Analisis Permasalahan PERANCANGAN SISTEM

19

BAB III PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Permasalahan

Berdasarkan survei lapangan dengan mengamati proses penanganan pasien dan melakukan wawancara dengan staf Instalasi Gawat Darurat IGD Rumah Sakit Bedah Surabaya, dapat diketahui proses-proses yang dilakukan untuk menangani pasien dan beberapa permasalahannya. Alur proses penanganan pasien IGD terdiri dari proses pendaftaran, proses pencatatan rekam medis, proses pembayaran, dan pembuatan laporan. Mulai Pendaftaran Pasien Pencatatan Rekam Medis Pembayaran Pasien Selesai Pembuatan Laporan Gambar 3.1. Alur Proses Penanganan Pasien Instalasi Gawat Darurat S T IK O M S U R A B A Y A Sistem yang ada pada IGD di Rumah Sakit Bedah Surabaya RSBS saat ini masih dalam bentuk dokumen kertas, sedangkan komputer digunakan petugas front office untuk mencatat pendapatan setiap shift menggunakan Microsoft Excel. Proses pertama mulai dari pendaftaran pasien, pendaftaran pasien meliputi pasien baru dan pasien lama. Jika pasien baru, pasien atau penangung jawab pasien harus mengisi data identitas pasien dan petugas front office harus menyediakan map untuk menyimpan data pasien tersebut. Apabila pada proses pendaftaran menggunakan kertas maka akan mengakibatkan penumpukan data pasien tanpa ada rekapan data pada sistem. Permasalahan yang muncul yaitu pencarian data pasien menjadi terhambat akibat petugas kesulitan mencari data pasien jika pasien tersebut datang kembali pasien lama. Proses pendaftaran pasien dapat dilihat pada Gambar 3.2. di halaman 22. Proses selanjutnya adalah pencatatan rekam medis pasien di IGD. Setelah pasien teregistrasi, pasien dibawa ke ruang observasi untuk diperiksa oleh dokter. Dari hasil pemeriksaan tersebut dokter dapat menentukan tindakan penanganan maupun tindakan khusus untuk pasien. Jika pasien merupakan pasien lama, maka perawat harus menghubungi petugas rekam medis terlebih dahulu untuk memberitahukan bahwa ada pasien lama yang sedang berobat dan membutuhkan berkas rekam medis. Berkas rekam medis tersebut berguna untuk membantu dokter dalam menentukan penanganan. Dokter juga dapat menggunakan data penunjang untuk mengetahui kondisi pasien lebih detil. Setelah dokter menentukan tindakan penanganan untuk pasien, maka perawat segera melakukan penanganan. Segala jenis penanganan, pemakaian barang dan obat yang dilakukan kepada pasien harus dicatat pada rekam medis pasien dan direkap setiap harinya. S T IK O M S U R A B A Y A Proses pencatatan rekam medis meliputi proses pencatatan tindakan dokter terhadap pasien, tindakan tersebut nantinya akan mempengaruhi jumlah yang harus dibayar oleh pasien. Selain itu terjadi proses pencatatan resep, pemeriksaan klinis, hasil observasi, terapi, instruksi dokter, pemeriksaan, tindakan fisik dan pemakaian barang alat kesehatan dan obat yang dicatat dokter pada rekam medis yang menggambarkan kondisi kesehatan pasien. Apabila pasien memiliki hasil laboratorium, radiologi, dan Electro Cardio Grafik ECG maka dokter akan melakukan pencatatan ke dalam rekam medis pasien. Pencatatan rekam medis masih menggunakan dokumen kertas yang disimpan diruang arsip terpisah menjadi kendala lain untuk petugas rekam medis karena ruang rekam medis terletak pada suatu ruangan di lantai satu, sedangkan ruang IGD terletak di lantai G. Butuh waktu dan petugas untuk mengantarkan dokumen rekam medis pasien tersebut. Permasalahan yang mucul yaitu dokter dan perawat kesulitan untuk mengetahui dan mempelajari rekam medis pasien apabila pasien tersebut datang kembali karena rekam medis pasien disimpan di ruang arsip yang terpisah. Permasalahan lain adalah arsip dokumen rekam medis yang menumpuk sehingga ruang penyimpanan dokumen mulai penuh. Selain harus menambah ruangan arsip dan petugas sulit mencari dokumen rekam medis pasien ketika dibutuhkan, dapat mmenyebabkan risiko kerusakan, hilang atau terbawa oleh unit lain. Hilangnya berkas rekam medis tersebut dapat mempersulit dokter dalam menentukan tindakan medis jika pasien yang ditangani mempunyai riwayat penyakit lain. Gambar lebih jelas mengenai penanganan pasien IGD dapat dilihat pada document flow proses pencatatan rekam medis pada Gambar 3.3. di halaman 23. S T IK O M S U R A B A Y A Gambar 3.2. Document Flow Pendaftaran Pasien S T IK O M S U R A B A Y A Gambar 3.3. Document Flow Pencatatan Rekam Medis Pasien S T IK O M S U R A B A Y A Setelah melakukan proses pencatatan rekam medis pasien, pasien harus melakukan proses pembayaran pada front office. Proses pembayaran meliputi proses pencatatan total biaya oleh pasien berdasarkan tindakan yang dilakukan oleh dokter, dimana biaya termasuk biaya obat-obatan yang digunakan pasien saat ditangani di IGD. Proses pembayaran ini terbagi menjadi dua jenis yaitu pasien umum dan pasien asuransi. Jika pasien termasuk pasien umum maka pasien harus membayar langsung setelah diperiksa oleh dokter. Sedangkan pasien asuransi pembayarannya berupa piutang rumah sakit dimana billing pasien dikurangi dari batas plafon yang disediakan oleh masing-masing asuransi dan sisanya akan ditagihkan kepada pasien yang bersangkutan. Untuk mengetahui sisa plafon pasien, petugas front office akan memberitahukan kepada petugas marketing melalui telepon jika ada pasien asuransi. Petugas marketing harus memberitahukan kepada asuransi yang bersangkutan jika ada pasien asuransi tersebut yang sedang berobat. Petugas marketing membutuhkan waktu untuk mengetahui jumlah plafon dari pasien, karena nantinya pihak asuransi yang akan memberitahukan dari datanya berapa sisa plafon pasien tersebut. Proses pembayaran menjadi terhambat dikarenakan pasien harus menunggu kabar dari pihak asuransi, sedangkan petugas Front Office membutuhkan jumlah tagihan yang harus dibayar pasien dari catatan tindakan dan obat-obatan yang digunakan pasien karena masih ditulis pada lembar tindakan dan obat. Proses pembayaran pasien dapat dilihat pada Gambar 3.4. di halaman 25. Permasalahan yang lain adalah mengenai proses rekapitulasi data aktivitas IGD, penyusunanan laporan harian dan laporan operasional yang membutuhkan waktu lama sehingga sering mengalami keterlambatan dalam S T IK O M S U R A B A Y A penyerahan laporan. Pada akhir periode, seluruh rekap data penanganan pasien disusun menjadi laporan harian IGD dan menjadi dasar dalam pembuatan laporan operasional IGD. Setelah itu laporan operasional tersebut diserahkan kepada kepala IGD. Proses pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3.5 di halaman 26. Gambar 3.4. Document Flow Pembayaran Pasien S T IK O M S U R A B A Y A S T IK O M S U R A B A Y A

3.2 Analisis Kebutuhan