Adapun program Departemen Keuangan ini adalah : •
Melakukan pengendalian anggaran secara terpadu dengan mengaplikasikan anggaran tahunan melalui Rencana Kerja
Operasional RKO. •
Melakukan evaluasi terhadap hasil usaha setiap tri wulan untuk dijadikan sebagai dasar penyusunan RKO pada tri wulan berikutnya.
• Menyusun prognosa hasil usaha tahunan sebagai dasar penyusunan
Rencana Kerja Operasional RKO pada triwulan berikutnya, dsb.
c. Metode dan Prosedur Pengendalian Biaya Melalui Pusat Pertanggungjawaban
1 Metode Anggaran
Perusahaan menggunakan metode anggaran untuk pengendalian biayanya. Anggaran biaya disusun sebagai bahan perbandingan antara biaya yang
sebenarnya dengan biaya yang direncanakan. Pada dasarnya proses penyusunan anggaran merupakan proses kerja sama diantara para manajer bawahan dengan
manajer puncak. Hasil akhir dari proses tersebut adalah suatu anggaran yang telah disetujui oleh pimpinan, yang berisi penghasilan yang diharapkan diperoleh dalam
tahun anggaran dasar sumber-sumber yang harus digunakan untuk mencapai tujuan pusat pertanggungjawaban tersebut serta tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Anggaran merupakan rencana dasar yang akan dipakai dalam melaksanakan kegiatan tertentu oleh manajer tingkat bawah dan akan melaporkan
hasil kerjanya kepada manejer tingkat atas.
Universitas Sumatera Utara
Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, penyusunan anggaran dilakukan oleh Departemen Keuangan dan Akuntansi bersama dengan masing-masing
manajer kebununit kemudian anggara tersebut akan dievaluasi dan disetujui oleh Direktur dan Dewan Komisaris. Anggaran tahunan ditetapkan secara menyeluruh
untuk semua pusat pertanggungjawaban yang ada dalam perusahaan. Kemudian anggaran tahunan ini akan dipecahkan menjadi anggaran tri wulan dan anggaran
triwulan dibagi menjadi anggaran bulanan. Penyusunan ini berpedoman kepada pelaksanaan anggaran yang telah lalu.
Selama tahun berjalan biaya-biaya yang terjadi dicatat oleh bagian keuangan, karena biaya-biaya yang akan terjadi itu sudah dianggarkan pada masing-masing
pusat pertanggungjawaban yang ada maka biaya-biaya yang terjadi akan dibebankan ke masing-masing pusat pertanggungjawaban oleh bagian keuangan
sesuai dengan dimana terjadinya biaya tersebut. Setiap tiga bulan sekali, perusahaan mengadakan evaluasi mengenai kegiatan-kegiatan yang telah
dilakukan. Evaluasi ini dilakukan oleh bagian keuangan bersama dengan manajer pusat pertanggungjawaban dan pihak lain yang dibutuhkan. Pembahasan yang
dilakukan dalam budget meeting ini sebagai dasar penyusunan Rencana Kerja Operasional RKO pada triwulan berikutnya.
Contoh anggaran laba rugi yang memuat biaya-biaya secara keseluruhan, dapat dilihat pada lampiran vi
Universitas Sumatera Utara
2 Sistem pencatatan dan Administrasi
Salah satu kriteria dapat terciptanya pengendalian yang baik adalah penerapan prosedur pengendalian yang dalam hal ini berkaitan dengan sistem administrasi
dan pembukaan atau sistem dokumentasi yang layak dan memadai. Hanya dengan sistem dokumentasi yang layak dan memadai maka seluruh aktivitas keuangan
perusahaan dapat dikokumentasikan dengan cermat, teliti, tepat waktu, dan wajar, serta kinerja perusahaan dalam satu periode dapat diputuskan, kemudian
perusahaan dapat mengambil tindakan-tindakan lanjutan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja perusahaan periode berikutnya.
Dari hasil penelitian yang peneliti lakukan, sebagai gambaran dari proses pengendalian biaya yang dilakukan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Semua transaksi yang terjadi yang berkenaan dengan pembiayaan
didepartemen tersebut diatas pertama sekali harus mempunyai bukti-bukti asli. Pada pengeluaran uang tunai harus ada bukti kwitansi yang disetujui direksi.
Bukti-bukti tersebut ada 2 dua macam, yaitu: a.
Bukti Intern, adalah bukti yang berasal dari dalam perusahaan, dimana bukti-bukti tersebut harus didukung dengan kwitansi, voucher yang telah
diotoriasasi Direksi. Setelah itu diserahkan kepada kasir untuk dibayar. b.
Bukti ekstern, adalah bukti yang berasal dari luar perusahaan dimana bukti-bukti tersebut harus didukung dengan bukti yang cukup kuat, seperti
kwitansi dan faktur. 2.
Seluruh data akuntasi termasuk biaya yang terjadi di perusahaan dicatat bagian keuangan berdasarkan bukti yang ada.
Universitas Sumatera Utara
3. Manajer keuangan mengalokasikan besarnya biaya yang dikeluarkan setiap
departemen berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan. Setiap akhir bulan departemen-departemen harus menyerahkan data biaya sebagai performance
report untuk mengetahui hasil kerja yang telah dicapai setiap departemen pertanggungjawaban.
Setiap pencatatan biaya memiliki dokumen bukti atas terjadinya biaya tersebut dan dikumpulkan baik berdasarkan jenis biaya yang terjadi maupun
tempat atau lokasi kerja. Pencatatan dan pengumpulan biaya juga dilengkapi dengan system penomoran kode coding system perkiraan biaya. Dengan adanya
sistem kode perkiraan, manajer pusat biaya diberi kemudahan untuk melihat dan mengetahui perkiraan-perkiraan mana yang menjadi tanggungjawabnya. Dalam
laporan pertanggungjawaban kode perkiraan harus dicantumkan untuk memberi kemudahan bagi penerima laporan untuk mengetahui identitas perkiraan yang
dipertanggungjawabkan dalam laporan. Contoh kode biaya = 400.0.0.0. Kode perkiraan account code pada perusahaan ini terdiri dari 4 empat bagian.
Adapun uraian kode perkiraan biaya tersebut adalah sebagai berikut: 400 = Golongan perkiraan : Biaya administrasi dan umum
= Kelompok perkiraan : Gaji, tunjangan dan biaya sosial staff = Kode perkiraan
: Karet = Sub perkiraan
: Gaji, tunjangan dan biaya sosial staff
Universitas Sumatera Utara
4 Pengukuran Kinerja Pusat Biaya
Penilaian kinerja di dalam perusahaan bertujuan untuk mengevaluasi rencana kerja perusahaan yang telah ditetapkan selama satu tahun ataupun triwulan I,II,III.
Setiap akhir tahun direktur keuangan dan direktur produksi mengevaluasi kinerja dari pusat biaya berdasarkan laporan pertanggungjawaban biaya tahunan yang
telah dibuat. Dalam sistem penilaian kinerja dalam perusahaan, direktur produksi memiliki
tanggung jawab dalam penilaian kinerja setiap kegiatan dari unit-unit produksi dan sarana pendukungnya yang mencakup tanaman, produk, teknik pengolahan
dan sebagainya. Direktur keuangan mempunyai wewenang dalam penilian kinerja dari setiap unit usaha dan sarana pendukungnya yang mencakup keuangan setiap
unit tersebut. Tujuannya diadakan penilaian kinerja dalam perusahaan ini adalah
mendorong perilaku kerja dan untuk memuaskan para komisaris, direktur dan para karyawan melalui suatu proses kerja yang terstruktur sehingga dapat
meningkatkan nilai perusahaan kedepannya. Pegukuran kinerja pada perusahaan dengan cara membandingkan antara realisasi dengan standar biaya yang telah
ditetapkan. Perbedaan atau selisih antara biaya yang sebenarnya dengan biaya yang dianggarkan biasa menguntungkan favorable dan biasa tidak
menguntungkan unfavorable.
Universitas Sumatera Utara
5 Sistem Pelaporan Biaya Kepada Manajer Pusat Pertanggungjawaban
Langkah awal yang perlu diperhatikan dalam mendesain sistem pelaporan pusat-pusat pertanggungjawaban adalah penetapan batas wewenang dan tanggung
jawab yang terlihat dalam bagan organisasi. Jika struktur organisasi perusahaan telah disusun dengan baik sesuai dengan pembagian wewenang dan tanggung
jawab yang jelas, maka sistem pelaporan pertanggungjawaban pelaksanaan kerja akan dapat menghasilkan suatu laporan yang dapat dipergunakan oleh pimpinan
untuk mengawasi jalannya kegiatan perusahaan sekaligus untuk mengambil tindakan perbaikan bila terdapat hal-hal yang menyimpang dari anggaran.
Sistem pelaporan pusat-pusat pertanggungjawaban merupakan alat bagi suatu organisasi perusahaan untuk mempertanggungjawabkan hasil kerja yang dicapai
dari setiap departemen pusat pertanggungjawaban. Pada dasarnya sistem pelaporan pusat-pusat pertanggungjawaban menyajikan
informasi untuk pengendalian manajemen yang terdiri dari seperangkat laporan yang saling berhubungan yang disediakan oleh manajer pusat
pertanggungjawaban didalam suatu perusahaan. Laporan ini berisi informasi pertanggungjawaban kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi. Setiap tingkat
manajemen yang lebih tinggi akan menerima laporan pertanggungjawaban dari tingkat manajemen yang lebih rendah.
Pada perusahaan ini laporan pertanggungjawaban disusun oleh bagian akuntansi dan keuangan. Jadi berdasarkan daftar-daftar dan dokumen-dokumen
yang ada, bagian akuntansi dan keuangan akan membuat semua laporan pusat pertanggungjawaban yang ada dalam perusahaan. Laporan pertanggung jawaban
Universitas Sumatera Utara
ini disajikan untuk memberikan informasi mengenai kegiatan pusat pertanggungjawaban yang terdiri datas:
1. Laporan Pertanggungjawaban Bulanan
