Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas BAPPEDA Kabupaten Kutai

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas BAPPEDA Kabupaten Kutai

Barat. 1. Deskripsi Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat. Sistem pengendalian intern mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelangsungan kegiatan usaha BAPPEDA, karena dengan adanya sistem pengendalian intern dapat membantu menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalaan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Penerimaan kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat setiap tahunnya, berasal dari dana APBD yang sudah disahkan oleh DPRD Kabupaten Kutai Barat. Sedangkan pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat digunakan untuk membayar gaji pegawai, membeli peralatan kantor juga digunakan untuk membiayai kegiatan oprasional kantor. Setiap transaksi yang terjadi baik itu penerimaan maupun pengeluaran kas harus meminta otorisasi dari bagian- bagian yang bersangkutan. 2. Sistem Penerimaan Kas dan Prosedur Penerimaan Kas Fungsi-fungsi yang terkait dalam penerimaan kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat. a. Fungsi yang terkait Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas, yaitu: 1 Fungsi akuntansi pejabat penatausahaan keuangan – satuan kerja perangkat daerah PPK-SKPD. Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat Fungsi akuntansi ini lebih dikenal dengan sebutan Sub Bagian Keuangan.Fungsi ini bertugas melaksanakan administrasi keuangan yang meliputi pembukuan dicatat dengan menggunakan program komputer Sistem Informasi Manajemen Daerah SIMDA, pertanggungjawaban dan verifikasi serta penyusunan perhitungan anggaran dengan melaksanakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban penyelenggaraan anggaran satuan kerja. Berikut ini merupakan hasil perbandingan fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel 5.1 Fungsi Penerimaan Kas,untuk membandingkan fungsi yang terkait dalam Sistem Penerimaan Kas antara teori dan praktik Teori Praktik Keterangan 1. PPK-SKPD berdasarkan bukti transaksi penerimaan kas melakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas dengan mencantumkan uraian rekening lawan asal penerimaan kas Sub bagian keuangan melakukan pencatatan dengan menggunakan program komputer SIMDA Sesuai dengan teori Tabel 5.1 lanjutan Teori Praktik Keterangan 2. Secara preodik jurnal atas transaksi penerimaan kas ke dalam buku besar rekening Hasil pencatatan kemudian dicatat ke dalam Buku Kas Umum Sesuai dengan teori 3. Setiap akhir periode semua buku besar diutup sebagai dasar penyusuan laporan keuangan SKPD Setiap akhir periode Buku Kas Umum ditutup sebagai dasar penyusunan laporan pertanggung jawaban SPJ Sesuai dengan teori Berdasarkan analisis dari fungsi yang terkait penerimaan kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa praktik di BAPPEDA sudah sesuai dengan teori. b. Prosedur Penerimaan Kas Bendahara BAPPEDA mengajukan SPM-UP Surat Perintah Membayar Uang Persediaan yang sudah diotorisasi oleh kepala BAPPEDA, setelah mendapatkan otorisasi dari kepala BAPPEDA SPM-UP tersebut diberikan kepada BUD Bendahara Umum Daerah setelah menerima SPM-UP tersebut BUD kemudian memeriksa kelengkapan dokumen SPM-UPGUTULS yang dilampirkan. Apabila BUD menganggap bahwa dokumen sudah lengkap, maka BUD menerbitkan SP2D Surat Pencairan Dana kemudian berkas tersebut diberikan kepada bank, setelah menerima berkas SP2D tersebut pihak bank mengkonfirmasi mengenai ketersediaan anggaran yang diminta tersebut, bendahara penerimaan kemudian menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar yang kemudian diberikan kepada bendahara BAPPEDA untuk diuangkan. Bendahara BAPPEDA Bendahara umum daerah BUD Gambar 5.2: Alur penerimaan kas Mulai Bendahara Mengecek kelengkapan Bendahara Tidak Ya Konfirmasi Bank Tidak Ya cek dan surat pengantar Pending karena kas tidak tersedia Pending karena kas tidak tersedia 1 lembar untuk bendahara BAPPEDA 1lembar untuk inspektorat 1lembar untuk arsip 2lembar untuk BUD 1lembar untuk BAPPEDA 1lembar untuk bank 3lembar untuk BUD 1lembar untuk BAPPEDA 4lembar untuk arsip Dana ada SPM SPM SPM SP2D Surat penolakan penerbitan SP2D 1 2 Bendahara BAPPEDA Bendahara umum daerah BUD Gambar 5.2: Alur penerimaan kas lanjutan c. Dokumen yang digunakan Dalam kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat terdapat dokumen- dokumen yang terkait dalam sistem penerimaan kas, yaitu : 1 Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Cek pengguna anggaran dan surat pengantar ini diterbitkan setelah pihak bank mengkonfirmasi mengenai ketersediaan anggaran 1 2 Cek dan surat pengantar Surat penolakan penerbitan SP2D Surat penolakan penerbitan SP2D Cek dan Surat pengantar Bendahara BAPPEDA mencairkan ke bank Selsai Keterangan: SPM: Surat Perintah Membayar SP2D: Surat Perintah Pencairan Dana BUD: Bendahara Umum Daerah barulah bendahara pengeluaran kemudian menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar. 2 Buku Kas Umum BKUDalam buku ini merekam semua informasi yang terkait mengenai semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas baik secara tunai maupun giral, yang dicatat oleh bendahara pengeluaran berdasarkan tanggal, no bukti, dan uraiannya. 3 Jurnal Penerimaan Kas Semua transaksi yang terkait penerimaan kas pada Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dicatat oleh bendahara dengan menggunakan program komputer Sistem Informasi Manajemen Daerah SIMDA. Berikut ini merupakan hasil perbandingan mengenai dokumen yang digunakan dalam sistem Penerimaan Kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel.5.3 Dokumen Penerimaan Kas,untuk membandingkan dokumen dalam sistem penerimaan kas antara teori dan praktik Teori Praktik Keterangan 1. Bukti transfer Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Tidak sesuai dengan teori, namun dalam praktiknya cek pengguna anggaran dan surat pengantar mempunyai kegunaan yang sama dengan bukti transfer Tabel.5.3 lanjutan Teori Praktik Keterangan 2. Nota kredit bank Diterima oleh Bendahara Umum Daerah BUDsekertariat daerah, kemudian Bendahara Umum Daerah menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar, BAPPEDA menguangkan berdasarkan cek dan surat pengantar. Sesuai dengan teori 3. Jurnal penerimaan kas Dicatat dengan menggunakan aplikasiprogram komputer sistem informasi manajemen daerah SIMDA Sesuai dengan teori 4. Buku besar kas Buku Kas Umum BKU Tidak sesuai dengan teori, namun Buku Kas Umum BKU mempunyai kegunaan yang sama dengan buku besar kas 5. Buku besar pembantu Buku Kas Umum BKU Tidak sesuai dengan teori, namun BKU mempunyai kegunaan yang sama dengan buku besar pembantu Berdasarkan analisis dari dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem penerimaan kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa antara teori dan praktik di BAPPEDA ada beberapa yang sudah sesuai dengan teori, namun ada beberapa yang tidak sesuai dengan teori tetapi memiliki fungsi yang sama. d. Bukti Transaksi Penerimaan Kas Bukti transaksi BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat terdapat bukti- bukti yang terkait dalam sistem penerimaan kas, yaitu : 1 Surat tanda setoran STS Bendahara penerimaan kas menyiapkan Surat Tanda Setoran STS.Bendahara penerimaan kemudian melakukan penyetoran kepada bank disertai STS.STS yang telah diotorisasi oleh bank kemudian diterima kembali oleh bendahara penerimaan untuk kemudian menjadi bukti pembukuan. 2 Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Cek pengguna anggaran dan surat pengantar ini dierbitkan setelah pihak bank mengkonfirmasi mengenai ketersediaan anggaran barulah bendahara pengeluaran kemudian menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar. Berikut ini merupakan hasil perbandingan mengenai bukti transaksi penerimaan kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel 5.4 Bukti Transaksi Penerimaan Kas, Perbandingan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas Teori Praktik Keterangan 1. Surat tanda bukti pembayaran Tidak terdapat di instansi Tidak sesuai dengan teori 2. Surat tanda setoran STS Surat tanda setoran STS Sesuai dengan teori 3. Bukti transfer Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Tidak sesuai dengan teori, namun dalam praktiknya cek pengguna anggaran dan surat pengantar mempunyai kegunaan yang sama dengan bukti transfer Tabel 5.4 lanjutan Teori Praktik Keterangan 4. Nota kredit bank Diterima oleh Bendahara Umum Daerah BUDsekertariat daerah, kemudian Bendahara Umum Daerah menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar, BAPPEDA menguangkan berdasarkan cek dan surat pengantar Sesuai dengan teori Berdasarkan bukti transaksi penerimaan kas antara teori dan praktik, ditemukan hasil bahwa bukti transaksi penerimaan kas ada beberapa yang tidak sesuai dengan teori tetapi memiliki fungsi yang sama, namun ada beberapa yang sudah sesuai dengan teori. e. Pelengkap bukti transaksi penerimaan kas Pelengkap bukti transaksi penerimaan kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, yaitu : Tabel 5.5 Pelengkap bukti transaksi penerimaan kas Teori Praktik Keterangan 1. Surat ketetapan pajak daerah SKP-daerah Tidak terdapat di instansi Tidak sesuai dengan teori 2. Surat ketetapan retribusi SKR Tidak terdapat di instansi Tidak sesuai dengan teori 3. Bukti transaksi penerimaan lainnya Tidak terdapat di instansi Tidak sesuai dengan teori Berdasarkan bukti transaksi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa antara teori dan praktik tidak sesuai. 3. Sistem Pengeluaran Kas Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat. a. Fungsi akuntansi Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah PPK-SKPD. Dalam transaksi pengeluaran harus ada otorisasi dari pihak-pihak yang terkait terutama bendahara, bertugas untuk memberikan persetujuan terhadap transaksi pengeluaran dan fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan atas transaksi pengeluaran kas yang terjadi yang nantinya akan menghasilkan laporan keuangan. Berikut ini merupakan hasil perbandingan fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel 5.6 Fungsi Pengeluaran Kas,untuk membandingkan fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas antara teori dan praktik Teori Praktik Keterangan 1. PPK-SKPD berdasarkan bukti transaksi pengeluaran kas melakukan pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas dengan mencantumkan uraian rekening lawan asal pengeluaran kas berkenaan Sub bagian keuangan melakukan pencatatan dengan menggunakan program komputer SIMDA Sesuai dengan teori 2. Secara preodik jurnal atas transaksi pengeluaran kas ke dalam buku besar rekening berkenaan Hasil pencatatan kemudian dicatat ke dalam Buku Kas Umum BKU Sesuai dengan teori 3. Setiap akhir periode semua buku besar diutup sebagai dasar penyusuan laporan keuangan SKPD Setiap akhir periode Buku Kas Umum ditutup sebagai dasar penyusunan laporan pertanggung jawaban SPJ Sesuai dengan teori Berdasarkan analisis dari fungsi yang terkait pengeluaran kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa praktik di BAPPEDA sudah sesuai dengan teori. b. Prosedur Pengeluaran Kas Setiap bidang yang membutuhkan pencairan dana harus mengajukan terlebih dahulu daftar kebutuhan ke bendahara pengeluaran BAPPEDA kemudian bendahara mengecek kelengkapan dokumen tersebut, setelah menganggap dokumen tersebut sudah lengkap, maka bendahara pengeluaran menerbitkan nota pencairan dana dan langsung diuangkan. Bendahara BAPPEDA Bidang Gambar 5.7: Alur Pengeluaran Kas Mulai Membuat daftar kebutuhan Mengecek apakah sesuai dengan DPA Daftar kebutuhan Daftar kebutuhan Tidak Ya Surat penolakan daftar kebutuhan Terbit nota pencairan dana Surat penolakan daftar kebutuhan Diuangkan ke bank dengan cek SPJ SPJ Dicatat ke dalam BKU Selsai Bidang membayar semua kebutuhan 1 lembar untuk bendahara BAPPEDA 1lembar untuk perifikasi 1 lembar untuk admin.bidang 1lembar untuk bendahara BAPPEDA 1lembar untuk perifikasi 3lembar untuk admin. Kegiatan bidang Keterangan: DPA: Daftar Pengguna Anggaran BKU: Buku Kas Umum SPJ: Surat Pertanggungjawaban uang uang c. Dokumen yang digunakan Dalam kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat terdapat dokumen- dokumen yang terkait dalam sistem pengeluaran kas, yaitu : a Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Cek pengguna anggaran dan surat pengantar ini dierbitkan setelah pihak bank mengkonfirmasi mengenai ketersediaan anggaran barulah bendahara pengeluaran kemudian menerbitkan cek pengguna anggaran dan surat pengantar. b Buku Kas Umum BKU Dalam buku ini merekam semua informasi yang terkait mengenai semua transaksi pengeluaran kas baik secara tunai maupun giral, yang dicatat oleh bendahara pengeluaran berdasarkan tanggal, no bukti, dan uraiannya. c Jurnal Pengeluaran Kas Semua transaksi yang terkait pengeluaran kas pada Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dicatat oleh bendahara dengan menggunakan program komputer Sistem Informasi Manajemen Daerah SIMDA. Berikut ini merupakan hasil perbandingan dokumen dalam sistem pengeluaran kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel 5.8 Dokumen Pengeluaran Kas,untuk membandingkan dokumen dalam sistem peneluaran kas antara teori dan praktik Teori Praktik Keterangan 1. Bukti transfer Cek pengguna anggaran dan surat pengantar Tidak sesuai dengan teori, namun dalam praktiknya cek pengguna anggaran dan surat pengantar mempunyai kegunaan yang sama dengan bukti transfer 2. Nota debit bank Pengembalian barang yang rusakcacat, dilakukan dengan sistem kontrakperjanjian yang sudah disepakati. Tidak sesuai dengan teori, namun fungsinya sama dengan nota debit bank 3. Jurnal pengeluaran kas Penjurnalan dicatat dengan menggunakan aplikasiprogram komputer sistem informasi manajemen daerah SIMDA Sesuai dengan teori 4. Buku besar kas Menggunakan Buku Kas Umum BKU Tidak sesuai dengan teori, namun dalam praktiknya Buku Kas Umum BKU mempunyai kegunaan yang sama dengan buku besar kas 5. Buku besar pembantu Menggunakan Buku Kas Umum BKU Tidak sesuai dengan teori, namun dalam praktiknya Buku Kas Umum BKU mempunyai kegunaan yang sama dengan buku besar pembantu Berdasarkan analisis dari dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, antara teori dan praktik tidak sesuai, namun memiliki fungsi yang sama, tetapi ada juga yang sudah sesuai dengan teori. d. Bukti Transaksi Pengeluaran Kas Bukti transaksi yang digunakan pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, yaitu : 1 Surat Perintah Pencairan Dana SP2D Dokumen ini merupakan dokumen dari pengeluaran kas yang terdapat Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencairan dana namun dokumen ini juga berfungsi sebagai pembayaran gaji bagi karyawan dan berisi pengeluaran lainnya, yang diterbitkan oleh Bendahara Umum Daerah BUD berdasarkan Surat Perintah Membayar SPM. Berikut ini merupakan hasil perbandingan mengenai bukti transaksi sistem pengeluaran kas Di Kantor BAPPEDA KabuPaten Kutai Barat: Tabel 5.9 Bukti Transaksi Pengeluaran kas, perbandingan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas Teori Praktik Keterangan 1. Surat Perintah Pencairan Dana SP2D Surat Perintah Pencairan Dana SP2D Sesuai dengan teori 2. Nota debit bank Pengembalian barang yang rusakcacat, dilakukan dengan sistem kontrakperjanjian yang sudah disepakati. Tidak sesuai dengan teori, namun fungsinya sama dengan nota debit bank 3. Bukti transaksi pengeluaran lainnya Kwitansibukti pembayaran, untuk keperluan belanja makan dan minum rapat, belanja foto copy Sesuai dengan teori Berdasarkan analisis dari bukti transaksi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa praktik di BAPPEDA sudah sesuai dengan teori, namun ada juga yang tidak sesuai dengan teori tetapi memiiki fungsi yang sama. e. Pelengkap Bukti Transaksi Pengeluaran Kas Bukti pelengkap transaksi pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, yaitu : 1 Surat Perintah Membayar SPM Dokumen pelengkap bukti pengeluaran kas ini merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggarankuasa pengguna anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran DIPA atau dokumen lain yang dipersamakan. a Surat Perintah Pembayaran SPP Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatanbendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran, contohnya seperti pembayaran langsung kegiatan penyediaan alat tulis kantor. b Surat Perintah Pencairan Dana SP2D Dokumen ini merupakan dokumen dari pengeluaran kas yang terdapat Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencairan dana namun dokumen ini juga berfungsi sebagai pembayaran gaji bagi karyawan dan berisi pengeluaran lainnya, yang diterbitkan oleh Bendahara Umum Daerah BUD berdasarkan Surat Perintah Membayar SPM. c Kuitansi pembayaran dan bukti tanda terima barangjasa. Dokumen ini berisi informasi mengenai serah terima barang yang dilakukan oleh pihak kantor BAPPEDAbendahara barang sebagai penerima barang dengan pihak penjual. Dokumen ini juga berisi mengenai rincian barang yang dipesan, dan pembubuhan tanda tangan oleh kedua belah pihak. Berikut ini merupakan hasil perbandingan bukti pelengkap transaksi sistem pengeluaran kas Di Kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat: Tabel 5.10 Pelengkap Bukti Transaksi Pengeluaran Kas, bukti pelengkap transaksi yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas Teori Praktik Keterangan 1. Surat Perintah Membayar SPM Surat Perintah Membayar SPM Sesuai dengan teori 2. Surat Perintah Pembayaran SPP Surat Perintah Pembayaran SPP Sesuai dengan teor 3. Surat Penyedia Dana SPD Tidak terdapat di instansi Tidak sesuai dengan teori 4. Kuitansi pembayaran dan bukti tanda terima barang Kuitansi pembayaran dan bukti tanda terima barang Sesuai dengan teori Berdasarkan analisis dari bukti pelengkap transaksi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem pengeluaran kas pada kantor BAPPEDA Kabupaten Kutai Barat, dapat disimpulkan bahwa praktik di BAPPEDA sudah sesuai dengan teori, namun ada juga yang tidak sesuai dengan teori karena tidak terdapat di instansi.Berdasarkan hasil perbandingan teori dan praktik yang telah dilakukan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan secara keseluruhan bahwa antara teori dan praktik terdapat ketidaksesuaian baik dalam dokumen yang digunakan, bukti transaksi yang digunakan, bukti pelengkap transaksi yang digunakan dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas.

B. Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penerimaan dan