Penerapan sistem otomasi pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

PENERAPAN SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN

FAKULTAS USHULUDDIN DAN FILSAFAT UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh

INDRA GIANTONI ROSSI

NIM. 104025000863

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

ABSTRAK

Indra Giantoni Rossi

Penerapan Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Sistem otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat serta untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut.

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif analitis yaitu menggambarkan kondisi lapangan secara apa adanya. Pada hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem otomasi perpustakaan yang diterapkan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran bagi pengguna. Selain itu sistem otomasi mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi melalui katalog online (komputer). Masalah-masalah yang dihadapi pengelola perpustakaan ketika menerapkan sistem otomasi adalah masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana atau anggaran perpustakaan untuk pengembangan dan perawatan sistem, program aplikasi Bookmark sulit dikembangkan karena masih under DOS, ketidaklengkapan fungsi menu Bookmark, dan belum adanya pengelola perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang sistem otomasi.

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, dan nikmatnya yang diberikan olehNya dan diiringi doa restu dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

Adapun maksud dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi sebagian persyaratan untuk mendapatkan gelar sarjana dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, diantaranya adalah :

1. Bapak DR. Abdul Chair, MA selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Rizal Saiful Haq, MA selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, serta Bapak Pungki Purnomo, M.LIS selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

3. Bapak Ade Abdul Haq, M.Hum selau dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Agus Rifai, SS, S.IP selaku Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, beserta staf-staf lainnya tempat penulis melakukan penelitian skripsi.

5. Keluarga penulis, papa, mama, mbak ninda, mas Hendri, dan si kecil Lintang, terima kasih supportnya yang besar selama ini.

6. Retna Endah Kusma Dewi, yang telah mengisi setiap inchi kehidupan penulis, yang selalu menemani penulis dan memberikan dukungan tiada henti, terima kasih, semoga kisah ini berakhir indah untuk kita.

7. Teman-teman Jurusan IPI angkatan 2004, Aje, Gigih, Lesdi, Tedi, Yono, Mulki, Gunaevi, Ichal, Yasser, Sahal, Barna, Ijul, Agil, Dian, Ihsan, Retna, Puji, Wiwi, Ien, Meti, Hani, Putri, Muji, dan Jurusan IPI angkatan 2003, sungguh berteman dengan kalian dapat memberi warna tersendiri dalam hati penulis.

8. Dan seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas semua bantuannya.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak dalam rangka perbaikan skripsi ini sangat diharapkan, untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih.

Ciputat, Oktober 2008

DAFTAR ISI

ABSTRAK………

i

KATA PENGANTAR………..

ii

DAFTAR ISI……….

iv

DAFTAR GAMBAR………

vi

DAFTAR TABEL……….

vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Masalah……… 1

B. Perumusan dan Pembatasan

Masalah……… 5

C. Tujuan dan Manfaat

Penelitian………. 6 D. Sistematika

Penulisan……… 7

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Peguruan

Tinggi…………. 9

1. Sistem Layanan……….. 9

a. Layanan

b. Layanan Pengguna (user)………... 14

2. Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 17

B. Sistem Otomasi

Perpustakaan……… 19

1. Definisi Sistem………... 19

2. Definisi Otomasi ……… 23

3. Sistem Otomasi Perpustakaan……… 24

4. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan……….. 25

a. Pengguna

(User)………. 25

b. Perangkat Keras

(Hardware)……….. 26

c. Perangkat Lunak

(Software)………... 27 d. Jaringan

(Network)………. 29

e. Data………

…. 29

f. Metadata………

…. 31

g. Manual………

5. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan………. 34

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode

Penelitian………... 36

B. Teknik Pengumpulan

Data………. 36

C. Populasi dan

Sampel………..38 D. Sumber

Data………... 39

E. Teknik Pengolahan

data……….. 39

F. Teknik Analisa

Data………... 40

BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS

USHULUDDIN DAN FILSAFAT

A. Sejarah Singkat Perpustakaan

FUF……… 41

B. Visi dan Misi Perpustakaan

FUF……… 42

C. Struktur Organisasi Perpustakaan

FUF……….. 43

D. Koleksi Perpustakaan

FUF………. 44

E. Layanan Perpustakaan

F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan FUF……….. 46

BAB V HASIL PENELITIAN

A. Penerapan sistem otomasi di Perpustakaan

FUF……… 50

B. Manfaat sistem otomasi Perpustakaan FUF bagi

pengguna….... 66

C. Masalah-Masalah yang dihadapi dalam penerapan sistem

otomasi di Perpustakaan FUF………..

7 7

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan………

…. 79

B. Saran………

… 80

DAFTAR

PUSTAKA……….. 82

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Menu

Pengadaan………. 51 Gambar 2. Menu

Pengolahan……… 52 Gambar 3. Menu

Sirkulasi………. 53 Gambar 4. Menu

Peminjaman……….. 54 Gambar 5. Menu

Pengembalian……… 54

Gambar 6 & Gambar 12. Menu Penelusuran……….55 & 59

Gambar 7. Menu Penelusuran

Peminjam……….. 56 Gambar 8. Menu Item Cadangan Untuk

Peminjam……….. 56 Gambar 9 & Gambar 20. Menu

Berita………. 57 Gambar 10. Menu Kontrol

Pemesanan………. 58 Gambar 11. Menu Item

Details……… 58 Gambar 13. Menu Penelusuran kata

kunci……….. 60 Gambar 14. Menu Penelusuran

Judul……….. 61 Gambar 15. Menu Penelusuran

Gambar 16. Menu Penelusuran

Pengarang……….. 62 Gambar 17. Menu Penelusuran

Subjek……… 63 Gambar 18. Menu Penelusuran

Barcode……….. 63 Gambar 19. Menu Penelusuran

Konten……… 64 Gambar 21. Menu Program

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Keadaan Koleksi Utama Program Studi………. 44 Tabel 2. Koleksi

Pendukung………. 45 Tabel 3. Jenis Kelamin

Responden……….. 67 Tabel 4. Jenjang Semester

Responden………. 68 Tabel 5. Metode pengguna dalam melakukan penelusuran bahan pustaka………. 69

Tabel 6. Jenis Katalog Yang Digunakan

Pengguna………. 70

Tabel 7. Pengetahuan pengguna mengenai sistem otomasi perpustakaan……….. 71

Tabel 8. Tanggapan pengguna tentang keberadaan sistem otomasi di

perpustakaan………

. 72 Tabel 9. Tanggapan pengguna tentang proses sirkulasi dengan menggunakan

sistem otomasi

perpustakaan……… 73 Tabel 10. Persepsi pengguna tentang tingkat kemudahan menggunakan katalog komputer (OPAC)……… 74

Tabel 11. Persepsi pengguna tentang manfaat katalog komputer (OPAC) dalam menemukan bahan

Tabel 12. Persepsi pengguna mengenai hasil penelusuran dengan menggunakan katalog komputer

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di era informasi saat ini, membuat manusia terus berlomba meningkatkan kesejahteraan akan berbagai kebutuhan dalam hidupnya, baik itu kebutuhan primer seperti sandang, pangan, dan papan maupun kebutuhan sekunder dan tertier yang berupa hiburan, kemewahan, dll. Begitupun dengan kebutuhan akan informasi, yang merupakan keterkaitan antara manusia sebagai makhluk sosial dengan lingkungan disekitarnya. Ada fenomena baru yang tengah berkembang saat ini, dimana informasi telah menjadi bagian penting dalam kehidupan manusia sehari-hari. Oleh karena itu perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi yang berperan menyebarluaskan informasi jauh-jauh hari telah menyiapkan solusi akan tuntutan masyarakat yang menginginkan kemudahan dalam mengakses informasi.

Informasi kini telah berkembang sehingga dapat tersimpan dalam berbagai bentuk, baik yang tercetak, tidak tercetak maupun elektronik. Keberadaan teknologi informasi berperan penting terhadap lahirnya berbagai macam bentuk informasi. Dalam hal ini perpustakaan memiliki posisi yang krusial, yaitu sebagai penyedia, pengelola, serta penyebarluasan informasi kepada masyarakat. Perpustakaan dan pustakawannya tidak bisa lagi hanya menunggu pengunjung atau pemakai datang ke perpustakaan, melainkan harus

lebih pro aktif menawarkan jasa pelayanan informasinya, tentunya dengan bantuan teknologi informasi berupa perangkat komputer dan aplikasinya yang menghadirkan berbagai kemudahan baik untuk pustakawan ataupun pemakai (user). Aplikasi komputer yang terintegrasi dengan layanan diperpustakaan yang selanjutnya diterapkan pada semua bidang pekerjaan perpustakaan dapat menjadi inti yang mendasari dimulainya era sistem layanan perpustakaan terautomasi.

Tentunya hal ini berhubungan erat dengan kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) perpustakaan, penggunaan perangkat teknologi informasi baik keras (hardware) maupun lunak (software) mutlak dibutuhkan dalam sebuah lembaga informasi baik itu perpustakaan, pusat penelitian, maupun pusat informasi saat ini. Aplikasi TIK pada perpustakaan dapat memberikan pengelolaan perpustakaan yang lebih baik, disamping keefektifan dan keefisienan dari segi waktu, biaya hingga sumber daya manusia (SDM). Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakaan dapat diaplikasikan sebagai sebuah sistem yang dapat memberikan kemudahan kepada pustakawan dan pemakai (user) dalam melakukan berbagai kegiatan perpustakaan, seperti entri katalog dan sistem temu kembali secara online (OPAC).

Perpustakaan perguruan tinggi (PT) sebagai unit kerja penyedia layanan informasi merupakan perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi

mencapai tujuannya1. Tujuan atau visi dan misi masing-masing perguruan tinggi tentu berbeda-beda, sebagai contoh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki target yang harus dicapai yakni menjadi Universitas Riset yang dimana seluruh civitas akademikanya harus memiliki kompetensi keilmuan, keislaman, dan keindonesiaan. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi yang dimaksud adalah Univeristas, tingkat fakultas, tingkat jurusan, institut, sekolah tinggi, dan akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian2.

Perpustakaan perguruan tinggi umumnya berada didalam lingkungan kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruan tinggi tersebut, tugas dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang termaktub dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam pengelolaan dan tanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan3. Untuk tingkat Universitas disebut Unit Pelaksana Teknis (UPT) perpustakaan selanjutnya perpustakaan Fakultas, perpustakaan Jurusan, Perpustakaan Program Pasca Sarjana, dan sebagainya4. Salah satu hal yang sangat penting bagi keberadaan sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi adalah koleksinya. Koleksi yang memadai akan berpengaruh pada tingkat keefektifan peminjaman terhadap bahan pustaka. Perpustakaan juga harus memiliki berbagai subjek dari bahan pustaka dengan bermacam bentuk dan jenisnya. Oleh sebab itu, perpustakaan harus meiliki metode-metode

1 _{Sulistyo Basuki,}

Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994), h. 65.

2

Ibid, h. 65. 3

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan:suatu pendekatan prktik (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 38.

4

guna mengatasi tuntutan tersebut, diantaranya dengan melakukan migrasi sistem layanan perpustakaan yang sebelumnya masih bersifat manual menjadi sebuah sistem yang terotomasi.

Perpustakaan Fakultas Ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas berada pada ruang lingkup perpustakaan perguruan tinggi memiliki tanggung jawab dan tugas memenuhi layanan informasi kepada seluruh civitas akademika. Oleh karena itu keefektifan sistem layanan yang diterapkan perpustakaan Fakultas Ushuluddin menjadi faktor yang paling penting dalam mencapai tujuan dan tugas perpustakaan tersebut. Layanan pembaca menjadi tolak ukur bagi keberhasilan kerja suatu perpustakaan, namun tugas layanan tidak mungkin berdiri sendiri, tetapi harus didukung oleh tugas pembinaan koleksi, yang menyangkut pengadaan, pengolahan, dan pemeliharaan koleksi. Oleh karena itu, pengukuran keberhasilan kerja suatu perpustakaan tidak boleh hanya dengan melihat dari sisi pelayanannya saja, tetapi juga pembinaan koleksinya. Secara umum layanan pemakai didefinisikan sebagai aktifitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaan yang ada dilingkungannya. Layanan perpustakaan yang baik dapat dilihat dari kemampuannya memberikan informasi yang tepat kepada pemakai pada saat informasi itu dibutuhkan.

Dari uraian diatas penulis tertarik untuk mencoba melakukan penelitian mengenai penerapan dan penggunaan sistem otomasi perpustakaan di perpustakaan Fakultas ushuluddin sebagai sebuah perpustakaan fakultas yang bertanggung jawab memenuhi layanan informasi segenap civitas akademika

baik fakultas maupun Universitas, serta pengaruhnya terhadap pelayanan teknis perpustakaan dan kinerja staf perpustakaan (pustakawan) dan para penggunanya (user). Untuk itu, judul yang diangkat dalam penelitian ini adalah “Penerapan Sistem Otomasi Pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”

B. Perumusan dan Pembatasan Masalah

Dalam perumusan masalah ini penulis membuat beberapa pertanyaan penelitian (Research Question) sebagai berikut :

1. Bagaimana cakupan sistem otomasi yang diterapkan di perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat serta pengaruhnya terhadap kinerja staf perpustakaan dalam memberikan layanan informasi kepada pengguna (user)?

2. Apakah manfaat yang dapat dirasakan oleh pengguna Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dengan diterapkannya sistem otomasi perpustakaan?

3. Masalah-masalah apa saja yang dihadapi oleh pihak perpustakaan dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi pada perpustakaan Fakultas Ushuluddin?

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan, maka penulis membatasi masalah penelitian agar tidak meluas dan dapat lebih fokus pada masalah yang akan diteliti, yaitu :

1. Penelitian dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah penerapan sistem otomasi dilihat dari aspek cakupan, manfaat, dan pengaruh atau dampak yang ditimbulkan setelah sistem otomasi tersebut diterapkan.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

a. Untuk mengetahui cakupan sistem otomasi yang diterapkan di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan pengaruhnya terhadap kinerja staf perpustakaan/pustakawan dalam memberikan layanan kepada pengguna (user).

b. Untuk mengetahui manfaat sistem otomasi perpustakaan yang dapat dirasakan oleh para pengguna perpustakaan Fakultas ushuluddin dan Filsafat

c. Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak perpustakaan Fakultas ushuluddin dalam menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi, sehingga nantinya dapat dicari solusi terbaik guna mengatasi masalah-masalah tersebut.

2. Manfaat Penelitian

a. Memberikan informasi mengenai kondisi riil perpustakaan Fakultas Ushuluddin UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Menambah pengetahuan penulis tentang bagaimana penerapan sistem otomasi terhadap sebuah perpustakaan secara nyata dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya.

c. Memberikan masukan atau saran kepada pihak manajemen perpustakaan sebagai salah satu pedoman dalam pengembangan sistem pengelolaan perpustakaan terotomasi.

d. Menambah khazanah ilmu pengetahuan dibidang perpustakaan khususnya yang terkait dengan sistem otomasi perpustakaan.

D. Sistematika Penulisan

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan lebih terarah mengenai permasalahan yang dijadikan pokok pembahasan skripsi ini, maka penulis memberikan sistematika penulisan sebagai berikut :

Bab Pertama, merupakan bab pendahuluan yang menerangkan tentang latar belakang masalah, perumusan dan pembahasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab Kedua, tinjauan literatur, yang mencoba memaparkan landasan teoritis penelitian, yang terdiri dari definisi dan jenis layanan perpustakaan, pengertian perpustakaan perguruan tinggi, pengertian sistem otomasi perpustakaan, unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan, dan cakupam sistem otomasi perpustakaan.

Bab Ketiga, merupakan metodologi penelitian, yaitu metode penelitian yang digunakan penulis, teknik pengumpulan data, jumlah populasi dan sampel, sumber data yang diperoleh, teknik pengolahan data, serta analisa data.

Bab Keempat, berisi tentang gambaran umum perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, yang terdiri dari sejarah singkat perpustakaan FUF, visi dan misi, struktur organisasi, koleksi perpustakaan FUF, layanan perpustakaan FUF, dan unsur-unsur sistem otomasi perpustakaan FUF.

Bab Kelima, adalah hasil penelitian yang meliputi penerapan sistem otomasi di perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, manfaat sistem otomasi perpustakaan Fakultas Ushuluddin pengguna (user), masalah-masalah yang dihadapi dalam penerapan sistem otomasi di perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Bab Keenam, yaitu penutup tersiri dari kesimpulan dan saran-saran, skripsi ini juga dilengkapi dengan lampiran

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Sistem Layanan dan Perpustakaan Perguruan Tinggi 1. Sistem Layanan

Sistem layanan merupakan kerangka dasar kegiatan atau aktifitas yang dilakukan perpustakaan. Selain infrastruktur fisik dan pengembangan koleksinya, kualitas sebuah perpustakaan juga bisa diukur melalui kinerja sistem layanan yang ada didalamnya. Secara umum sistem layanan pada sebuah perpustakaan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :

a. Layanan Teknis

Layanan teknis merupakan kegiatan utama pada sebuah perpustakaan. Variasi kegiatan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada berbagai bidang, bagian, subbagian, divisi, urusan seksi, subseksi dan lain sebagainya. Sedangkan perpustakaan yang relatif kecil dapat menyederhanakan pembagian ke dalam orang dan jabatan yang terbatas pula. Namun pada prinsipnya ada beberapa hal yang memiliki kesamaan5. Kegiatan itu meliputi :

5

Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktik (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004), h. 146.

1) Pengadaan koleksi bahan pustaka

Menurut Soeatminah, pengadaan koleksi atau akuisisi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan, kolaksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani6. Sutarno NS dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perpustakaan berpendapat bahwa pengadaan atau akuisisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Bagi perpustakaan yang baru terbentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koeksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Sedangkan untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada7. Pengadaan koleksi dapat berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah, tukar-menukar, titipan, dan pembelian. Pengadaan koleksi terbagi atas dua tahap kegiatan, yaitu yang pertama pembentukan koleksi pertama, ketika perpustakaan baru dibentuk sebagai dasar untuk pengembangan lebih lanjut yang didasarkan kepada kebijakan dan rencana ketika akan membangun sebuah perpustakaan. Pembentukan dan pengisian koleksi tersebut yang merupakan dasar pembinaan dan pengembangan selanjutnya, kemudian yang kedua adalah pembinaan dan pengembangan sebagai

6

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius, 1992), h. 71.

7

kelanjutan pengadaan agar sumber informasi bertambah lengkap dan memadai8

2) Pengolahan pustaka

Pengolahan atau “processing” adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak (printed matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan9. Tahapan kegiatan kerja pengolahan meliputi :

a) Inventarisasi, yaitu mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, kemudian memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.

b) Klasifikasi, yaitu kegiatan mengelompokkan buku: buku yang subjek/isinya sama dikumpulkan dan yang berbeda dipisahkan. Sistem klasifikasi yang dipakai diantaranya adalah DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), LC (Library of Congress Classification).

c) Katalogisasi, yaitu membuat katalog untuk semua judul buku milik perpustakaan, kemudian menyusun kartu katalog yang telah dibuat sesuai dengan susunan yang ditentukan oleh perpustakaan.

8

Sutarno NS, Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), h.101

9

d) Memberi label buku, yaitu memberi label sandi buku yang ditempel pada punggung buku, kemudian membuat kartu buku untuk setiap eksemplar dan disimpan dalam kantong yang ditempel di dalam buku.

e) Penyusunan kartu katalog adalah kegiatan menyajikan katalog perpustakaan agar dapat digunakan oleh peakai perpustakaan untuk mencari dan menemukan lokasi suatu buku yang dikehendakinya. f) Penyusunan buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang

sudah selesai diolah dan elah dilengkapi dengan label di dalam rak/lemari buku, buku diatur sesuai dengan sandi buku, yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku.

3) Pemeliharaan koleksi (Maintenance)

Pemeliharaan dan perwatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yangdimiliki oleh perpustakaan awet dan terawat dengan baik. Tugas ini meliputi10:

a) Reproduksi, yaitu bahan pustaka yang langka dan harus dilestarikan perlu dibuatkan fotokopi, pustaka aslinya disimpan sementara fotokopinya untuk dipinjamkan.

b) Penjilidan, perpustakaan perlu menjilid majalah yang sudah lengkap satu volume atau satu tahun agar tidak berserakan sehingga mudah rusak atau hilang, kemudian buku-buku yang jilidannya rusak dan

10

masih mungkin untuk dijilid ulang, sehingga tetap dapat dimanfaatkan.

c) Laminasi, yaitu proses pengawetan dengan cara menyemprotkan bahan kimia berbagai manuskrip, naskah, dokumen yang kuno, terutama yang kertasnya sudah lapuk sehingga mudah hancur.

d) Penyiangan bahan pustaka, yaitu mengurangi koleksi yang umurnya sudah tua, isinya sudah kadaluwarsa dan tidak cocok untuk dibaca, kemudian buku-buku yang rusak dan tidak mungkin diperbaiki lagi, serta buku yang jumlah kopinya terlalu banyak.

4) Administrasi perpustakaan

Sutarno NS mengungkapkan bahwa kegiatan administrasi perpustakaan disini adalah kegiatan yang berada di sekretariat (ketatausahaan). Ada yang menyatakan bahwa kegiatan administrasi ini merupakan kegiatan penunjang kegiatan pokok seperti pengadaan, pengolahaan dan pemeliharaan bahan pustaka.11. Kegiatan yang dimaksud dan bersifat administrasi meliputi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan. Kegiatan administrasi yang termasuk kedalam ketatausahaan antara lain12 :

• Urusan surat-menyurat.

• Penyusunan agenda pimpinan.

• Penyusunan agenda kegiatan masing-masing bidang, bagian, seksi atau bagian atau urusan dan seterusnya.

11 _Sutarno,

Manajemen Perpustakaan, h. 168. 12

• Penyiapan dan pengaturan rapat/pertemuan.

• Penyiapan konsep.

• Kearsipan.

• Dokumentasi.

• Absensi pegawai.

• Penyusunan laporan.

• Penyiapan format.

• Penghimpunan data statistic.

• Pengetikan dan pengolahan data.

• Evaluasi dan pelaporan

b. Layanan Pengguna

Sebagai pusat informasi, perpustakaan memiliki tujuan menciptakan masyarakat yang terdidik, terpelajar, terbiasa membaca dan berbudaya tinggi. Masyarakat yang demikian senantiasa mengikuti peristiwa dan perkembangan mutakhir karena menguasai sumber informasi dan ilmu pengetahuan13. Masyarakat sebagai pengguna perpustakaan perlu diberikan pelayanan (service) yang memadai guna memenuhi kebutuhan merekaakan informasi. Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan. Oleh karena itu dari sana akan dikembangkan gambaran dan citra

13

perpustakaan, sehingga seluruh kegiatan perpustakaan akan diarahkan dan terfokus kepada bagaimana memberikan layanan yang baik sebagaimana dikehendaki oleh masyarakat pemakai. Layanan yang baik adalah yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai14. Layanan pengguna yang umumnya ada di perpustakaan adalah :

1) Layanan sirkulasi

Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainnya. Kegiatan peminjaman dan pengembalian ini sering dikenal dengan nama sirkulasi. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pamakai serta paling sering digunakan pemakai. Karenanya untuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan15. Untuk melayani peminjaman dapat dipilih salah satu sistem peminjaman yang kiranya sesuai dengan situasi dan kondisi perpustakaan. Sistem peminjaman ada 2 yaitu16 :

a) Sistem Layanan Terbuka

Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi untuk melihat-lihat, membuka-buka pustaka, dan mengambilnya dari tempat penyimanan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Dalam bahasa Inggris sistem layanan ini dosebut “open access”.

14

Sutarno, Tanggung Jawab Perpustakaan, h.70-71. 15

Sulistyo Basuki, Pengantar lmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h. 257.

16

b) Sistem Layanan Tertutup

Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Pengunjung memilih pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan, dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat minta kepada petugas untuk mengambilkannya. Dalam bahasa Inggris sistem pelayanan ini disebut “close access”

.

2) Jasa Layanan Rujukan (Referens)

Menurut Soeatminah, pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi. Bantuan tersebuat berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaan sendiri maupun perpustakaan lain, di dalam maupun di luar negeri17. Pelayanan referensi merupakan layanan lansung, karena ada komunikasi antara petugas dan penanya. Oleh karena itu, petugas referensi dituntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganlisa pertanyaan, karena kadang-kadang penyampaian pertanyaannya tidak jelas, sedang petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar. Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan, hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi, menurut isi dan sifatnya hanya dibaca pada bagian

17

tertentu, tidak semua isinya (dari halaman depan sampai yang terakhir), pertimbangan keselamatan dan keutuhan koleksi, dan untuk kepentingan orang banyak, serta penelitian18. Yang merupakan bahan pustaka referensi diantaranya adalah kamus, ensiklopedia, almnak, direktori, buku pedoman dan petunjuk, dan buku tahunan.

2. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Keberadaan perpustakaan pada sebuah perguruan tinggi merupakan suatu kebutuhan primer yang harus dipenuhi guna menunjang kegiatan perkuliahan dan penelitian. Bahkan eksistensi sebuah perpustakaan di perguruan tinggi menjadi salah satu bahan pertimbangan wajib dalam proses akreditasi yang dilakukan Departemen Pendidikan Nasional pada perguruan tinggi tertentu.

Para ahli di bidang ilmu perpustakaan memiliki pemahaman masing-masing mengenai pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Sutarno NS mengemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berada dilingkungan kampus, pemakainya adalah civitas akademika perguruna tinggi tersebut, tugas dan fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (tercantum dalam Tri Dharma perguruan tinggi), pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang

18 _Sutarno,

bersangkutan, untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis (UPT) perpustakaan19.

Lain lagi yang dikemukakan oleh Profesor Sulistyo Basuki yaitu perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya20. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi adalah Universitas, fakultas, jurusan, institute, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian.

Pada Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang didirikan disetiap fakultas atau jurusan di lingkungan perguruan tinggi; dikelola oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dengan memperhatikan secara serius hal-hal seperti pembinaan koleksi, pembinaan sumber tenaga, standarisasi dan pembiayaan21.

Berdasarkan beberapa uraian pengertian perpustakaan perguruan tinggi diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi baik universitas, institut, akademi, maupun sekolah tinggi yang bertugas memenuhi kebutuhan informasi seluruh civitas akademika dimana pengawasan dan pengelolaannya berada ditangan perguruan tinggi yang bersangkutan.

19

Ibid,. h. 28 20

Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994), h. 65

21 _{Save M. Dagun,}

Kamus Besar Ilmu Pengetahuan (Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan Nusantara, 2000), Cet. 2

B. Sistem Otomasi Perpustakaan 1. Definisi Sistem

Definisi sistem terbagi menjadi dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedur dan penekanan pada komponen22, definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Definisi lain dari sistem berdasarkan penekanan komponennya adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Dalam Kamus Besar Ilmu Pengetahuan yang ditulis oleh Save M. Dagun, sistem diuraikan sebagai kumpulan bagian-bagian atau hal-hal yang bersifat konsisten, teratur, saling terkait, interaktif dan saling tergantung; terbentuk atas dasar prinsip, rencana, skema dan metode yang rasional dan dapat dimengerti23. Konsep sistem juga dijelaskan oleh Bonar Simangunsong yang mengungkapkan bahwa sistem adalah suatu totalitas yang terdiri dari komponen-komponen dan unsur-unsur yang saling berinteraksi menuju suatu tujuan tertentu yang terdiri dari beberapa subsistem yang berdiri sendiri namun saling berkaitan atau bagian dari supersistem yang merupakan induknya, semuanya terpadu membentuk totalitas24.

22

Syopiansyah Jaya Putra dan A’ang Subiyakto, Pengantar Sistem Informasi (Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006), h. 25 - 26

23 _Dagun,

Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, h. 24

Sistem memiliki beberapa karakteristik, yaitu25:

a) Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

b) Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)

25

Artikel diakses pada tanggal 21 April 2008 pukul 14.08 WIB dari http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

d) Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e) Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang

digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f) Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g) Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h) Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan

dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Berdasarkan penjabaran pengertian sistem diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem merupakan suatu bentuk sempurna jaringan kerja yang memiliki komponen-komponen sebagai pendukungnya dalam mencapai sasaran (objectives) atau tujuan (goal) tertentu.

2. Definisi Otomasi (Automation)

Peter Salim mengemukakan pengertian otomasi (automation) yakni merupakan teknik atau sistem menjalankan atau mengendalikan proses alat-alat serba otomatis dengan alat elektronis untuk mengurangi penggunaan tenaga manusia26. Salim kemudian memberikan pengertian otomasi dalam kamusnya yang lain yaitu, otomasi (automation) merupakan perkembangan dan

26 _{Peter Salim,}

Salim’s Ninth Collegiate English – Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English Press, 2000), h. 124.

penggunaan peralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem pengawasan otomatis atau terotomatis27.

Otomasi perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan serta konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut28. Penulis memberikan suatu kesimpulan tentang otomasi perpustakaan dengan merujuk pada definisi-definisi sebelumnya yakni otomasi perpustakaan merupakan aplikasi atau penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada perpustakaan secara keseluruhan maupun pada bidang-bidang tertentu saja yang dapat mengurangi partisipasi manusia dalam hal ini pustakawan dalam melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-hari perpustakaan.

3. Sistem Otomasi Perpustakaan

Sistem otomatisasi perpustakaan (library automation system) adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan cantuman tekstual yang dominant, dan dengan fasilitas utama dalam hal menyimpan, menemukan, dan menyajikan informasi29

27

Peter Salim, The Contemporary English – Indonesian Dictionary (Jakarta: Modern English Press, 1991),

28

Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 96 29 _{Putu Laxman Pendit,}

Perpustakaan Digital dari A sampai Z (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008), h. 222

4. Unsur – Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah30 :

a) Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat

30

Ikhwan Arif, “Konsep dan Perencanaan Dalam Otomasi Perpustakaan.” artikel diakses pada 21 April 2008 dari http://www.lib.ugm.ac.id/data/download/1073443876_MakalahAP.doc

dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

b) Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer :

• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar

• Harga terjangkau (murah)

• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi

• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk

mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

c) Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilai suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa kriteria untuk menilai software adalah sebagai berikut :

• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.

• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.

• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.

• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna

• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang

subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

d) Jaringan (Network)

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :

• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)

• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

• Protokol komunikasi yang digunakan

• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

e) Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Model dasar sistem informasi

Data Pengolahan Informasi

Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Info

Penyimpanan

f) Metadata

Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .

Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

1) INDOMARC

Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.

Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format

untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.

Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.

2) Dublin Core

Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.

Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut: a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana

b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum. c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu : 1. Title : judul dari sumber informasi

2. Creator : pencipta sumber informasi

3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi

4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian

5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi 6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi 7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya

9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi

10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs

11.Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi 13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi

lainnya.

14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu 15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

g) Manual

Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.

Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.

5. Cakupan Sistem Otomasi Perpustakaan

Sebuah sistem otomasi perpustakaan mencakup beberapa aspek bidang kerja pada perpustakaan. Dengan penerapan otomasi perpustakaan, aspek bidang kerja perpustakaan tersebut dapat berjalan lebih efektif dan efisien dalam kaitannya dengan pelayanan terhadap pengguna (user). Sistem otomasi pada perpustakaan mencakup diantaranya :

a) Pengadaan (acquisition), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan, faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.

b) Pengatalogan (cataloguing), yaitu semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembutan katalog yang digunakan sebagai sarana temu balik informasi.

c) Pengawasan Informasi (circulation control), yaitu semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan diluar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

d) Pengawasan serial (serials control), yaitu kegiatan pengawasan koleksi terbitan berkala seperti majalah, jurnal, dan bulletin.

e) Pengelolaan keanggotaan, yaitu sebuah kegiatan administrative pengelolaan perpustakaan, yang meliputi kegiatan penerimaan layanan keanggotaan, pembuatan kartu tanda anggota, layanan surat keterangan bebas tagihan, dan lain-lain.

f) Katalog online (OPAC), yaitu penyediaan fasilitas temu balik koleksi perpusakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan menggunakan pendekatan deskriptif-analitis, yaitu pendekatan penelitian untuk mengeksposisi atau menggambarkan kondisi lapangan secara apa adanya31.

Untuk mendukung penelitian ini penulis membagi jenis data yang akan diolah menjadi 2 bagian, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer berupa data kualitatif wawancara dan data kuantitatif berbentuk angket. Data sekunder merupakan data yang didapat dengan membaca buku-buku sebagai literature.

B. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research), bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam material yang terdapat diruangan perpustakaan, seperti buku, majalah, dokumen, catatan dan kisah-kisah sejarah dan lain-lainnya. Pada hakekatnya data yang diperoleh dengan penelitian perpustakaan ini

31

dapat dijadikan landasan dasar dan alat utama bagi pelaksanaan penelitian lapangan32.

2. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mendatangi langsung kepada objek yang sedang diteliti, dengan cara :

a. Observasi, merupakan pengamatan langsung untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Dalam metode ini penulis akan mengamati secara langsung penggunaan sistem otomasi pada beberapa bidang kerja perpustakaan di perpustakaan Fakultas Ushuluddin, seperti penelusuran literatur, katalog online (OPAC), pengolahan, dan sirkulasi.

b. Wawancara, merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap atau berdialog dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti33. Secara teknis penulis akan mewawancarai salah seorang informan dalam penelitian ini, yaitu Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.

c. Angket/Kuesioner, yaitu penyebaran angket berupa pertanyaan-pertanyaan untuk mendapat data yang objektif dimana responden yang dimaksud adalah pengguna dapat memilih jawaban-jawaban

32

Mardalis, Metode Penelitian: suatu pendekatan proposal. (Jakarta: Bumi Aksara, 1995), h. 28.

33

yang telah disediakan. Metode kuesioner yang digunakan adalah kuesioner tertutup dengan skala Likert dan skala Guttman. Skala Likert digunakan untuk pilihan jawaban kuesioner yang berjumlah 5 variabel, sedangkan skala Guttman digunakan untuk pilihan jawaban kuesioner yang membutuhkan ketegasan seperti jawaban “Ya” atau “Tidak”. Pada kuesioner tertutup, responden hanya tinggal memilih jawaban yang telah disediakan oleh peneliti dengan memberikan tanda cross (X).

C. Populasi dan Sampel

Populasi adalah keseluruhan unit atau individu dalam ruang lingkup yang ingin diteliti34. Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah seluruh pustakawan/pengelola perpustakaan dan pengguna (user) Perpustakaan Fakultas Ushuluddin. Untuk populasi pengguna perpustakaan, peneliti merujuk pada jumlah pengunjung perpustakaan pada bulan Oktober tahun 2007 yang berjumlah 368 orang35.

“Sampel adalah sebagian dari populasi yang ingin diteliti, yang ciri-ciri dan keberadaannya diharapkan mampu mewakili atau menggambarkan ciri-ciri keberadaan populasi yang sebenarnya”.36

Dalam pengambilan sampel, penulis mengambilnya secara acak, teknik ini berdasarkan konsep seleksi secara acak (random selection), yang pada dasarnya setiap elemen populasi dapat mempunyai kesempatan yang sama untuk menjadi sampel. Sampel dalam penelitian ini adalah 15% dari jumlah

34

Sugiarto. Et. al, Teknik Sampling. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001), h. 2. 35 _{Laporan Perkembangan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin & Filsafat tahun 2007} 36

populasi pengunjung perpustakaan yaitu 55 orang. Pengambilan sampel sebanyak 15% dari jumlah populasi ini didasarkan pada pendapat Arikunto yang mengatakan bahwa jika subjeknya besar (populasi lebih dari seratus orang) maka sampel dapat diambil antara 10%-15%37.

D. Sumber Data

a. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari lapangan seperti pengguna (user) dan staf perpustakaan. Data primer terdiri dari data kualitatif berupa hasil wawancara dengan informan dalam hal ini kepala perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan salah satu staf perpustakaan, serta data kuantitatif berupa jawaban-jawaban responden (pengguna perpustakaan) dalam bentuk kuesioner tertutup.

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perpustakaan dengan cara membaca buku-buku sebagai literatur, yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini

E. Teknik Pengolahan Data

Setelah data-data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahap, yaitu:

a. Editing, yakni mempelajari kembali berkas-berkas data yang telah terkumpul, sehingga keseluruhan berkas itu dapat diketahui dan dinyatakan baik, sehingga dapat disiapkan untuk proses berikutnya.

b. Tabulating, yaitu mentabulasikan atau memindahkan jawaban-jawaban responden kedalam tabulasi atau tabel yang kemudian dicari prosentasenya

37 _{Suharsini Arikunto,}

Prosedur penelitian: suatu pendekatan praktek.(Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.120.

untuk dianalisa, adapun untuk memperoleh data angket telah ditabulasikan dan prosentasikan digunakan rumus :

P = f x 100% N

Dimana P = Angka prosentase untuk setiap kategori f = Frekwensi jawaban responden

N = Jumlah responden

F. Teknik Analisa Data

Dalam analisa data ini penulis akan menggunakan skala prosentase sederhana untuk menganalisa data kuantitatif. Sedangkan untuk menganalisa data kualitatif wawancara, penulis menggunakan teknik penalaran penyimpulan. Data-data yang telah diteliti kemudian diolah dengan pengukuran sederhana dan untuk diperhitungkan yang kemudian diinterpretasikan secara rasional.

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS

USHULUDDIN DAN FILSAFAT

A. Sejarah singkat Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Seiring dengan perubahan status perguruan tinggi yang sebelumnya Institut Agama Islam Negeri (IAIN) menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, maka disiplin ilmu yang dahulu hanya terfokus pada kajian-kajian keislaman kini telah mengalami perkembangan yang signifikan. Berbagai kajian ilmu pengetahuan umum hadir di setiap fakultas baik yang telah ada sebelumnya maupun yang baru muncul dan dalam proses akreditasi. Fakultas Ushuluddin sebagai salah satu fakultas tertua di lingkungan Universitas Islam Negeri kini memiliki peran yang cukup penting dengan bertambahnya program studi kajian ilmu pengetahuan umum khususnya di bidang filsafat dan pemikiran Islam. Perubahan nama fakultas menjadi Fakultas Ushuluddin dan Filsafat sudah cukup mewakili keberadaan kajian dispilin ilmu yang baru.

Dengan perubahan nama fakultas dan penambahan berbagai kajian disiplin ilmu umum yang baru, maka keberadaan perpustakaan fakultas sebagai salah satu pusat layanan informasi yang mendukung kegiatan belajar mengajar bagi seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan Filsafat tak pelak lagi telah menjadi unsur yang sangat vital. Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat berdiri pada tahun 1999, sebelumnya

perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat hanya berupa kumpulan koleksi-koleksi milik dosen dan pengajar di lingkungan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan belum memiliki ruangan tersendiri. Kini Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat telah menjadi pusat layanan informasi yang cukup memadai bagi seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dengan ruangan yang cukup representatif dan koleksi-koleksi yang beragam bentuk, jenis maupun subjeknya.

B. Visi dan Misi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat 1. Visi

Menjadi pusat pembelajaran dan penelitian untuk studi Islam dan kajian-kajian yang relevan dengan program studi yang ada di Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.

2. Misi

1) Mengolah dan menyediakan bahan-bahan pustaka yang sesuai dengan bidang kajian yang ada di Fakultas Ushuluddin untuk keperluan pembelajaran dan penelitian.

2) Mengumpulkan karya-karya khusus bidang kajian tafsir dan studi Al-Quran Indonesia.

3) Mengumpulkan karya-karya para civitas akademika yang ada di lingkungan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dan karya-karya mengenai Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Dekan FUF : Dr. Amin Nurdin, MA

Pembantu Dekan 1 FUF : Dr. Hamid Nasuhi, MA

Kepala Perpustakaan FUF : Agus Rifai, SS, S.IP

Layanan Teknis : Mudiana

Layanan Pemakai : Minarti

Tata Usaha : Ahmad Zaelani

DEKAN FUF

LAYANAN TEKNIS

LAYANAN PEMAKAI

TATA USAHA KEPALA

PERPUSTAKAAN FUF

PEMBANTU DEKAN 1

D. Koleksi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Sampai dengan tahun 2007, Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mempunyai koleksi sebanyak 5.185 judul dan 11.419 eksemplar, yang terdiri dari koleksi buku, jurnal, majalah, koleksi audio visual, dan karya ilmiah dosen dan mahasiswa. Berikut merupakan keadaan koleksi utama program studi dan koleksi pendukung.

Tabel 1

Keadaan Koleksi Utama Program Studi

Jumlah

No

Jenis Koleksi

Judul

Eksemplar

1 Tafsir Hadits 344 1150

2 Perbandingan Agama 352 495

3 Aqidah Filsafat 860 970

4 Sosiologi Agama 341 357

5 Pemikiran Politik Islam 233 383

Tabel 2 Koleksi Pendukung

Jumlah

No

Jenis Koleksi

Judul

Eksemplar

1 Koleksi Umum 389 546

2 Koleksi Referensi 158 457

3 Jurnal/Majalah 128 1128

4 Thesis/isertasi 54 54

5 Skripsi 1237 1237

6 Laporan Penelitian 102 200

7 Koleksi CD ROM 91 317

8 Ching Kung Corner 105 606

9 Iranian Corner 745 3457

10 Turki Corner 46 62

Jumlah 3055

8064

E. Layanan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Pada dasarnya layanan yang ada di Perpustakaan FUF hampir sama dengan layanan yang ada di perpustakaan-perpustakaan lain. Layanan di perpustakaan FUF terbagi menjadi 2 bagian yakni layanan teknis seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pemeliharaan rutin, dan administrasi

perpustakaan. Layanan pemakai yang ada adalah layanan peminjaman (sirkulasi), layanan rujukan (referens), layanan ruang baca, dan layanan penelusuran literatur dengan menggunakan katalog online (OPAC).

F. Unsur-Unsur Sistem Otomasi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya dalam bidang perpustakaan, tuntutan pengguna perpustakaan pun semakin kompleks dan semakin banyak. Pengguna tentu menginginkan pelayanan perpustakaan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini mendorong pihak Perpustakaan FUF untuk menerapkan sistem yang telah terkomputerisasi, sehingga pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan lebih cepat dan akurat. Oleh karena itu, pada tahun 2001 secara resmi perpustakaan FUF mulai menerapkan sistem otomasi perpustakaan.

Dalam penerapannya, sistem otomasi di Perpustakaan FUF tentu tidak lepas keterkaitannya dengan unsur-unsur yang mendukung sistem otomasi tersebut. Berikut ini merupakan unsur-unsur sistem otomasi yang ada di perpustakaan FUF.

1. Perangkat Lunak (Software)

Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat menggunakan software Bookmark sebagai program aplikasi perpustakaannya. Software tersebut dirancang untuk dapat digunakan secara stand alone computer (single user). Bookmark merupakan software aplikasi berbasis DOS. Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mendapatkan

program aplikasi Bookmark ini secara hibah atau hadiah dari salah satu kolega staf perpustakaan pada waktu itu38. Saat ini program aplikasi Bookmark telah berganti nama menjadi NCI Bookman, perubahan itu diikuti oleh perubahan platform software itu sendiri yang sebelumnya hanya berbasis DOS kini telah berbasis Windows sehingga mudah dikembangkan, namun pihak Perpustakaan FUF belum berniat menggunakan software tersebut. Baru-baru ini pihak perpustakaan FUF sedang melakukan upaya migrasi program aplikasi perpustakaan menjadi software aplikasi berbasis windows (under windows) dengan menggunakan aplikasi perpustakaan Senayan versi Stable3 yang didesain/dirancang oleh Departemen Pendidikan Nasional untuk dipergunakan secara gratis (freeware) dengan cara mengunduh (download) di situs resmi Depdiknas.

Program aplikasi Bookmark mempunyai 4 menu utama, yaitu: Setup, Add/edit Content/Item, Circulation menu (sirkulasi), dan penelusuran.

1) Setup, berfungsi untuk startup awal ketika aplikasi Bookmark pertama kali dijalankan pada sebuah komputer untuk single user. 2) Add/edit content/item, berfungsi untuk melakukan proses pengolahan

koleksi.

38 _{Wawancara pribadi dengan Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, Bapak} Agus Rifai, SS, S.Ag pada hari Kamis tanggal 25 September 2008

3) Circulation menu merupakan menu sirkulasi yang didalamnya terdapat submenu peminjaman, pengembalian, penelusuran, berita-berita, dan pemesanan koleksi.

4) Menu penelusuran berfungsi untuk mencari/menemukan koleksi-koleksi perpustakaan FUF. Pada menu penelusuran ini terdapat submenu penelusuran kata kunci, penelusuran judul, penelusuran pengarang, penelusuran subjek, penelusuran barcode, penelusuran isi, berita-berita, kirim pesan, dan keluar.

2. Perangkat Penunjang Aplikasi Bookmark

Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat memiliki 5 komputer stand alone sebagai perangkat penunjang sistem otomasi perpustakaan. 2 komputer berfungsi untuk penelusuran pengguna (OPAC) dengan keadaan 1 komputer mengalami kerusakan dan 3 komputer berfungsi sebagai perangkat operasional bagi staf perpustakaan.

Pada dasarnya program aplikasi Bookmark berjalan pada sistem operasi berbasis DOS, sehingga tidak memerlukan spesifikasi perangkat keras (hardware) yang tinggi. Dengan kecepatan prosesor minimal 100 MHz, memori 16 Mb, monitor VGA, dan media storage/Hard Disk 400 Mb, program aplikasi Bookmark dapat berjalan dengan stabil.

3. Buku Panduan (Manual Guide) Bookmark

Program aplikasi Bookmark dilengkapi dengan buku panduan yang berisi penjelasan dalam mengoperasikan program aplikasi tersebut.

Namun ketika peneliti mengecek keberadaan buku panduan tersebut, pihak perpustakaan FUF menyatakan buku panduan tersebut hilang.

4. Pengguna (user)

Pengguna sistem otomasi perpustakaan FUF adalah seluruh staf perpustakaan FUF dan pengguna perpustakaan yang terdiri dari seluruh civitas akademika Fakultas Ushuluddin dan Filsafat. Pengguna yang memiliki kartu keanggotaan mendapatkan layanan peminjaman koleksi (kecuali koleksi referensi), layanan referens/rujukan, layanan ruang baca dan layanan katalog online, sedangkan pengguna yang tidak memiliki kartu keanggotaan hanya mendapat layanan ruang baca dan layanan katalog online.

BAB V

HASIL PENELITIAN

A. Penerapan Sistem Otomasi di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat

Secara umum penerapan sistem otomasi (Bookmark) di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat mencakup 2 bagian, yaitu penerapan sistem otomasi untuk pengelola perpustakaan (pengadaan, pengolahan, sirkulasi) dan penerapan sistem otomasi untuk pengguna (penelusuran)39.

1. Pengadaan

Menu pengadaan pada program aplikasi Bookmark memiliki beberapa fungsi yang dapat membantu staf perpustakaan, diantaranya adalah fungsi Add Content yang berguna untuk entri baru koleksi yang belum terdaftar dalam sistem. Pada menu pengadaan ini satf perpustakaan juga bisa melakukan penyuntingan koleksi dengan fasilitas fungsi Edit Content. Sedangkan untuk menghapus entri sistem menyediakan fungsi Delete. Ketika berjalan normal, menu pengadaan pada sistem ini berjalan cukup baik. Namun ketika peneliti melakukan uji coba, kinerja sistem agak terhambat. Hal ini dikarenakan kerusakan teknis pada sirkuit memori

39 _{Wawancara pribadi dengan Kepala Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, Bapak} Agus Rifai, SS, S.Ag pada hari Kamis tanggal 25 September 2008.

komputer yang mengakibatkan entri baru yang masuk kedalam sistem tidak dapat tersimpan.

Gambar 1. Menu Pengadaan

2. Pengolahan Koleksi

Program aplikasi Bookmark dilengkapi dengan menu pengolahan. Dengan aplikasi ini pengelola dapat melakukan kegiatan pengolahan koleksi secara efektif. Jika dalam keadaan normal pada entri pengolahan ini pengelola dapat mengetahui entri mana yang sudah diolah dan mana yang belum diolah. Karena entri yang sudah diolah akan otomatis tersimpan pada database. Keadaan saat ini pada perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat memiliki 2 perangkat komputer (PC) yang saling terhubung (LAN), namun kedua perangkat komputer tersebut mengalami kerusakan pada RAM atau sirkuit memori (low memory) dan sistem Bookmark itu sendiri terutama pada menu pengadaan, sehingga ketika peneliti mencoba

memasukkan entri pada menu pengadaan sistem tidak mampu menyimpannya dengan baik. Namun untuk kegiatan pengolahan sistem berjalan dengan normal, ketika peneliti mencoba memasukkan entri sistem mampu merespon dan menyimpan dengan baik, hal itu dibuktikan ketika peneliti mencoba membuka kembali database pengolahan maka entri yang telah dimasukkan dapat ditemukan kembali. Dengan demikian jika sistem berjalan normal fasilitas menu pengolahan dengan menggunakan aplikasi Bookmark dapat meningkatkan kinerja staf perpustakaan menjadi lebih cepat dan efektif.

3. Sirkulasi

Gambar 3. Menu Sirkulasi

Menu sirkulasi pada program aplikasi Bookmark memiliki beberapa fungsi, yaitu :

1) Peminjaman (Loans), pada menu ini jika ada anggota yang ingin meminjam koleksi, maka staf perpustakaan akan menscan kode barcode anggota, koleksi yang dipinjam, dan memasukkan tanggal peminjaman yang selanjutnya tanggal pengembalian koleksi secara otomatis akan keluar. Dengan bantuan menu ini staf perpustakaan akan lebih mudah dan lebih cepat dalam melayani pengguna yang ingin meminjam koleksi perpustakaan.

Gambar 4. Menu Peminjaman

2) Pengembalian (Returns), berfungsi untuk mencatat jika ada koleksi yang dikembalikan oleh peminjam. Sistem akan secara otomatis memeriksa tanggal pengembalian dengan menscan koleksi yang dipinjam, apakah koleksi dikembalikan tepat waktu atau terlambat. Jika terlambat maka anggota akan dikenakan denda sesuai dengan tata tertib yang berlaku di perpustakaan FUF.

3) Penelusuran (Public Access Search), fungsi penelusuran juga tersedia di menu sirkulasi ini, karena untuk mempermudah staf perpustakaan dalam melakukan pengecekan terhadap koleksi. Dengan bantuan menu ini staf perpustakaan akan lebih mudah dalam melakukan pengecekan terhadap keadaan koleksi di perpustakaan.

Gambar 6. Menu Penelusuran

4) Penelusuran peminjam (Borrower Search), fungsi ini berguna untuk melihat data anggota perpustakaan yang sedang meminjam koleksi, serta dapat melihat jenis koleksi apa yang sedang dipinjam. Data-data yang ada dalam menu ini adalah nama anggota perpustakaan, status, dan program studi mahasiswa.

Gambar 7. Menu Penelusuran Peminjam

5) Item cadangan untuk peminjam (Reserved Item For Borrower), berfungsi untuk mengetahui koleksi-koleksi mana yang sedang dan tidak dipinjam.

6) Berita (News), berfungsi sebagai papan pengumuman untuk staf perpustakaan jika ada publikasi atau pemberitahuan-pemberitahuan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan, namun di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat penerapan fungsi menu berita ini belum berjalan.

Gambar 9. Menu Berita

7) Kontrol pemesanan (Reservation Control), berfungsi untuk menampung permintaan koleksi yang belum ada baik dari pengguna perpustakaan maupun staf perpustakaan yang nantinya ditindaklanjuti pada saat pengadaan koleksi. Untuk sementara menu kontrol pemesanan ini belum berjalan, hal ini dapat dilihat dari daftar pemesanan koleksi yang masih kosong.

Gambar 10. Menu Kontrol Pemesanan

8) Item details, berfungsi untuk melihat profil item koleksi jika ada. Pada menu ini pustakawan dapat melihat deskripsi koleksi baik fisik maupun non-fisik dengan cara menscan koleksi dengan menggunakan barcode, yang otomatis dapat mengakses langsung profil koleksi yang diinginkan.

4. Penelusuran

Gambar 12. Menu Penelusuran

Pada menu penelusuran ini, pengguna akan mendapatkan beberapa alternatif dalam memilih jenis entri yang akan ditelusur. Dengan adanya menu penelusuran ini pengguna perpustakaan akan lebih mudah dalam melakukan penelusuran bahan pustaka di perpustakaan ini. Menu-menu penelusuran koleksi melalui kategori subjek, judul, pengarang, dan kata kunci dapat memberikan alternatif pencarian bagi pengguna. Hal ini akan membuat proses penelusuran koleksi menjadi lebih cepat, efektif dan efisien. Fungsi yang ada pada menu penelusuran diantaranya adalah:

1) Penelusuran kata kunci, pada fungsi ini pengguna perpustakaan dapat menelusur koleksi dengan menggunakan entri kata kunci, sehingga dapat mempersempit cakupan pencarian entri koleksi. Sebagai contoh entri kata kunci “agama”, maka sistem akan secara otomatis mendaftar

semua koleksi yang berhubungan dengan kata agama seperti contoh dibawah ini.

Gambar 13. Menu Penelusuran kata kunci

2) Penelusuran judul, dengan memasukkan entri judul koleksi yang diinginkan maka pengguna dapat langsung menemukan judul koleksi pada daftar yang telah tersedia pada sistem. Pada contoh dibawah, penulis mencoba mencari entri judul koleksi “Ilmu Filsafat”, maka yang menjadi cakupan koleksi denga judul tersebut berjumlah 15 judul koleksi.

Gambar 14. Menu Penelusuran Judul

3) Penelusuran seri, fungsi penelusuran seri ini pengguna dapat mencari koleksi berdasarkan seri koleksi. Pada contoh dibawah ini penulis mencoba melakukan penelusuran koleksi dengan seri “Filsafat Islam”, maka yang ditemukan oleh sistem adalah 2 item koleksi yang dilengkapi dengan nomor panggil, letak koleksi, dan jumlah eksemplar yang tersedia.

4) Penelusuran pengarang, selanjutnya penulis mencoba melakukan penelusuran berdasarkan nama pengarang, hasilnya adalah ketika penulis mengentri nama pengarang Harun Nasution maka sistem akan secara otomatis mendaftar semua judul koleksi karangan Harun Nasution yang ada di perpustakaan FUF.

Gambar 16. Menu Penelusuran Pengarang

5) Penelusuran subjek, dengan fungsi ini pengguna dapat melakukan pencarian koleksi dengan memasukkan entri subjek yang diinginkan, pada percobaan berikut penulis memasukkan entri subjek “politik islam”, kemudian sistem akan mendaftar seluruh judul koleksi yang memiliki subjek politik islam.

Gambar 17. Menu Penelusuran Subjek

6) Penelusuran barcode, fungsi ini berguna bagi pustakawan untuk memeriksa dan mengecek status dan lokasi item koleksi dengan cara menscan koleksi menggunakan barcode.

7) Penelusuran konten/isi, saat ini untuk sementara fungsi penelusuran konten belum berfungsi, ketika penulis mencoba memasukkan kategori entri judul, pengarang, seri, dan kata kunci sistem tidak mampu merespon dengan baik.

Gambar 19. Menu Penelusuran Konten

8) Berita, berfungsi sebagai papan pengumuman untuk staf perpustakaan jika ada publikasi atau pemberitahuan-pemberitahuan yang berkaitan dengan kegiatan perpustakaan, namun di Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat penerapan fungsi menu berita ini belum berjalan.

Gambar 20. Menu Berita

9) Program Komputer, pada dasarnya fungsi program komputer ini berguna untuk mendeteksi program-program komputer apa saja yang sedang berjalan saat sistem sedang aktif, sehingga pengguna dapat mengetahui sejak dini jika terjadi masalah (troubleshooting) pada sistem yang nantinya akan ditindaklanjuti oleh pustakawan. Namun ketika penulis mencoba fungsi ini ternyata belum berjalan dengan baik, hal ini terbukti dengan tidak terdeteksinya program komputer yang sedang berjalan padahal ada 2 program yang tengah berjalan (multitasking).

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari penelitian yang membahas tentang penerapan sistem otomasi pada Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, maka dapat ditarik kesimpulan diantaranya adalah :

1) Penerapan program aplikasi Bookmark sebagai sebuah sistem otomasi yang dapat memberikan kemudahan bagi staf perpustakaan dan pengguna perpustakaan dalam melakukan kegiatan rutin perpustakaan seperti pengadaan, pengolahan, sirkulasi, dan penelusuran. Untuk kegiatan pengadaan sistem tidak mampu menyimpan entri dengan baik disebabkan oleh kerusakan pada sirkuit memori (low memory) dan kerusakan pada sistem Bookmark itu sendiri khususnya pada fasilitas menu pengadaan. 2) Katalog komputer (OPAC) sebagai salah satu alat penelusuran yang paling

banyak digunakan dengan prosentase pengguna sebanyak 83,3 % menunjukkan bahwa pengguna perpustakaan cenderung lebih banyak menggunakan katalog komputer sebagai alat penelusuran daripada katalog manual (kartu katalog) hal ini dapat dikarenakan katalog komputer (OPAC) dapat membuat penelusuran menjadi lebih cepat.

3) Sebanyak 88,9 % responden atau sekitar 48 orang menganggap bahwa katalog komputer membantu mereka dalam menemukan informasi yang mereka cari. Hal ini didukung oleh pernyataan pengguna yang menganggap

adanya ketersesuaian antara informasi yang ada pada katalog komputer dengan letak koleksi di rak, yaitu dengan prosentase 83 %.

4) Layanan sirkulasi sebagai sebuah layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna mendapat pengaruh yang cukup besar dengan diterapkannya sistem otomasi, hal ini dibuktikan dengan prosentase 88,9 % responden menjawab bahwa sistem otomasi membuat proses sirkulasi menjadi lebih cepat.

5) Masalah-masalah yang dihadapi Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat dalam menerapkan sistem otomasi antara lain masih terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan terganggunya kegiatan pengadaan, minimnya dana dan anggaran yang dimiliki perpustakaan untuk dapat mengembangkan sistem dan perawatan sistem yang sudah ada, program aplikasi Bookmark yang masih under DOS sehingga sulit untuk dikembangkan, aplikasi Bookmark tidak memiliki menu evaluasi dan pelaporan sehingga ada beberapa bagian yang harus dikerjakan secara manual, belum adanya staf perpustakaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang otomasi.

B. Saran-saran

1) Proses migrasi sistem penting dilakukan, mengingat saat ini sistem aplikasi Bookmark masih under DOS sehingga sulit untuk dikembangkan.

2) Pihak perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat agar memperbaiki segala kerusakan yang terjadi pada perangkat penunjang sistem otomasi perpustakaan baik yang berupa kerusakan teknis maupun non teknis.

3) Pihak pengelola Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat agar lebih memperhatikan perawatan perangkat pendukung sistem otomasi agar berjalan dengan maksimal.

4) Perpustakaan Fakultas Ushuluddin dan Filsafat perlu untuk menambah staf atau memberikan pelatihan terhadap staf yang sudah ada agar memiliki kompetensi khusus di bidang otomasi perpustakaan guna mengembangkan sistem otomasi yang sudah berjalan.

DAFTAR PUSTAKA

Arif, Ikhwan “Konsep dan Perencanaan Dalam Otomasi Perpustakaan.” Artikel diakses pada 21 April 2008 dari http://www.lib.ugm.ac.id/data/download/1073443876_MakalahAP.doc

Arikunto, Suharsini. Prosedur penelitian: suatu pendekatan praktek, Jakarta: Rineka Cipta, 1996.

Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993.

_________, Periodisasi Perpustakaan Indonesia, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1994.

Budiman, Lukman. “Analisis Persyaratan Sistem Otomasi Sirkulasi : Studi Kasus di Perpustakaan Pusat Penelitian Biologi LIPI Bogor.” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, 2003. Dagun, Save M., Kamus Besar Ilmu Pengetahuan, Jakarta: Lembaga

Pengkajian Kebudayaan Nusantara, 2000.

Jaya Putra, Syopiansyah dan A’ang Subiyakto. Pengantar Sistem Informasi, Jakarta: UIN Jakarta Press, 2006.

Mardalis. Metode Penelitian: suatu pendekatan proposal, Jakarta: Bumi Aksara, 1995.

Nasuhi, Hamid dkk. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi), Jakarta: Ceqda, 2007.

Nazir, Moh. Metode Penelitian, Cet. 3, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1988.

Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital dari A sampai Z, Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2008.

Rifai, Agus.Wawancara Pribadi, pada hari Kamis tanggal 25 September 2008 Salam, Syamsir. Metodologi Penelitian Sosial, Jakarta: UIN Jakarta Press,

2006.

Salim, Peter. Salim’sNinth Collegiate English – Indonesian Dictionary, Jakarta: Modern English Press, 2000.

__________, The Contemporary English – Indonesian Dictionary, Jakarta: Modern English Press, 1991.

Simangunsong, Bonar. Sistem Informasi Manajeme, Jakarta: Panelrindo, 1991. Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital, Jakarta: Afifa Pustaka, 2007. Soeatminah. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, Yogyakarta:

Kanisius, 1992.

Sugiarto. Et. al. Teknik Sampling, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001. Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik, Jakarta:

Sagung Seto, 2006.

__________, Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003.

__________, Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam mengembangkan masyarakat informasi, Jakarta: Panta Rei, 2005.

http://media.diknas.go.id/media/document/3311.pdf artikel diakses pada tanggal 21 April 2008 pukul 14.08 WIB