Perancangan Ulang Sistem Informasi Kesehatan Di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar Tahun 2009

PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN

DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR

TAHUN 2009

TESIS

Oleh ANIMAR 077012003 / IKM

PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR

TAHUN 2009

TESIS

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

untuk Memperoleh Gelar Magister Kesehatan (M.Kes) dalam Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan pada Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara

Oleh

ANIMAR 077012003 / IKM

PROGRAM STUDI S2 ILMU KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERNYATAAN

PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR

TAHUN 2009

TESIS

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tesis ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu perguruan tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.

Medan , Maret 2010

Judul Tesis : PERANCANGAN ULANG SISTEM INFORMASI KESEHATAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN ACEH BESAR TAHUN 2009

Nama Mahasiswa : Animar Nomor Induk Mahasiswa : 077012003

Program Studi : S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Minat Studi : Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

Menyetujui Komisi Pembimbing :

(Prof.dr.Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP) (dr. Ria Masniari Lubis, M.Si) Ketua Anggota

Ketua Program Studi Dekan

Tanggal lulus : 3 Maret 2010 Telah diuji

Pada Tanggal : 3 Maret 2010

PANITIA PENGUJI TESIS

Ketua : Prof.dr.Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP Anggota : 1. dr. Ria Masniari Lubis, M.Si

2. Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes 3. Drs. A. Ridwan Siregar, M.Lib

ABSTRAK

Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktur yang

bertanggung jawab terhadap pengelolaan sistem informasi adalah Seksi Data,

Informasi dan Evaluasi. Sampai saat ini (tahun 2009) masih terdapat masalah dalam

pengelolaan data dimana terjadi fragmentasi pencatatan dan pelaporan yang

mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi tersebut

melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan.

Jenis penelitian yaitu penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan

pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah pada

sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi terhadap

masalah yang terjadi kemudian merancang formulir baru.

Hasil penelitian terdapat 49 jenis laporan dari puskesmas yang saling

tumpang tindih yaitu laporan SP2TP yang terdiri dari 4 formulir (LB1,LB2,LB3,LB4)

dan 45 format laporan program. Dari 49 format laporan tersebut terdapat 9 format

laporan yang seluruh item datanya sudah ada pada format LB1 sampai dengan LB4

dan 36 format laporan lainnya hanya sebagian item datanya terdapat pada format LB1

sampai dengan LB4. Untuk menghilangkan duplikasi pada laporan-laporan tersebut

maka dirancang sebuah formulir integrasi dengan menambah item data yang berasal

dari laporan program pada LB1,LB2,LB3 dan LB4 dan melakukan modifikasi format

LB1, LB3 dan LB4.

Dengan menggunakan disain formulir integrasi pengolahan data menjadi

lebih efektif dan efisien sehingga proses pembuatan laporan ke Dinas Kesehatan

Propinsi NAD dan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar menjadi lebih

cepat dan informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar diharapkan segera melakukan tindak lanjut berupa pembuatan software

formulir laporan integrasi tersebut; melaksanakan sosialisasi penggunaan desain

formulir integrasi kepada petugas di puskesmas dan petugas di Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar sehingga petugas mempunyai pemahaman yang tepat

mengenai maksud dari formulir baru tersebut; dan dilakukan penataan penanganan

sistem informasi kesehatan dengan membuat bank data dan menjalankan sistem ”satu

pintu” yang dikelola oleh seksi data, informasi dan evaluasi.

ABSTRACT

In the Aceh Besar District of Health Office structurally that responsible for the

management of information systems is Data, Information and Evaluation Section.

Until recently (in 2009) still have problems in the management of data which occurs

fragmentation of recording and reporting which resulted in duplication and

inaccurate information.

This study was aimed to redesign the information system through the

simplification and integration of recording and reporting transactions.Type of

research is descriptive qualitative research approach to systems development

through several stages of identifying problems in existing systems, identify

information needs and determine solutions to problems that occur and then design

form.

The results were 49 types of primary health centers report that they overlap

that is SP2TP report consisting of 4 forms (LB1, LB2, LB3, LB4), and 45 program

report formats. From 49 format of these reports there are 9 report formats

throughout the data item already exists in the format of LB1 up to LB4 and 36 other

report format is only partially contained in the data item format LB1 up to LB4. To

eliminate duplication in these reports is a form of integration is designed to add items

of data from program reports on LB1, LB2, LB3 and LB4 and modify the format of

LB1, LB3 and LB4.

By using the integrated form design data processing more effectively and

efficiently so that the process of making a report to the NAD Provincial of Health

Office and the preparation of the health profile of Aceh Besar district became faster

and the resulting information more accurate. Aceh Besar District of Health Office is

expected to follow soon be making a report form software integration, socialization

implementation the design a form of integration to the officer primary health center

and distric health office that the officer had the proper understanding of the purpose

of the new form. And the handling arrangement of the health information system by

creating a data bank and run the system "one door" which is managed by data,

information and evaluation section.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat serta

hidayah-Nya sehingga dengan izin-Nya penulis dapat menyelesaikan tesis yang

berjudul “Perancangan Ulang Sistem Infomasi Kesehatan di Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar tahun 2009”.

Penulisan ini merupakan salah satu persyaratan akademik untuk

menyelesaikan pendidikan pada Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat,

Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan di Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

Proses penulisan tesis ini tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan

bantuan dari beberapa pihak, dalam kesempatan ini izinkanlah penulis untuk

mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1.

Prof. dr. Chairuddin P. Lubis, DTM&H, Sp.A(K) selaku Rektor Universitas

Sumatera Utara dan dr. Ria Masniari Lubis, MSi selaku Dekan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan

kesempatan kepada penulis untuk mengikuti pendidikan pada Program Studi S2

Ilmu Kesehatan Masyarakat Minat Studi Administrasi dan Kebijakan Kesehatan

Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

2.

Dr. Drs. Surya Utama, M.S selaku Ketua Program Studi S2 Ilmu Kesehatan

Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara dan Prof.

Dr. Ida Yustina, M.Si selaku Sekretaris Program Studi S2 Ilmu Kesehatan

Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara serta

seluruh jajarannya yang telah memberikan bimbingan dan dorongan selama

penulis mengikuti pendidikan.

3.

Prof. dr. Sutomo Kasiman, Sp.PD, Sp.JP dan dr. Ria Masniari Lubis, M.Si selaku

pembimbing yang telah banyak menyediakan waktu, pemikiran, dan bimbingan

kepada penulis.

4.

Drs. Abdul Jalil Amri Arma, M.Kes dan Drs. A.Ridwan Siregar, M.Lib selaku

dosen penguji yang telah banyak memberi masukan berupa saran dan kritikan

demi peningkatan kualitas dan esensi penelitian ini.

5.

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Kepala Bidang Litbang dan

Sumber Daya Kesehatan, Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi dan staf

yang telah bersedia menjadi informan penelitian dalam memberikan data yang

dibutuhkan untuk kelengkapan penulisan tesis ini.

6.

Rekan-rekan mahasiswa Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas

Kesehatan Masyarakat khususnya Minat Studi Administrasi dan Kebijakan

Kesehatan dan sahabat-sahabat yang selalu memberikan dukungan, semangat dan

kerjasama selama pendidikan.

Dan secara khusus penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak

terhingga kepada Ibunda, suami dan ketiga putriku Raisa, Sakila, Fatia dan seluruh

keluarga yang telah memberikan dorongan dan dukungan baik moril maupun materil

yang tak terbatas kepada penulis selama mengikuti pendidikan di Universitas

Sumatera Utara.

Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan

kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tesis ini dengan

harapan semoga tesis ini bermanfaat bagi pengambil kebijakan di bidang kesehatan

dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi penelitian selanjutnya.

Medan, Maret 2010

Penulis

RIWAYAT HIDUP

Animar lahir pada tanggal 19 Desember 1971 di Kabanjahe, Kabupaten Karo

Propinsi Sumatera Utara, anak ke-enam dari enam bersaudara dari pasangan

Ayahanda Alimuddin (Alm) dan Ibunda Rohana.

Pendidikan formal penulis dimulai dari pendidikan di Sekolah Dasar Negeri

No.6 Kabanjahe pada tahun 1978 dan diselesaikan pada tahun 1984, Sekolah

Menengah Pertama Negeri (SMPN) I Kabanjahe pada tahun 1984 dan diselesaikan

pada tahun 1987, Sekolah Menengah Atas Negeri (SMAN) I Kabanjahe pada tahun

1987 dan diselesaikan pada tahun 1990, S-1 di Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Sumatera Utara pada tahun 1991 dan diselesaikan pada tahun 1995,

program magister pada Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara dengan Minat Studi Administrasi

dan Kebijakan Kesehatan pada tahun 2007 dan diselesaikan pada tahun 2010.

Sejak tahun 1998 dan sampai sekarang bekerja sebagai PNS di Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ………... i

ABSTRACT………... ii

KATA PENGANTAR ...

iii

RIWAYAT HIDUP...

vi

DAFTAR ISI...

vii

DAFTAR TABEL...

ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN... xi

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ...

1

1.2. Permasalahan ...

8

1.3. Tujuan Penelitian ...

9

1.4. Manfaat Penelitian ... 9

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Sistem ... 10

2.2.Data dan Informasi ...

12

2.3.Sistim Informasi ...

16

2.4.Sistem Informasi Manajemen ...

17

2.5.Sistem Informasi Kesehatan ...

18

2.5.1. Definisi...

18

2.5.2. Masalah Dalam Sistem Informasi Kesehatan ...

19

2.6. Pengembangan Sistem Informasi ...

21

2.7. Kerangka Pikir ...

29

BAB 3 METODE PENELITIAN

3.1.

Jenis Penelitian ...

30

3.2.

Lokasi dan Waktu Penelitian ...

30

3.3. Metode Pengumpulan Data ...

30

3.4. Definisi Operasional ...

32

3.5. Metode Analisis Sistem Informasi Saat Ini ...

32

3.6. Cara Desain Formulir ...

34

BAB 4 HASILPENELITIAN

4.1.

Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar...

36

4.2. Gambaran Sistem Informasi Kesehatan di Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar ...

38

4.2.2. Sumber Daya Manusia ...

39

4.2.3. Proses Pencatatan dan Pengolahan Data ...

40

4.3. Pengembangan Sistem Informasi ...

40

4.3.1. Identifikasi Masalah ...

41

4.3.2. Identifikasi Kebutuhan Data ...

45

4.3.3. Output Sistem...

49

4.3.4. Solusi Masalah ...

53

4.3.5. Desain Formulir ...

55

4.3.6. Rencana Implementasi Desain Formulir ...

75

4.4. Model Sistem Informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten

Aceh Besar ... 75

BAB 5 PEMBAHASAN

5.1.

Permasalahan Sistem Informasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar ... 79

5.2. Analisis Kelayakan Pengembangan Desain Formulir

81

5.3.

Analisis Manfaat Desain Formulir Laporan integrasi

84

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1.

Kesimpulan. ... 87

6.2. Saran ... 88

DAFTAR PUSTAKA ... 89

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

1 Validasi Laporan Tahunan Dinas Kesehatan Kabupaten

Aceh Besar, Tahun 2008 ...

6

2

Format Laporan Beberapa Variabel di Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar, Tahun 2008 ...

7

3

Jenis Pelaporan Rutin Bulanan Puskesmas ...

46

4 Indikator Dalam Profil Kesehatan Kabupaten ...

50

5

Jenis Pelaporan Program yang Tercakup dalam LB1 s/d LB4 ...

57

6 Perbedaan Jumlah Obat Antara LB2 dari Formulir SP2TP

dengan LB2 dari Desain Formulir Laporan Integrasi ...

64

7

Perbedaan Formulir LB3 dan LB4 dari Formulir SP2TP

dengan Laporan Program, Modifikasi LB3 dan LB4...

68

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

1. Pengalihan

Bentukan

Data

Menjadi Informasi ...

13

2.

Desain Cover Format Laporan Integrasi ...

59

3. Desain Cover Laporan SP2TP ...

60

4.

Formulir Laporan Data Kesakitan (LB1) yang Ada Saat Ini ...

61

5.

Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Data Kesakitan ...

62

6.

Formulir Laporan Obat-Obatan (LB2) yang Ada Saat Ini ...

65

7.

Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Obat-Obatan ...

66

8.

Formulir Laporan Bulanan Kegiatan Gizi (LB3 Gizi)

yang Ada Saat Ini ...

71

9.

Formulir Laporan Bulanan Kegiatan Puskesmas (LB4) yang

Ada Saat Ini...

72

10. Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Bulanan

Kegiatan Gizi ...

73

11. Desain Formulir Laporan Integrasi untuk Laporan Bulanan

Program KIA...

74

12. Diagram Konteks Sistem Informasi Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar...

76

13. DAD Level 0 Sistem Informasi Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar...

77

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1.

Pedoman Observasi...

92

2.

Pedoman Wawancara dengan Kepala Dinas Kesehatan ...

93

3.

Pedoman Wawancara dengan Kepala Bidang...

94

4.

Pedoman Wawancara dengan Kasi Program ...

95

5.

Pedoman Wawancara dengan Petugas Pengolah Data

di setiap Seksi Program dan Koordinator SP2TP ...

96

6. Struktur Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar ...

97

7. Surat Izi Penelitian ...

98

8. Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian... 99

9. Desain Formulir Laporan Puskesmas Integrasi...

100

ABSTRAK

Pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktur yang

bertanggung jawab terhadap pengelolaan sistem informasi adalah Seksi Data,

Informasi dan Evaluasi. Sampai saat ini (tahun 2009) masih terdapat masalah dalam

pengelolaan data dimana terjadi fragmentasi pencatatan dan pelaporan yang

mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi tersebut

melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan.

Jenis penelitian yaitu penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan

pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah pada

sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi terhadap

masalah yang terjadi kemudian merancang formulir baru.

Hasil penelitian terdapat 49 jenis laporan dari puskesmas yang saling

tumpang tindih yaitu laporan SP2TP yang terdiri dari 4 formulir (LB1,LB2,LB3,LB4)

dan 45 format laporan program. Dari 49 format laporan tersebut terdapat 9 format

laporan yang seluruh item datanya sudah ada pada format LB1 sampai dengan LB4

dan 36 format laporan lainnya hanya sebagian item datanya terdapat pada format LB1

sampai dengan LB4. Untuk menghilangkan duplikasi pada laporan-laporan tersebut

maka dirancang sebuah formulir integrasi dengan menambah item data yang berasal

dari laporan program pada LB1,LB2,LB3 dan LB4 dan melakukan modifikasi format

LB1, LB3 dan LB4.

Dengan menggunakan disain formulir integrasi pengolahan data menjadi

lebih efektif dan efisien sehingga proses pembuatan laporan ke Dinas Kesehatan

Propinsi NAD dan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar menjadi lebih

cepat dan informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar diharapkan segera melakukan tindak lanjut berupa pembuatan software

formulir laporan integrasi tersebut; melaksanakan sosialisasi penggunaan desain

formulir integrasi kepada petugas di puskesmas dan petugas di Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar sehingga petugas mempunyai pemahaman yang tepat

mengenai maksud dari formulir baru tersebut; dan dilakukan penataan penanganan

sistem informasi kesehatan dengan membuat bank data dan menjalankan sistem ”satu

pintu” yang dikelola oleh seksi data, informasi dan evaluasi.

ABSTRACT

In the Aceh Besar District of Health Office structurally that responsible for the

management of information systems is Data, Information and Evaluation Section.

Until recently (in 2009) still have problems in the management of data which occurs

fragmentation of recording and reporting which resulted in duplication and

inaccurate information.

This study was aimed to redesign the information system through the

simplification and integration of recording and reporting transactions.Type of

research is descriptive qualitative research approach to systems development

through several stages of identifying problems in existing systems, identify

information needs and determine solutions to problems that occur and then design

form.

The results were 49 types of primary health centers report that they overlap

that is SP2TP report consisting of 4 forms (LB1, LB2, LB3, LB4), and 45 program

report formats. From 49 format of these reports there are 9 report formats

throughout the data item already exists in the format of LB1 up to LB4 and 36 other

report format is only partially contained in the data item format LB1 up to LB4. To

eliminate duplication in these reports is a form of integration is designed to add items

of data from program reports on LB1, LB2, LB3 and LB4 and modify the format of

LB1, LB3 and LB4.

By using the integrated form design data processing more effectively and

efficiently so that the process of making a report to the NAD Provincial of Health

Office and the preparation of the health profile of Aceh Besar district became faster

and the resulting information more accurate. Aceh Besar District of Health Office is

expected to follow soon be making a report form software integration, socialization

implementation the design a form of integration to the officer primary health center

and distric health office that the officer had the proper understanding of the purpose

of the new form. And the handling arrangement of the health information system by

creating a data bank and run the system "one door" which is managed by data,

information and evaluation section.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sistem informasi adalah suatu tatanan untuk membantu mengambil

keputusan dalam mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi pada dasarnya adalah

alat untuk mendukung manajemen. Sistem informasi kesehatan dirancang untuk

menghasilkan informasi akurat yang disajikan secara cepat dan tepat, sehingga dapat

digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada setiap tingkat manajemen

kesehatan.

Tujuan pengembangan sistem informasi kesehatan adalah untuk mendukung

pencapaian Indonesia Sehat 2010. Indonesia Sehat 2010 akan tercapai dengan baik

apabila didukung oleh tersedianya informasi yang akurat dan disajikan secara cepat

dan tepat waktu (Departeman Kesehatan RI, 2007). Dengan kata lain, usaha-usaha

pembangunan kesehatan sekarang ini tidak hanya memperhatikan ketersediaan dana,

tenaga serta sarana dan prasarana tetapi juga harus didukung oleh sistem informasi

kesehatan yang handal (Hartono, 2002).

Pada kenyataannya, sistem informasi mempunyai ciri adanya kelebihan data

dan tapi miskin informasi yang bermanfaat. Sebagai hasilnya, banyak waktu dan

tenaga yang dicurahkan untuk penyiapan laporan, tetapi laporan jarang digunakan

dalam pengambilan keputusan.

Keberhasilan suatu sistem informasi baru dapat dirasakan setelah pada tahap

implementasi. Faktor manajerial dalam suatu organisasi juga berperan terhadap hasil

akhir sistem. Kira-kira 75 % dari keseluruhan implementasi sistem informasi dapat

dikatakan gagal. Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, studi

yang dilakukan pada proyek Pemerintahan Federal AS telah menunjukkan bahwa dari

sejumlah besar sistem yang ada, desainnya kurang memenuhi harapan, data yang

diperoleh kurang akurat dan tidak lengkap, disampaikan tetapi tidak digunakan, data

dikerjakan ulang, atau bahkan hilang (Laudon and Laudon, 1996).

Trisnantoro (2007) menyebutkan bahwa berbagai macam proyek

pengembangan sistem informasi sudah dilaksanakan oleh pusat sampai ke daerah

namun kemudian terjadi kemacetan karena sulit dijalankan, atau ketika proyek masih

berjalan sistem masih terpakai, namun ketika proyek selesai maka berhentilah sistem.

Proyek sistem informasi dibayangi fakta hanya 16% yang dapat diselesaikan dengan

baik, 31% gagal dan 53% diganti (Widyanahar,2003).

Berbagai masalah yang masih dihadapi dalam penyelenggaraan sistem

informasi kesehatan di Indonesia (Argadireja, 2004), diantaranya adalah belum

adanya persepsi yang sama antara penyelenggara kesehatan terutama penyelenggara

sistem informasi kesehatan tentang Sistem Informasi Kesehatan. Penyelenggaraan

sistem informasi kesehatan itu sendiri masih belum dilakukan secara efisien.

Redudansi data, duplikasi kegiatan, tidak efisiennya penggunaan sumber daya masih

terjadi. Hal ini karena adanya tumpang tindih kegiatan dalam pengumpulan,

pengolahan data, di setiap unit kerja baik di tingkat pusat maupun tingkat daerah.

Kegiatan pengelolaan data/informasi belum terintegrasi dan terkoordinasi dengan

baik.

Disamping itu banyaknya format data yang harus diisi ditingkat Puskesmas

(tumpang tindih kebutuhan data/informasi dari masing–masing program) membuat

semakin lemahnya kualitas data yang disajikan karena data yang diperoleh tidak

dapat divalidasi kembali oleh karena tuntutan pengiriman data yang tepat waktu

bahkan data/informasi yang dihasilkan tidak dapat dimanfaatkan sendiri secara

langsung oleh puskesmas. Sistem monitoring dan evaluasi dari tingkat Kabupaten

masih lemah. Dari laporan Puskesmas yang masuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten

jarang diberikan umpan balik, sehingga Puskesmas tidak tahu kekurangan ataupun

kesalahannya (Departemen Kesehatan, RI, 2007).

Hasil penelitian Ahmad (2005) di Simalungun, menyimpulkan bahwa

pengetahuan, motivasi dan ketersediaan instrumen pencatatan secara bersama-sama

maupun parsial berpengaruh secara signifikan terhadap efektivitas pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas.

Besarnya beban kerja petugas Puskesmas dalam membuat laporan Sistem

Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dilaporkan dari hasil

penelitan Handayani, dkk (2002), yaitu pekerjaan pencatatan dan pelaporan telah

menyita waktu kerja efektif petugas sebesar 30%. Hal ini dikarenakan terlalu

banyaknya jenis pencatatan dan pelaporan yang harus dikerjakan, pada saat yang

sama pekerjaan tersebut terasa sebagai beban bagi petugas.

Saat ini di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar masih terdapat beberapa

masalah dalam pengelolaan data. Masalah utama yang berkaitan dengan data

kesehatan adalah masalah ketelitian, kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian

data. Menurut penjelasan dari koordinator SP2TP Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar pada survai awal penelitian menunjukkan rata-rata Puskesmas yang

mengirimkan laporan bulanan (LB) ke Dinas Kesehatan yang tepat waktu 52% (tahun

2007) dan 58% (tahun 2008), dan yang mengirimkan laporannya secara lengkap

hanya 55 % dan ini diasumsikan sebagai akibat dari banyaknya laporan yang harus

dikerjakan oleh puskesmas di tingkat operasional.

Pelaksanaan sistem informasi kesehatan (pencatatan dan pelaporan) di Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar secara struktural menjadi tugas pokok dan fungsi

Bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan, Seksi Data Informasi dan Evaluasi.

Menurut Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten

Aceh Besar laporan bulanan LB1, LB2, LB3, dan LB4 dengan aplikasi Sistem

Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) NAD dari Puskesmas ke Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar belum berjalan sebagaimana mestinya. Sebagian

Puskesmas (40%) mengirimkan laporan LB1, LB2, LB3, dan LB4 menggunakan

output dari aplikasi SIMPUS NAD, tetapi 60% lainnya masih menggunakan format

laporan SP2TP (LB1, LB2, LB3, dan LB4) yang masih dikerjakan seluruhnya secara

manual. Data yang telah diterima dari Puskesmas diolah dengan menggunakan

aplikasi Sistem Database Terpadu Kabupaten (SDTK). Untuk memindahkan data

yang telah tersimpan di database SIMPUS NAD ke database SDTK digunakan

aplikasi migrasi data SIMPUS ke SDTK.

Secara garis besar dapat dilihat masalah yang dihadapi dalam proses

pencatatan dan pelaporan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar (Kasi Data,

Informasi dan Evaluasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar ) :

a.

Kebutuhan data dan informasi serta alat ukur yang jelas atas indikator kesehatan di

wilayah tingkat kabupaten masih terfragmentasi dan belum memiliki kesatuan,

sehingga duplikasi atas jenis data yang sama yang dilaporkan oleh Puskesmas ke

masing-masing bidang di Dinas Kesehatan Kabupaten masih terjadi.

b.

Sistem pelaporan yang telah ada tidak dapat dilaksanakan dengan baik karena

belum adanya suatu koordinasi yang baik dalam menyatukan dan mengumpulkan

data sesuai dengan yang diharapkan, sehingga akan menyebabkan banyak masalah

yang terjadi dilapangan dimana data tersebut akan menjadi suatu yang tidak dapat

dimanfaatkan secara efektif dan maksimal.

c.

Pimpinan yang ada seperti Kepala Dinas Kesehatan akan sangat sulit dalam

mengambil suatu keputusan untuk langkah ke depannya jika data yang didapatkan

tidak akurat dan tidak dapat dijadikan suatu acuan (pegangan).

d.

Data yang telah ada disimpan pada masing- masing bidang dengan format yang

berbeda, sehingga akan menyebabkan kesulitan dalam menyatukan dan

mengolahnya dan menyita waktu dalam menyusunnya kembali dalam bentuk

format standar.

e.

Untuk mendapatkan data yang diinginkan, membutuhkan waktu yang lama

Sebagai akibat dari masih belum tertatanya sistem informasi tersebut,

terdapat suatu fakta bahwa dari hasil evaluasi program yang dilaksanakan Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar pada tahun 2008, masih dijumpai perbedaan data

sasaran akhir tahun. Perbedaan tersebut terdapat pada hasil rekapitulasi data yang

disajikan oleh Puskesmas melalui laporan SP2TP dengan hasil rekapitulasi data yang

dilaporkan Puskesmas setiap bulan ke Dinas Kesehatan melalui laporan program.

Secara lebih jelas dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 1. Validasi Laporan Tahunan Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, Tahun

2008.

No Beberapa Jenis Variabel

Rekap

SP2TP

Rekap Laporan Program

1.

2.

3.

4.

Jumlah Bayi

Kunjungan Ibu Hamil (K.1)

Laporan Diare

Imunisasi BCG

5.851

98 %

13,7 %

97 %

5.734 (Gizi)

95 % ( PWS KIA)

14 % ( Penyakit Diare)

100.4% (Imunisasi Bayi)

Sumber : Laporan SP2TP dan Laporan Program Dinas Kesehatan.

Perbedaan data tersebut terjadi disebabkan adanya perbedaan kebutuhan atas

format-format laporan yang dilaporkan puskesmas ke dinas kesehatan pada

masing-masing bidang, selain itu juga secara vertikal hanya menjalankan format laporan yang

diminta oleh Dinas Kesehatan Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD).

Tabel 2. Format Laporan Beberapa Variabel di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar, Tahun 2008.

No

Jenis variabel tercatat

Blanko pengisian

1.

2.

3.

4.

5.

Jumlah bayi dan balita

Jumlah bumil

Kunjungan Puskesmas

Lap. Pemakaian Obat

Lap. Status Gizi

LB3 Gizi, LB3 KIA, Lap.Imunisasi

LB3 KIA, PWS KIA, Yodium

LB4, Sentinel

LPLPO, Register Obat

LB3 Gizi, Revitalisasi Posyandu

Sumber : Beberapa Format Laporan Puskesmas

Dari data di atas, secara sederhana tergambar bahwa sistem informasi

kesehatan di Kabupaten Aceh Besar masih perlu penataan, pengolahan

data-data/laporan yang dilakukan lebih bersifat apa adanya, sesuai dengan format yang ada

tanpa berusaha mengembangkan program-program baru yang dapat lebih

mempermudah maupun menyatukan suatu sistem yang digunakan dalam sistem

pelaporan agar data dapat terintegrasi dengan baik, hingga menghasilkan data yang

lebih akurat/valid.

Dilihat dari permasalahan di atas maka sangat diperlukan peningkatan

efisiensi dan efektifitas Sistem Informasi Kesehatan (SIK) melalui penyederhanaan

dan integrasi transaksi pencatatan dan pelaporan untuk menghasilkan sebuah

informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman

untuk pengambilan keputusan/kebijakan dalam penyusunan perencanaan kesehatan.

1.2. Permasalahan

Berdasarkan uraian dari latar belakang tersebut, permasalahan penelitian

diidentifikasikan sebagai berikut :

1.

Masih terjadinya fragmentasi sistem pencatatan dan pelaporan dalam

manajemen data di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.

2.

Masih terjadinya duplikasi pencatatan dan pelaporan kegiatan di setiap sub

bagian di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.

Sehingga rumusan permasalahan adalah “ Masih dijumpai fragmentasi

pencatatan dan pelaporan mengakibatkan duplikasi dan inakurasi informasi di

Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar “

Duplikasi pencatatan dan pelaporan berkaitan pula dengan pola

pengambilan keputusan yang butuh infomasi akurat dan valid, sehingga pada

gilirannya dengan mengurangi duplikasi pencatatan serta integrasi, fragmentasi akan

dihilangkan sehingga menghasilkan data yang reliable dan valid. Hal tersebutlah

yang mendasari alasan pemilihan masalah dalam penelitian ini.

1.3. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk merancang ulang sistem informasi kesehatan

melalui penyederhanaan dan pengintegrasian transaksi pencatatan dan pelaporan

dalam rangka menghilangkan duplikasi dan inakurasi informasi yang terjadi di Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar .

1.4. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan atau sebagai

dasar rekomendasi bagi pemerintah Kabupaten Aceh Besar, khususnya Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dalam menetapkan kebijakan dalam

mengembangkan metode pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan format baru

hasil pengintegrasian substansi laporan SP2TP dan laporan program.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem

Sistem dapat didefinisikan berdasarkan cara pendekatannya, yaitu berdasarkan prosedur dan elemen. Elemen sistem menjelaskan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan prosedur sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan (Sutabri, 2005).

Berdasarkan pendekatan secara prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 2005).

Berdasarkan pendekatan secara elemen atau komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kelompok elemen-elemen yang tergabung, saling berintegrasi dan saling bekerja sama sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi dalam mencapai suatu tujuan (Sutabri, 2005).

Sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain (Sutabri, 2005 ) : a. Komponen Sistem

Komponen sistem disebut dengan subsistem, dapat berupa orang, benda dan hal yang terlibat di dalam sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi sistem dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah batas luar sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem (interface) merupakan media yang menghubungan sistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem dapat menjadi masukan (input) subsistem lainnya melalui penghubung.

e. Masukan (Input)

Masukan merupakan segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Masukan dapat berupa data transaksi maupun instruksi.

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa hasil olahan dari masukan. g. Pengolahan (Proses)

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi pemakainya.

h. Sasaran Sistem (Objectives) dan Tujuan Sistem (Goal)

Sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung pencapaian tujuan. i. Pengendalian (Control)

Pengendalian merupakan komponen utama yang diperlukan untuk menjaga agar proses di dalam sistem berlangsung secara normal sesuai batasan yang ditetapkan sebelumnya.

j. Umpan Balik (Feed Back)

Umpan balik diperlukan sebagai pengendalian (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

2.2. Data dan Informasi

Menurut Kadir (2003) ”Secara konseptual data adalah deskripsi benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai”. ”Data merupakan bahan mentah untuk diolah, yang hasilnya berupa informasi” (Jogiyanto, 2005).

Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi atau manipulasi data menjadi informasi. Prosesnya dimulai dari pengumpulan data, penyimpanan, pengolahan, analisis data, serta penyajian informasi (Siregar, 1992).

Pengumpul an Data

Pengolahan Data

Penyajian Data

Analisis dan Penyimpulan

Instrumen Pengumpulan Data

Database Tabel

Grafik

Chart

Infor masi Data

Gambar 1. Pengalih Bentukan Data Menjadi Informasi (Siregar, 1992)

Bentuk pengolahan data menjadi informasi terdiri dari pengumpulan data, pembacaan, pemeriksaan, perekaman, klasifikasi, sortir, peringkasan, kalkulasi, perbandingan, pemindahan, penampilan kembali (Retreiving), penggandaan, penyimpulan dan penyebarluasan. Metode pengolahan data dikelompokkan antara lain metode manual, metode mekanik, dan metode elektronik (Siagian, 2008).

Informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan (Amsyah, 2000). Lippelveld, et al (2000) mendefinisikan informasi sebagai kumpulan fakta atau data yang mempunyai arti.

Informasi merupakan hasil pengolahan data yang dapat digunakan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi membantu pihak manajemen dalam mencapai tujuan yang direncanakan sesuai sasaran secara efektif dan efisien. Menurut Kadir (2003) ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang”. Sutabri (2005) menjelaskan bahwa ”Informasi

adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Sutabri (2003) menyatakan bahwa kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal, yaitu :

a. Akurat

Informasi dikatakan akurat jika bebas dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi merupakan dasar pengambilan keputusan, jika terjadi keterlambatan informasi maka berakibat fatal bagi organisasi. c. Relevan

Informasi bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi berbeda pada setiap orang, oleh sebab itu sebaiknya informasi disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai.

Sutanta (2003) menjelaskan tentang sepuluh sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu :

a. Kemudahan dalam memperoleh

Informasi akan bernilai lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan tidak bernilai jika sulit diperoleh.

b. Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi akan bernilai jika lingkup/cakupannya luas dan lengkap. c. Ketelitian

Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

d. Kecocokan dengan pengguna

Informasi akan bernilai jika sesuai dengan kebutuhan penggunanya sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Informasi yang tepat waktu dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. f. Kejelasan

Kejelasan informasi akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. g. Fleksibilitas/keluwesan

Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer pada saat pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format tampilan informasi.

h. Dapat dibuktikan

Kebenaran informasi tergantung pada validitas dan sumber yang diolah. i. Tidak ada prasangka

Informasi akan bernilai jika tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

j. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan harus dapat diukur berdasarkan validitas data sumber yang digunakan.

2.3. Sistim Informasi

Menurut Sutabri (2003) ” Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem Informasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu hubungan dari komponen-komponen pengumpulan, proses, penyimpanan dan distribusi informasi untuk bahan pengambilan keputusan dan kontrol dalam suatu organisasi (Whitten et al, 2004).

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi antara satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran dan tujuan, adapun komponen sistem informasi antara lain (Kadir, 2003) :

a. Perangkat keras (hardware), yang mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk memproses data.

d. Orang, yaitu semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan informasi.

e. Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data, yaitu berupa sistem penghubung yang memungkinkan sumber daya (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh pemakai lain.

2.4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berinteraksi satu dengan lainnya dengan cara tertentu dalam pengolahan data untuk mengasilkan suatu informasi yang dapat mendukung kegiatan operasional, manajerial dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia guna mencapai tujuan (Sutanta, 2003).

McLeod (2004) mendefinisikan ”SIM sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa”. Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur sebagai berikut (Sutabri, 2005):

a. Manusia, unsur manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM. Unsur ini terdiri dari staf komputer profesional dan para pemakai.

b. Perangkat keras (hardware), terdiri dari komputer dan pendukungnya.

c. Perangkat lunak (software), terdiri dari program komputer yang dirancang secara khusus untuk melakukan pengolahan data hingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen.

e. Prosedur, terdiri dari peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer.

2.5. Sistem Informasi Kesehatan 2.5.1. Definisi

Sistem informasi kesehatan (SIK) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan pengumpulan data, pengolahan, pelaporan dan penggunaan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien melalui manajemen yang lebih baik pada semua tingkat pelayanan kesehatan (Lippeveld, et al 2000).

Menurut Hartono (2002) sistem informasi kesehatan terdiri dari komponen yang saling berhubungan yang dapat dikelompokkan dalam dua bagian yaitu proses informasi dan struktur manajemen sistem informasi. Proses informasi, yang terdiri dari: pengumpulan data, pengiriman data, pengolahan data, analisis data, presentasi informasi sedangkan struktur manajemen sistem informasi, terdiri dari sumber daya sistem informasi kesehatan yang meliputi orang-orang (perencana, manajer, ahli statistik, ahli epidemiologi, pengumpul data), perangkat keras (register, telepon, komputer), perangkat lunak (kertas karbon, format laporan, program pengolah data) dan sumber dana serta aturan-aturan organisasi, misalnya penggunaan standar diagnosa dan penanganan, uraian tugas staf, prosedur manajemen distribusi, prosedur pemeliharaan komputer yang akan memungkinkan efisiensi penggunaan sumber daya sistem informasi kesehatan.

Ada beberapa prinsip umum yang dianut dalam penyempurnaan sistem informasi kesehatan yaitu (Budiharto, M, 2006):

a. SIK merupakan bagian integral dari sistem kesehatan.

b. Setiap data/informasi yang dikumpulkan harus jelas kegunaannya.

c. Setiap perubahan dalam pencatatan dan pelaporan, harus dikaitkan dengan upaya pelayanan tanpa menghilangkan informasi yang penting.

d. Desain SIK disesuaikan dengan kemampuan manajerial unit pelaksana. e. Tidak terjadi duplikasi data, terutama dalam kegiatan pencatatan.

f. SIK mencakup informasi sektor terkait lain dan swasta, serta hasil survai.

2.5.2. Masalah Dalam Sistem Informasi Kesehatan

Terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan sistem informasi kesehatan di Indonesia, diantaranya data yang kurang akurat, kurang sesuai dengan kebutuhan, pengiriman laporan/data yang tidak tepat waktu, banyaknya pencatatan yang dilakukan di lapangan, sehingga memberi beban pada petugas. Selain itu juga kuantitas dan kualitas tenaga pelaksana yang masih sangat kurang, demikian pula pengolahan dan pemanfaatan data di berbagai tingkat administrasi belum optimal. Identifikasi lainnya adalah pelaksanaan umpan balik sangat jarang ditemui, perlengkapan komputer yang belum memadai, dana pengelolaan SIK yang terbatas dan belum terakomodasinya data dari sektor yang terkait.

Menurut Hartono (2002), buruknya sistem informasi kesehatan karena disebabkan oleh beberapa kelemahan yang ada, yaitu:

a. Pemanfaatan data dan informasi kesehatan masih sangat terbatas pada semua tingkat dan unit dalam manajemen kesehatan dan sistem kesehatan.

b. Sistem pencatatan dan pelaporan yang tidak dikoordinir mengakibatkan duplikasi pengumpulan data dari sumber yang sama.

c. Kebanyakan kota/kabupaten dan propinsi terbatas kapasitas, terutama di dalam membangun sistem informasi kesehatan.

d. Pemanfaatan komputer dan fasilitas jaringan, terutama oleh para manajer kesehatan, masih rendah. e. Dukungan keuangan untuk membangun sistem informasi kesehatan yang efektif sangat terbatas. f. Hanya sedikit orang-orang statistik dan para profesional informasi kesehatan lain bekerja penuh

untuk sistem informasi kesehatan.

Menurut (Lippeveld, et al 2000) permasalahan sistem informasi kesehatan menyangkut informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan, kualitas data yang kurang baik, duplikasi data menyebabkan tidak efisiennya informasi dan tidak tepat waktu dalam pelaporan sehingga

keterlambatan dalam tindak lanjut yang secara keseluruhan mengakibatkan informasi yang didapat kurang berguna.

2.6. Pengembangan Sistem Informasi

Sistem informasi harus terus dikembangkan untuk mememenuhi kebutuhan kebutuhan sesuai dengan perkembangan yang ada, sistem yang lama perlu di perbaiki atau diganti seluruhnya, karena apabila tidak mengikuti perkembangan maka sistem informasi tersebut tidak akan berfungsi lagi. Sistem yang lama perlu dikembangkan atau diganti karena kemungkinan adanya permasalahan yang timbul, antara lain (Sutabri, 2003):

a. Adanya permasalahan pada sistem yang lama, seperti :

1) Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai harapan. 2) Pertumbuhan organisasi yang semakin meningkat menyebabkan kebutuhan informasi menjadi semakin luas, volume pengolahan data menjadi meningkat. Oleh karena itu sistem lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi kebutuhan informasi manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan.

Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi sangat diperlukan untuk penyediaan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan. Kecepatan dan efisiensi waktu sangat menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada.

c. Adanya intruksi-intruksi.

Penyusunan sistem baru dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari pimpinan atau luar organisasi atau peraturan pemerintah.

Pengembangan sistem dari sistem lama menjadi sistem baru diharapkan memberikan peningkatan didalam organisasi, diantaranya (Sutanta 2003):

a. Kinerja, peningkatan kinerja sistem baru sehingga menjadi lebih efektif. b. Informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

d. Pengendalian, peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang sedang dan akan terjadi.

e. Efisiensi, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya dapat meminimumkan pemborosan. Efisiensi dapat diukur dari pembagian output terhadap input.

f. Pelayanan, peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Whitten et. al (2004) mengemukakan prinsip-prinsip dasar pengembangan sistem informasi sebagai berikut :

a. Melibatkan para pengguna sistem, keterlibatan pengguna sistem adalah kebutuhan yang absolut dalam keberhasilan pengembangan sistem.

b. Menggunakan pendekatan pemecahan masalah, pendekatan pemecahan masalah yang klasik, diataranya :

1) Mempelajari dan memahami masalah, konteks dan dampaknya. 2) Mendefinisikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh semua solusi.

3) Mengidentifikasikan solusi-solusi calon yang memenuhi persyaratan dan memilih solusis terbaik.

4) Mendesain dan mengimplementasikan solusi terpilih.

5) Mengamati dan mengevaluasi impak solusi dan memperbaiki solusi tersebut. c. Membentuk fase dan aktifitas. Semua metodologi menentukan fase-fase dan aktivitas.

d. Melakukan dokumentasi sepanjang pengembangan. Dokumentasi dimanfatkan untuk meningkatkan komunikasi yang baik antara para stakeholder yang berubah secara konstan. Dokumentasi meningkatkan komunikasi dan penerimaan, membuka tabir kekuatan dan kelemahan sistem pada banyak stakeholder, merangsang keterlibatan pengguna dan meningkatkan kemajuan manajemen.

e. Membentuk standarisasi. Standar arsitektur teknologi informasi diantaranya teknologi database, teknologi perangkat lunak dan teknologi antar muka.

f. Mengelola proses dan proyek.

g. Membenarkan sistem informasi sebagai investasi modal. Saat mempertimbangkan investasi modal dalam pengembangan sistem, harus selalu memperhatikan :

1) Identifikasi atas solusi alternatif atas permasalahan yang ditawarkan.

2) Evaluasi tiap solusi yang bersifat praktis, terutama untuk cost-effectiveness melalui analisis cost-benefit.

h. Bersiap membatalkan atau merevisi lingkup. Revisi dan pembatalan pengembangan sistem perlu dilakukan untuk menjamin kepraktisan sistem dan resiko yang dihadapi.

i. Melakukan pembagian sistem menjadi subsistem-subsistem dan komponen agar lebih mudah menaklukkan masalah dan membangun sistem yang lebih besar.

j. Mendesain sistem untuk pertumbuhan dan perubahan. Sistem-sistem harus didesain untuk mengakomodasi persyaratan-persyaratan pertumbuhan dan perubahan.

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan berbagai metode. Proses pengembangan sistem yang dimulai dari tahap perencanaan sampai implementasinya disebut dengan istilah System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan-tahapan SDLC menurut Kendall (2003) adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan.

Pada tahap ini merupakan kegiatan perencanaan sistem, yaitu menentukan permasalahan-permasalahan apa yang terjadi dan apa yang menyebabkan sasaran pada sistem lama belum tercapai. Kemudian mengidentifikasi peluang pengembangan sistem termasuk fisibilitas secara teknis, ekonomis dan operasional bahwa peningkatan dapat dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi , selanjutnya pada tahap ini juga dilakukan identifikasi tujuan dari pengembangan sistem informasi.

2. Menentukan syarat-syarat informasi

Dalam fase ini lebih ditekankan untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan. Juga mengetahui detil fungsi-fungsi dalam sistem termasuk

mengetahui siapa saja yang terlibat, kegiatan apa saja yang ada, lingkungan kerja yang mana, waktu yang diperlukan serta bagaimana mekanisme atau prosedur yang berlaku.

3. Menganalisis kebutuhan sistem.

Pada tahap analisis kebutuhan sistem ini dilakukan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponennya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, peluang-peluang, maupun hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Tahapan analisis kebutuhan dari segi kelemahan dan kelebihan adalah menganalisis proses yang dilakukan, data yang dimasukkan, diolah dan dihasilkan dari sistem lama. Kemudian dijadikan dasar pengembangan model pada sistem baru.

4. Merancang sistem yang direkomendasikan.

Dalam tahap perancangan sistem ini bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dari rancang bangun yang lengkap. Terdapat dua bagian dalam perancangan sistem, yaitu rancangan sistem secara umum atau desain makro dan rancangan sistem secara terinci atau rancangan fisik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini meliputi :

a. Desain model dari sistem informasi yang akan dikembangkan, yaitu rancangan fisik yang digambarkan dari bagan alir sistem (flow chart system) dan rancangan model logis berupa diagram arus data (DAD).

b. Desain output adalah keluaran dari sistem informasi yang dapat dilihat, dapat berupa tampilan dilayar, kertas laporan dan sebagainya.

c. Desain input yang perlu didesain secara rinci dari input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan dan bentuk tampilan dari input di alat input. Kegiatan dari desain input ini adalah menentukan kebutuhan dari sistem yang baru dan menentukan bentuk, sumber, alat serta periode dari input.

d. Desain basis data ini adalah mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk aplikasi yang bermacam-macam

di dalam suatu organisasi, yang terdiri dari beberapa file yang diperlukan dalam suatu proses pengolahan data.

e. Desain tehnologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Tehnologi ini perlu dirancang untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang akan digunakan dengan memperhatikan tiga hal pokok, yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan tehnisi.

5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak.

Tahap ini dilakukan untuk mengembangkan suatu perangkat lunak yang diperlukan, dalam kegiatannya diperlukan kerjasama antara penganalisis dan pemograman.

6. Menguji dan mempertahankan sistem.

Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan

7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem.

Implementasi sistem dilakukan setelah rancangan selesai dan melakukan evaluasi untuk revisi dengan segera terhadap sistem untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan. Evaluasi diharapkan bahwa sistem baru lebih efisien operasionalnya dan efektif dalam pencapaian tujuan dan lebih mudah digunakan.

Sebelum sistem dari suatu organisasi di desain untuk memperoleh data, megupdate file dan menghasilkan laporan-laporan, maka harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana organisasi tersebut menangani operasi-operasinya seperti formulir- formulir yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk apa laporan tersebut digunakan dan kemana informasi dari laporan tersebut ditujukan (Kristanto, 2003).

Dalam desain sistem, model (skema aplikasi) akan menggambarkan arsitektur teknis yang akan merefleksikan kemampuan dan batasan teknis teknologi dengan 4 (empat) model (Kristanto, 2003) :

a. Model fisik dari sistem saat itu.

Bagaimana sistem beroperasi saat itu meliputi input sistem, proses yang dilaksanakan, urutan proses, data yang digunakan saat proses dan lainnya.

b. Model logik sistem saat itu.

Apa yang dilakukan sistem saat itu tanpa melihat proses sistem manual atau komputerisasi meliputi proses yang diperlukan, aliran data, data yang diperlukan dan input sistem.

c. Model fisik sistem baru.

Bagaimana sistem baru beroperasi dan digunakan meliputi proses yang dilaksanakan, urutan proses, data yang digunakan untuk proses, bagaimana proses dilaksanakan termasuk orang, formulir dan lainnya serta batasan antara proses manual dan automatik.

d. Model logik sistem baru.

Apa yang dilakukan sistem baru dan diterapkan untuk tujuan organisasi meliputi proses yang diperlukan, aliran data, data yang diperlukan dan input sistem.

2.7. Kerangka Pikir

Laporan SP2TP

Output:

- Profil Kesehatan Kabupaten - Laporan ke Dinkes

Propinsi

Desain Formulir Laporan Puskesmas

Terintegrasi Laporan Program

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan pengembangan sistem yang mengikuti langkah-langkah pengembangan sistem melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah pada sistem yang ada, identifikasi kebutuhan informasi dan menetapkan solusi terhadap masalah yang terjadi kemudian merancang sistem berdasarkan solusi yang ditetapkan.

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dan dilaksanakan pada bulan Mei – Juli tahun 2009.

3.3. Metode Pengumpulan Data a. Telaah dokumen

Telaah dokumen adalah mengidentifikasi dokumen yang berhubungan dengan sistem pencatatan dan pelaporan yang ada saat ini di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar, dalam hal ini yang ditelaah adalah sumber input data berdasarkan jenis laporan, bentuk laporan, substansi laporan yaitu yang mencakup laporan SP2TP (LB1, LB2, LB3 dan LB4) serta laporan program KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P (Pencegahan Penyakit Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi kesehatan.

b. Wawancara

Melakukan wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara pada informan yang merupakan subjek penelitian. Pokok–pokok wawancara adalah bagaimana pengelolaan data dan informasi, kualitas informasi yang dihasilkan, pemanfaatan data untuk kegiatan perencanaan program, penyusunan profil dan penyampaian laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi, sarana dan

prasarana apakah yang sudah dipakai dan bila dilakukan pengembangan sistem yang bagaimana yang diinginkan. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah:

1. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar 2. Kabid. Litbang dan Sumber Daya Kesehatan 3. Kasie Data Informasi dan Evaluasi

4. Koordinator SP2TP

5. Pengolah data program KIA (Kesehatan Ibu dan Anak) 6. Pengolah data program Gizi

7. Pengolah data program usaha kesehatan institusi

8. Pengolah data program P2P (Pemberantasan Penyakit Menular) 9. Pengolah data program penyehatan lingkungan.

10. Pengolah data program promosi kesehatan. c. Observasi

Observasi dilakukan untuk memperoleh gambaran tentang mekanisme pencatatan dan pelaporan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar. Pengamatan dilakukan dengan melihat bagaimana proses masukan dan keluaran serta penyajian data yang ada.

3.4. Definisi Operasional

1. Desain formulir laporan adalah sebuah rancangan formulir baru dengan mengintegrasikan formulir laporan SP2TP dengan formulir laporan program yang ada di Dinas Kesehatan. 2. Laporan SP2TP adalah dokumen pelaporan yang diterima dinas kesehatan dari puskesmas

yang mencakup laporan bulanan LB1, LB2, LB3 dan LB4 .

3. Laporan program adalah dokumen pelaporan yang mencakup pelaporan dari program KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P (Pencegahan Penyakit Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi kesehatan yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.

3.5. Metode Analisis Terhadap Sistem Informasi Saat Ini.

Pada tahap ini dilakukan kegiatan analisis terhadap masalah dan kendala yang terjadi pada komponen input, proses maupun output kegiatan pengolahan data pada sistem yang sedang berjalan. Pada tahap ini juga dilakukan observasi terhadap prosedur, sistem pencatatan data dan aliran data serta masalah-masalah yang timbul.

Langkah yang dilakukan pada tahap analisis sistem, antara lain : a. Identifikasi permasalahan yang ada di dalam sistem.

b. Identifikasi penyebab masalah pada sistem yang telah ada berdasarkan alur organisasi sistem dan diagram alir data.

c. Pengkajian keluaran yang diharapkan sesuai kebutuhan informasi yang ditetapkan. d. Pengkajian instrumen yang digunakan dalam menghasilkan keluaran yang diharapkan.

e. Pengkajian proses transformasi data dari instrumen yang digunakan menjadi keluaran yang diinginkan.

f. Analisis Kebutuhan Informasi

Tahap kegiatan analisis difokuskan pada identifikasi kebutuhan informasi para pengambil keputusan sebagai pengguna informasi. Hasil dari analisis ini adalah diperolehnya gambaran tentang informasi apa saja yang dibutuhkan para pengguna informasi untuk keperluan manajemen data .

g. Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi

Kebutuhan sistem informasi disesuaikan dengan kebutuhan sistem informasi untuk pemecahan masalah.

Untuk memperoleh gambaran terhadap sistem yang ada saat ini dilakukan dengan cara analisis isi (content analisys) dan dilakukan dengan cara :

b. Memilih hasil petikan wawancara dari masing-masing informan sesuai aspek yang terkait dengan pengembangan sistem informasi .

c. Melakukan pengelompokan data dan informasi ke dalam aspek-aspek yang terkait dengan kegiatan pengembangan sistem informasi.

d. Melakukan identifikasi masalah sebagai dasar pengembangan sistem informasi. e. Membuat penarikan kesimpulan.

3.6. Cara Desain Formulir

Desain yang dirancang merupakan desain format sebagai input sistem dan merupakan sistem berkas terpadu dengan pengintegrasian transaksi pelaporan yang bertujuan untuk meminimalisir duplikasi data.

Perancangan formulir sebagai komponen input sistem dilakukan dengan cara :

1. Mengumpulkan instrumen yang berhubungan dengan sumber input data yaitu instrument pelaporan LB1, LB2, LB3 dan LB4 serta instrumen laporan program KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), program gizi, program usaha kesehatan institusi, program P2P (Pencegahan Penyakit Menular), program penyehatan lingkungan dan program promosi kesehatan.

2. Melakukan pengintegrasian transaksi pelaporan dengan memperhatikan jenis dan substansi dari instrumen yang dikumpulkan sehingga dapat digunakan untuk penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar dan penyusunan laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi Nanggroe Aceh Darussalam.

Setelah desain formulir laporan integrasi selesai dibuat, peneliti mendiskusikan kembali dengan pengguna yaitu petugas penyusunan profil kesehatan dan petugas pengelola data program di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar serta meminta responnya terhadap desain formulir yang telah dihasilkan.

BAB 4

HASIL PENELITIAN

4.1. Organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar

Berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Besar No. 3 Tahun 2008, Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar adalah salah satu dinas di lingkungan Kabupaten Aceh Besar Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD). Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, struktur Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dibagi menjadi satu bagian sekretariat, 4 bidang (Bidang Kesehatan Masyarakat, Bidang Penanggulangan Penyakit dan Penyehatan Lingkungan, Bidang Pembinaan Pelayanan Kesehatan dan Kefarmasian dan Bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan) dan Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yaitu gudang farmasi dan 25 puskesmas sebagai kelompok jabatan fungsional. Bagian sekretariat terdiri dari 3 sub bagian (Sub.Bagian Umum, Sub. Bagian Keuangan dan Sub.Bagian Penyusunan Program dan Pelaporan) dan masing-masing bidang terdiri dari 3 seksi. Secara lengkap bagan struktur organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dapat dilihat pada lampiran.

Adapun Visi Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besat adalah ” Aceh Besar Sehat 2010 Melalui Gerakan Mandiri Untuk Hidup sehat” sedangkan misinya adalah:

a. Membina komitmen dan profesionalisme tenaga kesehatan.

b. Upaya peningkatan perbaikan gizi masyarakat dengan fokus “Keluarga Mandiri Sadar Gizi”. c. Upaya peningkatan kemandirian masyarakat dalam menerapkan ”Perilaku Hidup Bersih dan

Sehat”.

d. Menurunkan angka kesakitan dan kematian dari penyakit menular dan tidak menular. e. Perlindungan masyarakat terhadap bahaya narkotika dan penggunaan obat terlarang. f. Upaya pemerataan ketersediaan tenaga kesehatan.

g. Peningkatan pelaksanaan program keluarga berencana.

i. Membina kemitraan dengan instansi, organisasi pemerintah dan non pemerintah serta masyarakat dalam menciptakan kondisi aman bagi kesehatan. Menjamin keterjangkauan upaya pelayanan kesehatan yang bermutu dan merata pada masyarakat.

Dalam pelaksanaan tugasnya Dinas kesehatan Kabupaten Aceh Besar memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Merumuskan kebijakan teknis di bidang kesehatan. b. Menetapkan pelaksanaan kegiatan program kesehatan. c. Membuat perizinan praktek umum di bidang kesehatan.

d. Melakukan pembinaan terhadap unit pelaksana teknis dinas kesehatan. e. Melakukan pengelolaan urusan ketatausahaan dinas kesehatan.

4.2. Gambaran Sistem Informasi Kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar . Secara organisasi bidang yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sistem Informasi Kesehatan adalah bidang Litbang dan Sumber Daya Kesehatan dimana seksi yang ditugasi dalam menangani sistem informasi kesehatan adalah Seksi Data, Informasi dan Evaluasi. Peraturan pemerintah nomor 41 tahun 2007, tentang organisasi perangkat daerah telah memberikan peluang bagi Dinas Kesehatan Aceh Besar untuk terus melaksanakan penataan sistem informasi yang lebih terfokus dalam penyediaan data dan informasi untuk menunjang pelaksanaan berbagai program pembangunan kesehatan dengan terbentuknya seksi data, informasi dan evaluasi berdasarkan qanun Kabupaten Aceh Besar nomor 3 tahun 2008.

4.2.1. Sarana dan Prasarana

Secara umum kondisi sarana dan prasarana yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar cukup mendukung pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan. Dalam pengolahan data selama ini didukung oleh beberapa unit perangkat keras yang tersebar pada tiap-tiap bidang dan bagian dalam Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.

Untuk mengolah data setiap seksi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar telah dilengkapi dengan komputer. Keberadaan komputer secara umum membantu dalam pekerjaan, terutama dalam pembuatan laporan. Pada seksi data, informasi dan evaluasi telah tersedia fasilitas akses internet dengan menggunakan jaringan telepon.

Untuk pengolahan data SP2TP dari puskesmas ada Aplikasi Migrasi Data Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) ke Sistem Database Terpadu Kesehatan (SDTK) yaitu software yang memungkinkan data pada aplikasi SIMPUS untuk ditransfer ke aplikasi SDTK. Software ini akan membantu untuk memindahkan data yang telah tersimpan di database SIMPUS ke database SDTK.

4.2.2. Sumber Daya Manusia

Sebagian besar pegawai di seluruh bidang merupakan pengguna komputer biasa (common user). Khusus di seksi data, informasi dan evaluasi jumlah staf hanya 2 orang yang juga merupakan pengguna komputer biasa (common user) belum sebagai pengguna pintar (smart user), ada SDM yang berlatar belakang pendidikan informatika secara formal tapi tidak di fungsikan di seksi data, Informasi dan evaluasi. Kegiatan pengolahan data berlangsung dengan melibatkan sejumlah staf dan kepala seksi yang terlibat secara langsung ataupun tidak mulai dari penyediaan data sampai penyediaan laporan untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan tugas pokok masing-masing.

Ada upaya peningkatan pengetahuan mengenai komputer walaupun dilakukan secara tidak konsisten. Staf sering mengikuti pelatihan komputer namun tidak bisa menerapkan pengetahuannya di kantor. Selain itu tidak terjadi penyebaran pengetahuan kepada rekan kerja di kantor. Keadaan ini menyebabkan jika terjadi sedikit gangguan pada penggunaan komputer berakibat terjadi hambatan pekerjaan yang tidak bisa segera diatasi. Untuk mengatasi gangguan tersebut biasanya unit kerja akan bekerja sama dengan pihak ketiga dengan konsekuensi penyediaan dana tambahan untuk itu.

4.2.3. Proses Pencatatan dan Pengolahan Data

Sistem pencatatan data dilakukan dengan cara manual menggunakan formulir pencatatan standar yang dikeluarkan oleh DEPKES RI. Pengolahan data yang dilakukan sifatnya merekapitulasi data yang ada sebagai bahan untuk laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi NAD, pembuatan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar dan laporan lainnya. Data yang direkapitulasi berupa data sumber daya kesehatan, data sarana, dan cakupan pelaksanaan program kesehatan dengan menjumlahkan semua data. Hal ini memerlukan waktu yang lama karena menunggu laporan lainnya yang belum masuk. Keadaan ini mengakibatkan laporan sering tidak tersedia saat dibutuhkan.

4.3. Pengembangan Sistem Informasi

Dalam upaya mendukung pemerintah Kabupaten Aceh Besar dalam pengambilan keputusan di bidang kesehatan diperlukan adanya data dan informasi yang akurat. Pengolahan data yang terintegrasi menghasilkan data yang memiliki kualitas dan validitas yang baik, tidak adanya duplikasi dalam pengumpulan data akan diperoleh informasi lebih akurat. Oleh karena itu, sebelum sistem dari suatu organisasi di desain harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana mekanisme pencatatan dan pelaporannya, formulir yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, laporan yang dihasilkan, untuk apa laporan tersebut digunakan dan kemana informasi dari laporan tersebut ditujukan.

Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti tahap pengembangan sistem informasi yaitu dimulai dari analisis sistem dengan melakukan identifikasi masalah, tahap perancangan sistem dengan melakukan identifikasi kebutuhan informasi, membuat solusi terhadap masalah yang di temukan, membuat desain sistem, melaksanakan uji coba dan membuat rencana implementasi.

4.3.1. Identifikasi Masalah.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, ditemukan beberapa masalah diantaranya : a. Data tidak tersedia saat dibutuhkan/tidak tepat waktu, seperti yang terungkap di bawah ini :

”...masalah yang kita hadapi dalam penyajian data untuk perencanaan sangat sulit...dimana data-data itu belum akurat dan kadang sangat jauh terlambat...sehingga kadang tidak bisa digunakan...”

(Informan 3) ”...Puskesmas dalam mengirimkan laporan masih suka terlambat...sehingga kadang-kadang kita harus jemput data ke lapangan kembali...”

(Informan 8) ”... data yang diperoleh di Kabupaten tidak ada..dalam arti sangat miskinlah jumlah datanya..dapat dilihat dari kelengkapan dan ketepatan pengiriman laporan...”

(Informan 4) b. Pencarian data memerlukan waktu yang lama, hal ini disebabkan pengelolaan data belum berbasis

komputer, data yang ada pada umumnya disimpan secara tidak teratur dalam stof-maf, sehingga untuk mencari data yang dibutuhkan harus menelusuri data satu persatu.

Dalam penyelesaian dokumen seperti profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar memakan waktu sangat lama. Menurut informan hal ini terjadi karena keterlambatan petugas pada setiap program dalam mengisi format yang telah dibagikan. Pengisian format kadang juga tidak terisi seluruhnya yang menyebabkan adanya sedikit proses rekayasa dalam pengisiannya. Keterlambatan pengumpulan format ini menyebabkan keterlambatan dalam pengolahan data yang masuk sehingga proses penyelesaian penyusunan menjadi terkendala.

”.... untuk profil, data yang diminta ke program-program, lama sampainya kesini padahal blangkonya tinggal isi...dan masih ada juga yang tidak mengisi dengan lengkap...”

(Informan 4) Permintaan data di luar rekapitulasi pelaporan rutin pada masing- masing program memerlukan proses karena membuka file arsip dan melakukan penghitungan ulang secara manual. Bahkan sering terjadi kehilangan data terolah karena tidak ditemukan file yang dibutuhkan. ”....kita minta data ke program bersangkutan kadang malah datanya tidak ada kita dapatkan....”

(Informan 3) ”....File laporan udah disimpan pada map-map yang ada...tapi kadang nggak ditemukan...kadang ada yang meminjam tapi tapi nggak dibalekkan ketempat semula....jadi pusing juga mencarinya lagi....”

(Informan 5) c. Informasi yang ada tidak lengkap dan tidak akurat, sebagaimana yang disampaikan dibawah ini :

”...data yang ada, terutama dari Puskesmas di dalam mengirimkan data ke kabupaten mengalami keterlambatan, dimana data yang ada pertama tidak lengkap dan tidak akurat...bahkan data yang sama dalam satu bidang bisa beda...ini yang membuat kami tambah pusing...”

(Informan 3) Peneliti mencoba menanyakan hal yang sama kepada pengelola data di bidang yang lain ternyata masalah yang dihadapi tidak jauh berbeda, seperti terungkap dibawah ini:

”...data dari Puskesmas yang sampai ke kabupaten sering tidak tepat waktu...data yang ada sering tidak sinkron satu dengan yang lainnya sehingga kitapun mengolahnya jadi susah...”

(Informan 8) ”... seringkali dalam rapat ke propinsi ditemukan angka-angka ini sangat berbeda dengan yang diberikan disini dengan yang diberikan ke propinsi...”

(Informan 4) d. Data yang diperoleh dari masing-masing program belum dimanfaatkan sebagai dasar perencanaan

kegiatan, sehingga kegiatan yang dilakukan setiap tahunnya menjadi monoton.

”....waktu evaluasi...angka kesakitan meningkat...tapi kenyataannya dalam menyusun perencanaan .... tidak berdasarkan masalah yang ditemukan di lapangan....”

(Informan 2) ”....kita belum bisa mengoptimalkan penggunaan data-data yang ada sepenuhnya untuk perencanaan disebabkan banyaknya angka-angka yang berbeda antar lintas program....”

(Informan 3) Dari hasil wawancara, penyebab dari masalah yang terjadi di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar adalah sebagai berikut:

a. Sistem informasi manajemen yang berjalan saat ini khususnya dalam pengelolaan data pelaporan program belum mampu menyediakan data secara akurat, lengkap, mudah dan tepat waktu. Menurut informan hal ini lebih disebabkan banyaknya format pelaporan yang dibebankan kepada puskesmas mengakibatkan data yang masuk kurang akurat, tidak lengkap dan tidak konsisten karena belum terintegrasinya data lintas program.

”...data yang diterima dari setiap bidang dengan item yang sama sering berbeda... sehingga jika data tersebut dibutuhkan cepat kita olah-olah aja lagi....supaya menjadi sama....”

(Informan 8) ”....selama ini data diolah dengan manual....bentuk sistem informasi dengan komputer yang diharapkan...”

b. Belum lengkapnya data yang dikirimkan oleh puskesmas. Data yang dikirim belum sesuai dengan yang diharapkan sehingga harus diminta kembali melalui surat (feedback) atau menelepon kembali yang tentunya akan memakan biaya yang tidak sedikit, hal ini seperti yang disampaikan dibawah ini:

”...untuk melengkapi data, biasanya kita feedback dengan mengirimkan surat atau kita telepon, atau saya kadang pergi ke lapangan lagi untuk melengkapi data yang dibutuhkan...”

(Informan 6) c. Sistem pelaporan yang belum satu pintu menurut informan menyebabkan pengelolaan data

laporan puskesmas ini masih menyebar pada program-program yang ada sehingga jika dibutuhkan sewaktu-waktu mempunyai kendala dalam pemenuhannya.

d. Kurangnya pemanfaatan data yang ada menurut informan hal ini lebih disebabkan karena data yang didapatkan belum akurat karena banyak angka berbeda, pengguna jadi ragu data mana yang harus dipakai, hal ini seperti yang terungkap dibawah ini:

”...contoh data misalnya jumlah balita...menurut bagian kesehatan keluarga dan kemitraan sekian....menurut bagian gizi sekian...dan menurut bagian P2P sekian....beda-beda datanya...”

(Informan 4) 4.3.2. Identifikasi Kebutuhan Data

Identifikasi kebutuhan dimulai dengan melakukan analisa pengolahan data yang meliputi penerimaan data, penyimpanan dan penyebaran data ke berbagai pihak yang berkepentingan dan penyajian data dalam bentuk laporan.

Untuk mengidentifikasi jenis data yang dibutuhkan oleh pengguna, maka

peneliti melakukan wawancara dengan para informan yaitu Kepala Bidang Litbang

dan Sumber Daya Kesehatan, Kepala Seksi Data, Informasi dan Evaluasi serta staf

penanggung jawab data di setiap bidang yang ada serta melakukan analisis dan

observasi terhadap format pelaporan yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh

Besar.

Dari hasil wawancara yang dilakukan, diketahui pencapaian kegiatan puskesmas dilaporkan setiap bulannya ke Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dalam 49 laporan yang mencakup laporan LB1, LB2,LB3,LB4 yang disampaikan ke Seksi Data, Informasi dan Evaluasi dan laporan program yang disampaikan kepada seksi-seksi program setiap bidang.

Adapun jenis laporan yang diterima Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel 3

Jenis Pelaporan Rutin Bulanan Puskesmas

No Seksi Jenis Format Laporan Jumlah

1. Kesga dan

Kemitraan

1. Cakupan pelayanan antenatal

2. Cakupan pelayanan persalinan dan nifas

3. Cakupan pelayanan keluarga berencana

4. Cakupan pelayanan penanggulangan

kekerasan terhadap perempuan

5. Cakupan Pelayanan Antenatal Integrasi terkini

6. Kematian maternal dan neonatal

7. Laporan kematian bayi dan balita

8. Register kunjungan manajemen terpadu balita

sakit (MTBS) 2 bln- 5 thn

9. Register kunjungan manajemen terpadu balita

sakit (MTBS) bayi muda 1 hr- 2 bln

10.Kunjungan bayi dan anak sehat menurut umur

11.Hasil pendataan status kesehatan usila

11

2. Gizi 1. Laporan bulanan penimbangan

2. Distribusi kapsul vitamin A

3. Distribusi tablet Fe untuk ibu hamil 3 (tiga)

kali setahun

3

3. Usaha

Kesehatan Institusi

1. Laporan usaha kesehatan sekolah (form 1)

2. Laporan usaha kesehatan sekolah (form 2a)

3. Laporan usaha kesehatan sekolah (form 2b)

4. Laporan usaha kesehatan sekolah (form 2c)

4

4. Jaminan

kesehatan

1. Pelayanan jaminan kesehatan masyarakat

2. 10 penyakit terbanyak rawat jalan dan rawat

inap

3. Laporan pelaksanaan program jamkesmas

(laporan jumlah asal dan jenis penanganan keluhan peserta jamkesmas di puskesmas)

4. Askes (Rekapitulasi cakupan peserta,

kunjungan dan rujukan)

5. Usaha

Kesehatan

Dasar dan Rujukan

1. Laporan kesehatan gigi dan mulut puskesmas

2. Laporan RBM (Rehabilitasi bersumberdaya

masyarakat)

2

6. Farmasi,

makanan dan minuman

1. Penggunaan sediaan jadi narkotika puskesmas

2. Penggunaan sediaan jadi psikotropika di RSU/

puskesmas/Apotik

2

No Seksi Jenis Format Laporan Jumlah

7. Pencegahan

penyakit dan penanggulang an

1. Laporan kasus deman berdarah dengue (DBD)

dan penanggulangannya

2. P2 Kusta

3. P2 ISPA (Pneumonia)

4. Penyakit Diare

5. Laporan hasil cakupan imunisasi bayi

6. Laporan hasil cakupan imunisasi TT WUS

7. Penemuan dan pengobatan malaria

8. Penyelidikan epidemiologi rabies

9. Jumlah kasus gigitan hewan tersangka dan

penderita rabies

10.Surveilans terpadu penyakit berbasis

puskesmas

11.Pemantauan wilayah setempat kejadian luar

biasa (kasus baru)

12.Laporan surveilans integrasi AFP dan PD3I

12

8. Penyehatan

Lingkungan

1. Keadaan TPM, IRM dan TTU

2. Sarana Kesehatan Lingkungan

3. Laporan Hasil Pemeriksaan Sarana Air Bersih.

4. Laporan Hasil Pemeriksaan TTU

5. Laporan Hasil Pemeriksaan Sarana

Pembuangan Sampah.

6. Data Cakupan Penyehatan Lingkungan (Aspek

Pembuangan Air Limbah Cair Non Tinja + Urine)

6

9. Promkes

(Promosi kesehatan)

1. Laporan bulanan strata posyandu 1

10. Data,

informasi dan pelaporan

1. SP2TP (LB1 s/d LB4) 4

JUMLAH 49

Laporan bulanan puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar setiap triwulan hasil rekapitulasinya dilaporkan ke Dinas Kesehatan Propinsi NAD. Pada awal tahun berikutnya hasil rekapitulasi tahunan digunakan untuk bahan penyusunan profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar. Penyusunan buku profil kesehatan Kabupaten Aceh Besar merupakan salah satu bentuk hasil dari sistem informasi dan merupakan salah satu sarana untuk mengevaluasi hasil penyelenggaraan pembangunan kesehatan.

Masih banyak permasalahan yang dihadapi dalam proses penyusunan profil

kesehatan di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar seperti lambatnya proses

penyusunan profil, proses pembuatannya dilakukan pada pertengahan tahun

berikutnya dan belum dilaksanakan umpan balik data kepada puskesmas sebagai

pengirim laporan. Data yang diolah tidak terkini lagi, dan tidak dapat digunakan

sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi program.

Dari telaah terhadap format laporan yang diterima dari puskesmas selama

ini, isi laporan belum memenuhi semua indikator yang terdapat dalam profil

kesehatan kabupaten. Misalnya indikator persentase akses ketersediaan darah untuk

ibu hamil dan neonatus dirujuk (tabel 27 profil kesehatan kabupaten), indikator ini

tidak ada dalam item data laporan puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan

Kabupaten Aceh Besar.

Menurut beberapa informan untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan

rancangan formulir terpadu dalam memenuhi kebutuhan data untuk penyusunan profil

kesehatan kabupaten, laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi NAD dan kebutuhan

lainnya. Perlunya dikembangkan format laporan agar sesuai dengan kebutuhan data

saat ini tapi dengan cara pengisian yang mudah tanpa meninggalkan kelengkapan data

yang di butuhkan dan jika memungkinkan sistem informasi yang dikembangkan

dapat memudahkan petugas dalam melakukan pemasukan data secara cepat dan

lengkap . Dalam hal ini sesuai dengan harapan yang disampaikan oleh informan:

” .... kami mengharapkan dengan adanya desain formulir integrasi ini nantinya...dengan cepat dapat kita dapatkan data yang kita butuhkan...”

(informan 3)

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar juga mengharapkan dengan

dukungan formulir laporan terintegrasi ini nantinya sistem informasi yang ada saat ini

dapat dioperasionalkan secara online agar dapat diakses langsung oleh para pengguna

data.

4.3.3 Output Sistem

Dari hasil wawancara yang dilakukan output yang diinginkan dalam pengembangan sistem informasi ini adalah profil kesehatan kabupaten yang merupakan buku statistik kesehatan yang menggambarkan situasi dan kondisi kesehatan masyarakat di Kabupaten Aceh Besar dan merupakan salah satu sarana untuk mengevaluasi hasil penyelenggaraan pembangunan kesehatan dan laporan ke Dinas Kesehatan Propinsi NAD. Profil Kesehatan tahun 2008 disusun dengan format baru berdasarkan Pedoman Penyusunan Profil Kesehatan dari Depkes RI Tahun 2008. Indikator dan data yang tercantum dalam Profil Kesehatan Kabupaten Aceh Besar Tahun 2008 merupakan indikator yang dimuat dalam dokumen Indikator Indonesia Sehat 2010 dan dokumen Indikator Kinerja dari Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan.

Data yang digunakan dalam proses penyusunan buku profil kesehatan setiap tahun sebagian besar bersumber dari laporan data SP2TP dan laporan program dari Puskesmas. Jenis data yang tercakup dalam desain formulir laporan integrasi yang akan dikembangkan harus memuat data yang diinginkan/dibutuhkan oleh pengguna dan tentunya memperhatikan indikator kesehatan yang digunakan.