49
adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik narasi dengan teknik bagan arus
flowchart.
D. Lampiran-lampiran
Lampiran-lampiran dalam
Standa rd Operating Procedure
disajikan tersendiri dalam bagian akhir.
Penyusunan
Standard Operating Procedure
Sistem Keuangan DP GKJ
Standard Operating Procedure
disusun dengan menggunakan teknik campuran yaitu penggabungan antara teknik naratif dengan teknik bagan arus
flowchart
.
Standard Operating Procedure
disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas dengan spasi 1,5, disajikan dengan bingkai halaman. Menggunakan accountable
headings, dengan susunan isi pedoman sebagai berikut : 1.
Tujuan prosedur 2.
Penjelasan singkat tentang prosedur 3.
Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur 4.
Teknik yang digunakan 5.
Pihak terlibat 6.
Formulir,blanko, danatau dokumen yang digunakan 7.
Laporan-laporan yang dihasilkan 8.
Kaitan dengan prosedur lain 9.
Lampiran-lampiran 10.
Peraturan dan kebijakan eksternal terkait prosedur 11.
Isi prosedur Media penyajian
Standard Operating Procedure
yang digunakan yaitu menyajikan
Standard Operating
Procedure
dalam bentuk
hardcopy
.
50
I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :
1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan
kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun.
2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporan-
laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. Contohnya : penerimaan daftar peserta pensiun, penyampaian tagihan pensiun kepada peserta.
3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan
penerimaan kas oleh kasir berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan
pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahar
Pengurus.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini
Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti
penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak
dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus
DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai penerimaan, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan
terhadap prosedur ini.
DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012
Prosedur Penerimaan
Kas Disusun :
Jessica Juliani Bagian : KEUANGAN
Disetujui : Yusak Marthin S
51
III. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait prosedur ini
1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah
dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus
diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. 2.
Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui oleh Bendahara Pengurus.
3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal,
Cash on hand
maksimal Rp 5.000.000,00.
4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan
catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan
kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.
IV. Teknik Penyajian yang Digunakan
Dalam menyusun dan menyajikan prosedur ini menggunakan teknik naratif dan teknik bagan arus
flowchart
.
V. Pihak Terlibat
a Pihak Internal :
1. Kepala Kantor
2. Bagian Administrasi
3. Kasir
4. Bagian Pembukuan
5. Pengurus
b Pihak Eksternal :
1. Peserta DP GKJ
2. Pemberi kerja
3. Penyewa kamar kos
4. Bank
52
VI. Formulir, blanko atau dokumen yang Digunakan
Formulir, Blanko, dan atau Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah : 1.
Daftar TunggakanKewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun 2.
Kwitansi rangkap 3 3.
Nota Penerimaan 4.
Rekap Penerimaan Iuran Pensiun 5.
Bukti Bank 6.
Jurnal
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan-laporan yang dihasilkan dari prosedur ini adalah : 1.
Laporan Perubahan Kas 2.
Laporan Arus Kas
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Prosedur ini terkait dengan prosedur-prosedur lain, yaitu : Prosedur Investasi
IX. Lampiran-lampiran
1. Daftar TunggakanKewajiban dan Pembayarn Iuran Pensiun
2. Kwitansi rangkap 3
3. Nota Penerimaan
4. Rekap Penerimaan Iuran Pensiun
5. Bukti Bank
6. Laporan Perubahan Kas
7. Laporan Arus Kas
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal
1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria
kepada Pemberi KerjaPeserta secara rutin setiap bulan. 2.
Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6 per bulan dari Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya
ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris. 3.
Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya
tanggal 15 bulan berikutnya.
53
4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara
berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan gaji.
5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti penerimaan
iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.
54
Bagian Administrasi
1. Menyiapkan daftar tunggakankewajiban dan pembayaran iuran pensiun,
dibuat rangkap 2. 2.
Daftar daftar tunggakankewajiban dan pembayaran iuran pensiun, rangkap kedua disimpan.
3. Daftar tunggakankewajiban dan pembayaran iuran pensiun rangkap pertama
dikirimkan kepada pemberi kerja dan peserta. 4.
Menerima kwitansi rangkap 1 dan rekap penerimaan IP dari Kasir. 5.
Menyesuaikan rekap penerimaan dengan daftar tunggakankewajiban dan pembayaran iuran pensiun.
6. Daftar tunggakankewajiban dan pembayaran iuran pensiun yang sudah
disesuaikan.
Bagian Kasir
1. Menerima pembayaran iuran pensiun, pembayaran kos. Membuat kwitansi
rangkap tiga sebagai bukti penerimaan. 2.
Menyerahkan kwitansi rangkap pertama ke pesertapenyewa kos, kwitansi rangkap kedua ke bagian administrasi hanya untuk pembayaran iuran
pensiun dan kwitansi rangkap ketiga ke bagian pembukuan. 3.
Membuat nota penerimaan beserta dengan bukti-bukti, lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa.
4. Merevisi apabila ada koreksi dari Kepala Kantor, apabila tidak ada revisi
menyerahkan nota penerimaan ke Bendahara. 5.
Merevisi apabila ada koreksi dari Bendahara, apabila tidak ada revisi nota penerimaan rangkap kedua diarsip oleh Kasir lalu nota penerimaan rangkap
pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan beserta dengan bukti-bukti transaksi.
55
Bagian Pembukuan
1. Menerima nota penerimaan beserta bukti-bukti transaksi dari kasir.
2. Memasukkan transaksi yang terjadi ke dalam format jurnal yang sudah ada.
3. Membuat Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas.
4. Menyerahkan Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas ke Kepala
Kantor untuk diperiksa. 5.
Merevisi jika ada koreksi dari Kepala Kantor maupun Bendahara. 6.
Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas yang sudah ditandatangani oleh Bendahara diarsip sesuai tanggal.
Kepala Kantor
1. Memeriksa nota penerimaan dari Kasir, apabila sudah sesuai Kepala Kantor
memberi paraf. Kalau belum benar dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 2.
Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas dari bagian Pembukuan, apabila sudah sesuai Kepala Kantor memberi paraf. Apabila
belum benar dikembalikan ke Bagian Pembukuan untuk direvisi. Apabila sudah benar diserahkan ke Bendahara.
Bendahara Pengurus
1. Memeriksa nota penerimaan, apabila sudah benar memberi tandatangan. Jika
masih ada kesalahan dikembalikan ke Kasir untuk direvisi. 2.
Memeriksa Laporan Perubahan Kas dan Laporan Arus Kas memberi tandatangan apabila sudah benar. Jika masih terdapat kesalahan dikembalikan
ke Bagian Pembukuan untuk direvisi.
56
SOP Penerimaan Kas Bagian Administrasi
Mulai
Peserta Pemberi Kerja
Rekap Penerimaan IP
Menyesuaikan rekap dengan
daftar perhitungan IP
Daftar perhitungan IP yg
sudah disesuaikan D
2 Kwitansi
1 2
1 Daftar tunggakan
kewajiban dan pembayaran IP
57
SOP Penerimaan Kas Kasir
Menerima pembayaran
3 2
1 Kwitansi
Tunaibank? Uang
Cek ke rek
bank Tunai
Bank
Membuat Kwitansi
Peserta Membuat
Rekap Penerimaan IP
Rekap Penerimaan
IP 2
Kwitansi Menerima
pembayaran kos
3 2
1 Kwitansi
Tunaibank? Uang
Cek ke rek
bank Tunai
Bank
Membuat Kwitansi
Penyewa kos Membuat
nota penerimaan
Diserahkan KK
4 5
Diserahkan ke
Bendahara
6 7
2 1
NP paraf dan tandatangan
8
N
2 Kwitansi
2 1
NP
2 1
NP 2
1 NP yang sudah
diparaf
2 2
1 1
Peserta Penyewa kos
3 3
3 2
Kwitansi
2 1
NP yang sudah diparaf
58
SOP Penerimaan Kas Kepala Kantor
Laporan Perubahan Kas
Memeriksa Laporan
Sesuai?
Dikembali- kan untuk
direvisi Memberi
Paraf
Tidak Ya
Laporan Arus Kas yg sudah diparaf
4
Memeriksa NP
Sesuai?
5 9
Dikembali- kan untuk
direvisi Memberi
Paraf Tidak
Ya
2 1
NP yang sudah diparaf
2 NP
1 NP
2 NP
1 NP
Laporan Perubahan Kas
10 5
Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas yg
sudah diparaf
59
SOP Penerimaan Kas Bendahara Pengurus
Bagian Pembukuan
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
Memeriksa laporan
Sesuai?
Dikembali- kan untuk
direvisi Menanda-
tangani Laporan
Tidak Ya
Laporan Perubahan Kas yg
sudah ditandangani
6
Memeriksa NP
Sesuai?
7 2
1 NP yang sudah
diparaf
Dikembali- kan untuk
direvisi Menanda-
tangani NP Tidak
Ya
2 1
NP yang sudah ditandatangani
2 1
NP yang sudah diparaf
Laporan Perubahan Kas
yang sudah diparaf
10
11 Laporan Arus Kas
yang sudah diparaf
Laporan Arus Kas yang sudah
diparaf Laporan
Perubahan Kas yg sudah
ditandangani 1
NP paraf dan tandatangan
Membuat Laporan
Laporan Perubahan
Kas
N
Laporan Arus Kas yg sudah
ditandangani 8
9 11
Laporan Arus Kas
Laporan Perubahan Kas
yg sudah ditandangani
Membuat Jurnal
D
Jurnal Selesai
D
60
Lampiran-lampiran 1. Daftar TunggakanKewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun
2. Kwitansi
