2
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5. Sistematika
Sstematka petunjuk penyelenggaraan n dsusun sebaga berkut: a. Pendahuluan
b. Pedoman Umum Tulsan Dnas c. Tulsan Dnas yang Bersfat Mengatur
d. Tulsan Dnas yang Bersfat NaskahSurat e. Surat-menyurat, Pembukuan Surat MasukKeluar, dan Klasfkas
f. Sarana Surat Menyurat g. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, Ralat, dan Bentuk Tulsan Dnas
h. Penyampaan Surat-SuratBerta . Pengurusan Arsp
j. Pendataan dan Potens k. Penutup
6. Pengertian
a. Admnstras dalam art luas adalah keseluruhan proses yang membuat sumber-sumber personl dan materl sesua yang terseda dan efektf bag tercapanya tujuan bersama.
Proses n melput perencanaan, organsas, koordnas, pengawasan, penyelenggaraan dan pelayanan dar segala sesuatu mengena urusan Gerakan Pramuka yang langsung
berhubungan dengan penddkan kepramukaan. b. Admnstras dalam art terbatas sempt ddefnskan sebaga penyusunan dan pencatatan
data dan nformas secara sstemats bak nternal maupun eksternal dengan maksud menyedakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembal bak sebagan
maupun menyeluruh. Pengertan admnstras secara sempt n lebh dkenal dengan stlah tata usaha dalam kwartr Gerakan Pramuka.
c. Admnstras kwartr adalah semua perencanaan, kegatan, dan tata cara tuls menuls dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka yang dlakukan secara teratur dan terarah untuk
mencapa suatu tujuan dan tugas pokok kwartr Gerakan Pramuka. d. Petunjuk Penyelenggaraan Sstem Admnstras Kwartr yang dsngkat Jukran Ssmntr
adalah suatu ketentuan guna mengatur dan menertbkan sstem admnstras d kwartr Gerakan Pramuka.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3
BAB II PEDOMAN UMUM TULISAN DINAS
Admnstras Kwartr Gerakan Pramuka dbag dalam dua macam yatu tulsan dnas yang bersfat mengatur dan tulsan dnas yang bersfat naskahsurat.
1. Tulsan dnas yang bersfat mengatur terdr dar: a. Keputusan.
b. Petunjuk Penyelenggaraan. c. Surat Keputusan.
d. Petunjuk Pelaksanaan. e. Petunjuk Tekns.
f. Surat Perntah Kerja. g. Surat Tugas.
h. Kesepakatan Bersama. . Nota KesepahamanMemorandum of Understandng MoU
j. Perjanjan Kerjasama.
2. Tulsan dnas yang bersfat naskahsurat terdr dar: a. Surat Edaran
b. Surat c. Surat Keterangan
d. Surat Izn e. Surat Perjalanan Dnas
f. Surat Kuasa g. Surat Pengantar
h. Undangan . Nota Dnas
j. Surat Pangglan k. Surat Rekomendas
l. Lembar Dsposs m. Telaahan Staf
n. Pengumuman o. Laporan
p. Surat Telegram q. Berta Acara
r. Notulen s. Daftar Hadr
t. Pagam Penghargaan u. SertfkatIjazah
4
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB III TULISAN DINAS YANG BERSIFAT MENGATUR
Tulsan dnas yang bersfat mengatur adalah naskah dnas yang bers nformas mengena apa dan bagamana melakukan suatu kegatan. Naskah dnas dmaksud berupa produk hukum yang bersfat
pengaturan dan penetapan, naskah yang bersfat bmbngan, dan naskah yang bersfat perntah melaksanakan tugas.
Tulsan dnas yang bersfat mengatur terdr dar: 1. Keputusan.
a. Pengertan. 1 Keputusan dsngkat Kep adalah tulsan dnas yang memuat kebjakan pokok basic
policy organsas Gerakan Pramuka, bersfat umum berlaku untuk seluruh atau sebagan anggotabadan dalam lngkungan Gerakan Pramuka dan merupakan dasar
bag tulsan dnas lannya yang mempunya persoalan yang sama. 2 Keputusan dgunakan untuk mengesahkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga Gerakan Pramuka, Rencana Strategk Renstra, Organsas dan Tatakerja Orta, Petunjuk Penyelenggaraan Jukran, Rencana Kerja Renja, dan Program Kerja
Progja. b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangan keputusan tentang Rencana Strategk Renstra, Organsas dan Tatakerja Orta, Petunjuk Penyelenggaraan Jukran,
Rencana Kerja Renja, dan Program Kerja Progja adalah Ketua Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka. Sedangkan penetapan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan
Pramuka dlaksanakan oleh Musyawarah Nasonal Gerakan Pramuka dan penandatangan keputusan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan Pramuka dlaksanakan
oleh Presdum Musyawarah Nasonal Gerakan Pramuka tersebut. c. Penomoran
1 Dlakukan dengan sstem nomor urut, yang dmula pada tanggal 1 Januar dan dtutup pada tanggal 31 Desember setap tahunnya.
2 Cara penomoran keputusan secara lengkap adalah sebaga berkut: a Nomor urut
b Angka tahun Contoh:
Keputusan yang dkeluarkan pada tahun 1999 dengan nomor urut 9, penulsan menjad NOMOR: 9 TAHUN 1999.
d. Dstrbus 1 Keputusan yang telah dtetapkan ddstrbuskan kepada yang berkepentngan danatau
kepada pejabat-pejabat yang terkat dengan keputusan. 2 Apabla terdapat banyak alamat yang dtuju, dadakan kode-kode dstrbus tertentu
untuk menghndar tap kal menyebutkan secara lengkap semua alamat tu. Tetap untuk alamat pengrman d sampul masng-masng harus dtuls namajabatan lengkap
yang dtuju. 3 Kode-kode dstrbus dbuatdtentukan oleh masng-masng pejabat yang dserah tugas
d bdang admnstras kwartr. 4 Dstrbus serta memperbanyak keputusan dlakukan oleh penandatangan otentkas
danatau pejabat yang dserah tugas d bdang admnstras kwartr.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5 e. Otentkaspengabsahan
1 Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum dgandakan dan ddstrbuskan dengan sah, suatu keputusan telah dcatat dan dtelt sehngga dapat
dumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab d bdang admnstras. 2 Pengabsahan dcantumkan d bawah tanda tangan sebelah kr bawah, terdr atas
kata salnan dan dbubuh tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartr yang bersangkutan.
f. Bentuk Keputusan dapat dbag menjad 5 bagan terdr atas: 1 Kepala.
a Kop Kwartr. b Kata “KEPUTUSAN” dan “NAMA KWARTIR” dtuls dengan huruf kaptal.
c “NOMOR” keputusan dtuls dengan huruf kaptal. d Kata penghubung “TENTANG” dtuls dengan huruf kaptal.
e “JUDUL KEPUTUSAN” dtuls dengan huruf kaptal. f Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan dtuls dengan huruf kaptal,
dakhr dengan tanda baca koma. 2 Konsderans
a “Menmbang” adalah konsderans yang memuat alasantujuankepentngan pertmbangan tentang perlunya dtetapkan keputusan.
b “Mengngat” adalah konsderans yang memuat peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Surat Keputusan Kwartr Nasonal
Gerakan Pramuka yang relevan dengan judul keputusan, sebaga dasar pengeluaran keputusan.
3 Dktum. a Dktum dmula dengan kata “MEMUTUSKAN:” dtuls dengan huruf kaptal dakhr
dengan tanda baca “ttk dua :”, dkut kata “Menetapkan” d tep kr. b Substans kebjakan yang dtetapkan, dcantumkan setelah kata “Menetapkan”
dtuls dengan huruf kaptal 4 Is.
a Is memuat semua substans kebjakan yang akan datur dalam keputusan, terdr atas ketentuan umum, mater pokok, dan ketentuan penutup.
b Dcantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan dan peraturan yang lannya.
c Mater kebjakan dapat dbuat sebaga lampran keputusan, dan pada halaman terakhr dtandatangan oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
5 Penutup a Tempat kota sesua dengan alamat kwartr dan tanggal penetapan keputusan.
b Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dan dakhr dengan tanda baca “koma”.
c Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan keputusan. d Nama lengkap pejabat yang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal.
g. Hal yang perlu dperhatkan Naskah asl dan salnan keputusan yang dparaf harus dsmpan sebaga pertnggal.
6
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2. Petunjuk Penyelenggaraan a. Pengertan
1 Petunjuk penyelenggaraan dsngkat Jukran adalah tulsan dnas yang memuat tata cara secara umum dalam persoalan tertentu dan bermaksud mengatursebaga pedoman
urutan penyelenggaraan suatu kegatan. 2 Dalam rangka penyederhanaan jensbentuk tulsan dnas yang bersfat mengatur maka
pengesahan jukran dlamprkan dalam keputusan, dengan demkan jukran tdak dapat berdr sendr.
b. Wewenang pembuatanpengeluaran
jukran oleh
Kwartr Nasonal
Gerakan Pramuka.
c. Penomoran jukran tdak berdr sendr, maka penomorannya dsesuakan dengan keputusan pengesahan yang bersangkutan.
d. Susunan 1 Kepala.
a Lampran, nomor dan tanggal keputusan jukran dcantumkan d sebelah kanan atas.
b Tulsan “PETUNJUK PENYELENGGARAAN” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.
c Kata “TENTANG”
dcantumkan d
bawah tulsan
“PETUNJUK PENYELENGGARAAN” dtuls dengan huruf kaptal.
d Rumusan “JUDUL
PETUNJUK PENYELENGGARAAN”
dtuls dengan
huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”. 2 Is.
a “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar jukran, ruang lngkup, pengertan, dan hal lan yang dpandang perlu serta
dasar memuat peraturanketentuan yang djadkan dasarlandasan jukran. b Is
mater jukran
dengan jelas
menunjukkan urutan
tndakan, pengorgansasan, koordnas, pengendalan, dan hal lan yang dpandang
perlu. 3 Penutup.
a Tempat dan tanggal penetapan jukran. b Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal
dakhr dengan tanda baca “koma”. c Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan.
d Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal.
e. Dstrbus Jukran
dsatukan dengan
dstrbus keputusan
pengesahan yang
bersangkutan. f. Bentuk Jukran pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab.
3. Surat Keputusan. a. Pengertan
Surat Keputusan dsngkat SK adalah tulsan dnas yang mengatur kebjakan pelaksanaan dar kebjakan pokok, dgunakan untuk:
1 Menetapkan atau mengubah status personlmaterl. 2 Mengesahkan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk tekns.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
7 3 Membentuk, mengubah dan membubarkan suatu panta dalam lngkungan kwartr
Gerakan Pramuka 4 Menyerahkan wewenang tertentu.
b. Wewenang pembuatanpengeluaran. 1 Dbuatdkeluarkan oleh Kwarnas, penandatanganan oleh Ketua Kwamas.
2 Dbuatdkeluarkan oleh Kwarda, penandatanganan oleh Ketua Kwarda. 3 Dbuatdkeluarkan oleh Kwarcab, penandatanganan oleh Ketua Kwarcab.
4 Dbuatdkeluarkan oleh Kwarran, penandatanganan oleh Ketua Kwarran. c. Penomoran SK sama dengan penomoran keputusan.
d. Dstrbus SK dlakukan oleh pejabat yang dserah tugas d bdang admnsras kwartr dengan mengkut ketentuan dstrbus keputusan.
e. Otentkaspengabsahan 1 Pengabsahan merupakan suatu pemyataan bahwa sebelum dgandakan dan
ddstrbuskan dengan sah, suatu SK telah dcatat dan dtelt, sehngga dapat dumumkan oleh pejabat yang bertanggungjawab d bdang admnstras.
2 Pengabsahan dcantumkan d bawah ruang tanda tangan sebelah kr bawah, terdr atas kata salnan dan dbubuh tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap kwartr
yang bersangkutan. f. Bentuk SK dapat dbag menjad 5 bagan terdr atas:
1 Kepala a Kop kwartr
b Kata “SURAT KEPUTUSAN“ dan “NAMA KWARTIR” dtuls dengan huruf kaptal. c “NOMOR” surat keputusan dtuls dengan huruf kaptal.
d Kata penghubung “TENTANG” dtuls dengan huruf kaptal. e “JUDUL SURAT KEPUTUSAN” dtuls dengan huruf kaptal.
f Nama ketua kwartr yang menetapkan surat keputusan dtuls dengan huruf kaptal. dakhr dengan tanda baca koma.
2 Konsderans a “Menmbang” adalah konsderans yang memuat alasantujuankepentngan
pertmbangan tentang perlunya dtetapkan keputusan. b “Mengngat” adalah konsderans yang memuat peraturan-peraturan yang mendasar
dar terbtnya sebuah surat keputusan. 3 Dktum
a Dktum dmula dengan kata “MEMUTUSKAN:” dtuls dengan huruf kaptal dakhr dengan tanda baca ttk dua :, dkut kata “Menetapkan” d tep kr.
b Substans kebjakan yang dtetapkan, dcantumkan setelah kata “menetapkan” dtuls dengan huruf kaptal.
c Khusus untuk keputusan tentang penetapan status pegawa dtambahkan pernyataan sebaga benkut:
1 “Salnan” menunjukkan
para pmpnan
yang berhak
menerma salnannya.
2 “Petkan” dsampakan kepada yang berkepentngan untuk dketahu dan dperhatkan.
8
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3 “Salnan” dan “Petkan Keputusan” harus dsahkan oleh Sekretars Jenderal atau pejabat kwartr yang dtunjuk satu tngkat d bawah pmpnan yang
menetapkan keputusan tersebut, dtandatangan langsung dan tdak boleh dengan tanda tangan cap.
4 Is a Is memuat semua substans kebjakan yang akan datur dalam keputusan, terdr
atas ketentuan umum, mater pokok, ketentuan peralhan, dan ketentuan penutup. b Dcantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan dan peraturan lannya. c Mater kebjakan dapat dbuat sebaga lampran keputusan, dan pada halaman
terakhr dtandatangan oleh ketua kwartr yang menetapkan keputusan. 5 Penutup
a Tempat kota sesua dengan alamat kwartr dan tanggal penetapan keputusan. b Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dan
dakhr dengan tanda baca koma. c Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan keputusan.
d Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal.
g. Hal yang perlu dperhatkan Naskah asl dan salnan keputusan yang dparaf dsmpan sebaga pertnggal.
h. Khusus bentuk SK yang snya untuk menetapkan dan mengubah status seseorang personil, bentuknya agak berbeda dengan SK personl materiil karena dalam dktum dcantumkan
ketentuan sebaga berkut: 1 Dengan catatan: Apabla terdapat kekelruan dalam surat keputusan n, akan dadakan
pembetulan sebagamana mestnya. 2 SALINAN dar SK, tujuannya alah agar salnan SK tersebut bukan rekamanfoto
copy sejens, perlu dkrmkan kepada kwartr yang dtuju. 3 PETIKAN dar SK dsampakan kepada yang berkepentngan untuk dketahu dan
dndahkan seperlunya. Catatan:
1 Bentuk “SALINAN” SK sama dengan bentuk aslnya. 2 Bentuk “PETIKAN” SK tdak sama tdak lengkap sepert bentuk SK aslnya.
. Perbedaan antara Keputusan dengan Surat Keputusan: a Keputusan Kep
a Memuat kebjakan pokok bersfat umum. b Tdak ddelegaskan.
b Surat Keputusan SK a Memuat kebjakan pelaksanaan dar kebjakan pokok penjabaran kebjakan
pokok. b Dapat ddelegaskan kepada pejabat tertentu dalam lngkungan kwartr Gerakan
Pramuka.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
9 4. Petunjuk Pelaksanaan.
a. Pengertan. 1 Petunjuk Pelaksanaan dsngkat Juklak adalah tulsan dnas pengaturan yang memuat
cara pelaksanaan kegatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2 Pengesahan juklak dlamprkan dalam surat keputusan SK.
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan. Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangan juklak adalah ketua kwartr.
c. Susunan. 1 Kepala.
a Lampran, nomor dan tanggal keputusan juklak dcantumkan d sebelah kanan atas.
b Tulsan “PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.
c Kata “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal.
d Rumusan “JUDUL PETUNJUK PELAKSANAAN” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”.
2 Is. a “Pendahuluan” memuat penjelasan umum, maksud, tujuan dan dasar juklak,
ruang lngkup, pengertan, dan hal lan yang dpandang perlu serta dasar memuat peraturanketentuan yang djadkan dasarlandasan juklak.
b Is mater juklak dengan jelas menunjukkan urutan tndakan, pengorgansasan, koordnas, pengendalan, dan hal lan yang dpandang perlu untuk
dlaksanakan. 3 Penutup.
a Tempat dan tanggal penetapan juklak. b Jabatan ketua kwartr yang menetapkan, dtuls dengan huruf awal kaptal dakhr
dengan tanda baca “koma”. c Tanda tangan ketua kwartr yang menetapkan.
d Nama lengkap ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal.
d. Dstrbus: menggunakan daftar dstrbus yang berlaku. e. Bentuk juklak pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab sepert tercantum pada
contoh jukran. 5. Petunjuk Tekns
a. Pengertan. 1 Petunjuk Tekns dsngkat Jukns adalah tulsan dnas pengaturan yang memuat
hal-hal yang berkatan dengan tekns kegatan, tdak menyangkut wewenang dan prosedur.
2 Pengesahan jukns dlamprkan dalam surat keputusan SK. b. Wewenang penetapan dan penandatanganan.
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangan jukns adalah ketua kwartr.
10
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
c. Wewenang pembuatanpengolahan: 1 Jukns serendah-rendahnya dbuatdkeluarkan oleh kwartr rantng;
2 Penomoran jukns datur sesua dengan penomoran SK; 3 Dstrbus jukns sesua dengan kwartr yang menerbtkan SK tersebut
4 Bentuk jukns mengacu pada bentuk jukran; dan 5 Pembuatanpengolahan jukns merujuk pada jukns kwartr d atasnya.
d. Susunan. 1 Kepala.
a Lampran, nomor dan tanggal keputusan jukns dcantumkan d sebelah kanan atas.
b Tulsan “PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal dcantumkan d tengah atas.
c Kata “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal;
d Rumusan “JUDUL” PETUNJUK TEKNIS” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah tulsan “TENTANG”.
2 Is. a “Pendahuluan” bers latar belakangdasar pemkran, maksud, tujuan, ruang
lngkuptata urut, dan pengertan. b Mater jukns.
c Penutup terdr atas hal yang harus dperhatkan, penjabaran lebh lanjut, dan alamat pembuat jukns yang dajukan kepada para pembacapengguna atau mereka
yang akan menyampakan saran penyempurnaan. 3 Penutup
a Nama jabatan ketua kwartr yang menandatangan dtuls dengan huruf awal kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.
b Tanda tangan. c Nama lengkap dtuls dengan huruf awal kaptal.
d Stempelcap kwartr. e. Dstrbus: menggunakan daftar dstrbus yang berlaku.
f. Bentuk jukns pada umumnya drumuskan dalam beberapa Bab sepert tercantum pada contoh jukran.
6. Surat Perntah Kerja SPK a. Pengertan
Surat Perntah Kerja adalah tulsan dnas yang memerntahkan seseorang pmpnan dalam sebuah kwartr yang berbadan hukum atau perusahaan yang berbadan hukum PT, CV, dan
Koperas, untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang dtentukan waktunya. b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan.
Surat Perntah Kerja dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang mnmal oleh Sekretars Jenderal atau Sekretars Kwartr.
c. Susunan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
11 1 Kepala
a Kop kwartr. b Kata surat perntah kerja.
c Nomor surat berada d bawah tulsan surat perntah kerja. d Dar, kepada, perhal, dan jumlah baya.
2 Is Is memuat: spesfkas, tempat penyerahan, waktu penyerahan, pembayaran.
3 Penutup a Tempat dan tanggal surat tugas.
b Pejabat yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal, dakhr dengan tanda baca koma.
c Tanda tangan yang berwenang memerntahkan. d Nama lengkap yang menandatangan.
7. Surat Tugas a. Pengertan
Surat Tugas adalah tulsan dnas yang dtujukan kepada seorang atau beberapa orang pmpnan, andalanbadan pelaksana kwartranggota Gerakan Pramuka, memuat apa yang
harus dlaksanakan. b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan.
Surat Tugas dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang berdasarkan lngkup tugas, fungs, dan tanggungjawab.
c. Susunan 1 Kepala
a Kop kwartr. b Kata surat tugas dtuls dengan huruf kaptal.
c Nomor surat berada d bawah tulsan surat tugas. 2 Is
a Konsderans melput “pertmbangan” danatau “dasar”. Pertmbangan memuat alasantujuan dtetapkan surat tugas, sedangkan dasar memuat ketentuan yang
djadkan landasan dtetapkan surat tugas tersebut; b Dktum dmula dengan kata “menugaskan” dtuls dengan huruf kaptal
dcantumkan pada poss tengah, dkut kata “kepada” d tep kr serta nama dan jabatan karyawan yang mendapat tugas. D bawah “kepada” dtuls “untuk” dserta
tugas-tugas yang harus dlaksanakan. 3 Penutup
a Tempat dan tanggal surat tugas. b Pejabat yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal,
dakhr dengan tanda baca koma. c Tanda tangan yang berwenang menugaskan.
d Nama lengkap yang menandatangan. e Capstempel kwartr.
12
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4 Dstrbus dan Tembusan. a Surat Tugas dsampakan kepada yang mendapat tugas;
b Tembusan dsampakan kepada pmpnan kwartr terkatpmpnan nstans terkat. 5 Hal yang perlu dperhatkan.
a. Bagan konsderans memuat “pertmbangan” atau “dasar”; b. Jka tugas merupakan tugas kolektf, daftar pegawa yang dtugaskan dmasukkan
dalam lampran yang terdr atas kolom nomor urut, nama, pangkat, jabatan dan keterangan;
c Pada dasarnya surat tugas dtetapkan oleh atasan pegawa yang mendapat tugas, kecual apabla karena pertmbangan tertentu pejabat tersebut dber wewenang
tertuls untuk menetapkan surat tugas untuk dr sendr; d Surat Tugas tdak berlaku lag setelah tugas yang termuat selesa dlaksanakan.
8. Kesepakatan Bersama a. Pengertan.
Kesepakatan Bersama adalah tulsan dnas berbentuk peraturan yang dbuat oleh kwartr dan phak lan guna mengatur suatu urusantndakan yang menyangkut kepentngan
bersama. b. Kepalahalaman muka kesepakatan bersama.
1 Tulsan “KESEPAKATAN BERSAMA ANTARA …… phak-phak tertentu DAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN PRAMUKA”, dtempatkan d tengah lembar naskah
2 Nomor dan tahun kesepakatan bersama nomor masng-masng phak; 3 Tulsan “TENTANG”
4 Nama KESEPAKATAN BERSAMA ….. 5 Har, tanggal, bulan, tahun, dan tempat penandatanganan.
6 Nama dan jabatan para phak c. Is kesepakatan bersama dupayakan untuk drumuskan dalam beberapa Bab serta
durakan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat, dawal dengan dasar danatau pertmbangan dadakannya kesepakatan dmaksud.
d. Bagan akhr kesepakatan bersama, terdr dar: 1 Para phak PIHAK KESATU, PIHAK KEDUA, dst
2 Jabatan dan nama pejabat masng-masng phak. 3 Tanda tangan pejabat.
4 Stempel jabatannstans. e. Penandatanganan kesepakatan bersama, dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan
para phak yang melakukan kesepakatan. 9. Nota Kesepahaman MoU
a. Pengertan Nota Kesepahaman MoU adalah tulsan dnas yang bers suatu kesepakatan yang mengkat
antara kwartr dengan phak lan untuk bekerja sama melaksanakan suatu tndakan yang telah dsepakat atau dsetuju bersama.
b. Susunan
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
13 1 Kepala
a Tulsan “NOTA KESEPAHAMAN” dtempatkan d tengah lembar naskah dnas. b Nomor dan tahun
c Tulsan “Tentang”. d NamaJudul Nota Kesepahaman.
2 Is a Har, tanggal, bulan dan tahun serta tempat pembuatan.
b Nama, jabatan, NTA, dan alamat phak-phak yang terlbat. c Objek kesepakatan, hak, dan kewajban dar masng-masng phak dupayakan
untuk drumuskan dalam beberapa Bab serta durakan dalam bentuk pasal-pasal dan ayat-ayat.
d Sanks hukum. e Penyelesaan perselshan.
3 Penutup a Tulsan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjan.
b Nama jabatan phak-phak yang terlbat. c Tanda tangan phak-phak yang terlbat.
d Matera. e Nama jelas phak-phak penandatangan.
f Jabatan dan NTA atau jabatan, pangkat, dan NIP masng-masng phak. g Stempel masng-masng phak.
h Stempel phak yang lan bla ada. Saks-saks nama jelas dan tanda tangan.
c. Penandatanganan nota kesepahaman dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan para phak yang melakukan kesepakatan
10. Perjanjan Kerjasama a. Pengertan.
Perjanjan Kerjasama adalah tulsan dnas yang bers suatu persetujuan yang mengkat antara kwartr dengan phak lan untuk melaksanakan suatu tndakan atau perbuatan hukum
yang telah dsepakat atau dsetuju bersama. b. Susunan.
1 Kepala a Tulsan “SURAT PERJANJIAN” dtempatkan d tengah lembar naskah dnas.
b Nomor dan tahun c Tulsan “Tentang”.
d NamaJudul Surat Perjanjan. 2 Is
a Har, tanggal, bulan, dan tahun serta tempat pembuatan. b Nama, Jabatan, NTA, dan alamat phak-phak yang terlbat.
c Objek yang dperjanjkan, hak, dan kewajban dar masng-masng phak dupayakan untuk durakan dalam bentuk pasal dan-pasal dan ayat-ayat.
d Sanks hukum. e Penyelesaan perselshan.
14
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3 Penutup a Tulsan “PIHAK ke ……..”. yang membuat perjanjan.
b Nama jabatan phak-phak yang terlbat. c Tanda tangan phak-phak yang terlbat.
d Matera. e Nama jelas phak-phak penandatangan.
f Jabatan dan NTA bag ketua kwartr atau jabatan, pangkat, NIP bag phak Instans. g Stempel jabatannstans.
h Stempel phak yang lan bla ada. Saks-saks nama jelas dan tanda tangan.
c. Penandatanganan perjanjan kerjasama dlaksanakan oleh ketua kwartr dan pmpnan para phak yang melakukan kerjasama.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
15
BAB IV TULISAN DINAS YANG BERSIFAT NASKAHSURAT
Tulsan dnas yang bersfat naskahsurat terdr dar: 1. Surat Edaran
a. Pengertan. Surat Edaran adalah tulsan dnas yang bers pembertahuan, penjelasan atau petunjuk cara
melaksanakan sesuatu ketentuan yang telah ada, bersfat nternal kwartr. b. Pembuatan
Surat Edaran dbuat oleh kwartr sesua dengan lngkup tugas, fungs, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1 Kepala
a Kop kwartr. b Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas.
c Nomor, klasfkas, lampran, perhal d sebelah kr atas. d Kepada alamat yang dtuju
e Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. untuk perhatan dkut nama jabatan yang dtuju.
2 Is a Alnea pembuka,
b Is c Alnea penutup
3 Penutup a Nama jabatan.
b Tandatangan pejabat. c Nama lengkap.
d Nomor Tanda Anggota NTA. e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan.
f Penulsan a sampa dengan e sebelah kr bawah 4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah
penutup d. Hal yang perlu dperhatkan.
1 Kop surat hanya dgunakan pada halaman pertama. 2 Penandatanganan “atas nama” a.n. hanya dlakukan sesua dengan pelmpahan
wewenang yang dberkan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pember wewenang dber tembusan.
3 Jka surat dnas dserta lampran, pada kolom lampran dsebutkan jumlah. 4 Perhal, bers pokok surat sesngkat mungkn dtuls dengan huruf awal kaptal tanpa
dakhr tanda baca. 5 u.p. untuk perhatan dgunakan apabla penyelesaannya dlakukan oleh pejabat atau
staf tertentu d lngkungan penerma surat.
16
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2. Surat a. Pengertan
Surat adalah tulsan dnas sebaga alat penyampaan berta yang bers pembertahuan, pernyataan, permntaan jawaban atau usul dan saran kepada berbaga lembaga atau
perorangan. b. Pembuatan
Surat dbuat oleh kwartr sesua dengan lngkup tugas, fungs, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1 Kepala
a Kop kwartr. b Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas.
c Nomor, klasfkas, lampran, dan perhal d sebelah kr atas. d Kepada alamat yang dtuju.
e Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. dkut nama jabatan yang dtuju. 2 Is
a Alnea pembuka. b Is.
c Alnea penutup. 3 Penutup
a Nama jabatan b Tandatangan pejabat
c Nama lengkap d Nomor Tanda Anggota NTA
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup.
5 Hal yang perlu dperhatkan. a Kop surat hanya dgunakan pada halaman pertama.
b Penandatanganan “atas nama” a.n. hanya dlakukan sesua dengan pelmpahan wewenang yang dberkan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pember
wewenang dber tembusan. c Jka surat dnas dserta lampran, pada kolom lampran dsebutkan jumlah hela;
d Perhal, bers pokok surat sesngkat mungkn dtuls dengan huruf awal kaptal tanpa dakhr tanda baca.
e u.p. untuk perhatan dgunakan apabla penyelesaannya dlakukan oleh pejabat atau staf tertentu d lngkungan penerma surat.
3. Surat Keterangan. a. Pengertan.
Surat keterangan adalah tulsan dnas yang bers pernyataan tertuls dar pejabat sebaga tanda bukt kebenaran sesuatu hal.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
17 b. Susunan.
Surat keterangan terdr atas: 1 Kepala
a Kop kwartr. b Tulsan “SURAT KETERANGAN” dtuls dengan huruf kaptal, dtempatkan dbagan
tengah lembar Naskah. c Nomor dan tahun atau dapat menggunakan nomor panjang menurut kebutuhan.
2 Is a Nama dan jabatan yang menerangkan
b Nama, jabatan, NTA, pekerjaan, alamat denttas yang dperlukan lannya dar phak yang dterangkan
c Maksud keterangan. 3 Penutup
a Nama tempat b Tanggal, bulan, dan tahun
c Nama jabatan d Tandatangan pejabat
e Nama jelas f NTA
g Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan h Penulsan a sampa dengan g dsebelah kr bawah
c. Penandatanganan. Surat Keterangan dtandatangan oleh ketua kwartr atau dlmpahkan kepada wakl ketua
sekretars jenderalsekretars atas nama ketua kwartr a.n. sesua dengan wewenang yang dberkan oleh ketua kwartr. Pejabat pember wewenang dber tembusan.
4. Surat Izn a. Pengertan
Surat Izn adalah tulsan dnas yang bers persetujuan terhadap suatu permohonan yang dkeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
b. Susunan. Surat Izn terdr atas:
1 Kepala a Kop kwartr.
b Tulsan “SURAT IZIN” dtempatkan dtengah lembar atas naskah. c Nomor dan tahun dtempatkan dbawah tulsan “SURAT IZIN“.
2 s a Nama dan alamat pemohon.
b Persetujuan permohonan yang drumuskan dalam bentuk uraan. 3 Penutup
a Nama tempat. b Tandatangan pejabat.
c Nama jelas.
18
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
d NTA. e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan.
f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah. 4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah
penutup c. Penandatanganan
Surat zn dtandatangan oleh ketua kwartr atau dlmpahkan kepada wakl ketuasekretars jenderalsekretars atas nama ketua kwartr a.n. sesua dengan wewenang yang dberkan
oleh ketua kwartr. Pejabat pember wewenang dber tembusan. 5. Surat Perjalanan Dnas
a. Pengertan Surat Perjalanan Dnas adalah tulsan dnas yang menerangkan seseorang atau beberapa
orang anggota Gerakan Pramuka, melaksanakan perjalanan kednasan sesua dengan surat tugas.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Surat Perjalanan Dnas dbuat dan dtandatangan oleh yang berwenang berdasarkan lngkup
tugas, fungs, dan tanggungjawab. c. Surat Perjalanan Dnas dbubuh tandatangan dan stempel yang berwenang d tempat kta
melaksanakan tugas pada kolom datang d dan kembal dar, setelah melaksanakan tugas, Surat Perjalanan Dnas dserahkan kepada bagan keuangan.
d. Susunan 1 Kepala
a Kop kwartr; b Tulsan “SURAT PERJALANAN DINAS” menggunakan dengan huruf kaptal,
dtempatkan dtengah lembar naskah; c Nomor surat berada d bawah tulsan surat perjalanan dnas.
2 Is Memuat kolom-kolom: nomor, nama, jabatan, keterangan, dan maksud perjalanan.
3 Penutup a Tempat dan tanggal surat tugas.
b Jabatan yang berwenang menandatangan, dtuls dengan huruf awal kaptal dan dakhr dengan tanda baca koma.
c Tanda tangan yang berwenang menugaskan. d Nama lengkap yang menandatangan.
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kanan bawah.
g Kolom-kolom yang memuat: tanggal, datang d, stempeltandatangan, tanggal, kembal dar, stempeltandatangan.
6. Surat Kuasa a. Pengertan.
Surat Kuasa adalah tulsan dnas sebaga alat pembertahuan dan tanda bukt yang bers pemberan mandat atas wewenang dar pejabat kwartr yang memberkan kuasa kepada
pejabat yang dber kuasa untuk bertndak atas nama pejabat kwartr.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
19 b. Susunan.
1 Kepala a Kop kwartr
b Tulsan “SURAT KUASA” dtempatkan dtengah lembar naskah. c Tulsan “Nomor” surat kuasa dtempatkan dbawah tulsan “surat kuasa”.
2 Is a Nama pejabat yang member kuasa.
b Jabatan dan NTA yang member kuasa. c Tulsan “Member Kuasa”.
d Tulsan “Kepada”. e Nama pejabat yang dber kuasa.
f Nama jabatan dan NTA. g Tulsan “Untuk”.
h Hal-hal yang menyangkut jens tugas dan tndakan yang dkuasakan. 3 Penutup
a Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan. b Nama jabatan pember kuasa dsebelah kanan.
c Tanda tangan pejabat pember kuasa. d Nama jelas pember kuasa jabatan dan NTA.
e Stempel kwartr. f Nama jabatan yang dber kuasa dsebelah kr.
g Tanda tangan pejabat yang dber kuasa. h Matera.
Nama jelas, jabatan, dan NTA yang dber kuasa. 7. Surat Pengantar
a. Pengertan. Surat Pengantar adalah tulsan dnas untuk mengantarkan naskah dnas atau barang.
b. Susunan 1 Kepala
a Kop kwartr. b Nomor, klasfkas.
c Tempat, tanggal, bulan dan tahun. d Alamat pejabat kwartrdnas yang dtuju.
e Kata Surat Pengantar. 2 Is
Memuat kolom-kolom: nomor, s surat, jumlah, dan keterangan. 3 Penutup
a Nama jabatan. b Tandatangan pejabat.
c Nama pejabat. d NTA.
20
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kanan bawah.
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup
c. Pendstrbusan surat pengantar sesua dengan alamat yang dcantumkan, bak dalam alamat tujuan kepada maupun dalam alamat tembusan
8. Undangan a. Pengertan
Undangan adalah tulsan dnas yang memuat undangan kepada anggota Gerakan Pramuka atau d luar Gerakan Pramuka untuk menghadr suatu
acara kednasan tertentu, msalnya rapat, upacara, pertemuan dan sebaganya. b. Kewenangan
Kewenangan untuk mengundang ada pada ketua kwartr dan dapat dlmpahkan kepada wakl ketuasekretars jenderalsekretars kwartr.
c. Susunan. 1 Kepala
a Kop kwartr. b Undangan.
c Nomor. d Kepada alamat yang dtuju .
e Tempat, tanggal, bulan, dan tahun. 2 Is
a Alnea pembuka. b Is undangan terdr atas har, tanggal, jam, tempat, acara dan pmpnan rapat.
c Alnea penutup. 3 Penutup
a Nama jabatan b Tandatangan pejabat.
c Nama pejabat. d NTA.
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah.
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup
9. Nota Dnas a. Pengertan
Nota adalah tulsan dnas ntern yang dbuat oleh pmpnanandalanstaf dalam melaksanakan tugas guna penyampaan petunjuk, pembertahuan, pernyataan atau permntaan dan
lan-lan kepada phak lan, yang hanya dapat dpergunakan dalam suatu lngkungan terbatas msalnya dalam suatu lngkungan nternal staf d kwartr.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
21 b. Cara penomoran nota dnas dsusun sebaga berkut:
1 N O T A nama jens tulsan. 2 Nomor urut nota.
3 Kode bdangbro yang mengrmkan. Contoh : NOTA -28 E
NOTA : nama jens tulsan. 28
: nomor urut nota. E
: kode bdangbro yang mengrm. c. Nota pejabat kwartr menggunakan kop kwartr sedangkan nota bro tdak menggunakan
kop kwartr. d. Dstrbus sama dengan surat.
e. Bentuk nota pada dasarnya sama dengan bentuk surat namun lebh dsederhanakan.
10. Surat Pangglan a. Pengertan.
Surat Pangglan adalah tulsan dnas yang dpergunakan untuk memanggl pengurus kwartr, badan pelaksana atau perorangan, guna dmnta keterangan mengena sesuatu permasalahan
persoalan. b. Susunan.
1 Kepala a Kop kwartr.
b Tempat dan tanggal pembuatan surat d sebelah kanan atas. c Nomor, klasfkas, lampran, perhal d sebelah kr atas.
d Kepada alamat yang dtuju. e Jka dperlukan dapat dtambah dengan u.p. dkut nama jabatan yang dtuju.
2 Is a Har, tanggal, jam, tempat, menghadap kepada, alamat pemanggl.
b Maksud surat pangglan tersebut. 3 Penutup
a Nama jabatan. b Tandatangan pejabat.
c Nama pejabat. d NTA.
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah.
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup
11. Surat Rekomendas a. Pengertan.
Surat Rekomendas adalah tulsan dnas yang berskan keteranganpenjelasan untuk mendukung sesuatu hal yang ada hubungannya dengan kebjakan pmpnan.
22
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
b. Susunan. 1 Kepala
a Tulsan “REKOMENDASI“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan dtengah- tengah s naskah.
b Nomor dan tahun dtempatkan dbawah tulsan “Rekomendas“ c Tulsan “Tentang“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan d bawah tulsan
rekomendas. d Namajudul rekomendas.
2 Is a Alnea pembuka.
b Is. c Alnea penutup.
3 Penutup a Nama jabatan.
b Tandatangan pejabat. c Nama pejabat.
d NTA. e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan.
f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah. 4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah
penutup. 12. Lembar dsposs
a. Pengertan. Lembar Dsposs adalah tulsan dnas sebaga alat komunkas tertuls yang dtujukan kepada
pmpnanstaf yang bers nformas atau perntah. b. Susunan.
1 Kepala a Tulsan “LEMBAR DISPOSISI”.
b Surat dar. c Nomor surat.
d Tanggal surat. e Perhal.
f Dterma tanggal. g Nomor agenda.
h Sfat. Dteruskan kepada.
j Catatan. 2 Is dsposs
Drumuskan dalam bentuk uraan yang penulsannya dtempatkan pada kolom satu lembar dsposs.
3 Paraf dan tanggal penulsan dsposs dtempatkan pada kolom dua dan kolom tga lembar dsposs.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
23 13. Telaahan Staf
a. Pengertan. Telaahan Staf adalah tulsan dnas yang dbuat oleh staf yang memuat analss pertmbangan,
pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalahpersoalan. b. Susunan
1 Kepala a Tulsan “TELAAHAN STAF” menggunakan huruf kaptal dtempatkan d tengah
lembar naskah. b Pejabatalamat yang dtuju.
c Staf yang mengrm. d Tanggal, nomor, klasfkas, lampran, dan perhal.
2 Is a Pokok persoalan.
b Pra anggapan. c Fakta dan data yang berpengaruh terhadap persoalan.
d Pembahasananalss. e Kesmpulan.
f Saran tndaklanjut. 3 Penutup
a Nama jabatan b Tandatangan pejabat
c Nama pejabat d NTA.
e Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. f Penulsan a sampa dengan e dsebelah kr bawah.
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup
14. Pengumuman a. Pengertan
Pengumuman adalah tulsan dnas yang memuat pembertahuan yang dtujukan kepada semua pegawa kwartr atau perorangan dan golongan d dalam atau d luar kwartr.
b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan. Pengumunan dbuat dan dtandatangan oleh pejabat yang mengumumkan atau pejabat
yang dtunjuk. c. Susunan.
1 Kepala a Kop kwartr.
b Tulsan “PENGUMUMAN” menggunakan huruf kaptal serta NOMOR pengumuman d bawahnya.
c Tulsan “TENTANG” dcantumkan d bawah tulsan “pengumuman” menggunakan huruf kaptal;
d Rumusan “JUDUL PENGUMUMAN” dtuls dengan huruf kaptal smetrs d bawah “tentang”.
24
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2 Is a Memuat alasan tentang perlunya dbuat pengumuman.
b Memuat peraturan yang menjad dasar pembuatan pengumuman. c Memuat pembertahuan tentang hal tertentu yang danggap mendesak.
3 Penutup a Tempat dan tanggal.
b Nama jabatan. c Tandatangan pejabat.
d Nama pejabat. e NTA.
f Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. g Penulsan a sampa dengan f dsebelah kr bawah.
4 Hal yang perlu dperhatkan a Pengumuman tdak memuat alamat, kecual yang dtujukan kepada kelompok
golongan tertentu. b Pengumuman bersfat menyampakan nformas, tdak memuat cara pelaksanaan
tekns suatu peraturan. 15. Laporan
a. Pengertan. Laporan adalah tulsan dnas yang bers pembertahuan atau pertanggungjawaban yang
dsusun secara lengkap, sstemats, dan kronologs tentang tugas yang telah dlaksanakan. b. Laporan terbag dalam dua macam yatu:
1 Laporan berkala, terdr dar: a tahunan
b setengah tahunan c trwulan
d bulanan 2 Laporan khusus: laporan yang dbuat secara nsdental sesua kebutuhan.
c. Susunan 1 Kepala
Nama judul laporan. 2 Is
a Is laporan drumuskan dalam bentuk uraan. b Sstematka laporan terdr dar:
. Pendahuluan; memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lngkup
dan sstmatka laporan; .
Mater laporan; memuat tentang kegatan yang dlaporkan, hasl pelaksanaan kegatan, hambatan-hambatan yang dhadap dan lan-lan;
. Kesmpulan dan saran; memuat rangkaan pelaksanaan tugas dan saran-saran sebaga bahan pertmbangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
25 3 Penutup
a Penulsan kak dsebelah kr bawah. b Tempat dan tanggal.
c Nama jabatan. d Nama pelapor.
e Tandatangan pelapor. f NTA.
g Stempel kwartr dgunakan sesua dengan keperluan. h Penulsan a sampa dengan g dsebelah kr bawah.
4 Tembusan memuat nama jabatan pejabat penerma bla dperlukan, dtuls d bawah penutup.
16. Surat Telegram a. Pengertan.
Telegram adalah tulsan dnas yang bers berta sngkat dan jelas yang harus dsampakan dengan cepat, yang dkrm melalu telekomunkas elektronk.
b. Susunan 1 Kepala
a Pejabat yang mengrm berta. b Pejabatalamat yang dtuju.
c Tembusan. 2 Is
a Klasfkas. b Nomor.
c Uraan s berta drumuskan dalam kalmat sngkat dan jelas. d Tanggal, bulan, dan tahun.
3 Penutup a Tanggal waktu pembuatan dtuls dsebelah kr bawah.
b Kolom terdr dar pengrm nama, catatan, tandatangan, nomor kode, waktu terma, krm, paraf operator.
c Nama pejabat yang mengrm. d Nama jabatan yang mengrm.
e Tandatangan pejabat yang mengrm. 17. Berta Acara
a. Pengertan. Berta acara adalah tulsan dnas yang bers pernyataan yang bersfat pengesahan atas
sesuatu kejadan, perstwa, perubahan status dan lan-lan. b. Susunan
1 Kepala a Kop kwartr.
b Tulsan “BERITA ACARA” dtempatkan dtengah lembar naskah. c Nomor berta acara.
d nama berta acara.
26
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
2 Is a Tempat, har, tanggal, bulan, dan tahun.
b Nama, jabatan, NTA, dan alamat. c Permasalahan pokok.
d Tulsan “demkan berta acara n dbuat dalam rangkap ……untuk dpergunakan sebagamana mestnya”.
3 Penutup a Tulsan phak pertama dtuls dsebelah kanan dan phak kedua dsebelah kr.
b Tandatangan phak yang terlbat dalam berta acara. c Nama jelas phak yang terlbat dalam berta acara.
d Stempel kwartrnstans. e Tulsan “Dsakskan” dtuls d tengah dan d bawah tandatangan phak pertama
dan phak kedua. f Nama jelas, jabatan, dan NTA.
g Tandatangan yang menyakskan. 18. Notulen
a. Pengertan. Notulen adalah tulsan dnas yang memuat catatan tentang kegatan dan mater rapat.
b. Susunan 1 Kepala
a Tulsan “NOTULEN” dtempatkan dtengah lembar naskah. b Nama rapat.
c Har, tanggal. d Jam rapat.
e Tempat. f Acara.
g Pmpnan rapat. h Pencatat.
Peserta rapat .
peserta hadr. . peserta tdak hadr.
2 Is a Kata pembukaan pmpnan rapat.
b Pembahasan mater dar peserta rapat. c Keputusankesmpulan.
d Kata penutup pmpnan rapat. 3 Penutup
a Nama pencatat dsebelah kanan. b Tandatangan.
c Nama pejabat yang bertanggungjawab dsebelah kr. d Tandatangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
27 19. Daftar Hadr
a. Pengertan. Daftar Hadr adalah tulsan dnas yang dpergunakan untuk mencatat dan mengetahu
kehadran seseorang. b. Daftar hadr terdr atas:
1 Daftar hadr yang ddalamnya sudah dcantumkan nama-nama orang yang akan hadr.
2 Daftar hadr yang ddalamnya belum dcantumkan nama-nama orang yang akan hadr.
c. Daftar hadr drumuskan dalam dua bentuk: 1 Daftar hadr untuk keperluan rapatsdang.
2 Daftar hadr untuk masuk dan keperluan kerja. d. Susunan.
1 Kepala a Tulsan “DAFTAR HADIR“ menggunakan huruf kaptal dtempatkan dtengah-
tengah lembar naskah. b Tempat, har, tanggal, jam, dan acara dtuls d bawah tulsan daftar hadr sebelah
kanan. 2 Is
a Kolom nomor urut. b Kolom nama.
c Kolom jabatan. d Kolom nomor telponhandphone.
e Kolom tandatanganparaf. f Untuk daftar hadr masuk kantor kerja dlengkap dengan kolom tanggal dalam
satu bulan yang terbag atas kolom paraf masuk pag dan sang. 3 Penutup
a Penulsan kak dsebelah kr bawah. b Nama tempat.
c Tanggal, bulan, dan tahun. d Nama jabatan penanggungjawab pejabat yang bertanggungjawab atas kegatan
dmaksud. e Tandatangan pejabat penanggung jawab.
f Nama, pejabat penanggung jawab. e. Penandatanganan.
1 Daftar hadr masuk kantor dbuat d atas kertas ukuran A4F4, menggunakan kop kwartr yang bersangkutan.
2 Daftar hadr untuk rapatsdang dbuat d atas kertas ukuran A4F4, menggunakan kop kwartr yang bersangkutan.
3 Daftar hadr dtandatangan oleh pejabat penanggung jawab.
28
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
20. Pagam a. Pengertan.
Pagam adalah tulsan dnas yang menyatakan penghargaan atas prestas yang telah dcapa atau kekutsertaan dalam suatu kegatan.
b. Susunan 1 Kepala
a Lambang Gerakan Pramuka dtempatkan dtengah-tengah naskah. b Tulsan “KWARTIR…GERAKAN PRAMUKA” dtuls dengan huruf kaptal d bawah
lambang Gerakan Pramuka. c Tulsan “PIAGAM PENGHARGAAN” dtempatkan dtengah lembar naskah.
d Tulsan “Nomor” dtuls d bawah tulsan pagam penghargaan. 2 Is
a Pejabat yang memberkan penghargaan. b Uraan: dengan n memberkan penghargaan kepada.
c Nama yang dber penghargaan dapat dlengkap dengan tempattanggal lahr, jabatan dan denttas lan.
d Uraan kegatan yang telah dkut termasuk waktu kegatan dan tempat atau prestas keteladanan yang telah dcapa atau dwujudkan.
3 Penutup a Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
b Nama jabatan c Tanda tangan.
d Nama jelas. e Stempel kwartr.
penandatanganan dapat dlakukan oleh satu atau dua pejabat 21. SertfkatIjazah
a. Pengertan. SertfkatIjazah adalah tulsan dnas yang merupakan tanda bukt seseorang telah mengkut
kursus atau pelathan. b. Susunan
1 Kepala a Lambang Gerakan Pramuka dtempatkan dtengah-tengah naskah.
b Tulsan “KWARTIR … GERAKAN PRAMUKA” dtuls dengan huruf kaptal d bawah lambang Gerakan Pramuka.
c Tulsan “SERTIFIKATIJAZAH” d bawah tulsan kwartr Gerakan Pramuka. d Tulsan “Nomor” dtuls d bawah tulsan sertfkatjazah.
2 Is a Uraan berskan lembaga yang memberkan sertfkatjazah.
b Nama, tempattanggal lahr, NTA, jabatan dan kwartrnstans. c Mengkut jens penddkan dan pelathan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
29 3 Penutup
a Dbagan sebelah kanan 1 Tempat, tanggal, bulan, dan tahun.
2 Nama jabatan Ka Pusdklat. 3 Tanda tangan.
4 Nama jelas. 5 NTA.
b Dbagan sebelah kr 1 Nama jabatan Ka Kwartr.
2 Tanda tangan. 3 Nama jelas.
4 NTA. c Dbagan tengah.
Foto Peserta. d Dbagan belakang
1 Mater kursus dan jam pelajaranpelathan. 2 Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
3 Pmpnan KursusPelathan. 4 Tanda tangan.
5 Nama jelas. 6 NTA.
30
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB V SURAT-MENYURAT, PEMBUKUAN SURAT MASUKKELUAR,
DAN KLASIFIKASI
1. Surat-menyurat a. Surat menyurat adalah kegatan pengendalan arus bertanformas bak tertuls maupun
lsan yang tmbul dar adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungknkan adanya permntaan penjelasan penambahan, kekurangan-kekurangan,
atau perubahan-perubahan. b. Dengan pengendalan arus bertanformas dmaksud, pengarahan atau penjurusan semua
kegatan secara efsen untuk mencapa sasaran yatu: 1 Terhadap bertanformas masuk, agar dalam waktu secepat mungkn dapat dambl
suatu keputusan kebjakan yang tepat. 2 Terhadap bertanformas keluar, selan dalam pembuatannya dpenuh ketentuan-
ketentuan atau syarat-syarat yang telah dtetapkan, agar semua berta dsampakan kepada yang berkepentngan dalam waktu sesua dengan tngkat kecepatan.
c. Surat-menyurat dbag dalam 2 macam yatu: 1 Surat masuk, alah naskah atau bertanformas yang dterma dar kwartr atau
organsas lan, yang penermaannya dpusatkan d Tata UsahaSekretarat atau bagan lan yang dber wewenang untuk tugas n.
2 Surat keluar, alah semua naskah yang dkrmkan kepada kwartr atau organsas lan, yang setap konsep untuk dajukan kepada Ketua Kwartr dsalurkan melalu Sekretars
Kwartr, bro atau pmpnan yang dber wewenang menelt. d. Urutan kegatan penyelesaan surat masuk dan surat keluar adalah sebaga berkut:
1 Surat masuk. a Pemlahan surat-surat masuk ddasarkan kepada derajat.
b Yang berklasfkas sfat Rahasa dan Terbatas dteruskan dalam keadaan sampul mash tertutup kepada Sekretars Kwartr, Kepala Bro atau Pmpnan Kwartr yang
yang dtunjuk, dan selanjutnya dserahkan langsung kepada yang berkepentngan. c Yang berklasfkas Basa segera dbuka sampulnya dan dteruskan kepada bagan
pencatatan. d Pencatatan, Dstrbus dan Penympanan.
1 Semua berta masuk dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng d dalam:
a Buku Agenda Umum, untuk pencatatan bertanformas masuk yang berklasfkas Basa.
b Buku Agenda Rahasa, untuk mencatat bertanformas masuk yang berklasfkas Rahasa, Terbatas.
2 Penlaan serta penyelesaan selanjutnya dsesuakan dengan ketentuan- ketentuan sebaga berkut:
a Yang memerlukan penggolongan lebh lanjut sehngga memerlukan penyelesaan melalu proses yang panjang harus mendapatkan perhatan
khusus penympanannya. b Yang tdak memerlukan pengolahan lebh lanjut dan tdak memerlukan
penyelesaan melalu proses yang panjang, penympanannya melalu prosedur pengurusan arsp yang basa.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
31 3 Dstrbus atau peredaran berta-berta masuk yang memerlukan pengolahan
lebh lanjut dsesuakan dengan ketentuan-ketentuan. 4 Penympanan surat-surat masuk dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan
dalam pedoman pengurusan arsp. 2 Surat Keluar.
a Semua konsep surat keluar dapat dbuat: 1 Atas dasar kebjakan pmpnan.
2 Sebaga reaks atas sesuatu aks. 3 Sebaga konsep baru.
b Pembuatan konsep dlakukan oleh Pmpnan Kwartr yang bersangkutan sesua dengan prosedur kerja yang berlaku d kwartr-kwartr.
c Penyelesaan selanjutnya dlakukan sesua dengan ketentuan-ketentuan tersebut dalam sstem naskah dnas.
d Dadakan pencatatan, dstrbus dan penympanan. 1 Kegatan pencatatan melput:
a Semua surat keluar dadakan pencatatan sesua dengan sfat masng- masng.
. Buku Verbal Umum, untuk mencatat surat-surat keluar yang
berklasfkas Basa. .
Buku Verbal Rahasa, untuk mencatat surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas.
b Tanda tangan dan cap atau stempel. Penandatanganan surat-surat ke luar berlaku ketentuan-ketentuan yang
tercantum pada pedoman tulsan, sedangkan penggunaan cap atau stempel dsesuakan dengan ketentuan yang berlaku d kwartr.
2 Dstrbus pengrman surat-surat keluar datur sebaga berkut: a Surat-surat keluar yang sudah dcatat dmasukkan ke dalam sampul.
b Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas basa dcantumkan alamat lengkap, nomor surat dan cap yang berlaku d lngkungan kwartr-
kwartr. c Pada sampul surat-surat keluar yang berklasfkas Rahasa, dan Terbatas,
d sampng penulsannya sepert tersebut pada huruf b d atas dbubuh cap klasfkas dar pada surat tersebut, selanjutnya d capstempel dan
dmasukkan ke dalam sampul kedua. d Pada sampul kedua hanya dtuls alamat lengkap, nomor surat, cap
yang berlaku d lngkungan kwartr masng-masng dan cap derajat. e Semua surat keluar yang sudah lengkap untuk dkrmkan dcatat dalam
buku ekspeds. f Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan oleh kurr
petugas pos, sesua dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pedoman penyampaan berta.
g Pelaksanaan pengrman surat-surat keluar dapat dlakukan dengan perantaraan carakapetugas khusus untuk hal-hal yang khusus.
32
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
3 Penympanan. Semua arsp surat-surat keluar harus dsmpan tersusun dengan bak dan rap,
dmasukkan ke dalam berkas yang sudah dtentukan, menurut ketentuan- ketentuan yang berlaku dalam pedoman sstem tulsan-tulsan dan pedoman
pengurusan arsp. 2. Pembukuan Surat MasukKeluar
a. Surat Masuk. 1 Surat-surat yang masuk dcatat d dalam buku dsebut Buku Agenda memuat catatan-
catatan sebaga berkut: a Tanggal.
b Nomor agenda. c Nomor dan tanggal surat masuk
d Lampran. e Alamat pengrm terma dar.
f Petunjuk pada nomor yang lalu. g Perhal surat masuk s.
h Petunjuk pada nomor berkutnya. Keterangan.
2 Buku agenda dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas sfat masng- masng satu buku sebaga berkut:
a Buku Agenda Rahasa dan Terbatas RT. b Buku Agenda Basa B.
3 Dalam rangka pengendalan suat-surat masuk, sehngga memudahkan penyajan kembal, d sampng buku agenda tersebut dbuat pula buku kontrol agenda.
4 Buku kontrol agenda berfungs mengawas surat-surat masuk yang harus dteruskan atau yang dterma ke lan fhak atau dsmpan, memuat dua kolom yatu:
a Nomor. Kolom n ds nomor urut mula nomor 1 s.d nomor terakhr dar setap tahun.
b Keterangan. Pada kolom keterangan, ds kemana surat tu dteruskan dan djelaskan dengan
penyerahannya. b. Surat Keluar
1 Surat-surat yang keluar dcatat d dalam buku yang dsebut Buku Verbal, yatu memuat catatan sebaga berkut:
a Tanggal. b Nomor surat.
c Lampran. d Kepada.
e Petunjuk pada nomor yang lalu. f Perhal.
g Petunjuk pada nomor berkutnya. h Keterangan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
33 2 Buku verbal n dbuat sesua dengan kebutuhan, tap-tap tngkat klasfkas masng-
masng satu buku sebaga berkut: a Buku Verbal Rahasa dan Terbatas RT.
b Buku Verbal Basa B. 3 D sampng buku verbal tersebut, dbuat pula buku kontrol verbal.
4 Maksud buku kontrol verbal n pada pokoknya untuk mengontrol apakah yang dlakukan ds sama dengan kontrol agenda, tetap ada ketentuan-ketentuan yatu
harus dtelt apakah surat yang akan dkrm tu telah lengkap tentang: a Nomor.
b Tanggal. c Alamat.
d Klasfkas. e Tanda tangan.
f Stempel kwartr. g Lampran.
h Jumlahnya telah sesua dengan alamat-alamat dan tembusan-tembusan. 5 Buku Kontrol Verbal memuat kolom-kolom yang dsusun sebaga berkut:
a Tanggal. b Nomor Verbal.
c Kepada. d Lampran.
e Tembusan. f Keterangan.
c. Dsampng kedua buku tersebut d atas, apabla dpandang perlu, dbuat Buku Klapper yang dsusun secara abjad alphabetis, yatu setap huruf merupakan persoalan.
d. Setap surat masukkeluar yang dambl untuk penyelesaan atau dgabungkan dengan surat- surat yang ada katannya dengan masalah surat yang bersangkutan dbuat Bon Pemnjaman
Agenda dan Verbal sebaga pembuktan yatu: 1 Merupakan pertanggung jawaban bagan arsp, bahwa surat masukkeluar dpnjam
dgabung dengan surat lan. 2 Pada bon pemnjaman dtuls dkolom yang telah dtentukan untuk tu.
3 Bon pemnjaman dsmpan pada bundel surat yang bersangkutan sebaga bukt e. Ekspeds.
1 Pada buku-buku ekspeds dcatat semua surat yang dkrm bak yang dkrmkan kepada alamat-alamat antara pejabat d lngkungan kwartr, maupun yang keluar yang
melalu PetugasKurr Kwartr untuk dkrmkan melalu Pos. 2 Pengawasan tentang waktu dan cara pengrman harus dlakukan dengan telt dan
terus menerus. 3 Untuk tertbnya agar dadakan tabel waktu untuk petugas.
3. Klasfkas a. Klasfkas dalam surat menyurat dmaksudkan untuk menentukan tngkat keamanan
darpada s bertanformas.
34
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
b. Penentuan surat, naskah, dan dokumen untuk dgolongkan dalam tngkatan klasfkas, berlaku ketentuan yang ada d kwartr-kwartr Gerakan Pramuka.
c. Klasfkas dmaksud terdr atas 3 tngkatan yatu: 1 Rahasa.
2 Terbatas. 3 Basa.
d. Pengertan tngkatan klasfkas, sebaga berkut: 1 Rahasa mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan tngg karena
erat hubungannya dengan keamanan kednasan dan hanya boleh dketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk.
2 Terbatas mempunya art bahwa berta tu membutuhkan pengamanan karena erat hubungannya dengan tugas khusus kednasan dan hanya boleh dketahu oleh
pejabat yang berwenang atau yang dtunjuk. 3 Basa mempunya art bahwa berta tu tdak memerlukan pengamanan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
35
BAB VI SARANA SURAT MENYURAT
Sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam nformas yang dkomunkaskan dalam bentuk: 1. Kertas yang dgunakan A4F4 maksmal 70 gram
2. Penggunaan kertas A4F4 d atas 70 gram atau jens lan, hanya terbatas untuk jens naskah yang mempunya nla keasaman tertentu dan nla kegunaan dalam waktu lama.
3. Penyedaan surat berlogo Gerakan Pramuka dcetak d atas kertas 70 gram. 4. Selan kertas A4F4 untuk kepentngan tertentu surat menyurat dapat pula menggunakan kertas
dengan ukuran berkut: a. A3 Kuarto ganda 297 x 420 mm
b. A5 Setengah kuarto 210 x 148 mm c. Folo Ganda 420 x 330 mm
5. Pengetkan sarana admnstras dan komunkas kwartr menggunakan bentuk huruf: a. Aral 11 atau 12;
b. Tmes New Roman 12; c. Spas 1 atau 1,5 sesua kebutuhan.
6. Kop Surat Kop surat mengdentfkaskan namadenttas kwartr, yang terdr dar dua macam.
a. Kop surat dnas pengaturan 1 Kertas dengan kop surat nama kwartr hanya dgunakan untuk surat yang dtandatangan
oleh pmpnan kwartr.yang bersangkutan atau pejabat lan yang dtunjuk oleh pmpnan kwartr.
2 Kop surat menggunakan lambanglogo Gerakan Pramuka yang dletakkan d tengah atas
3 Ukuran lambanglogo Gerakan Pramuka dengan tngg 1.7 cm lebar 0.7 cm 4 Nama kwartr menggunakan huruf kaptal, jens huruf tmes new roman, ukuran 12-14
atau dsesuakan dengan ukuran kertas b. Kop surat tulsan dnas
1 Kertas dengan kop surat nama kwartr hanya dgunakan untuk surat yang dtandatangan oleh pmpnan kwartr.yang bersangkutan atau pejabat lan yang dtunjuk oleh pmpnan
kwartr. 2 Kop Surat Kwartr menggunakan lambanglogo Gerakan Pramuka yang dletakkan
d sudut kr atas dan lambanglogo WOSM yang dletakkan d sudut kanan atas dlhat dar pandangan pembaca, nama kwartr dtuls dantara dua lambanglogo tersebut
maksmal dua bars. 3 Perbandngan ukuran lambanglogo dan huruf yang dgunakan hendaknya seras sesua
dengan ukuran kertas. 4 Nama kwartr menggunakan jens huruf aral ukuran 18-22 atau dsesuakan dengan
ukuran kertas. 5 Alamat kwartr mengunakan jens huruf aral ukuran 11-12
36
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, RALAT
DAN BENTUK TULISAN DINAS
1. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat a. Perubahan.
Mengubah sebagan dar s suatu tulsan dnas yang dpandang perlu dadakan penambahan atau pengurangan, maka untuk n sesuatu perubahan harus dbedakan dengan
ralat yang hanya membetulkan kesalahan kecl kesalahan mengetk. b. Pencabutan.
Pernyataan tdak berlaku lag suatu tulsan dnas terhtung mula saat dtentukan dalam pencabutan tersebut.
c. Pembatalan. Pernyataan bahwa suatu tulsan dnas danggap tdak pernah dkeluarkan.
d. Ralat. Mengubah suatu tulsan dnas yang sfatnya kekelruan keclredaksonal, umpamanya saja
hanya salah mengetk untuk dadakan pembetulan. e. Tata cara untuk mengubah, mencabut, membatalkan, dan meralat datur sebaga berkut:
1 Tulsan dnas yang bersfat mengatur, dubah, dcabut, dbatalkan, dralat dengan tulsan dnas yang sama.
2 Tulsan dnas yang bersfat naskahsurat, dapat dubah, dcabut, dbatalkan dan dralat dengan surat basa tdak perlu sama jensnya.
3 Tulsan dnas yang menentukan perubahan, pencabutan, pembatalan dkeluarkan oleh pmpnan kwartr yang semula mengeluarkan tulsan dnas tersebut atau pmpnan
kwartr yang lebh tngg kedudukannya. 4 Meralatmengubah yang sfatnya kekelruan kecl salah mengetk dapat dralat oleh
Sekretars Pelaksana Seslak atau Sekretars Kwartr. 2. Bentuk Tulsan Dnas
a. Ukuran kertas yang dgunakan untuk tulsan dnas dalam lngkungan kwartr Gerakan Pramuka adalah sebaga berkut:
1 Kertas folo F4. 2 Kertas kwarto A4.
Untuk keseragaman semua bentuk tulsan dnas d lngkungan Gerakan Pramuka agar menggunakan kertas ukuran A4.
b. Bentuk tulsan dnas d lngkungan kwartr Gerakan Pramuka datur sepert contoh-contoh pada lampran Petunjuk Penyelenggaraan n.
c. Bentuk tulsan dnas dengan menggunakan kertas folo dmaksudkan hanya untuk daftar tabel yang memerlukan kertas berukuran lebh dar A4.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
37
BAB VIII PENYAMPAIAN SURAT-SURATBERITA
1. Struktur dan area a. Stuktur.
Penyampaan suratnformas dsesuakan dengan maksud dan tujuan, struktur penyampaan berta mencakup:
1 Penyampaan suratnformas secara vertkal, yatu arus penyampaan dar atas ke bawah atau sebalknya.
2 Penyampaan suratnformas secara horsontal, yatu arus penyampaan sama antar pejabat d lngkungan kwartr.
b. Area. Jarak yang harus dtempuh pada proses penyampaan berta pada gars besarnya dapat
dbag dalam 4 empat area. 1 Lokal, yatu penyampaan dalam area lokal melput:
a Penyampaan nformas ntern, yatu penyampaan suratnformas dan pejabat yang satu kepada pejabat yang lan dalam satu kwartr.
b Penyampaan suratberta antar kwarcab, dalam satu daerah. 2 Insuler, yatu penyampaan suratnformas dalam area nsuler, penyampaan surat
nformas dar satu tempat ke tempat yang lan dalam satu pulau. 3 Internsuler, yatu penyampaan suratnformas dar satu pulau ke pulau yang lan.
4 Internasonal, yatu penyampaan suratnformas ke luar neger. 2. SaranaMeda
a. Dengan adanya faktor jarak dan area, agar suratnformas dar spengrm dapat dterma dengan bak oleh spenerma, perlu adanya saranameda yang berfungs sebaga perantara
dalam penyampaan suratnformas tersebut. b. D lngkungan kwartr Gerakan Pramuka saranameda yang dgunakan pada umumnya:
1 Petugascaraka 2 Jasa Pengrman
a PT. Pos Indonesa b PT. Telkom
c Ekspeds 3 Elektronka
a Telepon b Telex
c Faksml d E-mal
4 Alat Audo Vsual. a Televs
b Naskah presentas slde presentas c Komputer
d LCD Proyektor
38
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
e Cakram CDVCDDVD f dan lan-lan.
c. Pada prnspnya setap penyampaan suratnformas harus menempuh jalan yang efektf dengan selalu memperhatkan faktor-faktor:
1 Hemat ekonoms 2 Cepat waktu yang sngkat
3 Mudah dengan apadmana saja 4 Tepat alamat tujuan
5 Aman terjamn keamanannya d. Perlengkapan petugascaraka yang harus dmlk sebaga berkut:
1 Tas yang dapat dkuncdtutup rapat, sehngga tdak mudah dcur dan tahan cuaca.
2 Kendaraan. 3 Bukuformulr:
a Buku penerma surat-surat, untuk mencatat suratberta yang dkrm. b Buku Agenda Surat Pengantar, untuk mencatat pemberan nomor surat
pengantar, sebaga tanda bukt penyerahan surat-surat. c Formulr penermaan surat tanda terma
d Ikhtsar surat, untuk mencatat jumlah semua suratberta dalam tap-tap bulan.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
39
BAB IX PENGURUSAN ARSIP
1. Pelaksanaan Kegatan Pengurusan Arsp a. Pengurusan arsp d kwartr-kwartr dlaksanakan oleh sekretars kwartr, kepala bro
umum atau pmpnan-pmpnan kwartr yang ada katannya dengan surat-menyurat dengan memperhatkan prnsp pokok tata kearspan sebaga berkut:
1 Arsp yang bernla harus tersmpan dan yang tdak bernla harus dhapus dmusnahkan.
2 Arsp harus dapat dtemukan kembal dengan mudah dan cepat. 3 Arsp harus dapat djadkan sebaga bahan bukt.
4 Arsp harus aman dar kerusakan yang dtmbulkan oleh alam, hewan dan manusa, bak fsk maupun snya.
b. Pelaksanaan penympanan arsp d kwartr datur dalam 3 tga sstem sebaga berkut: 1 Menurut waktu.
Dalam sstem n yang menonjol adalah tahun pengeluaran dar tap-tap jens tulsan, msalnya:
a Keputusan b Surat Keputusan.
c Surat Tugas. d Surat-surat lannya.
2 Menurut persoalan. Dalam sstem n pelaksanaannya dsusun menurut permasalahan, msalnya:
a Organsas dan Manajemen b Perencanaan dan Pengembangan
c Penddkan dan Pelathan d Kegatan Kepramukaan
e Hubungan Luar Neger f Hubungan Masyarakat
g Dana dan Keuangan h Masalah-masalah khusus.
3 Campuran. Yang dmaksudkan dalam sstem n adalah arsp yang tergolong tulsan-tulsan yang
bersfat naskahsurat: a Laporan.
b Surat. c Nota
d Telegram dll.
40
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
c. Masng-masng sstem tersebut d atas agar dsesuakan dengan kebutuhan dalam penggunaannya.
1 Pelaksanaan pengurusan arsp n dlakukan oleh Bagan Tata Usaha dengan melalu proses sebaga berkut:
a Pencatatan. b Penympanan.
c Pemelharaan. d Penyajan kembal.
e Penlaan. f Pemusnahan.
g Penyaluran. 2 Klasfkas arsp.
Penympanan arsp dlakukan dengan menggunakan klasfkas berkode. Contoh:
Nomor Kode Arsp
Macam Arsp Keterangan
1 01
Surat Keluar 2
02C Surat Masuk
Pembnaan anggota dewasa 3
03 Surat Tugas
Setap kwartr mengatur klasfkas arspnya sesua dengan kepentngan dan kemampuannya masng-masng.
2. Pencatatan a. Semua surattulsan yang dterma sebaga arsp, dcatat dalam buku agenda yang memuat
kolom-kolom: 1 Nomor urut.
2 Tanggal penermaan. 3 Dterma dar sapa.
4 Nomor naskah dnas. 5 Tanggal surattulsan naskah dnas.
6 Petunjuk arsp menunjukkan sstem penympanan arsp. b. Untuk pencatatan tersebut dperlukan 2 macam buku agenda arsp yang dpergunakan:
1 Naskah dnas yang dklasfkaskan basa. 2 Naskah dnas yang dklasfkaskan rahasa dan terbatas.
3. Penympanan a. Semua jens tulsan penympanan dmasukkan dalam map jeptan besar ordner.
b. Susunan penympanan arsp dalam ordner datur sebaga berkut: 1 Naskah dnas keluar, memuat urutan nomor dan tanggal dar naskah dnas yang
bersangkutan. 2 Naskah dnas masuk datur sesua dengan nomor urut agenda arsp.
c. Tap-tap ordner pada sebelah luar dapat dber judul, tahun atau nomor kode sesua dengan apa yang tersusun ddalamnya.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
41 d. D sampng d tempat yang telah dsedakan sesua dengan petunjuk lokas arsp dan d rak
atau lemar arsp. 4. Pemelharaan
a. Pemelharaan arsp dselenggarakan secara tertb, teratur, dan rap, sehngga aman dan terhndar dar segala kemungknan yang merugkan, antara lan kerusakan, kehlangan,
kebakaran, dan sebaganya. b. Tempat pemelharaan arsp tersebut perlu dlengkap dengan bahan kma, alat pemadam
kebakaran, dan lan-lan sesua dengan keperluan pengamanan. 5. Penyajan Kembal
a. Naskah dnas yang sudah dsmpan sebaga arsp, pada suatu waktu dperlukan kembal, maka untuk memudahkan penyajan kembal, penympanan arsp dlakukan dengan sstem
pencatatan dan pemelharaan yang teraturtertb secara terus-menerus. b. Pemnjaman naskah dnas perlu dselenggarakan secara seksama untuk menjaga agar
naskah dnas yang dpnjam tdak hlang. c. Dengan menggunakan klasfkas arsp sepert tersebut d atas penyajan kembal akan lebh
teratur. d. Sstem pemnjaman arsp datur sebaga berkut:
1 Tap pnjaman dserta bon pnjaman. 2 Tap-tap bon pnjaman harus dbuat catatan-catatan:
a Macam naskah dnas b Nama pemnjam
3 Bon Pnjaman arsp tersebut dcatat dalam buku pnjaman arsp. 4 Bon dan buku pnjaman arsp lhat contoh lampran.
5 Lama pnjaman 1 mnggu, dan bla perlu dapat dperpanjang dengan terlebh dahulu dlaporkan kepada Bagan Tata Usaha
6 Arsp naskah dnas yang boleh dpnjamkan hanya arsp yang jumlahnya lebh dar satu eksemplar, sedangkan arsp yang hanya tnggal satu exemplar, boleh dperlhatkan saja
atau dsalndfotokop. 6. Penlaan
a. Penlaan dan penentuan jangka waktu arsp dlakukan berdasarkan suatu standar yang dtetapkan oleh ketua kwartr.
b. Wewenang penlaan dlaksanakan oleh sekretars jenderalsekretars kwartrkepala bro umum.
c. Dasar penlaan harus dtnjau dar seg pentng atau tdaknya arsp tu untuk kebjakan selanjutnya atau dar seg kemungknan dapat dgunakan bahan sejarah perkembangan
organsas Gerakan Pramuka. d. Penentuan nla arsp ddasarkan pada tngkat kegunaan, jangka waktu penympanan naskah
dnas atau surat dan bahan admnstras lannya dengan memperhatkan: 1 Art dan nla admnstras sebaga bahan bukt alat pengngat.
2 Art dan nla s persoalan. 3 Pengaruh dan tngkat klasfkas.
42
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
4 Ketentuan-ketentuan menurut undang-undang, peraturan pemerntah dan peraturan lannya, terutama terhadap surat-surat dan bahan-bahan bukt mengena persoalan
keuangan dan perbendaharaan. e. Jka dalam menla sesuatu tulsan mendapatkan keraguan, dtentukan nla yang lebh
tngg. f. Atas dasar ketentuan tersebut d atas, nla arsp dtentukan sebaga berkut:
1 Arsp 2 tahun. 2 Arsp 5 tahun.
3 Arsp 10 tahun. 4 Arsp lebh 10 tahun.
g. Penggolongan Arsp: 1 Arsp dnams alah arsp yang danggap berguna untuk menunjang kegatan admnstras
sehar-har. Arsp dnams melput:
a Arsp aktf, alah arsp yang mash dperlukan dan dpergunakan untuk menunjang kegatan admnstras sehar-har, msalnya:
1 Peraturan-peraturan jukran, juklak, jukns, dll yang mash dgunakan sebaga pedoman kerja.
2 Naskah-naskah dnas lannya yang belum tuntas penyelesaannya. Arsp aktf dsmpan d lemar-lemar kabnet atau rak-rak d unt kerja masng-
masng kwartr. b Arsp naktf, alah arsp yang frekuens penggunaannya untuk menunjang kegatan
admnstras sehar-har sudah menurun, melput: 1 Arsp yang bernla 2 tahun:
a Surat pengantar. b Surat lamaran yang dtolak.
c Surat tugas yang telah dlaksanakan dan tdak ada hubungannya dengan perstwa sejarah.
d Telegram. e Undangan yang tdak ada hubungannya dengan perstwa sejarah.
f Surat edaran yang bersfat sementara dan tdak ada hubungannya dengan perstwa sejarah.
g Laporan yang telah selesa persoalannya. h Surat lan yang telah selesa persoalannya dan tdak ada hubungannya
dengan bograf seseorang, organsas Gerakan Pramuka, hasl peneltan dan perstwa bersejarah.
Arsp yang bernla 2 tahun dsmpan oleh Arsp I. 2 Arsp yang bernla 5 tahun:
Arsp tersebut butr 1 d atas yang oleh Arsp I dnla mash perlu dsmpan, karena dduga sewaktu-waktu mash dperlukan.
Arsp yang bernla 5 tahun dsmpan oleh Arsp II. 3 Arsp yang bernla 10 tahun:
Arsp tersebut butr 2 d atas yang oleh Arsp II dnla mash perlu dsmpan, karena dduga sewaktu-waktu mash dperlukan.
Arsp yang bernla 10 tahun dsmpan oleh Arsp III.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
43 2 Arsp Stats, alah arsp yang danggap tdak berguna lag dalam menunjang kegatan
admnstras sehar-har, namun berguna sebaga bahan pertanggungjawaban yurds, bahan penulsan sejarah dan bahan peneltan.
Arsp stats bernla lebh dar 10 tahun dan melput: a Arsp tersebut butr 3 d atas yang oleh Arsp III dnyatakan bernla sejarah.
b Surat yang bers soal organsas atau sejarah Gerakan Pramuka. c Surat yang bers kebjaksanaan
d Petunjuk Penyelenggaraan e Prosedur dan Tatacara
f Surat-surat yang bers transaks atau kontrak yang mempunya akbat yurds, umum dan berlaku terus menerus.
g Surat-surat yang bers ketetapan mengena kedudukan hukum personlkaryawan. h Surat-surat yang bers dokumen-dokumen mengena organsas Gerakan Pramuka,
penddkan, personlkaryawan, materl yang kemungknan besar untuk dsempurnakan.
Surat-surat mengena perencanaan organsas Gerakan Pramuka. Arsp yang danggap stats harus segera dserahkan kepada Arsp Nasonal Republk
Indonesa ANRI atau Arsp Nasonal Daerah ARNAD. 7. Pemusnahan
a. Pemusnahan arsp dlakukan setap tahun oleh panta yang dbentuk kwartr atau pejabat yang dber wewenang dengan suatu surat tugas.
b. Panta bertugas melaksanakan penlaan dan penggolongan arsp dar setap jens tulsan yang menurut jangka waktu tertentu telah dapat dmusnahkan.
c. Setap pelaksanaan pemusnahan dbuat berta acara pemusnahan d. Sebaga hasl penlaan, maka arsp-arsp yang dnla 10 tahun keatas, oleh kwartr daerah
dserahkan kepada ARNAD dan untuk kwarnas dserahkan kepada ANRI. 8. Penyaluran
a. Untuk memudahkan penyaluran, maka tngkatan arsp dbag dalam 3 tngkat sebaga berkut:
1 Arsp tngkat 1, selanjutnya dsebut Arsp I alah yang menurut penlaan setelah 2 tahun dapat dmusnahkan.
2 Arsp tngkat II, selanjutnya dsebut Arsp II alah yang menurut penlaan setelah 5 tahun dapat dmusnahkan.
3 Arsp tngkat III, selanjutnya dsebut Arsp III alah yang menurut penlaan setelah 10 tahun dapat dmusnahkan.
b. Penyaluran arsp datur sebaga berkut: 1 D lngkungan kwartr cabang Gerakan Pramuka oleh para sekretars kwarcab.
2 D lngkungan kwartr daerah Gerakan Pramuka oleh para sekretars kwarda. 3 D lngkungan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka datur oleh kepala bagan tata usaha
kwarnas. 4 Arsp-arsp tersebut yang dsalurkan penympanannya dpertanggungjawabkan kepada
kepala bagan tata usaha atau pmpnan pengurusan arsp d kwartr-kwartr. c. Penyaluran arsp d lngkungan kwartr rantng, datur oleh kwarcabnya.
d. Setap pelaksanaan penyaluran arsp harus dserta surat pengantar dan daftar pertelaan arsp.
44
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
BAB X PENDATAAN DAN POTENSI
1. Pengertan a. 1 Pendataan adalah usaha mengetahu dan menyampakan keterangan kuanttas yang
dmlk Gerakan Pramuka. 2 Potens adalah keterangan kemampuan yang dmlk Gerakan Pramuka dan dapat
terserap melalu kumpulan data yang terseda. 3 Pendataan dan Potens Gerakan Pramuka yang seterusnya dsngkat Pendataan
dlakukan melalu pengumpulan laporan dalam bentuk formulr. b. Pendataan dlakukan setap tahun 2 kal.
1 Pendataan dar satuan ke kwarrankwarcab dlakukan pada: a bulan Oktober
b waktu pendaftaran ulang 2 Pendataan dar kwartr dlakukan pada bulan Oktober dan Aprl.
c. 1 Pendataan dar kwarran dkrm ke kwarcab dan kwarda. 2 Pendataan dar kwarcab dkrm ke kwarda dan Kwarnas.
3 Pendataan dar kwarda dkrm ke Kwarnas. d. 1 Selan pendataan tersebut d atas, dsedakan “Daftar Isan” checklist dar Kwarnas
yang dbawa oleh Annas atau Petugas Kwarnas ke daerah. 2 Daftar san checklist Kwarnas wajb ds oleh kwardakwarcab dan dserahkan
kembal kepada petugas pembawa daftar san tersebut. e. Bentuk formulr pendataan dan Daftar Isan Tm Kwarnas sepert contoh lampran.
2. Instrumen pendataan a. 1 Semua formulr telah dbakukan perlu mendapat pengesahan dar kwartr sesua dengan
penggunaannya, dengan memberkan nomor kode pada sudut kanan atas lembaran formulr.
2 Hal-hal yang perlu dperhatkan dalam pembuatan formulr. a Sederhana dan tdak member kesan rumt.
b Daftar san dsusun sesua dengan tujuan pembuatan formulr. c Rumusan daftar pertanyaansan cukup jelas dan padat.
d Jka perlu dsertakan petunjuk pengsannya dan pernah dcobakan. b. Formulr pendataan dmanfaaatkan untuk menjarng data dar daerah.
c. 1 Formulr pendataan sesudah ters merupakan bahan baku dalam penyusunan statstk dengan unsur kegatan yang melput:
a Pengumpulan data b Pengolahan data
c Penyajan data d Analsa data.
2 Bahan dar Daftar Isan Tm Kwarnas dan dar Bro Pusat Statstk djadkan bahan pembandng dan merupakan data pelengkap. Data n akan menngkat merupakan
bahan baku jka formulr pendataan tdak terkumpul.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
45 3 Pemanfaatan statstk sesudah analsa data dan pmpnan mengambl keputusan serta
memberkan petunjukarahankeputusan yang dperlukan untuk kegatan tndakan selanjutnya, terutama dalam penyusunan program kerja.
3. Arah penyusunan data Penyusunan data melput
a. Penyusunan dan pengolahan data dan nformas keanggotaanpersonl, yang darahkan untuk:
1 Pembnaan anggota muda 2 Pembnaan anggota dewasa
3 Pembnaan karyawantenaga staf. 4 Perkembangan anggota.
b. Penyusunan dan pengolahan data logstk yang darahkan untuk: 1 Pengelolaan barang bergerak.
2 Pengelolaan barang tdak bergerak. c. Penyusunan dan pengolahan data unt usaha dan koperas yang darahkan untuk:
1 Pengembangan unt usaha. 2 Pembnaan dan pengembangan koperas.
d. Penyusunan dan pengolahan data lan yang melput; 1 Pengolahan data keuangan yang datur secara tersendr.
2 Khusus yang antara lan berupa: a Pengawasan, peneltan dan evaluas kegatan.
b Peneltan dan pengembangan. 4. Bentuk data
a. Berbaga cara bentuk untuk pernyataan statstk yang dapat dlakukan adalah berupa: 1 Tabel, yatu cara penguraan dengan menggunakan angka.
2 Grafk, yatu cara penguraan dengan menggunakan gambar. 3 Uraan, yatu penguraan dengan kalmat. Cara n kurang dapat mencapa sasaran
dengan bak. b. 1 Dalam pembuatan tabel memperhatan hal-hal berkut:
a Kesesuaan antara besar kolom dengan snya. b Pencantuman nomor urut kolom, pada halaman kedua dan seterusnya cukup dtuls
nomor kolom. c Tabel harus berjudul sngkat dan jelas, begtupun judul kolom harus ada. Pada
dasarnya judul kolom dtuls mendatar. d Jka jumlah kolom mendatar cukup panjang, kolom tersebut dapat dlanjutkan pada
halaman berkutnya dengan mencantumkan petunjuk kolom sebelumnya. 2 Tanda umum pada tabel dtentukan sebaga berkut:
a Ttk atau _ menanda bahwa data yang dperlukan tdak dperoleh. b Tanda 0 atau 0,00 nol atau nol koma nol-nol menanda bahwa angka yang
dperoleh terlampau kecl untuk dnyatakan perbandngannya dengan angka lan d dalam tabel tersebut.
c Tanda asterk angka yang tercantum bersfat sementara.
46
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
d Jka terdapat angka yang memerlukan keterangan khusus, pada kolom keterangan dberkan penjelasan secara sngkat.
3 Jka terjad pembulatan angka perlu djelaskan yang dapat dcantumkan dalam kolom keterangan.
c. Grafk dbedakan atas: 1 Grafk gars
2 Grafk bdang, yang dapat dnyatakan dengan: a Dagram Pas.
b Dagram Lngkaran. c Dagram Gambar.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
47
BAB XI PENUTUP
Ketentuan Penutup 1. Pada lampran II Keputusan Kwarnas n terdr atas:
a. Ketentuan berlaku sebaga aturan tambahan. b. Contoh penulsan berlaku sebaga contoh.
c. Contoh formulr berlaku sebaga contoh yang dapat dkembangkan oleh kwartr daerah. d. Contoh Form Isan Cheklist berlaku sebaga contoh yang dapat dmanfaatkan oleh kwarda
kwarcab dalam melaksanakan pembnaan admnstras d wlayah kerjanya. 2. Hal-hal lan tentang admnstras kwartr yang belum datur dalam petunjuk penyelenggaraan n
akan datur kemudan oleh Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka.
Jakarta, 21 September 2011 Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka
Ketua,
Prof. DR. Dr. H. Azrul Azwar, MPH
48
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
LAMPIRAN II KEPUTUSAN KWARTIR NASIONAL GERAKAN RAMUKA
NOMOR 162.A TAHUN 2011 TENTANG
PETUNJUK PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI KWARTIR GERAKAN PRAMUKA
KETENTUAN DAN CONTOH ADMINISTRASI KWARTIR
BAB I PENDAHULUAN
1. Petunjuk tentang admnstras kwartr yang telah dtetapkan dalam Lampran I Keputusan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka perlu lebh dpertajam dengan ketentuan dan contoh-contoh yang
perlu danut oleh kwartr sebaga penyelenggara dan pelaksana admnstras tersehut. Dengan demkan pelaksanaan sstem admnstras kwartr tu dapat dlaksanakan secara teratur, tertata,
tepat guna, dan tepat waktu yang pada dasarnya lebh dapat dlaksanakan dalam praktek kegatan kwartr.
2. Sehuhungan dengan tu berkut dsajkan ketentuan dan contoh yang melput: a. Ketentuan, yatu hal-hal yang menunjukkan aturan yang pernah dkeluarkan oleh Kwartr
Nasonal danatau pengembangannya tetap wajb dlaksanakan, melput: 1 Papan nama.
2 Cap atau stempel. 3 Kop surat kwartr, yang dpergunakan untuk:
a keputusan danatau surat keputusan serta hal lan yang dpandang perlu. b surat-surat keluar kwartr yang merupakan tulsan dnas bersfat naskahsurat,
sepert: surat edaran, surat kuasa, undangan, nota dnas, dll. 4 Kode Kwartr.
5 Kode BdangBro. b. Contoh penulsan, yatu hal-hal yang merupakan pedoman atau contoh tentang tatacara
penulsan untuk dpraktekkan. c. Contoh format, yatu pedoman atau contoh dalam bentuk format dalam hubungannya
dengan berbaga jens pendataan dan laporan. d. Contoh Cheklist, yatu acuan untuk pendataan dalam katan dengan kunjungan seseorang
andalan ke daerah.
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
49
BAB II KETENTUAN
1. Papan Nama
Kwartr dan Satuan membuat dan memasang papan nama masng-masng dengan ketentuan: a. Papan nama berbentuk seg panjang, dengan bahan kayu, bes, seng atau bahan lannya.
b. Ukuran
1 a Kwartr Nasonal 5,00 x 1,66 m
b Kwartr Daerah 3,90 x 1,20 m
c Kwartr Cabang 3,30 x 1,00 m
d Kwartr Rantng 2,80 x 0,80 m
e Gugus Depan 2,00 x 0,60 m
2 Jka Pmpnan Satuan Karya Pramuka, karena terpsahnya tempat dengan kwartr bersangkutan, membuat dan memasang papan nama, maka ukuran yang dpaka
adalah ukuran kwartr dbawahnya tanpa menggunakan lambang WOSM. Pmpnan Saka Tngkat Nasonal menggunakan ukuran kwarda, dst.
3 Besarnya gambar dan huruf dsesuakan dengan ukuran papan nama. c. Warna.
1 Kwartr Nasonal dan badan lan d tngkat nasonal. Bdang lambang
dasar : kunng warna tngkat nasonal dan ungu warna dasar WOSM
lambang : htam lambang pramuka dan puth lambang WOSM
Bdang huruf dasar
: coklat muda tulsan
: htam 2 Kwartr daerah dan badan lan d tngkat daerah provns.
Bdang lambang dasar
: merah warna tngkat daerah dan ungu warna dasar WOSM lambang
: htam lambang pramuka dan puth lambang WOSM Bdang huruf
: sepert Kwartr Nasonal 3 Kwartr cabang dan badan lan d tngkat cabang kabupatenkota.
Bdang lambang dasar
: hjau warna tngkat cabang dan ungu warna dasar WOSM lambang
: htam lambang pramuka dan puth lambang WOSM Bdang huruf:
sepert Kwartr Nasonal 4 Kwartr rantng dan badan lan d tngkat rantng kecamatan
Bdang lambang dasar
: merah muda warna tngkat rantng dan ungu warna dasar WOSM
lambang : htam lambang pramuka dan puth lambang WOSM
Bdang huruf : sepert Kwartr Nasonal
50
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
5 Gugus Depan Bdang lambang
dasar : hjau muda warna tngkat gudep dan ungu warna dasar WOSM
lambang : htam lambang pramuka dan puth lambang WOSM
Bdang huruf : sepert Kwartr Nasonal
6 Satuan Karya Pramuka Bdang lambang
dasar : dsesuakan dengan warna dasar bendera saka bersangkutan.
lambang : htam lambang pramuka
Bdang huruf : sepert Kwartr Nasonal
d. Huruf dan gambar lambang. 1 Bentuk huruf adalah huruf cetak basa, tanpa kak dan bayangan serta tanpa tebal tps
msal: huruf aral. Huruf-huruf besar kaptal sepert pada contoh. 2 Gambar lambang berupa slhouette bayangan tanpa gars tep dan volume
penggambaran s dan gambar lambang WOSM. 3 Jka d dalam satu kompleks terdapat kantor lan yang memerlukan papan nama, maka
dtulskan pada papan kecl warna-warn yang dgantungkan pada papan nama. Msalnya:
Keda Daerah Sanggar Bakt Nasonal
e. Pemasangan. 1 Papan nama dpasang, ddrkan atau dgantung d muka gedung tempat sekretarat
bekerja. Perlu dusahakan dan dplh tempat yang mudah terlhat bahkan menark perhatan orang yang melewat gedung tu.
2 Ketnggan pemasangan dar batas papan nama sampa kepermukaan tanah adalah 1,50 m.
Contoh Papan Nama
GERAKAN PRAMUKA
KWARTIR NASIONAL
100 CM
100 CM
300 CM
166 CM
Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka
51
2. Cap atau stempel
Kategori