Perancangan Basis Model

3.3 Perancangan Basis Model

Pada tahap ini akan dilakukan perancangan terhadap model yang digunakan serta sistem di dalam sistem pendukung keputusan. Adapun perancangan basis model terbagi menjadi 3 tahap yaitu Collaborative Planning, Collaborative Forecasting, dan Collaborative Replenishment. Berikut ini adalah rincian untuk masing-masing tahap proses perancangan basis model:

Mengadakan perjanjian kerjasama dan sharing informasi

Meramalkan penjualan Mengidentifikasi exception

dalam peramalan Memecahkan masalah

exception dalam peramalan Keputusan kebutuhan barang

Gambar 3.2 Tahapan Proses Collaborative Planning and Forecasting

3.3.1 Mengadakan Perjanjian Kerjasama dan Sharing Informasi

Collaborative planning membahas informasi-informasi yang harus dibagi antara distributor dengan outlet dan supplier untuk kemudian dijadikan acuan dalam melakukan perencanaan bisnis dan peramalan.

Peramalan dalam CPFR menggunakan data penjualan dari outlet. Hal ini dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya bullwhip effect. Sistem kolektif data dilakukan dengan menggunakan suatu formulir yang dirancang sesuai dengan kebutuhan sistem yang telah dianalisa sebelumnya. Perancangan beberapa usulan formulir dan prosedur pengisian formulir serta informasi apa saja yang perlu dihimpun dari outlet dan supplier akan dibahas pada bab ini.

3.3.2 Meramalkan Penjualan

Peramalan data penjualan yang telah dihimpun dari outlet akan dilakukan pada tahap ini. Peramalan dilakukan dengan mengagregasi data historis ke dalam beberapa tingkatan untuk kemudian diramalkan dengan metode peramalan Winter. Metode pengagregasian yang digunakan adalah seperti pada pyramid forecasting. Langkah-langkah dalam pyramid forecasting digambarkan seperti dalam gambar 3.3 berikut:

Gambar 3.3 Tahapan Pyramid Forecasting

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan proses peramalan adalah sebagai berikut:

1. Proses Roll-Up

Proses roll-up adalah proses pengagregasian produk ke dalam kelompok-kelompok tertentu. Peramalan akan dilakukan untuk setiap kelompok-kelompok produk untuk memperkecil error peramalan untuk tiap unit produk. Pengelompokan dilakukan berdasarkan supplier, jenis produk, rasa produk, dan ukuran kemasan.

2. Peramalan

Proses peramalan terbagi menjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut:

Gambar 3.4 Proses Peramalan

Peramalan dilakukan dengan menggunakan metode Winter karena metode ini dapat digunakan untuk menghitung data yang cenderung berpola trend ataupun musiman. Proses peramalan dilakukan dalam 4 tahap yaitu:

a. Perhitungan unsur stationer

b. Perhitungan unsur tren

c. Perhitungan unsur musiman

d. Perhitungan peramalan Peramalan dilakukan dengan variasi alpha. Alpha yang digunakan adalah 0,1; 0,5; dan 0,9. Hasil peramalan yang diambil adalah data peramalan dengan error terkecil karena hasil peramalan dikatakan konsisten atau valid jika besar kesalahan peramalan relatif kecil. Terdapat beberapa indikator dalam pengukuran akurasi peramalan sehingga dapat diketahui metode peramalan yang terbaik. Indikator yang paling umum digunakan adalah MAD (Mean Absolute Deviation). Perhitungan MAD menggunakan rumus 2.26.

3. Proses Force-Down

Pada tahap ini dilakukan disagregasi hasil peramalan terhadap kelompok produk menjadi hasil peramalan ke satuan unit terkecil. Perhitungan ini berdasarkan angka rasio penambahan atau pengurangan hasil peramalan terhadap jumlah penjualan pada periode sebelumnya. Perhitungan rasio penambahan ataupun pengurangan dilakukan dengan menggunakan rumus

3.3.3 Mengidentifikasi Exception dalam Peramalan

Exception adalah hal – hal yang mempengaruhi penjualan namun tidak dapat dihitung oleh model peramalan yang telah ditentukan sebelumnya. Biasanya exception bersifat kausal. Exception akan diinput ke dalam sistem pendukung keputusan yang akan dibangun untuk dijadikan pertimbangan tambahan ke dalam menentukan keputusan kebutuhan barang. Sebagai contoh exception dalam peramalan adalah adanya libur hari raya nasional yang menyebabkan permintaan produk cenderung meningkat atau adanya program undian berhadiah suatu produk sehingga permintaan juga akan meningkat. Penetapan exception dilakukan secara bersama pada saat melakukan perjanjian di awal. Kemudian exception yang telah diinput ke dalam sistem pendukung keputusan akan memberikan peringatan satu bulan sebelum due date sehingga kepala cabang dapat memberikan koreksi kepada hasil peramalan.

3.3.4 Pemecahan Masalah karena Exception

Pemecahan masalah karena exception akan diselesaikan oleh kepala cabang. Kepala cabang akan memberikan koreksi terhadap hasil peramalan apabila terdapat exception. Pemberian koreksi dilakukan secara kualitatif atau berdasarkan pertimbangan manajerial dari kepala cabang. Koreksi berupa penambahan ataupun pengurangan sebanyak x persen dari hasil peramalan.

3.3.5 Keputusan Jumlah Kebutuhan Barang

Setelah hasil peramalan didapatkan untuk setiap jenis produk, manajer harus melakukan penyesuaian dengan stok yang masih ada di gudang. Tahap ini membantu menajer untuk melakukan penyesuaian untuk kemudian ditemukan suatu jumlah barang yang harus dipesan oleh manajer.