Baristand Industri Medan sesuai dengan format surat resmi umumnya ke dalam bentuk block style.
d. Kemudian surat keluar akan dicatat kedalam buku agenda dan dengan
melakukan pencatatan surat tersebut maka surat dapat diberi nomor surat.
e. Surat akan diserahkan untuk ditandatangani oleh Kepala Baristand
Industri Medan. f.
Surat yang telah diberi nomor surat, ditandatangani, diberi cap dinas dan disampul akan digandakan sesuai dengan jumlah penerima.
g. Setelah digandakan, tahap selanjutnya adalah menulis nama penerima
surat ke buku besar. Hal ini berguna sebagai alat bukti bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju dan setiap surat keluar akan
disimpan kedalam folder surat keluar sebagai pertinggal. h.
Proses akhir dari prosedur penanganan surat keluar adalah pengiriman surat. Pengiriman surat harus sesuai dengan alamat yang dituju. Untuk
kawasan Baristand Industri Medan pengiriman dilakukan oleh pegawai dengan cara mengantar langsung surat tersebut misalnya ke bagian dari
kantor Baristand Industri Medan. Sedangkan surat yang ditujukan untuk instansi yang berada diluar kantor Baristand Industri Medan
menggunakan jasa kurir pengiriman surat.
H. Analisis dan Evaluasi
Analisis dan Evaluasi yang dilakukan penulis pada bagian Sekretaris Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan adalah sebagai berikut :
Komunikasi yang berlangsung antara Sekretaris dengan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan sudah berjalan dengan efektif.
Dengan adanya komunikasi Sekretaris dapat dengan mudah menyelesaikan tugas- tugas yang diberikan Kepala Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand
Medan sebagaimana mestinya. Dalam menjalankan kegiatannya, setiap pegawai Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan termasuk Sekretaris
Baristand tidak dapat terlepas dari komunikasi, mulai dari masuk kantor hingga pulang kantor. Sebelum berangkat ke kantor, berbagai kegiatan komunikasi
dilakukan oleh sekretaris Baristand, seperti mendengarkan radio atau music dalam format CD Compact Disc atau DVD Digital Versatile Disc, menonton acara
televisi, membaca koran, tabloid, atau majalah dan lain sebagainya. Selama sekretaris Baristand berada diruangannya semua pekerjaan sudah terselesaikan
dengan baik. Kegiatan komunikasi yang dilakukan sekretaris Baristand lakukan dapat
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik media komunikasi nonelektronikkonvensional maupun media komunikasi elektronik. Media
komunikasi nonelektronik antara lain adalah menggunakan bahasa lisan, bahasa isyaratbahasa tubuh, dan aneka media komunikasi yang menggunakan kertas
aneka macam surat-menyurat, surat kabar, majalah, dan tabloid. Sedangkan media komunikasi elektronik antara lain adalah media audio-visual televisi, ,
intranet situs Web khusus Kemenprin dan e-mail electronic mail, telepon biasa fixed line, dan telepon genggam atau seluler handphone.
Kepala Baristand Industri Medan dapat memberikan perintah kerja atau tugas kepada sekretaris Baristand secara lisan maupun tertulis. Perintah kerja yang
disampaikan Kepala Baristand Industri Medan meliputi penyampaian pesan bisnis
melalui telepon, rapat-rapat meeting, dan pengarahan briefing. Pesan-pesan bisnis secara tertulis antara lain dapat berupa rangkuman rapat, laporan kerja,
memo, surat tugas kerja, surat perjanjian kerja, surat pemesanan barang, menjawab atau membuat surat pengaduan complaint letters, surat edaran umum,
surat pengumuman, surat kontrak kerja sama, surat balsantanggapan, surat penerimaan kerja, surat penolakan kerja, atau proposal ekspansi usaha. Pembuatan
pesan-pesan bisnis merupakan kegian sekretaris Baristand yang rutin dalam dunia bisnis yang sudah dilakukan secara maksimal oleh sekretaris Baristand Industri
Medan. Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan
dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena
antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan
tampak di dalam sebuah surat. Menurut pengamatan penulis, sudah tampak jelas fungsi surat pada bagian
Sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan. Dengan adanya surat sebagai sumber komunikasi dan informasi tertulis yang harus
dimiliki organisasi maupun perusahaan maka dibutuhkan orang yang mampu menangani segala aktivitas surat menuyurat di perusahaan tersebut. Untuk itu
diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris Baristand Industri Medan sudah cukup mahir, teliti, dan cekatan dalam menangani
surat. Pada Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan menggunakan
situs intranet yaitu situs khusus Kementrian Perindustrian Kemenprin yang
khusus dibuat untuk menangani segala hal yang berhubungan dengan dunia indusri di seluruh Indonesia. Kepala Baristand Industri Medan disamping harus
memiliki komunikasi yang baik, juga harus mampu memnggunakna pesan bisnis kepada pihak lain yaitu sekretaris Baristand Industri Medan secara efektif dan
efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai. Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses
komunikasi memungkinkan anggota organisasi baik dari Kepala Baristand Industri Medan, sekretaris Baristand maupun para pegawai Baristand yang lain
bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau symbol-simbol yang biasa umum digunakan. Di samping itu, melalui proses komunikasi akan
diperoleh suatu hasil yang memuaskan. Dengan semakin berkembangnya suatu organisasi, sebagian tanggung jawab
dan wewenang Kepala Baristand Industri Medan akan didelegasikan kepada sekretaris Baristand sebagai bawahannya. Salah satu faktor penting dalam
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab adalah adanya unsur kepercayaan yang besar kepada sekretaris Baristand sebagai bawahannya. Menurut penulis,
sudah ada kepercayaan yang kuat antara Kepala Baristand Industri Medan dengan sekretaris Baristand Industri Medan sehingga semua rahasia perusahaan dijamin
keamanannya. Hubungan komunikasi yang terjalin dengan baik antara Kepala Baristand
Industri Medan dengan para pegawai Baristand yang lain, antara Kepala Baristand dengan Sekretaris Baristand, atau antara pegawai Baristand yang satu dengan
yang lain merupakan salah satu kunci keberhasilan Kepala Baristand Industri Medan dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama.
68
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan-kesimpulan yang diperoleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada
sekretariat Balai Riset Standarisasi dan Industri Baristand Medan sudah berjalan dengan baik. Sebagai alat perantara antara Kepala
Baristand Industri Medan dengan Sekretaris Baristand Indusri Medan surat yang ada pada Baristand Industri Medan sudah dipergunakan
sebagaimana mestinya. Diantaranya sebagai alat komunikasi antara Kepala Baristand dan Sekretaris Baristand juga sebagai alat informasi
untuk mempermudah sekretaris memperoleh informasi atau data dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
2. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada Balai Riset
Standarisasi dan Industri Baristand Medan dilakukan oleh sekretaris Baristand Industri Medan. Surat datang dapat melalui faximile, situs
khusus Kemenprin berupa intranet dan juga ada dari utusan kantor yang bersangkutan datang memberikan surat tersebut langsung ke Baristand
Industri Medan. Begitu juga dengan surat keluar sudah berjalan dengan efektif.
