SURAT-MENYURAT, PEMBUKUAN SURAT MASUKKELUAR,

30 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka

BAB V SURAT-MENYURAT, PEMBUKUAN SURAT MASUKKELUAR,

DAN KLASIFIKASI 1. Surat-menyurat a. Surat menyurat adalah kegatan pengendalan arus bertanformas bak tertuls maupun lsan yang tmbul dar adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungknkan adanya permntaan penjelasan penambahan, kekurangan-kekurangan, atau perubahan-perubahan. b. Dengan pengendalan arus bertanformas dmaksud, pengarahan atau penjurusan semua kegatan secara efsen untuk mencapa sasaran yatu: 1 Terhadap bertanformas masuk, agar dalam waktu secepat mungkn dapat dambl suatu keputusan kebjakan yang tepat. 2 Terhadap bertanformas keluar, selan dalam pembuatannya dpenuh ketentuan- ketentuan atau syarat-syarat yang telah dtetapkan, agar semua berta dsampakan kepada yang berkepentngan dalam waktu sesua dengan tngkat kecepatan. c. Surat-menyurat dbag dalam 2 macam yatu: 1 Surat masuk, alah naskah atau bertanformas yang dterma dar kwartr atau organsas lan, yang penermaannya dpusatkan d Tata UsahaSekretarat atau bagan lan yang dber wewenang untuk tugas n. 2 Surat keluar, alah semua naskah yang dkrmkan kepada kwartr atau organsas lan, yang setap konsep untuk dajukan kepada Ketua Kwartr dsalurkan melalu Sekretars Kwartr, bro atau pmpnan yang dber wewenang menelt. d. Urutan kegatan penyelesaan surat masuk dan surat keluar adalah sebaga berkut: 1 Surat masuk. a Pemlahan surat-surat masuk ddasarkan kepada derajat. b Yang berklasfkas sfat Rahasa dan Terbatas dteruskan dalam keadaan sampul mash tertutup kepada Sekretars Kwartr, Kepala Bro atau Pmpnan Kwartr yang yang dtunjuk, dan selanjutnya dserahkan langsung kepada yang berkepentngan. c Yang berklasfkas Basa segera dbuka sampulnya dan dteruskan kepada bagan pencatatan. d Pencatatan, Dstrbus dan Penympanan. 1 Semua berta masuk dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng d dalam: a Buku Agenda Umum, untuk pencatatan bertanformas masuk yang berklasfkas Basa. b Buku Agenda Rahasa, untuk mencatat bertanformas masuk yang berklasfkas Rahasa, Terbatas. 2 Penlaan serta penyelesaan selanjutnya dsesuakan dengan ketentuan- ketentuan sebaga berkut: a Yang memerlukan penggolongan lebh lanjut sehngga memerlukan penyelesaan melalu proses yang panjang harus mendapatkan perhatan khusus penympanannya. b Yang tdak memerlukan pengolahan lebh lanjut dan tdak memerlukan penyelesaan melalu proses yang panjang, penympanannya melalu prosedur pengurusan arsp yang basa. Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 31 3 Dstrbus atau peredaran berta-berta masuk yang memerlukan pengolahan lebh lanjut dsesuakan dengan ketentuan-ketentuan. 4 Penympanan surat-surat masuk dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan dalam pedoman pengurusan arsp. 2 Surat Keluar. a Semua konsep surat keluar dapat dbuat: 1 Atas dasar kebjakan pmpnan. 2 Sebaga reaks atas sesuatu aks. 3 Sebaga konsep baru. b Pembuatan konsep dlakukan oleh Pmpnan Kwartr yang bersangkutan sesua dengan prosedur kerja yang berlaku d kwartr-kwartr. c Penyelesaan selanjutnya dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan tersebut dalam sstem naskah dnas. d Dadakan pencatatan, dstrbus dan penympanan. 1 Kegatan pencatatan melput: a Semua surat keluar dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng. . Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasfkas Basa. . Buku Verbal Rahasa, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas. b Tanda tangan dan cap atau stempel. Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang tercantum pada pedoman tulsan, sedangkan penggunaan cap atau stempel dsesuakan dengan ketentuan yang berlaku d kwartr. 2 Dstrbus pengrman surat-surat keluar datur sebaga berkut: a Surat-surat keluar yang sudah dcatat dmasukkan ke dalam sampul. b Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas basa dcantumkan alamat lengkap, nomor surat dan cap yang berlaku d lngkungan kwartr- kwartr. c Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas, d sampng penulsannya sepert tersebut pada huruf b d atas dbubuh cap klasfkas dar pada surat tersebut, selanjutnya d capstempel dan dmasukkan ke dalam sampul kedua. d Pada sampul kedua hanya dtuls alamat lengkap, nomor surat, cap yang berlaku d lngkungan kwartr masng-masng dan cap derajat. e Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dkrmkan dcatat dalam buku ekspeds. f Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan oleh kurr petugas pos, sesua dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman penyampaan berta. g Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan dengan perantaraan carakapetugas khusus untuk hal-hal yang khusus. 32 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 3 Penympanan. Semua arsp surat-surat keluar harus dsmpan tersusun dengan bak dan rap, dmasukkan ke dalam berkas yang sudah dtentukan, menurut ketentuan- ketentuan yang berlaku dalam pedoman sstem tulsan-tulsan dan pedoman pengurusan arsp. 2. Pembukuan Surat MasukKeluar a. Surat Masuk. 1 Surat-surat yang masuk dcatat d dalam buku dsebut Buku Agenda memuat catatan- catatan sebaga berkut: a Tanggal. b Nomor agenda. c Nomor dan tanggal surat masuk d Lampran. e Alamat pengrm terma dar. f Petunjuk pada nomor yang lalu. g Perhal surat masuk s. h Petunjuk pada nomor berkutnya. Keterangan. 2 Buku agenda dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas sfat masng- masng satu buku sebaga berkut: a Buku Agenda Rahasa dan Terbatas RT. b Buku Agenda Basa B. 3 Dalam rangka pengendalan suat-surat masuk, sehngga memudahkan penyajan kembal, d sampng buku agenda tersebut dbuat pula buku kontrol agenda. 4 Buku kontrol agenda berfungs mengawas surat-surat masuk yang harus dteruskan atau yang dterma ke lan fhak atau dsmpan, memuat dua kolom yatu: a Nomor. Kolom n ds nomor urut mula nomor 1 s.d nomor terakhr dar setap tahun. b Keterangan. Pada kolom keterangan, ds kemana surat tu dteruskan dan djelaskan dengan penyerahannya. b. Surat Keluar 1 Surat-surat yang keluar dcatat d dalam buku yang dsebut Buku Verbal, yatu memuat catatan sebaga berkut: a Tanggal. b Nomor surat. c Lampran. d Kepada. e Petunjuk pada nomor yang lalu. f Perhal. g Petunjuk pada nomor berkutnya. h Keterangan. Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 33 2 Buku verbal n dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas masng- masng satu buku sebaga berkut: a Buku Verbal Rahasa dan Terbatas RT. b Buku Verbal Basa B. 3 D sampng buku verbal tersebut, dbuat pula buku kontrol verbal. 4 Maksud buku kontrol verbal n pada pokoknya untuk mengontrol apakah yang dlakukan ds sama dengan kontrol agenda, tetap ada ketentuan-ketentuan yatu harus dtelt apakah surat yang akan dkrm tu telah lengkap tentang: a Nomor. b Tanggal. c Alamat. d Klasfkas. e Tanda tangan. f Stempel kwartr. g Lampran. h Jumlahnya telah sesua dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan. 5 Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang dsusun sebaga berkut: a Tanggal. b Nomor Verbal. c Kepada. d Lampran. e Tembusan. f Keterangan. c. Dsampng kedua buku tersebut d atas, apabla dpandang perlu, dbuat Buku Klapper yang dsusun secara abjad alphabetis, yatu setap huruf merupakan persoalan. d. Setap surat masukkeluar yang dambl untuk penyelesaan atau dgabungkan dengan surat- surat yang ada katannya dengan masalah surat yang bersangkutan dbuat Bon Pemnjaman Agenda dan Verbal sebaga pembuktan yatu: 1 Merupakan pertanggung jawaban bagan arsp, bahwa surat masukkeluar dpnjam dgabung dengan surat lan. 2 Pada bon pemnjaman dtuls dkolom yang telah dtentukan untuk tu. 3 Bon pemnjaman dsmpan pada bundel surat yang bersangkutan sebaga bukt e. Ekspeds. 1 Pada buku-buku ekspeds dcatat semua surat yang dkrm bak yang dkrmkan kepada alamat-alamat antara pejabat d lngkungan kwartr, maupun yang keluar yang melalu PetugasKurr Kwartr untuk dkrmkan melalu Pos. 2 Pengawasan tentang waktu dan cara pengrman harus dlakukan dengan telt dan terus menerus. 3 Untuk tertbnya agar dadakan tabel waktu untuk petugas. 3. Klasfkas a. Klasfkas dalam surat menyurat dmaksudkan untuk menentukan tngkat keamanan darpada s bertanformas. 34 Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka b. Penentuan surat, naskah, dan dokumen untuk dgolongkan dalam tngkatan klasfkas, berlaku ketentuan yang ada d kwartr-kwartr Gerakan Pramuka. c. Klasfkas dmaksud terdr atas 3 tngkatan yatu: 1 Rahasa. 2 Terbatas. 3 Basa. d. Pengertan tngkatan klasfkas, sebaga berkut: 1 Rahasa mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan tngg karena erat hubungannya dengan keamanan kednasan dan hanya boleh dketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk. 2 Terbatas mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan karena erat hubungannya dengan tugas khusus kednasan dan hanya boleh dketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk. 3 Basa mempunya art bahwa berta tu tdak memerlukan pengamanan. Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka 35

BAB VI SARANA SURAT MENYURAT