pembagian tugas dan tanggungjawab berdasarkan posisi dan job description masing- masing personel.
Personel merupakan unsur yang sangat penting dalam pengendalian intern, dengan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur maka pengendalian intern yang lain
dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karena demikian pentingnya
memiliki karyawan yang kompeten, Heifer Internatioanal setiap tahunnya selalu melakukan performance evaluation terhadap setiap staff. Hasil dari evaluasi tersebut
menjadi dasar bagi manajemen untuk memberikan pelatihan yang dianggab perlu dalam peningkatan kompetensi personel.
Untuk benar-benar menjamin tercapainya tujuan pengendalian intern, Heifer International di audit oleh eksternal auditor, yang ditunjuk oleh Head Quarter Office
setiap tahunnya. Audit yang dilakukan tidak hanya sebatas pada laporan keuangan tetapi juga keberhasilan program yang dinilai dengan impact evaluation. Heifer
International memiliki indikator tersendiri untuk menilai keberhasilan sebuah program, diantaranya adalah : tingkat penerusan manfaat. Artinya jika beneficieries
mampu mengembalikan bantuan yang diterimanya kepada orang lain yang membutuhkan penerusan manfaat dengan jumlah dan kualitas yang sama maka
program tersebut telah termasuk dalam kualifikasi berhasil.
a. Penaksiran Resiko
Universitas Sumatera Utara
Mengingat jumlah implementing partner yang terus bertambah dan lokasi yang berjauhan, hal ini mendapat perhatian penting bagi Heifer International karena
mengandung resiko bawaan, terutama dalam hal monitoring dan ketepatan waktu penerimaan laporan. Untuk mengatasi hal ini Heifer International memikirkan
sebuah sistem dan aplikasi yang dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah besar. Hal yang paling signifikan dilakukan baru-baru ini adalah penggantian
software akuntansi lama dengan yang baru. Sebelumnya menggunakan zahir accounting version, namun saat ini telah menggunakan accpacc accounting software.
Software ini sanggup menyediakan laporan yang dibutuhkan oleh organisasi dengan tingkat keakuratan yang lebih memadai dari sebelumnya.
b. Informasi dan komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan
pekerjaan orang lain baik yang berada di dalam maupun luar organisasi. Oleh karena itu setiap informasi yang dihasilkan harus dapat memberikan keyakinan
memadai tentang keandalan pelaporan keuangan dan aktivitas yang dilakukan oleh Heifer International.
Menurut Heifer International kriteria informasi yang baik adalah dapat memenuhi kebutuhan pemakai, dapat dimengerti oleh pemakai laporan, menggambarkan
Universitas Sumatera Utara
kejadian historis, dapat dipakai untuk memprediksi masa depan dan dapat diperoleh pada waktu yang tepat.
Informasi keuangan yang disajikan berasal dari transaksi harian. Sebuah transaksi dinyatakan sah apabila terdapat otorisasi atau approval dari pejabat yang terkait. Di
Heifer International setiap transaksi selalu diusahakan menggunakan cek, dan menghindari transaksi yang menggunakan cash kecuali pengeluaran yang relatif
kecil yang masih dapat menggunakan dana petty cash. Pengkomunikasian tentang kebutuhan dana biasanya menggunakan cash advance form, yang diajukan kepada
bagian keuangan, tetapi sebelumnya harus mendapat otorisasi dari manager departemen yang terkait kemudian manager keuangan akan memverifikasi dan
menyesuaikan dengan ketersediaan budget, apabila tidak ada masalah dengan budget maka akan segera dibuatkan voucher pengeluaran bernomor seri, dan diikuti dengan
pembuatan cek. Cek dinyatakan sah dan dapat dicairkan apabila ditandatangani oleh dua orang dari antara empat orang yang diberi kewenangan yaitu : country Director
atau Senior Manager dengan Manager Keuangan atau Manager administrasi. Pemberian wewenang kepada empat orang untuk menandatangani cek karena tingkat
mobilitas dari manajemen sangat tinggi sehingga harus selalu ada orang yang available jika sewaktu-waktu dibutuhkan dana.
Setiap transaksi harus dicatat dan dijurnal pada periode yang seharusnya, dan diinput ke accpacc accounting software. Software ini sendiri hanya dapat diakses oleh
orang-orang yang memiliki password.
Universitas Sumatera Utara
c. Aktivitas Pengendalian
