sendiri sehingga citra baik yang diusahakan akan tercapai sehingga meningkatkan kepercayaan, simpati, serta loyalitas dari masyarakat terhadap lembaga atau instansi tersebut.

Public Relation (PR) dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan dengan istilah Hubungan Masyarakat (Humas), merupakan suatu lapangan kerja baru yang sedang berkembang pesat di dunia Komunikasi. Humas dilembaga atau instansi Pemerintah merupakan suatu kegiatan dimana untuk memperoleh kepercayaan, niat baik, pengertian serta penghargaan dari masyarakat luas dengan jalan komunikasi. Komunikasi diperlukan dalam kegiatan kehumasan dalam Pemerintah dalam melakukan tugasnya

Pemerintah Kota Surakarta dalam memenuhi hal tersebut, membentuk suatu bagian yang berfungsi sebagai lembaga komunikasi yang dikelola oleh Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, yang merupakan suatu perangkat daerah untuk menjembatani suatu informasi melalui pihak ketiga, dimana pihak ketiga tersebut adalah media. Dimana Pemerintah Kota Surakarta memanfaatkan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sebagai lembaga

commit to user

komunikasi untuk menginformasikan suatu berita kepada media yang nantinya akan sampai kepada publik. Selain itu tugas penting lainnya adalah mengkliping semua berita yang isinya memuat tentang Kota Solo. Berita – berita yang telah dikliping kemudian dianalisis untuk mengetahui permasalahan yang berkembang di masyarakat berdampak positf, negatif atau netral terhadap citra Pemerintah Kota. Sehingga jika muncul suatu berita memuat permasalahan yang menyudutkan atau berdampak negatif bagi Dinas terkait atau bagi Pemerintahan Kota, maka disinilah peran Humas sangat diperlukan.

Mengingat tugas Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sangat kompleks, maka dalam tugasnya tidak lepas dari kalangan pers atau media. Media merupakan rekan humas sebagai pelayan informasi bagi masyarakat. Salah satu tugas humas adalah mendokumentasikan berbagai kegiatan. Fungsi dari dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah terlaksananya kegiatan, serta dapat memberikan kemudahan dalam hal kearsipan bagi Pemerintah Kota Surakarta karena telah terlaksananya beberapa kegiatan. Tugas dari dokumentasi acara tidak hanya memotret kegiatan, tetapi juga meliput acara yang kemudian dibuat press realease sehingga dibutuhkan kerjasama dengan media massa yang ada. Agar dalam hal ini dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Serta diharapakan timbulnya umpan balik (feedback) atas terlaksananya kegiatan tersebut dari masyarakat.

Pemerintah Kota Surakarta sangat menarik untuk dijadikan sebagai tempat melaksanakan kuliah Kerja Media karena penulis mendapatkan banyak sekali pengalaman baru yang tidak ditemukan di dalam perkuliahan.

commit to user B. Tujuan Kuliah Kerja Media

1 Tujuan Khusus

Tujuan Khusus dari pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) di Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a. Ingin mengetahui sejauh mana peran Humas di Bagian Humas dan

Protokol Setda Surakarta.

b. Untuk mengetahui kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan oleh Humas dan Protokol Setda Surakarta.

2. Tujuan Umum

Tujuan umum yang mendasari penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) adalah sebagai berikut :

a. Untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Program Diploma III Komunikasi Terapan, selain itu juga memenuhi kegiatan proses akhir perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan peraturan yng berlaku di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

b. Melatih kreatifitas dan profesionalitas agar dapat mempersiapkan diri dalam persaingan dunia kerja.

c. Membina hubungan baik antara fakultas dengan lembaga/instansi dimana penulis melaksanakan KKM.

d. Mendapatkan ketrampilan pengetahuan dan pengalaman pada instansi yang bersangkutan khususnya di bidang Humas.

commit to user

e. Melatih penulis untuk lebih kreatif, komunikatif serta bersifat kooperatif dalam menghadapi dan menyelesaikan tugas – tugas yang diberikan dilingkungan kerja. Apalagi dalam meliput acara yang terkadang dilakukan diluar jadwal seperti malam hari atau pada hari libur tetap dilaksanakan.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Public Relations

Public Relation terdiri dari dua kata, yaitu Public dan Relations. Istilah Public dapat diartikan sebagai Masyarakat, sedangkan Relations

dapat diartikan sebagai menjalin hubungan satu sama lain.

Definisi Public Relations, menurut Cutlip, Center dan Broom adalah ”Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifes the policies and procedures of an andividual or an organizition with the public interest, and plans and executes a program of action to earn public understanding and acceptance”.

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik). (Onong Uchjana Effendy,1993. Hal : 116)

Menurut International Public Relations Association (IPRA) memberi definisi PR sebagai berikut ”Public Relations is a management function, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are may

commit to user

be concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive coorporation and more efficient fulfillment of their common interest”.

(Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas) (Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 10-11)

B. Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa ke dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut :

commit to user

1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi) Tujuan humas pada hakikatnya adalah membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan,harapan, maupun budaya masing-masing.

2. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afeksi)

Bila tujuan yang pertama mengaruh pada penguatan dan perubahan pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence).

3. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris) Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.

Dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran di buka, emosi/kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap organisasi lembaga dimana humas berada. (Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 20-22)

commit to user C. Fungsi Humas

Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi/lembaga, untuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka Betrand R. Canfield mengemukakan tiga fungsi Public Relations yaitu :

1. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the public’s interest).

Dalam fungsi ini bahwa PRO (Public Relations Officer) diangkat di beri upah oleh manajer, akan tetapi tugasnya dan pekerjaannya ialah melayani publik, kepentingan umum. Tugasnya ke dalam membina hubungan yang harmonis antara manajer beserta stafnya dengan para karyawan, mengusahakan agar para karyawan bekerja dengan senang dan merasa puas, meneliti perasaan.

2. Memelihara komunikasi yang baik (Mantain good communication). Maksudnya dalam pelaksanaannya PRO melakukan banyak komunikasi, baik komunikasi langsung secara personal contract, maupun komunikasi melalui mass-media. Salah satu tugas PR adalah sebagai sumber informasi (sourch of information) dan sebagai

saluran informasi (channel of information)

3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good morals and manners).

PRO dan petugas-tugasnya harus berusaha agar seperti cermin yang tetap bersih cemerlang. Dengan demikian PR memberikan citra yang baik

commit to user

mengenai organisasi/lembaga yang diwakilinya itu. (Onong Uchjana Effendy,1993. Hal : 137-140)

D. Proses Public Relations

Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar organisasi/lembaga. Dalam organisasi berusaha menyelenggarakan komunikasi internal perusahaaan dan keluar memberikan informasi kepada masyarakat. Menurut Cutlip dan Center proses PR sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial yang terdiri dari :

1. Fact finding (Pengumpulan data)

Adalah mencari dan mengmpulkan data /fakta sebelum melakukan tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih dahulu mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor.

2. Planning (Perencanaan)

Adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu.

3. Communucating (Komunikasi)

Adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta/data tadi, kemudian dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional.

commit to user 4. Evaluation (Penilaian)

Adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah sudah tercapai atau belum. Evaluasi itu dapat dilakukan secara kontinyu. Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR berikutnya. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 90)

E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Public Relations

Ruang lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas meliputi antara lain :

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik internalatau eksternal dan memperhatikan, mengolah, mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan dan perkembangan organisasi.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Disamping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirgikan.

commit to user 3. Memperbaiki Citra Organisasi

Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.

4. Tanggung jawab sosial. PR merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa sluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi. Itulah mentalitas dan budaya mereka atau organisasi, apabila mau mendapat kepercayaan publik, dan masyarakat pada umunnya. 5. Komunikasi

PR mempunyai bentuk komunikasi yag khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi. (Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 39-42)

commit to user

F. Hubungan Public Relations dengan Dokumentasi kegiatan

Setiap lembaga/organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannyaterlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil atau tidaknya tergantung dari usaha serta kemampuan yang telah dilakukan pengelola lembaga/organisasi itu sendiri, khususnya peranan humas sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Salah satu tugas humas yang harus dilakukan dalam suatu kegiatan adalah dokumentasi.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan suatu lembaga/organisasi meliputi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI bentuk video.

a. Dokumentasi sambutan-sambutan

Seseorang yang berprofesi Humas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato untuk atasannya.

Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari :

1. Pendahuluan (berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi yang dipidatokannya supaya terbentuk hubungan berpikir dengan khalayak pendengar).

commit to user

2. Inti meteri pidato (uraian yang berisi argumentasi yang menacu kepada topik yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan).

3. Kesimpulan (berisi saripati dari keseluruhan materi yang dipidatokan). (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 75-76)

b. Dokumentasi Foto

Kekuatan gambar yang melabihi kata-kata. Foto selalu memberi dampakotentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat mengusahakan foto yang baik., yakni yang menarik dan menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, ”berbicara” atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih. (Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 33)

c. Dokumentasi Press Release

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi /perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv,

commit to user

radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2005. Hal 54)

Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan data maka dapat dijadikan sebagai bukti telah dilaksanakannya suatu acara.

G. Kehumasan Pemerintah

Pada tahun 1967 telah dibentuk Badan Kerja Sama (BKS) antar Humas-humas Pemerintah yang terdapat dalam departemen-departemen Kabinet Republik Indonesia. Karena dirasakan kurang berkembang, maka pada tahun 1970 wadah BKS tersebut ditingkatkan menjadi Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah yang di singkat BAKOHUMAS. BAKOHUMAS didirikan pada tahun 1971dengan pengukuhan Surat Keputusan Menteri Penerangan No. 31 Tahun 1971, mempunyai tugas antara lain :

a) Mengadakan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dan kerjasama antar humas-humas departemen/lembaga negara.

b) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah.

Kegiatan tersebut telah dikembangkan lagi setelah didirikan BAKOHUMAS DAERAH pada bulan Maret 1976 sebagai pelaksanaan Surat Intruksi Menteri Penerangan No. 02/INSTR/MENPEN/1976. BAKOHUMAS DAERAH ini dibentuk di tiap daerah tingkat I Propinsi di seliruh Indonesia.

Public Relations atau Humas di Indonesia telah memperoleh lagi cakrawalanya dengan ikut serta dalam Federation of the ASEAN Public Relations

commit to user

Organizations (FAPRO) yang untuk pertama kali didirikan di Kuala Lumpur tahun 1977.

Pada bulan Maret 1981 Indonesian menjadi tuan rumah Kongres FAPRO kedua yang dalam pembahasan perkembangan kehumasan di Indonesia berbicara para ahli, baik dari BAKOHUMAS maupun PERHUMAS suatu persatuan hubumgan masyarakat non-pemerintah yang erat sekali hubungannya dengan International Public Relations Assiciation.

commit to user BAB III

DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA

A. Sejarah Pemerintahan Kota Surakarta

Tanggal 16 Juni merupakan hari jadi Pemerintahan Kota Surakarta. Secara de facto tanggal 16 Juni 1946 terbentuk Pemerintahan Daerah Kota Surakarta yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri, sekaligus menghapus kekuasaan Kerajaan Kasunanan dan Mangkunegaran.

Secara yuridis Kota Surakarta terbentuk berdasarkan penetapan Pemerintah tahun 1946 Nomor 16/SD, yang diumumkan pada tanggal 15 Juli. Dengan berbagai pertimbangan faktor – faktor historis sebelumnya, tanggal 16 Juni 1946 ditetapkan sebagai hari jadi Pemerintah Kota Surakarta.

B VISI DAN MISI

Visi dan Misi Kota Surakarta berdasarkan

Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001,

Tanggal 13 Desember 2001 adalah :

commit to user Visi :

Terwujudnya Kota Sala sebagai Kota Budaya yang bertumpu pada potensi Perdagangan Jasa, Pendidikan, Pariwisata, Olahraga.

Misi :

Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen cinta kota yang berlandaskan pada nilai – nilai ”Sala Kota Budaya”

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam pengusahaan dan pendaya gunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, guna mewujudkan inovasi dan intregasi masyarakat madani yang berlandaskan ke-Tuhanan Yang Maha Esa

Mengembangkan seluruh kekuatan ekonomi Daerah, sebagai pemacu tumbuhan dan berkembangnya ekonomi rakyat yang berdaya saing tinggi, serta mendaya gunakan potensi pariwisata dan teknologi terapan akrap lingkungan.

Membudayakan peran dan fungsi hukum, pelaksanaan Hak Asasi Manusia dan demokratisasi bagi seluruh elemen masyarakat, utamanya para penyelenggara pemerintahan.

commit to user C. Lambang Daerah

Arti lambang :

Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti hidup harus dapat menguasai nafsunya.

Makna dari lukisan :

1 Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan. 2 Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan bangsa. 3 Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan.

4 Panah berarti selalu waspada.

5 Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala.

6 Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti kesejahteraan.

commit to user

8 Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti : Do’a kearah kemakmuran. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah 16 dari buah padi berarti tanggal 16.

9 Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan Sidomukti mengandung arti do’a keluhuran.

Lukisan yang terdapat dalam jorong merupakan surya sangkala memet : 1. Anak panah diatas busur dengan bergerak, berarti ”rinaras” dan

berwatak enam

2. Air berarti ”waudadi” atau ”dadi” dan berwatak empat.

3. Mulai pangkal panah sampai ujung tugu merupakan bentuk lurus berarti ”terus” dan berwatak Sembilan.

4. Tugu lilin berarti ”manunggal” dan berwatak satu.

Secara lengkap berbunyi : ”RINARAS DADI TERUS MANUNGGAL” berarti tahun 1946.

D. HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KOTA SURAKARTA

Di zaman globalisasi seperti sekarang ini dengan semakin berkembang pesatnya informasi dan komunikasi harus dipahami sebagai tatangan yang selalu menempatkan peranan kehumasan pada posisisnya yang semakin penting.

Peran kehumasan sangat penting dan menjadi tuntutan yang mendesak saat ini. Adalah suatu hal yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi

commit to user

tidak memiliki lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas–tugas kehumasan.

Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan sudah saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan mendesain acara-acara resmi keprotokolan, tetapi harus menyentuh kepentingan publik dan promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola pikir keprotokolan harus diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan komplain dari masyarakat, sehingga masyarakat dapat meningkat partisipasinya dalam mengembangkan daerahnya.

Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintah adalah sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus diatasi. Dengan kata lain peran humas dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan membentuk sebuah sebuah unit kerja yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi dari pimpinan atau menangapi berita-berita sumir namun lebih dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu mengemas informasi sesuai fakta yang benar dan berimbang sehingga dapat membentuk opini publik yang proposional. Penataan peranan kehumasan dan keprotokolan serta para perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga memungkinkan unit kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip pengorganisasian dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai ada tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya.

commit to user

Melaui Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2008 dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta sebagai salah satu perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata, dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.

E. VISI

OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN.

F. MISI

1 Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara efektif kepada internal maupun eksternal.

2 Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan. 3 Menciptakan citra kepemerintahan yang positif.

4 Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap Pemerintah Daerah.

commit to user G. STRUKTUR ORGANISASI

H. URAIAN TUGAS Dasar :

Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta.

KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN

KEPALA SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI

KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL Penyusunan Naskah Sambutan Pengemudi Kantor Petugas Dokumentas i Penyusunan Kliping Administrasi Surat Caraka Pengelola kepegawai an Pengelola barang Bendahara pembantu pengeluaran Pengelola Keprotokolan Bendahara Pengeluaran Pembantu Gaji

commit to user 1 Kepala Bagian Humas dan Protokoler

· Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas

menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang publikasi, pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara protokoler dan pelayanan tamu.

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja Bagian Humas dan Protokol berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

commit to user

g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah dengan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik. h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan

kebijakan Pemerintah Kota.

i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi, dan perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan pembangunan Pemerintah Kota.

j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.

k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan aturan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.

l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.

n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

commit to user 2. Kepala Sub Bagian Pemberitaan

· Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas malakukan penyiapan

perumusan kebijakan Pemerintah Daerah, pengkoordinasian tugas perangkat daerah, pembinaan, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah dan melakukan pemberitaan diberbagai media yang meliputi penyiapan naskah sambutan dan makalah, publikasi dan penerbitan serta peliputan.

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah :

a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

g. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Kota melalui media cetak dan elektronik.

commit to user

h. Menyiapkan bahan tanggapan dan penjelasan terhadap surat-surat di media cetak dan elektronik atau surat-surat dari masyarakat.

i. Menyelenggarakan jumpa pers.

j. Melaksanakan liputan acara-acara kegiatan Pemerintah Kota.

k. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

l. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.

m. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

3. Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi

· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai

tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan sistem informasi, pengelolaan data dan informasi, dan distribusi informasi.

commit to user

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

g. Menghimpun data dari media massa.

h. Mengolah dan menganalisa berita sebagai bahan pertimbangan pemecahan masalah.

i. Mengumpulkan, mengelola, menyediakan dan mendistribusikan materi informasi berupa press realease dan iklan layanan masyarakat. j. Melakukan perekaman, penyajian data dan pameran hasil liputan

kegiatan Pemerintah Daerah.

k. Melaksanakan layanan informasi masyarakat melalui siaran mobile dan terbitan/buletin.

commit to user

l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.

n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

4. Kepala Sub Bagian Protokol

· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai

tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di bidang acara protokoler, meliputi : pengaturan ruang dan tata tempat, pengaturan acara resmi maupun kenegaraan, dan pelayanan tamu, meliputi : penyiapan penerimaaan, akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP, pengaturan perjalanan dinas pimpinan, penyiapan administrasi dan pendokumentasian seluruh kegiatan tamu VIP dan VVIP.

commit to user

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :

a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol. b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

g. Meghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan dengan urusan keoprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan.

h. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan dan urusan keprotokolan.

i. Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta jadwal perjalanan dinas pimpinan.

commit to user

j. Menyiapkan, mengatur akomodasi, dan pengamanan penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu Negara, tamu Daerah, dan tamu Perwakilan Negara sahabat.

k. Mengatur persiapan rapat, jamuan, upacara, dan kendaraan untuk tamu yang memerlukan pelayanan yang brsifat protokoler.

l. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.

m. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

n. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.

o. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

commit to user BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

Penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta yang berlokasi di Kompleks Balaikota Jln. Jendral Sudirman No. 2 Surakarta selama 2 (dua) bulan mulai tanggal 01 Februari 2011 sampai tanggal 31 Maret 2011.

Pelaksanaan magang dimulai setiap hari Senin sampai Jum’at dengan jam kerja mulai jam 07.15 WIB-15.30 WIB, selain jam kerja yang telah ditentukan penulis juga mengikuti kegiatan-kegiatan diluar hari jam kerja seperti kegiatan di hari Sabtu dan Minggu serta kegiatan di malam hari.

Selama penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta banyak hal yang telah dilakukan oleh penulis yang menambah pengalaman dan ilmu yang telah dipelajari oleh penulis selama KKM seperti :

1. Menganalisis berita 2. Membuat Press Realease 3. Liputan Kegiatan

Diawal pertemuan penulis melakukan pengenalan dan beradaptasi dengan para staff Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta. Selama melaksanakan KKM penulis telah mendapatkan beberapa tugas yang dapat menambah wawasan serta pengetahuan dalam dunia kerja di Pemerintahan, yaitu sebagai berikut :

commit to user 1. Menganalisis berita

Tugas yang harus dikerjakan penulis setiap pagi adalah menganalisis berita dari beberapa koran. Koran yang digunakan adalah Solopos, Radar Solo. Joglo Semar, dan Suara Merdeka. Sebelum dianalisis berita-berita tersebut dibuat kliping terlebih dahulu. Kliping dibuat membahas berita-berita tentang kota Solo. Berita tersebut ditempel pada kertas yang sudah sudah berlogo,diberi tanggal dan halaman, lalu diurutkan dibagian muka biasanya tema dengan berita-berita terhangat menjadi perbincangan. Setelah itu, kliping diperbanyak sesuai dengan jumlah Dinas yang berlangganan kliping seperti Walikota, Wakil Walikota, Setda, Hukum dan HAM, BKD, Dinas Kesehatan, Bappeda, Dinas Kesejahteraan Rakyat. Selama penulis melaksanakan magang, ada dinas yang berhenti berlangganan kliping berita lagi seperti Dinas Kesejahteraan Rakyat.

Kliping tersebut tidak hanya sebagai bahan bacaan saja tetapi dari kliping tersebut kemudian dianalsis berita-berita yang ada didalamnya. Analisa berita ini biasanya dibuat setiap bulan. Dalam menganalisa berita tersebut dimasukkan ke bagian-bagian dinas yang terkait kemudian baru dianalisis berita-berita tersebut bisa berdampak positif, negatif, atau netral. Kemudian direkap sehingga dalam satu bulan ini terlihat berita yang menonjol tersebut berdampak positif, negatif, atau netral bagi Pemerintah Kota Surakarta. Apabila berita tersebut memiliki muatan negatif terbanyak kemudian dikupas secara mendalam dan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

commit to user 2. Membuat sambutan

§ Mendokumentasikan sambutan Walikota pada acara “RAT tahun 2010 dan RAP 2011” pada tanggal 25 Februari 2011.

3. Meliput berbagai acara :

§ Tanggal 2 Februari 2011 meliput acara “Pertemuan antara Bupati Nganjuk dengan walikota Surakarta”. Yang bertempat di Lodji Gandrung. Dalam pertemuan ini membahas tentang penataan PKL di kota Solo.

§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja (KUNKER) DPRD Kabupaten Dharmasraya Provinsi Sumatera Barat” di ruang rapat Sekretaris Daerah (Setda). Dalam acara tersebut , Solo menampilkan sejarah kota Solo, perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Jamuan makan malam Woman International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung, dalam acara tersebut walikota membuka acara dengan manabuh gong.

§ Tanggal 20 Februari 2011 meliput “Solo Carnival Eco Cultural City” di sepanjang jalan Slamet Riyadi. Karnaval ini untuk memperingati Hari Jadi Kota Surakarta yang ke-266.

§ Tanggal 23 Februari 2011 meliput “Study banding Kabupaten Pekalongan” di Bale Tawang Praja. Dalam kunjungan ini membahas tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) dan Laporan Pertanggung Jawaban (LKPJ).

commit to user

§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Penyerahan bantuan tabung pemadam kebakaran dari PMS” bertempat di ruang Asisten Administrasi.

§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja Lapangan (KKL) mahasiswa UNDIP” di ruang rapat Setda.

§ Tanggal 28 Februari 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Kabupaten Barito Utara” bertempat diruang rapat Walikota. Dalam acara ini Solo menampilkan tentang penataan PKL di Kota Solo serta pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 3 Maret 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Komisi A Kabupaten Probolinggo” yang bertempat di Bale Tawang Praja. Pada pertemuan ini membicarakan tentang perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan perbaikan pasar tradisional.

§ Tanggal 4 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Balangan Kalimantan Selatan” bertempat di ruang rapat Walikota. Pada acara ini Pemerintah Kota Surakarta menampilkan perkembangan kota Solo dalam penataan PKLdan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 10 Maret 2011 meliput “ Study Banding dari Kota Depok” bertempat diruang Bappeda. Dalam acara ini membahas tentang Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan Kota Surakarta dalam Pengembangan Kota Layak Anak dan Kebijakan tentang Kesehatan.

§ Tanggal 11 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Probolinggo” bertempat diruang rapat Setda. Membahas tantang Usaha Formal dan Non Formal.

commit to user

§ Tanggal 17 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kota Tanjung Pinang dan Probolinggo” bertempat di Bale Tawang Arum. Pada acara ini membahas tenteng perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 22 Maret 2011 meliput “Study Banding dari Provinsi Banten” bertempat di ruang rapat Setda. Pada acara ini Pemerintah Kota Surakarta menampilkan perkembangan kota Solo dalam penataan PKLdan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 24 Maret 2011 meliput “Kunjungan dari Dirjen Bina Bangda Kemendagri” bertempat di ruang rapat Setda. Dalam pertemuan ini membicarakan tentang Penataan tata ruang kota dan PKL yang ada di kota Surakarta.

4. Membuat Press Release

Dalam melaksanakan KKM penulis juga membuat press release sebagai berikut :

§ Membuat Press Release tentang Jamuan makan malam Woman International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung.

Adapun isi dari release tersebut adalah :

Loji Gandrung – Walikota Solo Joko Widodo memperkenalkan potensi budaya di kota Solo kepada ratusan Woman International Club (WIC) di Loji Gandrung, Senin (14/2), malam. Walikota membuka konferensi WIC dengan menabuh gong dihadapan ratusan peserta. Upacara pembukaan itu dihadiri duta besar Meksiko Melba Maria Pria Olavarrieta dan tokoh wanita Mooryati Sudibyo

commit to user

serta ratusan anggota WIC antara lain dari Semarang, Bandung, Jakarta, Surabaya, Solo, Padang.

Dalam kesempatan itu, walikota mengatakan Solo merupakan kota kecil, akan tetapi sangat kaya nilai budaya. Berbagai upacara adat seperti kirab Malam 1 Sura, Grebeg Besar, Solo International Performing Art (SIPA), Solo Batik Carnival (SBC) serta bangunan cagar budaya seperti Beteng Vastenburg, Keraton Kasunanan Surakarta Hadiningrat, Pura Mangkunegaran, batik merupakan heritage yang harus di lestarikan di kota Solo. Rencananya semua peserta WIC akan diajak mengunjungi sejumlah tempat wisata seperti Candi Sukuh dan Astana Giri Bangun.

Demikian Humas dan Protokol Sekretaris Daerah Kota Surakarta menginformasikan.

Surakarta, 14 Februari 2011

§ Membuat Press Release tentang Penyerahan tabung pemadam kebakaran bertempat di ruang Asisten Administrasi.

Adapun isi release tersebut adalah :

Surakarta, Humas dan Protokol

Pemkot - Bertempat di ruang Asisten Administrasi Sekretaris Daerah (Kamis, 24/2), Henry selaku pimpinan rombongan PMS menyerahkan bantuan tabung gas sejumlah 50 unit secara simbolik kepada Pemkot Surakarta yang di wakili oleh Joko Pangarso selaku Asisten Administrasi Sekretaris Daerah dan diserahkan kepada Tuti Rahayu sebagai wakil dari dinas pasar Pemkot Surakarta

commit to user

Dalam kesempatan itu, Henry menyampaikan pertimbangan mereka memberi bantuan tabung gas karena Henry pernah membaca di salah satu surat kabar bahwa tabung gas yang ada di pasar tradisional sudah rusak oleh sebab itu dengan adanya bantuan ini bisa mangurangi masalah yang terjadi khususnya kebakaran. Rencananya bantuan ini akan segera disalurkan ke pasar-pasar tradisional yang ada di kota Surakarta.

Surakarta, 24 Februari 2011

Dari kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Surakarta seperti liputan, menganalisis berita, membuat press release, dan membuat sambutan kemudian disimpan dalam bentuk file yang digunakan sebagai dokumentasi kegiatan dalam hal kearsipan. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi di Pemerintah Kota Surakarta, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi, dapat dijadikan bukti-bukti telah terlaksananya kegiatan, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis atau berupa gambar, dapat dijadikan bahan dokumentasi, sebagai bukti eksistensi instansi.

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM adalah ketika pertama kali penulis menganalisis berita. Dimana penulis yang tadinya tidak suka membaca Koran agak kesulitan, karena harus menganalisa berita-berita. Sehingga, penulis harus berulang-ulang membaca berita yang akan dianalisis. Selain itu penulis juga kesulitan dalam merangkai kata-kata karena dalam menganalisis

commit to user

kata-kata yang digunakan berbeda dengan menulis artikel atau berita. Kata-kata yang digunakan tidak bersifat formal dan tidak seperti menggurui atau memojokkan instansi atau lembaga.

Hambatan lain yang dihadapi penulis lainnya adalah saat penulis mendapatkan tugas peliputan untuk pertama kalinya. Dalam meliput penulis biasanya meliput menggunakan kamera, penulis merasa canggung dan takut karena tidak percaya diri karena dalam setiap meliput acara yang diliput selalu dihadiri oleh orang-orang penting.

Kemampuan yang dicapai selama mengikuti KKM

Kemampuan yang telah dicapai oleh penulis selama melaksanakan KKM adalah penulis menjadi lebih peduli terhadap masalah-masalah yang sedang terjadi. Ketrampilan penulis dalam menulis pun meningkat dalam mengolah kata-kata lebih baik dan lebih baik dalam menggunakan kata-kata-kata-kata. Selain itu, dalam peliputan pu penulis mulai tidak canggung dan mulai terbiasa dengan lingkungan sekitar serta penulis juga mulai percaya diri dalam melakukan peliputan.

commit to user BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari kegiatan pelaksanaan KKM, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Peran Humas dan Protokol Setda Surakarta memiliki peran aktif sebagai suatu bagian penerangan untuk memberikan informasi kepada masyarakat. Sehingga akan terjalin komunikasi yang efektif antara Pemerintah Kota Surakarta dengan masyarakat. Bagian Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama dengan berbagai media yang terdapat di Kota Surakarta.

2. Kegiatan yang dilakukan bagian Humas dan Protokol Setda Surakarta, yaitu :

a. Membuat sambutan untuk Walikota b. Memberikan informasi kepada media

c. Mendokumentasikan acara melalui foto ataupun berupa rekaman

d. Membuat Press Release

e. Menganalisis berita dan mengkaji permasalahan yang paling mendominasi dan setelah itu dicermati dan di cari solusi yang tepat atas opini publik apabila kegiatan

commit to user

tersebut sudah tepat atau dirasa kurang sesuai dengan keinginan masyarakat.

B. SARAN

1. Saran bagi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta khususnya bagi Humas adalah

§ Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yaitu dengan selalu memberikan latihan serta memperhatikan setiap pekerjaan yang sedang dilakukan.

§ Lebih aktif atau lebih sering membuat Press Release karena Press Release sangat penting untuk publikasi terhadap masyarakat.

§ Penambahan fasilitas untuk menunjang pekerjaan seperti kamera, komputer, dan lain sebagainya.

2. Saran bagi Program DIII Komunikasi Terapan adalah

§ Lebih banyak lagi membuat kegiatan yang menunjang dengan materi kuliah.

§ Memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta mampu mengaplikasikan berbagai tntangan di dalam dunia kerja nantinya. Sehingga menjadikan mahasiswa yang kompeten sesuai dengan bidangnya.

commit to user

§ Tanggal 17 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kota Tanjung Pinang dan Probolinggo” bertempat di Bale Tawang Arum. Pada acara ini membahas tenteng perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 22 Maret 2011 meliput “Study Banding dari Provinsi Banten” bertempat di ruang rapat Setda. Pada acara ini Pemerintah Kota Surakarta menampilkan perkembangan kota Solo dalam penataan PKLdan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 24 Maret 2011 meliput “Kunjungan dari Dirjen Bina Bangda Kemendagri” bertempat di ruang rapat Setda. Dalam pertemuan ini membicarakan tentang Penataan tata ruang kota dan PKL yang ada di kota Surakarta.

4. Membuat Press Release

Dalam melaksanakan KKM penulis juga membuat press release sebagai berikut :

§ Membuat Press Release tentang Jamuan makan malam Woman International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung.

Adapun isi dari release tersebut adalah :

Loji Gandrung – Walikota Solo Joko Widodo memperkenalkan potensi budaya di kota Solo kepada ratusan Woman International Club (WIC) di Loji Gandrung, Senin (14/2), malam. Walikota membuka konferensi WIC dengan menabuh gong dihadapan ratusan peserta. Upacara pembukaan itu dihadiri duta besar Meksiko Melba Maria Pria Olavarrieta dan tokoh wanita Mooryati Sudibyo

commit to user

serta ratusan anggota WIC antara lain dari Semarang, Bandung, Jakarta, Surabaya, Solo, Padang.

Dalam kesempatan itu, walikota mengatakan Solo merupakan kota kecil, akan tetapi sangat kaya nilai budaya. Berbagai upacara adat seperti kirab Malam 1 Sura, Grebeg Besar, Solo International Performing Art (SIPA), Solo Batik Carnival (SBC) serta bangunan cagar budaya seperti Beteng Vastenburg, Keraton Kasunanan Surakarta Hadiningrat, Pura Mangkunegaran, batik merupakan heritage yang harus di lestarikan di kota Solo. Rencananya semua peserta WIC akan diajak mengunjungi sejumlah tempat wisata seperti Candi Sukuh dan Astana Giri Bangun.

Demikian Humas dan Protokol Sekretaris Daerah Kota Surakarta menginformasikan.

Surakarta, 14 Februari 2011

§ Membuat Press Release tentang Penyerahan tabung pemadam kebakaran bertempat di ruang Asisten Administrasi.

Adapun isi release tersebut adalah :

Surakarta, Humas dan Protokol

Pemkot - Bertempat di ruang Asisten Administrasi Sekretaris Daerah (Kamis, 24/2), Henry selaku pimpinan rombongan PMS menyerahkan bantuan tabung gas sejumlah 50 unit secara simbolik kepada Pemkot Surakarta yang di wakili oleh Joko Pangarso selaku Asisten Administrasi Sekretaris Daerah dan diserahkan kepada Tuti Rahayu sebagai wakil dari dinas pasar Pemkot Surakarta

commit to user

Dalam kesempatan itu, Henry menyampaikan pertimbangan mereka memberi bantuan tabung gas karena Henry pernah membaca di salah satu surat kabar bahwa tabung gas yang ada di pasar tradisional sudah rusak oleh sebab itu dengan adanya bantuan ini bisa mangurangi masalah yang terjadi khususnya kebakaran. Rencananya bantuan ini akan segera disalurkan ke pasar-pasar tradisional yang ada di kota Surakarta.

Surakarta, 24 Februari 2011

Dari kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Surakarta seperti liputan, menganalisis berita, membuat press release, dan membuat sambutan kemudian disimpan dalam bentuk file yang digunakan sebagai dokumentasi kegiatan dalam hal kearsipan. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi di Pemerintah Kota Surakarta, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi, dapat dijadikan bukti-bukti telah terlaksananya kegiatan, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis atau berupa gambar, dapat dijadikan bahan dokumentasi, sebagai bukti eksistensi instansi.

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM adalah ketika pertama kali penulis menganalisis berita. Dimana penulis yang tadinya tidak suka membaca Koran agak kesulitan, karena harus menganalisa berita-berita. Sehingga, penulis harus berulang-ulang membaca berita yang akan dianalisis. Selain itu penulis juga kesulitan dalam merangkai kata-kata karena dalam menganalisis

commit to user

kata-kata yang digunakan berbeda dengan menulis artikel atau berita. Kata-kata yang digunakan tidak bersifat formal dan tidak seperti menggurui atau memojokkan instansi atau lembaga.

Hambatan lain yang dihadapi penulis lainnya adalah saat penulis mendapatkan tugas peliputan untuk pertama kalinya. Dalam meliput penulis biasanya meliput menggunakan kamera, penulis merasa canggung dan takut karena tidak percaya diri karena dalam setiap meliput acara yang diliput selalu dihadiri oleh orang-orang penting.

Kemampuan yang dicapai selama mengikuti KKM

Kemampuan yang telah dicapai oleh penulis selama melaksanakan KKM adalah penulis menjadi lebih peduli terhadap masalah-masalah yang sedang terjadi. Ketrampilan penulis dalam menulis pun meningkat dalam mengolah kata-kata lebih baik dan lebih baik dalam menggunakan kata-kata-kata-kata. Selain itu, dalam peliputan pu penulis mulai tidak canggung dan mulai terbiasa dengan lingkungan sekitar serta penulis juga mulai percaya diri dalam melakukan peliputan.

commit to user

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari kegiatan pelaksanaan KKM, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Peran Humas dan Protokol Setda Surakarta memiliki peran aktif sebagai suatu bagian penerangan untuk memberikan informasi kepada masyarakat. Sehingga akan terjalin komunikasi yang efektif antara Pemerintah Kota Surakarta dengan masyarakat. Bagian Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama dengan berbagai media yang terdapat di Kota Surakarta.

2. Kegiatan yang dilakukan bagian Humas dan Protokol Setda Surakarta, yaitu :

a. Membuat sambutan untuk Walikota b. Memberikan informasi kepada media

c. Mendokumentasikan acara melalui foto ataupun berupa rekaman

d. Membuat Press Release

e. Menganalisis berita dan mengkaji permasalahan yang paling mendominasi dan setelah itu dicermati dan di cari solusi yang tepat atas opini publik apabila kegiatan

commit to user

tersebut sudah tepat atau dirasa kurang sesuai dengan keinginan masyarakat.

B. SARAN

1. Saran bagi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta khususnya bagi Humas adalah

§ Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yaitu dengan selalu memberikan latihan serta memperhatikan setiap pekerjaan yang sedang dilakukan.

§ Lebih aktif atau lebih sering membuat Press Release karena Press Release sangat penting untuk publikasi terhadap masyarakat.

§ Penambahan fasilitas untuk menunjang pekerjaan seperti kamera, komputer, dan lain sebagainya.

2. Saran bagi Program DIII Komunikasi Terapan adalah

§ Lebih banyak lagi membuat kegiatan yang menunjang dengan materi kuliah.

§ Memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta mampu mengaplikasikan berbagai tntangan di dalam dunia kerja nantinya. Sehingga menjadikan mahasiswa yang kompeten sesuai dengan bidangnya.