1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh organisasi swasta maupun pemerintah. Peran sekretaris disini tentunya
peran dalam menentukan keberhasilan instansi itu sendiri. Seorang sekretaris harus dituntut mempunyai keterampilan, pengetahuan, dan kepribadian yang
baik, namun tak hanya sampai disitu, seorang sekretaris juga harus mampu melatih dan mengembangkan potensi dirinya supaya lebih mantap dalam
bekerja.
Sekretaris di lembaga pemerintah adalah sekretaris yang sedikit banyaknya mempunyai andil dalam mengambil keputusan dalam mensukseskan
keberhasilan instansi pemerintah. Seorang sekretaris tidak boleh gagap teknologi, dan harus selalu up to date dalam menghadapi modernisasi baik itu
teknologi, pengetahuan dan lain sebagainya, maka dari itu pengembangan dan latihan seorang sekretaris sangat penting perannya, untuk itu setiap organisasi
juga perlu memberi fasilitas penting tersebut kepada sekretaris untuk dapat
menambah wawasannya.
Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu staf dalam sebuah instansi, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang
mendukung kelancaran tugas-tugas instansi karena sebagian tugas sekretaris
adalah berkaitan erat dengan pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Hendarto dan Tulus Haryono 2003:4 “Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Sedangkan Menurut Saiman 2002:24 pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris
adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau
perusahaan. Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan,
dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinanatasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola
perusahaanorganisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa
lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh
seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filling dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya
dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang
bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang
menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi
Universitas Sumatera Utara
yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada
pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat
bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.
Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain
sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai
manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang
kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh
seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan
organisasi yang disebut sekretariat dalam lingkungan organisasi yang besar
disebut juga Sekretaris Jenderal.
Peran merupakan aspek yang dinamis dalam kedudukan status terhadap sesuatu. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan
sekretaris pada masing – masing organisasi, lembaga ataupun kantor. Ketentuan peranan adalah pernyataan formal dan terbuka tentang perilaku yang
harus ditampilkan oleh seseorang dalam membawa perannya. Gambaran
Universitas Sumatera Utara
peranan adalah suatu gambaran tentang perilaku yang secara aktual ditampilkan seseorang dalam membawakan perannya. Dari berbagai pengertian
tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian peranan dalam hal ini peran pemerintah dalam melaksanakan fungsi dan tujuannya dalam pelayanan,
pembangunan, pemberdaya, dan pengatur masyarakat.
Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang berada dalam naungan Pemerintah Kota Medan merupakan salah satu instansi yang
sangat penting dan strategis. Maksud didirikannya BPPT Kota Medan adalah untuk menyelenggarakan pelayanan perijinan yang prima dan satu pintu. Hal
tersebut diharapkan dapat mendorong terciptanya iklim usaha yang kondusif bagi penanaman modal dan investasi dalam rangka pemberdayaan ekonomi
masyarakat Kota Medan. Sekretaris sebagai salah satu elemen yang ada di Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan diharapakan
merupakan sekretaris yang terdidik, terampil dan mengetahui dengan tepat tugas pokok instansi, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya. Berdasarkan
uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan dan kedudukan
sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan. B. Perumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penulis merumuskan masalah yaitu: “Bagaimana Peranan dan Kedudukan Sekretaris pada Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan?”.
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Penelitian
Kategori