Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Sekretariat DPRD Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI D III KEUANGAN

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

BIAYA OPERASIONAL PADA

SEKRETARIAT DPRD SU

TUGAS AKHIR

OLEH :

SYAFRIDA AINI NST

092101015

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI D III

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : SYAFRIDA AINI NST

NIM : 0892101015

PROGRAM STUDI : Diploma III Keuangan

JUDUL : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Sekretariat DPRD SU

Tanggal : Oktober 2012 DOSEN PEMBIMBING

Nip. 1960214 200501 1 002

(Syafrizal Helmi Situmorang SE, M.si)

Tanggal : Oktober 2012 KETUA PROGRAM STUDI

Nip. 19600302 198601 1 001

(Drs. Hasan Sakti Siregar, SE, M.Si)

Tanggal : Oktober 2012 DEKAN FAKULTAS EKONOMI

(

Nip. 19550810 198303 1 004 Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KEUANGAN MEDAN

NAMA : SYAFRIDA AINI NST

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 092101015

PROGRAM STUDI : KEUANGAN

JUDUL : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA

OPERASIONAL PADA SEKRETARIAT DPRD SU

MEDAN, Oktober 2012 Penulis

Syafrida Aini Nst NIM : 092101015

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya sekaligus sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Tugas Akhir ini berjudul “PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA SEKRETARIAT DPRD SUMATERA UTARA” dan disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ayahanda Drs.Yusnan Nst S.Ag dan Ibunda tercinta Misni yang telah banyak berkorban dan memberikan kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tiada henti-hentinya selama ini sehingga penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir ini. Serta adik-adik penulis ,Nurhasanah, M.Syahrun, dan M.Syafi’i.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak, Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang SE, M,si , selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga serta memberikan petunjuk, saran-saran, dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Dosen dan staff pengajar serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Seluruh staff pegawai kantor sekretariat DPRD Prov. Sumatera utara khususnya pada bagian Keuangan yaitu Buk Nirma, Pak Aidil, Kak Rosmaini SE, Dan di bagian Umum Pak Syafi’i yang telah membantu dan membimbing penulis selama berada di kantor.

7. Soulmate penulis M.Desryl yang sudah sabar dan memberi semangat kepada penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

8. Teman-teman program study Diploma III Keuangan Stambuk 2009 grup A khususnya, serta teman-teman magang gelombang 3 khususnya (Rahmadi dan Isnan) yang telah mendukung penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk Allah SWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.

Medan, 18 September 2012 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

BAB II PROFIL INSTANSI ... 5

2.1. Sejarah Ringkas Sekretariat DPRD SU ... 5

2.2. Struktur Organisasi ... 8

2.3. Bidang Kerja ... 9

BAB III TOPIK PENELITIAN ... 16

3.1. Pengertian Biaya dan Klasifikasi Biaya Operasional ... 16

3.2. Klasifikasi Biaya ... 17

3.2.1. Biaya Pemasaran ... 18

3.2.2. Biaya Administrasi dan Umum ... 20

3.3. Perencanaan Biaya Operasional ... 21

3.4. Prosedur Penyusunan Anggaran ... 23

3.5. Pengendalian Biaya Operasional ... 25

3.6. Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional ... 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36

4.2. Saran ... 37 DAFTAR PUSTAKA ... 38

DAFTAR GAMBAR DAN TABEL

Halaman Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD SU ... 8 Tabel 3.1 Laporan Realisasi Anggaran SKPD : 1.20.01

. Sekretariat DPRD SU ... 27 Tabel 3.2 Rencana Anggaran Biaya Operasional Sekretariat

DPRD SU Tahun 2011...………. 28 Tabel 3.3 Realisasi Anggaran Biaya Operasional Tahun 2011

Sekretariat DPRD SU Tahun 2011 ... 30 Tabel 3.4 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional Tahun 2011

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Dalam sebuah perusahaan atau instansi, biaya operasional merupakan salah satu bagian terpenting demi kelangsungan kegiatan operasi suatu instansi. Perencanaan dan pengawasan biaya operasional dilakukan agar instansi dapat mengelola sumber daya yang ada secara efektif dan efisien. Misalnya, dalam hal pengawasan pengadaan perlengkapan dan peralatan kantor yang harus dilakukan dengan tepat agar tidak terjadi pemborosan seperti pembelian yang berlebihan. Perencanaan merupakan suatu upaya yang dilakukan demi mencapai tujuan yang diinginkan, dimana tujuan utamanya yaitu memberikan umpan maju (feed forward) agar memberikan petunjuk bagi setiap pimpinan bagian. Instansi pemerintah seperti Sekretariat DPRD SU juga harus menyusun perencanaan tersebut secara jelas agar semua pimpinan bagian mengetahui apa yang harus dilakukan dan dikerjakan.

Demi meningkatkan kinerja dan kemampuan selain harus membuat perencanaan kerja harus juga diikuti dengan pengawasan agar setiap aktivitas yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan dan untuk menilai seberapa jauh efisiensi yang telah tercapai. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan antara realisasi dan rencana (anggaran) dan yang paling utama dalam membuat perencanaan adalah anggaran biaya. Anggaran merupakan rencana kegiatan suatu instansi yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, lalu dinyatakan dalam satuan uang dan berlaku untuk masa yang akan

datang. Apabila terjadi perbedaan antara anggaran dan realisasi yang cukup besar, maka perlu dilakukan analisa terhadap perbedaan tersebut.

Dengan anggaran operasional yang baik diharapkan dapat mendukung pencapaian tujuan akhir suatu instansi tersebut. Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan karena anggaran menuntut keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran. Anggaran yang disusun bertujuan agar pelaksanaan seluruh fungsi-fungsi manajemen berjalan sistematis dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas pada lembaga perguruan tinggi dapat berjalan efektif. Kegiatan yang tidak direncanakan tidak dapat dikendalikan, sebab pengendalian meliputi usaha supaya aktivitas tetap berjalan lurus dengan melakukan tindakan perbaikan atas penyimpangan – penyimpangan yang terjadi dari setiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya.

Pada lembaga pemerintahan biaya operasional yang dibutuhkan tentunya cukup besar. Hal ini dikarenakan yang harus dikelola terdiri dari bagian-bagian yang lebih kompleks seperti perpustakaan,para pejabat/kepagawaian, sarana dan prasarana kegiatan,dan sumber daya pendukung lainnya haruslah direncanakan sebaik mungkin.

Melihat begitu pentingnya perencanaan dan pengawasan biaya operasional bagi Pemerintahan dalam menjalankan operasinya dan mencapai tujuan atau sasaran yang ditentukan, sehingga membuat penulis merasa tertarik untuk membahas dan menyusunnya di dalam sebuah Tugas Akhir dengan judul “Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Sekretariat DPRD Sumatera Utara”.

1.2 Perumusan Masalah

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa suatu lembaga pemerintahan perlu melakukan penyusunan anggaran biaya khususnya biaya operasional dengan seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diharapkan. Selain itu, anggaran juga dapat membantu pihak manajemen atau pimpinan bagian dalam mengambil keputusan untuk mengelola biaya-biaya yang akan dikeluarkan. Sehubungan dengan itu, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana proses Penyusunan anggaran biaya operasional di Sekretariat DPRD SU

2. Bagaimana Sekretariat DPRD SU melakukan perencanaan dan pengendalian biaya operasional guna mencegah penyimpangan.

3. Bagaimana Sekretariat DPRD SU menetapkan anggaran biaya operasional untuk meningkatkan efiensi.

1.3 Tujuan Penelitan

Penelitian dilaksanakan dengan tujuan:

a. Untuk dapat menilai kemampuan Instansi dalam menggunakan biaya operasionalnya

b. Untuk dapat mengetahui bagaimana usaha yang diinginkan yang berdampak pada meningkatnya efisiensi kinerja dan produktivitas perusahaan.

c. Untuk membandingkan teori pencatatan dengan laporan keuangan khususnya laporan biaya yang dipelajari diperkuliahan dengan kenyataan yang ada dalam prakteknya diperus

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah dapat memberikan manfaat bagi perusahaan, penulis, dan bagi pihak lainnya :

1. Bagi Instansi

Sebagai masukkan/ input yang dapat dijadikan pedoman untuk mengambil kebijaksanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang, serta sebagai koreksi perusahaan apabila terdapat kelemahan dalam mengelola keuangannya, khususnya dalam perencanaan dan pengendalian biaya operasional.

2. Bagi Penulis

Sebagai bahan masukkan untuk memperdalam ilmu pengetahuan dan wawasan berpikir mengenai perencanaan dan pengendalian biaya operasional yang dipakai pada perusahaan dan memperluas wawasan tentang analisis biaya operasional dalam praktek yang sebenarnya dan membandingkannya dengan teori yang dipelajari selama diperkuliahan.

3. Bagi Pihak Lainnya

Sebagai bahan masukkan bagi civitas akademika, masyarakat dan pihak pemerintah yang membutuhkan untuk menambah wawasan dan pengetahuan mengenai biaya operasional.

BAB II

PROFIL INSTANSI

2.1. Sejarah Singkat Berdirinya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara

Provinsi Sumatera Utara pertama kalinya di bentuk pada tanggal 15 April 1948. Berdasarkan undang-undang No. Tahun 1948, daerah ini meliputi keresidenan aceh, Sumatera Timur, Dan Tapanuli Utara.

Berdasarkan surat penetapan Panitia persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) tanggal 19 Agustus, Sumatera utara menjadi sebuah propinsi dan Daerah administrasi. Seperti halnya pulau Jawa, Berangsur-angsur di bentuk komite Nasional. Daerah yang kedudukannya di atur melalui maklumat Gubernur Sumatera utara Tertanggal 12 April 1946 No.2/MGS yang isinya sesuai dengan undang-undang No.1 Tahun 1945.

Dalam maklumat tersebut di tetapkan bahwa Komite Nasional Daerah di bentuk di provinsi dan keresidenan tersebut menjadi kota otonom. Daerah-daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat yang mengatur rumah tangga sendiri.

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) membentuk suatu badan eksekutif, yang terdiri dari 5 orang anggota. Berdasarkan maklumat tersebut diatas, anggota Dewan Perwakilan Daerah di sumatera Utara sejumlah 100 orang yang mewakili penduduk.

a. Sub provinsi Sumatera Utara meliputi: Keresidenan Sumatera Aceh, Sumatera timur dan Tapanuli.

b. Sub provinsi Sumatera Tengah: Keresidenan Barat, Jmbi, Riau.

c. Sub Provinsi Sumatera Selatan yang Meliputi: Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung, dan Palembang.

Setiap sub provinsi dikepalai oleh Gubernur muda yang bertindak sebagai koordinator dan keresidenan dan jabatan pemerintah yang ada di wilayahnya. Pemerintah Sumatera Utara di jalankan sesuai dengan maklumat Gubernur Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang menyatakan bahwa pemerintah provinsi di sesuaikan dengan pemerintah pusat.

Pembentukan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara menjadi daerah otonom yang di delegasikan oleh pemerintah pusat. Di tetapkan melalui peraturan pemerintah No.8 Tahun 1974 yang menyatakan dengan tegas bahwa provinsi sumatera utara di jalankan oleh Gubernur dan di serahkan kepada Dewan Perimbangan Rakyat dan Badan Eksekutif pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubung dengan pemerintah.

Pusat dan berada di bawah Menteri-menteri dan selanjutnya dalam peraturan pemerintah No.8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan daerah otonom di Sumatera keresidenan dan daerah-daerah yang di tunjuk sebagai daerah otonom.

Pimpinan Gubernur muda disetiap Sub provinsi berjalan terus sebagai suatu daerah administrasi yang dalam prakteknya mengatur rumah tangganya masing-masing sehingga provinsi Sumatera Utara seolah-olah terdiri dari 3 provinsi.

Pemerintah pusat menyadari hal tersebut lalu menetapkan Undang-undang No.10 Tahun 1948 tentang pembagian Sumatera Menjadi 3 provinsi yaitu:

a. Provinsi Sumatera utara b. Provinsi Sumatera Tengah c. Provinsi Sumatera Selatan

Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya di dilantik anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggotanya berasal dari masing-masing sub provinsi terdahulu. Dengan Undang-undang No.24 1945 di bentuk provinsi Aceh dibekas Keresidenan Aceh, dengan demikian provinsi Sumatera Utara otomatis menjadi tersendiri dari keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli.

Sebagai pelaksana Undang-undang No. 10 1974 dan undang-undang tertanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintahan pusat di Sumatera yang kemudian di ubah menjadi peraturan Pemerintahan No. 42 Tahun 1948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas-tugas kepada pelaksanaannya. Komisariat pusat di sumatera utara yang berkedudukan di Bukit tinggi yang di pimpin oleh Mr. Teuku Mohammad Hasan.

2.2. Struktur Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara.

Berdasarkan peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No.2 Tahun 2001 tentang Sekretariat Perwakilan Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI SUMATERA UTARA

SEKRETARIS DEWAN

KELOMPOK TENAGA AHLI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL KEPALA BAGIAN UMUM SUBBAG. TATA USAHA SUBBAG. VERIFIKASI

SUBBAG. RT DAN PERAWATAN

SUBBAG. RISALAH

DAN PANITIA DPRD

SUBBAG. PEMBUKUAN SUBBAG. ANGGARAN SUBBAG.PERLENG KAPAN DAN PENDISTRIBUSIAN BAGIAN PERSIDANGAN SUBBAG. PERSIDANGAN KOMISI DAN FRAKSI

SUBBAG. PENGKAJIAN DAN EVALUASI BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN BAGIAN INFORMASI DAN PROTOKOL BAGIAN KEUANGAN SUBBAG. INFORMASI SUBBAG. PROTOKOL/ HUB. ANTAR LEMBAGA SUBBAG. PENYUSUNAN PRODUK HUKUM SUBBAG. PER-UU DAN RANCANGAN PERDA SUBBAG. PELAYANAN MASYARKAT SUBBAG. PERS./PIMP.DPRD DAN PARIPURNA

2.3. Bidang Kerja

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas dari struktur organisasi perusahaan tersebut. Maka akan di uraikan secara ringkas wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang ada di dalam perusahaan.

Adapun bagian-bagian kerjanya adalah sebagai berikut: a. Kedudukan

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara adalah unsur staf DPRD provinsi Sumatera Utara dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Sekretariat DPRD provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara, berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan Dewan Perwakilan Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara.

b. Tugas

Sekretariat provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas memberikan pelayanan administrative kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara dan menyelenggarakan tugas dan kewenangannya.

c. Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas tesebut, sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara mempunyai fungsi sebagai berikut:

- Memfasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah(DPRD)

- Menyelenggarakan urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)

- Mengolah urusan rumah tangga Dewan Perwakilan Rakyat Daera (DPRD)

Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera utara terdiri dari :

1. Fungsi dan Tugas Seretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD)

Sekretariat DPRD provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas pokok membentuk DPRD dalam menyelenggarakan tugas, fungsi dan kewenangan DPRD sebagai badan legislatif daerah yang memberikan layanan administrasi dan saran operasional kepada pimpinan dan anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya.

Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera utara mempunyai fungsi dan tugas sebagai berikut:

 Menyiapkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas sekretariat DPRD.

 Menyusun rencana dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD

 Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian dan perbekalan DPRD serta memelihara dan membina keamanan di dalam.

 Menyiapkan penyelenggaraan persidangan dan membuat risalah rapat serta membahas dan mendokumentasikan Peraturan Daerah yang di selengarakan oleh DPRD.

 Menyiapkan penyusunan rencana anggaran serta melaksanakan urusan keuangan DPRD.

 Menyelenggarakan penyimpanan informasi serta menangani urusan keprotokolan DPRD serta penerimaan audensi dan unjuk rasa masyarakat.

2. Fungsi dan Tugas Bagian Umum, Terdiri dari :

Bagian umum mempunyai tugas menyiapkan fasilitas rapat-rapat, mengurus rumah tangga, rumah jabatan, gedung DPRD, kendaraan dinas, barang inventaris lainnya, memelihara keamanan kantor dan melakukan urusn surat menyurat serta urusan kepegawaian bila di perlukan oleh DPRD.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, bagian umum mempunyai fungsi:  Melakukan urusan surat menyurat, kearsipan dan kepegawaian.

 Melakukan urusan rumah tangga, rumah dinas, sarana pendukung perjalanan dinas dan keamanan dilingkungan sekretariat.

 Melakukan analisis kebutuhan untuk penggadaan barang/peralatan dan material sesuai dengan keperluan sekretariat DPRD.

 Melakukan pendaataan dan pemeliharaan barang inventaris.

 Menyiapkan bahan pengadaan pembekalan sesuai dengan rencana kebutuhan.

Bagian Umum Membawahi

 Sub bagian Tata Usaha dan Rumah tangga

Mempunyai urusan surat menyurat, kearsipan dan kepegawaian.  Sub bagian perlengkapan dn pendistribusian

Mempunyai tugas menyiapkan sarana pendukung perjalanan dinas pimpinan dang anggota.

Menyiapkan fasilitas keperluan kantor, kendaraan dinas, akomodasi serta menyiapkan kebutuhan barang materil gedung kantor sekretariat DPRD.  Sub bagian Perawatan

Mempunyai tugas melakukan perawatan dan pemeliharaan rumah tangga dan rumah dinas pimpinan Dewan, Gedung DPRD, melakukan pengaturan dan memelihara/perwatan semua kendaraan dinas dan barang-barang inventaris kantor Sekretariat DPRD.

3. Fungsi dan Tugas Bagian Persidangan, Terdiri dari :

Bagian persidangan, risalah mempunyai tugas merencanakan dan mengkoordinasi kegiatan persidangan, risalah dan perundang-undangan serta perjalanan dinas dalam rangka peninjauan, kunjungan kerja serta studi banding Dewan.

Untk melaksanakan tugas tersebut Bagian Persidangan dan risalah mempunyai Fungsi:

 Menyiapkan kegiatan administrasi, tempat dan tata cara persidangan Dewan.

 Menyiapkan penyusunan sisalan Dewan Hasil Persidangan.

 Menyiapkan kegiatan pembahasan Rancangan peraturan Daerah, keputusan Dewan dan keputusan pimpinan Dewan serta melakukan pengkajian perda dan mengkodumentasikan perda.

 Menyiapkan hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas dalam peninjauan,kunjungan kerja dan studi banding.

Bagian persidangan dan risalah membawahi :

 Sub bagian persidangan mempunyai tugas mempersiapkan administrasi, setempat dan tata cara persiapkan serta mempersiapkan kegiatan perjalanan dinas Dewan dalam Rangka peninjauan kerja studi banding.  Sub bagian risalah

Mempunyai tugas mempersiapkan laporan rapat-rapat Dewan, serta mempersiapkan Keputusn Dewan dan Keputusan Pimpinan Dewan.

 Sub bagian perundang-undangan

Mempunyai tugas mempersiapkan kegiatan dewan dalam rangka permasalahan Ranperda dan melakukan Perda serta mendokumentasikan Perda.

4. Bagian Keuangan

Bagian keuangan mempunyai tugas munyusun rencana anggaran, menyusun keuangan serta menyusun laporann keuangan Sekretariat DPRD.

 Melakukan penyusunan rencana Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD.  Melakukan penyusunan rencana Aanggaran Belanja pegawai dan belanja

barang.

 Menyiapkan laporan gaji dan tunjangan.

 Menyusun laporan keuangan sekretariat DPRD. Bagian Keuangan Membawahi :

 Sub bagian Anggaran

Mempunyai tugas menyusun rencana Anggaran DPRD serta laporan pelaksanaannya.

 Sub bagian Verifikasi

Mempunyai tugas menyusun rencana pembayaran dengan ketentuan yanga ada.

 Sub Bagian Pembukuan

Mempunyai tugas menghimpun semua bukti-bukti pembayaran dan penyusunan pertanggung jawaban Dewan.

5. Bagian Informasi dan Protokol

Bagian Informasi dan Protokol mempunyai tugas menyiapkan bahan infomasi untuk di sebarluaskan dan mengatur tata upacara, tata penghormatan, tata tempat bagi Dewan DPRD dan tamu DPRD serta menerima menyampaikan aspirasi dari masyarakat tidak lanjut penangannannya.

Untuk melakukan tugas tersebut, Bagian informasi dan protokol mempunyai Fungsi:

 Melaksanakan penyebaran informasi.

 Mempersiapkan keperluan penerimaan tamu DPRD  Melaksanakan kegiatan protokoler.

 Menerima audensi dan unjuk rasa masyarakat.

Bagian informasi dan protokol membawahi:  Sub bagian Informasi

Mempunyai tugas mengumpulkan informasi serta menyebar luaskan sesuai dengan petunjuk pimpinan DPRD.

 Sub bagian Protokol/Hubungan Antar Lembaga

Mempunyai tugas di bidang Protokol dan mempersiapkan serta mengatur tamu DPRD.

 Sub bagian Protokol/Aspirasi Masyarakat

Mempunyai tugas mempersiapkan penerima audensi dan menyampaikan aspirasi serta mengetahui sejauh mana tindak lanjut penanganannya.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

3.1 Pengertian Biaya dan Klasifikasi Biaya Operasional

Didalam menjalankan kegiatannya Instansi membutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari-hari. Untuk melakukan kegiatan, Instansi akan memperoleh pendapatan yang kemudian akan digunakan untuk menutupi biaya-biaya yang telah dikeluarkan terutama biaya operasional. Hingga akhirnya perusahaan memperoleh laba bersih yang merupakan selisih antara pendapatan dengan biaya yang dikeluarkan Instansi.

Masalah biaya pada suatu Instansi hanya dapat dipecahkan dengan baik bila Instansi tersebut mempunyai pengetahuan biaya yang berkaitan dengannya. Oleh karena itu, penyediaan data – data yang akurat dan sesuai dengan kenyataan sangat penting sebagai alat informasi dalam penyusunan dan pengambilan keputusan operasional perusahaan sehari-hari.

Pengertian biaya (cost) menurut Horngren, Datar, dan Foster (2008 :34) adalah suatu sumber daya yang dikorbankan (sacrified) atau dilepaskan (forgone) untuk mencapai tujuan tertentu. Biaya secara luas mengandung unsur-unsur, yaitu:

1. Merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2. Diukur dengan satuan uang

3. Yang telah terjadi dan yang akan terjadi

4. Biaya dapat diartikan sebagai beban, harga perolehan, harga pokok, nilai tukar dan pengorbanan

5. Untuk tujuan tertentu

Untuk keperluan perencanaan dan pengawasan biaya operasional Instansi dapat membagi biaya tersebut ke dalam biaya tetap (fixed cost), biaya variabel (variable cost), dan biaya semivariabel.

1. Biaya operasional tetap (fixed cost), jika nilainya tetap sama, berapapun tingkat penjualan yang diperoleh oleh perusahaan dalam satu periode dalam tingkat penjualan perusahaan.

2. Biaya operasional variabel (variable cost), jika nilai keseluruhannya berubah-ubah seiring dengan perubahan pada tingkat penjualan perusahaan.

3. Biaya operasional semivariabel, jika beban tersebut memiliki komponen biaya tetap dan biaya variabel sekaligus.

3.2 Klasifikasi Biaya

Menurut Rudianto (2009 : 116) biaya yang memiliki pengaruh besar di dalam memepengaruhi keberhasilan di dalam mencapai tujuannya, yaitu memperoleh laba usaha karena produk yang telah di hasilkan perusahaan melalui proses produksi yang panjang harus di sampaikan kepada konsumen melalui serangkaian kegiatan yang saling menunjang. Tanpa aktivitas operasional yang

terarah, maka seluruh produk yang di hasilkan tidak akan memiliki manfaat apapun bagi perusahaan atau instansi.

Kegiatan-kegiatan yang menjadi sumber biaya operasional umumnya terbagi dalam dua kelompok kegiatan, yaitu kegiatan penjualan dan administrasi.

Biaya operasional merupakan biaya yang memiliki pengaruh besar di dalam mempengaruhi keberhasilan perusahaan di dalam mencapai tujuannya,yaitu memperoleh laba usaha. Menurut Rudianto (2009 : 116) biaya operasional dibagi ke dalam dua kelompok besar, yaitu biaya pemasaran, dan biaya administrasi umum.

3.2.1 Biaya Pemasaran

Menurut Rudianto (2009 : 116) Biaya pemasaran dimulai pada saat biaya produksi selesai, yaitu pada saat produksi selesai dan barang-barang sudah siap untuk dijual. Biaya ini mencakup biaya penjualan dan biaya pemenuhan pesanan.

a. Biaya penjualan adalah keseluruhan aktivitas yang berkaitan dengan upaya untuk mencari dan memperoleh penjualan produk perusahaan. Biaya inni mencakup biaya iklan, pemberian contoh produk, komisi wiraniaga, biaya demo, dan sebagainya.

b. Biaya pemenuhan pesanan adalah keseluruhan biaya yang dikeluarkan berkaitan dengan upaya untuk memenuhi pesanan sesuai keinginan konsumen, yang mencakup biaya pergudangan, pengepakan dan pengiriman, pemberian kredit dan penagihan serta administrasi pemasaran.

Aktivitas pemasaran adalah aktivitas yang sangat vital bagi Instansi. Tanpa aktivitas pemasaran maka tidak akan ada pendapatan bagi perusahaan. Tanpa pendapatan bagi Instansi maka tidak akan ada laba yang diperoleh Instansi. Dan tanpa memperoleh laba usaha, maka tujuan Instansi tidak akan tercapai.

Karena itu, aktivitas pemasaran perlu direncanakan sebaik-baiknya, untuk menjamin bahwa produk Instansi akan dibeli oleh konsumen. Itu berarti, mencakup seluruh aktivitas promosi, pemberian contoh barang, pelatihan untuk tenaga wiraniaga, aktivitas menelepon dan korespondensi pemasaran hingga pengiriman barang kepada konsumen. Pada dasarnya, biaya pemasaran adalah seluruh biaya yang harus dikeluarkan untuk memindahkan produk perusahaan, sejak dari gudang perusahaan hingga ke tangan konsumen.

Anggaran biaya pemasaran mencakup keseluruhan biaya yang berkaitan dengan proses penjualan dan pendistribusian produk perusahaan, yang meliputi :

1. Gaji staf administrasi penjualan 2. Gaji dan komisi wiraniaga 3. Gaji manajer pemasaran 4. Biaya iklan

5. Biaya pelatihan wiraniaga 6. Biaya telepon kantor pemasaran 7. Biaya listrik kantor pemasaran 8. Biaya penyusutan kantor pemasaran 9. Biaya penyusutan kendaraan pemasaran 10.Biaya alat tulis dan cetak kantor pemasaran

11.Biaya korespondensi 12.Biaya angkut

13.Contoh barang gratis 14.Biaya gudang

15.Biaya pengepakan dan pengiriman 16.Biaya penagihan

17.Macam-macam biaya pemasaran

3.2.2 Biaya Administrasi dan Umum

Selain aktivitas pemasaran, perusahaan memerlukan aktivitas keorganisasian. Aktivitas keorganisasian merupakan kegiatan administratif dan manajerial yang mengarahkan dan mendukung aktivitas lain di dalam perusahaan. Aktivitas administrasi dan umum mencakup keseluruhan aktivitas umum perusahaan diluar aktivitas produksi dan pemasaran. Karena itu, lingkup kegiatan administrasi dan umum sangat luas, mencakup :

1. Gaji staf administrasi 2. Gaji manajer dan direktur

3. Biaya sewa (kantor,kendaraan,dsb) 4. Biaya urusan hukum

5. Biaya korespondensi

6. Biaya telepon kantor administrasi 7. Biaya listrik kantor administrasi 8. Biaya bunga kredit

9. Biaya alat tulis dan cetak kantor administrasi 10.Biaya penyusutan gedung kantor administrasi 11.Biaya penyusutan kendaraan umum dan direksi 12.Macam-macam biaya administrasi dan umum

Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang jumlahnya relatif tidak dipengaruhi oleh tingkat aktivitas perusahaan. Biaya ini juga tergolong biaya yang tidak berubah dari waktu ke waktu, kecuali memang direncanakan untuk berubah.

3.3 Perencanaan Biaya Operasional

Perusahaan selalu dihadapkan pada berbagai jenis dan bentuk keterbatasan. Kondisi ini memaksa manajemen untuk menyusun suatu rencana agar sumber daya yang terbatas dapat dimanfaatkan sedemikian rupa dalam pencapaian tujuan perusahaan. Perencanaan pada dasarnya memilih altrenatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan usaha serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan degan kendala-kendala yang dihadapi.

Menurut Carter (2009 : 5) perencanaan yang efektif membutuhkan partisipasi dan koordinasi dari semua bagian dalam entitas tersebut. Perencanaan mencakup penentuan tujuan perusahaan, yang merupakan target atau hasil yang terukur. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas fakta dan membutuhkan cara yang reflektif, imajinasi, dan visi ke depan. Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran biaya.

Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Anggaran dapat dianggap sebagai sistem yang otonom karena mempunyai sasaran serta cara-cara kerja tersendiri dan berbeda dengan sasaran serta cara kerja sistem lain yang ada dalam dalam perusahaan, tetapi dapat juga dianggap sebagai subsistem, yaitu bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Dalam pembuatan perencanaan anggaran, manajemen Instansi Sekretariat DPRD SU perlu melihat ke depan untuk menilai kejadian dan situasi yang akan datang karena berhubungan dengan tujuan strategis perusahaan. Perencanaan anggaran menyita waktu manajemen untuk membuat daftar permasalahan yang mungkin dihadapi oleh perusahaan pada periode waktu yang akan datang. Waktu ekstra akan dikeluarkan untuk menyusun anggaran ini memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan pengaruh yang bersifat merugikan dari masalah – masalah yang mungkin dihadapi oleh perusahaan.

Karena adanya kemungkinan tidak semua divisi mempunyai pemikiran dan perencanaan anggaran yang sama atas aktivitas operasi mereka, maka anggaran yang lengkap untuk semua unit organisasi juga dapat menjadi alat koordinasi operasi diantara unit – unit yang dianggarkan dan menyelaraskan aktivitas operasi dari berbagai departemen. Penggunaan anggaran membantu DPRD SU untuk menjalankan jalannya aktivitas operasi perusahaan dan mencapai hasil yang lebih baik. Anggaran yang telah direncanakan juga dapat membantu

para manajer untuk mengidentifikasi kemacetan operasi yang ada saat ini dan yang mungkin terjadi.

3.4 Prosedur Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran pada perusahaan kecil dapat dikerjakan pimpinan perusahaan dengan mudah dan cepat, tetapi pada perusahaan yang besar, tugas untuk menyusun anggaran dilimpahkan pada suatu kelompok yang disebut panitia anggaran. Panitia ini masing – masing memberikan tanggapan dan kertas kerja, sehingga anggaran yang disusun bisa dipertanggungjawabkan terhadap pusat – pusat biaya.

Penganggaran menunjukkan suatu proses sejak tahap persiapan yang diperlukan sebelum dimulainya penyusunan rencana, pengumpulan berbagai data dan informasi yang perlu, pembagian tugas perencanaan, penyusunan rencananya sendiri, implementasi dari rencana tersebut, sampai pada akhirnya tahap pengawasan dan evaluasi dari hasil rencana.

Penyusunan anggaran biaya operasional pada Sekretariat DPRD SU menggunakan metode penyusunan campuran (Top Down and Bottom Up), yaitu instruksi penyusunan anggaran disampaikan pimpinan kepada bawahan serta memberikan pengarahan dalam penyusunan anggaran. Kemudian pimpinan dan bawahan bersama-sama menyusun dan merevisi anggaran yang telah dibuat menjadi anggaran yang homogen. Penyusunan anggaran perusahaan tidak menggunakan panitia anggaran yang menangani penyusunan anggaran.

Anggaran yang telah disusun oleh bagian administration sudah menjadi anggaran yang homogen/anggaran keseluruhan yang disertai dengan perbaikan/revisi terhadap anggaran yang disusun dan didiskusikan bersama oleh setiap bagian. Terakhir anggaran tersebut diberikan kepada pimpinan Instansi untuk disetujui,bila pimpinan mensahkan maka mulailah pelaksanaan anggaran.

Kebijakan manajemen dari dalam kondisi-kondisi umum perekonomian sangat membantu dalam penyusunan anggaran biaya operasional pada Sekretariat DPRD SU yang juga menjadi dasar untuk penyusunan anggaran ini. Untuk mendapatkan suatu anggaran yang baik diperlukan kerjasama antara bidang-bidang fungsional yang ada di dalam Instansi agar menghasilkan sasaran yang diinginkan.

Anggaran Sekretariat DPRD SU juga dijadikan acuan dalam melakukan penilaian prestasi kerja.

Penyusunan anggaran pada Sekretariat DPRD SU dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

a. Anggaran memberikan arahan bagi penyusunan tujuan dan kebijakan Instansi

b. Anggaran dapat mempermudah koordinasi antara bagian-bagian di dalam Instansi

c. Anggaran membuat manajemen dapat menetapkan target-target tertentu yang harus dicapai oleh perusahaan

3.5 Pengendalian Biaya Operasional

Berdasarkan hasil penelitian berupa data dan informasi yang diterima maka didapatkan gambaran umum mengenai anggaran biaya operasional, penyusunan dan realisasi pada Seretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara.

Dari pengertian perencanaan yang telah di bahas pada bab sebelumnya dapat dilihat bahwa perencanaan merupakan upaya untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun serta memutuskan apa yang hendak dilakukan, bagaimana, dan siapa yang akan melakukan.

Perencanaan memiliki kaitan erat dengan anggaran karena anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain. Dengan berpedoman pada anggaran maka tujuan perusahaan diharapkan dapat terwujud.

Dalam prosedur penyusunan anggaran dan pelaksanaan anggaran pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Sumatera Utara, penyusunan anggaran dilakukan oleh tim anggaran yang terdiri dari Bagian Keuangan. Kegunaan anggaran hanya digunakan untuk kepentingan intern Bagian Umum keuangan. Penyusunan anggaran biaya operasional Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Povinsi Sumatera Utara disusun dan dilaksanakan untuk jangka waktu satu tahun.

Perencanaan tidak terlepas dari unsur pelaksanaan dan pengendalian yang termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan. Menurut Purwanti dan Darsono (2008 : 11) pengendalian adaalah kegiatan yang bertujuan agar strategi, kebijakan, program kerja, dan anggaran dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Artinya semua kegiatan harus diusahakan sekecil mungkin adanya penyimpangan.

Pengendalian diperlukan dalam perencanaan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Penyusunan anggaran biaya operasional pada Sekretariat DPRD SU dimulai dengan penyusunan rencana biaya dalam menjalankan operasi normal dengan berpedoman pada data dan informasi/ realisasi anggaran pada tahun sebelumnya dengan memperhitungkan tingkat kenaikan biaya untuk tahun/ periode anggaran berikutnya.

Tanggung jawab atas pengendalian biaya sebaiknya diberikan kepada individu - individu tertentu yang juga bertanggung jawab untuk menganggarkan biaya yang berada di bawah kendali mereka. Setiap tanggung jawab manajer sebaiknya dibatasi pada biaya dan pendapatan yang dapat dikendalikan oleh manajer tersebut, dan kinerja secara umum diukur dengan membandingkan antara biaya dan pendapatan aktual terhadap anggaran. Sistem yang didesain untuk mencapai tujuan tersebut disebut sistem akuntansi pertanggung jawaban.

Pengendalian sebagaimana halnya perencanaan dan pengorganisasian, merupakan salah satu fungsi yang vital dalam proses manajemen. Biaya dapat dikatakan terkendali jika manajer atau pekerja mepunyai kebijakan dalam keputusan terjadinya biaya atau secara signifikan dapat mempengaruhi jumlah biaya dalam suatu periode tertentu yang biasanya jangka pendek.

Berikut adalah Tabel perbandingan anggaran dan realisasi Sekretariat DPRD SU pada tahun 2010 dan 2011:

TABEL 3.1

LAPORAN REALISASI ANGGARAN SKPD : 1.20.01. SKRETARIAT DPRD

UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR SAMPAI DENGAN 31 DESEMBER 2011

NO. URAIAN JUMLAH ANGGARAN

1. Belanja Daerah 2010 Rp. 32.588.944.000,00

2. Realisasi Tahun 2011 Rp. 24.700.169.206,00

TOTAL (SURPLUS)

TABEL 3.2

RENCANA ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEKRETARIAT DPRD SU

(Dalam Rupiah)

Anggaran Belanja Operasional Tahun Anggaran 2011

NO URAIAN ANGGARAN

A. Belanja

Belanja Tidak Langsung Belanja Pegawai

Gaji dan Tunjangan

Gaji PNS/Uang Representasi

Tunjangan Keluarga

Tunjangan Jabatan

Tunjangan Beras

Tunjangan PPH/Tunjangan Khusus

Uang Paket

Tunjangan Panitia Masyarakat

Tunjangan Komisi

Tunjangan Panitia Anggaran

Tunjangan Badan Kehormatan

Tunjangan Alat Kelengkapan

Tunjangan Badan Legislasi

Rp. 32.588.944.000 Rp. 32.588.944.000 Rp. 32.588.944.000 Rp. 21.788.944.000 Rp. 2.716.200.000 Rp. 403.200.000

Rp. 3.938.490.000 Rp. 184.740.000

Rp. 572.400.000 Rp. 271.620.000 Rp. 84.825.000 Rp. 403.200.000 Rp. 84.825.000 Rp. 20.619.000 Rp. 403.200.00 Rp. 84.825.000

Nb : Lanjutan Tabel 3.2

Anggaran Belanja Operasional Tahun Anggaran 2011

NO URAIAN ANGGARAN

Tunjangan Perumahan

Uang Duka

Uang Jasa Pengabdian

Belanja Penunjang Operasional

Belanja Penunjang Komunikasi

JUMLAH

Rp. 12.370.800.000 Rp. 100.000.000 Rp. 150.000.000 Rp. 10.800.000.000 Rp. 10.800.000.000 Rp. 32.588.944.000

TABEL 3.3

REALISASI ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL SEKRETARIAT DPRD SU

(Dalam Rupiah)

Realisasi Belanja Operasional Tahun Anggaran 2011

NO URAIAN REALISASI

1. Belanja

Belanja Tidak Langsung Belanja Pegawai Gaji dan Tunjangan

Gaji PNS/Uang Representasi Tunjangan Keluarga

Tunjangan Jabatan Tunjangan Beras

Tunjangan PPH/Tunjangan Khusus Uang Paket

Tunjangan Panitia Masyarakat Tunjangan Komisi

Tunjangan Panitia Anggaran Tunjangan Badan Kehormatan Tunjangan Alat Kelengkapan Tunjangan Badan Legislasi

Rp. 24.700.169.205 Rp. 24.700.169.205 Rp. 24.700.169.205 Rp. 15.700.169.205 Rp. 2.716.200.000 Rp. 353.670.000 Rp. 3.938.490.000 Rp. 222.502.500 Rp. 539.428.206 Rp. 271.620.000 Rp. 78.169.500 Rp. 168.149.250 Rp. 78.561.000 Rp. 15.790.500 Rp. (59.957.250) Rp. 30.145.500

Nb : Lanjutan Tabel 3.3

Realisasi Belanja Operasional Tahun Anggaran 2011

NO URAIAN REALISASI

Tunjangan Perumahan Uang Duka

Uang Jasa Pengabdian

Belanja Penunjang Operasional Belanja Penunjang Komunikasi insentif Pimpinan dan Anggota DPRD

JUMLAH

Rp. 7.347.400.000 Rp. – Rp. – Rp. 9.000.000.000 Rp. 9.000.000.000

RP. 24.700.169.206

Dari tabel-tabel di atas dapat kita bandingkan antara anggaran dan realisasinya. Realisasi biaya operasional Sekretariat DPRD Sumatera Utara pada tahun 2011 berjumlah Rp 24.700.169.206,- sedangkan jumlah Pendapatan tahun 2010 berjumlah Rp 32.588.944.000,- . Itu berarti terjadi surplus anggaran sekitar Rp 7.888.774.794.,-

3.6 Evaluasi Pengawasan Biaya Operasional

Pengawasan didefinisikan sebagai proses mengukur dan mengevaluasi kinerja aktual dari setiap bagian dari organisasi Istansi pemerintahan dan kemudian dilakukan tindakan perbaikan jika diperlukan. Hal ini dilakukan agar lembaga Instansi pemerintahan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengawasan yang efektif memerlukan umpan maju (feed forward). Dengan kata lain, diasumsikan bahwa tujuan, rencana, kebijaksanaan, dan standar

telah dikembangkan dan dikonsumsikan seluruh pimpinan bagian yang bertanggung jawab terhadap pencapaian kinerja yang telah direncanakan.

Jadi pengawasan tergantung pada penetapan konsep umpan balik (feed back) yaitu konsep yang memerlukan pengukuran kinerja yang memicu dilakukannya tindakan koreksi yang dirancang untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah ditetapkan semula.

Pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) apabila terjadi perubahan jumlah dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan operasionalnya, maka dilakukan revisi oleh pihak Keuangan yang lalu disetujui pihak Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara. Revisi tersebut dilakukan tanpa mengubah jumlah total anggaran yang telah ditetapkan, tetapi menyesuaikan dana apa yang dapat dikurangkan untuk menutupi kekurangan dana untuk kegiatan lainnya.

Ada dua jenis penyimpangan yang mungkin terjadi di dalam menyusun dan melaksanakan anggaran pada lembaga Instansi Pemerintahan yaitu ;

1. Penyimpangan yang menguntungkan (Favorable variance)

Penyimpangan dianggap menguntungkan jika realisasi lebih kecil dari anggaran.

Misalnya : Anggaran belanja penunjang operasional Rp 10.800.000.000,- ternyata realisasinya lebih kecil yaitu sebesar

Rp 9.000.000.000,- maka penyimpangan sebesar Rp 1.800.000.000 merupakan Favorable Variance.

2. Penyimpangan yang merugikan (Unfavorable variance)

Penyimpangan dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran. Misalnya : Anggaran Tunjangan Beras Rp 184.740.000,- ternyata realisasinya

lebih besar yaitu Rp.222,502.500- maka penyimpangan sebesar Rp. 37.762.500,- merupakan Unfavorable Variance.

TABEL 3.4

ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL

SEKRETARIAT DPRD SU

TAHUN 2011

NO Uraian Anggaran Realisasi Variance

BELANJA Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit

Belanja Tidak Langsung Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit BELANJA PEGAWAI Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit Gaji dan Tunjangan Rp. 21.788.944.000 Rp. 15.700.169.206 Rp. 6.088.774.794 / Defisit Gaji Pokok PNS/Uang Representase Rp. 2.716.200.000 Rp. 2.716.200.000 Rp. 0,- Tunjangan Keluarga Rp. 403.200.000 Rp. 353.670.000 Rp. 49.530.000 / Defisit

Tunjangan Jabatan Rp. 3.938.490.000 Rp. 3.938.490.000 Rp 0,- Tunjangan Beras Rp. 184.740.000 Rp. 222.502.500 Rp. (37.762.500) / Surplus Tunjangan PPh/tunjangan khusus Rp. 572.400.000 Rp. 539.428.206 Rp. 32.971.794 / Defisit

Uang Paket Rp. 271.620.000 Rp. 271.620.000 Rp. 0,- Tunjangan Panitia Musyawarah Rp. 84.825.000 Rp. 78.169.500 Rp. 6.655.500 / Defisit Tunjangan Komisi Rp. 403.200.000 Rp. 168.149.250 Rp. 235.050.750 / Defisit Tunjangan Panitia Anggaran Rp. 84.825.000 Rp. 78.561.000 Rp. 6.264.000 / Defisit Tunjangan Badan Kehormatan Rp. 20.619.000 Rp. 15.790.500 Rp. 4.828.500 / Defisit Tunjangan Alat Kelengkapan lainnya Rp. 403.200.000 Rp. (59.957.250) Rp. 463.157.250 / Defisit Tunjangan Badan Legislasi Rp. 84.825.000 Rp. 30.145.500 Rp. 54.679.500 / Defisit

Tunjangan Perumahan Rp.12.370.800.000 Rp. 7.347.400.000 Rp. 5.023.400.000 / Defisit Uang Duka Wafat Rp. 100.000.000 - Rp. 100.000.000 / Tetap Uang Jasa Pengabdian Rp. 150.000.000 - Rp. 150.000.000 / Tetap Uang Penunjang Operasional Rp. 10.800.000.000 Rp. 9.000.000.000 Rp. 1.800.000.000 / Defisit Belanja Penunjang Komunikasi Insentif Rp. 10.800.000.000 Rp. 9.000.000.000 Rp. 1.800.000.000 / Defisit

JUMLAH Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menyimpulkan dan memberikan saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

4.1 Kesimpulan

Dari analisis yang telah penulis lakukan, kesimpulan yang dapat diambil antara lain ;

Pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) PROV.Sumatera Utara anggaran dibuat oleh tim Keuangan DPRD provinsi Sumatera Utara di bawah kendali Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara. Tim anggaran terdiri dari Kepala Umum Bagian Keuangan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Suamtera Utara. Sesudah disusun oleh tim, anggaran diajukan kepada Bendaharawan Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara untuk disetujui, Setelah disetujui oleh Bendahara Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara, anggaran diajukan ke Ketua Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara,

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Povinsi Sumatera Utara melakukan pencatatan biaya operasional dengan mengelompokkan

biaya-biaya tersebut ke dalam Anggaran biaya-biaya belanja honorarium, belanja barang, dan belanja modal.

Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal itu dapat di lihat dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak Keuangan dalam melaksanakan kegiatannyadan jika ada terjadi penyimpangan maka akan dilakukan revisi anggaran agar dapat memenuhi kebutuhan biaya operasional serta meminimalisasikan penyimpangan.

Berdasarkan analisa serta kesimpulan, maka penulis memberi saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Instansi Pemerintahan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara,dalam memajukan serta meningkatkan kinerjanya. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan antara lain :

Saran

1. Mengingat pentingnya peranan anggaran sebaiknya penyusunan anggaran biaya operasional dilakukan secara teliti dan persiapan yang matang. 2. Dalam penyusunan anggaran perusahaan harus mengestimasi kejadian di

masa yang akan datang dan perlu diambil kebijakan agar anggaran dan realisasi tidak jauh berbeda.

3. Untuk meningkatkan laba Instansi, sebaiknya mengurangi kegiatan-kegiatan yang tidak begitu penting dan yang mengakibatkan pemborosan dana.

4. Perlunya ditingkatkan pengendalian dari pimpinan Instansi untuk mencegah terjadinya penyelewengan dana dari anggaran yang ditetapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Charles T Horngren., Datar M,Srikant., dan Foster,George. 2008. Akuntansi Biaya. Edisi 11. PT.Macanan Jaya Cemerlang: Jakarta

Darsono. Purwanti,Ari. 2008. Akuntansi Manajemen. Edisi Kedua. Mitra Wacana Media: Jakarta

Rudianto. 2009. Penganggaran. Erlangga: Jakarta

Thomson. 2006. Accounting. Edisi 21.Salemba Empat : Jakarta

2. Penyimpangan yang merugikan (Unfavorable variance)

Penyimpangan dianggap merugikan jika realisasi lebih besar dari anggaran. Misalnya : Anggaran Tunjangan Beras Rp 184.740.000,- ternyata realisasinya

lebih besar yaitu Rp.222,502.500- maka penyimpangan sebesar Rp. 37.762.500,- merupakan Unfavorable Variance.

TABEL 3.4

ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL

SEKRETARIAT DPRD SU

TAHUN 2011

NO Uraian Anggaran Realisasi Variance

BELANJA Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit

Belanja Tidak Langsung Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit

BELANJA PEGAWAI Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit Gaji dan Tunjangan Rp. 21.788.944.000 Rp. 15.700.169.206 Rp. 6.088.774.794 / Defisit Gaji Pokok PNS/Uang Representase Rp. 2.716.200.000 Rp. 2.716.200.000 Rp. 0,- Tunjangan Keluarga Rp. 403.200.000 Rp. 353.670.000 Rp. 49.530.000 / Defisit

Tunjangan Jabatan Rp. 3.938.490.000 Rp. 3.938.490.000 Rp 0,- Tunjangan Beras Rp. 184.740.000 Rp. 222.502.500 Rp. (37.762.500) / Surplus Tunjangan PPh/tunjangan khusus Rp. 572.400.000 Rp. 539.428.206 Rp. 32.971.794 / Defisit

Uang Paket Rp. 271.620.000 Rp. 271.620.000 Rp. 0,- Tunjangan Panitia Musyawarah Rp. 84.825.000 Rp. 78.169.500 Rp. 6.655.500 / Defisit Tunjangan Komisi Rp. 403.200.000 Rp. 168.149.250 Rp. 235.050.750 / Defisit Tunjangan Panitia Anggaran Rp. 84.825.000 Rp. 78.561.000 Rp. 6.264.000 / Defisit Tunjangan Badan Kehormatan Rp. 20.619.000 Rp. 15.790.500 Rp. 4.828.500 / Defisit Tunjangan Alat Kelengkapan lainnya Rp. 403.200.000 Rp. (59.957.250) Rp. 463.157.250 / Defisit Tunjangan Badan Legislasi Rp. 84.825.000 Rp. 30.145.500 Rp. 54.679.500 / Defisit Tunjangan Perumahan Rp.12.370.800.000 Rp. 7.347.400.000 Rp. 5.023.400.000 / Defisit Uang Duka Wafat Rp. 100.000.000 - Rp. 100.000.000 / Tetap Uang Jasa Pengabdian Rp. 150.000.000 - Rp. 150.000.000 / Tetap Uang Penunjang Operasional Rp. 10.800.000.000 Rp. 9.000.000.000 Rp. 1.800.000.000 / Defisit Belanja Penunjang Komunikasi Insentif Rp. 10.800.000.000 Rp. 9.000.000.000 Rp. 1.800.000.000 / Defisit

JUMLAH Rp. 32.588.944.000 Rp. 24.700.169.206 Rp. 7.888.774.794 / Defisit

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis mencoba untuk menyimpulkan dan memberikan saran-saran yang bisa dijadikan bahan dalam mengatasi permasalahan yang ada.

4.1 Kesimpulan

Dari analisis yang telah penulis lakukan, kesimpulan yang dapat diambil antara lain ;

Pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) PROV.Sumatera Utara anggaran dibuat oleh tim Keuangan DPRD provinsi Sumatera Utara di bawah kendali Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara. Tim anggaran terdiri dari Kepala Umum Bagian Keuangan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Suamtera Utara. Sesudah disusun oleh tim, anggaran diajukan kepada Bendaharawan Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara untuk disetujui, Setelah disetujui oleh Bendahara Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara, anggaran diajukan ke Ketua Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Sumatera Utara,

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Povinsi Sumatera Utara melakukan pencatatan biaya operasional dengan mengelompokkan

biaya-biaya tersebut ke dalam Anggaran biaya-biaya belanja honorarium, belanja barang, dan belanja modal.

Untuk pengawasan biaya operasional sudah cukup baik, hal itu dapat di lihat dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak Keuangan dalam melaksanakan kegiatannyadan jika ada terjadi penyimpangan maka akan dilakukan revisi anggaran agar dapat memenuhi kebutuhan biaya operasional serta meminimalisasikan penyimpangan.

Berdasarkan analisa serta kesimpulan, maka penulis memberi saran-saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi Instansi Pemerintahan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) provinsi Sumatera Utara,dalam memajukan serta meningkatkan kinerjanya. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan antara lain :

Saran

1. Mengingat pentingnya peranan anggaran sebaiknya penyusunan anggaran biaya operasional dilakukan secara teliti dan persiapan yang matang. 2. Dalam penyusunan anggaran perusahaan harus mengestimasi kejadian di

masa yang akan datang dan perlu diambil kebijakan agar anggaran dan realisasi tidak jauh berbeda.

3. Untuk meningkatkan laba Instansi, sebaiknya mengurangi kegiatan-kegiatan yang tidak begitu penting dan yang mengakibatkan pemborosan dana.

DAFTAR PUSTAKA

Charles T Horngren., Datar M,Srikant., dan Foster,George. 2008. Akuntansi Biaya. Edisi 11. PT.Macanan Jaya Cemerlang: Jakarta

Darsono. Purwanti,Ari. 2008. Akuntansi Manajemen. Edisi Kedua. Mitra Wacana Media: Jakarta

Rudianto. 2009. Penganggaran. Erlangga: Jakarta

Thomson. 2006. Accounting. Edisi 21.Salemba Empat : Jakarta