PERANCANGAN BASIS DATA

4.4 PERANCANGAN BASIS DATA

4.4.1 Perancangan Sistem

Pada tahap ini akan dilakukan perbaikan sistem dan model dari langkah perbaikan yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya:

A. Identifikasi Sistem

Identifikasi sistem dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang akan mempengaruhi kinerja sistem. Identifikasi sistem ini akan dijadikan masukan dan pertimbangan dalam mendesain sistem. Identifikasi sistem ini terdiri dari berbagai aspek, yaitu business users dan analisis jabatan, business process, business rules, business problems and solutions, dan business tools.

1. Business Users dan Analisis Jabatan Terdapat beberapa pihak atau personil yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan pengadaan barang. Personil-personil yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan pengadaan barang adalah:

a. Outlet Yang dimaksud outlet di sini adalah retailer, grosir, semi grosir, modern market serta sub-distributor yang dilayani oleh perusahaan. Outlet bertugas untuk mencatat data penjualan produk mereka setiap minggunya melalui formulir yang telah dirancang serta memberikan jadwal promosi kepada PT. Sionar Niaga Sejahtera.

b. Supplier Supplier adalah perusahaan produsen produk yang didistribusikan oleh PT.

Sinar Niaga Sejahtera. Peranan supplier adalah memberikan jadwal promosi yang akan dijadikan pertimbangan tambahan oleh kepala cabang dalam mengambil keputusan pengadaan barang.

c. Salesman Salesman bertugas mengumpulkan formulir dari outlet yang berisi data penjualan outlet setiap minggunya.

d. Kepala dan Staff Bagian Administrasi Kepala dan staff bagian administrasi bertugas menginput data penjualan outlet ke dalam komputer dan mengolahnya dalam sistem pendukung keputusan serta melakukan pemesanan ke supplier.

e. Kepala Cabang Kepala cabang bertugas mengevaluasi hasil peramalan berkenaan dengan exception yang mungkin terjadi selama periode yang berjalan dan menentukan jumlah barang yang harus dipesan oleh kepala staff bagian administrasi.

f. Sales Area Koordinator Sales area koordinator bertugas memberikan penilaian ataupun masukan kepada branch manajer perihal exception dan hasil peramalan untuk dijadikan acuan dalam pengadaan barang.

g. Kepala Gudang Kepala gudang bertugas mengecek ketersediaan barang di dalam gudang dan menyortir barang yang sudah dikirim oleh supplier.

2. Bussiness Process Terdapat beberapa tahapan dalam memutuskan jumlah kebutuhan barang dalam satu bulan. Berikut ini adalah rangkaian proses dalam pengadaan barang sampai didapatkan keputusan pengadaan barang adalah:

a. Melakukan perencanaan bersama dan bertukar informasi Proses ini dilakukan ketika outlet dan perusahaan sepakat untuk mengadakan pengadaan barang bersama dan memberikan informasi mengenai data historis penjualan, jadwal promosi, jadwal hari libur dan hal-hal lainnya yang sekiranya berpengaruh terhadap proses perhitungan jumlah pengadaan barang. Selain itu supplier juga terlibat dalam proses pengadaan barang. Supplier a. Melakukan perencanaan bersama dan bertukar informasi Proses ini dilakukan ketika outlet dan perusahaan sepakat untuk mengadakan pengadaan barang bersama dan memberikan informasi mengenai data historis penjualan, jadwal promosi, jadwal hari libur dan hal-hal lainnya yang sekiranya berpengaruh terhadap proses perhitungan jumlah pengadaan barang. Selain itu supplier juga terlibat dalam proses pengadaan barang. Supplier

b. Mengumpulkan data penjualan historis dari outlet Pengambilan data historis penjualan oulet dilakukan oleh salesman yang dilakukan setiap minggunya yang kemudian diserahkan kepada petugas administrasi untuk diinput ke dalam database penjualan historis.

c. Melakukan peramalan Peramalan dilakukan dengan menggunakan pyramid forecasting dan model Winter. Keseluruhan proses ini dioperasikan oleh kepala administrasi yang dibantu dengan sistem pendukung keputusan.

d. Melakukan order generation Proses ini dimulai setelah didapat hasil peramalan dan kemudian disesuaikan dengan kondisi inventaris di gudang oleh kepala gudang.

e. Melakukan penyesuaian Penyesuaian dilakukan apabila terdapat exception atau pada kasus ini adalah kegiatan promosi yang dilakukan oleh outlet maupun supplier. Koreksi yang ditambahkan berdasarkan pertimbangan kepala cabang secara kualitatif.

f. Melakukan pemesanan Proses ini dilakukan setelah didapat hasil bulat dari jumlah pengadaan barang setelah disesuaikan dengan kondisi inventaris gudang dan penyesuaian. Proses ini dilakukan oleh kepala cabang yang biasanya didelegasikan kepada karyawan atau staff di bawahnya.

Diagram alir prosedur pengambilan keputusan pengadaan barang dapat dilihat pada gambar 4.8.

Gambar 4.8 Prosedur Pengadaan Barang Usulan

3. Business Rules Business rules merupakan batasan/ketentuan yang dapat menjaga integritas data untuk menjamin sistem dapat berjalan seperti yang diharapkan. Ketentuan dalam sistem yang dirancang adalah:

a. Penggunaan kode supplier dan produk dilakukan secara otomatis oleh sistem.

b. Penerapan business rules pada tipe data pada tabel database.

c. Penerapan business rules pada relasi antar tabel database.

4. Business Tools Peralatan yang digunakan dalam sistem yang dirancang berupa komputer. Sumber daya yang ada selama ini berupa komputer dapat digunakan sebagai business tools.

5. Entry Data Entry data hanya dilakukan untuk data historis penjualan outlet yang dikumpulkan melalui formulir-formulir yang dikumpulkan setiap minggu melalui salesman. Entry data dilakukan oleh petugas administrasi.

B. Pemodelan Sistem

Sebelum memodelkan perbaikan sistem pengadaan barang, terlebih dahulu mendefinisikan kesatuan-kesatuan luar yang terlibat dalam sistem. Kesatuan luar yang terlibat dalam sistem pengadaan barang adalah branch manajer, kepala gudang, outlet, dan petugas administrasi.

Proses pengambilan keputusan pengadaan barang terdiri dari tiga tahapan yaitu tahap input data, pemrosesan data, dan yang terakhir adalah analisis output. Data yang diinput dalam aplikasi ini adalah data penjualan outlet dan data mutasi barang. Data penjualan outlet akan mengalami beberapa tahapan peramalan seperti yang telah dibahas dalam perancangan basis model. Sedangkan data mutasi barang adalah data barang yang keluar dan masuk ke dalam gudang sehingga akan didapatkan data saldo barang yang ada di dalam gudang. Output dari kedua proses tersebut kemudian dianalisa untuk mendapatkan keputusan jumlah pengadaan barang. Terdapat faktor luar (exception) yang mempengaruhi jumlah kebutuhan barang, proses analisis terhadap faktor ini tidak dilakukan oleh sistem pendukung keputusan yang dirancang namun dilakukan secara manual oleh kepala cabang berdasarkan keputusan manajerial yang dibuat. Keputusan manajerial ini kemudian dijadikan data pendukung dalam memutuskan jumlah kebutuhan barang PT. Sinar Niaga Sejahtera. Proses pengambilan keputusan pengadaan barang akan dituangkan pada gambar 4.9.

Gambar 4.9 Proses Pengambilan Keputusan Pengadaan Barang Berdasarkan proses pada gambar 4.9 kemudian akan dibuat diagram context kemudian dijadikan dasar dalam perancangan aplikasi. Berikut ini adalah diagram context sistem pengadaan barang.

Gambar 4.10 Diagram Context Sistem Pengadaan Barang Pada gambar 4.10 digambarkan bahwa petugas administrasi melakukan input data berupa data penjualan PT Sinar Niaga Sejahtera dan data penjualan outlet. Kemudian Kepala gudang melakukan input data mutasi barang. Output dari sistem informasi pengadaan barang ini adalah hasil peramalan dan laporan penjualan untuk kepala cabang serta faktur penjualan untuk salesman dan kepala gudang.

Gambar 4.11 Diagram Arus Data Level 0 Sistem Pengadaan Barang

Diagram arus data level 0 menggambarkan arus data pada sistem pengadaan barang. Input data berupa data penjualan yang kemudian diolah oleh SPK menjadi hasil peramalan dan setelah mengalami penyesuaian dengan stock barang maka didapatkan hasil kebutuhan barang.

Gambar 4.12 Diagram Arus Data Level 1 Menentukan Stok Barang

Berdasarkan gambar 4.12, perhitungan stok barang di gudang berdasarkan pada perhitungan jumlah barang yang masuk dan keluar gudang. Hasilnya adalah saldo akhir stock di gudang.

Gambar 4.13Diagram Arus Data Level 1 Menentukan Jumlah Kebutuhan Barang Gambar 4.13 menjelaskan tentang arus data dan rangkaian prosedur penentuan kebutuhan barang (net requirement). Kemudian perhitungan ini digunakan dalam proses 4 yaitu menyesuaikan terhadap exception dalam peramalan.

Gambar 4.14 Diagram Arus Data Level 2 Meramalkan Penjualan Data historis penjualan outlet yang dikumpulkan dalam bentuk formulir akan diinput ke dalam komputer dan ditampung dalam sebuah basis data yang terintegrasi dengan program komputer. Basis data ini dibuat agar data dapat terorganisir dan tersimpan dengan baik serta memudahkan dalam pencarian data.

4.4.2 Pengkodean

PT Sinar Niaga Sejahtera sudah menerapkan sistem pengkodean dalam menginput data. Oleh karena itu dalam penelitian ini, pengkodean akan mengikuti pengkodean yang saat ini dipakai oleh PT Sinar Niaga Sejahtera. Pengkodean dilakukan untuk tabel nama produk, jenis produk, supplier, salesman, customer dan harga. Berikut adalah kode yang telah digunakan di PT Sinar Niaga Sejahtera:

1. Kode Nama Barang Pembuatan kode supplier dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah sama dengan yang saat ini telah digunakan oleh PT Sinar Niaga Sejahtera.

2. Kode Jenis Produk Pembuatan kode jenis produk dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah nama jenis itu sendiri, misalnya ”Susu”, ”Minyak”, dll.

3. Kode Merk Produk Pembuatan kode merk produk dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah nama merk itu sendiri, misalnya ”Atom Ekspor”, ”Kacang Garing”, dll.

4. Kode Supplier Pembuatan kode supplier dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah sama dengan yang saat ini telah digunakan oleh PT Sinar Niaga Sejahtera.

5. Kode Salesman Pembuatan kode supplier dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah sama dengan yang saat ini telah digunakan oleh PT Sinar Niaga Sejahtera.

6. Kode Customer Pembuatan kode supplier dilakukan dengan auto increment dimana kode digenerate secara otomatis oleh sistem untuk menghindari kesalahan input kode oleh operator. Kode yang digunakan adalah sama dengan yang saat ini telah digunakan oleh PT Sinar Niaga Sejahtera.

4.4.3 Tahap Perancangan Logika

Tahap perancangan logika program dilakukan dengan teknik normalisasi. Tujuan normalisasi adalah mengidentifikasikan hubungan antar atribut, mengkombinasikan atribut untuk membentuk relasi, dan mengkombinasikan relasi untuk membentuk database. Berikut ini adalah contoh tabel transaksi yang saat ini digunakan oleh PT. Sinar Niaga Sejahtera dan akan didesain ulang dengan menggunakan teknik normalisasi:

Tabel 4.1 Tabel Transaksi PT. Sinar Niaga Sejahtera No. Faktur Tgl Beli Kd Salesman Kd Customer Nama Customer Kd Harga Merk Kd Barang Nama Barang Isi Box Qty

(Sumber: PT Sinar Niaga Sejahtera distributor Wilayah Surakarta, 2009)

IV-77

1. Normalisasi Pertama (1NF/First Normal Form)

Syarat normalisasi pertama adalah bahwa setiap atribut hanya memiliki satu dan hanya satu nilai. Tabel 4.1 dapat dikatakan telah memenuhi syarat normalisasi pertama karena setiap atributnya hanya memiliki satu dan hanya satu nilai.

2. Normalisasi Kedua (2NF/Second Normal Form)

Syarat normalisasi kedua adalah semua atribut harus tergantung penuh pada primary key sehingga beberapa atribut yang sama dan dipakai dalam beberapa tabel, dibuat tabel-tabel master dari atribut-atribut yang sama tersebut. Berikut adalah tabel-tabel yang memerlukan normalisasi kedua:

 Master produk

Tabel 4.2 Tabel Master produk

Entitas

Atribut

Kode Produk* Nama Produk Merk Produk

Produk

Jenis Produk Kode Supplier Isi Box

 Master supplier

Tabel 4.3 Tabel Master Supplier

Entitas

Atribut

Kode Supplier* Nama Supplier Alamat

Supplier No. Telp

Contact Person Email

 Master salesman

Tabel 4.4 Tabel Master Salesman

Entitas

Atribut

Kode Salesman* Salesman Nama Salesman No. HP

 Master outlet

Tabel 4.5 Tabel Master Outlet

Entitas

Atribut

Kode Outlet* Nama Outlet Jenis Outlet

Outlet Alamat Contact Person No. Telp Outlet Email

 Master harga

Tabel 4.6 Tabel Master Harga

Entitas

Atribut

Nama Produk* Harga Harga

Sehingga dengan dibuatnya tabel-tabel master, tabel-tabel entitas akan mengalami perubahan sebagai berikut:

Tabel 4.7 Tabel Data Pembelian 2NF

Entitas Atribut

No. Faktur Pembelian* Tanggal Pembelian Kode Supplier** Kode Produk**

Pembelian Nama Merk Qty Harga Jumlah Tagihan Keterangan

Tabel 4.8 Tabel Penjualan 2NF

Entitas Atribut

No. Faktur Penjualan* Tanggal Penjualan Kode Salesman** Kode Outlet**

Penjualan Kode Produk** Qty Harga Jumlah Tagihan Keterangan

Tabel 4.9 Tabel Penjualan Outlet 2NF

Entitas Atribut

Tanggal Penjualan Outlet* Kode Outlet**

Penjualan

Kode Produk**

Outlet Nama Merk

Qty

Tabel 4.10 Tabel Pengeluaran Barang 2NF

Entitas

Atribut

No. Nota Pengeluaran* Tanggal

Pengeluaran Keterangan

Barang

Kode Produk** Merk Qty

Tabel 4.11 Tabel Pemasukan Barang 2NF

Entitas

Atribut

No. Nota Pengiriman* Tanggal

Pemasukan Keterangan

Barang

Kode Produk** Merk Qty

Karena akan ditambahkan fitur baru di dalam sistem pendukung keputusan yaitu fitur event reminder maka akan ditambahkan satu tabel baru yaitu tabel calendar event untuk menginput jadwal promosi ataupun event lain yang diselenggarakan oleh outlet maupun pihak supplier. Berikut ini adalah tabel calendar event yang dimaksud:

 Entitas : Calendar Event

Tabel 4.12 Tabel Calendar Event

Entitas

Atribut

Tanggal Event* Kode Penyelenggara** Nama Penyelenggara

Calendar Keterangan Event Event

Kode Produk ** Nama Produk Koreksi

3. Normalisasi Ketiga (3NF/Third Normal Form)

Syarat normalisasi ketiga adalah ketergantungan parsial harus dipisahkan. Pada tahap ini dianalisa tabel-tabel hasil dari normalisasi kedua. Pada normalisasi kedua tidak ada ketergantungan parsial antar tabel sehingga tabel – tabel pada normalisasi ke-dua tidak mengalami perubahan.

4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara tabel-tabel dalam database yang akan dipakai dalam program komputer. Hubungan antara table – table master dapat dilihat pada gambar 4.15

Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 4.15 memaparkan tentang hubungan antar table – table yang ada dalam sistem pendukung keputusan yang dirancang. Digambarkan hubungan antar table serta field – field masing – masing table dengan field pada table yang lain. Sebagai contoh table pembelian terhubung dengan table supplier pada field “kode supplier”, demikian seterusnya.