Jukran Sismintir No 162.A Tahun 2011

(1)

KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

TENTANG

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR

GERAKAN PRAMUKA

(2)

PETUNJUK PENYELENGGARAAN TENTANG

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA NOMOR: 162.A TAHUN 2011

Diterbitkan oleh:

Kwartir Nasional Gerakan Pramuka

Jalan Medan Merdeka Timur No. 6, Jakarta 10110 Dibiayai dengan Dana APBN 2011

Design dan Layout: Sofyan Ahmad Sutisna M. Papan

(3)

SAMBUTAN KETUA KWARTIR NASIONAL

GERAKAN PRAMUKA

Salam Pramuka,

Revitalisasi Gerakan Pramuka telah dicanangkan oleh Presiden Republik Indonesia selaku Ketua Majelis Pembimbing Nasional Gerakan Pramuka pada Upacara Hari Pramuka ke 41, tanggal 14 Agustus 2006, di Cibubur, Jakarta. Pengertian Revitalisasi Gerakan Pramuka adalah pemberdayaan pramuka yang dilakukan secara sistematis, berkelanjutan serta terencana guna memperkokoh eksistensi organisasi dan lebih meningkatkan peran, fungsi dan tugas pokok Gerakan Pramuka.

Salahsatu upaya Kwartir Nasional Gerakan Pramuka untuk merealisasikan revitalisasi adalah dengan menerbitkan petunjuk penyelenggaraan bagi anggota muda dan anggota dewasa Gerakan Pramuka guna lebih memantapkan peran dan fungsinya secara seimbang dengan perkembangan lingkungan yang dinamis. Agar petunjuk penyelenggaraan ini dapat mencapai sasaran, maka Kwartir Nasional Gerakan Pramuka menerbitkannya dalam bentuk buku.

Revitalisasi Gerakan Pramuka tidak dapat berhasil tanpa kerja keras, kerja cerdas dan ikhlas serta adanya dukungan dari seluruh komponen Gerakan Pramuka di seluruh jajaran kwartir. Oleh karena itu kami menganjurkan agar para pembina, pelatih pembina, andalan, dan anggota majelis pembimbing untuk mempelajari dan memahami petunjuk penyelenggaraan ini, serta menerapkannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Selanjutnya kami mengharapkan masukan untuk penyempurnaan petunjuk penyelenggaraan ini berdasarkan evaluasi atas implementasinya di lapangan. Kami dengan gembira menerima saran tertulis dari kakak-kakak.

Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penerbitan buku petunjuk penyelenggaraan ini, kami menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan bimbingan kepada kita semua. Amin.

Selamat bekerja.

Jakarta, Oktober 2011

Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka Ketua,

(4)

(5)

DAFTAR ISI

Sambutan Ketua Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka...………... Daftar Is ………...………...

Vs, Ms dan Strateg Gerakan Pramuka 2009-2014 ………... v

Ajakan Presden Republk Indonesa Dalam Rangka Revtalsas Gerakan Pramuka (Tujuh Pemkran Dasar) ...………... v

Revtalsas Gerakan Pramuka .…...……….……... v

Tujuh Langkah Strategs Revtalsas Gerakan Pramuka ...…...………... v

Keputusan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka No.162.A Tahun 2011 Tentang Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka …... x

Lampran I Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka BAB I Pendahuluan ... 1

BAB II Pedoman Umum Tulsan Dnas ... 3

BAB III Tulsan Dnas Yang Bersfat Mengatur ... 4

BAB IV Tulsan Dnas Yang Bersfat Naskah/Surat... 15

BAB V Surat-Menyurat, Pembukuan Surat Masuk/Keluar, dan Klasfkas ... 30

BAB VI Sarana Surat Menyurat ... 35

BAB VII Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat dan Bentuk Tulsan Dnas ... 36

BAB VIII Penyampaan Surat-Surat/Berta ... 37

BAB IX Pengurusan Arsp ... 39

BAB X Pendataan dan Potens ... 44

BAB XI Penutup ... 47

Lampran II Ketentuan dan Contoh Admnstras Kwartr BAB I Pendahuluan ... 48

BAB II Ketentuan ... 49

BAB III Contoh Penulsan ... 69

BAB IV Contoh Format ... 118

BAB V Contoh Chekls ... 158

BAB VI Penutup ... 167 halaman

(6)

(7)

A. VISI

“WADAH PILIHAN UTAMA DAN SOLUSI HANDAL MASALAH KAUM MUDA” B. MISI

1. Menanamkan nla-nla kepramukaan kepada kaum muda.

2. Membna anggota menjad manusa yang berwatak, berkeprbadan dan berbudpekert luhur serta kecakapan hdup (life skill) berlandaskan man dan takwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dengan mengkut perkembangan lmu pengetahuan dan teknolog.

3. Membentuk kader bangsa patrot pembangunan yang berjwa Pancasla dan sap seda untuk bela Negara.

4. Menggerakan anggota dan organsas Gerakan Pramuka untuk lebh pedul dan tanggap terhadap masalah kemasyarakatan dan lngkungan.

5. Memperkokoh eksstens organsas selaras dengan perkembangan kehdupan yang dnams.

6. Memperkokoh jejarng kerjasama dengan berbaga organsas dan nstans d dalam dan d luar neger.

Ms Gerakan Pramuka n mengedepankan penddkan watak, keprbadan, dan bud pekert luhur serta memberkan pembekalan kecakapan hdup agar menjad kader pembangunan yang handal d masa depan.

C. STRATEGI

Strateg dasar pengembangan Gerakan Pramuka jangka waktu 2009-2014

1. Memantapkan eksstens Gerakan Pramuka secara formal dan ddukung kegatan-kegatan yang bermakna bag peserta ddk dan masyarakat.

2. Menngkatkan pelaksanaan pembnaan watak, keprbadan, dan bud pekert luhur berdasarkan Prnsp Dasar dan Metode Kepramukaan untuk membentuk kader bangsa yang handal.

3. Menngkatkan sarana dan prasarana unt usaha sehngga dapat doptmalkan pemanfaataannya bag Gerakan Pramuka.

4. Menngkatkan kerjasama dan peranserta Gerakan Pramuka dengan berbaga organsas kepanduan d dalam neger maupun d luar neger.

5. Pembenahan nternal organsas secara menyeluruh.

Lma strateg dasar d atas adalah plar utama untuk mencapa Vs dan Ms Gerakan Pramuka yang telah dtetapkan.

VISI, MISI DAN STRATEGI

GERAKAN PRAMUKA 2009-2014

(8)

AJAKAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

DALAM RANGKA

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

(Tujuh Pemikiran Dasar)

P

ERKUAT GERAKAN PRAMUKA SEBAGAI WADAH PEMBENTUKAN KARAKTER BANGSA.

R

AIH KEBERHASILAN MELALUI KERJA KERAS, CERDAS, DAN IKHLAS.

A

JAK KAUM MUDA MENINGKATKAN SEMANGAT BELA NEGARA.

M

ANTAPKAN TEKAD KAUM MUDA SEBAGAI PATRIOT PEMBANGUNAN.

U

TAMAKAN KEPENTINGAN BANGSA DAN NEGARA DI ATAS SEGALANYA.

K

OKOHKAN PERSATUAN DAN KESATUAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA.

A

MALKAN SATYA DAN DARMA PRAMUKA.

Jakarta, 14 Agustus 2006 Presden Republk Indonesa

(9)

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

Kutpan Sambutan Presden RI

pada Upacara Perngatan Har Pramuka ke 45

1. Perkuat Gerakan Pramuka sebagai wadah pembentukan karakter bangsa.

Bag generas muda pembentukan karakter bangsa amat pentng dan menentukan nasb bangsa d masa depan. Hanya bangsa yang memlk mental keprbadan yang kuat, bersemangat, ulet, pantang menyerah, dspln, novatf dan bekerja keraslah yang dapat mendorong kemajuan dan keberhaslan.

2. Raih keberhasilan melalui kerja keras, cerdas, dan ikhlas.

Har n dan masa depan memerlukan kerja keras dan kerja cerdas dar seluruh komponen bangsa. Gerakan Pramuka hendaknya menjad pelopor membudayakan dr, senang bekerja keras secara cerdas dan khlas, bangun nla, skap dan perlaku n sejak dn melalu beragam kegatan Gerakan Pramuka.

3. Ajak kaum muda meningkatkan semangat bela negara

Utamakan program dan kegatan untuk menngkatkan semangat patrotsm dalam membela kepentngan bangsanya. Gerakan Pramuka pada khususnya dan generas muda bangsa pada umumnya harus mencnta dan bangga terhadap bangsa, negara dan tanah arnya sendr. 4. Mantapkan tekad kaum muda sebagai patriot pembangunan

Tantangan neger kta pasca krss adalah bagamana membangun kembal neger n. Kaum muda haruslah menjad agen dan pelopor perubahan, neger n akan menjad maju dan sejahtera apabla pembangunan dapat terlaksana dengan bak. Kenalkan dan lbatkan kaum muda dalam kegatan yang mengarah dan menjad bagan dalam pembangunan nasonal melalu karya-karya yang nyata.

5. Utamakan kepentingan bangsa dan negara diatas segalanya

Penddkan dan pelathan kepramukaan harus melahrkan generas muda bangsa yang memlk wawasan kebangsaan yang kuat. Ddklah kaum muda sedn mungkn untuk tdak membeda-bedakan ndenttas, sepert agama, etns, suku kedaerahan dengan tujuan yang negatf. Watak nasonalsme akan tercermn dalam perlaku yang senantasa lebh mengutamakan kepentngan bangsa dan negara dbandngkan kepentngan dr dan golongan.

6. Kokohkan persatuan dan kesatuan Negara Republik Indonesia

Galang terus persaudaraan dan persahabatan d antara sesama anggota Gerakan Pramuka, sebaga bekal memupuk jwa dan semangat persatuan dan kesatuan. Kembangkan berbaga metodolog dan kegatan yang dapat membangun harmon, kerukunan dan kesetakawanan, bahkan kash sayang dantara sesama kaum muda.

7. Amalkan Satya dan Darma Pramuka

Int Satya dan Darma bag Gerakan Pramuka adalah semangat, tekad, kode etk, termasuk pesan-pesan moral dan sprtual. Tekad, semangat, kode etk serta pesan-pesan tu bukan harus hanya djunjung tngg melankan yang lebh pentng dlaksanakan dan damalkan. Melalu pengamalan Satya dan Darma Pramuka, saya berharap Gerakan Pramuka menjad wadah yang deal dan efektf dalam menanamkan nla-nla moral dan sprtual bag generas muda.

(10)

Jakarta, 17 Agustus 2006

Ketua Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka

Prof. DR. H. Azrul Azwar, MPH

G

ALANG DAN PERKUAT ORGANISASI, MANAJEMEN, DAN KEPEMIMPINAN KWARTIR.

E

RAT DAN RAPATKAN BARISAN ANGGOTA GERAKAN PRAMUKA.

R

ANCANG DAN BANGUN GUGUSDEPAN LENGKAP BERBASIS SEKOLAH DAN WILAYAH.

A

KTIFKAN DAN MANTAPKAN PRINSIP DASAR DAN METODE KEPRAMUKAAN.

K

EDEPANKAN PROGRAM PESERTADIDIK YANG MENINGKATKAN SEMANGAT BELA NEGARA, PATRIOT PEMBANGUNAN, DAN PEREKAT BANGSA.

A

KTUALISASIKAN DAN KOKOHKAN KEMITRAAN UNTUK MENDUKUNG SUMBERDAYA DARI SEMUA KOMPONEN BANGSA.

N

IAT DAN AMALKAN SATYA DAN DARMA PRAMUKA DALAM KEHIDUPAN SEHARI-HARI

TUJUH LANGKAH STRATEGIS

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

(11)

Ketua Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka;

Menmbang : a. bahwa dalam upaya melaksanakan pengelolaan kwartr Gerakan Pramuka, telah dtetapkan Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr sebagamana dtuangkan dalam Keputusan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka Nomor 044 Tahun 1998;

b. bahwa dengan memperhatkan perkembangan Gerakan Pramuka, maka petunjuk penyelenggaraan sebagamana dmaksud pada huruf a d atas perlu dsempurnakan sesua dengan kelazman sstem admnstras yang berlaku saat n, bak d lngkungan nstans pemerntah maupun swasta;

c. bahwa sehubungan dengan tu perlu dtetapkan dengan keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka.

Mengngat : 1. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka. 2. Keputusan Presden RI Nomor 34 Tahun 2009 tentang Pengesahan Anggaran

Dasar Gerakan Pramuka.

3. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 203 Tahun 2009 tentang Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.

4. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 220 Tahun 2007 tentang Pokok-pokok Organsas Gerakan Pramuka.

5. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 204 Tahun 2009 tentang Organsas dan Tatakerja Kwarnas Gerakan Pramuka.

6. Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 044 Tahun 1998 tentang Penyempurnaan Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka.

MEMUTUSKAN: Menetapkan :

Pertama : Mencabut Keputusan Kwarnas Gerakan Pramuka Nomor 044 Tahun 1998 tentang Penyempurnaan Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr.

Kedua : Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka sebagamana tercantum dalam lampran keputusan n.

KEPUTUSAN

KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA

NOMOR 162.A TAHUN 2011

TENTANG

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

(12)

Ketga : Petunjuk Penyelenggaraan n dgunakan sebaga pedoman bag kwartr Gerakan Pramuka dalam melaksanakan proses admnstras masng-masng kwartr.

Keempat : Keputusan n mula berlaku sejak dtetapkan.

Dtetapkan d : Jakarta

Pada tanggal : 21 September 2011 Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka Ketua,

(13)

LAMPIRAN I

KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA NOMOR 162.A TAHUN 2011

TENTANG

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA

BAB I PENDAHULUAN 1. Umum

a. Sebaga suatu organsas yang besar, Gerakan Pramuka harus memlk tata cara kerja yang tertb dan teratur, sebaga landasan dan pedoman untuk menentukan kebjakan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalan dalam menentukan tndakan-tndakan selanjutnya.

b. Dalam mencapa tujuan Gerakan Pramuka perlu dtata dan dpelhara tugas pokok dan fungs-fungs dalam menentukan batas-batas ruang lngkup tugas dan wewenang.

c. Guna menunjang pelaksanaan tugas pokok kwartr Gerakan Pramuka, perlu adanya suatu pedoman yang mengatur Sstem Admnstras Kwartr yang dtuangkan dalam petunjuk penyelenggaraan.

2. Dasar

a. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2010 tentang Gerakan Pramuka. b. Keputusan Presden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang Gerakan Pramuka. c. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka.

3. Maksud dan tujuan

a. Maksud Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr n untuk memberkan pedoman kepada pelaksana admnstras kwartr gerakan pramuka, agar dalam menunakan tugas masng-masng dapat dcapa adanya dasar pengertan dan tata cara penyelenggaraan yang sama.

b. Tujuannya adalah untuk mengatur, menertbkan, dan memperlancar penyelenggaraan admnstras kwartr d lngkungan Gerakan Pramuka dan memberkan dasar-dasar yang sama sebaga pedoman penyelenggaraan admnstras kwartr, agar tercpta keseragaman dalam tata cara pengendalan dan terlaksananya pembnaan admnstras yang bak, tertb, teratur, dan terarah d lngkungan Gerakan Pramuka.

4. Fungsi

a. Sebaga pedoman pokok yang harus dlaksanakan dan dterapkan d lngkungan organsas Gerakan Pramuka.

(14)

5. Sistematika

Sstematka petunjuk penyelenggaraan n dsusun sebaga berkut: a. Pendahuluan

b. Pedoman Umum Tulsan Dnas c. Tulsan Dnas yang Bersfat Mengatur d. Tulsan Dnas yang Bersfat Naskah/Surat

e. Surat-menyurat, Pembukuan Surat Masuk/Keluar, dan Klasfkas f. Sarana Surat Menyurat

g. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Bentuk Tulsan Dnas h. Penyampaan Surat-Surat/Berta

. Pengurusan Arsp j. Pendataan dan Potens k. Penutup

6. Pengertian

a. Admnstras dalam art luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber personl dan materl sesua yang terseda dan efektf bag tercapanya tujuan bersama. Proses n melput perencanaan, organsas, koordnas, pengawasan, penyelenggaraan dan pelayanan dar segala sesuatu mengena urusan Gerakan Pramuka yang langsung berhubungan dengan penddkan kepramukaan.

b. Admnstras dalam art terbatas (sempt) ddefnskan sebaga penyusunan dan pencatatan data dan nformas secara sstemats bak nternal maupun eksternal dengan maksud menyedakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembal bak sebagan maupun menyeluruh. Pengertan admnstras secara sempt n lebh dkenal dengan stlah tata usaha dalam kwartr Gerakan Pramuka.

c. Admnstras kwartr adalah semua perencanaan, kegatan, dan tata cara tuls menuls dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka yang dlakukan secara teratur dan terarah untuk mencapa suatu tujuan dan tugas pokok kwartr Gerakan Pramuka.

d. Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr yang dsngkat Jukran Ssmntr adalah suatu ketentuan guna mengatur dan menertbkan sstem admnstras d kwartr Gerakan Pramuka.

(15)

BAB II

PEDOMAN UMUM TULISAN DINAS

Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka dbag dalam dua macam yatu tulsan dnas yang bersfat mengatur dan tulsan dnas yang bersfat naskah/surat.

1. Tulsan dnas yang bersfat mengatur terdr dar: a. Keputusan.

b. Petunjuk Penyelenggaraan. c. Surat Keputusan.

d. Petunjuk Pelaksanaan. e. Petunjuk Tekns. f. Surat Perntah Kerja. g. Surat Tugas.

h. Kesepakatan Bersama.

. Nota Kesepahaman/Memorandum of Understandng (MoU) j. Perjanjan Kerjasama.

2. Tulsan dnas yang bersfat naskah/surat terdr dar: a. Surat Edaran

b. Surat

c. Surat Keterangan d. Surat Izn

e. Surat Perjalanan Dnas f. Surat Kuasa

g. Surat Pengantar h. Undangan . Nota Dnas j. Surat Pangglan k. Surat Rekomendas l. Lembar Dsposs m. Telaahan Staf n. Pengumuman o. Laporan p. Surat Telegram q. Berta Acara r. Notulen s. Daftar Hadr

t. Pagam Penghargaan u. Sertfkat/Ijazah

(16)

BAB III

TULISAN DINAS YANG BERSIFAT MENGATUR

Tulsan dnas yang bersfat mengatur adalah naskah dnas yang bers nformas mengena apa dan bagamana melakukan suatu kegatan. Naskah dnas dmaksud berupa produk hukum yang bersfat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersfat bmbngan, dan naskah yang bersfat perntah melaksanakan tugas.

Tulsan dnas yang bersfat mengatur terdr dar: 1. Keputusan.

a. Pengertan.

1) Keputusan dsngkat Kep adalah tulsan dnas yang memuat kebjakan pokok (basic policy) organsas Gerakan Pramuka, bersfat umum berlaku untuk seluruh atau sebagan anggota/badan dalam lngkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar bag tulsan dnas lannya yang mempunya persoalan yang sama.

2) Keputusan dgunakan untuk mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategk (Renstra), Organsas dan Tatakerja (Orta), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja).

b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangan keputusan tentang Rencana Strategk (Renstra), Organsas dan Tatakerja (Orta), Petunjuk Penyelenggaraan (Jukran), Rencana Kerja (Renja), dan Program Kerja (Progja) adalah Ketua Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka. Sedangkan penetapan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dlaksanakan oleh Musyawarah Nasonal Gerakan Pramuka dan penandatangan keputusan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dlaksanakan oleh Presdum Musyawarah Nasonal Gerakan Pramuka tersebut.

c. Penomoran

1) Dlakukan dengan sstem nomor urut, yang dmula pada tanggal 1 Januar dan dtutup pada tanggal 31 Desember setap tahunnya.

2) Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebaga berkut: a) Nomor urut

b) Angka tahun Contoh:

Keputusan yang dkeluarkan pada tahun 1999 dengan nomor urut 9, penulsan menjad NOMOR: 9 TAHUN 1999.

d. Dstrbus

1) Keputusan yang telah dtetapkan ddstrbuskan kepada yang berkepentngan dan/atau kepada pejabat-pejabat yang terkat dengan keputusan.

2) Apabla terdapat banyak alamat yang dtuju, dadakan kode-kode dstrbus tertentu untuk menghndar tap kal menyebutkan secara lengkap semua alamat tu. Tetap untuk alamat pengrman d sampul masng-masng harus dtuls nama/jabatan lengkap yang dtuju.

3) Kode-kode dstrbus dbuat/dtentukan oleh masng-masng pejabat yang dserah tugas d bdang admnstras kwartr.

4) Dstrbus serta memperbanyak keputusan dlakukan oleh penandatangan otentkas dan/atau pejabat yang dserah tugas d bdang admnstras kwartr.

(17)

e. Otentkas/pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum dgandakan dan ddstrbuskan dengan sah, suatu keputusan telah dcatat dan dtelt sehngga dapat dumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab d bdang admnstras.

2) Pengabsahan dcantumkan d bawah tanda tangan sebelah kr bawah, terdr atas kata salnan dan dbubuh tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartr yang bersangkutan.

f. Bentuk Keputusan dapat dbag menjad 5 bagan terdr atas: 1) Kepala.

a) Kop Kwartr.

b) Kata “KEPUTUSAN” dan “NAMA KWARTIR” dtuls dengan huruf kaptal. c) “NOMOR” keputusan dtuls dengan huruf kaptal.

d) Kata penghubung “TENTANG” dtuls dengan huruf kaptal. e) “JUDUL KEPUTUSAN” dtuls dengan huruf kaptal.

f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan dtuls dengan huruf kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.

2) Konsderans

a) “Menmbang” adalah konsderans yang memuat alasan/tujuan/kepentngan/ pertmbangan tentang perlunya dtetapkan keputusan.

b) “Mengngat” adalah konsderans yang memuat peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Surat Keputusan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka yang relevan dengan judul keputusan, sebaga dasar pengeluaran keputusan.

3) Dktum.

a) Dktum dmula dengan kata “MEMUTUSKAN:” dtuls dengan huruf kaptal dakhr dengan tanda baca “ttk dua (:)”, dkut kata “Menetapkan” d tep kr.

b) Substans kebjakan yang dtetapkan, dcantumkan setelah kata “Menetapkan” dtuls dengan huruf kaptal

4) Is.

a) Is memuat semua substans kebjakan yang akan datur dalam keputusan, terdr atas ketentuan umum, mater pokok, dan ketentuan penutup.

b) Dcantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan yang lannya.

c) Mater kebjakan dapat dbuat sebaga lampran keputusan, dan pada halaman terakhr dtandatangan oleh pejabat yang menetapkan keputusan.

5) Penutup

a) Tempat (kota sesua dengan alamat kwartr) dan tanggal penetapan keputusan. b) Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dan

dakhr dengan tanda baca “koma”.

c) Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan keputusan.

d) Nama lengkap pejabat yang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal. g. Hal yang perlu dperhatkan

(18)

2. Petunjuk Penyelenggaraan a. Pengertan

1) Petunjuk penyelenggaraan dsngkat Jukran adalah tulsan dnas yang memuat tata cara secara umum dalam persoalan tertentu dan bermaksud mengatur/sebaga pedoman urutan penyelenggaraan suatu kegatan.

2) Dalam rangka penyederhanaan jens/bentuk tulsan dnas yang bersfat mengatur maka pengesahan jukran dlamprkan dalam keputusan, dengan demkan jukran tdak dapat berdr sendr.

b. Wewenang pembuatan/pengeluaran jukran oleh Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka.

c. Penomoran jukran tdak berdr sendr, maka penomorannya dsesuakan dengan keputusan pengesahan yang bersangkutan.

d. Susunan 1) Kepala.

a) Lampran, nomor dan tanggal keputusan jukran dcantumkan d sebelah kanan atas.

b) Tulsan “PETUNJUK PENYELENGGARAAN” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.

c) Kata “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “PETUNJUK PENYELENGGARAAN” dtuls dengan huruf kaptal.

d) Rumusan “JUDUL PETUNJUK PENYELENGGARAAN” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”.

2) Is.

a) “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar jukran, ruang lngkup, pengertan, dan hal lan yang dpandang perlu serta dasar memuat peraturan/ketentuan yang djadkan dasar/landasan jukran.

b) Is mater jukran dengan jelas menunjukkan urutan tndakan, pengorgansasan, koordnas, pengendalan, dan hal lan yang dpandang perlu.

3) Penutup.

a) Tempat dan tanggal penetapan jukran.

b) Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal dakhr dengan tanda baca “koma”.

c) Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan.

d) Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal.

e. Dstrbus Jukran dsatukan dengan dstrbus keputusan pengesahan yang bersangkutan.

f. Bentuk Jukran pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab.

3. Surat Keputusan. a. Pengertan

Surat Keputusan dsngkat SK adalah tulsan dnas yang mengatur kebjakan pelaksanaan dar kebjakan pokok, dgunakan untuk:

1) Menetapkan atau mengubah status personl/materl. 2) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk tekns.

(19)

3) Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panta dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka

4) Menyerahkan wewenang tertentu. b. Wewenang pembuatan/pengeluaran.

1) Dbuat/dkeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh Ketua Kwamas. 2) Dbuat/dkeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh Ketua Kwarda. 3) Dbuat/dkeluarkan oleh Kwarcab, penandatanganan oleh Ketua Kwarcab. 4) Dbuat/dkeluarkan oleh Kwarran, penandatanganan oleh Ketua Kwarran. c. Penomoran SK sama dengan penomoran keputusan.

d. Dstrbus SK dlakukan oleh pejabat yang dserah tugas d bdang admnsras kwartr dengan mengkut ketentuan dstrbus keputusan.

e. Otentkas/pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pemyataan bahwa sebelum dgandakan dan ddstrbuskan dengan sah, suatu SK telah dcatat dan dtelt, sehngga dapat dumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab d bdang admnstras.

2) Pengabsahan dcantumkan d bawah ruang tanda tangan sebelah kr bawah, terdr atas kata salnan dan dbubuh tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartr yang bersangkutan.

f. Bentuk SK dapat dbag menjad 5 bagan terdr atas: 1) Kepala

a) Kop kwartr

b) Kata “SURAT KEPUTUSAN“ dan “NAMA KWARTIR” dtuls dengan huruf kaptal. c) “NOMOR” surat keputusan dtuls dengan huruf kaptal.

d) Kata penghubung “TENTANG” dtuls dengan huruf kaptal. e) “JUDUL SURAT KEPUTUSAN” dtuls dengan huruf kaptal.

f) Nama ketua kwartr yang menetapkan surat keputusan dtuls dengan huruf kaptal. dakhr dengan tanda baca koma.

2) Konsderans

a) “Menmbang” adalah konsderans yang memuat alasan/tujuan/kepentngan/ pertmbangan tentang perlunya dtetapkan keputusan.

b) “Mengngat” adalah konsderans yang memuat peraturan-peraturan yang mendasar dar terbtnya sebuah surat keputusan.

3) Dktum

a) Dktum dmula dengan kata “MEMUTUSKAN:” dtuls dengan huruf kaptal dakhr dengan tanda baca ttk dua (:), dkut kata “Menetapkan” d tep kr.

b) Substans kebjakan yang dtetapkan, dcantumkan setelah kata “menetapkan” dtuls dengan huruf kaptal.

c) Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawa dtambahkan pernyataan sebaga benkut:

(1) “Salnan” menunjukkan para pmpnan yang berhak menerma salnannya.

(2) “Petkan” dsampakan kepada yang berkepentngan untuk dketahu dan dperhatkan.

(20)

(3) “Salnan” dan “Petkan Keputusan” harus dsahkan oleh Sekretars Jenderal atau pejabat kwartr yang dtunjuk satu tngkat d bawah pmpnan yang menetapkan keputusan tersebut, dtandatangan langsung dan tdak boleh dengan tanda tangan cap.

4) Is

a) Is memuat semua substans kebjakan yang akan datur dalam keputusan, terdr atas ketentuan umum, mater pokok, ketentuan peralhan, dan ketentuan penutup. b) Dcantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan

ketentuan dan peraturan lannya.

c) Mater kebjakan dapat dbuat sebaga lampran keputusan, dan pada halaman terakhr dtandatangan oleh ketua kwartr yang menetapkan keputusan.

5) Penutup

a) Tempat (kota sesua dengan alamat kwartr) dan tanggal penetapan keputusan. b) Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dan

dakhr dengan tanda baca koma.

c) Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan keputusan.

d) Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal.

g. Hal yang perlu dperhatkan

Naskah asl dan salnan keputusan yang dparaf dsmpan sebaga pertnggal.

h. Khusus bentuk SK yang snya untuk menetapkan dan mengubah status seseorang (personil), bentuknya agak berbeda dengan SK personl (materiil) karena dalam dktum dcantumkan ketentuan sebaga berkut:

1) Dengan catatan: Apabla terdapat kekelruan dalam surat keputusan n, akan dadakan pembetulan sebagamana mestnya.

2) SALINAN dar SK, tujuannya alah agar salnan SK tersebut (bukan rekaman/foto copy /sejens), perlu dkrmkan kepada kwartr yang dtuju.

3) PETIKAN dar SK dsampakan kepada yang berkepentngan untuk dketahu dan dndahkan seperlunya.

Catatan:

1) Bentuk “SALINAN” SK sama dengan bentuk aslnya.

2) Bentuk “PETIKAN” SK tdak sama (tdak lengkap) sepert bentuk SK aslnya. . Perbedaan antara Keputusan dengan Surat Keputusan:

a) Keputusan (Kep)

a) Memuat kebjakan pokok (bersfat umum). b) Tdak ddelegaskan.

b) Surat Keputusan (SK)

a) Memuat kebjakan pelaksanaan dar kebjakan pokok (penjabaran kebjakan pokok).

b) Dapat ddelegaskan kepada pejabat tertentu dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka.

(21)

4. Petunjuk Pelaksanaan. a. Pengertan.

1) Petunjuk Pelaksanaan dsngkat Juklak adalah tulsan dnas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

2) Pengesahan juklak dlamprkan dalam surat keputusan (SK). b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangan juklak adalah ketua kwartr. c. Susunan.

1) Kepala.

a) Lampran, nomor dan tanggal keputusan juklak dcantumkan d sebelah kanan atas.

b) Tulsan “PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.

c) Kata “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal.

d) Rumusan “JUDUL PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”.

2) Is.

a) “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar juklak, ruang lngkup, pengertan, dan hal lan yang dpandang perlu serta dasar memuat peraturan/ketentuan yang djadkan dasar/landasan juklak.

b) Is mater juklak dengan jelas menunjukkan urutan tndakan, pengorgansasan, koordnas, pengendalan, dan hal lan yang dpandang perlu untuk dlaksanakan.

3) Penutup.

a) Tempat dan tanggal penetapan juklak.

b) Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal dakhr dengan tanda baca “koma”.

c) Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan.

d) Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal.

d. Dstrbus: menggunakan daftar dstrbus yang berlaku.

e. Bentuk juklak pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab sepert tercantum pada contoh jukran.

5. Petunjuk Tekns a. Pengertan.

1) Petunjuk Tekns dsngkat Jukns adalah tulsan dnas pengaturan yang memuat hal-hal yang berkatan dengan tekns kegatan, tdak menyangkut wewenang dan prosedur.

2) Pengesahan jukns dlamprkan dalam surat keputusan (SK). b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.

(22)

c. Wewenang pembuatan/pengolahan:

1) Jukns serendah-rendahnya dbuat/dkeluarkan oleh kwartr rantng; 2) Penomoran jukns datur sesua dengan penomoran SK;

3) Dstrbus jukns sesua dengan kwartr yang menerbtkan SK tersebut 4) Bentuk jukns mengacu pada bentuk jukran; dan

5) Pembuatan/pengolahan jukns merujuk pada jukns kwartr d atasnya. d. Susunan.

1) Kepala.

a) Lampran, nomor dan tanggal keputusan jukns dcantumkan d sebelah kanan atas.

b) Tulsan “PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.

c) Kata “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal;

d) Rumusan “JUDUL” PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”.

2) Is.

a) “Pendahuluan” bers latar belakang/dasar pemkran, maksud, tujuan, ruang lngkup/tata urut, dan pengertan.

b) Mater jukns.

c) Penutup terdr atas hal yang harus dperhatkan, penjabaran lebh lanjut, dan alamat pembuat jukns yang dajukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampakan saran penyempurnaan.

3) Penutup

a) Nama jabatan ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.

b) Tanda tangan.

c) Nama lengkap dtuls dengan huruf awal kaptal. d) Stempel/cap kwartr.

e. Dstrbus: menggunakan daftar dstrbus yang berlaku.

f. Bentuk jukns pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab sepert tercantum pada contoh jukran.

6. Surat Perntah Kerja (SPK) a. Pengertan

Surat Perntah Kerja adalah tulsan dnas yang memerntahkan seseorang pmpnan dalam sebuah kwartr yang berbadan hukum atau perusahaan yang berbadan hukum (PT, CV, dan Koperas), untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang dtentukan waktunya.

b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.

Surat Perntah Kerja dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang mnmal oleh Sekretars Jenderal atau Sekretars Kwartr.

(23)

1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Kata surat perntah kerja.

c) Nomor surat berada d bawah tulsan surat perntah kerja. d) Dar, kepada, perhal, dan jumlah baya.

2) Is

Is memuat: spesfkas, tempat penyerahan, waktu penyerahan, pembayaran. 3) Penutup

a) Tempat dan tanggal surat tugas.

b) Pejabat yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.

c) Tanda tangan yang berwenang memerntahkan. d) Nama lengkap yang menandatangan.

7. Surat Tugas a. Pengertan

Surat Tugas adalah tulsan dnas yang dtujukan kepada seorang atau beberapa orang pmpnan, andalan/badan pelaksana kwartr/anggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang harus dlaksanakan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.

Surat Tugas dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang berdasarkan lngkup tugas, fungs, dan tanggungjawab.

c. Susunan 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Kata surat tugas dtuls dengan huruf kaptal. c) Nomor surat berada d bawah tulsan surat tugas. 2) Is

a) Konsderans melput “pertmbangan” dan/atau “dasar”. Pertmbangan memuat alasan/tujuan dtetapkan surat tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang djadkan landasan dtetapkan surat tugas tersebut;

b) Dktum dmula dengan kata “menugaskan” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan pada poss tengah, dkut kata “kepada” d tep kr serta nama dan jabatan karyawan yang mendapat tugas. D bawah “kepada” dtuls “untuk” dserta tugas-tugas yang harus dlaksanakan.

3) Penutup

a) Tempat dan tanggal surat tugas.

b) Pejabat yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.

c) Tanda tangan yang berwenang menugaskan. d) Nama lengkap yang menandatangan. e) Cap/stempel kwartr.

(24)

4) Dstrbus dan Tembusan.

a) Surat Tugas dsampakan kepada yang mendapat tugas;

b) Tembusan dsampakan kepada pmpnan kwartr terkat/pmpnan nstans terkat. 5) Hal yang perlu dperhatkan.

a. Bagan konsderans memuat “pertmbangan” atau “dasar”;

b. Jka tugas merupakan tugas kolektf, daftar pegawa yang dtugaskan dmasukkan dalam lampran yang terdr atas kolom nomor urut, nama, pangkat, jabatan dan keterangan;

c Pada dasarnya surat tugas dtetapkan oleh atasan pegawa yang mendapat tugas, kecual apabla karena pertmbangan tertentu pejabat tersebut dber wewenang tertuls untuk menetapkan surat tugas untuk dr sendr;

d Surat Tugas tdak berlaku lag setelah tugas yang termuat selesa dlaksanakan.

8. Kesepakatan Bersama a. Pengertan.

Kesepakatan Bersama adalah tulsan dnas berbentuk peraturan yang dbuat oleh kwartr dan phak lan guna mengatur suatu urusan/tndakan yang menyangkut kepentngan bersama.

b. Kepala/halaman muka kesepakatan bersama.

1) Tulsan “KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA …… (phak-phak tertentu) DAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA”, dtempatkan d tengah lembar naskah 2) Nomor dan tahun kesepakatan bersama (nomor masng-masng phak);

3) Tulsan “TENTANG”

4) Nama KESEPAKATAN BERSAMA …..

5) Har, tanggal, bulan, tahun, dan tempat penandatanganan. 6) Nama dan jabatan para phak

c. Is kesepakatan bersama dupayakan untuk drumuskan dalam beberapa Bab serta durakan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat, dawal dengan dasar dan/atau pertmbangan dadakannya kesepakatan dmaksud.

d. Bagan akhr kesepakatan bersama, terdr dar: 1) Para phak (PIHAK KESATU, PIHAK KEDUA, dst) 2) Jabatan dan nama pejabat masng-masng phak. 3) Tanda tangan pejabat.

4) Stempel jabatan/nstans.

e. Penandatanganan kesepakatan bersama, dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan para phak yang melakukan kesepakatan.

9. Nota Kesepahaman (MoU) a. Pengertan

Nota Kesepahaman (MoU) adalah tulsan dnas yang bers suatu kesepakatan yang mengkat antara kwartr dengan phak lan untuk bekerja sama melaksanakan suatu tndakan yang telah dsepakat atau dsetuju bersama.

(25)

1) Kepala

a) Tulsan “NOTA KESEPAHAMAN” dtempatkan d tengah lembar naskah dnas. b) Nomor dan tahun

c) Tulsan “Tentang”.

d) Nama/Judul Nota Kesepahaman. 2) Is

a) Har, tanggal, bulan dan tahun serta tempat pembuatan. b) Nama, jabatan, NTA, dan alamat phak-phak yang terlbat.

c) Objek kesepakatan, hak, dan kewajban dar masng-masng phak dupayakan untuk drumuskan dalam beberapa Bab serta durakan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat.

d) Sanks hukum.

e) Penyelesaan perselshan. 3) Penutup

a) Tulsan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjan. b) Nama jabatan phak-phak yang terlbat.

c) Tanda tangan phak-phak yang terlbat. d) Matera.

e) Nama jelas phak-phak penandatangan.

f) Jabatan dan NTA atau jabatan, pangkat, dan NIP masng-masng phak. g) Stempel masng-masng phak.

h) Stempel phak yang lan bla ada.

) Saks-saks (nama jelas dan tanda tangan).

c. Penandatanganan nota kesepahaman dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan para phak yang melakukan kesepakatan

10. Perjanjan Kerjasama a. Pengertan.

Perjanjan Kerjasama adalah tulsan dnas yang bers suatu persetujuan yang mengkat antara kwartr dengan phak lan untuk melaksanakan suatu tndakan atau perbuatan hukum yang telah dsepakat atau dsetuju bersama.

b. Susunan. 1) Kepala

a) Tulsan “SURAT PERJANJIAN” dtempatkan d tengah lembar naskah dnas. b) Nomor dan tahun

c) Tulsan “Tentang”.

d) Nama/Judul Surat Perjanjan. 2) Is

a) Har, tanggal, bulan, dan tahun serta tempat pembuatan. b) Nama, Jabatan, NTA, dan alamat phak-phak yang terlbat.

c) Objek yang dperjanjkan, hak, dan kewajban dar masng-masng phak dupayakan untuk durakan dalam bentuk pasal dan-pasal dan ayat-ayat.

d) Sanks hukum.

(26)

3) Penutup

a) Tulsan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjan. b) Nama jabatan phak-phak yang terlbat.

c) Tanda tangan phak-phak yang terlbat. d) Matera.

e) Nama jelas phak-phak penandatangan.

f) Jabatan dan NTA bag ketua kwartr atau jabatan, pangkat, NIP bag phak Instans. g) Stempel jabatan/nstans.

h) Stempel phak yang lan bla ada.

) Saks-saks (nama jelas dan tanda tangan).

c. Penandatanganan perjanjan kerjasama dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan para phak yang melakukan kerjasama.

(27)

BAB IV

TULISAN DINAS YANG BERSIFAT NASKAH/SURAT Tulsan dnas yang bersfat naskah/surat terdr dar:

1. Surat Edaran a. Pengertan.

Surat Edaran adalah tulsan dnas yang bers pembertahuan, penjelasan atau petunjuk cara melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada, bersfat nternal kwartr.

b. Pembuatan

Surat Edaran dbuat oleh kwartr sesua dengan lngkup tugas, fungs, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas. c) Nomor, klasfkas, lampran, perhal d sebelah kr atas. d) Kepada (alamat yang dtuju)

e) Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. (untuk perhatan) dkut nama jabatan yang dtuju.

2) Is

a) Alnea pembuka, b) Is

c) Alnea penutup 3) Penutup

a) Nama jabatan. b) Tandatangan pejabat. c) Nama lengkap.

d) Nomor Tanda Anggota (NTA).

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) sebelah kr bawah

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

d. Hal yang perlu dperhatkan.

1) Kop surat hanya dgunakan pada halaman pertama.

2) Penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dlakukan sesua dengan pelmpahan wewenang yang dberkan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pember wewenang dber tembusan.

3) Jka surat dnas dserta lampran, pada kolom lampran dsebutkan jumlah.

4) Perhal, bers pokok surat sesngkat mungkn dtuls dengan huruf awal kaptal tanpa dakhr tanda baca.

5) u.p. (untuk perhatan) dgunakan apabla penyelesaannya dlakukan oleh pejabat atau staf tertentu d lngkungan penerma surat.

(28)

2. Surat

a. Pengertan

Surat adalah tulsan dnas sebaga alat penyampaan berta yang bers pembertahuan, pernyataan, permntaan jawaban atau usul dan saran kepada berbaga lembaga atau perorangan.

b. Pembuatan

Surat dbuat oleh kwartr sesua dengan lngkup tugas, fungs, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas. c) Nomor, klasfkas, lampran, dan perhal d sebelah kr atas. d) Kepada (alamat yang dtuju).

e) Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. dkut nama jabatan yang dtuju. 2) Is

a) Alnea pembuka. b) Is.

c) Alnea penutup. 3) Penutup

a) Nama jabatan b) Tandatangan pejabat c) Nama lengkap

d) Nomor Tanda Anggota (NTA)

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan) f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup.

5) Hal yang perlu dperhatkan.

a) Kop surat hanya dgunakan pada halaman pertama.

b) Penandatanganan “atas nama” (a.n.) hanya dlakukan sesua dengan pelmpahan wewenang yang dberkan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pember wewenang dber tembusan.

c) Jka surat dnas dserta lampran, pada kolom lampran dsebutkan jumlah hela; d) Perhal, bers pokok surat sesngkat mungkn dtuls dengan huruf awal kaptal

tanpa dakhr tanda baca.

e) u.p. (untuk perhatan) dgunakan apabla penyelesaannya dlakukan oleh pejabat atau staf tertentu d lngkungan penerma surat.

3. Surat Keterangan. a. Pengertan.

Surat keterangan adalah tulsan dnas yang bers pernyataan tertuls dar pejabat sebaga tanda bukt kebenaran sesuatu hal.

(29)

b. Susunan.

Surat keterangan terdr atas: 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tulsan “SURAT KETERANGAN” dtuls dengan huruf kaptal, dtempatkan dbagan tengah lembar Naskah.

c) Nomor dan tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan. 2) Is

a) Nama dan jabatan yang menerangkan

b) Nama, jabatan, NTA, pekerjaan, alamat (denttas yang dperlukan lannya) dar phak yang dterangkan

c) Maksud keterangan. 3) Penutup

a) Nama tempat

b) Tanggal, bulan, dan tahun c) Nama jabatan

d) Tandatangan pejabat e) Nama jelas

f) NTA

g) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan) h) Penulsan a) sampa dengan g) dsebelah kr bawah c. Penandatanganan.

Surat Keterangan dtandatangan oleh ketua kwartr atau dlmpahkan kepada wakl ketua/ sekretars jenderal/sekretars atas nama ketua kwartr (a.n.) sesua dengan wewenang yang dberkan oleh ketua kwartr. Pejabat pember wewenang dber tembusan.

4. Surat Izn a. Pengertan

Surat Izn adalah tulsan dnas yang bers persetujuan terhadap suatu permohonan yang dkeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

b. Susunan.

Surat Izn terdr atas: 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tulsan “SURAT IZIN” dtempatkan dtengah lembar atas naskah. c) Nomor dan tahun dtempatkan dbawah tulsan “SURAT IZIN“. 2) s

a) Nama dan alamat pemohon.

b) Persetujuan permohonan yang drumuskan dalam bentuk uraan. 3) Penutup

a) Nama tempat. b) Tandatangan pejabat. c) Nama jelas.

(30)

d) NTA.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

c. Penandatanganan

Surat zn dtandatangan oleh ketua kwartr atau dlmpahkan kepada wakl ketua/sekretars jenderal/sekretars atas nama ketua kwartr (a.n.) sesua dengan wewenang yang dberkan oleh ketua kwartr. Pejabat pember wewenang dber tembusan.

5. Surat Perjalanan Dnas a. Pengertan

Surat Perjalanan Dnas adalah tulsan dnas yang menerangkan seseorang atau beberapa orang anggota Gerakan Pramuka, melaksanakan perjalanan kednasan sesua dengan surat tugas.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.

Surat Perjalanan Dnas dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang berdasarkan lngkup tugas, fungs, dan tanggungjawab.

c. Surat Perjalanan Dnas dbubuh tandatangan dan stempel yang berwenang d tempat kta melaksanakan tugas pada kolom datang d dan kembal dar, setelah melaksanakan tugas, Surat Perjalanan Dnas dserahkan kepada bagan keuangan.

d. Susunan 1) Kepala

a) Kop kwartr;

b) Tulsan “SURAT PERJALANAN DINAS” menggunakan dengan huruf kaptal, dtempatkan dtengah lembar naskah;

c) Nomor surat berada d bawah tulsan surat perjalanan dnas. 2) Is

Memuat kolom-kolom: nomor, nama, jabatan, keterangan, dan maksud perjalanan. 3) Penutup

a) Tempat dan tanggal surat tugas.

b) Jabatan yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal dan dakhr dengan tanda baca koma.

c) Tanda tangan yang berwenang menugaskan. d) Nama lengkap yang menandatangan.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kanan bawah.

g) Kolom-kolom yang memuat: tanggal, datang d, stempel/tandatangan, tanggal, kembal dar, stempel/tandatangan.

6. Surat Kuasa a. Pengertan.

Surat Kuasa adalah tulsan dnas sebaga alat pembertahuan dan tanda bukt yang bers pemberan mandat atas wewenang dar pejabat kwartr yang memberkan kuasa kepada pejabat yang dber kuasa untuk bertndak atas nama pejabat kwartr.

(31)

b. Susunan. 1) Kepala

a) Kop kwartr

b) Tulsan “SURAT KUASA” dtempatkan dtengah lembar naskah.

c) Tulsan “Nomor” surat kuasa dtempatkan dbawah tulsan “surat kuasa”. 2) Is

a) Nama pejabat yang member kuasa. b) Jabatan dan NTA yang member kuasa. c) Tulsan “Member Kuasa”.

d) Tulsan “Kepada”.

e) Nama pejabat yang dber kuasa. f) Nama jabatan dan NTA.

g) Tulsan “Untuk”.

h) Hal-hal yang menyangkut jens tugas dan tndakan yang dkuasakan. 3) Penutup

a) Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan. b) Nama jabatan pember kuasa (dsebelah kanan). c) Tanda tangan pejabat pember kuasa.

d) Nama jelas pember kuasa (jabatan dan NTA). e) Stempel kwartr.

f) Nama jabatan yang dber kuasa (dsebelah kr). g) Tanda tangan pejabat yang dber kuasa. h) Matera.

) Nama jelas, jabatan, dan NTA yang dber kuasa.

7. Surat Pengantar a. Pengertan.

Surat Pengantar adalah tulsan dnas untuk mengantarkan naskah dnas atau barang. b. Susunan

1) Kepala

a) Kop kwartr. b) Nomor, klasfkas.

c) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.

d) Alamat pejabat kwartr/dnas yang dtuju. e) Kata Surat Pengantar.

2) Is

Memuat kolom-kolom: nomor, s surat, jumlah, dan keterangan. 3) Penutup

a) Nama jabatan. b) Tandatangan pejabat. c) Nama pejabat. d) NTA.

(32)

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kanan bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

c. Pendstrbusan surat pengantar sesua dengan alamat yang dcantumkan, bak dalam alamat tujuan kepada maupun dalam alamat tembusan

8. Undangan a. Pengertan

Undangan adalah tulsan dnas yang memuat undangan kepada anggota Gerakan Pramuka atau d luar Gerakan Pramuka untuk menghadr suatu acara kednasan tertentu, msalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebaganya. b. Kewenangan

Kewenangan untuk mengundang ada pada ketua kwartr dan dapat dlmpahkan kepada wakl ketua/sekretars jenderal/sekretars kwartr.

c. Susunan. 1) Kepala

a) Kop kwartr. b) Undangan. c) Nomor.

d) Kepada (alamat yang dtuju) . e) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun. 2) Is

a) Alnea pembuka.

b) Is undangan terdr atas har, tanggal, jam, tempat, acara dan pmpnan rapat. c) Alnea penutup.

3) Penutup

a) Nama jabatan b) Tandatangan pejabat. c) Nama pejabat. d) NTA.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

9. Nota Dnas a. Pengertan

Nota adalah tulsan dnas ntern yang dbuat oleh pmpnan/andalan/staf dalam melaksanakan tugas guna penyampaan petunjuk, pembertahuan, pernyataan atau permntaan dan lan-lan kepada phak lan, yang hanya dapat dpergunakan dalam suatu lngkungan terbatas (msalnya dalam suatu lngkungan nternal staf d kwartr).

(33)

b. Cara penomoran nota dnas dsusun sebaga berkut: 1) N O T A (nama jens tulsan).

2) Nomor urut nota.

3) Kode bdang/bro yang mengrmkan. Contoh : NOTA -28 /E

NOTA : nama jens tulsan. 28 : nomor urut nota.

E : kode bdang/bro yang mengrm.

c. Nota pejabat kwartr menggunakan kop kwartr sedangkan nota bro tdak menggunakan kop kwartr.

d. Dstrbus sama dengan surat.

e. Bentuk nota pada dasarnya sama dengan bentuk surat namun lebh dsederhanakan.

10. Surat Pangglan a. Pengertan.

Surat Pangglan adalah tulsan dnas yang dpergunakan untuk memanggl pengurus kwartr, badan pelaksana atau perorangan, guna dmnta keterangan mengena sesuatu permasalahan/ persoalan.

b. Susunan. 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas. c) Nomor, klasfkas, lampran, perhal d sebelah kr atas. d) Kepada (alamat yang dtuju).

e) Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. dkut nama jabatan yang dtuju. 2) Is

a) Har, tanggal, jam, tempat, menghadap kepada, alamat pemanggl. b) Maksud surat pangglan tersebut.

3) Penutup

a) Nama jabatan. b) Tandatangan pejabat. c) Nama pejabat. d) NTA.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

11. Surat Rekomendas a. Pengertan.

Surat Rekomendas adalah tulsan dnas yang berskan keterangan/penjelasan untuk mendukung sesuatu hal yang ada hubungannya dengan kebjakan pmpnan.

(34)

b. Susunan. 1) Kepala

a) Tulsan “REKOMENDASI“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan dtengah- tengah s naskah.

b) Nomor dan tahun dtempatkan dbawah tulsan “Rekomendas“

c) Tulsan “Tentang“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan d bawah tulsan rekomendas.

d) Nama/judul rekomendas. 2) Is

a) Alnea pembuka. b) Is.

c) Alnea penutup. 3) Penutup

a) Nama jabatan. b) Tandatangan pejabat. c) Nama pejabat. d) NTA.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup.

12. Lembar dsposs a. Pengertan.

Lembar Dsposs adalah tulsan dnas sebaga alat komunkas tertuls yang dtujukan kepada pmpnan/staf yang bers nformas atau perntah.

b. Susunan. 1) Kepala

a) Tulsan “LEMBAR DISPOSISI”. b) Surat dar.

c) Nomor surat. d) Tanggal surat. e) Perhal.

f) Dterma tanggal. g) Nomor agenda. h) Sfat.

) Dteruskan kepada. j) Catatan.

2) Is dsposs

Drumuskan dalam bentuk uraan yang penulsannya dtempatkan pada kolom satu lembar dsposs.

3) Paraf dan tanggal penulsan dsposs dtempatkan pada kolom dua dan kolom tga lembar dsposs.

(35)

13. Telaahan Staf a. Pengertan.

Telaahan Staf adalah tulsan dnas yang dbuat oleh staf yang memuat analss pertmbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah/persoalan.

b. Susunan 1) Kepala

a) Tulsan “TELAAHAN STAF” menggunakan huruf kaptal dtempatkan d tengah lembar naskah.

b) Pejabat/alamat yang dtuju. c) Staf yang mengrm.

d) Tanggal, nomor, klasfkas, lampran, dan perhal. 2) Is

a) Pokok persoalan. b) Pra anggapan.

c) Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan. d) Pembahasan/analss.

e) Kesmpulan. f) Saran tndaklanjut. 3) Penutup

a) Nama jabatan b) Tandatangan pejabat c) Nama pejabat d) NTA.

e) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). f) Penulsan a) sampa dengan e) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup

14. Pengumuman a. Pengertan

Pengumuman adalah tulsan dnas yang memuat pembertahuan yang dtujukan kepada semua pegawa kwartr atau perorangan dan golongan d dalam atau d luar kwartr. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.

Pengumunan dbuat dan dtandatangan oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat yang dtunjuk.

c. Susunan. 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tulsan “PENGUMUMAN” menggunakan huruf kaptal serta NOMOR pengumuman d bawahnya.

c) Tulsan “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “pengumuman” menggunakan huruf kaptal;

d) Rumusan “JUDUL PENGUMUMAN” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah “tentang”.

(36)

2) Is

a) Memuat alasan tentang perlunya dbuat pengumuman.

b) Memuat peraturan yang menjad dasar pembuatan pengumuman. c) Memuat pembertahuan tentang hal tertentu yang danggap mendesak. 3) Penutup

a) Tempat dan tanggal. b) Nama jabatan. c) Tandatangan pejabat. d) Nama pejabat. e) NTA.

f) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). g) Penulsan a) sampa dengan f) dsebelah kr bawah. 4) Hal yang perlu dperhatkan

a) Pengumuman tdak memuat alamat, kecual yang dtujukan kepada kelompok/ golongan tertentu.

b) Pengumuman bersfat menyampakan nformas, tdak memuat cara pelaksanaan tekns suatu peraturan.

15. Laporan a. Pengertan.

Laporan adalah tulsan dnas yang bers pembertahuan atau pertanggungjawaban yang dsusun secara lengkap, sstemats, dan kronologs tentang tugas yang telah dlaksanakan. b. Laporan terbag dalam dua macam yatu:

1) Laporan berkala, terdr dar: a) tahunan

b) setengah tahunan c) trwulan

d) bulanan

2) Laporan khusus: laporan yang dbuat secara nsdental sesua kebutuhan. c. Susunan

1) Kepala

Nama judul laporan. 2) Is

a) Is laporan drumuskan dalam bentuk uraan. b) Sstematka laporan terdr dar:

. Pendahuluan; memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lngkup dan sstmatka laporan;

. Mater laporan; memuat tentang kegatan yang dlaporkan, hasl pelaksanaan kegatan, hambatan-hambatan yang dhadap dan lan-lan;

. Kesmpulan dan saran; memuat rangkaan pelaksanaan tugas dan saran-saran sebaga bahan pertmbangan.

(37)

3) Penutup

a) Penulsan kak dsebelah kr bawah. b) Tempat dan tanggal.

c) Nama jabatan. d) Nama pelapor. e) Tandatangan pelapor. f) NTA.

g) Stempel kwartr (dgunakan sesua dengan keperluan). h) Penulsan a) sampa dengan g) dsebelah kr bawah.

4) Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma (bla dperlukan), dtuls d bawah penutup.

16. Surat Telegram a. Pengertan.

Telegram adalah tulsan dnas yang bers berta sngkat dan jelas yang harus dsampakan dengan cepat, yang dkrm melalu telekomunkas elektronk.

b. Susunan 1) Kepala

a) Pejabat yang mengrm berta. b) Pejabat/alamat yang dtuju. c) Tembusan.

2) Is

a) Klasfkas. b) Nomor.

c) Uraan s berta drumuskan dalam kalmat sngkat dan jelas. d) Tanggal, bulan, dan tahun.

3) Penutup

a) Tanggal waktu pembuatan dtuls dsebelah kr bawah.

b) Kolom terdr dar pengrm (nama, catatan, tandatangan), nomor kode, waktu (terma, krm), paraf operator.

c) Nama pejabat yang mengrm. d) Nama jabatan yang mengrm. e) Tandatangan pejabat yang mengrm.

17. Berta Acara a. Pengertan.

Berta acara adalah tulsan dnas yang bers pernyataan yang bersfat pengesahan atas sesuatu kejadan, perstwa, perubahan status dan lan-lan.

b. Susunan 1) Kepala

a) Kop kwartr.

b) Tulsan “BERITA ACARA” dtempatkan dtengah lembar naskah. c) Nomor berta acara.

(38)

2) Is

a) Tempat, har, tanggal, bulan, dan tahun. b) Nama, jabatan, NTA, dan alamat. c) Permasalahan pokok.

d) Tulsan “demkan berta acara n dbuat dalam rangkap ……untuk dpergunakan sebagamana mestnya”.

3) Penutup

a) Tulsan phak pertama dtuls dsebelah kanan dan phak kedua dsebelah kr. b) Tandatangan phak yang terlbat dalam berta acara.

c) Nama jelas phak yang terlbat dalam berta acara. d) Stempel kwartr/nstans.

e) Tulsan “Dsakskan” dtuls d tengah dan d bawah tandatangan phak pertama dan phak kedua.

f) Nama jelas, jabatan, dan NTA. g) Tandatangan yang menyakskan.

18. Notulen a. Pengertan.

Notulen adalah tulsan dnas yang memuat catatan tentang kegatan dan mater rapat. b. Susunan

1) Kepala

a) Tulsan “NOTULEN” dtempatkan dtengah lembar naskah. b) Nama rapat.

c) Har, tanggal. d) Jam rapat. e) Tempat. f) Acara.

g) Pmpnan rapat. h) Pencatat. ) Peserta rapat

. peserta hadr. . peserta tdak hadr. 2) Is

a) Kata pembukaan pmpnan rapat. b) Pembahasan mater dar peserta rapat. c) Keputusan/kesmpulan.

d) Kata penutup pmpnan rapat. 3) Penutup

a) Nama pencatat (dsebelah kanan). b) Tandatangan.

c) Nama pejabat yang bertanggungjawab (dsebelah kr). d) Tandatangan.

(39)

19. Daftar Hadr a. Pengertan.

Daftar Hadr adalah tulsan dnas yang dpergunakan untuk mencatat dan mengetahu kehadran seseorang.

b. Daftar hadr terdr atas:

1) Daftar hadr yang ddalamnya sudah dcantumkan nama-nama orang yang akan hadr.

2) Daftar hadr yang ddalamnya belum dcantumkan nama-nama orang yang akan hadr.

c. Daftar hadr drumuskan dalam dua bentuk: 1) Daftar hadr untuk keperluan rapat/sdang. 2) Daftar hadr untuk masuk dan keperluan kerja. d. Susunan.

1) Kepala

a) Tulsan “DAFTAR HADIR“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan dtengah- tengah lembar naskah.

b) Tempat, har, tanggal, jam, dan acara dtuls d bawah tulsan daftar hadr sebelah kanan.

2) Is

a) Kolom nomor urut. b) Kolom nama. c) Kolom jabatan.

d) Kolom nomor telpon/handphone. e) Kolom tandatangan/paraf.

f) Untuk daftar hadr masuk kantor (kerja) dlengkap dengan kolom tanggal dalam satu bulan yang terbag atas kolom paraf masuk pag dan sang.

3) Penutup

a) Penulsan kak dsebelah kr bawah. b) Nama tempat.

c) Tanggal, bulan, dan tahun.

d) Nama jabatan penanggungjawab (pejabat yang bertanggungjawab atas kegatan dmaksud).

e) Tandatangan pejabat penanggung jawab. f) Nama, pejabat penanggung jawab. e. Penandatanganan.

1) Daftar hadr masuk kantor dbuat d atas kertas ukuran A4/F4, menggunakan kop kwartr yang bersangkutan.

2) Daftar hadr untuk rapat/sdang dbuat d atas kertas ukuran A4/F4, menggunakan kop kwartr yang bersangkutan.

(40)

20. Pagam a. Pengertan.

Pagam adalah tulsan dnas yang menyatakan penghargaan atas prestas yang telah dcapa atau kekutsertaan dalam suatu kegatan.

b. Susunan 1) Kepala

a) Lambang Gerakan Pramuka dtempatkan dtengah-tengah naskah.

b) Tulsan “KWARTIR…GERAKAN PRAMUKA” dtuls dengan huruf kaptal d bawah lambang Gerakan Pramuka.

c) Tulsan “PIAGAM PENGHARGAAN” dtempatkan dtengah lembar naskah. d) Tulsan “Nomor” dtuls d bawah tulsan pagam penghargaan.

2) Is

a) Pejabat yang memberkan penghargaan.

b) Uraan: dengan n memberkan penghargaan kepada.

c) Nama yang dber penghargaan (dapat dlengkap dengan tempat/tanggal lahr, jabatan dan denttas lan).

d) Uraan kegatan yang telah dkut termasuk waktu kegatan dan tempat atau prestas keteladanan yang telah dcapa atau dwujudkan.

3) Penutup

a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun. b) Nama jabatan

c) Tanda tangan. d) Nama jelas. e) Stempel kwartr.

(penandatanganan dapat dlakukan oleh satu atau dua pejabat)

21. Sertfkat/Ijazah a. Pengertan.

Sertfkat/Ijazah adalah tulsan dnas yang merupakan tanda bukt seseorang telah mengkut kursus atau pelathan.

b. Susunan 1) Kepala

a) Lambang Gerakan Pramuka dtempatkan dtengah-tengah naskah.

b) Tulsan “KWARTIR … GERAKAN PRAMUKA” dtuls dengan huruf kaptal d bawah lambang Gerakan Pramuka.

c) Tulsan “SERTIFIKAT/IJAZAH” d bawah tulsan kwartr Gerakan Pramuka. d) Tulsan “Nomor” dtuls d bawah tulsan sertfkat/jazah.

2) Is

a) Uraan berskan lembaga yang memberkan sertfkat/jazah. b) Nama, tempat/tanggal lahr, NTA, jabatan dan kwartr/nstans. c) Mengkut jens penddkan dan pelathan.

(41)

3) Penutup

a) Dbagan sebelah kanan

(1) Tempat, tanggal, bulan, dan tahun. (2) Nama jabatan Ka Pusdklat. (3) Tanda tangan.

(4) Nama jelas. (5) NTA.

b) Dbagan sebelah kr

(1) Nama jabatan Ka Kwartr. (2) Tanda tangan.

(3) Nama jelas. (4) NTA. c) Dbagan tengah.

Foto Peserta. d) Dbagan belakang

(1) Mater kursus dan jam pelajaran/pelathan. (2) Tempat, tanggal, bulan dan tahun.

(3) Pmpnan Kursus/Pelathan. (4) Tanda tangan.

(5) Nama jelas. (6) NTA.

(42)

BAB V

SURAT-MENYURAT, PEMBUKUAN SURAT MASUK/KELUAR, DAN KLASIFIKASI

1. Surat-menyurat

a. Surat menyurat adalah kegatan pengendalan arus berta/nformas bak tertuls maupun lsan yang tmbul dar adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungknkan adanya permntaan penjelasan penambahan, kekurangan-kekurangan, atau perubahan-perubahan.

b. Dengan pengendalan arus berta/nformas dmaksud, pengarahan atau penjurusan semua kegatan secara efsen untuk mencapa sasaran yatu:

1) Terhadap berta/nformas masuk, agar dalam waktu secepat mungkn dapat dambl suatu keputusan kebjakan yang tepat.

2) Terhadap berta/nformas keluar, selan dalam pembuatannya dpenuh ketentuan- ketentuan atau syarat-syarat yang telah dtetapkan, agar semua berta dsampakan kepada yang berkepentngan dalam waktu sesua dengan tngkat kecepatan.

c. Surat-menyurat dbag dalam 2 macam yatu:

1) Surat masuk, alah naskah atau berta/nformas yang dterma dar kwartr atau organsas lan, yang penermaannya dpusatkan d Tata Usaha/Sekretarat atau bagan lan yang dber wewenang untuk tugas n.

2) Surat keluar, alah semua naskah yang dkrmkan kepada kwartr atau organsas lan, yang setap konsep untuk dajukan kepada Ketua Kwartr dsalurkan melalu Sekretars Kwartr, bro atau pmpnan yang dber wewenang menelt.

d. Urutan kegatan penyelesaan surat masuk dan surat keluar adalah sebaga berkut: 1) Surat masuk.

a) Pemlahan surat-surat masuk ddasarkan kepada derajat.

b) Yang berklasfkas (sfat) Rahasa dan Terbatas dteruskan dalam keadaan sampul mash tertutup kepada Sekretars Kwartr, Kepala Bro atau Pmpnan Kwartr yang yang dtunjuk, dan selanjutnya dserahkan langsung kepada yang berkepentngan. c) Yang berklasfkas Basa segera dbuka sampulnya dan dteruskan kepada bagan

pencatatan.

d) Pencatatan, Dstrbus dan Penympanan.

(1) Semua berta masuk dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng d dalam:

(a) Buku Agenda Umum, untuk pencatatan berta/nformas masuk yang berklasfkas Basa.

(b) Buku Agenda Rahasa, untuk mencatat berta/nformas masuk yang berklasfkas Rahasa, Terbatas.

(2) Penlaan serta penyelesaan selanjutnya dsesuakan dengan ketentuan- ketentuan sebaga berkut:

(a) Yang memerlukan penggolongan lebh lanjut sehngga memerlukan penyelesaan melalu proses yang panjang harus mendapatkan perhatan khusus penympanannya.

(b) Yang tdak memerlukan pengolahan lebh lanjut dan tdak memerlukan penyelesaan melalu proses yang panjang, penympanannya melalu prosedur pengurusan arsp yang basa.

(43)

(3) Dstrbus atau peredaran berta-berta masuk yang memerlukan pengolahan lebh lanjut dsesuakan dengan ketentuan-ketentuan.

(4) Penympanan surat-surat masuk dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan dalam pedoman pengurusan arsp.

2) Surat Keluar.

a) Semua konsep surat keluar dapat dbuat: (1) Atas dasar kebjakan pmpnan. (2) Sebaga reaks atas sesuatu aks. (3) Sebaga konsep baru.

b) Pembuatan konsep dlakukan oleh Pmpnan Kwartr yang bersangkutan sesua dengan prosedur kerja yang berlaku d kwartr-kwartr.

c) Penyelesaan selanjutnya dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan tersebut dalam sstem naskah dnas.

d) Dadakan pencatatan, dstrbus dan penympanan. (1) Kegatan pencatatan melput:

(a) Semua surat keluar dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng.

. Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasfkas Basa.

. Buku Verbal Rahasa, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas.

(b) Tanda tangan dan cap atau stempel.

Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang tercantum pada pedoman tulsan, sedangkan penggunaan cap atau stempel dsesuakan dengan ketentuan yang berlaku d kwartr.

(2) Dstrbus pengrman surat-surat keluar datur sebaga berkut:

(a) Surat-surat keluar yang sudah dcatat dmasukkan ke dalam sampul. (b) Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas basa dcantumkan

alamat lengkap, nomor surat dan cap yang berlaku d lngkungan kwartr- kwartr.

(c) Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas, d sampng penulsannya sepert tersebut pada huruf b d atas dbubuh cap klasfkas dar pada surat tersebut, selanjutnya d cap/stempel dan dmasukkan ke dalam sampul kedua.

(d) Pada sampul kedua hanya dtuls alamat lengkap, nomor surat, cap yang berlaku d lngkungan kwartr masng-masng dan cap derajat. (e) Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dkrmkan dcatat dalam

buku ekspeds.

(f) Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan oleh kurr/ petugas pos, sesua dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman penyampaan berta.

(g) Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan dengan perantaraan caraka/petugas khusus untuk hal-hal yang khusus.

(44)

(3) Penympanan.

Semua arsp surat-surat keluar harus dsmpan tersusun dengan bak dan rap, dmasukkan ke dalam berkas yang sudah dtentukan, menurut ketentuan- ketentuan yang berlaku dalam pedoman sstem tulsan-tulsan dan pedoman pengurusan arsp.

2. Pembukuan Surat Masuk/Keluar a. Surat Masuk.

1) Surat-surat yang masuk dcatat d dalam buku dsebut Buku Agenda memuat catatan- catatan sebaga berkut:

a) Tanggal. b) Nomor agenda.

c) Nomor dan tanggal surat masuk d) Lampran.

e) Alamat pengrm (terma dar). f) Petunjuk pada nomor yang lalu. g) Perhal surat masuk (s).

h) Petunjuk pada nomor berkutnya. ) Keterangan.

2) Buku agenda dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas (sfat) masng- masng satu buku sebaga berkut:

a) Buku Agenda Rahasa dan Terbatas (R/T). b) Buku Agenda Basa (B).

3) Dalam rangka pengendalan suat-surat masuk, sehngga memudahkan penyajan kembal, d sampng buku agenda tersebut dbuat pula buku kontrol agenda.

4) Buku kontrol agenda berfungs mengawas surat-surat masuk yang harus dteruskan atau yang dterma ke lan fhak atau dsmpan, memuat dua kolom yatu:

a) Nomor.

Kolom n ds nomor urut mula nomor 1 s.d nomor terakhr dar setap tahun. b) Keterangan.

Pada kolom keterangan, ds kemana surat tu dteruskan dan djelaskan dengan penyerahannya.

b. Surat Keluar

1) Surat-surat yang keluar dcatat d dalam buku yang dsebut Buku Verbal, yatu memuat catatan sebaga berkut:

a) Tanggal. b) Nomor surat. c) Lampran. d) Kepada.

e) Petunjuk pada nomor yang lalu. f) Perhal.

g) Petunjuk pada nomor berkutnya. h) Keterangan.

(45)

2) Buku verbal n dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas masng- masng satu buku sebaga berkut:

a) Buku Verbal Rahasa dan Terbatas (R/T). b) Buku Verbal Basa (B).

3) D sampng buku verbal tersebut, dbuat pula buku kontrol verbal.

4) Maksud buku kontrol verbal n pada pokoknya untuk mengontrol apakah yang dlakukan ds sama dengan kontrol agenda, tetap ada ketentuan-ketentuan yatu harus dtelt apakah surat yang akan dkrm tu telah lengkap tentang:

a) Nomor. b) Tanggal. c) Alamat. d) Klasfkas. e) Tanda tangan. f) Stempel kwartr. g) Lampran.

h) Jumlahnya telah sesua dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan. 5) Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang dsusun sebaga berkut:

a) Tanggal. b) Nomor Verbal. c) Kepada. d) Lampran. e) Tembusan. f) Keterangan.

c. Dsampng kedua buku tersebut d atas, apabla dpandang perlu, dbuat Buku Klapper yang dsusun secara abjad (alphabetis), yatu setap huruf merupakan persoalan.

d. Setap surat masuk/keluar yang dambl untuk penyelesaan atau dgabungkan dengan surat- surat yang ada katannya dengan masalah surat yang bersangkutan dbuat Bon Pemnjaman Agenda dan Verbal sebaga pembuktan yatu:

1) Merupakan pertanggung jawaban bagan arsp, bahwa surat masuk/keluar dpnjam/ dgabung dengan surat lan.

2) Pada bon pemnjaman dtuls dkolom yang telah dtentukan untuk tu.

3) Bon pemnjaman dsmpan pada bundel surat yang bersangkutan sebaga bukt e. Ekspeds.

1) Pada buku-buku ekspeds dcatat semua surat yang dkrm bak yang dkrmkan kepada alamat-alamat antara pejabat d lngkungan kwartr, maupun yang keluar yang melalu Petugas/Kurr Kwartr untuk dkrmkan melalu Pos.

2) Pengawasan tentang waktu dan cara pengrman harus dlakukan dengan telt dan terus menerus.

3) Untuk tertbnya agar dadakan tabel waktu untuk petugas.

3. Klasfkas

a. Klasfkas dalam surat menyurat dmaksudkan untuk menentukan tngkat keamanan darpada s berta/nformas.

(46)

b. Penentuan surat, naskah, dan dokumen untuk dgolongkan dalam tngkatan klasfkas, berlaku ketentuan yang ada d kwartr-kwartr Gerakan Pramuka.

c. Klasfkas dmaksud terdr atas 3 tngkatan yatu: 1) Rahasa.

2) Terbatas. 3) Basa.

d. Pengertan tngkatan klasfkas, sebaga berkut:

1) Rahasa mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan tngg karena erat hubungannya dengan keamanan kednasan dan hanya boleh dketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk.

2) Terbatas mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan karena erat hubungannya dengan tugas khusus kednasan dan hanya boleh dketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk.

(47)

BAB VI

SARANA SURAT MENYURAT

Sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam nformas yang dkomunkaskan dalam bentuk:

1. Kertas yang dgunakan A4/F4 maksmal 70 gram

2. Penggunaan kertas A4/F4 d atas 70 gram atau jens lan, hanya terbatas untuk jens naskah yang mempunya nla keasaman tertentu dan nla kegunaan dalam waktu lama.

3. Penyedaan surat berlogo Gerakan Pramuka dcetak d atas kertas 70 gram.

4. Selan kertas A4/F4 untuk kepentngan tertentu surat menyurat dapat pula menggunakan kertas dengan ukuran berkut:

a. A3 Kuarto ganda (297 x 420 mm) b. A5 Setengah kuarto (210 x 148 mm) c. Folo Ganda (420 x 330 mm)

5. Pengetkan sarana admnstras dan komunkas kwartr menggunakan bentuk huruf: a. Aral 11 atau 12;

b. Tmes New Roman 12;

c. Spas 1 atau 1,5 sesua kebutuhan. 6. Kop Surat

Kop surat mengdentfkaskan nama/denttas kwartr, yang terdr dar dua macam. a. Kop surat dnas pengaturan

1) Kertas dengan kop surat nama kwartr hanya dgunakan untuk surat yang dtandatangan oleh pmpnan kwartr.yang bersangkutan atau pejabat lan yang dtunjuk oleh pmpnan kwartr.

2) Kop surat menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang dletakkan d tengah atas

3) Ukuran lambang/logo Gerakan Pramuka dengan tngg 1.7 cm lebar 0.7 cm

4) Nama kwartr menggunakan huruf kaptal, jens huruf tmes new roman, ukuran 12-14 atau dsesuakan dengan ukuran kertas

b. Kop surat tulsan dnas

1) Kertas dengan kop surat nama kwartr hanya dgunakan untuk surat yang dtandatangan oleh pmpnan kwartr.yang bersangkutan atau pejabat lan yang dtunjuk oleh pmpnan kwartr.

2) Kop Surat Kwartr menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang dletakkan d sudut kr atas dan lambang/logo WOSM yang dletakkan d sudut kanan atas dlhat dar pandangan pembaca, nama kwartr dtuls dantara dua lambang/logo tersebut maksmal dua bars.

3) Perbandngan ukuran lambang/logo dan huruf yang dgunakan hendaknya seras sesua dengan ukuran kertas.

4) Nama kwartr menggunakan jens huruf aral ukuran 18-22 atau dsesuakan dengan ukuran kertas.

(48)

BAB VII

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, RALAT DAN BENTUK TULISAN DINAS

1. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat a. Perubahan.

Mengubah sebagan dar s suatu tulsan dnas yang dpandang perlu dadakan penambahan atau pengurangan, maka untuk n sesuatu perubahan harus dbedakan dengan ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecl (kesalahan mengetk).

b. Pencabutan.

Pernyataan tdak berlaku lag suatu tulsan dnas terhtung mula saat dtentukan dalam pencabutan tersebut.

c. Pembatalan.

Pernyataan bahwa suatu tulsan dnas danggap tdak pernah dkeluarkan. d. Ralat.

Mengubah suatu tulsan dnas yang sfatnya kekelruan kecl/redaksonal, umpamanya saja hanya salah mengetk untuk dadakan pembetulan.

e. Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan, dan meralat datur sebaga berkut: 1) Tulsan dnas yang bersfat mengatur, dubah, dcabut, dbatalkan, dralat dengan

tulsan dnas yang sama.

2) Tulsan dnas yang bersfat naskah/surat, dapat dubah, dcabut, dbatalkan dan dralat dengan surat basa (tdak perlu sama jensnya).

3) Tulsan dnas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan dkeluarkan oleh pmpnan kwartr yang semula mengeluarkan tulsan dnas tersebut atau pmpnan kwartr yang lebh tngg kedudukannya.

4) Meralat/mengubah yang sfatnya kekelruan kecl (salah mengetk) dapat dralat oleh Sekretars Pelaksana (Seslak) atau Sekretars Kwartr.

2. Bentuk Tulsan Dnas

a. Ukuran kertas yang dgunakan untuk tulsan dnas dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka adalah sebaga berkut:

1) Kertas folo (F4). 2) Kertas kwarto (A4).

Untuk keseragaman semua bentuk tulsan dnas d lngkungan Gerakan Pramuka agar menggunakan kertas ukuran A4.

b. Bentuk tulsan dnas d lngkungan kwartr Gerakan Pramuka datur sepert contoh-contoh pada lampran Petunjuk Penyelenggaraan n.

c. Bentuk tulsan dnas dengan menggunakan kertas folo dmaksudkan hanya untuk daftar/ tabel yang memerlukan kertas berukuran lebh dar A4.

(49)

BAB VIII

PENYAMPAIAN SURAT-SURAT/BERITA 1. Struktur dan area

a. Stuktur.

Penyampaan surat/nformas dsesuakan dengan maksud dan tujuan, struktur penyampaan berta mencakup:

1) Penyampaan surat/nformas secara vertkal, yatu arus penyampaan dar atas ke bawah atau sebalknya.

2) Penyampaan surat/nformas secara horsontal, yatu arus penyampaan sama (antar pejabat d lngkungan kwartr).

b. Area.

Jarak yang harus dtempuh pada proses penyampaan berta pada gars besarnya dapat dbag dalam 4 (empat) area.

1) Lokal, yatu penyampaan dalam area lokal melput:

a) Penyampaan nformas ntern, yatu penyampaan surat/nformas dan pejabat yang satu kepada pejabat yang lan dalam satu kwartr.

b) Penyampaan surat/berta antar kwarcab, dalam satu daerah.

2) Insuler, yatu penyampaan surat/nformas dalam area nsuler, penyampaan surat/ nformas dar satu tempat ke tempat yang lan dalam satu pulau.

3) Internsuler, yatu penyampaan surat/nformas dar satu pulau ke pulau yang lan. 4) Internasonal, yatu penyampaan surat/nformas ke luar neger.

2. Sarana/Meda

a. Dengan adanya faktor jarak dan area, agar surat/nformas dar spengrm dapat dterma dengan bak oleh spenerma, perlu adanya sarana/meda yang berfungs sebaga perantara dalam penyampaan surat/nformas tersebut.

b. D lngkungan kwartr Gerakan Pramuka sarana/meda yang dgunakan pada umumnya: 1) Petugas/caraka

2) Jasa Pengrman a) PT. Pos Indonesa b) PT. Telkom c) Ekspeds 3) Elektronka

a) Telepon b) Telex c) Faksml d) E-mal

4) Alat Audo Vsual. a) Televs

b) Naskah presentas (slde presentas) c) Komputer

(50)

e) Cakram CD/VCD/DVD f) dan lan-lan.

c. Pada prnspnya setap penyampaan surat/nformas harus menempuh jalan yang efektf dengan selalu memperhatkan faktor-faktor:

1) Hemat (ekonoms)

2) Cepat (waktu yang sngkat) 3) Mudah (dengan apa/dmana saja) 4) Tepat (alamat tujuan)

5) Aman (terjamn keamanannya)

d. Perlengkapan petugas/caraka yang harus dmlk sebaga berkut:

1) Tas yang dapat dkunc/dtutup rapat, sehngga tdak mudah dcur dan tahan cuaca.

2) Kendaraan. 3) Buku/formulr:

a) Buku penerma surat-surat, untuk mencatat surat/berta yang dkrm.

b) Buku Agenda Surat Pengantar, untuk mencatat pemberan nomor surat pengantar, sebaga tanda bukt penyerahan surat-surat.

c) Formulr penermaan surat (tanda terma)

d) Ikhtsar surat, untuk mencatat jumlah semua surat/berta dalam tap-tap bulan.

(51)

BAB IX

PENGURUSAN ARSIP 1. Pelaksanaan Kegatan Pengurusan Arsp

a. Pengurusan arsp d kwartr-kwartr dlaksanakan oleh sekretars kwartr, kepala bro umum atau pmpnan-pmpnan kwartr yang ada katannya dengan surat-menyurat dengan memperhatkan prnsp pokok tata kearspan sebaga berkut:

1) Arsp yang bernla harus tersmpan dan yang tdak bernla harus dhapus/ dmusnahkan.

2) Arsp harus dapat dtemukan kembal dengan mudah dan cepat. 3) Arsp harus dapat djadkan sebaga bahan bukt.

4) Arsp harus aman dar kerusakan yang dtmbulkan oleh alam, hewan dan manusa, bak fsk maupun snya.

b. Pelaksanaan penympanan arsp d kwartr datur dalam 3 (tga) sstem sebaga berkut: 1) Menurut waktu.

Dalam sstem n yang menonjol adalah tahun pengeluaran dar tap-tap jens tulsan, msalnya:

a) Keputusan b) Surat Keputusan. c) Surat Tugas. d) Surat-surat lannya. 2) Menurut persoalan.

Dalam sstem n pelaksanaannya dsusun menurut permasalahan, msalnya: a) Organsas dan Manajemen

b) Perencanaan dan Pengembangan c) Penddkan dan Pelathan

d) Kegatan Kepramukaan e) Hubungan Luar Neger f) Hubungan Masyarakat g) Dana dan Keuangan h) Masalah-masalah khusus. 3) Campuran.

Yang dmaksudkan dalam sstem n adalah arsp yang tergolong tulsan-tulsan yang bersfat naskah/surat:

a) Laporan. b) Surat. c) Nota

(52)

c. Masng-masng sstem tersebut d atas agar dsesuakan dengan kebutuhan dalam penggunaannya.

1) Pelaksanaan pengurusan arsp n dlakukan oleh Bagan Tata Usaha dengan melalu proses sebaga berkut:

a) Pencatatan. b) Penympanan. c) Pemelharaan. d) Penyajan kembal. e) Penlaan.

f) Pemusnahan. g) Penyaluran. 2) Klasfkas arsp.

Penympanan arsp dlakukan dengan menggunakan klasfkas berkode. Contoh:

Nomor Kode Arsp Macam Arsp Keterangan 1 01 Surat Keluar

2 02/C Surat Masuk Pembnaan anggota dewasa

3 03 Surat Tugas

Setap kwartr mengatur klasfkas arspnya sesua dengan kepentngan dan kemampuannya masng-masng.

2. Pencatatan

a. Semua surat/tulsan yang dterma sebaga arsp, dcatat dalam buku agenda yang memuat kolom-kolom:

1) Nomor urut.

2) Tanggal penermaan. 3) Dterma dar sapa. 4) Nomor naskah dnas.

5) Tanggal surat/tulsan naskah dnas.

6) Petunjuk arsp (menunjukkan sstem penympanan arsp).

b. Untuk pencatatan tersebut dperlukan 2 macam buku agenda arsp yang dpergunakan: 1) Naskah dnas yang dklasfkaskan basa.

2) Naskah dnas yang dklasfkaskan rahasa dan terbatas.

3. Penympanan

a. Semua jens tulsan penympanan dmasukkan dalam map jeptan besar (ordner). b. Susunan penympanan arsp dalam ordner datur sebaga berkut:

1) Naskah dnas keluar, memuat urutan nomor dan tanggal dar naskah dnas yang bersangkutan.

2) Naskah dnas masuk datur sesua dengan nomor urut agenda arsp.

c. Tap-tap ordner pada sebelah luar dapat dber judul, tahun atau nomor kode sesua dengan apa yang tersusun ddalamnya.

(53)

d. D sampng d tempat yang telah dsedakan sesua dengan petunjuk lokas arsp dan d rak atau lemar arsp.

4. Pemelharaan

a. Pemelharaan arsp dselenggarakan secara tertb, teratur, dan rap, sehngga aman dan terhndar dar segala kemungknan yang merugkan, antara lan kerusakan, kehlangan, kebakaran, dan sebaganya.

b. Tempat pemelharaan arsp tersebut perlu dlengkap dengan bahan kma, alat pemadam kebakaran, dan lan-lan sesua dengan keperluan pengamanan.

5. Penyajan Kembal

a. Naskah dnas yang sudah dsmpan sebaga arsp, pada suatu waktu dperlukan kembal, maka untuk memudahkan penyajan kembal, penympanan arsp dlakukan dengan sstem pencatatan dan pemelharaan yang teratur/tertb secara terus-menerus.

b. Pemnjaman naskah dnas perlu dselenggarakan secara seksama untuk menjaga agar naskah dnas yang dpnjam tdak hlang.

c. Dengan menggunakan klasfkas arsp sepert tersebut d atas penyajan kembal akan lebh teratur.

d. Sstem pemnjaman arsp datur sebaga berkut: 1) Tap pnjaman dserta bon pnjaman.

2) Tap-tap bon pnjaman harus dbuat catatan-catatan: a) Macam naskah dnas

b) Nama pemnjam

3) Bon Pnjaman arsp tersebut dcatat dalam buku pnjaman arsp. 4) Bon dan buku pnjaman arsp (lhat contoh lampran).

5) Lama pnjaman 1 mnggu, dan bla perlu dapat dperpanjang dengan terlebh dahulu dlaporkan kepada Bagan Tata Usaha

6) Arsp naskah dnas yang boleh dpnjamkan hanya arsp yang jumlahnya lebh dar satu eksemplar, sedangkan arsp yang hanya tnggal satu exemplar, boleh dperlhatkan saja atau dsaln/dfotokop.

6. Penlaan

a. Penlaan dan penentuan jangka waktu arsp dlakukan berdasarkan suatu standar yang dtetapkan oleh ketua kwartr.

b. Wewenang penlaan dlaksanakan oleh sekretars jenderal/sekretars kwartr/kepala bro umum.

c. Dasar penlaan harus dtnjau dar seg pentng atau tdaknya arsp tu untuk kebjakan selanjutnya atau dar seg kemungknan dapat dgunakan bahan sejarah perkembangan organsas Gerakan Pramuka.

d. Penentuan nla arsp ddasarkan pada tngkat kegunaan, jangka waktu penympanan naskah dnas atau surat dan bahan admnstras lannya dengan memperhatkan:

1) Art dan nla admnstras sebaga bahan bukt alat pengngat. 2) Art dan nla s persoalan.

(1)

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang DiklatPram

NO. 1

Masalah 2

Keterangan 3

1 Kegatan Peserta ddk a. Pramuka Saga

1) Permanan Besar Saga 2) Basar Saga

3) Danpnrung

4) Pelantkan Pramuka Garuda b. Pramuka Penggalang

1) Jambore Rantng/Cabang/Daerah 2) Danpnru

3) Kemah bakt

4) Lomba Tngkat I/II/III/IV 5) Pelantkan Pramuka Garuda 6) Apel Besar Har Pramuka c. Pramuka Penegak/Pandega

1) Ramuna

2) Sdang Parpurna Cabang/Daerah 3) Musppantera

4) Perkemahan Wrakarya 5) Kemah bakt

6) Pelantkan Pramuka Garuda

2 Kegatan Anggota Dewasa a. Perngatan Har Pramuka b. Kursus Pamong Saka c. Rapat Kerja Cabang/Daerah

d. Musyawarah Gudep/Rantng/Cabang/Daerah e. Gelang ajar

f. Karang Pamtran g. Ptaran Pelath

h. Pemlhan Kwartr tergat

3 Kegatan Kesakaan a. Perkemahan Bakt Saka b. Perkemahan Antar Saka c. Pelantkan Pmpnan Saka

1) Bahar 2) Bhakt Husada

(2)

1 2 3

4 Bakt Masyarakat a. Proyek Produktf b. Proyek Pelestaran Alam

c. Kegatan kerjasama nter Departemen d. Kegatan AMMD

e. Kegatan Gudep Kampus f. Bakt Sosal

g. Kegatan kelompok Pelestaran Sumber Daya Alam

5 Dklat

a. Rekaptulas kursus selama satu tahun yang dselenggarakan pada tahun lalu

No. Jens Kursus Tanggal

pelaksanaan Tempat Kursus Nama Ketua Peserta

Pa P I

Yang dselenggarakan Kwarda Yang dselenggarakan Kwarcab

b. Data Pelath d Kwarcab KPD KPL

Pa P Pa P

c. Kesultan dan masalah yang dhadap mengena kursus

d. Pertemuan rutn Pembna d tngkat setap

e. Pertemuan Pelath d tngkat setap

c. Kesultan d.

..., ... 20....

Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka

...

(3)

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang Hubungan Masyarakat

NO. 1 Masalah 2 Keterangan 3 1 Umum

a. Nama Pejabat Andalan Urusan Humas dan tugas pokok nstansnya

b. Bagan Humas d Staf Kwartr ada/tdak ada c. Jumlah personl Humas

d. Kedudukan Humas dalam Kwartr (struktur organsas)

Kegatan

a. Sudah/belum memlk meda publkas sendr b. Sudah/belum mengs saran rado

c. Sudah/belum memanvaatkan meda televse d. Sudah/belum memanfaatkan meda cetak umum e. Upaya Kwarda/Kwarcab dalam pembnaan

wartawan/mas meda

f. Pemanfaatan meda flm/vdeo oleh Kwarda/ Kwarcab. Cara pemanfaatannya

g. Penerbtan brosur (poster, leaflet, selebaran, booklet, dll) oleh Kwarda/Kwarcab

h. Kegatan dokumentas oleh Kwarda/ Kwarcab. Sebut jensnya (foto, slde, vdeo, meda cetak, cd, dll) dan cara penyelenggaraannya. . Kwarda/Kwarcab sudah/belum memlk

koresponden yang senantasa mengrm berta ke Kwarnas

Sarana dan prasarana

Perlengkapan yang dmlk dalam menunjang kegatan Humas

Dana

a. Besarnya anggaran Humas dar Kwartr b. Upaya dalam mendukung kegatan Humas Kendala

Kendala yang dhadap dalam pengelolaan Humas d Kwarda/Kwarcab Lan-lan 2 3 Kamera foto Kamera vdeo Projektor Rado/Mn Compo Televs Layar OHP Sstem Suara 4 5 6

(4)

Bidang Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri

NO. 1

Masalah 2

Keterangan 3

5 Kegatan Luar Neger a. Jambore NSO b. Jambore Regonal c. Jambore Duna d. Rover Mooth

e. APR Scout Conference f. World Scout Conference g. Semnar

h. Workshop . Invtaton Program j. Global Xchange

..., ... 20.... Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka

...

(5)

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang Keuangan

NO. 1

Masalah 2

Keterangan 3

1 Bantuan Rutn Kwarnas a. Penermaan

1) Bantuan rutn 2) Bantuan kegatan 3) Bantuan pelathan b. Penggunaan

1) Bantuan rutn 2) Bantuan kegatan 3) Bantuan pelathan c. Admnstras pembukuan

1) Bantuan rutn

d. Pertanggungjawaban keuangan 1) Sudah dselesakan 2) Belum. Mengapa Bantuan APBD

a. Ada/Tdak ada (Dar nstans mana) b. Penggunaan

c. Pertanggungjawaban Admnstras Keuangan Kwartr a. Kuasa pengeluaran uang b. Pemegang kas

c. Pengelola pembukuan

d. Telah/belum dlaksanakan sesua admnstras keuangan negara

e. Sumber dana dar

f. Pengelolaan Unt usaha secara komersal sudah/belum

..., ... 20.... Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka ...

(6)

Jukran Sismintir No 162.A Tahun 2011

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

TENTANG

SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR

GERAKAN PRAMUKA

SAMBUTAN KETUA KWARTIR NASIONAL

GERAKAN PRAMUKA

DAFTAR ISI

VISI, MISI DAN STRATEGI

GERAKAN PRAMUKA 2009-2014

AJAKAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

DALAM RANGKA

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

(Tujuh Pemikiran Dasar)

P

R

A

M

U

K

A

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

Kutpan Sambutan Presden RI

pada Upacara Perngatan Har Pramuka ke 45

G

E

R

A

K

A

N

TUJUH LANGKAH STRATEGIS

REVITALISASI GERAKAN PRAMUKA

KEPUTUSAN

KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA

NOMOR 162.A TAHUN 2011

TENTANG

PETUNJUK PENYELENGGARAAN

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang DiklatPram

..., ... 20....

Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka

...

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang Hubungan Masyarakat

Bidang Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri

DAFTAR ISIAN (CHECKLIST) TIM KWARNAS KE DAERAH

Bidang Keuangan

PENUTUP

Dalam rangka menyebarluaskan Sstem Admnstras Kwartr, Kwartr Daerah dalam hal n Lembaga

Penddkan Kader Gerakan Pramuka Daerah (Lemdkada) dapat menyusun suatu modul, yang

sebelum dmanfaatkan, wajb menyampakan kepada Kwartr Nasonal.

Hal-hal yang berkatan dengan contoh penulsan dan format tentang admnstras Kwartr yang belum

datur akan dtentukan kemudan.

Jakarta, 21 September 2011

Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka

Ketua,

Parts

Dokumen yang terkait

2011 Jukran Saka Bahari

2011 Jukran Saka Bakti Husada

2011 Jukran Saka Bhayangkara

2011 Jukran Saka Dirgantara

Abstrak Permen No 162 Tahun 2012

Permenperind No. 162 2012

Perpres No 162 Tahun 2014

Lampiran XXI Perpres No 162 Tahun 2014

INSGUB NO 162 TAHUN 2015OK

PERGUB NO 162 TAHUN 2015

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan