IDENTIFIKASI SISTEM PERUSAHAAN

4.1 IDENTIFIKASI SISTEM PERUSAHAAN

Terdapat beberapa kegiatan yang berjalan dan berhubungan dengan proses bisnis pemesanan dan pengadaan barang di PT Sinar Niaga Sejahtera. Kegiatan- kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

4.1.1 Pengadaan barang

PT Sinar Niaga Sejahtera selalu melakukan pengadaan barang secara periodik yaitu setiap 2 minggu sekali. Pengadaan barang melibatkan 2 sub unit di dalam perusahaan yaitu kepala cabang dan petugas admininstrasi. Tahap-tahap pengadaan barang adalah sebagai berikut:

a. Kepala cabang membuat rencana pengadaan barang. Rencana tersebut dibuat berdasarkan hasil peramalan menggunakan metode moving average serta dijumlah dengan hasil analisis tambahan manajer.

b. Setelah hasil peramalan diperoleh maka diadakan penyesuaian dengan kondisi stock di dalam gudang. Hasilnya adalah kebutuhan barang bersih yang harus dipesan ke supplier. Data ini kemudian diserahkan ke staff administrasi untuk dilakukan proses pemesanan.

c. Petugas Administrasi melakukan order pemesanan ke supplier berdasarkan hasil penyesuaian terhadap peramalan yang dibuat oleh kepala cabang. Pemesanan dilakukan melalui fax, email, maupun telepon ke supplier.

Tahap-tahap pengadaan barang di PT Sinar Niaga Sejahtera Distributor Wilayah Surakarta dapat dilihat pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Prosedur Pengadaan Barang

4.1.2 Penjualan

Penjualan di PT Sinar Niaga Sejahtera dilakukan oleh salesman. Berikut ini adalah tahap-tahap penjualan di PT Sinar Niaga Sejahtera:

a. Konsumen (outlet) melakukan pemesanan barang melalui salesman sesuai dengan jadwal kunjungan masing-masing outlet.

b. Salesman mencatat pesanan outlet di dalam formulir pemesanan barang.

c. Petugas administrasi bagian input data memasukkan jumlah pemesanan barang dari outlet ke dalam komputer serta membuat faktur dan surat jalan sebanyak 3 rangkap. Faktur pertama diserahkan ke bagian gudang, faktur ke- dua diserahkan ke konsumen dan faktur ke-tiga disimpan untuk dijadikan laporan ke manajer keuangan. Surat jalan diserahkan ke bagian dropping barang.

d. Bagian dropping mengantarkan barang pesanan ke outlet serta menyerahkan faktur pemesanan barang kepada outlet sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama untuk disimpan oleh outlet dan faktur kedua ditandatangani dan diserahkan kepada financial manager untuk pembuatan laporan penjualan.

e. Manajer keuangan membuat data penjualan sebagai laporan penjualan.

f. Kepala cabang akan mengevaluasi laporan penjualan dan melunasi tagihan kepada supplier berdasarkan laporan penjualan.

Gambar 4.2 Prosedur Penjualan

4.1.3 Data Penjualan

Data penjualan adalah seluruh data transaksi yang digunakan dalam analisis data historis untuk proses pengadaan barang. Analisis data historis yang ada menggunakan data penjualan yang tercatat oleh perusahaan. Data penjualan di Data penjualan adalah seluruh data transaksi yang digunakan dalam analisis data historis untuk proses pengadaan barang. Analisis data historis yang ada menggunakan data penjualan yang tercatat oleh perusahaan. Data penjualan di

Pengumpulan data penjualan outlet atau dapat diasumsikan sebagai permintaan final customer dapat digunakan sebagai dasar dalam melakukan peramalan permintaan oleh PT Sinar Niaga Sejahtera. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya bullwhip effect. Pemesanan yang dilakukan oleh outlet cenderung fluktuatif dan mengakibatkan proses pengadaan barang oleh PT Sinar Niaga Sejahtera menjadi fluktuatif pula. Data penjualan selama bulan Agustus 2008 sampai dengan bulan Juli 2009 dapat dilihat pada lampiran L-1, sedangkan grafik penjualannya adalah sebagai berikut:

Grafik Penjualan Agustus 2008 - Juli 2009

Gambar 4.3 Grafik Penjualan Agustus 2008 – Juli 2009 Grafik penjualan pada bulan Agustus 2008 – Juli 2009 seperti pada gambar 4.3 cenderung berpola musiman. Hal ini dapat dilihat pada saat November 2008 (periode ke-4) dan Maret 2009 (periode ke 8) terjadi lonjakan permintaan. Lonjakan ini terjadi karena pada bulan November 2008 terdapat Hari Raya Idul Fitri sedangkan pada bulan Maret 2009 terdapat beberapa hari libur nasional yang menyebabkan permintaan konsumen melonjak.