Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd)

Disusun Oleh : Uswatun Hasanah

1112018200040

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

i

ABSTRAK

Uswatun Hasanah 1112018200040, “Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis

di SMK Al Washilah Jakarta” skripsi di bawah bimbingan Ibu Dra.

Nurdelima Waruwu, M.Pd, dan Bapak Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Jurusan Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2016.

Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah mulai dari tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumen. Sedangkan teknik analisis data meliputi redukasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah yang meliputi tahap penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip sudah dilakukan oleh pengelola arsip, namun dalam pelaksanaannya masih berdasarkan pengetahuan pengelola arsip. Penciptaan arsip di SMK Al Washilah berpedoman pad SOP, pendistribusian arsip masih menggunakan pola lama untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar, pada tahap penggunaan arsip telah dilakukan pencatatan peminjaman untuk menghindari resiko kehilangan arsip, pengelola arsip sudah melakukan pemelihraan arsip namun belum memenuhi standar yang tertera dalam peraturan Kepala ANRI Nomor: 07 tahun 2005 tentang pelestarian arsip, pada tahap penympanan arsip sekolah ini sudah memiliki ruangan khusus menyimpan arsip, penyusutan arsip sudah dilakukan di sekolah ini namun belum memiliki Jadwal Retensi Arsip.

Berdasarkan hasil penelitian ini, sebaiknya dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis di SMK Al Washilah memiliki pegawai khusus yang menangani arsip, selain itu akan lebih baik lagi jika pengelola arsip mengikuti pelatihan dan pengembangan manajemen kearsipan untuk meningkatkan kualitas pengelola arsip.

ii

ABSTRACT

Uswatun Hasanah 1112018200040, “Implementation of Records Management at SMK Al Washilah Jakarta”. Mini Thesis the Guidance of Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, and Drs. Ali Nurdin, M.Pd. Department of Management Education, The Faculty of Tarbiyah and Teacher’s Training, Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta, 2016.

The purpose of this research is known of Records Management at SMK Al Washilah starting from the creation, distribution, use, maintenance, storage, and depreciation archives.

In this research the method used is qualitative method which aim. Techniques used in data collection are observation, interviews and document study. Data analysis technique includes data reduction, data presentation, and conclusion. The results of this study can be concluded that the implementation of records management at SMK Al Washilah in the stage of creation, distribution, use, maintenance, storage, and archive depreciation has been done by archives, but the implementation is based on the knowledge archives. Creation of archives at SMK Al Washilah guided pad SOP, distributing archives are still using the old pattern for handling incoming and outgoing mail, at this stage of the use of the archive has been on record borrowing to avoid the risk of losing the archives, archives already doing pemelihraan archives but not yet meet the standards listed in ANRI Head regulation Number 07 of 2005 on the preservation of the archive, the archive penympanan stage of this school already has a special room to save the archive, the archive depreciation has been done at this school but do not have records Retention Schedule

Based on these results, we recommend the implementation of records management at SMK Al Washilah have special employees who handle archives, but it would be better if the archive manager of training and development to improve the quality of management of archival archives.

iii

KATA PENGANTAR

ميحرلا نمحرلا ها مسب

Puji syukur Alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Ilahi Robbi, Allah SWT. Tuhan semesta alam yang telah menciptakan manusia dari segumpal darah sehingga manusia dapat hidup dengan cahaya ilmu dan pengetahuan. Dengan itulah serta ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan seluruh kewajiban dan perjuangannya dalam menjalani penulisan skripsi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, termasuk melakukan penelitian dan menyusun laporan yang berjudul

“Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta”.

Shalawat beserta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membimbing dan mendidik umatnya dengan ilmu menuju jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyususnan skripsi ini masih banyak kekurangan, karenannya penulis mohon kritik dan saran dari pembaca agar menjadi lebih baik lagi di masa mendatang. Dalam penyusunan skripsi ini penulis mendapatkan dukungan penuh dari berbagai pihak yang telah membantu dan memberikan dorongan moril maupun materil. Ucapan terimakasih tersebut penulis sampaikan khususnya kepada:

1. Prof. Dr. Ahmad Thib Raya, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan beserta staff yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menempuh pendidikan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Dr. Hasyim Asy’ari M.Pd, selaku ketua Jurusan Manajemen Pendidikan, sekaligus Dosen Pembimbing Akademik penilis.

3. Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd, selaku dosen pembimbing I. Terimakasih setulusnya penulis sampaikan atas apresiasi, nasehat, motivasi, dan bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

4. Drs. Ali Nurdin, M.Pd, selaku dosen pembimbing II. Terimakasih setulusnya penulis sampaikan atas apresiasi, nasehat, motivasi, dan

iv

bimbingannya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

5. Seluruh dosen FITK khususnya dosen Manajemen Pendidikan yang telah mengajarkan ilmu yang bermanfaat, mendidik dan membimbing penulis selama kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, semoga apa yang telah diajarkan bisa penulis terapkan dalam kehidupan penulis di masa yang akan datang.

6. Seluruh pegawai dan staff perpustakaan, baik perpustakaan umum maupun perpustakaan tarbiyah yang telah memberikan izin kepada penulis untuk menggali ilmu, mencari referensi demi terselesaikannya skripsi ini.

7. Bapak Sahata Pane S.T, Kepala Sekolah SMK Al Washilah Jakarta serta seluruh dewan guru dan pegawai yang telah memberikan izin bagi penulis untuk melakukan penelitian, serta telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data dan informasi yang penting bagi penulis.

8. Yang tercinta Ayah Masan dan Ibu Hamliah, adikku Intan Prihatini, beserta keluarga besarku yang tak henti-hentinya memberikan motivasi serta do’a yang tulus demi keberhasilan penulis dalam menyelesaikan pendidikan ini dengan baik. Dukungan moril maupun materil, kasih sayang, nasehat serta bimbingan kalian yang luar biasa sangat bermanfaat bagi penulis. Semoga Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang berlipat ganda. Aamiin.

9. H.M. Syahidi Rahman, MA. dan Ustadzah Atie Rohayati, S.Pd.I, Guru yang sangat berjasa bagi penulis di dalam peyusunan skripsi ini. Semoga Allah membalasnya dengan limpahan pahala yang berlipat ganda. Aamiin. 10.Adik-adikku yang lucu (Fairuz, Rasya, Quina, Caca, dan Dzakira) yang

selalu menjadi penghibur bagi penulis.

11.Teman-teman seperjuangan di Jurusan Manajemen Pendidikan Khususnya Kelas B angkatan 2012, dan teman- teman Power Ranger. Terlebih kepada Fitrianna, Nada Khoirotunnisa, Alprilia Rachmawati Nuryani, Annisa Nur Utami, Siti Karisma, Azka Zakiyah, serta teman-teman seperjuangan lain yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang senantiasa menemani dalam

v

suka maupun duka, terimakasih atas kerjasama dukungan dan bantuan kalian semua yang selalu memberikan semangat bagi penulis.

12.Sahabat-sahabat tercinta Sohiman, Putri Rijkiyah, S.Pd, Dyaan Farhan Attazani, Diah Sismawati, Ameliani, Nur Atikah, Fitri Mustazhaika, Devi Sri Mulyani, Nurul LH, dan Agis, terimakasih atas dukungannya dan masukan-masukan positifnya kepada penulis.

13.Keluarga Besar Yayasan Pendidikan Islam Santanour, Kepada seluruh rekan-rekan Guru RA dan MI An-Nuriyah, yang senantiasa memberi motivasi dan dukungannya kepada penulis.

14.Serta keluarga Besar PASBARETA, Kak Fadhil, Asyrovi, Cherul, Herdi, Sudirman, Ridho, Ajizah, dkk. Terimakasih semangatnya.

Penulis hanya dapat mendo’akan semua pihak yang telah berpartisipasi dan membantu penulis dengan tulus dalam penyusunan skripsi ini semoga dicatat sebagai amal baik oleh Allah SWT. Dan akan dibalas dengan balasan kebaikan yang berlipat ganda. Tak lupa penulis juga mohon dibukakan pintu maaf yang sebesar-besarnya jika dalam penulisan skripsi ini terdapat hal yang kurang berkenan. Penulis sangat berharap agar skripsi ini bisa bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi para pembaca sekalian.

Jakarta, 29 November 2016

vi

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

SURAT PERNYATAAN KARYA SENDIRI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Identifikasi Masalah ... 3

C. Pembatasan Masalah ... 4

D. Perumusan Masalah ... 4

E. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teoritik ... 6

1. Pengertian Arsip ... 6

2. Arsip Dinamis ... 10

3. Manajemen Kearsipan ... 12

a. Pengertian Manajemen Kearsipan ... 12

b. Fungsi Manajemen Kearsipan ... 13

c. Sistem Kearsipan yang Baik ... 16

4. Pengelolaan Arsip Dinamis ... 20

a. Tahap Penciptaan Arsip ... 22

b. Tahap Pendistribusian Arsip ... 24

vii

d. Tahap Pemeliharaan Arsip ... 30

e. Tahap Penyimpanan Arsip ... 33

f. Tahap Peyusutan Arsip ... 44

B. Penelitian Relevan ... 47

C. Kerangka Berpikir ... 47

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tujuan Penelitian... 50

B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 50

C. Metodologi Penelitian ... 50

D. Sumber Data ... 51

E. Teknik Pengumpulan Data ... 52

F. Teknik Analisis Data ... 53

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum Objek Penelitian ... 55

1. Latar Belakang Berdirinya SMK Al Washilah Jakarta ... 55

2. Tujuan SMK Al Washilah Jakarta ... 55

3. Visi dan Misi SMK Al Washilah Jakarta ... 56

4. Struktur Oranisasi SMK Al Washilah Jakarta... 56

5. Keadaan Guru, Ssiwa, dan Karyawan SMK Al Washilah Jakarta .... 58

6. Keadaan Sarana dan Prasarana SMK Al Washilah Jakarta... 60

B. Hasil Penelitian ... 61

1. Penciptaan Arsip ... 62

2. Distribusi Arsip ... 65

3. Penggunaan Arsip ... 67

4. Pemeliharaan Arsip ... 69

5. Penyimpanan Arsip ... 71

viii

BAB V PENUTUP

A. KESIMPULAN ... 76 B. SARAN ... 77

DAFTAR PUSTAKA ... 78

x

Tabel 2.2 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Straight Order ... 38

Tabel 2.3 Contoh Penulisan Indeks dengan Cara Indexing Order ... 38

Tabel 2.4 Indeks Nama Orang ... 39

Tabel 2.5 Indeks Nama Perusahaan ... 39

Tabel 2.6 Jadwal Retensi Arsip ... 45

Tabel 3.1 Kisi-Kisi Wawancara ... 52

Tabel 4.1 Struktur Organisasi ... 57

Tabel 4.2 Jumlah Guru ... 58

Tabel 4.3 Jumlah Karyawan ... 58

Tabel 4.4 Data Guru dan Karyawan ... 58

Tabel 4.5 Jumlah Murid TKJ ... 60

Tabel 4.6 Jumlah Murid AP ... 60

xi

Lampiran 2 : Pedoman Wawancara

Lampiran 3 : Hasil Wawancara Kabag Tata Usaha Lampiran 4 : Hasil Wawancara Kepala Sekolah Lampiran 5 : Hasil Wawancara Staf Administrasi

Lampiran 6 : SOP Pengarsipan Surat SMK Al Washilah Lampiran 7 : Contoh Kop Surat SMK Al Washilah Jakarta Lampiran 8 : Dokumentasi

Lampiran 9 : Lembar Uji Referensi

Lampiran 7 : Surat Permohonan Bimbingan Skripsi Lampiran 8 : Surat Permohonan Izin Penelitian

Lampiran 9 : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Lampiran 10 : Biodata Penulis

1

Kegiatan administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali arsip secara keseluruhan dan dalam suatu hubungan satu sama lain. Kegiatan administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja ataupun kegiatan, baik di instansi pemerintah, umum maupun lembaga pendidikan. Administrasi identik dengan surat-menyurat atau ketatausahaan.

Kegiatan pendukung yang terdapat pada setiap bagian dalam suatu organisasi atau sekolah memiliki fungsi yang cukup penting. Pada mulanya ketatausahaan berarti setiap penyusunan keterangan di buat secara sistematis dan pencatatannya dibuat secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh keterangan keterangan dalam keseluruhan kegiatan sekolah dan dalam kesatuan hubungan antara suatu kegiatan dan kegiatan lainnya.

Kegiatan administrasi yang dilakukan hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas. Surat-surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang, karena apabila terjadi kehilangan surat-surat dan informasi penting lainnya maka akan menimbulkan kerugian bagi instansi tersebut. Di sinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu pengelolaan arsip.

Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan, “penganalisisan”, ”pengembangan”, perumusan kebijakan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.1

Karena signifikannya sebuah informasi, arsip harus dikelola di dalam suatu system yang disebut manajemen keasripan. Manajemen kearsipan merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip. Seluruh lembaga atau organisasi membutuhkan manajemen dokumen karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi, khususnya lembaga pendidikan dimana lembaga tersebut banyak menyimpan data-data yang bersifat penting.

Sebagaimana dijelaskan dalam firman Allah dalam surat Al Jaatsiyah ayat 29 yang artinya: “inilah kitab (catatan) kami yang menuturkan terhadapmu dengan benar. Sesungguhnya kami telah menyuruh mencatat apa yang telah kamu kerjakan. Dalam firman Allah tersebut dijelaskan bahwa Allah memerintahkan kepada setiap manusia agar setiap pekerjaan yang telah dikerjakan harus ada catatannya, karena setiap catatan akan dijadikan sebuah laporan pertanggungjawaban diakhirat. Begitu pula didalam organisasi, pekerjaan yang dilakukan harus dicatat, disimpan dan dipelihara untuk dijdikan pedoman bagi pimpinan dalam mengambil keputusan.

Serta mengutip dari pernyataan salah satu guru di SMK Al Washilah mengatakan bahwa “ kearsipan sangat penting bagi sekolah, di mana kearsipan dapat dijadikan sebagai bahan atau pedoman kepala sekolah untuk mengambil keputusan dan merumuskan kebijakan, namun dalam kegiatan arsip di sini belum ada tenaga khusus yang menangani kersipan, jadi arsip masih dikelola oleh Tata Usaha” (Untari S.Pd, wawancara, 17 Juli 2016).

Arsip-arsip yang ada di lembaga pendidikan di antaranya adalah kurikulum, proses belajar mengajar, administrasi dan manajemen sekolah,

1

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2012), h.2.

organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan dan staf- stafnya, pebiayaan, dan peserta didik.

Namun pada kenyataan yang terjadi saat ini bahwa kearsipan belum mendapatkan perhatian khusus. Berdasarkan penelitian awal penulis menemukan bahwa dalam pengelolaan arsip di SMK Al Washilah belum ada petugas khusus yang menangani bagian arsip. Mengenai sarana dan prasarana arsip di SMK Al washilah, ruangan penyimpanan sudah tersedia, namun ruangan penyimpanan arsip seringkali dipindahkan karena alasan tertentu, sehingga dengan adanya pemindahan ini resiko kehilangan arsip bisa saja terjadi. Karena sekolah ini berada dibawah naungan Yayasan, maka ada beberapa arsip yang disimpan oleh pihak Yayasan, berupa data SPP, dan data keuangan lainnya semua dikelola oleh yayasan. Pihak sekolah juga kurang memperhatikan tahap Penyusutan Arsip, dimana penyusutan arsip dilaksanakan hanya berdasarkan teori tapi tidak ada jadwal tertulis untuk mengadakan penyusutan arsip.

Dari berbagai permasalahan yang terjadi penulis ingin membahas pentingnya memberikan petunjuk kerja bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut dikelola, dari mulai penerimaan sampai dengan penyusutannya.

Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peran arsip bagi sekolah, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian

dengan judul “PELAKSANAAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS DI

SMK AL WASHILAH JAKARTA” B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat di indentifikasi masalah sebagai berikut :

1. Rendahnya pemahaman tenaga administrasi tentang manajemen kearsipan yang baik

2. Kurang terpeliharanya arsip dengan baik

4. Kurangnya perhatian dari pihak sekolah terhadap penyusutan dan pemusnahan arsip.

C. Pembatasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas diperlukan pembatasan masalah agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, tidak meluas, dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan.

Maka untuk menentukan fokus penelitian, penulis hanya meneliti mengenai Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta, meliputi: Tahap penciptaan, tahap pendistribusian, tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan arsip, tahap penyimpanan arsip, dan tahap penyusutan arsip.

D. Perumusan Masalah

Dari latar belakang dan pembatasan masalah di atas, maka perumusan permasalahan dalam penelitian ini tentang Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di SMK Al Washilah Jakarta yang meliputi: Tahap Penciptaan, Tahap Pendistribusian, Tahap Penggunaan Arsip, Tahap Pemeliharaan Arsip, Tahap Penyimpanan Arsip, dan Tahap Penyusutan Arsip.

E. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis

Penelitian ini bermanfaat memberikan masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen kearsipan terutama bagi mahasiswa manajemen pendidikan.

2. Manfaat praktisi

a. Bagi Sekolah

Penelitian ini diharapkan menjadi masukan dan saran bagi sekolah, agar kedepannya dapat melaksanakan manajemen kearsipan lebih baik lagi.

b. Bagi Penulis

Menambah pengalaman dan ilmu mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan.

c. Bagi Universitas

Penelitian ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang pernah penulis terima untuk mempraktekkannya langsung ke lapangan kerja, khususnya dalam dunia pendidikan.

6 A. Deskripsi Teoritik

1. Pengertian Arsip

Yohannes Suraja menjelaskan bahwa Arsip adalah sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis sehingga dapat disediakan dengan cepat bilamana dibutuhkan. Didalam pengertian arsip ini terkandung tiga ciri arsip yang baik yaitu sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna, disimpan secara sistematis, dan dapat disediakan dengan cepat bila dibutuhkan.1

Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang dapat berwujud surat-menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu lembaran dan buku catatan yang berisi korespondensi, dapat juga berbentuk hasil penelitian, skripsi dan lain-lain.2

Menurut Atmosudirdjo, arcief dalam bahasa Belanda mempunyai pengertian sebagai berikut :

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar dan dokumendokumen.

b. Kumpulan literatur dari bahan-bahan kearsipan tersebut di atas. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.3

Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang “Kearsipan” Pasal 1 dijelasakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

1

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.38.

2

A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan; Suatu Pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 1993), Cet.4, h.92.

3

H.M. Nawawi Dg. Sibali, Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, Jurnal Eksis,vol.6, 2010.

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.4

Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai

“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)

pula”. Atas dasar pengertian diatas maka termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, datar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.5

Ricks (1992) dalam Sambas Ali Mudini menyebutkan, “ record information, regardies off medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization.” (arsip

adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun, yang di buat atau diterima oleh organisasi dalam rangkaoperasional organisasi).6

Berdasarkan pengertian diatas penulis sependapat dengan teori tersebut. Kemudian penulis mencoba menyimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, maupun ketikan dalam bentuk huruf, angka, ataupun gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan sumber informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

4

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang “Kearsipan”.

5

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi…,

h.1.

6

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.2.

a. Jenis-jenis Arsip

Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintah.

Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang-undangan arsip dibagai menjadi 2 (dua) jenis, yaitu:

a) Arsip Otentik yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keasbsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b) Arsip tidak otentik yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (output/print-out) computer, dan media computer seperti disket dan sebagainya.7

Berdasarkan seringnya suatu arsip dipakai atau digunakan, arsip dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:

a) Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.

b) Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja tetapi kadang-kadang masih diperlukan juga dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.8

Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dibagi menjadi dua jenis, yaitu: arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film), sedangkan arsip tidak otentik yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua macam yaitu: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih

7

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003), Cet. 10, h.3- 4.

8

H.M. Nawawi Dg. Sibali, Penerapan Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat, Jurnal Eksis,vol.6, 2010, h.1572.

dipergunakan secara langsung dalam kegitan perkantoran sehari-hari, sedangkan arsip stastis adalah asrip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

b. Peranan dan Fungsi Arsip a) Peranan Arsip

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai

“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat

diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan

“perencanaan”. “penganalisisan”. “pengembangan”, perumusan kebijaksanaan, pengambil keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.9

Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suau masalah yang sedang dihadapi.

Berdasarkan pengertian diatas penulis mencoba mnyimpulkan bahwa arsip berperan sangat penting sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik individu maupun kelompok atau organisasi, bagi pemimpin arsip berperan sebagai bahan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu harus ada sistem kearsipan yang baik agar arsip dapat disajikan kembali dengan mudah dan cepat.

b) Fungsi Arsip

Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki banyak fungsi terutama sebagai sumber informasi.

9

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi…,

Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut:10

1. Mendukung proses pengambilan keputusan. 2. Menunjang proses perencanaan.

3. Mendukung pengawasan. 4. Sebagai alat pembuktan. 5. Sebagai memori organisasi.

6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.Fungsi arsip dapat dibedakan menurut penggolongan arsip dinamis dan arsip statis.11

Pada dasarnya Arsip dikelompokkan menjadi tiga yakni arsip dinamis, arsip dinamis inaktif dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang yang jarang digunakan namun harus tetap dijaga untuk digunakan untuk memenuhi syarat retensi sesuai undang-undang, sedangkan arsip statis adalah dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan lain-lain, namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Dari ketiga macam arsip tersebut penulis memfokuskan pada arsip dinamis untuk penelitian ini.

2. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

10

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.3.

11

penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.12

Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transasksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan. Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.13

Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan meliputi:

(1) Arsip dinamis administrative, meliputi dokumentasi prosedur, formulir atau boring dan korespondensi. Contoh pedoman staf, rooster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukuan perjalanan.

(2) Arsip dinamis akuntansi meliputi laporan, formulir, dan korespondensi terkait. Contoh: tagihan invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.

(3) Arsip dinamis proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

(4) Berkas kasus meliputi arsip dinamis nasabah, asuransi, kontrak, dan berkas tutntutan hukum.14

Arsip Dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan administrasi Negara.15

12

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.2. 13

Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.13.

14

Ibid, h.13

15

Dari beberapa pengertian diatas penulis mencoba menyimpulkan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi maupun sekolah sebagai alat pengambilan keputusan, dan juga sumber informasi.

3. Manajemen Kearsipan

a. Pengertian Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengaasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi system penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain, manajemen kearsipan memerlukan pengawasan sistematik mulai dari pencipataan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.16

Menurut Zulkifly Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.17

Odgers (2005) dalam Badri M.Sukoco mendefinisikan Manajemen Arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitik beratkan pada efesiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.18

16

Laksmi,dkk, Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: Rajawali Pers, 2015), Ed.1, Cet.1, h.207.

17

Zulkifly Amsyah, Manajemen Kearsipan,…, h.4. 18

Berdasarkan definisai diatas, penulis menyimpulkan bahwa Manajemen Kearsipan adalah proses pengaturan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan segala bentuk surat dokumen maupun naskah yang bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali padaa saat dokumen diperlukan. Oleh karena itu dalam pelaksanaan manajemen kearsipan seorang manajer harus atau pengelola kearsipan harus dapat mengelola seluruh unsur yang terlibat dalam proses pengurusan arsip sehingga pekerjaan perkantoran lebih efektif dan efisien.

b. Fungsi Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kersipan, pengarahan kerja dan pegawai kersipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kersipan.19

Menurut teori diatas, fungsi-fungsi manjemen kearsipan adalah sebagai beriut:

1) Fungsi Perencanaan

Menurut Stoner, Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tersebut.20

Perencanaan adalah tahap awal dari sebuah kegiatan dan menjadi syarat yang mutlak agar pelaksanaan manajemen terlaksana dengan baik. Dalam melaksanakan perencanaan, harus benar-benar memikirkan hal-hal buruk atau kendala yang mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan yang direncanakan, serta memikirkan alternative yang bisa di lakukan untuk menhadapi kendala yang terjadi.

19

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: Dioma, 2006),cet. 1, h.62-63.

20

Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.24.

Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan surat keuar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan.21

2) Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen, pengorganisasian sendiri adalah suatu proses kegiatan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber dan lingkungannya.

Adapun fungsi peorganisasin kearsipan dilakukan dengan melaksanakan pembagian kerja, menetukan hubungan kerja intern untit kearsipan, dan antara unit kersipan dengan unit pengolah di dalam organisasi.22

3) Fungsi Penyusunan Staf

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi yang mencakup perekrutan tenaga kerja, pengembangannya sehingga memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.23

Penyusunan staf berfungsi untuk menjalin bahwa perusahaan atau organisasi mendapatkan pegawai yang tepat dan memilkiki keahlian dibidang tertentu, untuk mengisi jabatan atau pekerjaan tertentu.

Fungsi penyusunan staf dalam bidang kearsipan mencakup pelaksanaan penentuan kebutuhan tenaga kerja dibidang kearsipan, rekrutmen, seleksi, orientasi, penempatan,

21

Yohanes suraja. op.cit. h.65.

22

Ibid, h.65.

23

Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: Pustaka Setia,2014), cet. 1, h.27.

penggajian, penjaminan kesejahteraan, pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.24

4) Fungsi Pengarahan

Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.25

Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.

5) Fungsi Pengarahan

Pengarahan yang dilakukan dengan motivasi oleh manajer kearsipan kepada para pegawainya, memelihara komunikasi atau hubungan kerja yang efektif, menggerakan dan mempengaruhi petugas arsip agar mau bekerja menyumbangkan kemampuan yang dimiliki untuk mencapai tujuan kearsipan.26

Berdasarkan teori diatas, dapat dikatakan bahwa fungsi pengarahan dalam kersipan diberikan oleh pemimpin kepada pegawai yang menangani bidang kearsipan dengan cara memberikan motivasi dan memelihara komunikasi yang baik, serta menggerakan pegawau kearsipan agar mau dan mampu

24

Yohanes Suraja, loc.cit, h.66.

25

Ibid, h.66.

26

bekerja dengan baik demi tercipatanya sistem kearsipan yang baik dalam sebuah organisasi atau lembaga tersebut.

6) Fungsi Pengawasan

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian, merupakan salah satu fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, dan jika perlu mengadakan koreksi sehingga pekerjaan bawahan menjadi terarah sesuai dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan.27

Yohannes Suraja menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum pelaksanaan pekerjaan (preecontrol), pengawasan pada pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer keasripan dan kepala kantor organisasi.28

Pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kearsipan berguna untuk menunjang terciptanya sistem kearsipan yang baik. Oleh karena itu orang yang mengelola sebuah sitem kearsipan haruslah orang yang memiliki kemampuan dalam bidang kearsipan sehingga ia mampu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen kearsipan dengan optimal demi tercapainya tujuan organisasi.

c. Sistem Kearsipan Yang Baik

Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu organisasi, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. Terselenggaranya kearsipan secara

27

Khaerul Umam, Manajemen Perkantoran; Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi, (Bandung: CV Pustaka Setia, 2014), h.27.

28

baik dapat meminimalisir kesalahan manajemen yang akan diambil oleh organisasi pemerintah maupun swasta melalui tersedianya informasi yang tersaji dengan baik dan benar, oleh karena itu dalam pelaksananan manajemen kearsipan diperlukan sistem kearsipan yang baik.

Pokok-pokok sistem kearsipan yang baik adalah:29 1) Kepadatan

Tidak perlu banyak menggunakan tempat, khususnya ruang lantai.

2) Hal dapat didekati

Lemari surat harsuu ditempatkan sedemikian rupa, sehingga surat-surat mudah menyimpan atau mengambilnya.

3) Kesederhanaan

Sistem (khususnya sistem klasifikasi) harus mudah di mengerti dan dilaksanakan.

4) Keamanan

Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.

5) Kehematan

Sistem kearsipan harus hemat dalam biaya berupa uang dan dalam biaya tenaga kerja dan biaya tambahan.

6) Fasilitas

Bilamana diperlukan sistem kearsipan harus dapat di perluas. 7) Arsip harus dapat diketemukan kembali dengan penangguhan

yang seminimum-minimumnya.

8) Referensi yang banyak harus diberikan bila diperlukan, sehingga sebuah dokumen dapat diketemukan melalui bermacam-macam kepala (heding).

29

9) Surat-surat harus selalu disimpan secara up-to-date, meskipun hal ini dapat tergantung kepada penyusun tenaga kerja dan pengawasan.

10)Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk ke luar harus menunjukkan dokumen-dokumen mana yang telah dipindahkan, bilamana, dan oleh siapa.

11)Harus diperginakan sistem klasifikasi yang paling tepat.

Ada beberapa Faktor kearsipan yang baik diantaranya sebagai berikut:30

a. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filling system adalah suatu rangkaian tata acara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip-arsip sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembalu dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda arsip.

b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai

kebuthan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas Kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:

1) Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon, dan sebagainya.

2) Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.

3) Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet dan seterusnya.

30

A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan: suatu pengantar, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,1993), Cet.4, h.103-104.

4) Alat-alat lainnya sperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.

c. Petugas kearsipan memenuhi syarat

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu memiliki pengetahuan dibidang;

1) pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip

2) pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya 3) pengetahuan khusus tentang tata kearsipan

4) memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.

5) Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

Yohanes Suraja menjelaskan sistem kearsipan yang baik mempunyai kriteria tertentu, yaitu:

1) Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan cenderung tidak ada yang rusak , tidak ada yang hilang, sehingga arsip yang benar dapat disediakan pada orang yang membutuhkannya pada waktu yang cepat dan dengan biaya yang serendah-rendahnya.

2) Dari aspek unsur-unsur input, sistem kearsipan dalam keadaan baik apabila:

a. Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat dan relevan.

b. Pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi dan harus cerdas, teliti, cekatan, dan rapih dalam melaksanakan kerja dibidang kearsipan.

c. Peralatan yang ada harus lengkap macamnya, jumlahnya mencakupi, keadaannya baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan.

d. Uang atau anggaran yang ada cukup untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusunan arsip.

Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelanksanaan penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan naskah dapat berjalan dengan sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang benar.

Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi cirri-ciri arsip sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara sistematis, sehingga bila dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali dengan cepat..31

4. Pengelolaan Arsip Dinamis

Menurut Kennedy (1998) dalam Lolytasari, menjelaskan bahwa manajemen rekod dalam organisasi berperan sebagai (1) menyediakan informasi yang diperlukan secara berkelanjutan untuk perkembangan masa depan atau dalam memperbaiki aktivitas organisasi, (2) melindungi organisasi dari kasus yang bersifat hukum atau yang memungkinkan menjadi bahan bukti bahwa rekod tersebut dapat dijadikan bahan dipengadilan, (3) memenuhi persyaratan akubtabilitas yang ditentukan dengan pengaturan lingkungan di mana organisasi tersebut beroperasi.32

Dalam pengelolaan Arsip Dinamis setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan yang juga melewati siklus yang disebut dengan daur hidup arsip.

31

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.25-26.

32

Lolytasari, Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam Upaya Penyelamatan Arsip, Record and Library Journal, vol.1, 2015, h.31.

Menurut Ricks & Gow dalam Yohanes Suraja mengatakan bahwa, Daur Hidup Arsip terdiri dari:

Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip

Diolah dari Ricks & Gow (91984:10)

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan arsip (record creation), yaitu penulisan surat, memo, laporan, gambar, film, rekaman dan lain sebagainya yang kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada seseorang ataupun organisasi yang membutuhkan. Oleh penerima, warkat (yang akan menjadi arsip) digunakan untuk keperluan tertentu diantaranya untuk keperluan operasional maupun dasar tindakan tertentu seperti sebagai bahan pertimbangan untuk memecahkan permasalahan

Penyusutan:  Pemindahan  Penghancuran  Pembuangan Penciptaan  Korespondensi  Memo  Petunjuk  Formulir  Laporan  Gambar  Kopian  output Distribusi

 Antar perusahaan  Internal perusahaan  Eksternal perusahaan

Penggunaan

 pengambilan

keputusan

 Dokumentasi

 Respons/tanggapan

 Keperluan hukum

Pemeliharaan

 Penyimpanan

 Pengambilan/

penyediaan kembali

 Menjaga kebersihan

 Memberi pestisida

 perbaikan Penyimpanan  Aktif  Inaktif  Permanen  Temporal

yang terjadi dalam organisasi. Setelah digunakan, warkat dipelihara, disimpan dan disediakan kembali bila diperlukan. Kemudian warkat disimpan menurut klasifikasinya. Lama penyimpanan arsip didasarkan pada jadwal retensi arsip. Akhirnya, ketika, masa penyimpanan arsip telah lewat, maka dilakukan penyusutan arsip yang berupa penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Dari proses daur hidup arsip tersebut, maka pengelolaan arsip dinamis pada umumnya melalui tahap-tahap dibawah ini:

a. Tahap Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip adalah segala aktifitas membuat catatan yang berbentuk tulisan, gambar maupun rekaman mengenai hal-hal yang terjadi menyangkut kehidupan seseorang atau organisasi.33

Pada tahap ini arsip diciptakan atau dibuat, kemudian digunakan sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan sebagainya. Arsip diciptakan dengan dua cara. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi (eksternal). Kedua, dapat di ciptakan secara internal perusahaan.34

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan arsip. Hal-hal yang dimaksud yaitu:

1) Kejelasan Isi Arsip

Beberapa hal dan cara yang menunjang kejelasan isi Arsip yaitu:

a. Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Maksudnya menggunakan pilihan kata dan bahasa yang tepat dan sesuai, sehingga mampu mendeskripsikan peristiwa yang terkandung dalam arsip itu.

b. Deskripsi dan penjelasan symbol-simbol. Jika data dan informasinya menggunakan symbol-simbol atau gambar

33

Yohanes Suraja, Ibid, h.100.

34

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.12.

tertentu, maka maksud dari symbol-simbol atau gambar itu harus dideskripsikan dengan penjelasan yang jelas.

c. Penggunaan media rekaman yang baik. Jika data dan informasi yang disampaikan dalam bentuk rekaman suara, maka pengambilan data dan informsinya harus menggunkan media rekaman yang baik.

2) Model Penulisan Arsip

Model Arsip adalah tata letak pengetikan atau penulisan naskah seperti surat, laporan, dan formulir. Tata letak pengetikan naskah perlu diperhatikan, karena alasan efesiensi dan keserasian. Naskah yang ditulis dalam model yang serasi ditambah lagi penggunaan bahasa yang baik dan benar, sehingga isinya jelas dan dapat dipahami, ini semua akan membangun citra baik organisasi.35

3) Ukuran Arsip

Ukuran Arsip menunjukan pada besar kecilnya kertas, kulit, kanvas, film, pita, disket, dan lain-lain yang digunakan untuk membuat naskah, blanko atau formulir, gambar atau rekaman.

Tabel 2.1

Ukuran Lembaran Kertas Seri A, B, dan C 36 Seri A Ukuran (mm) Seri B Ukuran (mm) Seri C Ukuran (mm) A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6

841 x 1189 594 x 841 420 x 594 297 x 420 210 x 297 148 x 297 105 x 148

B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6

1000 x 1414 707 x 1000

500 x 707 353 x 500 250 x 353 176 x 250 125 x 176

C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6

917 x 1297 648 x 917 458 x 648 324 x 458 229 x 324 162 x 229 114 x 162

35_{Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h.101.} 36

A7 A8 A9 A10

74 x 105 52 x 74 37 x 52 26 x 37

B7 B8 B9 B10

88 x 125 62 x 88 44 x 62 31 x 44

C7 C8

81 x 114 57 x 81

4) Kualitas Bahan Intrinsik Arsip

Dalam penciptaan warkat harus diperhatikan bahan intrinsik warkat, yaitu jenis-jenis barang yang digunakan untuk memebuat warkat. Jika warkat berbentuk tulisan kebanyakan menggunkan bahan kertas maka sebaiknya memilih kertas yang berkualitas baik dan kuat.

Dari pemaparan diatas penulis menyimpulkan bahwa dalam penciptaan arsip harus diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, terutama mengenai aspek keselamatan arsip. Agar arsip aman dan awet maka dalam penciptaan arsip harus diperhatikan bahan yang digunakan untuk pembuatan arsipnya. Dan perlu dipertimbangkan kejelasan isi dan model warkat tersebut.

b. Tahap Pendistribusian Arsip

Pendistribusian arsip adalah rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan terhadap arsip (surat, naskah, gambar, rekaman, dan lain-lain) yang masih tergolong aktif.37

Pendistribusian arsip merupakan kegiatan kedua setelah melakukan penciptaan arsip.Seiring dengan beropersinya suatu organisasi atau lembaga, maka akan semakin banyak jenis surat yang didistribusikan dalam organisasi atau lembaga itu.

Agar pendistribusian surat masuk dan keluar berjalan dengan rapih, suraja menjelaskan prosedur surat masuk dan keluar menurut pola sederhana, pola lama dan pola baru.38

37

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan…, h.114. 38

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

b. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Lama/Pola Sederhana

1) Penerimaan oleh petugas dari pengirim atau pengantar surat.

2) Pemeriksaan kebenaran alamat dan sifat surat yang mungkin terantum pada amplop. Apabila alamatnya keliru harus diserahkan kembali kepada pengirim. Surat yang bersifat rahasia tidak dibuka. Surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Surat dinas dibuka dan dibubuhi cap tanggal terima atau stempel agenda, ditentukan pokok soalnya dan diberi kode.

3) Pencatatan pada buku arsip atau pada buku agenda surat masuk.

4) Pembubuhan nomer urut simpan pada surat.

5) Penentuan disposisi oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha.

6) Penyerahan surat kepada pengolah untuk diproses paling lama dua hari.

7) Penyimpanan. Setelah selesai diproses, surat disimpan oleh Petugas Arsip.

c. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Pola Baru

Pengurusan surat masuk terjadi di unit Kearsipan dan atau Tata Usaha Pengolah.

Pengurusan surat masuk di unit Kearsipan terdiri dari: 1) Penerimaan surat, bertugas:

a) Menerima surat yang disampaikan baik oleh pengantar, petugas pos, Telkom maupun oleh perorangan.

b) Meneliti kebenaran alamat surat.

c) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan. d) Menyortir surat.

e) Membuka sampul dan mengeluarkan surat dari amplop, meneliti kelengkapan lampiran surat. f) Meneliti kelengkapan lampiran.

g) Menyampaikan surat kepada Pengarah.

h) Menyampaikan surat rahasia (tertutup) kepada pencatat.

2) Pengarahan surat, adalah kegiatan menentukan unit pengolah yang akan menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya. Kegiatannya adalah:

a) Membaca naskah surat dan menentukan surat tergolong penting atau biasa.

b) Menulliskan isi disposisi atau pengarahan pada lembar disposisi.

c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskahsurat penting.

d) Menyampaikan naskah surat penting dan biasa kepada pencatat.

3) Pencatatan surat, adalah penulisan keterangan unsur- unsur yang tercantum didalam naskah surat dan naskah lain yang disertakan di dalam Kartu Kendali atau Lembar Pengantar. Tuganya adalah:

a) Mencantumkan nomor urut pada naskah surat. b) Mencatat naskah surat didalam kartu kendali

c) Menyampaikan naskah surat kepada pengendali beserta kartu kendali atau lembar pengantar.

4) Pengendalian surat, tugasnya adalah:

a) Menerima surat beserta kartu kendali/ lembar pengantar dari pencatat.

b) Meneliti kebenaran nomor kode surat dan kellengkapan lampiran.

c) Menyampaikan naskah surat beserta kartu kendali II dan III kepada tata usaha dan unit pengolah. d) Menyampaikan naskah surat rahasia (tertutup) dan

surat biasa beserta lembar pengantar rangkapdua kepada tata usaha pengolah.

e) Menyusun (menyimpan) kartu kendali I dalam almari kataog berdasarkan urutan nomor kode. 5) Penyimpanan, bertugas menyimpan kartu kendali II dan

lembar pengantar yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam laci sebagai pengganti arsip selama surat dan naskahnya beserta kartu kndali III masih disimpan di unit pengolah.

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

a) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Lama/Pola Sederhana

1) Pembuatan konsep surat oleh ketua, sekretaris, kepala seksi atau petugas tata usaha.

2) Pemeriksaan konsep surat oleh sekretaris baik segi kebenaran isi maupun bentuknya.

3) Persetujuan konsep surat dan pengetikan oleh petugas tata usaha.

4) Pembacaan hasil pengetikan pemeriksaan kelengkapan surat, pengesahan dan penandatanganan oleh ketua atau sekretaris, pembubuhan cap tanggal

kirim, peipatan surat dan pemasukan kedallam ampop, pembubuhan perangko, pemberian perekat pada amplop oleh petugas tata usaha.

5) Pencatatan pada kartu ekspedisi dan diberikan kepada petugas pengantar (ekspeditur) untuk dikirimkan. 6) Penyimpanan arsip.

b) Prosedur Pengurusan Surat Keluar Pola Baru.

Pengurusan surat beserta naskah keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan.

1) Tata Usaha Tugasnya yaitu:

a) Mencatat naskah keluar pada kartu kendali rangkap tiga.

b) Menyampaikan konsep surat atau naskah beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengendali unit kearsipan.

c) Menyimpan kartu kendali lembar III menurut urutan nomer kode.

d) Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahanya kepda penyimpan. 2) Unit Kearsipan Tugasnya yaitu:

a) Pengendali:

1. Memberikan nomor urut surat pada kartu kendali.

2. Menyimpan kartu kendali lembar I menurut urutan nomer kode.

3. Menyampaikan kartu kendali lembar II kepada penyimpan.

4. Pengembalian kartu kendali lembar III kepada Tata Usaha Pengolah..

5. Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata Usaha Pengolah. b) Penyimpan, mempunyai tugas menyimpan kartu

kendali lembar II menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah atau surat masih berada di Unit Pengolah.

c) Pengirim:

1. Mengirim surat kepada sasaran sesuai alamat.

2. Menyampaikan konsep kepada Pengendali. c. Tahap Penggunaan Arsip

Penggunaan arsip adalah penggunaan terhadap suatu surat atau naskah yang telah di arsipkan, yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Dalam organisasi ataupun sekolah untuk keperluan pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya pimpinan, sekretaris ataupun pegawai operasional dihadapkan pada keharusan menggunakan arsip, dan oleh karena itu mereka harus meminjam arsip, dan mereka harus meminjamnya pada unit kearsipan.

Setiap peminjaman arsip harus dicatat di dalam kartu atau buku peminjaman arsip sebagai sarana pengendalian arsip. Setiap hari petugas arsip perlu melihat buku peminjaman arsip untuk mengontrol arsip apa saja yang dipinjam, berapa banyak, siapa yang meminjam, dan waktu pengembalian. Karena dengan cara tersebut akan mencegah hilangnya arsip.

Berdasarkan catatan peminjaman arsip juga dapat dilakukan perhitungan Angka Pemakaian Arsip. Angka pemakaian arsip adalah hasil bagi antara jumlah arsip yang dipinjam atau jumlah permintaan arsip dan total arsip yang dinyatakan dalam %. Total arsip dapat

diketahui dari jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan arsip, yang dapat dilihat dari catatan yang dibuat seperti pada kartu arsip.39

Jumlah Permintaan Arsip

Angka Pemakaian= --- X 100% Total Arsip

Menurut Terry Seperti dikutip Sutarto (1997 : 301) angka pemakaian yang baik adalah antara 15-20%. Lebih dari 20% berarti sangat baik. Kurang dari 15% berarti tidak baik. Jika angka pemakaian arsip besar (baik) ini menunjukkan banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan kerja sehari-hari.40

Batas waktu peminjaman paling lama adalah tiga hari bila arsip itu akan dipakai untk melaksanakan pekerjaan di dalam kota, dan tujuh hari apabila arsip itu akan dipakai untuk melaksanakan pekerjan di luarkota. Apabila ada pejabat yang memerlukan arsip dalam waktu yang lama misalnya satu bulan, maka kepada yang bersangkutan dapat dubuatkan turunannya atau di fotokopikan (Sutarto, 1997: 248).41

Agar efektifitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai, penggunaan surat ataupun naskah harus diperhatikan waktunya. Surat-surat hendaknya dapat dijawab atau ditindaklanjuti dalam waktu secepatnya dan paling lama 3 hari setelah penerimaan. Arsip yang dipinjam untuk keperluan pelaksanaan fungsi-fungsi manajerial, peran manajerial dan tugas operasional harus segera dikembalikan setelah selesai digunakan.42

d. Tahap Pemeliharaan Arsip

Tahap pemeliharaan arsip adalah tahap perlindungan dan pengamanan arsip, baik fisik maupun informasinya. Kegiatan pemeliharaan arsip, antara lain penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan

39

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 187. 40

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 188. 41

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h. 189. 42

arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip; penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memerhatikan bentuk, media arsip, suhu, dan kelembapan udara ruangan.43

Tahap pemeliharaan arsip merupakan tahap yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal yaitu menjamin keselamatan arsip, agar apabila dibutuhkan sewaktu-waktu arsip dapat segera disediakan untuk membantu memberikan data yang dibutuhkan. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip dengan cara menyimpan, merawat, dan melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkan arsip.

Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut tiga aspek, yaitu:

1) Pemeliharan terhadap wujud fisik arsip. Agar arsip tidak rusak maka bentuk pemeliharaan yang harus diusahakan yaitu dengan menyimpan arsips dengan baik; tidak berdesak-desakan, tidak disimpan ditempat yang lebih kecil; serta menjaga kebersihan arsip.

2) Menjaga tempat penyimpanan arsip dari serangan serangga dan hama dengan cara member kapur barus/kamper, melakukan penyemprotan zat anti serangga dan fumigasi untuk membasmi kuman yang dapat merusak arsip.

3) Pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip dengan cara membersihkan ruangan dengan penyedot debu (vacuum cleaner), menjaga ruangan dan sekitarnya agar tidak ada kesempatan bagi serangga untuk berkembang biak, serta mencegah dengan mengawasi kemungkinan terjadinya kebocoran saluran air.44

43

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.13

44

Pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak dan perbaikan kecil:45 1) Halaman yang sobek. Untuk memperbaiki arsip-arsip yang

sobek gunakanlah perkat kanji, jangan sekali-kali menggunakan cellotape.

2) Membuat perkat. Perkat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnyalebih mudah untuk membeli perekat di setiap took buku yang terpercaya.

3) Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar. Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip tersebut kepada yang lebih ahli.dalam hal ini serahkanlah kepada Arsip Nasional R.I.

4) Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air. Apabila kertas terkena air, akibatnya kertas itu akan menjadi kotor, mudah sobek dan berkerut-kerut.

5) Mengeringkan buku. Buku-buku yang hendak dijemur diletakan diatas tiga buah tali halus serta kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.

6) Mengatasi cendawan. Apabila setelah kering kertas ditumbuhi cendawan, sapulah segera dengan campuran thymol dan spritus, dapat juga dengan acetone.

7) Pembuatan kertas racun cendawan “ fungicidal tissue”. Kertas lembut racun cendawan ini dapat di buat sendiri.

Sediakanlah campuran “sodium orthophenylpenate”

sebanyak yang dicampur dengan air, kemudian rendamlah beberapa helai kertas lembut tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat hingga kering. Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan pergunakanlah bila perlu.

45

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan; Untuk Lembaga Negara Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2012), h.60.

8) Membersihkan rak. Cucilah rak tersebut dari segala kotoran yang melekat sebersih mungkin, terutama celah-celahnya. Kalau hendak dipergunakan lagi keringkanlah sekering-keringnya, secara berangsur-angsur.

Berdasarkan pemaparan diatas, pemeliharaan harus dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang ada didalam arsip tersebut. Dan dapat disimpulakan bahwa pemeliharan arsip merupakan hal yang penting dan harus dilakukan, karena apabila tidak dilakukannya pemeliharaan arsip dengan baik maka kelestarian arsip tidak akan terjamin dan kegiatan arsip selanjutnya akan menjadi sulit.

e. Tahap Penyimpanan Arsip

Untuk menjaga agar kearsipan di dalam organisasi dapat mencapai tujuannya, yaitu menjamin keselamatan arsip dan menyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan kembali, maka petugas kearsipan harus melakukan penyimpanan arsip secara tertib dan sistematis.

Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat-warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat biamana dibutuhkan.46

1) Sistem Penyimpanan Arsip

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi dari kedua system (Quibble, 2011). 47

a. Sistem Sentralisasi

Pada system sentraliasasi, semua dokumen di simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk

46

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…,h.154. 47

mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan dimaksud.

Ada beberapa manfaat penggunaan system sentralisasi, antara lain:48

 Mencegah duplikasi  Layanan yang lebih baik  Adanya keseragaman  Menghemat waktu

 Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor  Jasa kepada bagian lain

 Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu  Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan

dan pelatihan bagi manajer dokumen  Pelayanan dokumen di bawah satu arsip. Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:

 Kesulitan fisik  Kebocoran informasi

 Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan

 Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen

 Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

b. Sistem Desentralisasi

Sistem pengelolaan atau penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah cara enyimpanan arsip aktif di tiap-tiap unit kerja atau departemen. Pada umumnya cara ini dipilih karena system ini mengizinkan unit kerja mengendalikan dan mengakses sendiri arsip-arsip aktifnya. Pengendalian arsip aktif dan akses diimbangi dengan otonomi pengelolaan arsip aktif. Tanpa adanya

48

otonomi ini, sistem desentralisasi tidak akan berjalan dengan efektif dan efisien.49

Adapun sedarmayanti (2003, 22) menyebutkan keuntungan sistem desentralisasi adalah arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.50

Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:51  Pengawasan relative sulit untuk dilakuakan  Karena banyak duplikasi dokumen yang sama,

maka akan terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien

 Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi

 Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.

c. Sistem Kombinasi

Kombinasi pengelolaan arsip aktif memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya dibawah kontrol system sentralisasi.

Keuntungan pengelolaan arsip aktif secara kombinasi menurut Tuti Sri Widiyanti (2012), yaitu adanya kontrol sentralisasi, yakni berkaitan dengan keseragaman system penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan salah pemberkasasn dan hilangnya arsip, terpusatnya

49

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 119-120.

50

Sambas Ali Mudini, dkk, Ibid, h.120.

51

pengadaan peralatan sehingga akan lebh efisien dan efektif, memudahkan pergerakan arsip sesuai jadwal retensi dan penyusutan arsip, dan memberikan perasaan

“mantap” bagi manajemen atau pengelola arsip. Adapun kelemahannya adalah problem yang melekat dalam tiap-tiap system dapat muncul pada system kombinasi dan arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.52

2) Prosedur Penyimpanan Arsip

Zulkifli Amsyah menjelaskan bahwa langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah sebagai berikut:

a. Pemerikasaan

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

b. Mengindeks

Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas.

Read dan Glinn (2010:34) menyebutkan, “indexing is the mental process of determining the filling segment (or name) by which a record is to be stored and the placing or listing of items in an order that follows a particular system.” Menurut Read dan Ginn, mengindeks adalah

menentukan filing segment atau nama arsip yang disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu. Dalam penyimpanan arsip system abjad misalnya, proses pengindeksan berarti menentukan nama yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip.53

52

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h. 122-123.

53

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.100.

Indeks berisi semua tajuk dan rujukan silang yang terdapat pada sistem pemberkasan. Hal tersebut mutlak diperlukan untuk temu balik yang efisien. Indeks memiliki tiga sasaran dalam sistem pemberksan sebyek yaitu (1) menyediakan daftar tajuk yang lengkap untuk mempercepat temu balik arsip dinamis; (2) mencegah kemungkinan terjadinya duplikasi tajuk yang dibuat dalam berkas; dan (3) menyederhanakan rujukan silang dengan menyediakan rujukan silang dalam indeks.54

Mengindeks adalah pekerjaan menetukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-tangkap lainnya, surat akan disimpan.

1) Jenis Penulisan Indeks

Kegiatan mengindeks dalam pemberkasan arsip dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor dan subjek atau masalah. Mengindeks nama orang pada dasarnya menjadikan nama sebagai kata tangkap. Penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu straight order dan indexing order. Straight order adalah penulisan indeks dilakukan sesuai dengan nama aslinya, sedangkan indexing order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks (Gunawan Ari Wibowo, 2012).55

Contoh penulisan indeks dengan cara Straigth order:

54

Sulistyo Basuki, Manajemen Keasripan Dinamis, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003), h.183.

55

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.102.

Tabel 2.2

Nama Asli Indeks

Dr. Wahyu Utomo Wahyu Utomo, Dr

Prof. Dr. Ali Sadiqin Ali Sadiqin, Prof., Dr.

Ir. Habibie Habibie, Ir.

Intan Permata Intan Permata

PT Angin Ribut Angin Ribut, PT

CV Suka Maju Suka Maju, CV

Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:

Tabel 2.3

Nama Asli Indeks

Dr. Wahyu Utomo Utomo, Wahyu, Dr. Prof. Dr. Ali Sadiqin Sadiqin, Ali, Prof., Dr. Ir. Habibie Rizki Rizki, Habibie, Ir.

Intan Permata Permata, Intan

PT Angin Ribut Angin Ribut, PT

CV Suka Maju Suka Maju, CV

Selain mengindeks nama orang, indeks juga dapat berupa masalah yang ada dalm surat. Beberapa hal yang erlu diperhatikan dalam menentukan indeks masalah adalah: (a) membaca keseluruhan isi surat; (b) menentukan isi ringkas; (c) ditentukan kata yang paling penting; (d) singkat jelas dan padat; (e) bersifat kebendaan.56

Contoh penulisan indeks dalam bentuk amsalah:

56

Sambas Ali Mudini, dkk, Manajemen Kearsipan; untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2016), cet.1, h.103.

Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin fotokopi. Indeksnya:

 Menyewa mesin fotokopi, atau

 Penyewaan mesin fotokopi, atau

 Penawaran sewa fotokopi. 2) Tata Cara Mengindeks

Penulisan indeks dilakukan dengan memperhatikan aturan auran yang berlaku agar diperoleh keseragaman sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan baik.

a) Mengindeks Nama Orang Contoh:

Tabel 2.4

Filling segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

1 Fairuz Batrisyia Azra

Fairuz Batrisyia Azra

2 Nur Aini Hamid Nur Aini Hamid

3 Agus Salim Wahid Agus Salim Wahid

b) Mengindeks Nama Perusahaan Contoh:

Tabel 2.5

Filling segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

1 Persatuan Guru

Indonesia

Guru Indonesia Persatuan

2 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT

3 Hotel Sahid Jaya Sahid Jaya Hotel

c. Memberi tanda

Langkah ini biasanya disebut sebagai pengkodean, diakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warnamencolok pada kata-tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeeks.

Syarat pemberian kode arsip:

 Sederhana

 Mudah diingat

 Mudah untuk menulisnya

Pada pola klasifikasi arsip biasanya dilengkapi dengan Kode Pembantu, Kode Wilayah, dank kode komponen.

1. Kode Pembantu

Kede pembantu ditentukan (ditetapkan) misalnya: KODE MASALAH

.01 Perencanaan .02 Laporan .03 Panitia .04 Statistik

.05 Peraturan Perundang-undangan .06 Izin

Contoh Pemakaian Kode Pembantu:

P31.01 Berarti: Surat Naskah Tentang Perencanaan Kuliah Kerja Lapangan yang terjadi dari:

P31 Kode Klasifikasi Masalah tentang Perencanaan Kuliah Kerja Lapangan

.01 Kode Pembantu untuk masalah Perencanaan.57

2. Kode Wilayah

Kode wilayah adalah kode untuk menunjukkan pembagian wilayah yang dimaksudkan untuk memudahkan enemuan kembali arsip, dikaitkan dengan wilayah kerja instansi atau perusahaan pengirim.58

Contoh susunan Kode Wilayah adalah sebagai berikut:

.1 Pusat .2 Sumatera

21 Nangroe Aceh Darussalam .22 Sumatera Utara

.23 Sumatera Bara

.3 Jawa

.31 DKI Jakarta .32 Banten .33 Jawa Barat 3. Kode Komponen

Kode komponen diperlukan untuk

menunjukkan unit pengolah yang menangani permasalahan yang dikandung suatu naskah atau surat.

Contoh: KS Kepala Sekolah

WK Wali Kelas

G Guru

BK Bimbingan Konseling

57

Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan,…, h. 91. 58

PERPUS Perpustakaan. d. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diakukan khusus untuk jumlah voume warkat yang banyak, untuk memudahkan penyimpanan.

Contoh: surat yang mempunyai kode yang sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu seperti:

Kelompok A : Surat no. 1, 10, 7 Kelompok B : Surat no. 2, 4, 3, 5 Kelompok C : Surat no. 6

e. Menyimpan

Langkah terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanandan peralatan yang dipergunakan.

3) Pola Klasifikasi Arsip

Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat guna menata berkas berdasarkan masalah (subject).

Kalsifikasi arsip dalah pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.59

a. Klasifikasi alfabetis

Contoh: Kepegawaian ---- kode A Keuangan ---- kode B Materil ---- kode C b. Klasifikasi georgrafis

Contoh: Kota Tangerang

59

Sedarmayanti, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2009), h.186.

 Klasifikasi Kecamatan Cipondoh - Kelurahan Gondrong

- Kelurahan Petir

- Kelurahan Cipondoh Makmur - Kelurahan Kenanga

c. Klasifikasi subjek

Contoh: 000 Umum

021 Alat Tulis Kantor 022 Mesin Kantor d. Klasifikasi numeric

Contoh: Kepegawaian ---- kode 1 Keuangan ---- kode 2 Materil ---- kode 3 4) Peralatan Dalam Menata Arsip

Jenis jenis peralatan menata arsip, banyak macamnya diantaranya adalah:60

a. Folder (Sampul Arsip)

- folder merupakan tempat atau wadah arsip

- bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya - di atasnya terdapat tab (dibaca: teb) yang gunanya

untuk menempatkan kode indeks arsip. b. Sekat atau Guide (baca gaid)

- Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.

- Dibuat dari karton tebal (supaya tegak)

- Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab

60

Sedarmayanti, , Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, (Bandung: CV. Mandar Maju, 2009), h.191-192.

t'

Q\

t-\

_-\

\

\

\

\

\

\

d lr) t-o\

6

o\

o

c\

o\ ooo\

an f\ ro 6lH C\l aa oo ca c.l

ea co (\.lco o.lan

.d. co co an r+ co \o co |r) cn cs

'a

a*

+i tt) () G)o

(s b'

/ c.l

!d o bo d G

z

.$ s .q)

v

q) s)

s

(0 .6 j1 (B ). "€ q)

q

L .s "i! \i q) q) \s'

ss

o i\'

ab

*o

,ia

iitd

(ni:

c0IJ]

.r<

-a

s+:

u s

*s

Sq)

dv

M *x u

s*-.:

$.8+j

s'!

I

.E\-i

I

^k6t

#r;

d

E?i6

's7.]

.iad

_trR.v

N 99

s$E

=di

3{,

U1

.3H

qs#,

tF.E

36s

6 (g J_d P ",\._r\

q

xI L .{

t

\

q) q) B' (JF\

ab

-v ;) l^.t

.>,

o0 oo

LH

(d i:

mEl

.aa ..i

s_E

.T\ FS !%'

.ss

NV

\a .x u

S*-x-\)o

s\

S\iG'

_-h .:o ^=c-t

#r,:cs

!oet6

'=a

.j.E

_s

EJ 9u

,-C *C X

ZSE

5di

khb

h!

.d

_{E ftH}

s€

.B6E

d o. a (g o

M

.^.

cO

gO oo F6t

.gd

_{63' tr}

=cd

z)

_(s .iJ jz(q d9 (\tF

CO

,

IJT

(\, v)e 5d -Lr AU

F

Oi d t< -v(g 4) tr (d tr

o

'\a -i

s*

s GL1

.\s

BV

vs

,x $

S**

U.t+j

F! I

_E\..<.

9 ^=c-l

#o:d

-O !,i 6

_'=

(n

.iA(6

HM* 99 ta g:<3

ZSfu

=dt

_3tb

a.3H

s

_EftH

sE

36s

+

rf, \o .+ ,.i t+ oo $ r-.+ o\

s

ia

_o

tat

6t_lat sfta) cft_lr)

*

\'

t\

\

\

_.\

\

-{

J o\ I

ot _6l

o\ \i# oo 6

(\

C\l oo

o

@ O, r-.t 6I cO C\ \o o\ o\ I oo ri.

o

I aa

o

oo

co

+

sf rf,

"+

s

oi

$

(\l

sl <f

*

rat$ \o

s

d

(€' li

a*

-i

E8

S -i, :l\o /c! d o

o

bb tr .B 6i

a

tl .s .s)

v

q) q) 'S,

\:

q) u bo

B ,^.

(\I

:r d'

tz

vd

$t

-v rg

bi

,x

Yuo

bE

L)(B ca P-a

_tr\

cgp >r:

FE

_Ei

<d"t ()S)

o\

F I\ b0 .\)

Eg

a-^ 6.1

Scd

-(,

Y -\/,

.t .r

)a

sa

EE

.ss

_b=

b5

.$

N< 'So

sg0

$) .S

s

F.t

$s

'ss

NS

^q)

8tr

HI

o

,.s_u

au cl!

cqq

E0s

ES

.s-F

_q:

s\

\b

SS

R. 'S

A.S Hs

s\

S€$

_sr8

E"t

a

ss5

ilst

_s'i6

a-G(l) $cd ii\ll

EE

g

'E\iE

N

Es€

=PCE )u

ovt

.$ B .s)

v

I

$

u'o

s(J

s.^

jot tr(d

hE

i.o

(s

€o

_{'ED :}

.0)e

f<(B J1

(d

.ix

.:

bn

G!

r-

-c-h0 5"lc 1U].'s L A!. 4 r.€

50S

(B E C) tr E id L CO -v(l, -l B .s s s .q)

v

$<> $: 'E. _E

srJ

-i c..l

sd

vrtr c(g (B F-r

.d

!g

NA

d .6. L

₎

a*

+j

38

E

\o'

d tr o

a

bb tr (6 (0

a

.$ .q)

v

q) q) {i Lr C6 .o (B Q ht)

)

!o (g E t-+. q) a" ,.5 v 'h! ^s roo

.o

.::. c.l

&i_0).= od'

zz

aS J_(€ L go q) 4 .s 9 .q)

v

q v .s

t

_\

d .F

€'

€

\o ra) tn r.o a rt F-rr o\

lat \o

{\o

_^\o

\o

\o cA \o cn \o ra)

BIODATA PENULIS

Uswatun Hasanah (Uswah), Lahir di kota Tangerang Pada Tanggal 31 Oktober 1993. Anak Sulung dari dua bersaudara dari pasangan Bapak Masan dan Ibu Hamliah. Bertempat tinggal di Jalan Ki Hajar Dewantara Rt 001 Rw 02 No.57 Kelurahan Gondrong Keccamatan Cipondoh Tangerang Banten. Alamat Email : uswatunhasanah661@gmail.com.

Motto hidup saya adalah “Khairunnas ‘anfauhum

linnas”.

Menyelesaikan Pendidikan Tingkat Sekolah Dasar di Madrasah Ibtidaiyah Jamiatul Gulami pada tahun 2006, kemudian menyelesaikan pendidikan tingkat SMP di MTs Al-Washilah Jakarta barat pada tahun 2009, dan menyelesaikan pendidikan tingkat SMA di SMK Al-Washilah Jakarta pada tahun 2012 dan mengikuti pendidikan Non Formal Madrasah Diniyah Al-Washilah Pada Tahun 2006 sampai dengan tahun 2012. Kemudian melanjutkan kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di FAkultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Jurusan Manajemen Pendidikan pada tahun 2012 dan dapat menyelesaikan kuliah pada bualan Desember tahun 2016.

Pernah aktif di organisasi PASBARETA (Pasukan Pengibar Bendera Pondok Pesantren Al-Washilah) di Pondok Pesantren Al-Washilah Jakarta, dan pernah menajdi Pengurus Bidang Pendidikan pada IP3A (Ikatan Pengurus Pondok Pesantren Alwashilah) Putri Pada Periode 2010 s/d 2011. Pengalaman berorganisasi di Kampus pernah menjadi anggota bidang Pemberdayaan Perempuan Himpunan Mahasiswa Jakarta Tahun 2014-2015.