TA : Komputerisasi Sistem Akuntansi Simpan Pinjam Pada Koperasi Guru dan Karyawan SLTP Negeri 39 Surabaya.

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Dunia usaha tidak dapat dipisahkan dengan teknologi modern. Banyak pekerjaan atau kegiatan yang menggunakan tenaga manusia juga menggunakan alat bantu seperti komputer untuk meningkatkan usaha mereka. Tenaga mesin dan komputer telah merubah tenaga manusia di dunia usaha menuju kinerja yang lebih baik. Hal ini dapat mengurangi kesalahan dan resiko kegagalan pekerjaan tersebut.

Pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi dan keuangan membutuhkan pengolahan data yang akurat dan proses yang cepat. Pekerjaan yang dulunya dilakukan dengan manual yaitu menggunakan alat hitung kalkulator sekarang bisa diganti dengan komputer yang tak hanya mengurusi perhitungan tapi juga manajemen data lainnya. Karena perhitungan manual akan memakan waktu yang sangat lama dan keakuratan data juga menjadi pertimbangan untuk mengganti sistem manual dengan pengolahan secara komputer.

Koperasi guru dan karyawan ini adalah unit yang ada di SLTPN 39 Surabaya. Di dalam kegiatan sehari-hari, koperasi ini tidak terlepas dari proses keuangan yang mengurusi masalah simpan pinjam. Perhitungan-perhitungan dalam koperasi menggunakan prinsip akuntansi Indonesia dan hal ini memerlukan pencatatan yang seksama dengan metode-metode tertentu.

Pada tugas akhir ini akan dibuat suatu program komputer untuk menyelesaikan masalah keuangan yang dapat digunakan oleh pengurus koperasi

guru dan karyawan SLTPN 39 Surabaya untuk membuat laporan dengan tepat, dan cepat.

1.2Perumusan Masalah

Bagaimana membuat sistem akuntansi simpan pinjam terkomputerisasi yang dapat menyajikan Laporan Keuangan koperasi secara akurat. Laporan keuangan meliputi: a) Daftar Piutang, b) Daftar Simpanan Anggota, c) Daftar Jasa Simpanan yang diterima anggota, d) Laporan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), d) Daftar SHU yang diterima tiap anggota.

1.3Pembatasan Masalah

Ruang lingkup permasalahannya adalah meliputi: a) Proses Pendaftaran Anggota, b) Proses Simpanan dan Pinjaman, c) Proses Tutup Buku. Pada proses pendaftaran anggota, setiap calon anggota akan mengisi sebuah formulir pendaftaran yang diambil dari bagian Administrasi Koperasi. Pada proses simpanan dan pinjaman oleh Anggota, setiap anggota yang setor uang akan menerima BKM (Bukti Kas Masuk), sedangkan anggota yang mengambil uang akan menerima BKK (Bukti Kas Keluar). Sedangkan pada proses Tutup Buku, disajikan Laporan Keuangan yang akan dilaporkan pada RAT (Rapat Anggota Tahunan).

1.4Tujuan

Tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah:

1. Mempermudah bagian keuangan dalam membuat laporan keuangan yang akan disajikan dalam Rapat Anggota Tahunan secara cepat, baik dan benar.

3

2. Meringankan bagian administrasi koperasi dalam melakukan transaksi simpan pinjam koperasi sehari-hari.

3. Membantu manajemen koperasi di dalam menentukan kebijakan berdasarkan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem.

1.5Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah: BAB I Pendahuluan

Berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, dan sistematika penulisan.

BAB II Landasan Teori

Berisi teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam penulisan maupun penerapan sistem yang dibuat.

BAB III Metode Penelitian/Perancangan Sistem

Berisi tentang Siklus Hidup Pengembangan Sistem, dimulai dari survey sistem sampai perawatan sistem.

BAB IV Implementasi dan Evaluasi Sistem

Bab ini berisi sistematika pengujian sistem yang telah dibuat. BAB V Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap sistem baru yang telah dibuat.

4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1Pengertian Koperasi

Koperasi adalah perjuangan ekonomi untuk mempertinggi kesejahteraan rakyat, sebagai pendemokrasian ekonomi nasional, dan sebagai salah satu urat nadi perekonomian Indonesia.

Di dalam kegiatannya, Koperasi harus melakukan suatu kegiatan usaha atau beroperasi sebagai perusahaan dalam unit-unit usaha. Badan atau organisasi yang mempunyai bentuk hukum apapun termasuk Koperasi, dalam menjalankan usahanya harus melakukan peramalan yang kemudian dituangkan dalam rencana untuk dilaksanakan dalam periode yang segera berjalan. Berikutnya jika periode usahanya telah berakhir, harus dibuat laporan yang benar dan sewajarnya, yang memuat informasi dalam bentuk data historis untuk dijadikan dasar pengalaman atau pedoman dalam menyusun lagi rencana periode berikutnya.

Sebagai suatu organisasi, Koperasi mempunyai tanggung jawab kepada pemiliknya. Para pemilik ini di dalam Koperasi dilembagakan sebagai Rapat Anggota, sedangkan dalam PT (Perseroan Terbatas) disebut Rapat Pemegang Saham. Alat tertulis untuk menyatakan tanggung jawabnya tersebut adalah Laporan Keuangan sebagai produk Akuntansi.

Koperasi Simpan Pinjam yaitu Koperasi yang kegiatan atau jasa utamanya menyediakan jasa simpanan dan pinjaman untuk anggotanya.

Tiap anggota akan menerima pembagian SHU (Sisa Hasil Usaha) sesuai dengan jasanya yang telah diberikan kepada Koperasi.

Koperasi diatur dalam Undang-undang Dasar 1945 pasal 33 ayat (1) yang berbunyi: “Perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasarkan atas asas kekeluargaan”.

Menurut Undang-undang No. 12 Tahun 1967, tentang Pokok-pokok Perkoperasian, yang dalam Bab III, pasal 3, memuat pengertian tentang Koperasi, yaitu: “Koperasi Indonesia adalah organisasi ekonomi rakyat yang berwatak sosial beranggotakan orang-orang atau badan hukum Koperasi yang merupakan tata susunan ekonomi sebagai usaha bersama berdasarkan atas azas kekeluargaan”.

Koperasi bertujuan untuk memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat adil dan makmur.

Koperasi mempunyai Modal Sendiri dan Modal Pinjaman. Modal Sendiri berasal dari Simpanan Pokok, Wajib dan dari Dana Cadangan.

Simpanan Pokok adalah simpanan tiap anggota yang wajib dibayarkan kepada koperasi pada waktu masuk atau mendaftar menjadi anggota dan jumlahnya sama misalnya: Rp 40.000,00. Simpanan Pokok hanya sekali dibayarkan dan tidak bisa diambil kembali oleh anggota, selama masih menjadi anggota.

Simpanan Wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang harus dibayarkan oleh anggota kepada koperasi dengan jumlah yang sama misalnya: Rp 10.000,00. Simpanan Wajib ini dibayarkan setiap bulan.

Dana Cadangan adalah modal yang diperoleh dari penyisihan SHU sesuai dengan ketentuan ketetapan rapat anggota.

6

atau biasa disebut Simpanan Manasuka, yaitu modal yang tidak terbatas jumlahnya yang dapat diberikan kepada koperasi.

Dalam hal organisasi, Koperasi Simpan Pinjam umumnya mempunyai struktur organisasi yang bersifat sederhana, sehingga susunan organisasi kepengurusan dan sistem akuntansinya dapat disederhanakan sesuai dengan keadaan koperasi yang bersangkutan. Susunan pengurus dapat terdiri dari: 1) Seorang ketua yang bertugas sebagai manajer, 2) Seorang sekretaris yang bertugas di bidang administrasi dan pembukuan, 3) Seorang bendahara yang bertugas sebagai kasir, 4) Pembantu sekretaris bertugas membantu bidang administrasi dan pembukuan.

2.2Pengertian Akuntansi

“Akuntansi adalah seni dari pencatatan, penggolongan dan peringkasan dari peristiwa-peristiwa dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya sebagian bersifat keuangan dengan cara yang setepat-tepatnya dan dengan penunjuk atau dinyatakan dalam uang” (Dra. E. Sri Apsari, 1987:2).

Proses akuntansi, dilaksanakan sejak awal sampai akhir, selama suatu masa yang disebut sebagai Siklus Akuntansi atau Tahun Buku. Proses tersebut berjalan selama 12 bulan atau satu tahun.

Proses akuntansi akan nampak sebagai suatu gerakan atau mekanisme seperti dalam gambar di bawah ini.

Laporan keuangan merupakan hasil dari proses akuntansi yang dapat digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi antara data keuangan atau aktivitas suatu perusahaan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan data atau aktivitas-aktivitas perusahaan tersebut.

Umumnya suatu Badan Hukum atau Perusahaan, menetapkan siklus akuntansinya atau Tahun Bukunya dimulai dari tanggal 1 Januari sampai 31 Desember, tapi tidak sedikit pula yang menetapkan Tahun Bukunya dimulai dari tanggal 1 Juli sampai dengan 30 Juni, ataupun dimulai dari tanggal 1 April sampai 31 Maret. Pada akhir Tahun Buku tersebut, Koperasi akan menerbitkan Laporan Keuangan sebagai produk akuntansi.

Gambar 2.2. Siklus Akuntansi

2.3Pengertian Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)

System Development Life Cycle atau Siklus Hidup Pengembagan Sistem adalah suatu metode penyusunan sistem mulai dari konsep sampai dengan operasi sistem. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul

8

permasalahan, maka perlu dikembangkan lagi suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap awal.

!

" #

! !

$ %

! &

! '

(

)

* +,

) _,

-+ .

Gambar 2.3. SDLC

System Development Life Cycle atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah suatu metode penyusunan sistem mulai dari konsep sampai dengan operasi sistem. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan, maka perlu dikembangkan lagi suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap awal.

Di dalam Siklus Hidup Sistem, tiap bagian pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja. Tahapan utama dapat terdiri dari tahapan Survey Sistem, Analisis sistem, Desain sistem, dan Implementasi sistem.

2.3.1 Survey sistem

Langkah 1 dan 2 dalam SDLC merupakan tahapan survey sistem. Tahap ini bertujuan untuk memperhitungkan sifat penyusunan sistem dengan memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah, memperhitungkan jangkauan masalah, dan menyusun rencana detil untuk langkah analisa sistem.

2.3.2 Analisis sistem

Langkah 3 dan 4 di dalam SDLC merupakan tahap analisis sistem. Tujuan tahap ini adalah untuk mendefinisikan kebutuhan user, mendefinisikan masalah secara tepat, menyusun alternatif penyelesaian dan memilih salah satu alternatif untuk penyelesaian.

2.3.3 Desain sistem

Tahap ini dilaksanakan dengan membuat model logika sistem. Model logika ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambar menggunakan Data Flow Diagram (DFD).

A. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan jelas. Dengan menggunakan simbol-simbol grafik, DFD mampu untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem yang ada.

Komponen yang terdapat dalam DFD meliputi: 1) Kesatuan luar, 2) Arus data,3) Proses, 4) Simpanan data.

10

a. External Entity

Sistem mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya.

Anggota

Gambar 2.4. Kesatuan luar

b. Data Flow

Data flow atau Arus data diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan dan kesatuan luar. Aliran data ini menggambarkan pergerakan arus informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.

Gambar 2.5. Arus Data

c. Proses

Suatu proses adalah kegiatan untuk merubah atau mengolah masukan

0

Sistem Akuntansi

Gambar 2.6. Proses

d. Data Store

Data store atau simpanan data adalah tempat data ataupun informasi yang telah diproses kemudian disimpan dan selanjutnya bisa diakses.

1 Data Anggota

Gambar 2.7. Simpanan Data

B. Power Designer

Adalah suatu perangkat lunak sebagai alat bantu untuk membuat gambaran secara logika sistem yang akan dibuat nantinya. Software ini juga mampu untuk melakukan cek model (check model) mulai dari sistem level paling tinggi sampai yang terendah. Hal ini akan mempermudah dalam pembuatan DAD dan ERD.

Software ini juga mampu berintegrasi (generate) dengan bahasa pemrograman Delphi dan juga kita tidak perlu lagi membuat databasenya secara terpisah, karena di dalam proses pembuatan ERD (Entity Relationship Diagram)

akan terbentuk struktur databasenya.

2.3.3 Implementasi sistem

Setelah sistem dianalisa dan didesain, maka dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu penerapan sistem. Tahap penerapan sistem merupakan tahap

12

meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap penerapan sistem dapat terdiri dari langkah-langkah seperti: 1) Menerapkan rencana penerapan, 2) Melakukan kegiatan penerapan, 3) Tindak lanjut penerapan.

2.4 Bahasa Pemrograman Delphi

Delphi adalah generasi lanjutan dari Pascal. Delphi adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkungan Windows. Delphi dapat digunakan untuk membuat aplikasi database. Delphi menyediakan format database sendiri, yaitu format database Paradox.

2.5Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menghasilkan suatu informasi.

Tujuan dari basis data adalah untuk mempermudah pengaksesan data, baik dalam proses penyimpanan maupun pengambilan data. Fungsi lainnya antara lain untuk mengatasi: 1) Redundansi dan inkonsistensi data, 2) Kesulitan dalam pengaksesan data, 3) Keamanan data, 4) Kebebasan data).

2.5.1 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram Hubungan Entitas merupakan suatu sistem yang digunakan untuk menggambarkan dan menentukan kebutuhan sistem pemrosesan database.

Di dalam ERD ini terdapat beberapa komponen yaitu:

A. Entity

direkam.

Karyawan

Gambar 2.8. Entity

B. Atribute

Setiap entity mempunyai atribute. Seorang karyawan dapat dilihat dari atributnya, misalnya nama karyawan, nomor karyawan, alamat dan nomer telepon. Atribute juga disebut sebagai Data Item.

Karyawan NIP Nama Alamat Telepon

Gambar 2.9. Atribute

C. Data Value

Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribute nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedang data value-nya adalah Simpson yang merupakan isi data nama karyawan tersebut.

D. Record

Record adalah elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya NIP, nama, alamat, nomer telepon.

14

E. File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribute yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. Contohnya file master anggota.

15 BAB III

METODE PENELITIAN/PERANCANGAN SISTEM

3.1Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)

!

" #

! !

$ %

! &

! '

(

)

* +,

) _,

-+ .

Gambar 3.1. SDLC

Di dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau SDLC (System Development Life Cycle) langkah-langkah yang dilakukan di dalam pengembangan suatu sistem adalah: 1). Penelitian sistem yang meliputi ruang lingkup dan kelayakan sistem, 2). Mempelajari sistem yang ada, 3). Menentukan kebutuhan pemakai, 4). Memilih kemungkinan-kemungkinan solusi, 5). Desain sistem yang baru, 6). Menentukan kebutuhan perangkat keras dan lunak, 7).

Membangun sistem yang baru, 8). Implementasi sistem yang baru, 9). Perawatan dan pengembangan sistem.

3.2 Survey Sistem

Sebelum dilakukan analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan adalah survey sistem. Langkah 1 dan 2 pada gambar 3.1 SDLC di atas termasuk di dalam tahapan survey sistem. Tahap ini bertujuan untuk memperhitungkan sifat penyusunan sistem dengan memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah, memperhitungkan jangkauan masalah, dan menyusun rencana detil untuk langkah analisa sistem.

Pengumpulan fakta dalam tahap ini dilakukan dengan tujuan memperhitungkan keberadaan masalah, mendefinisikan masalah, memperhitungkan jangkauan masalah, dan menyusun rencana untuk melakukan analisis.

Pengumpulan fakta dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan pengumpulan dokumen. Setelah itu didapatlah data-data sebagai berikut.

Pihak-pihak ataupun proses yang terlibat di dalam sistem ini adalah: 1. Pihak yang terlibat:

a. Anggota. b. Ketua. c. Sekretaris. d. Bendahara.

2. Proses yang terlibat:

17

b. Proses pengunduran diri anggota. c. Proses Simpanan Wajib dan Manasuka. d. Proses pinjaman.

e. Proses mengangsur pinjaman.

3. Dokumen-dokumen yang terlibat meliputi: a. Formulir pendaftaran anggota.

b. Formulir pengajuan pinjaman c. Formulir pengunduran diri anggota.

d. Bukti Kas Masuk (BKM) dan Bukti Kas Keluar (BKK). e. Laporan SHU.

Koperasi Simpan Pinjam ini menetapkan beberapa ketentuan sesuai dengan Anggaran Rumah Tangga koperasi, antara lain:

a. Simpanan Pokok sebesar Rp 40.000,- (empat puluh ribu rupiah) yang bisa diangsur sebanyak 4 (empat) kali.

b. Simpanan Wajib sebesar Rp 10.000,- (sepuluh ribu rupiah) diambil dari bendahara gaji sekolah setiap bulan.

c. Besarnya pinjaman ditentukan melalui paket pinjaman minimal Rp 300.000,- (tiga ratus ribu rupiah) dan maksimal Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah).

d. Pinjaman diangsur 10 sampai 16 kali.

e. Anggota dengan status pinjam tidak boleh pinjam lagi sebelum pinjamannya lunas.

f. Bunga pinjaman sebesar 1.5% setiap bulan dan dibayar bersama angsuran bulanan.

g. Bunga simpanan sebesar 0.5% setiap bulan dan dibayar pada akhir tahun. Untuk menunjukkan proses manual dari sistem ini digunakanlah bagan alir yang akan digunakan sebagai pedoman untuk menyusun sistem secara komputerisasi.

A. Bagan Alir Pendaftaran Anggota Baru

Pada proses ini setiap calon anggota akan mengisi suatu formulir pendaftaran yang diambil dari bagian sekretariat. Calon anggota mengisi data-data yang diperlukan. Formulir diserahkan kembali ke sekretariat yang nantinya akan diproses dengan persetujuan ketua koperasi. Setiap anggota baru akan dikenakan Simpanan Pokok sebesar Rp 40.000,- dan Simpanan Wajib sebesar Rp 10.000,-. Anggota akan menerima BKM sebagai bukti transaksi simpanan. Setiap transaksi akan dicatat di dalam Kartu Anggota. Formulir pendaftaran bisa dilihat di lampiran. Berikut adalah gambar bagan alir dokumen pendaftaran anggota.

19

B. Bagan Alir Dokumen Pengunduran Diri Anggota

Pada proses ini, setiap anggota yang akan keluar dari keanggotaan koperasi, diharuskan mengisi formulir pengunduran diri yang bisa didapatkan dari bagian sekretaris koperasi. Setelah formulir diisi maka akan diproses pada bagian bendahara koperasi. Dilakukanlah pemeriksaan tentang hak dan kewajiban anggota. Jika terdapat tanggungan, maka anggota tersebut harus melunasi angsuran pinjamannya. Jika tidak punya tanggungan maka bendahara koperasi akan memberikan simpanan anggota tersebut.

Gambar 3.3. Bagan alir Pengunduran diri anggota.

C. Bagan Alir Dokumen Simpanan Wajib

Simpanan Wajib langsung diambil dari bendahara gaji sebesar Rp 10.000,- tiap anggota per bulan. Bendahara gaji memberikan daftar potongan gaji tiap

anggota koperasi untuk diberikan kepada bendahara koperasi.

Gambar 3.4. Bagan alir Simpanan Wajib.

D. Bagan Alir Dokumen Simpanan Manasuka

Simpanan diberikan langsung oleh anggota kepada bendahara koperasi dengan jumlah yang tidak terhingga.

21

E. Bagan Alir Dokumen Pengajuan Pinjaman

Pada proses ini, setiap anggota jika ingin mengajukan pinjaman uang maka dia harus mengajukan surat pengajuan pinjaman yang diserahkan ke bagian sekretariat koperasi. Kemudian Sekretaris akan memeriksa apakah anggota tersebut dalam status pinjam atau tidak. Jika masih punya pinjaman, maka anggota tidak diperkenankan melakukan peminjaman kembali. Tapi jika tidak punya pinjaman, maka sekretaris akan memeriksa gaji anggota tersebut kepada bendahara gaji. Jika gaji anggota tersebut mencukupi, maka anggota tersebut diperbolehkan untuk melakukan peminjaman.

Setiap anggota yang meminjam uang akan diberi suatu bukti yaitu BKK. Formulir pengajuan pinjaman bisa dilihat di lampiran.

# / 0 1

+ ) 2 2 3 ) 2 2 ) 2 2 ( 2 0 011 011 1 # ) 2 2 2 1 ) ) 2 2 /

% / 4

% / 2 ) 2 2 / 2 4 -1 5 6 ) 3 4 3 4 % / 5 6 ( / 2 2 4 4 1 ! 011 011 2 2

F. Bagan Alir Dokumen Pengambilan Simpanan

Gambar 3.7. Bagan alir pengambilan simpanan.

Pengambilan simpanan diawali dengan mengisi formulir pengambilan simpanan di bagian bendahara.

G. Bagan Alir Proses Tutup Buku

Pada akhir tahun buku, bendahara menghitung bunga simpanan Manasuka. Kemudian menghitung jumlah bunga simpanan Manasuka yang diberikan kepada tiap anggota. Proses berikutnya adalah menghitung pendapatan jasa pinjaman, pengeluaran lain-lain.

Sisa Hasil Usaha didapatkan dari pendapatan dikurangi pengeluaran. Selanjutnya dibuatlah pembagian SHU menurut persentasenya masing-masing. Setelah SHU dibuat, maka dapat dihitung jasa anggota penyimpan dan peminjam yang akan dibagikan kepada anggota.

23 ( 7 ( / ( . ( 8* 2 8* ( 7 # 2 ( 7 # 2 + 2 0 ( /

0 1 1

( 9 1 # 9 1 9 1 9 1 9 1 9 1 ( 7 2

Gambar 3.8. Bagan alir proses tutup buku

3.3 Analisis sistem

Langkah 3 dan 4 di dalam SDLC merupakan tahap analisis sistem. Tujuan tahap ini adalah untuk mendefinisikan kebutuhan user, mendefinisikan masalah secara tepat, menyusun alternatif penyelesaian dan memilih salah satu alternatif untuk penyelesaian.

Hasilnya, didapatlah data-data bahwa koperasi guru dan karyawan ini adalah unit yang ada di SLTPN 39 Surabaya. Dalam kegiatan sehari-hari koperasi ini tidak terlepas dari proses keuangan yang mengurusi masalah simpan pinjam.

Seringnya terjadi kekeliruan dalam perhitungan-perhitungan keuangan menyebabkan pembuatan Laporan Keuangan memakan banyak waktu dan tenaga. Hal ini terjadi karena perhitungan-perhitungan masih menggunakan alat hitung

kalkulator. Salah satu penyebab belum adanya sistem komputerisasi di koperasi ini adalah masih terbatasnya sumber daya manusia yang mampu menangani komputer.

Dengan dibuatnya sistem komputer simpan pinjam ini, diharapkan kinerja koperasi menjadi lebih baik. Pembuatan laporan keuangan tidak akan mengalami kesulitan lagi dan berusaha untuk menyajikan tepat pada waktunya.

3.4 Desain Sistem

Tahap ini berawal dari menentukan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain. Sebelum sistem digambarkan dalam Diagram Arus Data, berikut ini daftar kesatuan luar dan input/output yang terlibat di dalam sistem.

Tabel 3.1. Daftar komponen sistem

Kesatuan Luar Input Output

Anggota 1. Data anggota.

2. Data pembukaan simpanan. 3. Data transaksi simpanan. 4. Data permohonan pinjaman. 5. Data angsuran pinjaman. 6. Data permohonan keluar.

1. Kartu anggota.

Manajemen Koperasi

1. Data transaksi jurnal. 2. Data transaksi keuangan. 3. Data Transaksi Donatur. 4. Parameter bunga simpanan. 5. Parameter bunga pinjaman. 6. Parameter laporan.

1. Data anggota. 2. Data pinjaman. 3. Data simpanan. 4. Data laporan piutang. 5. Data laporan keuangan. 6. Data Laporan SHU.

25

Selanjutnya dibuatlah model logika dari sistem ini. Model logika ini bertujuan untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi pada sistem ini akan bekerja. Model logika ini digambarkan dalam Diagram Arus Data berikut ini.

Data Anggota Data Transaksi Simpanan Data Pembukaan Simpanan

Data Permohonan Pinjaman Data Angsuran Pinjaman

Kartu Anggota Data Anggota

Data Simpanan

Data Pinjaman Param Bunga Simp Param Bunga Pinj

Data Permohonan Keluar

Data Lap Piutang

Data Lap Simpanan Data Lap Keuangan

Data Trans Jurnal

Data Trans Donatur Data Trans Keuangan

Param Laporan

Data Laporan SHU 0

Sistem Akuntansi Simpan Pinjam

Koperasi +

Anggota

Manajemen Koperasi

26 #/ 2 # . 2 2 9 , # # 1 2 0

2 / 5 / 2

2 2

2 .

2 2 . 2 2 9 2 9 2 2 9 8* 2 9 1 1

-2 / .

/ , / 2 7 + 7 9 2 4 9 1 #/ 0 2 2 8* :7 # ;

27 Data Paket Data Angsuran Data Saldo Data SetRekening Data Kategori Data Pinjaman Data Simpanan

Param Bunga Pinj Param Bunga Simp

Data Laporan SHU

Param Laporan

Data Lap Simpanan

Data Lap Piutang

Data Lap SHU

Data Lap Keuangan Data TransSimpan Data RegPinjam Data RegSimpan Data SHU Data Keuangan Data Keuangan Data SHU Data Rekening Data DetilJurnal Data MasterJurnal Data DetilJurnal Data MasterJurnal Data Angsuran Data Jadwal Angsur

Data Jadwal Angsur Data RegPinjama Data RegPinjam KdAnggota Data TransSimpan Data RegSimpan Data RegSimpan KdAnggota Data TransSimpan Data Anggota

Data Transaksi Simpanan

Data Permohonan Pinjaman Data Angsuran Pinjaman

Data Pembukaan Simpanan Kartu Anggota Data Pinjaman Data Simpanan Data Anggota Data Anggota Data Anggota KdAnggota

Data Trans Simp

Data Trans Pinj No Pinjaman

Data Generate Lap Data Keluar

Data Angsuran Data Permohonan Keluar

Data Transaksi

Data Trans Keuangan Data Trans Donatur Data Trans Jurnal

Data Lap Keuangan Data Lap Simpanan Data Lap Piutang 1 Proses Administratif + 2 Proses Simpanan + 3 Proses Pinjaman + 4 Proses Keuangan Operasional + 5 Proses Pembuatan Laporan + Anggota Manajemen Koperasi 1 Anggota 4 RegSimpan 6 RegPinjam 5 TransSimpan 7 JdwlAngsur 8 AngsurPinjam 10 MasterJurnal 11 DetilJurnal 1 Anggota 4 RegSimpan 6 RegPinjam 5 TransSimpan 1 Anggota 2 Rekening 12 Jasa Anggota 13 Keuangan 6 RegPinjam 4 RegSimpan 5 TransSimpan 14 Lap Simpanan

15 Lap Piutang

16 Lap SHU 17 Lap Keuangan 3 AnggotaKeluar 9 RegPinjamDana 8 AngsurPinjam Manajemen Koperasi Manajemen Koperasi 18 Kategori 19 SetRekening 4 RegSimpan 8 AngsurPinjam 20 Paket

Data Angsuran Data TransSimpan

Data Keluar

Data Permohonan Keluar Data Anggota Data Anggota Data Simpanan Data Pinjaman Data RegSimpan 1 Proses Registrasi Anggota Manajemen Koperasi 1 Anggota 5 TransSimpan 3 AnggotaKeluar 8 AngsurPinjam 2 Proses Anggota Keluar Anggota 4 RegSimpan 6 RegPinjam

Gambar 3.12. DFD level 1 Proses Administratif

Data Transaksi Data Transaksi Simpanan

Data Pembukaan Simpanan Kartu Anggota Data Simpanan Data Registrasi Data Transaksi Data Penutupan No Simp KdAnggota Data RegSimpan Status Data TransSimpan Data RegSimpan No Simp

Param Bunga Simp Saldo Simpanan

Data Trans Bunga Simp

1 Proses Pembukaan Simpanan 3 Proses Transaksi Simpanan 4 Proses Penutupan Simpanan Anggota Manajemen Koperasi 1 Anggota 4 RegSimpan 4 RegSimpan 5 TransSimpan 2 Proses Pemberian Bunga Simpanan

29 Status Data Angsuran Data Penyelesaian Data Angsuran Data Pinjaman Data Pinjaman Data Angsuran Data Pinjaman KdAnggota Data Permohonan Pinjaman

Data Angsuran Pinjaman

Data RegPinjam

Data RegPinjama

Data RegPinjam

KdAnggota

Data Jadwal Angsur Data Angsuran Data Jadwal Angsur

Param Bunga Pinj Nominal dan Jangka Data Bunga Pinjaman

Data Paket 1 Proses Pemberian Pinjaman 3 Proses Pengangsuran Pinjaman 4 Proses Penyelesaian Pinjaman Anggota Manajemen Koperasi 1 Anggota 6 RegPinjam 6 RegPinjam 7 JdwlAngsur 7 JdwlAngsur 8 AngsurPinjam 2 Proses Perhitungan Bunga Pinjaman 20 Paket

Gambar 3.14. DFD level 1 Proses Pinjaman

Data Trans Jurnal

Data Trans Keuangan

Data Lap Keu Data SHU Data Keuangan Data MasterJurnal Data DetilJurnal Data Rekening Data Rekening Data Transaksi

Data Trans Donatur

Data Trans Donatur

Data MasterJurnal

Data DetilJurnal

Data Rekening

Data Keuangan _{Data Kategori} Data SetRekening Data DetilJurnal Data MasterJurnal Data Saldo Data Angsuran Data Rekening 2 Proses Posting Jurnal Otomatis 3

Proses Entri Jurnal Langsung

6

Proses SHU (Jasa Anggota) 5 Proses Generate Lap Keuangan (Akhir Bln) 10 MasterJurnal 11 DetilJurnal 10 MasterJurnal 11 DetilJurnal 2 Rekening 12 Jasa Anggota 13 Keuangan 9 RegPinjamDana Manajemen Koperasi 1 Proses Pengklasifikasian Rekening 4 Proses Penerimaan Dana Donatur 18 Kategori 19 SetRekening 4 RegSimpan 8 AngsurPinjam

Data Lap Simpanan

Data Lap Keuangan Data Lap Piutang

Data Lap SHU Data Lap Simpanan

Data Lap Keuangan

Data Lap Piutang Data Keuangan Data SHU Data RegPinjam Data RegSimpan Data TransSimpan Param Laporan

Data Laporan SHU 1 Proses Pembuatan Laporan Simpanan 2 Proses Pembuatan Laporan Pinjaman 3 Proses Pembuatan Laporan SHU 4 Proses Pembuatan Laporan Keuangan 13 Keuangan 12 Jasa Anggota 4 RegSimpan 6 RegPinjam 5 TransSimpan

17 Lap Keuangan

16 Lap SHU 15 Lap Piutang

14 Lap

Simpanan Manajemen Koperasi

Gambar 3.16. DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan

3.4.1 Entity Relationship Diagram dan struktur Basis Data

Basis Data atau Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya. Sebagai BackEnd Database dari Sistem Akuntansi Simpan Pinjam ini digunakanlah Paradox 7, dengan pertimbangan kemudahan dalam pemeliharaan.

A. Entity Relationship Diagram (ERD)

Untuk melihat hubungan antar file dalam database, dibuatlah Entity Relationship Diagram sebagai berikut.

31 KdRekening KdRekening Plafon Kategori KdRekening KdAnggota k dAnggota k dAnggota k dAnggota KdPinjam KdPinjam KdJ urnal KdRekening NoBukti NoBukti NoBukti NoBukti NoBukti A nggota K dAnggota NIP Nama A lamat T anggal S tatus K doprt K eterangan

A nggotaKe luar K dAnggota N oBukti T anggal B lnKeluar T hnKeluar A lasan S aldoPokok S aldoWaji b S aldoMS uka P injaman K dOrpt RegSimpa n K dAnggota T anggal S aldoPokok S aldoWaji b S aldoMS uka K doprt

T rans Simp an NoBukti K dAnggota T anggal S andi P okok W ajib ManaSuka S aldoPokok S aldoWaji b S aldoMS uka K doprt S tatus Memo RegPinjam K dPinjam NoBukti K dAnggota T anggal T glTempo Jumlah JgkWaktu T ujuan S is a K doprt S tatus P os ting K eterangan

JdwlAngs u r K dPinjam A ngs uran T glTempo J mlP injam J mlP okok J mlB unga S tatus

A ngsurPin jam K dPinjam A ngs uran NoBukti T anggal J mlA ngsur J mlP okok J mlB unga K doprt S tatus Memo R ekening K dRekening Nama K elmp J enis Rek Mutasi S tatus A ktif S ubTotal Memo Debet K redit Donatur NoBukti Donatur A lamat T anggal J enis J umlah K dOprt S tatus K eterangan DetilJ urnal K dJurnal K dRekening Debet K redit K etDetil MasterJ urnal

K dJ urnal NoBukti T anggal T otalDebe t T otalKredi t K eterangan K ategori

K ategori

S etRekening K ategori K odeAc co unt Mutas i

P aket K ode P lafon B unga K aliAngs u r A ngs uran

JasaA nggota K ode B ulan T ahun J as aManaS uka J as aW ajib J as aP injaman

K euangan K ode B ulan T ahun Debet K redit S aldo

Gambar 3.17. Entity Relationship Diagram Sistem Simpan Pinjam

B. Struktur Basis Data B.1 Tabel Anggota

Fungsi : Tabel ini berisi data master anggota koperasi. Tabel 3.2. Anggota

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdAnggota PK ALPHA 10 Kode pengenal Anggota

Koperasi

2 NIP ALPHA 10 Nomor Induk Pegawai

Anggota Koperasi

3 Nama ALPHA 25 Nama Anggota

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

4 Alamat ALPHA 100 Alamat Anggota

Koperasi

5 Tanggal DATE Auto Tanggal masuk

keanggotaan Koperasi

6 Status ALPHA 8 Status Keanggotaan

(MASUK / KELUAR) 7 KdOprt FK ALPHA 8 Kode Operator sistem

simpan pinjam 8 Keterangan ALPHA 50 Keterangan lain data

Anggota

B.2 Tabel Operator

Fungsi : Tabel ini berisi daftar user / operator, yaitu orang-orang yang diberi kewenangan untuk menjalankan sistem simpan pinjam.

Tabel 3.3. Operator

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Kd_Oprt PK ALPHA 8 Kode User /

Operator

2 Nm_Oprt ALPHA 30 Nama User /

Operator

3 Psw_Oprt ALPHA 15 Kata Kunci Kode User / Operator

4 Lvl_Oprt ALPHA 1 Tingkatan User /

Operator

B.3 Tabel JdwlAngsur

Fungsi : Tabel ini berisi informasi jadwal pengangsuran pinjaman Anggota. Tabel 3.4. JdwlAngsur

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdPinjam PK ALPHA 10 Kode pengenal

33

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 2 Angsuran PK NUMBER Auto Nomer Angsuran

pinjaman

3 TglTempo DATE Auto Tanggal jatuh tempo angsuran pinjaman 4 JmlPinjam MONEY Auto Jumlah pinjaman pada

Angsuran tertentu 5 JmlPokok MONEY Auto Jumlah Pokok pada

Angsuran tertentu 6 JmlBunga MONEY Auto Jumlah Bunga pada

Angsuran tertentu

7 Status ALPHA 8 Status data jadwal

Angsuran pinjaman

B.4 Tabel Rekening

Fungsi : Tabel ini berisi data master rekening keuangan. Tabel 3.5. Rekening

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdRekening PK ALPHA 10 Kode Rekening

Akuntansi

2 Nama ALPHA 45 Nama Rekening

Akuntansi

3 Kelmp ALPHA 20 Kelompok Rek.

Akuntansi

4 JenisRek ALPHA 45 Jenis Rekening

Akuntansi

5 Mutasi ALPHA 10 Posisi (Debet / Kredit) Rek. Akuntansi

6 Status ALPHA 8 Status (Header/Detail)

dari Rek. Akuntansi 7 Aktif LOGICAL 1 Status Aktif dari Rek.

Akuntansi

8 SubTotal LOGICAL Auto Status Hitung SubTotal pada Rek. Akuntansi

9 Memo ALPHA 100 Keterangan data Rek.

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 10 Debet MONEY Auto Nilai Debet dari Trans.

Jurnal Rek. Akuntansi 11 Kredit MONEY Auto Nilai Kredit dari Trans.

Jurnal Rek. Akuntansi

B.5 Tabel AnggotaKeluar

Fungsi : Tabel ini untuk menyimpan pencatatan anggota yang keluar. Tabel 3.6. AnggotaKeluar

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdAnggota PK ALPHA 10 Kode pengenal Anggota

Koperasi

2 Tanggal DATE Auto Tanggal anggota keluar keanggotaan koperasi 3 BlnKeluar ALPHA 10 Nama Bulan anggota

keluar keanggotaan 4 ThnKeluar ALPHA 4 Tahun anggota keluar

keanggotaan

5 Alasan ALPHA 100 Alasan Anggota keluar dari keanggotaan 6 SaldoPokok MONEY Auto Total Saldo Simpanan

Pokok Anggota 7 SaldoWajib MONEY Auto Total Saldo Simpanan

Wajib Anggota 8 SaldoMSuka MONEY Auto Total Saldo Simpanan

Manasuka Anggota 9 Pinjaman MONEY Auto Total Pinjaman

Anggota

`10 KdOprt FK ALPHA 8 Kode Operator Sistem simpan pinjam

B.6 Tabel RegSimpan

35

Tabel 3.7. RegSimpan

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdAnggota PK ALPHA 10 Kode pengenal Anggota

Koperasi

2 Tanggal DATE Auto Tanggal pencatatan data simpanan

3 SaldoPokok MONEY Auto Saldo simpanan Pokok Anggota

4 SaldoWajib MONEY Auto Saldo simpanan Wajib Anggota

5 SaldoMSuka MONEY Auto Saldo simpanan Manasuka Anggota 6 KdOprt FK ALPHA 8 Kode operator sistem

simpan pinjam

B.7 Tabel MasterJurnal

Fungsi : Tabel ini berisi informasi mengenai Master Jurnal Akuntansi. Tabel 3.8. MasterJurnal

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdJurnal PK ALPHA 30 Kode pengenal

Transaksi Jurnal 2 NoBukti ALPHA 10 Nomer Bukti transaksi

Kas Masuk / Keluar 3 Tanggal DATE Auto Periode / Tanggal

Transaksi Jurnal 4 TotalDebet MONEY Auto Total Nilai Debet

Transaksi Jurnal 5 TotalKredit MONEY Auto Total Nilai Kredit

Transaksi Jurnal 6 Keterangan ALPHA 50 Keterangan data Transaksi Jurnal

B.8 Tabel TransSimpan

Tabel 3.9. TransSimpan

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 NoBukti PK ALPHA 10 Nomer Bukti transaksi

Kas Masuk / Keluar 2 KdAnggota FK ALPHA 10 Kode pengenal Anggota

koperasi

3 Tanggal TIMESTAMP Auto Tanggal transaksi simpanan Anggota

4 Sandi ALPHA 1 Sandi transaksi

simpanan Anggota

5 Pokok MONEY Auto Nilai transaksi

simpanan Pokok

6 Wajib MONEY Auto Nilai transaksi

simpanan Wajib 7 ManaSuka MONEY Auto Nilai transaksi

simpanan ManaSuka 8 KdOprt FK ALPHA Auto Kode operator sistem

simpan pinjam

9 Memo ALPHA Auto Keterangan tambahan

transaksi simpanan

B.9 Tabel RegPinjam

Fungsi : Tabel ini berisi data pencatatan registrasi pinjaman oleh Anggota. Tabel 3.10. RegPinjam

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdPinjam PK ALPHA 10 Kode pengenal

registrasi pinjaman 2 NoBukti ALPHA 10 Nomer Bukti transaksi

Kas Masuk / Keluar 3 KdAnggota FK DATE Auto Kode pengenal Anggota

Koperasi

4 Tanggal ALPHA 1 Tanggal registrasi

pinjaman Anggota 5 TglTempo MONEY Auto Tanggal jatuh tempo

37

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

6 Jumlah MONEY Auto Jumlah pinjaman

Anggota

7 JgkWaktu MONEY Auto Jangka waktu pinjaman Anggota

8 Tujuan MONEY Auto Tujuan pinjaman

Anggota

9 Sisa MONEY 8 Sisa saldo.

10 Status ALPHA 8 Status data registrasi pinjaman Anggota 11 KdOprt FK ALPHA Auto Kode operator sistem

simpan pinjam 12 Keterangan ALPHA Auto Keterangan tambahan

registrasi pinjaman

13 Posting LOGICAL Posting Jurnal.

B.10 Tabel AngsurPinjam

Fungsi : Tabel ini berisi data pencatatan pengangsuran pinjaman Anggota. Tabel 3.11. AngsurPinjam

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdPinjam PK ALPHA 10 Kode pengenal

registrasi pinjaman 2 Angsuran PK NUMBER Auto Nomer Angsuran

pinjaman

3 NoBukti ALPHA 10 Nomer Bukti transaksi Kas Masuk / Keluar 4 Tanggal DATE Auto Tanggal pengangsuran

pinjaman

5 JmlPinjam MONEY Auto Jumlah pinjaman pada Angsuran tertentu 6 JmlPokok MONEY Auto Jumlah Pokok pada

Angsuran tertentu 7 JmlBunga MONEY Auto Jumlah Bunga pada

Angsuran tertentu 8 KdOprt FK ALPHA 8 Kode operator sistem

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan simpan pinjam

9 Memo ALPHA 50 Keterangan tambahan

angsuran pinjaman

10 Status LOGICAL Status Angsuran.

B.11 Tabel Donatur

Fungsi : Tabel ini berisi data pencatatan penerimaan Dana dari pihak ketiga. Tabel 3.12. Donatur

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 NoBukti PK ALPHA 10 Nomer Bukti transaksi

Kas Masuk / Keluar 2 Donatur ALPHA 25 Nama Pihak ketiga /

Donatur

3 Alamat ALPHA 100 Alamat Pihak ketiga / Donatur

4 Tanggal DATE Auto Tanggal transaksi penerimaan Dana

5 Jenis ALPHA 8 Jenis penerimaan Dana

(PINJAMAN/DROP)

6 Jumlah MONEY Auto Jumlah Dana yang

diterima

7 KdOprt FK ALPHA 8 Kode operator sistem simpan pinjam 8 Keterangan ALPHA 50 Keterangan tambahan

penerimaan Dana

B.12 Tabel DetilJurnal

Fungsi : Tabel ini berisi data mengenai Detil Pencatatan Jurnal Akuntansi. Tabel 3.13. DetilJurnal

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 KdJurnal PK ALPHA 30 Kode pengenal

39

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 2 KdRekening PK ALPHA 15 Kode Rekening

Akuntansi 3 Debet MONEY Auto Nilai Debet Detil

Transaksi Jurnal 4 Kredit MONEY Auto Nilai Kredit Detil

Transaksi Jurnal 5 KetDetil ALPHA 25 Ket. data entri Detil JA

B.13 Tabel Counter

Fungsi : Tabel ini menyimpan counter transaksi. Tabel 3.14. Counter

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Anggota NUMBER

2 Simpanan NUMBER

3 Pinjaman NUMBER

4 BKM NUMBER

5 BKK NUMBER

6 Jurnal NUMBER

B.14 Tabel JasaAnggota

Fungsi : Tabel ini menyimpan jasa anggota.

Tabel 3.15. Jasa Anggota

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Kode PK ALPHA 10 Kode Anggota

2 Bulan ALPHA 15 Bulan

3 Tahun ALPHA 4 Tahun

4 JasaManasuka MONEY Jumlah Jasa Manasuka

5 JasaWajib MONEY Jumlah Jasa Wajib

B.15 Tabel Kategori

Fungsi : Tabel ini menyimpan kategori rekening. Tabel 3.16. Kategori

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 Kategori PK ALPHA 30 Kategori Rekening.

B.16 Tabel Keuangan

Fungsi : Tabel ini menyimpan data-data transaksi keuangan. Tabel 3.17. Keuangan

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Kode PK ALPHA 30 Kode Rekening

2 Bulan ALPHA 15 Bulan Transaksi

3 Tahun ALPHA 4 Tahun Transaksi

4 Debet MONEY Debet

5 Kredit MONEY Kredit

6 Saldo MONEY Saldo

B.17 Tabel Pengurus

Fungsi : Tabel ini menyimpan data-data pengurus koperasi. Tabel 3.18. Pengurus

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 PenaSht ALPHA 25 Penasehat.

2 Ketua-I ALPHA 25 Ketua satu.

3 Ketua-II ALPHA 25 Ketua dua.

4 Sek-I ALPHA 25 Sekretaris satu.

5 Sek-II ALPHA 25 Sekretaris dua.

6 Bend-I ALPHA 25 Bendahara satu.

41

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

8 Pemb. ALPHA 25 Pembantu Umum.

9 BP-I ALPHA 25 Badan Pemeriksa satu.

10 BP-II ALPHA 25 Badan Pemeriksa dua.

11 BP-III ALPHA 25 Badan Pemeriksa tiga.

B.18 Tabel Pinjaman

Fungsi : Tabel ini menyimpan parameter pinjaman. Tabel 3.19. Pinjaman

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Maks_pinj NUMBER Data 10

2 MaksAngsur_ Pinj

NUMBER Data 4

3 Bunga_Pinj NUMBER Data 1.5 %

B.19 Tabel Plafon

Fungsi : Tabel ini menyimpan paket pinjaman. Tabel 3.20. Plafon

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Kode PK AUTOINCR

EMENT

Kode Nomor Urut.

2 Plafon MONEY Jumlah paket pinjaman.

3 Bunga MONEY Bunga tiap Jumlah

pinjaman.

4 KaliAngsur NUMBER Jumlah Angsuran.

5 Angsuran MONEY Jumlah nominal

angsuran perangsuran.

B.20 Tabel RegPinjamDana

Tabel 3.21. RegPinjamDana

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 NoBukti ALPHA 10 Nomor bukti transaksi.

2 Donatur ALPHA 25 Nama.

3 Alamat ALPHA 100 Alamat.

4 Tanggal DATE Tanggal Transaksi.

5 Jenis ALPHA 8 Jenis donatur/pinjaman.

6 Jumlah MONEY Jumlah dana.

7 KdOprt ALPHA 8 Kode Operator.

8 Status LOGICAL Status.

9 Keterangan ALPHA 100 Keterangan.

B.21 Tabel SetRekening

Fungsi : Tabel ini menyimpan nama rekening. Tabel 3.22. SetRekening

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan 1 Kategori PK ALPHA 30 Kategori rekening. 2 KodeAccount ALPHA 15 Kode rekening. 3 Mutasi ALPHA 6 Debet atau Kredit.

B.22 Tabel Simpanan

Fungsi : Tabel ini menyimpan parameter simpanan. Tabel 3.23. Simpanan

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Pokok_Simp MONEY Rp 40.000,-

2 Wajib_Simp MONEY Rp 10.000,-

3 Sukarela_Sim p

MONEY Bebas

43

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

mp Simpanan Pokok 4 kali.

5 Bunga_Simp NUMBER Bunga Simpanan 0,5 %.

B.23 Tabel TempSHURpt

Fungsi : Tabel ini berisi data pembagian SHU.

Tabel 3.24. TempSHURpt.

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Nama ALPHA 50 Nama Anggota.

2 BngManasuka MONEY Jumlah bunga

Manasuka.

3 BngSimpanan MONEY Jumlah bunga

Simpanan.

4 JasaPinjaman MONEY Jumlah jasa pinjaman.

B.24 Tabel Administrasi

Fungsi : Tabel ini menyimpan parameter pembagian SHU. Tabel 3.25. Administrasi

No Nama Kolom Key Tipe Data Panjang Keterangan

1 Cad_SHU NUMBER 40%

2 Pinj_SHU NUMBER 25%

3 Simp_SHU NUMBER 15%

4 Urus_SHU NUMBER 5%

5 Kary_SHU NUMBER 5%

6 Pend_SHU NUMBER 5%

7 Sos_SHU NUMBER 5%

3.4.2 Desain Input

dari data-data yang terjadi dari transaksi-transaksi. Desain input dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Kemudian dibuatlah desain layar terminal yang merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem dengan komputer.

A. Desain Dokumen Dasar

Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Berikut disajikan rancangan dokumen dasar yang terdiri dari:

a. Formulir Pendaftaran Anggota (Gambar 3.18). b. Surat Permohonan Pinjaman (Gambar 3.19). c. Formulir Pernyataan Keluar (Gambar 3.20). d. Formulir Setoran Simpanan (Gambar 3.21). e. Formulir Penarikan Simpanan (Gambar 3.22). f. Formulir Angsuran Pinjaman (Gambar 3.23).

45

47

Gambar 3.20. Surat Pernyataan Keluar

! " "

# $

! " "

# $

Gambar 3.22. Formulir Penarikan Simpanan.

%

! " "

$ & $

' $

$

Gambar 3.23. Formulir Angsuran Pinjaman.

B. Desain Layar Dialog

Desain layar terminal merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya. Desain layar terminal disajikan sebagai berikut.

49

B.1 Menu • Sistem

o Login o Logout

o Manajemen User o Proses Bunga Simpanan

• Master

o Anggota (masuk) o Paket Pinjaman o Simpanan o Pinjaman o Administrasi o Kepengurusan

• Transaksi

o Anggota keluar o Simpanan Setoran Penarikan o Pinjaman Permohonan Angsuran

o Penerimaan Dana

• Pembukuan

o Pengarahan Akuntansi o Pengarahan Rekening o Entry Jurnal

o Tutup Periode

Proses harian (posting jurnal otomatis) Proses bulanan (laporan keuangan) Proses bulanan (laporan jasa anggota) • Laporan o Simpanan Kartu Anggota Simpanan Anggota Bunga Simpanan Jasa Simpanan o Pinjaman Kartu Anggota Pinjaman Anggota Jasa Pinjaman

o SHU diterima anggota o Laporan SHU

• Utilitas

o Ganti User o Ganti Password

B.2 Anggota (Masuk)

Gambar 3.24. Desain Layar Anggota (masuk)

B.3 Transaksi Simpanan

51

B.4 Transaksi Jurnal

Gambar 3.26. Desain Layar Transaksi Jurnal.

B.5 Parameter Laporan

Gambar 3.27. Desain Layar Parameter Laporan.

B.6 Login User

3.4.3 Desain Output

Output yang dihasilkan oleh sistem informasi berupa output seperti laporan-laporan formal maupun dokumen-dokumen hasil cetakan komputer. Sedangkan output di media lunak berupa dialog layar terminal.

Bentuk atau format output yang dihasilkan sama dengan hasil output sistem manual yang ada sebelumnya. Bentuknya bisa dilihat pada lampiran 6. Lampiran 6 ini adalah bentuk laporan Hasil Usaha yang diterbitkan setiap akhir tahun buku.

53

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1 Implementasi

4.1.1 Instalasi Program

Implementasi sistem merupakan proses memasang, mempraktekkan, maupun menerapkan sistem aplikasi yang telah dirancang serta dikembangkan untuk membantu aliran sistem dan prosedur yang telah berlaku. Sebelum dilakukan proses implementasi tersebut terlebih dahulu harus dipersiapkan kebutuhan–kebutuhan / dukungan-dukungan aplikasi sistem yang meliputi aspek instalasi perangkat keras maupun perangkat lunak.

A. Kebutuhan Perangkat Keras

Menyangkut segala persiapan yang berkaitan dengan dukungan Perangkat Keras (Hardware) dengan spesifikasi Minimum.

1). Prosessor Pentium 200 MHz 2). RAM 32 MB

3). Hardisk 1.2 GB

B. Kebutuhan Perangkat Lunak

Menyangkut segala persiapan yang berkaitan dengan dukungan Perangkat Lunak (Software).

1). Sistem Operasi Windows NT Workstation atau Win. 9x 2). Installasi Borland Database Engine (BDE).

54

C. Setup Program

Hasil kompilasi dari source program sistem ini berupa sebuah file EXE. Proses pemasangan program aplikasi sistem informasi akuntansi ini dilakukan dengan menjalankan file Setup.exe dalam folder Disk1, dari sistem installer yang telah terbentuk. Kemudian dengan mengikuti petunjuk dalam proses setup tersebut sistem akan terpasang dan siap dijalankan.

4.1.2 Penjelasan Menu dan Aplikasi

Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi ini dinamakan Sistem Simpan Pinjam, dan untuk selanjutnya digunakan untuk menyebut sistem yang telah dikembangkan atau dibuat dalam proyek Tugas Akhir ini.

Sistem Simpan Pinjam menggunakan gabungan teknologi Multiple Document Interface (MDI) dan Single Document Interface (SDI). Dalam teknologi MDI, Form Aplikasi dibagi menjadi 2 (dua) yaitu MDI Parent sebagai Form Induk / Utama, dan MDI Child sebagai Form yang bergantung atau berada pada MDI Parent. Sedangkan pada teknologi SDI, kedudukan setiap form aplikasi adalah sama, artinya bahwa masing-masing form tidak mempunyai ketergantungan terhadap form yang lain.

Secara umum aplikasi Sistem Simpan Pinjam ini menggunakan teknologi MDI, sedangkan teknologi SDI digunakan hanya pada beberapa form tertentu dengan pertimbangan khusus yang tidak memerlukan bentuk form MDI maupun sebagai bentuk Representasi pengolahan atau perhitungan data.

55

Gambar 4.1. Form Utama Sistem Simpan-Pinjam (Menu Transaksi)

A. Menu dan Sekuritas Aplikasi

Sebagaimana telah digambarkan dalam Bagan Menu pada Bab III diatas, Sistem Simpan Pinjam dibagi menjadi 6 (enam) Menu sistem sebagai dasar pengaksesan data. Masing-masing menu memiliki beberapa sub menu lain. Menu-menu tersebut menangani hal-hal yang berkaitan dengan ruang lingkupnya masing-masing yang akan dijelaskan dalam uraian berikut.

Menu “Sistem” merupakan menu utama sistem yang berisi aktifitas Login dan Logout serta form pengaksesan data master User (Manajemen User) yang berfungsi untuk menyimpan data user sebagaimana dijelaskan diatas.

Melalui menu “Master” operator dapat melakukan pengisian data master Anggota serta pemeliharaan parameter sistem dari aplikasi Simpan-Pinjam ini. Parameter tersebut diperlukan untuk melakukan berbagai macam proses Simpanan, Pinjaman, maupun proses Laporan. Mengingat data parameter tersebut sangat penting dan berpengaruh pada prosedur maupun perhitungan keuangan,

56

maka form-form data parameter tersebut hanya bisa diakses oleh user dengan level Supervisor.

Menu “Transaksi” digunakan untuk melakukan pengentrian data transaksi sebagai proses operasional sistem Simpan-Pinjam yang meliputi aktifitas Simpanan, Pinjaman, Penerimaan Dana Donatur, maupun Keanggotaan (Anggota Keluar).

Pada menu “Pembukuan” operator dapat melakukan prosedur pengentrian data akuntansi yang meliputi pemeliharaan data Rekening Akuntansi (Chart of Account), pengentrian Jurnal serta proses Tutup Buku.

Menu “Laporan” menyajikan berbagai laporan yang dihasilkan oleh Sistem Simpan Pinjam sebagai bentuk keluaran (output) dari pemrosesan data transaksi atau aktifitas operasional yang diinputkan.

Menu “Utilitas” berhubungan dengan aktifitas Login dari seorang operator.

Sebagaimana dijelaskan di atas untuk menjalankan aplikasi Sistem Simpan Pinjam, seorang operator harus memiliki hak akses yang digunakan dalam proses Login User. Operator dibagi menjadi Supervisor dan User. Seorang

supervisor bertugas menangani data Operator dan parameter sistem Simpan Pinjam dalam menu Master, serta melakukan kontrol melalui pemantauan data laporan atau output. Operator yang berlevel User berperan dalam menginput data transaksi simpan pinjam sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Melalui sub menu Manajemen User pada menu Sistem, pendaftaran

57

Account berisi informasi mengenai NamaUser dan PIN/Password yang berfungsi sebagai Kunci untuk masuk ke dalam Sistem Simpan-Pinjam.

Gambar 4.2. Form Manajemen User

Sebelum masuk ke Sistem, Operator harus melakukan Login dengan melewati Form Login sebagai bentuk keamanan dan validitas data dengan mengisi UserName maupun Password berdasarkan jenis operator.

58

Proses Logout melalui sub menu Logout pada menu Sistem dimaksudkan untuk mengakhiri sesi konektifitas operator ke database tanpa harus mengakhiri atau menutup aplikasi.

B. Proses Inisialisasi Sistem Simpan Pinjam

Proses aplikasi sistem Simpan Pinjam ini dimulai dengan inisialisasi data parameter sistem yang dilakukan oleh Supervisor, yang meliputi : Simpanan (besar Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib, besar persentase bunga Simpanan Mana Suka), Pinjaman (maksimum nilai pinjaman berdasarkan besar simpanan, besar maksimum angsuran pinjaman, prosentase bunga pinjaman), Administrasi (prosentase bagian dari item-item Laporan SHU), serta pejabat / posisi kepengurusan.

Gambar 4.4. Form Parameter Simpanan

Data-data parameter tersebut diperlukan sebagai acuan dalam prosedur-prosedur operasional yang membutuhkan data acuan dalam melakukan serangkaian proses kalkulasi maupun dalam rangka representasi data atau keluaran (output).

59

C. Proses Keanggotaan

Proses sistem Simpan-Pinjam dimulai dengan mendaftar Anggota yang masuk melalui form master anggota pada menu Master – Anggota (Masuk). Dengan mengentrikan nama anggota maka akan dihasilkan Kode Anggota dengan format : “XXX-99999”; XXX merupakan 3 digit karakter terdepan pada nama Anggota sedangkan 99999 adalah angka counter / urut record data.

Gambar 4.5. Form Master Anggota

Setelah mengentri data master anggota, kemudian dilakukan transaksi simpanan yang merupakan syarat / kewajiban setiap anggota koperasi yang masuk untuk menyetor sejumlah Simpanan Pokok, Wajib, dan atau Manasuka yang besarnya ditetapkan dalam data parameter simpanan.

Untuk menangani anggota yang keluar, dilakukan melalui form Anggota Keluar pada sub menu Anggota Keluar. Prosedur ini dimulai dengan mengisi kode anggota (form lookup / search data) sehingga akan muncul data-data simpanan maupun kewajiban pinjaman dari anggota bersangkutan. Total simpanan akan dikurangi dengan kewajiban pinjaman anggota secara langsung yang secara

60

otomatis dilakukan transaksi penarikan simpanan dan transaksi pelunasan / angsuran pinjaman “dibelakang layar” (background process).

Gambar 4.6. Form Transaksi Anggota Keluar

Apabila terdapat sisa dari pengurangan simpanan dengan pinjaman, maka akan dikembalikan dalam bentuk transaksi penarikan. Sebaliknya apabila anggota masih mempunyai tanggungan pinjaman, maka anggota wajib melakukan pelunasan / angsuran pinjaman.

D. Proses Transaksi Keuangan

Prosedur Simpanan dalam aplikasi Simpan-Pinjam ini meliputi transaksi Setoran dan transaksi Penarikan yang dapat di-entri-kan melalui sub menu Simpanan pada menu Transaksi. Dimulai dengan mengisi kode anggota kemudian mengisi jumlah dari transaksi simpanan tersebut sesuai dengan jenis simpanan (Pokok / Wajib / ManaSuka). Secara otomatis data kolom Nomor Bukti akan

61

dihasilkan dengan format “BKM-999” (untuk transaksi Setoran) dan “BKK-999” (untuk transaksi Penarikan); BKM kependekan dari Bukti Kas Masuk, BKK kependekan dari Bukti Kas Keluar. Sedangkan 999 merupakan angka counter / urut transaksi. Dari transaksi tersebut, secara otomatis transaksi setoran akan menambah saldo simpanan dan transaksi penarikan akan mengurangi saldo simpanan.

Gambar 4.7. Form Transaksi Simpanan

Prosedur Pinjaman meliputi transaksi Permohonan Pinjaman dan transaksi Angsuran Pinjaman, yang dapat di-entri-kan melalui sub menu Pinjaman pada menu Transaksi. Permohonan pinjaman dimulai dengan mengisi data anggota, jangka waktu, besar dan alasan pinjaman dana pada kolom yang telah disediakan. Kode pinjam akan dihasilkan secara otomatis dengan format : “ ddmmyy-[counter No.Bukti]“; ddmmyy merupakan kombinasi dari 2 (dua) digit tanggal,

62

bulan dan tahun saat registrasi dilakukan, sedangkan counter No.Bukti diambil dari angka counter / urut kolom Nomer Bukti. Dari registrasi pinjaman tersebut akan di-generate jadwal angsuran yang harus dibayar oleh anggota berdasarkan data Nilai Pinjaman, Jangka Waktu, dan Bunga Pinjaman yang diperoleh dari data paramater pinjaman.

Gambar 4.8. Form Transaksi Registrasi Pinjaman

Prosedur angsuran pinjaman dilakukan melalui form Angsuran Pinjaman yang dimulai dengan mengisi Kode Pinjam. Dari pengisian kode tersebut secara otomatis akan diperoleh data angsuran yang meliputi nomer angsuran, jumlah pokok, dan bunga pinjaman. Sebagaimana transaksi yang lain, pengangsuran pinjaman ini menggunakan nomer Bukti Kas Masuk (BKM) yang dihasilkan secara otomatis.

Untuk mencatat transaksi penerimaan dana dari Pihak Ketiga (Donatur) dapat dilakukan melalui form Penerimaan Dana Donatur pada sub menu Penerimaan Dana. Transaksi penerimaan dana ini dibedakan menjadi 2 (dua)

63

jenis, yaitu Penerimaan Pinjaman dari Pihak lain dan Penerimaan Modal Donasi yang dipilih pada kolom Jenis. Operator harus mengisi Jumlah dana serta data-data yang terkait sesuai dengan kolomnya masing-masing.

Gambar 4.9. Form Transaksi Penerimaan Dana Donatur

E. Prosedur Pembukuan Keuangan

Form Pengisian Jurnal pada sub menu Entry Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi Jurnal Akuntansi ke dalam pos-pos rekening keuangan yang telah ditentukan. Pos-pos rekening atau yang biasa disebut dengan Chart of Account dapat di-maintenance melalui form Rekening Akuntansi. Di samping peng-entri-an data jurnal umum tersebut, transaksi-transaksi keuangan sebagaimana dijelaskan diatas (simpanan dan pinjaman) secara otomatis ‘melakukan’ peng-entri-an datanya ke jurnal dengan pos-pos yang ditentukan dalam data parameter.

64

Sebagai akhir dari serangkaian prosedur sistem Simpan Pinjam ini adalah proses Tutup Buku yang dapat dilakukan melalui sub menu Tutup Buku. Proses ini meliputi pengolahan data transaksi-transaksi keuangan yang akan

di-generate kedalam bentuk laporan yang telah ditentukan.

4.2 Evaluasi

Berdasarkan hasil pengembangan sistem Akuntansi Simpan Pinjam yang telah dikembangkan diatas, sistem dapat menangani pengentrian transaksi operasional simpan – pinjam maupun transaksi penjurnalan atau pembukuan. Selain hal tersebut sebagai hal pokok sistem informasi akuntansi, sistem mampu memproses transaksi-transaksi tersebut kedalam serangkaian laporan koperasi dan laporan keuangan melalui parameter Tutup Buku.

Beberapa hal pokok berkaitan dengan evaluasi permasalahan / rumusan masalah dari materi tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem meliputi penanganan data-data parameter yang dibutuhkan untuk transaksi, dan pengentrian data-data anggota.

2. Setelah data-data master dimasukkan, sistem melakukan transaksi-transaksi semacam transaksi setoran dan penarikan simpanan, permohonan dan angsuran pinjaman.

3. Pembukuan keuangan dilakukan setelah mendapatkan data-data transaksi yang dilakukan sebelumnya. Pembukuan dilakukan tiap akhir bulan yang meliputi proses perhitungan bunga. Pada proses akhir tahun dilakukan proses tutup buku dengan data-data yang sudah tersedia pada periode tahun buku tersebut. Pernjurnalan dilakukan dengan memasukkan data-data transaksi

65

yang sebagian tidak dilakukan secara otomatis. Penjurnalan otomatis dilakukan kepada transaksi-transaksi simpanan dan pinjaman tiap akhir bulan. 4. Pembuatan laporan keuangan dilakukan pada akhir tahun buku untuk

keperluan Rapat Anggota Tahunan.

Kelemahan sistem dalam merepresentasikan output pengolahan data dan analisa secara visual dan fleksibel.

66

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dengan penjelasan yang telah disajikan dan diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang telah dibuat dan diimplementasikan pada Koperasi Guru dan Karyawan SLTP Negeri 39 Surabaya ini bermanfaat untuk:

1. Mempermudah bagian keuangan dalam membuat laporan keuangan yang akan

disajikan dalam Rapat Anggota Tahunan secara cepat, baik dan benar.

2. Meringankan bagian administrasi koperasi dalam melakukan transaksi simpan pinjam koperasi sehari-hari.

3. Membantu manajemen koperasi di dalam menentukan kebijakan berdasarkan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem.

5.2 Saran

Sebagai upaya pengembangan sistem informasi akuntansi ini beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

1. Mengingat bahwa salah satu faktor penting dalam Sistem ini adalah pengolahan data transaksi keuangan, maka pemeliharaan data secara berkala sangat penting untuk dilakukan sehingga keamanan data dalam Sistem dapat terjamin.

2. Sistem informasi akuntansi ini dapat dikembangkan menuju sistem jaringan (multiuser).

67

Mengembangkan aplikasi ini dengan membuat koneksi jaringan komputer yang terhubung dengan bagian tata usaha SLTP Negeri 39 Surabaya. Sehingga data-data untuk simpanan wajib yang khusus dari guru bisa langsung diambil melalui sistem jaringan Komputer.

Alam, M. Agus J. 2000. Belajar Sendiri Borland Delphi 5.0. Jakarta : PT elex Media Komputindo.

Apsari, Sri E. 1987. Proses Penyusunan Laporan Keuangan Untuk Koperasi Kredit (Simpan Pinjam). Yogyakarta : Liberty.

Hadiwidjaya, H. 1989. Koperasi dan Akuntansi (Pendekatan Teoritis). Bandung : SATELIT Offset.

Henry C. Lucas, JR. 1992. The Analysis, Desain dan Implementation of System Fourth Edition. Singapura : McGraw Hill Brook Co.

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain: Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul. 2001 Pemrograman Database Menggunakan Delphi Jilid 1. Jakarta

: Salemba Infotek.

Matcho, Jon dan Faulker, David R. 1997. Edisi Khusus Panduan Penggunaan Delphi. Yogyakarta : Andi.

Pramono, Joko. 1999. Mudah Menguasai Delphi 4 jilid II. Jakarta : PT Elex Komputindo.

Pranata, Antony. 1997. Pemrograman Borland Delphi. Yogyakarta : Andi.

Sidharta, Lani. 1996/. Analisis dan Desain Informasi Bisnis. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

jenis, yaitu Penerimaan Pinjaman dari Pihak lain dan Penerimaan Modal Donasi yang dipilih pada kolom Jenis. Operator harus mengisi Jumlah dana serta data-data yang terkait sesuai dengan kolomnya masing-masing.

Gambar 4.9. Form Transaksi Penerimaan Dana Donatur

E. Prosedur Pembukuan Keuangan

Form Pengisian Jurnal pada sub menu Entry Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi Jurnal Akuntansi ke dalam pos-pos rekening keuangan yang telah ditentukan. Pos-pos rekening atau yang biasa disebut dengan Chart of Account dapat di-maintenance melalui form Rekening Akuntansi. Di samping peng-entri-an data jurnal umum tersebut, transaksi-transaksi keuangan sebagaimana dijelaskan diatas (simpanan dan pinjaman) secara otomatis ‘melakukan’ peng-entri-an datanya ke jurnal dengan pos-pos yang ditentukan dalam data parameter.

64

Sebagai akhir dari serangkaian prosedur sistem Simpan Pinjam ini adalah proses Tutup Buku yang dapat dilakukan melalui sub menu Tutup Buku. Proses ini meliputi pengolahan data transaksi-transaksi keuangan yang akan di-generate kedalam bentuk laporan yang telah ditentukan.

4.2 Evaluasi

Berdasarkan hasil pengembangan sistem Akuntansi Simpan Pinjam yang telah dikembangkan diatas, sistem dapat menangani pengentrian transaksi operasional simpan – pinjam maupun transaksi penjurnalan atau pembukuan. Selain hal tersebut sebagai hal pokok sistem informasi akuntansi, sistem mampu memproses transaksi-transaksi tersebut kedalam serangkaian laporan koperasi dan laporan keuangan melalui parameter Tutup Buku.

Beberapa hal pokok berkaitan dengan evaluasi permasalahan / rumusan masalah dari materi tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem meliputi penanganan data-data parameter yang dibutuhkan untuk transaksi, dan pengentrian data-data anggota.

2. Setelah data-data master dimasukkan, sistem melakukan transaksi-transaksi semacam transaksi setoran dan penarikan simpanan, permohonan dan angsuran pinjaman.

3. Pembukuan keuangan dilakukan setelah mendapatkan data-data transaksi yang dilakukan sebelumnya. Pembukuan dilakukan tiap akhir bulan yang meliputi proses perhitungan bunga. Pada proses akhir tahun dilakukan proses tutup buku dengan data-data yang sudah tersedia pada periode tahun buku tersebut. Pernjurnalan dilakukan dengan memasukkan data-data transaksi

yang sebagian tidak dilakukan secara otomatis. Penjurnalan otomatis dilakukan kepada transaksi-transaksi simpanan dan pinjaman tiap akhir bulan. 4. Pembuatan laporan keuangan dilakukan pada akhir tahun buku untuk

keperluan Rapat Anggota Tahunan.

Kelemahan sistem dalam merepresentasikan output pengolahan data dan analisa secara visual dan fleksibel.

66 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dengan penjelasan yang telah disajikan dan diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang telah dibuat dan diimplementasikan pada Koperasi Guru dan Karyawan SLTP Negeri 39 Surabaya ini bermanfaat untuk:

1. Mempermudah bagian keuangan dalam membuat laporan keuangan yang akan disajikan dalam Rapat Anggota Tahunan secara cepat, baik dan benar.

2. Meringankan bagian administrasi koperasi dalam melakukan transaksi simpan pinjam koperasi sehari-hari.

3. Membantu manajemen koperasi di dalam menentukan kebijakan berdasarkan laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem.

5.2 Saran

Sebagai upaya pengembangan sistem informasi akuntansi ini beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

1. Mengingat bahwa salah satu faktor penting dalam Sistem ini adalah pengolahan data transaksi keuangan, maka pemeliharaan data secara berkala sangat penting untuk dilakukan sehingga keamanan data dalam Sistem dapat terjamin.

2. Sistem informasi akuntansi ini dapat dikembangkan menuju sistem jaringan (multiuser).

Mengembangkan aplikasi ini dengan membuat koneksi jaringan komputer yang terhubung dengan bagian tata usaha SLTP Negeri 39 Surabaya. Sehingga data-data untuk simpanan wajib yang khusus dari guru bisa langsung diambil melalui sistem jaringan Komputer.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, M. Agus J. 2000. Belajar Sendiri Borland Delphi 5.0. Jakarta : PT elex Media Komputindo.

Apsari, Sri E. 1987. Proses Penyusunan Laporan Keuangan Untuk Koperasi Kredit (Simpan Pinjam). Yogyakarta : Liberty.

Hadiwidjaya, H. 1989. Koperasi dan Akuntansi (Pendekatan Teoritis). Bandung : SATELIT Offset.

Henry C. Lucas, JR. 1992. The Analysis, Desain dan Implementation of System Fourth Edition. Singapura : McGraw Hill Brook Co.

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis & Desain: Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul. 2001 Pemrograman Database Menggunakan Delphi Jilid 1. Jakarta

: Salemba Infotek.

Matcho, Jon dan Faulker, David R. 1997. Edisi Khusus Panduan Penggunaan Delphi. Yogyakarta : Andi.

Pramono, Joko. 1999. Mudah Menguasai Delphi 4 jilid II. Jakarta : PT Elex Komputindo.

Pranata, Antony. 1997. Pemrograman Borland Delphi. Yogyakarta : Andi.

Sidharta, Lani. 1996/. Analisis dan Desain Informasi Bisnis. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.