31
BAB III PEMBAHASAN
Pembahasan penulis artikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan fakta yang kita dapatkan dari instansi, dimana uraian tersebut kita dapat
mengetahui keadaan sebenarnya. Oleh karena itu, penulis berusaha untuk membuat pembahasan terhadap peranan dan tugas-tugas sekretaris. Berdasarkan
data-data yang diperoleh penulis dari Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang disebut sekretaris pada kantor ini adalah kepala bagian tata usaha.
Secara garis besar pembahasan pada bab III ini akan dibagi menjadi tiga sub
pokok pembahasan yakni sebagai berikut : A. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian dan pengerjaan tugas akhir ini dilaksanakan di kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, yang berlokasi di Jl. Jenderal Besar
Abdul Haris Nasution No. 32 Lt II Medan. Penelitian ini dilaksanakan mulai tanggal 1 Mei 2014 sampai dengan 30 Juni 2014.
B. Peran, Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan
Jika ditinjau dari tugas – tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan pada dasarnya hampir sama dengan
tugas – tugas sekretaris pada umumnya. Akan tetapi tidak semua tugas –tugas sekretaris pada umumnya tersebut ada di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
Sekretaris juga kadang-kadang bertugas sebagai pemimpin pelaksanaan dari keputusan yang di buat oleh pimpinan. Ia tidak hanya melayani
kepentingan organisasi, melainkan juga harus turut campur mengarahkan serta mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen. Dapat
dikatakan seorang sekretaris harus dapat merencanakan apa yang harus dilaksanakan, paling tidak bertanggungjawab dalam urusan kesekretariatan.
Syarat untuk menjadi sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan tidak jauh berbeda dengan syarat – syarat untuk menjadi sekretaris
seperti pada umumnya. Perlu digarisbawahi bahwa sekretaris harus mempunyai pendidikan dan wawasan yang luas juga harus mempuyai kepribadian dan
keterampilan yang bagus juga. Prinsip kerja sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota
Medan pada dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Pada kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang
disebut sekretaris adalah Kepala Bagian Tata Usaha. Peran Kepala Bagian Tata Usaha pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada
gambar pada Lampiran I dan penjelasan di bawah ini :
1. Pelaksanaan Cek Ijin Meneliti kembali seluruh berkas permohonan
khususnya kelengkapan berkas, pengetikan, dan proses perjalanan berkas, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di
kartu kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan Setelah menerima berkas permohonan ijin dari bidang sekretaris
kemudian meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya
Universitas Sumatera Utara
kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas dan lain – lain, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di kartu
kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan. Adapun jenis – jenis perijinan dan syarat – syarat yang harus di teliti
oleh sekretaris terkait ijin yang ada di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Ijin Usaha Perdagangan
Adapun persyaratan untuk pengurusan ijin usaha perdagangan adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy kartu tanda penduduk KTP;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3
x 4 sebanyak 3 lembar; 4.
Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
5. Foto copy ijin gangguan yang telah dilegalisir;
6. Neraca awal perusahaan yang ditandatangani oleh pemohon
di atas materai secukupnya; 7.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
Universitas Sumatera Utara
8. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
9. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
10. Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi
terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon sub bidang barang dagangan yang memerlukannya;
11. Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan
melampirkan asli IUP. b.
Ijin Usaha Industri Kecil Ijin usaha industri kecil adalah ijin untuk usaha industri
dengan nilai investasi sampai dengan Rp. 200.000.000,- dua ratus juta rupiah tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.
Adapun persyaratannya adalah : 1.
Mengisi formulir permohonan; 2.
Foto copy kartu tanda penduduk KTP pemilik atau penanggung jawab perusahaan;
3. Foto copy NPWP pemilik penanggung jawab atau NPWP
perusahaan yang bersangkutan. 4.
Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
Universitas Sumatera Utara
5. Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang
dilegalisir; 6.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir; 7.
Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di
Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir; 8.
Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy
pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 9.
Khusus bagi industri kecil yang tidak menegeluarkan limbah B3, dilengkapi foto copy surat pernyataan tidak merasa
keberatan dari jiran tetangga diketahui oleh lurah setempat yang dilegalisir;
10. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli
IUP. c.
Usaha Industri Menengah Ijin Usaha Industri Menengah adalah ijin untuk usaha
industri dengan nilai investasi dengan Rp. 200.000.000,- dua ratus juta rupiah sampai dengan Rp. 5.000.000.000,- lima milyar
rupiah tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha. Adapun persyaratannya adalah :
Universitas Sumatera Utara
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy kartu tanda penduduk KTP pemilik atau
penanggung jawab; 3.
Foto copy NPWP pemilik penanggung jawab atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
4. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3
x 4 sebanyak 3 lembar; 5.
Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang dilegalisir;
6. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte
pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
7. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
8. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
9. Foto copy persetujuan prinsip yang dilegalisir bagi IUI yang
melalui persetujuan prinsip; 10.
Surat keterangan dari pengelola kawasan industri berikat tentang lokasi perusahaan khusus bagi yang berada di
kawasan industri berikat.
Universitas Sumatera Utara
11. Foto copy surat ijin mendirikan bangunan yang kegiatan
usahanya sesuai dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi yang menerbitkan dan rekomendasi dari Bappedalda Kota
Medan untuk usaha industri yang wajib upaya pengelolaan lingkungan upaya pemantauan lingkungan UKLUPL;
12. Dokumen Rekomendasi khusus bagi jenis industri tertentu
yang dipersyaratkan berdasarkan peraturan perundang- undangan;
13. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli
IUI. d.
Tanda Daftar Perusahaan Tanda daftar perusahaan adalah tanda daftar yang diberikan
oleh kantor Pendaftaran Perusahaan kepada Badan Usaha dan Perusahaan yang telah disyahkan pendaftarannya. Adapun
persyaratan pengurusannya sebagai berikut : 1.
Mengisi formulir permohonan; 2.
Surat kuasa yang sah apabila pendaftaran diwakilkan kepada orang lain
3. Foto copy kartu tanda penduduk KTP pemilik, pengurus,
penanggungjawab dan pemegang saham; 4.
Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
5. Foto copy Ijin Usaha Gangguan yang dilegalisir;
Universitas Sumatera Utara
6. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte
pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
7. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
8. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama
Menteri; 9.
Khusus Kantor Cabang ditambah dengan : foto copy KTP Pimpinan Cabang, foto copy surat penunjukan Kantor
Cabang yang dilegalisir, foto copy NPWP Kantor Cabang. 10.
Khusus daftar ulang melampirkan asli TDP dan Pembaharuan Perpanjangan yang terakhir.
e. Ijin Gangguan Perusahaan Industri dan Ijin Gangguan Bukan
Perusahaan Industri Ijin Gangguan adalah Pemberiaan Ijin Tempat Usaha
kepada orang pribadi atau badan di lokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya, kerugian, dan gangguan tidak termasuk
tempat usaha yang lokasinya telah ditunjuk oleh Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Adapun persyaratannya sebagai berikut :
1. Mengisi surat permohonan;
Universitas Sumatera Utara
2. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab yang masih
berlaku; 3.
Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
4. Foto copy NPWP pemilik penanggung jawab atau
perusahaan yang bersangkutan. 5.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan
dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir; 6.
Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan
di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir; 7.
Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy
pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
8. Foto copy status kepemilikan tempat usaha yang dilegalisir;
9. Foto copy SPPT dan bukti pembayaran pajak bumi dan
bangunan tahun terakhir. 10.
Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan industri : surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga
diketahui oleh lurah setempat asli, foto copy surat ijin mendirikan bangunan yang kegiatan usahanya sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi yang menerbitkan, kecuali bagi perusahaan industri kecil;
rekomendasi dari Bappedalda Kota Medan untuk usaha industri yang wajib upaya pengelolaan lingkungan upaya
pemantauan Lingkungan UKLUPL kecuali bagi perusahaan industri kecil.
11. Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan bukan
industri : surat keterangan domisili yang dikeluarkan oleh Lurah setempat asli, rekomendasi dari Dinas Pencegahan
Pemadam Kebakaran Kota Medan khusus untuk usaha penyimpanan dan penjualan bahan – bahan kimia, karbit,
minyak tanah, solar, premium, residu, spritus, alkohol, dan gas elpiji, asli surat pernyataan tidak merasa keberatan dari
jiran tetangga diketahui lurah setempat dan rekomendasi dari Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat
Kota Medan khusus usaha panti pijat, panti mandi uap, diskotik dan lain - lain, asli surat pernyataan tidak merasa
keberatan dari jiran tetangga diketahui lurah setempat khusus untuk usaha tempat persewaan kenderaan,
penampungan kertas bekas dan lain - lain. 12.
Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon
jenis usaha yang memerlukannya.
Universitas Sumatera Utara
13. Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan
melampirkan asli ijin gangguan terakhir. f.
Ijin Pelataran Parkir Persyaratan dalam pengurusan ijin pelataran parkir adalah :
1. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab;
2. Pas photo ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar berwarna;
3. Khusus bagi permohonan atas nama Badan Usaha
melampirkan : Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy
pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir, Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir, Bagi Badan Usaha
yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 4.
Foto copy surat keterangan status tempat usaha yang dilegalisir;
5. Denah lokasi pelataran parkir yang ditandatangani oleh
pemohon rangkap 3 tiga; 6.
Bagi pelataran parkir digedung bertingkat dan gedung tertutup melampirkan foto copy Surat Ijin Mendirikan
Bangunan yang dilegalisir;
Universitas Sumatera Utara
7. Khusus untuk permohonan daftar ulang harus melampirkan :
foto copy kartu tanda penduduk pemilik atau penanggung jawab perusahaan, pas photo ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar
berwarna, foto copy surat keterangan status tempat usaha yang dilegalisir, dan asli ijin pelataran parkir.
g. Ijin optik
Persyaratan dalam pengurusan ijin optik adalah : 1.
Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab; 2.
Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
3. Foto copy Surat Ijin Gangguan yang dilegalisir;
4. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte
pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
5. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
6. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
7. Surat pernyataan dari refraksionis optision optisi bersedia
untuk menjadi penanggung jawab pada optikal labolatorium optik yang akan didirikan bermaterai secukupnya, dilengkapi
Universitas Sumatera Utara
dengan foto copy surat perjanjian pemilik sarana dengan refraksionis optisienoptisi yang dilegalisir, asli surat
keterangan domisili dari lurah tempat tinggal refraksionis optisienoptisi, foto copy KTP refraksionis optisienoptisi,
foto copy surat ijin kerja optisi yang dilegalisir, dan surat keterangan sehat dari dokter.
8. Surat pernyataan kerjasama dari labolatorium optik tempat
pemrosesan lensa – lensa pesanan. 9.
Daftar sarana dan peralatan yang digunakan; 10.
Daftar pegawai serta tugas dan fungsinya; 11.
Peta lokasi sebagai penunjuk wilayah tempat domisili optikal labolatorium optik;
12. Denah ruangan dibuat dengan skala 1 : 100;
13. Suart keterangan dari organisasi profesi;
14. Khusus untuk permohonan registrasi ulang dan atau
perubahan melampirkan asli ijin optik. h.
Ijin kerja petugas kesehatan Adapaun persyaratan dalam pengurusan ijin kerja petugas
kesehatan adalah : 1.
Foto copy kartu tanda penduduk KTP; 2.
Foto copy ijazah yang dilegalisir sesuai dengan ijin kerja yang dimohon;
3. Pas photo ukuran 3 x 4 cm sebanyak 3 lembar berwarna;
Universitas Sumatera Utara
4. Surat keterangan sehat;
5. Foto copy SIAA Surat Ijin Asisten Apoteker, SIP Surat Ijin
Perawat, SIB Surat Ijin Bidan, SIRO Surat Ijin Reflaksionis Optision yang masih berlaku dan dilegalisir;
6. Asli surat keterangan dari pimpinan sarana pelayanan
kesehatan yang menyatakan tanggal mulai bekerja; 7.
Asli rekomendasi dari organisasi profesi; 8.
Khusus untuk bidan yang masih dalam masa bakti harus melampirkan asli surat persetujuan atasan.
9. Sedangkan untuk pembaharuan syaratnya : foto copy KTP,
Foto copy SIAA, SIP, SIB, SIRO, yang masih berlaku dan dilegalisir, asli surat ijin kerja petugas kesehatan, asli surat
keterangan sehat dari dokter, pas photo 3x4 cm sebanyak 3 lembar berwarna, asli surat keterangan dari pimpinan sarana
kesehatan yang menyatakan masih bekerja, dan asli rekomendasi dari organisasi profesi.
i. Ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk
Persyaratan dalam pengurusan ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy pemilik atau penanggung jawab;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan ukuran 3 x 4 cm
sebanyak 3 lembar;
Universitas Sumatera Utara
4. Foto copy Surat Ijin Usaha Perdagangan, bagi pemohon
atas nama Badan yang dilegalisir; 5.
Gambar denah lokasi yang ditandatangani oleh pemohon dalam rangkap 3;
6. Teks materi dan gambar desain reklame yang
ditandatangani oleh pemohon dalam rangkap 3; 7.
Surat pernyataan bertanggung jawab dari pemohon apabila terjadi segala sesuatu yang merugikan pihak lain
masyarakat yang diakibatkan atas penyelenggaraan reklame tersebut bermaterai secukupnya;
8. Surat pernyataan kesediaan membongkar sendiri reklame,
apabila ijinnya telah berakhir dan tidak diperpanjang bermaterai secukupnya;
9. Surat perjanjian kontrak kerja surat keterangan dari
pemilik produk yang akan diiklankan kepada pelaksana pemasangan perihal jumlah, ukuran, dan waktu pemasangan
reklame berupa umbul – umbul jika foto copy dilegalisir; 10.
Khusus untuk perpanjangan melampirkan foto copy ijin reklame terakhir yang dilegalisir.
j. Ijin usaha jasa konstruksi
Ijin usaha jasa konstruksi adalah ijin untuk melakukan usaha dibidang Jasa Konstruksi yang diterbitkan oleh Pemerintah
Universitas Sumatera Utara
Kabupaten Kota atau pejabat yang ditunjuk. Adapun persyaratannya adalah :
1. Mengisi surat permohonan;
2. Foto copy pimpinan penanggung jawab perusahaan;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran
3x4 sebanyak 3 lembar; 4.
Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
5. Foto copy SBU yang telah di legalisir oleh lembaga LPJK;
6. Surat ijin gangguan yang telah dilegalisir;
15. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy
akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
16. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto
copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
17. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
18. Foto copy ijazah tenaga ahli;
19. Foto copy KTP tenaga ahli;
20. Khusus untuk permohonan perpanjangan dan atau
perubahan melampirkan asli IUJK.
Universitas Sumatera Utara
k. Ijin pengeboran air bawah tanah persyaratannya adalah :
1. Foto copy kartu tanda penduduk KTP yang masih berlaku
sebanyak 1 satu lembar; 2.
Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 cm sebanyak 3 lembar;
3. Photo copy surat ijin perusahaan pengeboran air bawah
tanah SIPPAT ijin usaha jasa konstruksi IUJK yang masih berlaku dan akte pendirian perusahaan yang
dilegalisir; 4.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir; 5.
Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan
di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir; 6.
Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy
pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
7. Peta situasi berskala 1 : 10.000 dan atau lebih besar, dan
peta topografi skala 1 : 50.000 yang memperlihatkan titik lokasi rencana pengeboran air bawah tanah.
8. Informasi mengenai rencana pengeboran air bawah tanah;
Universitas Sumatera Utara
9. Dokumen upaya pengelolaan lingkungan UKL dan upaya
pemantauan lingkungan UPL untuk pengambilan air bawah tanah 50 lima puluh Ldetik, sedangkan untuk
pengambilan air bawah tanah ≥ 50 Ldetik dalam area ≤ 10
sepuluh hektar harus dilengkapi dokumen analisis mengenai dampak lingkungan amdal.
10. Tanda bukti kepemilikan 1 satu buah sumur pantau yang
dilengkapi alat perekam otomatis muka air AWLR, untuk pengambilan air bawah tanah
≥ 50 lima puluh Ldetik dari satu atau beberapa sumur pada kawasan 10 sepuluh
hektar. 11.
Saran teknis dari instansi yang ditunjuk. l.
Untuk ijin pengambilan dan pemamfaatan air bawah tanah, persyaratannya adalah :
1. Foto copy kartu tanda penduduk KTP pemilik atau
penanggung jawab perusahaan; 2.
Pas photo ukuran 3x4 cm berwarna sebanyak 3 tiga lembar; 3.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir; 4.
Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di
Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
Universitas Sumatera Utara
5. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan
foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
6. Laporan penyelesaian pengeboran sumur dengan
melampirkan hasil analisa air bawah tanah dari instansi yang ditunjuk;
7. Foto copy ijin pengeboran yang dilegalisir.
m. Persyaratan perpanjangan ijin pengambilan dan pemamfaatan air
bawah tanah sebagai berikut : 1.
Foto copy kartu tanda penduduk KTP yang masih berlaku sebanyak 1 satu lembar;
2. Pas photo ukuran 3 x 4 cm berwarna sebanyak 3 tiga
lembar; 3.
Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari
Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir; 4.
Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan
di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir; 5.
Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy
pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
Universitas Sumatera Utara
6. Hasil analisa air bawah tanah dari segi teknis geologi dan
konservasi air bawah tanah dari instansi yang ditunjuk; 7.
Melampirkan foto copy ijin pengambilan dan pemamfaatan air bawah tanah terakhir yang dilegalisir.
2. Pemberian nomor Ijin
Pemberian nomor ijin dilakukan dengan menerima berkas ijin yang sudah ditandatangani, memberi nomor ijin dan menstempel
serta menuliskan di agenda ijin, menuliskan di kartu kendali bahwa berkas ijin telah selesai diproses, dan menyerahkan berkas ijin yang telah
dinomori dan distempel kepada petugas loket penyerahan memakai buku ekspedisi. Untuk prosedur dan standar pemberian nomor ijin pada Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada Lampiran II dan III.
3. Pengarsipan Surat Ijin di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota
Medan. Menurut Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 arsip adalah naskah –
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga Negara dan badan – badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk
corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari – hari. Sedangkan tujuan kearsipan
adalah sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu, memberikan data dan informasi kepada yang mempunyai kewenangan
untuk mengambil keputusan mengenai hasil – hasil kinerja di masa lalu
Universitas Sumatera Utara
yang selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang, dan memberikan keterangan – keterangan vital.
Untuk sistem pengarsipan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan menganut sistem pararel dan tunggal. Pengarsipan
ijin sistem tunggal adalah ijin yang diurus hanya satu jenis ijin saja, dan cara pengarsipannya adalah berdasarkan nomor urut ijin dan disusun per
tahun. Sedangkan pengarsipan ijin sistem pararel adalah ijin yang diurus lebih dari satu ijin pada waktu yang bersamaan dan cara pengarsipannya
berdasarkan tanggal terbit ijin. Sedangkan jika arsip tersebut dibutuhkan instansi terkait maka harus dikirimkan tembusan ijin kepada SKPD
terkait. 4.
Laporan dan Evaluasi Laporan adalah pemberitahuan secara tertulis berapa banyak ijin
yang telah diterbitkan dalam satu tahun dan dikelompokkan berdasarkan jenis ijin tersebut. Kegiatan ini secara garis besar ada 2 kegiatan yakni
merekap data tiap ijin yang diterbitkan dan menghitung jumlah retribusi tiap jenis ijin per tahun. Laporan tersebut disampaikan ke Walikota
Medan. Sedangkan evaluasi adalah kegiatan memperbaiki dan memberi saran secara internal untuk perbaikan proses pelayanan di Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
C. Kedudukan sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan
Kategori