T1 232008015 Full Text

PENDAHULUAN Latar Belakang

Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kesalahan atau kekeliruan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang teratur ini disebut

Standard Operating Procedures (SOP).

Standard Operating Procedure memiliki peran penting dalam sebuah

organisasi, dengan adanya Standard Operating Procedure pekerjaan dapat

disederhanakan supaya langsung berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat.

Dengan adanya Standard Operating Procedure, keuntungan mudah diraih,

pemborosan dapat diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. (Ekotama, 2010:20)

Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (DP GKJ) berdiri pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dengan diterbitkannya Undang-Undang Dana Pensiun nomor 11 tahun 1992, maka bentuk badan hukum Yayasan Dana Pensiun GKJ diubah menjadi Dana Pensiun GKJ. Melalui proses penyesuaian selama dua tahun dari tahun 1992 sampai tahun 1994 Dana Pensiun GKJ disahkan tanggal 28 Juni 1994. Dana Pensiun GKJ adalah salah satu Lembaga Keuangan non Bank. Dana Pensiun GKJ merupakan DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya.

Karakteristik DP GKJ yaitu menerima iuran pensiun, lalu mengelola iuran pensiun tersebut dalam bentuk investasi yang nantinya akan dibayarkan dalam bentuk manfaat pensiun kepada peserta. Aktivitas tersebut berhubungan dengan

pengelolaan uang. Sehingga sangat penting bagi DP GKJ untuk memiliki sistem keuangan yang baik, standar, konsisten dan sistematis.

Sejauh ini belum ada suatu prosedur standar yang mengatur mengenai aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga. Padahal aktivitas keuangan merupakan aktivitas utamadi Dana Pensiun GKJ. Apabila tidak ada aturan standar dalam aktivitas keuangantentu dapat menimbulkan salah persepsi antar karyawan, tidak dapat mengevaluasi pekerjaan, apakah pekerjaan sudah berjalan secara efektif atau belum. Selain itu prosedur standar juga bertujuan agar setiap karyawan memiliki pembagian tugas yang jelas dan tidak ada rangkap tugas maupun saling lempar tanggung jawab. Dengan semakin berkembangnya aktivitas di Dana Pensiun GKJ, dan adanya peraturan dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-136/BL/2006 tentang

Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, maka diperlukan Standard Operating

Procedure untuk mendukung aktivitas di Dana Pensiun GKJ.

Standard Operating Procedure merupakan modal yang penting bagi organisasi untuk mengendalikan kegiatan dalam koridor yang efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis serta dalam pengambilan keputusan. Semakin besar organisasi, semakin besar tuntutan untuk memiliki perangkat kontrol yang memadai. Semua itu bisa terwujud pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga apabila Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki panduan yang jelas dalam

melaksanakan aktivitas keuangan dan investasinya. Menyusun pedoman Standa rd

Operating Procedure (SOP) yang baik pada dasarnya menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan dan memperbaharuinya sesuai dengan perkembangan yang ada.

Masalah Penelitian

Aktivitas utama di Dana Pensiun GKJ berkaitan dengan sistem keuangan, seperti penerimaan iuran pensiun, pembayaran manfaat pensiun, penempatan dan pelepasan dana investasi. Bahkan aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ hampir

Dana Pensiun GKJ, mengakibatkan Dana Pensiun GKJ tidak memiliki pedoman dalam pengambilan keputusanterutama dalam menjalankan aktivitas rutinnya. Sehingga sulit mengevaluasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan. Misalnya saja dalam pembayaran biaya operasional kantor, siapakah yang seharusnya melakukan pembayaran, apakah boleh setiap bagian melakukan pembayaran. Jika tidak ada SOP tentu saja sulit untuk menetapkan hal-hal seperti ini. Sekarang ini para karyawan yang ada sudah terbilang lama bekerja di Dana Pensiun GKJ , sehingga mereka sudah terbiasa dengan alur pekerjaan yang ada. Tetapiapabila nantinya terjadi rotasi karyawan atau pergantian karyawan, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi

karyawan baru apabila tidak ada pedoman Standard Operating Procedure, karena

karyawan baru tersebut masih belum mengetahui apa yang menjadi

tanggungjawabnya, bagaimana alur pekerjaan yang ada sehingga fungsi mereka tidak dapat berjalan dengan maksimal serta aktivitas-aktivitas di Dana Pensiun GKJ menjadi kurang efektif. Serta memungkinkan adanya rangkap tugas antara satu bagian dengan bagian yang lain,misalnya saja dalam pembuatan kwitansi yang seharusnya dikerjakan oleh kasir terkadang dikerjakan oleh bagian administrasi, lalu dalam urusan pendataan peserta yang seharusnya dilakukan oleh bagian administrasi terkadang masih dilakukan oleh kepala kantor. Karena tidak terdapat aturan baku sehingga memungkinkan para karyawan untuk bertukar-tukar tugas.

Persoalan Penelitian

1. Bagaimana sistem keuangan Dana Pensiun GKJ?

2. Bagaimana struktur organisasi, job description, pedoman pengendalian

internal, kebijakan-kebijakan operasional dan administratif, pedoman operasional, pedoman administratif, formulir atau dokumen yang digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk Bagian Kasir, Bagian Administrasi, dan Bagian Pembukuan di Dana Pensiun GKJ?

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain Standard Operating

memiliki pedoman operasional yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kegiatan sehingga kegiatan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan efektif, terstandarisasi, dan sistematis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan untuk memperbaiki Sistem Keuangan DP GKJ supaya DP GKJ memiliki sistem yang lebih efektif dan efisien.

Telaah Teoritis

Standard Operating Procedure

Menurut Tambunan (2008:79-80) Standard Operating Procedure adalah pedoman

yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu organisasi yang adalah anggota-anggota organisasi, dapat berjalan secara efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis.

Unsur-unsur Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:120-143) adalah :

1. Tujuan, untuk kepentingan apa Standard Operating Procedure ini dibuat.

2. Kebijakan, sebagai pedoman dan rujukan yang harus ditaati dalam

pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

3. Petunjuk Operasional, untuk mengarahkan pengguna dalam memahami

berbagai bentuk tampilan dan simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan.

4. Pihak Terlibat, pihak atau unit atau fungsi-fungsi yang terlibat dalam

prosedur yang bersangkutan.

5. Formulir, bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau lazim juga

disebut blanko atau dokumen, yang digunakan dalam menjalankan prosedur

tertentu dalam Standard Operating Procedure sebagai media yang

menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di antara pihak-pihak terlibat.

6. Masukan, seperti pengisian formulir, blanko, atau dokumen.

7. Proses, data dan informasi yang terdapat di dalam masukan diubah menjadi

informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan dan melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan dan target-target yang ditetapkan, baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang.

8. Laporan, hasil pengolahan yang memiliki makna tertentu dan dapat

dimanfaatkan sebagai sumber pengambilan keputusan di dalam organisasi.

9. Validasi, untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan

kegiatan yang dilakukan telah absah atau valid.

10.Kontrol, tindakan yang dilakukan untuk menjaga agar setiap keputusan dan

tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah ditetapkan.

Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)

Manfaat Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:96-104) adalah :

1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua

kegiatan-kegiatan organisasi, operasional, dan administratif. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, diharapkan untuk membuat kebijakan-kebijakan organisasi menjadi lebih layak terap dan mencapai manfaat yang optimal.

2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun

administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi

diharapkan mampu berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu.

3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.

Dengan adanya Standa rd Operating Procedure, diharapkan mampu membuat

birokrasi kegiatannya menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-belit.

4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, blanko, dan laporan-laporan yang

terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, diharapkan organisasi mampu mengadminiastrasikan kegiatannya secara baik.

5. Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegiatan organisasi. Denngan adanya

Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi memiliki ukuran-ukuran kinerja yang lebih baik.

6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu

dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya Standard

Operating Procedure, organisasi diharapkan memiliki rangkaian alur kerja yang terpadu satu sama lain.

Metode-metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)

Metode penyusunan Standard Operating Procedure (Tambunan, 2008:259-267)

adalah :

1. Penyusunan Baru

Penyusunan baru adalah pilihan metode yang diterapkan untuk membuat

Standard Operating Procedure yang baru, yang sebelumnya belum ada pada organisasi. Yang dimaksud belum ada, dapat berupa dua kondisi yaitu :

a. Standard Operating Procedure memang benar- benar belum ada di

dalam organisasi, dalam arti baru dijalankan setelah Standard

Operating Procedure bersangkutan selesai dibuat.

Untuk kondisi ini, biasanya terjadi di organisasi yang baru sama sekali, atau yang baru saja menambah cakupan operasional, atau bisa juga mengubah cakupan operasionalnya secara drastis yang sama sekali berbeda dengan sebelumnya. Ketika belum ada manual atau pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan kegiatan, biasanya organisasi atau perusahaan akan meniru apa yang biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis

atau ”dianggap sejenis” yang sudah menjalankan pola operasional

yang sama. Bahkan beberapa organisasi, menggunakan buku manual

organisasi lainnya dengan cara menggandakan saja tanpa mengubah atau menyesuaikannya sedikitpun.

Dan apabila ternyata Standard Operating Procedure yang

ditiru dari organisasi lain tidak cocok atau tidak efektif , maka

organisasi harus segera menyusun Standard Operating Procedure

sesuai kebutuhan organisasinya. Dalam kondisi inilah dilaksanakan penyusunan prosedur operasional yang baru sekaligus dituangkan ke

dalam buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru.

b. Standard Operating Procedure, secara praktek ada atau sudah ditetapkan di dalam organisasi tetapi belum ada Standard Operating Procedure tertulis yang disajikan secara sistematis dalam bentuk

pedoman Standard Operating Procedure, sehingga di dalam praktek

penerapannya sering berbeda-beda, baik dilakukan oleh unit-unit atau anggota-anggota organisasi, atau malah bisa terjadi unit atau anggota yang sama melakukan langkah berbeda saat dilakukan dalam kesempatan berbeda.

Untuk kondisi ini, sangat mirip dengan kondisi dimana organisasi dapat menggunakan prosedur operasional dari organisasi lainnya, yaitu secara praktek prosedur sudah ada dan cocok, meskipun konsistensinya rendah karena belum dibuatnya pedoman baku. Karena itu yang perlu dilakukan adalah segera menyusun buku pedoman

Standard Operating Procedure, agar menjadi formal dan standar. Perlu dipahami bahwa yang dimaksud dengan penyusunan baru dalam

penjelasan ini adalah penyusunan buku pedoman Standard Operating

Procedure yang baru, terlepas dari apakah prosedur-prosedur operasional standarnya secara praktek sudah jalan atau belum, serta juga terlepas dari apakah prosedur operasional standar dimaksud meniru atau berasal dari praktek organisasi lainnya atau yang

dilakukan sendiri oleh organisasi, tetapi belum disusun dalam bentuk buku manual atau buku pedoman.

2. Pengembangan Sebagian

Pengembangan atau dapat disebut juga perbaikan sebagian adalah metode

yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standa rd

Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk

Standard Operating Procedure yang sudah dijalankan dalam sebuah

organisasi. Jadi yang dilakukan dalam metode ini bukan menambah Standa rd

Operating Procedure yang baru tapi memperbaiki salah satu atau lebih

Standard Operating Procedure yang telah ada dalam buku pedoman

Standard Operating Procedure.

3. Pengembangan Keseluruhan

Pengembangan atau dapat disebut perbaikan keseluruhan adalah metode yang

diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating

Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk prosedur-prosedur operasional yang sudah dilaksanakan.

4. Pengembangan Berkala

Pengembangan atau perbaikan secara berkala adalah metode yang diterapkan

untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure

yang sudah ada, seperti pengembangan sebagian dan pengembangan keseluruhan. Tetapi pada pengembangan berkala yang lebih ditekankan

adalah rutinitas kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standard

Operating Procedure, yang sifatnya sudah terjadwal (scheduled). Cakupan pengembangan berkala bisa dilakukan secara sebagian maupun secara keseluruhan, tergantung pada kondisi saat pengembangan berkala dilakukan.

Teknik-teknik penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan,

2011:180-198)

Dalam menyusun Standard Operating Procedure harus memahami teknik-teknik,

ada tiga dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure yaitu :

1. Teknik Naratif

Teknik ini menggunakan kekuatan kata dan kalimat dalam menyusun

Standard Operating Procedure untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administrasi. Teknik naratif ini semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi kemudahan pemahaman oleh pelaksana prosedur. Prinsip-prinsip tentang keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara para pembaca dan pelaksana prosedur. Narasi prosedur yang efektif adalah yang segera dapat dipahami oleh orang yang membacanya dan ketika dibaca oleh orang lain memberikan pemahaman yang sama. Kegagalan menyajikan narasi yang

efektif akan menyebabkan Standard Operating Procedure dengan teknik ini

diabaikan pengguna atau kalau dipraktekkan selalu menjadi perdebatan karena perbedaan pemahaman.

Kegunaan penerapan terbaik teknik naratif dalam penyusunan Standard

Operating Procedure adalah :

 Untuk menjelaskan kebijakan-kebijakan atau penjelasan yang bersifat

peraturan.

 Untuk prosedur yang memiliki cakupan langkah-langkah yang

sederhana.

 Untuk prosedur dengan Pihak Terlibat yang tidak banyak.

 Untuk prosedur dengan cakupan formulir, blanko, dokumen dan

2. Teknik Bagan Arus (flowchart)

Teknik bagan arus ini adalah teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas yang memiliki makna atau merepresentasikan makna yang berbeda satu dengan yang lainnya. Teknik bagan arus adalah teknik yang sangat spesifik yang banyak

digunakan dalam pengembangan Standard Operating Procedure. Teknik

bagan arus sangat jelas cirinya dibandingkan teknik naratif, karena menggunakan banyak gambar berupa simbol dan kolom-kolom. Pembuatan kolom-kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang digunakan. Dalam praktek, ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal, yaitu :

 Teknik Bagan Arus. Merupakan teknik bagan arus yang

menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu sistem. Teknik ini paling tepat digunakan oleh auditor, analisis sistem, perancang sistem, dan juga pemrogaman aplikasi.

 Bagan Arus Analitis. Merupakan teknik bagan arus yang

menggunakan simbol-simbol di dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan aliran dokumen dan proses yang terjadi di antara entitas atau unit yang berbeda-beda dalam organisasi.

 Teknik Bagan Arus Dokumen. Adalah teknik bagan arus yang

hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga simbol yang digunakan adalah simbol dokumen saja.

 Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen. Agak berbeda dengan

teknik bagan arus dokumen, dalam teknik ini yang ditekankan adalah distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau rangkapan. Teknik ini dapat digunakan sebagai pendukung teknik bagan arus dokumen.

 Teknik Bagan IPO (Input Process Output). Ini adalah teknik bagan

arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang menunjukkan masukan dan keluaran sistem.

 Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output). Teknik

bagan arus ini adalah kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan tidak hanya satu proses, tapi lebih dari satu proses. Di dalam suatu organisasi, pada dasarnya sedikit sekali proses yang berdiri sendiri, dan oleh karena itu bagan HIPO ini membantu menunjukkan hubungan dan rangkaian dari berbagai proses. Seperti yang telah dijelaskan, rangkaian proses dalam organisasi bekerja sebagai suatu satu sistem yang harmonis.

 Teknik DFD (Data Flow Diagram).Teknik bagan arus ini sangat

khas, baik penggunaan simbol atau alirannya dan digunakan oleh para analisis sistem dan perancang sistem.

 Teknik Bagan Arus Program. Teknik ini merupakan pendukung

teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam sistem.

 Teknik Bagan Arus Blok. Ini adalah teknik bagan arus yang sama

dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut masing-masing fungsi pemrosesan.

 Teknik Bagan Arus Sistem. Teknik ini merupakan cara

penggambaran yang khas, dengan grafis atau piktoralm untuk menujukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi. Dalam teknik bagan arus, dikenal berbagai kelompok simbol, sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Pemanfaatan simbol-simbol secara efektif sesuai langkah prosedur yang diwakili, akan menentukan efektifitas bagan arus. Kelompok simbol ini terdiri atas:

Simbol bagan arus dasar (basic flowchart symbols)

Simbol penyimpanan untuk penyimpanan (storage flowchart symbols)

Simbol bagan arus penghubung kegiatan-kegiatan (activity connector

flowchart symbols)

Simbol bagan arus kegiatan rinci di dalam proses (detail activity in process flowchart symbols)

Simbol bagan arus alur atau garis penghubung (flowlines flowchart symbols)

Simbol bagan arus untuk menunjukkan perangkat keras yang

digunakan di dalam sistem dan prosedur (computer hardware

symbols)

Kegunaan penerapan terbaik bagan arus dalam penyusunan Standard

Operating Procedure adalah:

 Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup

langkah-langkah yang banyak.

 Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup

langkah-langkah yang kompleks dalam variasi yang banyak.

 Untuk Standard Operating Procedure yang melibatkan banyak

departemen, bagian atau unit dalam organisasi.

 Untuk Standard Operating Procedure yang mempunyai kaitan

proses dengan prosedur-prosedur lain di dalam organisasi.

 Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup banyak

kopi atau rangkapan dokumen, formulir, blanko, dan laporan yang didistribusikan untuk banyak pihak di dalam maupun di luar organisasi.

3. Teknik Tabular

Teknik tabular menggunakan bentuk tabel untuk membuat Standard

Operating Procedure tertentu. Teknik ini sangat spesifik karena tidak semua

ini pada umumnya efektif untuk Standard Operating Procedure sebagai berikut :

Kegiatan yang bersifat analisis Kegiatan yang sangat standar Kegiatan yang berupa penjadualan

Teknik ini dalam beberapa kondisi tidak dapat berdiri sendiri, karena digunakan sebagai alat bantu untuk teknik penyajian lain. Teknik tabular ini

juga lazim digunakan untuk Standard Operating Procedure jurnal standar

dalam kegiatan akuntansi perusahaan.

4. Teknik Campuran (Gabungan)

Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan di atas yaitu teknik naratif, teknik bagan arus dan teknik tabular. Dalam prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan. Masing-masing teknik memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling menutupi ketika diterapkan bersama-sama.

Penggunaan campuran teknik naratif, teknik bagan arus, serta teknik tabular dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

 Digunakan bersamaan untuk semua Standard Operating

Procedure yang ada di dalam pedoman Standard Operating Procedure. Dengan cara ini, maka setiap prosedur mencakup teknik naratif dan teknik bagan arus dan tambahan teknik tabular sesuai dengan kebutuhan.

 Digunakan sesuai kebutuhan setiap Standard Operating

Procedure. Bila menggunakan cara campuran ini, maka akan ada prosedur yang hanya menggunakan teknik naratif, ada yang hanya menggunakan teknik bagan arus, dan ada yang menggunakan gabungan dari keduanya. Tabulasi digunakan sebagai pendukung

kelengkapan informasi untuk meningkatkan efektifitas Standard Operating Procedure.

Dalam hal ini, teknik tabular memang bukan merupakan subtitusi atau pengganti salah satu teknik naratif atau bagan arus melainkan sebagai pendukung.

Bagian-bagian Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 2008:297-334)

Bagian-bagian penyajian Standard Operating Procedure adalah :

 Headings (Kepala Judul)

Headings atau Kepala Judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu Standard Operating Procedure. Headings ini terletak di bagian atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman prosedur yang bersangkutan. Menurut Tambunan ada tiga kelompok bentuk Headings, yaitu :

1. Simple Headings

Dalam Headings sederhana ini hanya ditampilkan tiga jenis informasi

saja, yaitu :

Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur 2. Controllable Headings

Dalam Headings yang informatif tentang masalah penerbitan dan revisi

ini, ditampilkan lebih banyak informasi dibadingkan sebelumnya, termasuk tanggal penerbitan dan revisi prosedur, yaitu secara lengkap mencakup :

Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Tanggal Penerbitan

Revisi yang Ke…

Informasi tentang “Revisi yang Ke…” ini menunjukkan apakah prosedur

yang bersangkutan telah mengalami revisi atau belum, dan sudah berapa kali. Informasi ini sangat bermanfaat untuk mendukung evaluasi dan kontrol terhadapprosedur tersebut. Informasi tanggal penerbitan adalah tanggal awal masa berlaku prosedur yang bersangkutan.

3. Accountable Headings

Dalam Headings ini, penekanan informasi banyak terletak pada masalah

penanggungjawab dari prosedur. Informasi yang tampil dalam Headings

tidak hanya tanggal terbit, tetapi lebih banyak tetang siapa atau pihak mana (Unit, Departemen, atau Bagian) yang melaksanakan prosedur dan juga siapa yang menyusun dan menyetujui penulisan dan penerbitan

prosedur tersebut. Informasi yang terdapat dalam Headings ini adalah:

Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Pengguna Prosedur Tanggal Penerbitan Penyusun Prosedur Penyetuju Prosedur

 Penjelasan Terkait Isi Prosedur

Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah :

1. Tujuan Prosedur

Pernyataan tujuan dari Standard Operating Procedure merupakan

hal yang sangat penting. Tujuan prosedur berbeda dengantujuan buku pedoman, karena adanya lingkup dan cakupan. Tujuan buku

pedoman lebih umum, tujuan Standard Operating Procedure lebih spesifik, sesuai masing-masing prosedur.

2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur

Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi Standard Operating

Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami dengan baik, sebelum melaksanakannya dengan efektif.

3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur

Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur. Tidak hanya yang bersifat spesifikasi teknis prosedur tertentu, tetapi juga peraturan dan kebijakan yang berlaku umum dalam organisasi.

4. Teknik yang Digunakan

Dalam bagian ini, yang disajikan adalah teknik yang digunakan

dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Jika

diperlukan dapat saja ditampilkan makna dari simbol-simbol yang

digunakan dalam Standa rd Operating Procedure. Tetapi, jika

makna simbol-simbol yang digunakan telah disajikan di awal

buku pedoman Standard Operating Procedure, tidak perlu lagi

melakukan ulang saji dalam setiap Standard Operating

Procedure.

5. Pihak Terlibat

Pihak-pihak terlibat adalah orang, bagian, departemen, divisi, atau fungsi-fungsi lain yang ada di dalam organisasi. Dalam teknik naratif, penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak terlibat, seperti halnya pada teknik bagan arus. Dengan teknik bagan arus, banyak organisasi yang merasa perlu untuk membuat kolom tersendiri untuk pihak luar organisasi. Bisa juga dengan

cara tidak membuat kolom khusus untuk pihak luar, tetapi memanfaatkan simbol yang dapat mewakili tindakan dengan tepat.

6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan

Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar dan formulir,

blanko, dan/atau dokumen yang berbeda dengan Standard

Operating Procedure lainnya. Tetapi setiap formulir, blanko,

dan/atau dokumen dapat digunakan di lebih dari satu Standard

Operating Procedure. Alur formulir, blanko, dan/atau dokumen inilah yang akan menentukan ke prosedur mana saja akan mengalir. Sama dengan pada penyajian pihak teribat, maka daftar formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam suatu

Standard Operating Procedure harus disajikan lengkap, sedangkan formatnya sendiri disajikan dalam bagian lampiran.

7. Laporan-laporan yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang Dihasilkan ini fungsinya hampir sama dengan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan tetapi

untuk laporan-laporan yang dihasilkan suatu Standard Operating

Procedure. Perbedaannya adalah proses yang dilalui. Laporan adalah hasil akhir dari proses atau subproses, sedangkan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan sebagai masukan.

8. Kaitan dengan Prosedur Lain

Hampir selalu setiap prosedur memiliki kaitan dengan prosedur lainnya di dalam organisasi ataupun prosedur lain yang ada di luar sistem organisasi. Bagian penjelasan ini adalah wadah yang disediakan untuk menunjukkan hubungan antara suatu prosedur dengan prosedur lainnya. Kaitan dengan prosedur lain ini penting sekali disajikan, karena memberikan dua manfaat, yaitu pada saat penyusunan membantu tim penyusun memahami posisi prosedur, sedangkan pada saat penggunaan membantu para pengguna untuk

kerja berulang (reworks) atau birokrasi yang tidak perlu.

ada di dalam organisasi, tetapi juga yang terdapat di luar organisasi.

9. Lampiran-lampiran

Biasanya, bagian paling akhir dari penjelasan adalah tentang

lampiran-lampiran yang digunakan di dalam Standard Operating

Procedure yang bersangkutan. Dalam bagian ini, yang disajikan

adalah daftar lampiran-lampiran yang diperlukan untuk

memperjelas prosedur, sedangkan isi dan format lampiran disajikan di bagian akhir prosedur. Lampiran dapat berupa formulir, blanko, dokumen, laporan, dan kutipan peraturan yang terkait harus disajikan yaitu jika dalam prosedur lain sebelumnya, format-format yang bersangkutan telah disajikan atau apabila berkaitan dengan peraturan dan kebijakan ekstern. Cara ini

dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyajian Standard

Operating Procedure.

 Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern (dari luar organisasi) yang

berkaitan dengan Standard Operating Procedure disajikan dalam bagian

terpisah (atau khusus) meskipun pada bagian lampiran sudah disajikan alasan yang mendasari adalah karena tidak semua prosedur memiliki kaitan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan dari luar organisasi. Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh

terhadap Standard Operating Procedure, yang apabila diabaikan akan

mengurangi efektifitas prosedur.

 Isi Prosedur

Setelah selesai dengan bagian-bagian penjelasan yang diperlukan oleh

Standard Operating Procedure, selanjutnya adalah penyajian Standard Operating Procedure sesuai dengan teknik yang digunakan. Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh

pengguna dengan menggunakan teknik dan simbol yang benar. Efektifitas suatu prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh setiap pembacanya.

 Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure lebih tepat

disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan

kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedure yang

bersangkutan.

METODE PENELITIAN Objek penelitian

Objek penelitian yang akan diteliti adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga yang beralamat di Jalan Yos Sudarso Nomor 5 Salatiga.

Jenis data dan sumber data

Data primer berupa data dari hasil wawancara dengan staff di setiap bagian mengenai alur kerja, kebijakan yang berlaku, dokumen yang digunakan dan laporan yang dihasilkan. Sedangkan data sekunder berupa data tentang profil, job description, peraturan dan kebijakan terkait prosedur, validasi, pihak-pihak yang terlibat, dokumen-dokumen yang digunakan dan struktur organisasi dalam sistem keuangan Dana Pensiun GKJ, serta laporan-laporan yang dihasilkan.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada staff mulai dari kepala kantor, staff bagian kasir, bagian administrasi umum dan bagian akuntansi di Dana Pensiun GKJ Salatiga yang bertujuan untuk mendapatkan informasi. Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.

Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis didasarkan pada interprestasi logis dari sifat dan hubungan antar fenomena yang diteliti sehingga dapat memnerikan gambaran yang jelas atas suatu objek secara sistematis, faktual. Deskriptif sendiri berarti menggambarkan denngan jelas situasi

yang ada. Sedangkan teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating

Procedure di Dana Pensiun GKJ adalah teknik campuran yaitu menggabungkan teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Teknik naratif dipilih karena di Dana Pensiun GKJ terdapat banyak kebijakan dan peraturan, dengan menggunakan teknik naratif kebijakan dan peraturan tersebut dapat dijelaskan dengan baik dibandingkan dengan menggunakan teknik yang lain. Sedangkan teknik bagan arus (flowchart) dipilih supaya dalam menggambarkan langkah-langkah kerja yang ada di Dana Pensiun secara rinci dan tepat.Langkah analisis terdiri dari:

1. Menganalisia kecukupan data dan informasi, apakah data yang diperoleh

sudah cukup menjadi dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure

(SOP).

2. Menetapkan sistematika penyajian Standard Operating Procedure (SOP),

bagaimana sistematika yang paling tepat dan sesuai dengan ciri dan karakter organisasi.

3. Menetapkan media penyajian Standard Operating Procedure (SOP).

4. Menyusun dan menyajikan Standard Operating Procedure (SOP).

ANALISIS DATA

Objek penelitian yang akan dibahas adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga. Dana Pensiun GKJ Salatiga didirikan pada tanggal 1 Agustus 1975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dana Pensiun merupakan salah satu lembaga DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus

dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya.

Sistem Keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga

Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki tiga bagian yaitu bagian kasir, bagian administrasi, dan bagian pembukuan, dengan dikepalai oleh seorang kepala kantor. Sistem keuangan di Dana Pensiun GKJ memiliki tiga prosedur yang berkaitan dengan keuangan, yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, danprosedur investasi. Ketiga prosedur tersebut sudah mencakup aktivitas yang ada di Dana Pensiun GKJ. Prosedur penerimaan kas berkaitan dengan semua kegiatan penerimaan kas di Dana Pensiun GKJ, contohnya : Prosedur Penagihan Iuran Pensiun, Prosedur Penerimaan Sewa Kos. Sedangkan prosedur pengeluaran kas berkaitan dengan semua kegiatan pengeluaran kas di Dana Pensiun GKJ Salatiga, contohnya : Prosedur pembuatan Surat Perintah Membayar Uang, Prosedur Pembayaran Manfaat Pensiun, Prosedur Membayar Pajak. Prosedur investasi berkaitan dengan penempatan maupun penarikan investasi.

Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ masih belum memiliki SOP dan job description

dari tiap-tiap bagian masih saling tumpang tindih sehingga berpotensi terjadi penggelapan dan penyelewengan. Serta sulit untuk mengevaluasi apabila terjadi kesalahan.

Struktur organisasi yang terdapat di Dana Pensiun GKJ Salatiga :

Sinode GKJ Sebagai Pemilik

Sinode Gereja Lain Sebagai Mitra Pendiri

Deputat Sinode Gereja Sebagai Mitra Pendiri

Lembaga GKJ Yayasan GKJ Sebagai Mitra

Dewan Pengawas DP GKJ Pengurus DP GKJ

Kepala Kantor Deputat Lain Sinode

Deputat Penatalayanan Sinode GKJ Sebagai Pendiri Rapat Tahunan

Kasir Bagian

Pembukuan Bagian

Administrasi

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Dana Pensiun GKJ

Job Description di Dana Pensiun GKJ Salatiga

Pengurus Dana pensiun GKJ berfungsi sebagai penyelenggara dan pengelola dana pensiun dengan keputusan yang ditetapkan rapat tahunan serta kebijakan umum pendiri.

Pengurus dana pensiun berkewajiban :

a. Mengelola Dana Pensiun GKJ dengan mengutamakan kepentingan anggota

b. Bertindak teliti, terampil, bijaksana, dan cermat dalam melaksanakan tanggungjawabnya mengelola Dana Pensiun GKJ.

c. Mengelola kekayaan Dana Pensiun GKJ sesuai dengan arahan investasi yang

digariskan pendiri dengan berpedoman pada ketentuan investasi dan menteri keuangan.

d. Menyampaikan secara berkala kepada menteri keuangan :

1. Laporan keuangan dan Laporan Investasi yang telah diaudit akuntan

publik

2. Laporan yang disusun oleh pengurus dan aktuaris sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan menteri.

3. Laporan aktuaria yang disusun sekurang-kurangnya tiga tahun sekali

atau setiap kali terjadi perubahan manfaat pensiun dan perubahan penghasilan dasar yang mengakibatkan perubahan pendanaan.

e. Menyampaikan keterangan kepada anggota mengenai :

1. Neraca dan perhitungan hasil usaha menurut bentuk dan susunan dan

waktu yang ditetapkan menteri.

2. Hal-hal yang timbul dalam rangka kepesertaan dalam bentuk,

susunan, dan waktu yang ditetapkan menteri.

3. Setiap terjadi perubahan peraturan dana pensiun.

f. Merahasiakan keterangan pribadi yang menyangkut masing-masing anggota.

Dalam mengelola organisasi dan usaha Dana Pensiun GKJ, pengurus berwenang untuk :

a. Melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan ketentuan

atau peraturan yang berlaku.

b. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan administrasi

dan investasi dana pensiun dengan mengutamakan efisiensi dan efektivitas kerja.

c. Mewakili Dana Pensiun GKJ secara langsung dan menurut hukum didalam

dan diluar pengadilan dalam setiap dan semua masalah dengan Dana Pensiun GKJ.

d. Mengikat perjanjian dengan pihak lain dengan Dana Pensiun GKJ untuk melakukan segala tindakan hukum berkenaan dengan kegiata usaha maupun pemilikan dana pensiun.

e. Menilai danmengusulkan penerimaan, pengangkatan dan promosi karyawan

Dana Pensiun GKJ kepada deputat penatalayanan untuk ditindaklanjuti. Struktur kepengurusan dan uraian tugas pengurus yayasan Dana Pensiun GKJ terdiri dari Ketua Pengurus, Sekretaris Pengurus, Bendahara Pengurus, dan dua orang anggota. Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, ditetapkan uraian tugas sebagai berikut :

A. KETUA PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang :

a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan di dalam pengadilan bersama

dengan salah seorang Pengurus lainnya yang terkait;

b. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan organisasi Dana Pensiun

GKJ;

c. Memimpin Rapat Pengurus Dana Pensiun GKJ;

d. Mengkoordinir pelaksanaan keputusan yang menyangkut kebijakan dan

operasional Dana Pensiun GKJ;

e. Menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Sekretaris atau

Bendahara;

f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lainnya bersama

Bendahara;

g. Menunjuk salah seorang atau lebih Pengurus untuk melakukan tugas

tertentu;

h. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas;

2. Hubungan tanggung jawab :

a. Ketua Pengurus bertanggung jawab kepada Badan Pelaksana Sinode GKJ

selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;

b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

B. SEKRETARIS PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang :

a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan dan di dalam pengadilan

bersama dengan Ketua;

b. Menyiapkan dan menandatangani surat-surat keluar bersama dengan

Ketua;

c. Mengelola administrasi surat-surat masuk dan keluar;

d. Mengadministrasikan data kepesertaan dan pemuktakhiran data secara

berkala;

e. Menghitung penerimaan iuran pensiun dan pembayaran manfaat pensiun;

f. Menyiapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan kepesertaan;

g. Melakukan sosialisasi dan menetapkan tata cara penyampaian pendapat

dari peserta;

h. Membuat notula rapat Pengurus;

i. Mengkoordinasikan laporan-laporan;

j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.

2. Hubungan tanggung jawab :

a. Sekretaris Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;

b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

C.BENDAHARA PENGURUS 1. Tugas dan Wewenang :

b. Memonitor dan menganalisis perkembangan pasar keuangan dan indikator makro lainnya;

c. Membuat konsep Rencana Investasi untuk waktu yang akan datang;

d. Melaksanakan dan mengevaluasi realisasi Arahan Investasi;

e. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan keuangan dan

investasi bersama dengan Ketua;

f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lain bersama dengan

Ketua;

g. Mempersiapkan konsep rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Dana

Pensiun GKJ;

h. Membuat projected cash flow Dana Pensiun GKJ;

i. Mempersiapkan informasi dan data untuk Aktuaria;

j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.

2. Hubungan tanggung jawab :

a. Bendahara Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua;

b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

D.ANGGOTA PENGURUS I 1. Tugas dan Wewenang :

a. Mengelola penerbitan buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ;

b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan kerohanian di lingkungan Dana Pensiun

GKJ;

c. Memimpin renungan dan doa pada rapat Pengurus;

d. Menjadi penghubung Pengurus dengan Badan Pelasana Sinode GKJ

selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ;

e. Menyiapkan rekruitmen, penempatan, promosi, monitoring dan evaluasi

kinerja pegawai Dana Pensiun GKJ;

g. Mempergunakan fasilitas kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas.

2. Hubungan tanggung jawab :

a. Anggota Pengurus I bertanggung jawab kepada Ketua;

b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

E.ANGGOTA PENGURUS II 1. Tugas dan Wewenang :

a. Mempersiapkan legal draft untuk kepentingan internal dan eksternal Dana

Pensiun GKJ;

b. Memantau perkembangan dan mempelajari peraturan perundangan Dana

Pensiun GKJ;

c. Memantau pelaksanaan kontrak-kontrak dan peraturan yang berkaitan

dengan aktivitas Dana Pensiun GKJ;

d. Mengelola inventarisasi dan penyimpanan semua aset kekayaan milik

Dana Pensiun GKJ;

e. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua;

f. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka

pelaksanaan tugas.

2. Hubungan tanggung jawab :

c. Anggota Pengurus II bertanggung jawab kepada Ketua;

d. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif.

F. KEPALA KANTOR

1. Menerima tugas atau pekerjaan dari Pengurus

2. Mengatur tugas atau pekerjaan di kantor.

3. Mengarahkan pegawai di dalam melaksanakan tugas.

4. Mendistribusikan pekerjaan.

5. Membuka surat-suratatauemail masuk.

6. Meneruskan surat-surat atau email masuk kepada Pengurus sesuai bidangnya.

8. Mengoreksi surat-surat atau email keluar.

9. Mengoreksi daftar pembayaran pensiun.

10.Melayani pendaftaran peserta.

11.Menghitung Iuran Pensiun dan PS peserta baru.

12.Menghitung manfaat pensiun Pensiunan baru.

13.Menyiapkan undangan rapat Pengurus

14.Menyiapkan materi rapat Pengurus.

15.Menyiapkan daftar hadir rapat Pengurus.

16.Melayani rapat Pengurus.

17.Membuat konsep notula rapat Pengurus.

18.Melayani tamu :

a. Peserta (perorangan, lembaga, gereja, klasis).

b. Pemerintah.

c. Kantor Pajak.

d. Bank.

e. Akuntan.

f. Appraisal.

g. Umum

19.Memberikan informasi dan pertimbangan kepada Pengurus hal-hal yang perlu

segera dilaksanakan.

20.Menyampaikan kegiatan kantor kepada Pengurus.

21.Membantu pengurus dalam hal investasi :

a. Membuat daftar deposito.

b. Mencari informasi untuk penempatan investasi.

c. Setelah ada keputusan pengurus, melaksanakan penempatan,

perpanjangan dan pemindahan investasi.

d. Memantau perkembangan kondisi keuangan bank.

e. Membantu pengurus dalam hal berhubungan dengan perusahaan sekuritas

dan Bank.

22.Membuat konsep Rencana Anggaran Pembayaran Pensiun.

24.Membuat konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja.

25.Membantu Pengurus, menyiapkan data untuk penyusunan Rencana Investasi

(Triwulan dan Tahunan).

26.Membuat perbandingan Rencana vs Realisasi Pendapatan dan Belanja.

27.Mengoreksi Buku Kas.

28.Mengoreksi Buku Bank.

29.Memfiat atau paraf kuitansi penerimaan dan pengeluaran untuk diteruskan

kepada Pengurus.

30.Menyiapkan data untuk aktuaris.

31.Membantu Dewan Pengawas :

a. Membuat undangan rapat Dewan Pengawas.

b. Menyiapkan materi rapat Dewan Pengawas.

c. Melayani rapat Dewan Pengawas.

d. Menyampaikan informasi yang diperlukan Dewan Pengawas triwulan.

e. Menghubungi Auditor.

f. Menghubungi Appraisal.

g. Manghubungi Aktuaris.

32.Kepegawaian : menyampaikan informasi kepegawaian kepada Pengurus,

Kantor Sinode (Penilaian, Kenaikan berkala, kenaikan golongan).

G. ADMINISTRASI

1. Mengagenda surat (masuk dan keluar).

2. Mengarsip surat (masuk dan keluar).

3. Meneliti kelengkapan data calon peserta.

4. Mengetik Surat Keputusan Peserta baru .

5. Mengetik Surat Keputusan Pensiun Pensiunan baru.

6. Mengetik perhitungan IP peserta baru.

7. Menyiapkan pengiriman Surat Keputusan Peserta atau Pensiun.

8. Proses Pensiun Peserta :

a. Meneliti kelengkapan data Peserta.

c. Menghitung jumlah Pensiun Peserta.

d. Menyiapkan Surat Keputusan Pensiun Peserta.

e. Mengirim Surat Keputusan Pensiun kepada Peserta.

9. Mengetik surat keputusan kenaikan pensiun.

10.Mengetik daftar kenaikan pensiun.

11.Mendokumentasi peraturan-peraturan.

12.Mencatat mutasi perubahan peserta (Aktif, Pasif, BK).

13.Tugas-tugas penggandaan.

14.Membantu tugas kuriratauekspedisi.

15.Membuat tagihan tunggakan IP.

H. KASIR

1. Menerima dan membuat kuitansi setoran IP dan PS (tunai, bank).

2. Meneruskan kuitansi setoran IP dan PS ke bagian keuangan.

3. Membuat kuitansi penerimaanataupengeluaran kas.

4. Menerima setoran Sewa Kos.

5. Membantu tugas pengurus dalam mengambil atau setor uang keatau dari

bank.

6. Membayar uang pensiun baik tunai maupun melalui bank.

7. Menyiapkan biaya transport Pengurus, Dewan Pengawas, Pendiri :

a. Rapat rutin.

b. Program perkunjungan.

c. Kegiatan Badan Kerjasama Dana Pensiun Kristen se Indonesia (BKS).

d. Kegiatan Pemerintah (Departemen Keuangan, ADPI).

e. Kegiatan PT. Jisawi Finas.

f. Kegiatan Pendiri.

g. dll.

8. Membayar biaya pegawai, pengurus, pengawas :

a. Gaji, tunjangan, dan honor Pegawai.

9. Membayarkan uang langganan : a. Air.

b. Listrik.

c. Telepon.

d. Koran.

10. Menyiapkan SPMU. 11. Menyimpan kas kecil.

12. Membuat rekap kas harian beserta bukti pembayaran dan penerimaan. Diteruskan kepada kepala kantor untuk diparaf, kemudian dimintakan tanda tangan Bendahara Pengurus.

13. Membuat buku kas harian. 15. Membayar pajak.

16. Menyediakan kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan kantor. 17. Membayar pengeluaran kegiatan kantor lainnya.

18. Menyimpan buku giro atau cek, tabungan, bilyet deposito. 19. Melayani pemeriksaan (Pengurus atau Pengawas, Auditor).

I. PEMBUKUAN

1. Menerima berkas bukti penerimaan dan pengeluaran dari Keuangan.

2. Membendel, menyimpan berkas bukti penerimaan dan pengeluaran.

3. Membuat laporan kas bulanan.

4. Membuat laporan investasi bulanan.

5. Membuat laporan Keuangan dan penjelasan (semesterandantahunan).

6. Membuat laporan Investasi dan penjelasan tahunan.

7. Urusan pajak : menyusun laporan fiscal.

8. Meminta tanda tangan atas pekerjaan yang perlu disahkan oleh yang

Komponen SOP

Komponen SOP yang akan dibahas terdiri dari 10 komponen.

A. Penjelasan Terkait Isi Prosedur

Bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedur secara langsung. Bagian ini memuat informasi paling banyak tentang suatu prosedur operasional standar. Yang termasuk dalam bagian ini adalah:

1. Tujuan Prosedur

Dalam bagian ini dijelaskan mengenai tujuan dibuatnya Standard Operating

Procedure untuk setiap prosedur yang ada di DP GKJ.

Tujuan Prosedur Penerimaan Kas

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan

kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun dan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan investasi.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan

laporan-laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi.

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan

penerimaan kas oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

Tujuan Prosedur Pengeluaran Kas

1. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan

pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus untuk pengeluaran kas.

Tujuan Prosedur Investasi

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan

investasi yang ditetapkan DP GKJ.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan

yang dibutuhkan, dan dokumentasi.

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan

investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus. Meliputi: setiap penempatan dana untuk investasi harus melalui persetujuan Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Penjelasan Singkat tentang Prosedur

Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi dari Standard Operating Procedure, agar

para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami prosedur dengan baik sebelum melaksanakannya dengan efektif.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Pengeluaran Kas

Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan

untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.

1. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar

tagihan telepon,listrik dan air.

2. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk

sumbangan-sumbangan.

Penjelasan Singkat tentang Prosedur Investasi

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi yang berupa aset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah.

3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur

Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Penerimaan Kas

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur penerimaan kas adalah:

1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah

dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui

oleh Bendahara Pengurus.

3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp

5.000.000,00.

4. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Misalnya : laporan kas harian setelah diterima bagian kasir harus diserahkan kepada Bendahara Pengurus untuk diotorisasi.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Pengeluaran Kas

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Transaksi keuangan harus disertai bukti-bukti yang sah (bukti asli bukan

fotocopy).

2. Setiap transaksi pengeluaran kas akan dibuatkan Nota Pembayaran yang

disetujui oleh Bendahara Pengurus.

3. Penyetoran dilakukan oleh Kasir atas persetujuan dari Bendahara Pengurus.

4. Penarikan dilakukan oleh Kasir atas dasar kuasa dari Pengurus,

menggunakan cekatauslip penarikan yang dilengkapi SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) yang telah ditandatangani Bendahara Pengurus.

5. Penyetoran kas ke bank (ke rekening tabunganataugiro) harus dilakukan

dengan segera, maksimal 1 (satu) hari kerja dari tanggal penerimaan kas

untuk menghindari cash on hand yang berlebihan.

6. Harus terdapat pemisahan tugas. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi

kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi akuntansi harus diotorisasi oleh Kepala Kantor.

Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Investasi

Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur investasi adalah:

1. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi pembukuan harus

terpisah dari fungsi kasir dan administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.

2. Kegiatan investasi dilakukan berdasarkan rencana investasi (tahunan dan

triwulanan) yang disetujui oleh Pengurus dan Dewan Pengawas.

3. Penempatan dan penarikan investasi yang sifatnya mendesak disepakati

4. Berkas penempatan investasi ditandatangani oleh Ketua, Sekretaris, dan Bendahara Pengurus.

5. Batas keuntungan investasi untuk dicairkan adalah minimal: 10%, diluar

ketentuan tersebut harus dengan kesepakatan Pengurus.

6. Batas kerugian investasi adalah maksimal : -10%, diluar ketentuan tersebut

harus dengan kesepakatan Pengurus.

7. Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan hasil investasi.

4. Teknik yang Digunakan

Teknik yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas dan prosedur investasi adalah teknik campuran yaitu penggabungan dari teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart).

5. Pihak yang Terlibat

Dalam bagian ini, disajikan pihak-pihak yang terlibat dalam Standard Operating

Procedure. Pihak yang Terlibat bisa berasal dari internal DP GKJ maupun dari luar DP GKJ.

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas

Pihak yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas yaitu, pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak diluar DP GKJ yang bekerjasama atau berhubungan dengan DP GKJ menyangkut segala kegiatan penerimaan kas.Pihak Internal dalam prosedur penerimaan kas adalah:

1. Kepala Kantor

2. Bagian Administrasi

3. Kasir

4. Bagian Pembukuan

Pihak eksternal dalam prosedur penerimaan kas adalah:

1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja

3. Bank

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Pengeluaran Kas

Dalam prosedur pengeluaran kas pihak yang terlibat yaitu pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan pengeluaran kas. Pihak Internal dalam prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Kepala Kantor

2. Bagian Administrasi

3. Bagian Pembukuan

4. Kasir

5. Bendahara Pengurus

Pihak Eksternal dalam prosedur pengeluaran kas adalah:

1. Peserta DP GKJ

2. Pemberi kerja

3. Bank

4. PLN, PDAM, Telkom

5. Penerima sumbangan

Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Investasi

Dalam prosedur investasi pihak yang terlibat dibagi menjadi dua yaitu pihak internal yang merupakan pihak-pihak yang ada dalam internal Dana Pensiun GKJ dan pihak eksternal yaitu pihak-pihak luar yang bekerjasama atau berhubungan dengan Dana Pensiun GKJ menyangkut segala kegiatan investasi.

Pihak Internal dalam prosedur investasi adalah:

1. Kepala Kantor

2. Kasir

3. Bagian Pembukuan

4. Bendahara Pengurus

Pihak Eksternal dalam prosedur investasi adalah :

1. Bank

2. Sekuritas

3. Penyewa kamar kos

4. Pembeli asset

6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan

Dalam bagian penjelasan ini, yang disajikan adalah daftar dari formulir, blanko,

dan/atau dokumen yang digunakan dalam setiap Standard Operating Procedure.

Setiap Standard Operating Procedure menggunakan formulir, blanko, dan/atau

dokumen yang berbeda-beda.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan Kas

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan Kas terdiri dari :

1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun

Daftar ini merupakan daftar yang berisi perhitungan berapa jumlah tunggakan dan iuran yang menjadi kewajiban peserta.Daftar ini dibuat per klasis. Dengan atribut seperti:

a. Nama

b. GKJ

c. Tunggakan(kelebihan)

d. Kewajiban satu bulan

f. Jumlah bulan

g. Setoran

h. Jumlah setoran per tahun

i. Tunggakan

j. Jumlah Iuran Pensiun

2. Kwitansi (rangkap 3)

Kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran untuk peserta yang membayar iuran pensiun, pembayarn sewa kos baik pembayaran yang dilakukan secara tunai maupun lewat bank. Kwitansi ini memiliki atribut yang sama dengan kwitansi pada umumnya yaitu:

a. Telah terima dari..

b. Uang sejumlah

c. Guna membayar

d. Terbilang

e. Tempat, tanggal dan tandatangan

3. Nota Penerimaan

Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota Penerimaan ini memiliki atribut:

a. Nomor nota penerimaan

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

5. Bukti Bank

Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika menerima pembayarn iuran pensiun, menerima pembayaran kos melalui bank.

6. Jurnal

Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas terdiri dari :

1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

Daftar Perhitungan Manfaat Pensiun adalah daftar yang perhitungan manfaat pensiun yang harus dibayarkan kepada peserta. Daftar ini dibuat setiap bulan dan per klasis. Dengan atribut:

a. Nama

b. Unit kerja/GKJ/Lembaga/Yayasan

c. Nomor peserta

d. Jabatan

e. K: Kawin, TK:Tidak Kawin

f. Jumlah pensiun sebelum pajak

g. Potongan PPh pasal 21

h. Jumlah pensiun setelah pajak

i. Tanda tangan penerima pensiun

2. Daftar Biaya Hidup Tenaga Kantor

Daftar ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai yang nantinya juga akan dicantumkan dalam SPMU untuk member gaji kepada para pegawai di DP GKJ.

3. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)

SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke Bendahara untuk ditandatangani.

4. Nota Pembayaran

Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota pembayaran memiliki atribut:

a. Nomor nota pembayaran

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

5. Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran ini berupa bukti-bukti pembayaran yang dilakukan untuk operasional DP GKJ. Seperti bukti pembayaran listrik dari PLN, bukti pembayaran telepon dari Telkom, bukti pembayaran air dari PDAM.

6. Bukti Transfer Bank

Bukti transfer bank biasanya diperoleh ketika membayarkan manfaat pensiun melalui bank.

7. Jurnal

Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Investasi

Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pengeluaran Kas terdiri dari :

1. Rencana Investasi

Rencana investasi dibuat oleh Bendahara Pengurus berupa rencana penempatan investasi untuk jangka waktu kedepan.

SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang) adalah surat perintah yang digunakan untuk mengeluarkan uang. Tanpa surat ini maka uang tidak dapat dikeluarkan. Kasir membuat SPMU lalu diserahkan ke Kepala Kantor untuk diperiksa kemudian diparaf setelah itu diteruskan ke Bendahara untuk ditandatangani.

3. Kwitansi Internal

Kwitansi internal ini digunakan sebagai pelengkap untuk bukti-bukti pembayaran. Untuk transaksi seperti pembayaran yang bersifat kecil.

4. Form Penempatan Investasi

Form Penempatan Investasi dibuat oleh Kepala Kantor yang kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua memeriksa Form Penempatan Investasi kemudian menentukan dimana penempatan investasi akan dilakukan. Form penempatan investasi ini memiliki atribut seperti :

a. Nama tempat

b. Bunga

c. Nominal

d. Jangka waktu

e. Keputusan Pengurus

5. Form Pelepasan Investasi

Form PelepasanInvestasi dibuat oleh Kepala Kantor kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengurus dan Ketua Pengurus. Bendahara dan Ketua memeriksa Form Pelepasan Investasi kemudian menentukan investasi mana yang akan dilepas. Dengan atribut:

a. Tempat investasi

b. Return per tahun

c. Nilai wajar

d. Lama kepemilikan

6. Nota Penerimaan

Nota penerimaan digunakan untuk merangkum setiap penerimaan kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota penerimaan ini memilik atribut:

a. Nomor nota penerimaan

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

7. Nota Pembayaran

Nota pengeluaran digunakan untuk merangkum setiap pengeluaran kas yang terjadi setiap harinya. Kemudian diserahkan ke Kepala Kantor dan Bendahara untuk diperiksa dan ditandatangani. Nota pengeluaran ini memiliki atribut:

a. Nomor nota pembayaran

b. Hari/tanggal

c. Nomor kwitansi

d. Keterangan

e. Nomor rekening

f. Jumlah

8. Bukti Investasi

Bukti yang diterima saat melakukan investasi pada sekuritas.

9. Jurnal

Jurnal yang digunakan untuk membukukan setiap transaksi yang terjadi.

7. Laporan-laporan yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Penerimaan Kas

1. Laporan Perubahan Kas

Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas disebutkan secara lebih detail dan rinci.

2. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.

Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Pengeluaran Kas

1. Laporan Perubahan Kas

Laporan perubahan kas memiliki komponen yang hampir sama dengan laporan arus kas, yaitu semua yang berhubungan dengan kas baik itu berupa pemasukan maupun pengeluaran. Hanya saja dalam laporan perubahan kas disebutkan secara lebih detail dan rinci

2. Laporan Arus Kas

Laporan arus kas lebih merangkum laporan perubahan kas yang ada.

Laporan-laporan yang Dihasilkan dalam Prosedur Investasi

1. Laporan Posisi Portofolio Investasi

Laporan posisi portofolio ini memberi informasi mengenai posisi dari setiap investasi yang dilakukan oleh DP GKJ.

2. Laporan Hasil dan Biaya Investasi

Laporan ini memberikan informasi mengenai hail investasi yang diperoleh dan biaya investasi yang dikeluarkan untuk keperluan investasi.

3. Laporan Mutasi Deposito

Laporan ini dibuat untuk melaporkan penempatan deposito, adakah pencairan dalambulan tersebut, perpanjangan dan kapan jatuh tempo dari deposito tersebut.

4. Daftar Deposito

Merupakan daftar rincian deposito yang ada dilengkapi dengan nominal, jangka waktu, tanggal penempatan dan tanggal jatuh tempo, prosentase bunga, dan jumlah bunga yang didapat tiap bulan.

8. Kaitan dengan Prosedur Lain

Kaitan Prosedur Penerimaan Kas dengan Prosedur Lain

Prosedur penerimaan kas terkait dengan prosedur investasi

Kaitan Prosedur Pengeluaran Kas dengan Prosedur Lain

Prosedur pengeluaran kas terkait dengan prosedur investasi

Kaitan Prosedur Investasi dengan Prosedur Lain

Prosedur investasi terkait dengan prosedur penerimaan kas dan prosedur pengeluaran kas

9. Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiranuntuk Prosedur Penerimaan Kas

1. Daftar Tunggakan/Kewajiban dan Pembayaran Iuran Pensiun

2. Kwitansi (rangkap 3)

3. Nota Penerimaan

4. Bukti Penerimaan

5. Bukti Bank

6. Jurnal

7. Laporan Perubahan Kas

8. Laporan Arus Kas

Lampiran-lampiran untuk Prosedur Pengeluaran Kas

1. Daftar Pembayaran Manfaat Pensiun

3. Nota Pengeluaran

4. Bukti Pembayaran

5. Bukti Transfer Bank

6. Kwitansi Internal

7. Jurnal

8. Laporan Perubahan Kas

9. Laporan Arus Kas

Lampiran-lampiran untuk Prosedur Investasi

1. Rencana Investasi

2. SPMU (Surat Perintah Mengeluarkan Uang)

3. Form Penempatan Investasi

4. Form Pelepasan Investasi

5. Nota Penerimaan

6. Nota Pengeluaran

7. Bukti-bukti Investasi

8. Jurnal

9. Laporan Posisi Portofolio Investasi

10. Laporan Hasil dan Biaya Investasi

11. Laporan Mutasi Deposito

12. Daftar Deposito

B. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

1. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Penerimaan Kas

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur penerimaan kas adalah:

1. Menagih Iuran Pensiun sebesar prosentase yang ditetapkan oleh aktuaria

2. Iuran Normal yang berasal dari Peserta ditetapkan 6% per bulan dari Penghasilan Dasar Pensiun bulan terakhir dan iuran Pemberi Kerja besarnya ditentukan berdasarkan perhitungan aktuaris.

3. Pemberi Kerja wajib membayar seluruh iurannya sendiri dan iuran Peserta

setiap bulan, dan wajib menyetorkan kepada DP GKJ selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya.

4. Pemberi Kerja wajib menyampaikan kepada DP GKJ daftar gaji secara

berkala sekurang-kurangnya setiap 1 tahun atau setiap terjadinya perubahan gaji.

5. Seluruh iuran yang diterima oleh DP GKJ diberikan tanda bukti

penerimaan iuran dan disampaikan kepada Pemberi Kerja.

2. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Pengeluaran Kas

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas adalah:

1. PPh pasal 21

Untuk pegawai tetap dikenakan tariff berlapis sesuai dengan Pasal 17 UU PPh Tahun 2000.

2. PPh pasal 23

Tarifnya 15% untuk dividen, bunga, royalty, dan hadiah, penghargaan. Tarif 2% untuk sewa dan penghaslan lain sehubungan dengan penggunaan harta serta imbalan untuk penggunaan jasa.

3. PPh pasal 25 Badan

Berdasarkan pasal 17 Undang-undang No.36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan :

a. Wajib Pajak badan dalam negeri dan bentuk usaha tetap adalah

sebesar 25 % (dua puluh delapan persen) dikalikan Penghasilan Kena Pajak.

b. Berdasarkan pasal 31 E Undang-undang No.36 Tahun 2008

peredaran bruto sampai dengan Rp50.000.000.000,00 mendapat fasilitas berupa pengurangan tarif sebesar 50% dari tarif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (2a) yang dikenakan atas Penghasilan Kena Pajak dari bagian peredaran bruto sampai dengan Rp4.800.000.000,00.

3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Investasi

Peraturan dan kebijakan eksternal yang terkait dengan prosedur investasi adalah:

1. Biaya investasi umum terdiri dari :

a) Custodian fee dengan tarif 0 – 0,25% yaitu biaya untuk pengelolaan reksadana.

b) Subscription fee dengan tarif 0 – 3% yaitu biaya saat membeli reksadana.

c) Redemption fee dengan tarif 0,5 – 2% yaitu biaya saat menjual reksadana.

d) Management fee dengan tarif 1,5 – 2,5% tiap tahunnya yaitu biaya untuk pengelolaan investasi.

Biaya-biaya yang disebutkan diatas adalah tariff umum, tetapi untuk setiap sekuritas mempunyai kebijakan yang berbeda-beda.

2. Menyampaikan rencana investasi tahunan untuk mendapat persetujuan

Dewan Pengawas, selambat-lambatnya setiap akhir bulan November.

3. Ringkasan laporan investasi dan hasil pemeriksaan akuntan publik

atas laporan investasi paling lambat 1 bulan setelah disampaikan kepada Menteri Keuangan.

C. Isi Prosedur

Isi prosedur adalah penyajian teknik penyusunan Standard Operating

adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik narasi dengan teknik bagan arus (flowchart).

D. Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran dalam Standa rd Operating Procedure disajikan tersendiri dalam

bagian akhir.

Penyusunan Standard Operating Procedure Sistem Keuangan DP GKJ

Standard Operating Proceduredisusun dengan menggunakan teknik campuran yaitu penggabungan antara teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).Standard Operating Proceduredisajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas dengan spasi 1,5, disajikan dengan bingkai halaman. Menggunakan accountable headings, dengan susunan isi pedoman sebagai berikut :

1. Tujuan prosedur

2. Penjelasan singkat tentang prosedur

3. Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur

4. Teknik yang digunakan

5. Pihak terlibat

6. Formulir,blanko, dan/atau dokumen yang digunakan

7. Laporan-laporan yang dihasilkan

8. Kaitan dengan prosedur lain

9. Lampiran-lampiran

10.Peraturan dan kebijakan eksternal terkait prosedur

11.Isi prosedur

Media penyajian Standard Operating Procedureyang digunakan yaitu menyajikan

I. Tujuan Prosedur ini disusun dan disajikan dengan tujuan :

1. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan

kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun.

2. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan

laporan-laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. Contohnya : penerimaan daftar peserta pensiun, penyampaian tagihan pensiun kepada peserta.

3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan

penerimaan kas oleh kasir berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahar Pengurus.

II. Penjelasan singkat tentang prosedur ini

Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. Apabila diperlukan keputusan maupun tindakan yang tidak sesuai dengan prosedur ini harus dilakukan atas persetujuan dari Pengurus DP GKJ. Aturan dan batasan yang terdapat dalam prosedur ini yang terkait dengan nilai penerimaan, sama sekali tidak dapat diubah kecuali telah ada perubahan terhadap prosedur ini.

DANA PENSIUN GKJ Terbit : 25 Juli 2012 Prosedur Penerimaan

Kas

Disusun : Jessica Juliani Bagian : KEUANGAN Disetujui :

Pembahasan

1. Struktur organisasi

Menurut Robbins (1999:281-291) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen”, struktur organisasi yang baik harus melibatkan lima unsur penting yaitu : spesialisasi kerja, derpatementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi. Struktur organisasi yang terdapat pada DP GKJ terdapat spesialisasi kerja, pekerjaan yang ada sudah dibagi sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan. Derpatementalisasi juga sudah dilakukan sehingga pada DP GKJ terdapat bagian kasir, bagian administrasi dan bagian pembukuan. Rantai komando juga sudah tergambar dengan jelas siapa harus melapor kepada siapa dari tingkat atas sampai tingkat yang paling bawah. Rentang kendali juga dapat dicapai secara efektif karena karyawan yang ada di DP GKJ tidak banyak sehingga kepala kantor dapat mengawasi anak buah dengan baik. Sentralisasi juga sudah tergambar dengan jelas yaitu bahwa keputusan-keputusan diambil pada tingkat atas saja.

2. Job Description

Pembagian tugas untuk tiap bagian sudah adil dan merata tidak ada bagian yang pekerjaannya terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pekerjaan juga sudah dibagi bedasarkan kemampuan masing-masing karyawan yang ada. Tetapi terkadang pada prakteknya satu bagian dengan bagian yang lain saling membantu apabila ada bagian yang sibuk. Misalnya saja ketika kasir sedang sibuk maka bagian administrasi akan membantu dalam penerimaan iuran pensiun. Jika hal ini terjadi secara terus menerus tentu saja akan berakibat tidak baik karena karyawan bisa saling melempar tanggung jawab. Kemudian job description kepala kantor dengan bagian administrasiseperti melayani pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat pengurus, melayani tamu lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.

3. Pedoman Pengendalian Internal

Pengendalian internal sudah baik. Dengan adanya pemisahan tugas, bagian yang mengelola uang tidak boleh melakukan pencatatan, otorisasi bagian tertentu seperti penarikan dan penyetoran uang hanya bisa dilakukan oleh kasir, penempatan dan pelepasan investasi harus melalui persetujuan pengurus. Sehingga tetap tercipta pengendalian yang baik. Kekurangan yang ada yaitu ketika kasir sedang banyak pekerjaan tetapi hari itu juga diharuskan untuk ke melakukan penarikan atau penyetoran di Bank tentu saja membuang waktu sehingga pekerjaan tidak dapat berjalan secara efisien. Alangkah lebih baik jika DP GKJ bisa menjalin kerjasama dengan bank sehingga dapat menghemat waktu untuk melakukan pembayaran manfaat pensiun.

4. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif

Ditetapkannya batas maksimal cash on hand yaitu sebesar Rp 5.000.000,00 dapat meminimalisasi terjadinya penggelapan maupun hilangnya uang. Sudah ditetapkannya batas minimum keuntungan investasi dan batas maksimum kerugian investasi menjadi pedoman yang baik, sehingga dalam melaksanakan investasi benar-benar dipertimbangkan secara matang tidak asal dalam menempatkan dana. Pihak-pihak yang terlibat dalam setiap aktivitas sudah mewakili kebutuhan pada DP GKJ baik untuk pihak iternal sudah melibatkan bagian yang sesuai yaitu bagian administrasi, bagian kasir, dan bagian pembukuan, kepala kantor serta pengurus. Pihak ekternal meliputi Bank, penyewa kamar kos, peserta pensiun serta sekuritas. Sudah mewakili kegiatan di DP GKJ.

5. Formulir atau dokumen yang digunakan

Desain dokumen yang baik yaitu dengan menggunakan nomor dokumen yang tercetak secara urut (pre-numbered) untuk meminimalkan resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta mencegah kecurangan. Kemudian terdapat informasi penunjang seperti nama dokumen, tanggal, alamat. Selain itu dokumen yang baik juga memiliki ruang seperti baris atau kotak untuk

mengelompokkan informasi, terdapat ruang untuk tanda tangan sebagai bukti bahwa dokumen atau formulir tersebut sudah dikaji ulang dan disetujui. Formulir dan dokumen yang sudah baik yaitu :

1. Daftar tunggakan/kewajiban dan pembayaran iuran pensiun, daftar pembayaran manfaat pensiun, rencana investasi sudah baik. Sudah terdapat informasi yang jelas (nama, tanggal, alamat), terdapat ruang yang cukup untuk mengisi informasi yang diperlukan, terdapat tempat untuk otorisasi yang jelas (tandatangan dan cap).

2. Nota penerimaan, nota pengeluaran, kwitansi, sudah memiliki ruang yang cukup untuk menulis informasi, juga terdapat ruang untuk otorisasi. 3. Form penempatan dan pelepasan investasi sudah terdapat ruang untuk

memilih investasi sehingga pengguna tidak perlu menulis pilihannya. 4. Jurnal yang ada sudah semi terkomputerisasi sehingga memudahkan

pekerjaan dan hasil yang dicapai bisa tepat waktu.

Formulir dan dokumen yang perlu diperbaiki adalah :

a) Kwitansi, nota penerimaan dan nota pengeluaran perlu ditambahkan nomor urut tercetak supaya mempermudah dalam pengarsipan sehingga meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen. b) Kwitansi internal perlu ditambahkan nama DP GKJ dan nomor urut

tercetak. Nomor urut tercetak ini berguna supaya mencegah resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, dan meminimalkan kecurangan. c) Form penempatan dan form pelepasan investasi memiliki desain

warna yang sama dan tidak terdapat kop DP GKJ. Juga perlu ditambahkan adanya nomor dokumen dan tanggal. Supaya meminimalisasi resiko kehilangan dan duplikasi dokumen, serta memudahkan pengarsipan.

6. Laporan-laporan yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format dan memiliki atribut yang sesuai dengan peraturan yang ada yaitu KMK No. 76/KMK.017/1995

dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-2959/LK/1995.

PENUTUP Kesimpulan

Penelitian ini bertujuan membuat desain SOP untuk sistem keuangan DP GKJ. Sistem Keuangan di DP GKJ mempunyaitiga prosedur utama yang bersangkutan dengan kas yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur investasi. Struktur organisasi sudah memenuhi kriteria struktur organisai yang baik, job descriptionsudah adil di tiap-tiap bagian walaupun masih ada bagian yang saling lempar tanggung jawab. Seperti ketika kasir sibuk bagian administrasi bisa membantu kasir. Pedoman pengendalian internal sudah baik, terdapat pemisahan tugas, pihak-pihak yang harus mengotorisasi. Kebijakan-kebijakan operasional dan administratif yang sudah ditetapkan dapat berjalan dijalankan dengan baik juga sudah mengikuti aturan dari Departemen Keuangan. Sudah ada desain yang baik seperti memiliki nomor cetak, terdapat informasi yang jelas seta ruang untuk mengisi informasi maupun ruang untuk otorisasi. Tetapi ada beberapa formulir perlu dibenahi desainnya. Laporan yang dihasilkan sudah sesuai dengan format KMK No. 76/KMK.017/1995 dan Keputusan Direktur Jenderal Lembaga Keuangan No. Kep-2959/LK/1995.

Saran

Dari hasil penelitian sebaiknya DP GKJ melakukan beberapa pembaharuan, seperti:

1. Memperbaharui desain dokumen dan formulir yang digunakan :

a) Form Penempatan Investasi dan Form Pelepasan Investasi. Kedua form tersebut didesain dengan warna yang berbeda antara Form Penempatan Investasi dengan Form Pelepasan Investasi. Sehingga lebih mudah untuk membedakan serta ditambahkan nomor dokumen dan tanggal untuk memudahkan pengarsipan. (Lampiran 2 dan Lampiran 4)

b) Membuat kwitansi internal yang disertai dengan kop DP GKJ, sehingga lebih jelas. Kwitansi internal ini juga harus disertai nomor urut tercetak untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, serta memudahkan pengarsipan. (Lampiran 5)

c) Kwitansi eksternal perlu ditambahkan nomor urut tercetak. Bertujuan untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen, memudahkan pengarsipan, serta menghindari kecurangan. (Lampiran 6)

d) Untuk nota penerimaan dan nota pengeluaran sebaiknya nomor yang ada pada nota diganti dengan nomor urut tercetak yang bertujuan untuk mencegah kehilangan dan duplikasi dokumen sertauntuk menghindari kecurangan. (Lampiran 7 dan 8)

2. Bekerja sama dengan bank dalam bentuk sistem payroll untuk membayar manfaat pensiun kepada peserta. Sehingga DP GKJ tidak perlu membuat slip lalu ke bank untuk membayarkan manfaat pensiun kepada peserta. DP GKJ hanya perlu memberi daftar pembayaran kepada bank kemudian bank yang akan melakukan pembayaran kepada peserta dana pensiun. Sehingga lebih mempermudah kerja kasir dan dapat menghemat waktu. Kerjasama ini sebaiknya dilakukan dengan Bank BNI dan bank BRI. Karena mayoritas peserta pensiun memiliki rekening di kedua bank tersebut.

3. Job description kepala kantor seperti melayani pendaftaran peserta, menyiapkan undangan rapat pengurus, menyiapkan daftar hadir rapat pengurus, lebih baik menjadi pekerjaan bagian administrasi. Kepala kantor lebih berfokus sebagai perantara kantor kepada pengurus dan mengurus tentang investasi.

DAFTAR PUSTAKA

Ekotama,Suryono.2010. Cara Gampang Bikin Standard Operating Procedure. Yogyakarta: Media Presindo

Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: AMPYPKN Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Robbins, Stephen B and Marry Coulter, 1999. Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo Romney, Marshall B and Paul John Steinbart, 2006. Accounting Information System.

Jakarta: Salemba Empat

Supramono, Utami. 2004. Desain Proposal Penelitian Akuntansi dan Keuangan. Yogyakarta: Andi.

Tambunan, 2008. Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing.

Tambunan, 2011. Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP). Jakarta:Maiestas Publishing.

http://www.djlk.depkeu.go.id/danapensiun/defaultkosong.asp?a=arsip

http://franciskokrido.blogspot.com/2012/05/struktur-organisasi.html

http://www.scribd.com/doc/96178231/New-Microsoft-Office-Word-Document

http://shafiyyah.blog.uns.ac.id/2010/02/25/sop/

http://www.ortax.org/ortax/?mod=forum&page=show&idtopik=28892