5.2.2 Kontraktor
Kontraktor yang menangani penyediaan bahan dan pemeliharaan proyek ditangani oleh kontraktor-kontraktor yang telah ditunjuk oleh Estate Departement.
Kontraktor-kontraktor yang diperkejakan oleh Estate menggunakan sistem perorangan. Jika akan melakukan proyek pembuatan atau renovasi taman
sebelumnya Estate meminta persetujuan kepada Direksi perusahaan untuk pembuatan atau renovasi taman setelah disetujui maka akan dilakukan pembuatan
Surat Permintaan BarangPembelian Lampiran 4 dan penawaran harga kepada kontraktor-kontraktor tersebut dan dilanjutkan pembuatan surat perintah kerja
SPK kepada kontraktor yang dipilih. Dalam pelaksanaan pekerjaan, kontraktor akan menerima surat berupa SPK yang berisikan mengenai nama, lokasi, macam
pekerjaan, tanggal waktu dimulai dan selesai pekerjaanpengiriman, dan sistem pembayaran. Pada kegiatan renovasipembuatan taman apabila kontraktor tidak
dapat memenuhi jadwal maka kontraktor tersebut akan diganti oleh kontraktor lainnya.
Spesifikasi pekerjaan yang tercantum dalam SPK dapat meliputi bahan- bahan soft material, jasa dan tenaga kerja, dan maintenance tiga bulan yaitu
berupa penyiraman, penyiangan, pemangkasan, hama penyakit, dan penggantian tanaman yang mati, selanjutnya kegiatan pemeliharaan akan dilakukan oleh
tenaga keja Estate.
5.2.3 Pengelolaan Pengadaan Bahan dan Alat
Kebutuhan bahan dan alat untuk kegiatan pemeliharaan sudah dianggarkan tiap tahunnya dalam Rencana Anggaran Pemeliharaan. Rencana Anggaran ini
diharapkan cukup untuk membiayai kegiatan pemeliharaan dalam satu tahun anggaran.
Pengadaan bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan pemeliharaan telah dipersiapkan oleh pihak pengelola. Untuk alat-alat berupa mesin pemangkas
rumput, alat penyemprot, gunting rumput, mesin pemangkas pohon, dan mobil tangki penyiraman disimpan di kantor departemen estate, peralatan tersebut
diambil setiap akan digunakan. Peralatan seperti sapu, kape, clurit, ember dan peralatan lainnya merupakan tanggung jawab masing-masing pekerja.
Bahan dan alat yang telah disediakan oleh pihak Depatemen Estate didapatkan melalui permohonan bahan dan alat pada waktu tertentu kepada pihak
Purchasing and General Affairs GA Departemen. Pihak GA kemudian
membawa surat permohonan berupa Surat Permintaan BarangPembelian untuk disetujui General Manager dan bagian Finance. Setelah permohonan tersebut
disetujui maka GA segera membeli peralatan yang dibutuhkan dan kemudian diserahkan kepada departemen estat. Adapun rincian jenis seta masa efektif
peralatan alat-alat yang digunakan dalam Tabel 7.
Tabel 7. Jenis dan Masa Efektif Peralatan No.
Jenis Alat Masa efektif
Bogor Raya Pustaka
1 Cangkul
6 bulan 6 bulan
2 Mesin pemotong rumput
Kondisi 3 tahun
3 Kored
1 tahun 6 bulan
4 Golok Kondisi
6 bulan
5 Arit Kondisi
6 bulan
6 Parang Kondisi
6 bulan
7 Alat-alat penyemprot
Kondisi 3 tahun
8 Sapu lidi
1 bulan 1 bulan
9 Kape
1 bulan 2 tahun
10 Garpu
6 bulan 6 bulan
11 Mobil tangki air 5000 ml
Kondisi 4 tahun
12 Mobil tangki air 4000 ml
Kondisi 4 tahun
13 Truk pengangkut sampah
Kondisi 5 tahun
Sumber: PT. Bogor Raya Development 2011 Pustaka: Arifin dan Arifin 2005
Standar jangka waktu pemakaian yang ditetapkan oleh pihak pengelola lebih tinggi dari standar pustaka. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal, berikut.
1. Kondisi peralatan yang masih dapat digunakan, walaupun sudah tidak
optimal, pihak pengelola akan menggantinya sampai alat tersebut tidak dapat digunakan sama sekali. Hal ini dilakukan karena biaya peralatan
yang cukup mahal seperti mesin pemangkas rumput, alat penyemprot dan chainsaw.
2. Perusahaan ingin menekan pengeluaran dan salah satu upayanya adalah
memperpanjang standar waktu alat yang memang rutin untuk digantikan. Pembelian barang secara langsung dapat dilakukan dengan meminta
sebesar yang dibutuhkan atau hanya permohonan uang muka. Pemohon yang telah membeli barang diharuskan mengisi form Permohonan Dana dengan melampirkan
kuitansi pembelian barang untuk ditandatangani manajer. Form ini diberikan kepada Finance and Accounting Div. FA dan diketahui oleh direksi.
Pemenuhan kebutuhan bahan dan alat secara umum masih kurang baik karena proses yang dilalui memakan waktu cukup lama dan untuk menerima
bahan dan alat yang diminta juga memakan waktu cukup lama. Hal ini menghambat pekerjaan pemeliharaan karena alat yang sudah tidak maksimal
untuk digunakan, juga karena penyediaan seringkali tidak tepat waktu. Permintaan penggantian alat pada pihak GA sebaiknya dilakukan jauh sebelum
penggantian alat tersebut. Sehingga pemberian alat yang baru lebih tepat pada waktunya.
Permasalahan pengadaan barang dan alat dapat diatasi dengan mengorganisir pengadaan barang dan alat secara efisien. Permintaan barang dan
alat sebaiknya tidak dilakukan ketika alat tersebut sudah tidak dapat digunakan
kembali tetapi jauh sebelum masa pergantian alat tersebut.
5.3 Sistem Pelaksanaan Pemeliharaan
Kategori