Analisis Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada PKS Tg Seumantoh PTP Nusantara I (Persero)

(1)

ANALISIS PERENCANAAN DAN PENGAWASAN

BIAYA OPERASIONAL PADA PKS TG SEUMANTOH

PTP NUSANTARA I (PERSERO)

G E L A D I K A R Y A

Oleh:

Syahbana Nasution

000000000

Konsentrasi: Manajemen Akuntansi

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

SEKOLAH PASCA SARJANA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN – 2012

(2)

LEMBARAN GELADIKARYA

Judul : ANALISIS PERENCANAAN DAN

PENGAWA-SAN BIAYA OPERASIONAL PADA PKS TG SEUMANTOH PTP NUSANTARA I (PERSERO)

Nama : Syahbana Filino Nasution

NIM : 037 007 073

Program Studi : Magister Manajemen Konsentrasi : Akuntansi

Mengetahui : Komisi Pembimbing

Dr. Ir. Nazaruddin, MT.

Drs. Sri Mulyani, SE, Ak

Ketua Program Studi Direktur

Magister Manajemen Pasca Sarjana

(3)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa laporan Geladikarya yang berjudul :

”ANALISIS PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA PKS TG SEUMANTOH PTP NUSANTARA I (PERSERO)”

adalah benar hasil karya saya sendiri yang belum pernah dipublikasikan oleh siapapun sebelumnya.

Semua sumber data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas.

Medan Februari 2012 Yang membuat pernyataan

(4)

RINGKASAN EKSEKUTIF

Salah satu keberhasilan manajemen adalah kemampuan dalam membaca kemungkinan dan kesempatan di masa datang. Dalam akuntansi, kegiatan peramalan di masa datang masuk ke dalam bagian perencanaan. Perencanaan yang baik harus disertai kegiatan pengawasan. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan realisasi dengan anggaran.

Biaya operasional berhubungan langsung dengan laba rugi, sehingga pengaturan biaya produksi, disamping menghemat cost, juga mendatangkan laba yang lebih besar kepada perusahaan. Agar perencanaan biaya operasional tersusun dengan baik, terlebih dahulu manajemen menyusun perencanaan atas elemen masing-masing biaya operasional. PKS Tg Seumantoh PTPN I (Persero) NAD merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengolahan kelapa sawit.

Pengamatan awal yang penulis lakukan ditemukan bahwa pelaksanaan pengawasan yang berada di satu posisi (Kepala Tata Usaha) dan juga realisasi anggaran ada yang melebihi 4 kali dari perencanaan. Berdasarkan hal tersebut penulis melakukan penelitian berkaitan dengan analisis perencanaan dan pengawasan di PKS Tg Seumantoh, NAD, dimana penulis merumuskan permasalahan penelitian 1) faktor apa dari aspek perencanaan dan pengawasan yang mempengaruhi biaya operasional, dan 2) perbaikan apa yang diperlukan dalam rangka perencanaan dan pengawasan biaya operasional.

Penelitian ini dibatasi dengan menggunakan teori perencanaan dan pengawasan, dilaksanakan di PKS Tg Seumantoh dan dengan menggunakan analisa metode exploratory dan conclusive untuk menjawab permasalahan penelitian diatas.

Hasil penelitian menunjukkan dari 5 faktor-faktor perencanaan, ditemukan 2 faktor yang turut menyebabkan terjadinya inefisiensi biaya operasional yaitu: faktor lingkungan dan faktor sumber daya. Sedangkan dari 3 faktor-faktor pengawasan hanya 1 faktor yang turut menyebabkan terjadinya inefisiensi biaya operasional, yakni: faktor evaluasi.

Adapun saran yang penulis ajukan berdasarkan hasil penelitian adalah pihak manajemen perlu mempelajari perkembangan ekonomi NAD, terlebih pengaruh situasi perpolitikan (menjelang pemilukada) yang sedikit banyaknya juga mempengaruhi perkembangan ekonomi NAD. Berikutnya KTU harus memiliki staf yang khusus mengurusi permasalahan keuangan perusahaan dan staff lainnya yang berperan sebagai pencatatan, sedangkan fungsi pengawasan bisa dilakukan sepenuhnya oleh KTU

(5)

RIWAYAT HIDUP DATA PRIBADI

Syahbana Filino Nasution, lahir di Medan, Sumatera Utara, pada tanggal 04 Juli 1977. Saat ini bertempat tinggal di Jalan Beo No. 42 Medan, Sumatera Utara. Riwayat Pendidikan dimulai pada Sekolah Dasar Negeri 1 Paya Bujok Tunong Langsa tahun 1983 hingga 1989. Kemudian dilanjutkan pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 1 Langsa yang lulus pada tahun 1992. Berikutnya melanjutkan SekolahMenengah Atas Negeri 1 Medan dari tahun 1992 hingga tahun 1995. Melanjutkan pendidikan di Institute Teknologi TELKOM, yang lulus pada tahun 2001. Pada tahun 2003 terdaftar sebagai Mahasiswa Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara.

Karir penulis dimulai pada tahun 2001 di PT Sandhy Putra Makmur, Jakarta, yang bekerja hingga tahun 2003. Kemudian pada tahun 2005 hingga sekarang sebagai karyawan di PT. Telkomsel, anak perusahaan dari PT Telkom, Tbk.

Penulis memiliki seorang istri yang bernama Widya Apriyani, SE serta 1 (satu) orang putra yang bernama Muhammad Kevin Farras Aisy Nasution.

Medan Februari 2012

(6)

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah saya ucapkan atas berkah dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian Geladikarya ini dengan judul: “Analisis Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada PKS Tg Seumantoh PTP Nusantara I (Persero).

Geladikarya ini disusun untuk memenuhi persyarata menyelesaikan pendidikan Strata 2 di Sekolah Pasca Sarjana, Program Studi Magister Manajemen, Universitas Sumatera Utara.

Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc(CTM). Sp.A(K) selaku Rektor

Universitas Sumatera Utara.

2. Prof.Dr.Ir. A. Rahim Matondang,MSIE selaku Direktur Program Pascasarjana Universitas Sumatera Utara Medan.

3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwin Sitompul, M. Eng selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Dr. Ir. Nazaruddin, MT, sebagai Ketua Komisi Pembimbing. 5. Ibu Dra. Sri Mulyani, Ak, MBA, sebagai Anggota Komisi Pembimbing.

6. Para Dosen serta Staff Pengajar Sekolah Pasca Sarjana, Program Studi Magister Manajemen USU

7. Bapak-bapak dan Ibu-ibu staff administrasi Sekolah Pasca Sarjana, Program Studi Magister Manajemen USU

(7)

9. Berbagai pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.

Akhir akata penulis semoga Geladikarya ini memberikan manfaat dan sumbangan positif bagi dunia akademis dan praktisi serta kepada masyarakat luas umumnya.

Medan, Februari 2012

(8)

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBARAN GLADIKARYA ... ii

PERNYATAAN ... iii

RINGKASAN EKSEKUTIF ... iv

RIWAYAT HIDUP ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 5

1.3. Tujuan Penelitian ... 5

1.4. Manfaat Penelitian ... 6

1.5. Batas dan Ruang Lingkup Penelitian ... 7

BAB II TINJAUAN TEORETIS 2.1. IPengertian Perencanaan dan Pengawasan ... 8

2.1.1. Pengertian Perencanaan ... 8

2.1.2. Pengertian Pengawasan ... 9

2.2. Tujuan dan Manfaat Perencanaan dan Pengawasan ... 10

2.2.1. Tujuan dan Manfaat Perencanaan ... 10

2.2.2. Tujuan dan Manfaat Pengawasan ... 10

2.3. Biaya Operasi ... 12

2.3.1. Pengertian Biaya Operasi ... 12

(9)

2.4. Biaya Operasi ... 17

2.4.1. Pengertian Biaya Operasi ... 17

2.4.2. Elemen-elemen Biaya Operasi ... 18

2.4.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasi ... 19

2.5. Pengawasan Biaya Operasi ... 21

2.5.1. Teknik Pengawasan Biaya Operasi ... 25

2.5.2. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasi ... 29

BAB III KERANGKA KONSEPTUAL ... 34

BAB IV METODE PENELITIAN 4.1. Jenis Penelitian ... 37

4.2. Metode Pengumpulan Data ... 37

4.3. Populasi dan Sampel ... 38

4.4. Sumber Data ... 38

4.5. Teknik Pengumpulan Data ... 38

4.6. Analisis Data ... 40

4.6. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 41

BAB V GAMBARAN PERUSAHAAN 5.1. Deskripsi perusahaan ... 42

5.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 43

5.3. Struktur Organisasi ... 44

BAB VI ANALISIS DAN PEMBAHASAN 6.1. Analisis Hasil Penelitian ... 45

6.1.1. Penganggaran ... 45

6.1.2. Pengawasan ... 51

6.2. Diskusi Hasil Penelitian ... 55

6.2.1. Analisis Penyebab Penyimpangan Biaya Operasional ... 55

(10)

6.2.3. Tindakan Manajemen ... 58

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan ... 59 7.2. Saran ... 61 DAFTAR PUSTAKA ... 62 LAMPIRAN

(11)

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1. Perbandingan Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional

PKS Tg Seumantoh Tahun 2010 ... 4

Tabel 2.1. Anggaran Biaya Penjualan pada 31 Desember 1999 ... 31

Tabel 2.2. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum untuk pada

31 Desember 1999... 32

(12)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3-1: Kerangka Konseptual ... 34 Gambar 5-1: Struktur Organisasi PKS Tg Seumantoh, NAD ... 22 Gambar 6-1: Prosedur dan Materi RKAP PKS Tg Seumantoh ... 47

(13)

RINGKASAN EKSEKUTIF

(14)

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang Penelitian

Berhasil atau tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan, umumnya ditandai dengan kemajuan manajemen dalam melihat kemungkinan dan kesempatan dimasa mendatang, baik jangka panjang maupun jangka pendek. Hal ini merupakan tugas manajemen untuk merencanakan setiap kegiatan perusahaan, guna mengantisipasi kejadian-kejadian yang mungkin dihadapi masa mendatang.

Kegiatan perencanaan dan pengawasan yang dilaksanakan harus memadai sesuai dengan besarnya perusahaan tersebut. Kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan merupakan kegiatan yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan akan berakibat terhadap kegiatan yang lain terhadap suatu kegiatan dalam perusahaan. Dengan demikian perencanaan dan pengawasan kegiatan tersebut harus dilakukan dengan benar.

Dalam meningkatkan kemampuan dan kinerja perusahaan maka perusahaan harus membuat suatu perencanaan kerja. Perencanaan yang baik harus disertai dengan pengawasan. Pengawasan berarti melakukan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dengan membandingkan realisasi rencana (anggaran) dan yang paling utama dalam membuat perencanaan adalah anggaran biaya. Anggaran merupakan rencana kegiatan perusahaan yang mencakup kegiatan operasional

(15)

yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain, dinyatakan dalam satuan uang dan berlaku untuk masa yang akan datang. Dengan berpedoman pada anggaran, maka tujuan perusahaan diharapkan dapat terwujud.

Anggaran bertujuan untuk melaksanakan seluruh fungsi-fungsi manajemen kesistematisan operasi dan sebagai alat untuk mengawasi pelaksanaan aktivitas perusahaan yang direncanakan, agar operasi perusahaan dapat berjalan efisien. Anggaran dibuat dan disusun secara berkelanjutan (kontinyu), sesuai jangka waktu yang ditentukan. Anggaran tersebut disiapkan, ditinjau dan diperbaiki sampai para manajemen perusahaan merasa puas akan hasil anggaran yang merupakan rencana terbaik yang dapat dilakukan pada situasi dan kondisi saat ini. Dengan demikian anggaran dapat membuat para manajemen menjadi administratif yang baik.

Pengeluaran biaya untuk biaya operasional merupakan biaya yang cukup besar yang dikeluarkan perusahaan, disamping itu biaya operasional sulit untuk diatur dengan pasti, karena didalamnya meliputi biaya administrasi dan biaya-biaya lainnya diluar dari biaya-biaya produksi. Biaya produksi sudah memiliki komponen yang fiks, mudah diatur dan diprediksi sesuai dengan jumlah dan kualitas produksi, dilain pihak biaya operasional sulit diperlakukan hal yang sama. Oleh karena itu harus dilakukan pengawasan terhadap biaya operasional. Pengawasan biaya operasional dilakukan dengan berpedoman pada anggaran biaya operasio yang telah disusun. Anggaran biaya operasi tersebut dibandingkan dengan realisasi biaya operasi tahun berjalan. Melalui perbandingan ini dapat diketahui ada tidaknya penyimpangan sehingga dapat dilakukan usaha untuk

(16)

memperbaikinya apabila penyimpangan tersebut merugikan karena dapat mengurangi pendapatan perusahaan.

Pabrik Kelapa Sawit Tg. Seumantoh PTP. Nusantara I (Persero), Naggroe Aceh Darussalam, merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengolahan kelapa sawit menjadi produk Crude Palm Oil (CPO) dan inti sawit. Pengelolaan keuangan PKS Tg. Seumantoh berdasarkan anggaran yang dibuat, namun realisasi dari anggaran tersebut tidak dipantau secara ketat. Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan, Kepala Tata Usaha memiliki wewenang yang luas dalam melakukan realisasi anggaran, sehingga dikhawatirkan pengawasan anggaran tidak ketat. Begitu juga halnya dalam pembiayaan produksi. Terdapat beberapa transaksi yang tidak terdapat dalam anggaran yang dibuat sebelumnya. Hal ini tentu saja mengganggu proses penganggaran dan pelaksanaan pengawasan anggaran. Sesuai dengan visi dari PKS Tg. Seumantoh, bahwa perusahaan ingin

menjalankan perusahaan berdasarkan prinsip-prinsip Good Governance yang

transparan dan efisien, maka perlu dilakukan penelitian untuk melihat bagaimana prosedural penyusunan anggaran dan pengawasan anggaran biaya operasional di PKS Tg. Seumantoh.

Penyusunan anggaran di PKS Tg Seumantoh pada dasarnya sudah dilakukan dengan baik, dimana setiap department menyusun anggaran mereka berdasarkan kebutuhan dan diproyeksikan dari belanja yang mereka lakukan pada tahun berjalan. Hasil seluruh anggaran ini kemudian dibawa ke PTPN I Nanggroe Aceh Darussalam untuk diulas dan direview kembali. Jika ada revisi, maka revisi harus segera diperbaiki guna disahkan sebagai anggaran untuk tahun depan.

(17)

Namun, realisasi dari anggaran ini yang masih perlu untuk diperhatikan. Sebagaimana penulis ungkapkan diatas, bahwsanya wewenang Kepala Tata Usaha dalam mencairkan dan mengawasi anggaran. Fungsi pelaksana dan pengawas seharusnya tidak boleh berada pada satu divisi atau department, agar ada fungsi kontrol terhadap pelaksanaan realisasi anggaran.

Disamping, itu – penulis juga menemukan indikasi adanya inefisiensi terhadap penggunaan biaya yang dianggarkan. Tabel berikut menjelaskan bagaimana pelaksanaan biaya anggaran pada PKS Tg Seumantoh tahun 2010:

Tabel 1.1. Perbandingan Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional PKS Tg Seumantoh Tahun 2010

Uraian Anggaran Realisasi Jumlah Selisih

Biaya Pegawai Rp. 1.481xxx Rp. 2.260xxx Rp. 778xxx

Biaya Pemeliharaan Rp.95.460xxx Rp.322.438xx Rp.226.978xx

Biaya Administrasi & Umum

Rp.1.394.531xx Rp. 1.147.605xx Rp(246.925xx)

Penyusutan dan Amortisasi

Rp. 271.945xx Rp.152.565xx Rp(119.379xx)

Rp.3.243.903xx Rp.3.883.114xx Rp.639.211xx

Sumber: Data Keuangan Neraca Percobaan Tahun 2010 PKS Tg Seumantoh

Pada tabel diatas, jelas terlihat adanya realisasi biaya melebihi dari yang dianggarkan, bahkan kelebihan realisasi biaya hingga mencapai 4 kali lipat yakni pada realisasi biaya untuk kenderaan, 2 kali lipat untuk alat-alat berat dan perlengkapan kerja. Hal ini seharusnya bisa ditekan jika pelaksanaan realisasi biaya bisa dipantau dan dikontrol dengan lebih baik. Pada keterangan sebelumnya dijelaskan bahwa fungsi Kepala Tata Usaha merangkap sebagai pelaksana dan pengawas perencanaan biaya.

(18)

Penyusunan dan pengawasan biaya operasional perlu dilakukan guna menghindarkan pemborosan dan penyelewengan serta peningkatan efisiensi kerja sehingga kemungkinan realisasi anggaran tidak jauh membesar daripada anggaran yang pada akhirnya menciptakan biaya operasional pabrik membengkak. Berdasarkan latar belakang permasalahan yang penulis ungkapkan, maka penulis ingin melakukan penelitian di PKS Tg Seumantoh berkaitan dengan penganggaran dan pengawasan biaya operasional dengan tujuan penelitian ini dapat merumuskan sistem penganggaran dan pengawasan biaya operasional sesuai dengan hasil penelitian dan teori-teori yang penulis gunakan nantinya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalah diatas, maka dirumuskan permasalahan penelitian yaitu:

1. Faktor apa dari aspek perencanaan dan pengawasan yang

mempengaruhi biaya operasional?.

2. Perbaikan apa yang diperlukan dalam rangka perencanaan dan

pengawasan biaya operasional?

1.3. Tujuan Penelitian

(19)

1. Untuk mengidentifikasi faktor yang mempengaruhi biaya operasional dari aspek perencanaan dan pengawasan

2. Untuk menganalisis perbaikan terhadap penyimpangan biaya operasional

3. Gambaran umum perusahaan dan saran serta tindak lanjut yang harus

diambil berdasarkan hasil penelitian kepada manajemen PKS Tg. Seumantoh PTPN1 NAD.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian ini adalah:

1. Bagi perusahaan, diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran

untuk bahan pertimbangan bagi pihak manajemen yang berkaitan dengan perencanaan dan pengawasan biaya operasional.

2. Bagi Program Studi Magister Managemen USU, dapat sebagai bahan

informasi dan acuan dalam melakukan penelitian – penelitian berikutnya yang berkaitan

3. Bagi peneliti, menambah pengetahuan yang berkaitan dengan perencanaan

dan pengawasan biaya operasional.

4. Bagi peneliti selanjutnya, diharapkan dapat digunakan untuk menambah

informasi dan acuan dasar yang membantu dalam penelitian yang lebih luas lagi.

(20)

1.5. Batasan dan Ruang Lingkup Penelitian

Adapun yang menjadi batasan dan ruang lingkup dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Batasan waktu

Penelitian ini bersifat time series, hanya membatasi pada Laporan Keuangan Pabrik Kelapa Sawit Tg. Seumantoh PTP. Nusantara I (Persero), dalam rentang waktu 2007 – 2011

2. Batasan objek penelitian

Penelitian ini dibatasi pada teori perencanaan dan pengawasan

3. Ruang lingkup penelitian:

Ruang lingkup dalam penelitian ini dilakukan di Pabrik Kelapa Sawit Tg. Seumantoh PTP. Nusantara I (Persero), Nanggroe Aceh Darussalam.

(21)

BAB II

TINJAUAN TEORETIS

2. 1. Perencanaan dan Pengawasan

2.1.1. Pengertian Perencanaan

Setiap perusahaan yang ingin bertahan, tumbuh ataupun yang menginginkan bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses yang akan membuat perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok adalah perencanaan, pengorganisasian, dan fungsi pengawasan.

Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan sebagai landasan bagi fungsi manajemen lainnya. Supriono (2000) mengatakan bahwa perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan. Perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek, jangka panjang dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan.

Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang

(22)

dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data yang relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan beban di masa yang akan datang.

Sedangkan perencanaan menurut Nafarin (2010) adalah tindakan yang dibuat berdasakan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam tujuan yang diinginkan.

Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan di masa yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan pemilihan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. Perencanaan dianggap sebagai suatu kumpulan keputusan yang mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus mempunyai kemampuan melakukan pilihan-pilihan terbaik yang dapat dilaksanakan untuk menghindari kegagalan.

2.1.2. Pengertian Pengawasan

Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dihindari kejadiannya di kemudian hari.

(23)

Menurut Safri (2001) pengawasan adalah segala usaha dan kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas dan kegiatan apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.

2.2. Tujuan dan Manfaat Perencanaan dan Pengawasan

2.2.1. Tujuan dan Manfaat Perencanaan

Tujuan perencanaan adalah untuk menentukan program-program dan penemuan-penemuan sekarang yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan di waktu yang akan datang.

Manfaat penting adanya perencanaan yang baik dalam suatu perusahaan adalah:

1. Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur.

2. Perencanaan membantu kita memvisualisasikan

kemungkinan-kemungkinan pada masa yang akan datang.

3. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan.

4. Perencanaan merangsang prestasi kerja

2.2.2. Tujuan dan Manfaat Pengawasan

Tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan sesuai dengan kenyataan. Untuk dapat merealisasikan tujuan utama

(24)

tersebut maka pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ditekankan. Tahap berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan (Munandar, 2001).

Berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada waktu-waktu yang akan datang. Oleh karenanya agar pengawasan itu benar-benar efektif artinya dapat merealisasikan tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana pengawasan bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut.

Manfaat pengawasan bagi suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Mempersatukan pengertian-pengertian tentang kebijaksanaan dan

prosedur-prosedur.

2. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara

efektif

3. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi.

4. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar.

5. Menyegerakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan.

Disamping itu, faktor-faktor yang membuat suatu pengawasan diperlukan oleh suatu perusahaan adalah:

(25)

1. Perubahan lingkungan organisasi

Melalui pengawasan dapat dideteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa perusahaan.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan lebih hati-hati

3. Kesalahan-kesalahan

Pengawasan memungkinkan manajemen mendeteksi kesalahan-kesalahan para bawahan.

4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Dengan pengawasan manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melaksanakan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya.

(Munandar, 2001).

2.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan dan Pengawasan

2.3.1. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan

Setiap perencanaan baik dalam organisasi manajerial maupun organisasi bisnis menyusun perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam setiap perencanaan akan terlihat fungsi dari perencanaan itu sendiri dan juga faktor-faktor yang turut menentukan dalam menentukan perencanaan.

Davis (dalam Rosmawaty, 2011) menyatakan fungsi perencanaan ini terbagi atas:

(26)

1. Rencana strategis, menggambarkan fokus bisnis utama perusahaan untuk jangka panjang.

2. Perencanaan taktis, merupakan rencana-rencana perusahaan yang berskala

lebih kecil yang konsisten dengan rencana strategis.

3. Perencanaan operasional, menyusun metode-metode yang akan segera

digunakan.

4. Perencanaan darurat, merupakan rencana-rencana alternatif yang

dikembangkan untuk menghadapi berbagai kondisi bisnis yang mungkin terjadi.

Selanjutnya Heckert (dalam Rosmawati, 2011) mengemukakan ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan, yaitu:

1. TujuanPerusahaan

Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam menetapkan penyusunan perencanaan adalah mengeetahui dan mengeksplorasi apa yang menjadi tujuan perusahaan. tujun perusahaan dimanifestasikan dalam visi dan misi perusahaan.

2. Kondisi lingkungan ekonomi sosialpolitik

Manajemen haarus mempelajari kondisi perekonomian dan politik dalam menyusun perencanaan, hal ini berguna untuk peramalan berapa biaya anggaran yang ditetapkan. Kondisi perekonomian yang mempengaruhi seperti inflasi, suku bunga, sedangkan kondisi politik seperti suhu politik, isu keamanan dan pemilihan umum.

(27)

3. SumberDaya

Hal ini mengacu kepada suatu keyakinan bahwa tujuan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia pada perusahaan.

4. TindakanPreventif

Keyakinan bahwa perusahaan dapat mengarahkan atau mengkoordinasikan atau melaksanakan tindakan-tindakan di masa mendatang, yang direncanakan untuk mencapai tujuan-tujuan (atau menghindari kondisi-kondisi yang merintangi kemajuan).

5. Kontinuitas

Suatu pengertian atau pengakuan, bahwa perubahan yang tidak ada putusnya, dan perkembangan kondisi yang diharapkan, akan mengharuskan adanya penilaian-penilaian yang berkesinambungan terhadap tujuan, kendala dan rencana tindakan.

Dari kedua pendapat ahli di atas terlihat bahwa adanya kesinambungan antara fungsi dari perencanaan dengan faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan suatu perencanaan. Dalam melaksanakan perencanaan juga harus diperhatikan ke empat fungsi perencanaan, tentunya dengan prioritas pada fungsi yang sesuai dengan kondisi organisasi.

2.3.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengawasan

Pengawasan, terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi. Dalam hal ini para manajer hendaknya mengukur kinerja dibandingkan dengan standar dan harapan yang mereka tetapkan. Pengawasan dapat dilakukan agar tujuan dapat

(28)

dicapai sesuai dengan rencana. Dalam hal ini bila terdapat penyimpangan-penyimpangan maka perlu tindakan segera mungkin sehingga pelaksanaan kerja atau proses manajemen dapat berjalan sesuai dengan rencana semula. Dipihak lain mungkin saja penyimpangan tersebut tidak dapat dihindarkan karena secara nyata justru rencana yang tidak sesuai sehingga bukan penyimpangan yang diperbaiki tetapi rencanalah yang disesuaikan dengan kondisi yang ada.

Tujuan utama dari pengawasan sebenarnya adalah agar proses pelaksanaan manajemen dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan melaksanakan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan.

Untuk dapat benar-benar merealisir tujuan utama tersebut maka pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan intruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik waktu itu maupun waktu yang akan datang.

Pengawasan merupakan kegiatan manajerial yang kontinual. Dengan mengambil tindakan yang kolektif melalui pengawasan maka dapatlah dinilai pelaksanaan prinsip efisiensi dan efektivitas yang telah dicapai oleh perusahaan. Pengawasan terhadap anggaran sangatlah diperlukan oleh pimpinan agar anggaran yang telah dialokasikan untuk berbagai kegiatan dapat lebih efisien dengan hasil yang maksimal (Harujitu, 2001)

(29)

Selanjutnya Harujitu (2001) menyatkan bahwa komponen dari kegiatan pengawasan adalah:

1. Menetapkan alat pengukur (standar)

Perusahaan memiliki standar yang dijadikan sebagai tolok ukur kegiatan pengawasan. Tolok ukur bisa berupa anggaran tahun sebelumnya, ataupun berdasarkan studi yang dilakukan secara mendalam. Tolok ukur berguna sebagai alat pengendali perusaahan, yang dipakai tidak saja sebagai pengawas, namun juga dipergunakan manajemen dalam merealisasikan anggaran.

2. Mengadakan penilaian (evaluasi)

Evaluasi berupa penilaian antara apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan dengan realisasi yang dilakukan. Evaluasi tidak hanya menilai terjadi penyimpangan (deviasi), namun juga menelaah mengapa penyimpangan bisa terjadi.

Pada dasarnya penyimpangan ada dua (dalam Bako, 2009), yakni:

- Favorable deviation, yakni penyimpangan yang justru memberi nilai positif bagi perusahaan, hal ini terjadi karena realisasi anggaran lebih kecil dari yang dianggarkan sehingga diperoleh efisiensi anggaran. - Unfavorable deviation, yakni penyimpangan yang terjadi realisasi

anggaran melebihi jumlah dari standar yang sudah ditentukan.

3. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)

Pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan, mengoreksi penyimpangan-penyimpangan penting dalam hasil yang

(30)

dicapai dari aktivitas-aktivitas yang direncanakan, apabila dalam pelaksanaannya ditemukan penyimpangan maka diadakan tindakan korektif agar rencana semula sejalan dengan pelaksanaannya.

2.4. Biaya Operasi

2.4.1. Pengertian Biaya Operasi

Biaya operasi merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam aktivitas ekonomi dari suatu perusahaan dalam pembentukan laba usaha. Dalam menjalankan aktivitasnya, suatu perusahaan akan mengeluarkan berbagai jenis biaya diantaranya biaya bahan, upah langsung, dan biaya overhead dimana ketiganya disebut biaya produksi. Biaya lainnya untuk kelancaran penjualan atau pemasaran administratif disebut dengan biaya operasi.

Pengertian biaya operasi menurut Halim (1996) adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan operasional perusahaan yang terdiri dari biaya penjualan dan biaya administratif dan umum, dimana seluruh biaya ini dibebankan kepada penghasilan (revenue) di periode biaya tersebut terjadi.

Dari pengertian diatas jelaslah bahwa biaya operasi terdiri dari biaya penjualan dan administrasi umum. Dengan kata lain, biaya operasi meliputi semua biaya yang dikeluarkan untuk tujuan operasional perusahaan selain kegiatan produksi.

(31)

Adapun pengertian biaya penjualan dan biaya administratif umum menurut Munandar (2001): biaya penjualan (selling expense) adalah semua biaya yang terjadi serta terdapat di dalam lingkungan bagian penjualan, serta bagian-bagian lain yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh bagian penjualan. Sedangkan yang dimaksud dengan biaya administratif adalah semua biaya yang terjadi serta terdapat dalam lingkungan kantor administrasi perusahaan serta biaya-biaya secara keseluruhan.

2.3.2. Elemen-elemen Biaya Operasi

Biaya operasi di dalam perusahaan terbagi atas biaya penjualan dan biaya administrasi umum. Adapun elemen dari masing-masing biaya operasi adalah sebagai berikut (Halim, 1996):

1. Biaya penjualan, terdiri dari:

a. Gaji karyawan penjualan

b. Biaya pemeliharaan bagian penjualan

c. Biaya perbaikan bagian penjualan

d. Biaya penyusutan peralatan bagian penjualan

e. Biaya penyusutan gedung bagian penjualan

f. Biaya listrik bagian penjualan

g. Biaya telepon bagian penjualan

h. Biaya asuransi bagian penjualan

(32)

j. Biaya iklan

k. Biaya lain-lainnya

2. Biaya administrasi dan umum, terdiri dari:

a. Gaji karyawan kantor

b. Biaya pemeliharaan kantor

c. Biaya perbaikan kantor

d. Biaya penyusutan peralatan kantor

e. Biaya penyusutan gedung kantor

f. Biaya listrik kantor

g. Biaya telepon kantor

h. Biaya asuransi kantor

i. Biaya perlengkapan kantor

j. Biaya lain-lainnya

2.3.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Operasi

Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi system pengendalian melalui anggaran.

Fungsi departemen anggaran menurut Supriono (2000) :

(33)

2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran.

3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar di antara

unit-unit organisasi yang saling berhubungan.

4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran.

5. Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pertama pada

penyusun anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak.

6. Menganalisis laporan prestasi sesungguhnya dibandingkan anggarannya,

menginterpretasikan hasil-hasilnya, dan menyiapkan laporan ringkas untuk manajemen puncak.

7. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran

selama tahun yang bersangkutan.

8. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan

departemen anggaran di eselon bawah.

Komisi anggaran adalah komisi yang dibentuk oleh manajemen puncak untuk mengkoordinasikan proses manajemen dalam penyusunan anggaran. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penyusunan anggaran menurut Gudono (1993) adalah sebagai berikut :

1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran

(termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian serta membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite.

2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba)

(34)

Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk dijadikan dasar penyusunan anggaran operasionalnya sendiri. Konsultasi dengan komite anggaran atau manajemen yang lebih tinggi sering dilakukan pada tahap ini.

3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan.

4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang

diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen lain. Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas revisi itu.

5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian

dibagi-bagikan ke setiap departemen.

2.4. Pengawasan Biaya Operasi

Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu perusahaan adalah melalui sistem pengawasan intern atau yang lebih dikenal dengan Struktur Pengendalian Intern.

Di dalam Standar Profesional Akuntansi Publik (2001) Struktur Pengendalian Intern didefenisikan sebagai satuan usaha terdiri dari kebijakan dan

prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) memadai

(35)

Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adalah :

1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi.

2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3. Mendorong efisiensi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsur pokok yaitu :

1. Lingkungan pengendalian.

2. Penaksiran resiko

3. Prosedur pengendalian.

4. Informasi dan Komunikasi

5. Pemantauan

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasi, pelaksaan pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan. Efektivitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian.

(36)

Sistem Akuntansi

Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling berkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut. Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai alat untuk menyusun informasi dan data sehingga dpat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi yang baik dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat berguna di dalam penyusunan anggaran.

Penaksiran Resiko

Penaksiran resiko merupakan identifikasi dan analisa terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuanya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.

Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur merupakan rangkaian tindakan operasional administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau beberapa departemen yang melembaga guna menjalin pelaksanaan yang seragam bagi transaksi yang berulang-ulang.

(37)

Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas.

Komunikasi meliputi luasnya pemahaman personil tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang lain.

Pemantauan

Pemantauan merupakan proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktivitas pemantauan terus menerus, evaluasi secara terpisah atau kombinasi diantara keduanya.

Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin.

Pengawasan terhadap biaya operasional tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang telah digariskan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan yang baik terhadap biaya operasional perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

(38)

1. Pengeluaran atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut memang benar-benar diperlukan.

2. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada

mereka yang diberikan wewenang.

2.4.1. Teknik Pengawasan Biaya Operasi

Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasi, dapat digunakan teknik pengawasan sebagai berikut (Munandar, 2001):

2.4.1.1. Pengawasan dengan menggunakan anggaran

Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasi, maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian dari department yang merupakan fungsional.

Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan segera.

Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikenndalikan harus segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika mungkin dtingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat

(39)

dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik di masa yang akan datang.

Analisa yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi pimpinan untuk melakukan pengawasan atau pelaksanaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang, sedangkan keadaan di masa yang akan datang diliputi oleh ketidakpastian, selalu terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor ekstern perusahaan. agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat berhasil guna maka sebaliknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran secara teratur dan terus menerus dicatat di dalam laporan pelaksanaan atau laporan realisasi anggaran.

Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya operasi, yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan

(40)

realisasi anggaran dilakukan analisa untuk mengetahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu.

Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting didalam melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan agar tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan.

2.4.1.2. Pengawasan dengan menggunakan standar

Teknik lain untuk mengawasi biaya operasi adalah dengan menggunakan standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi. Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menentapkan apakah semua rencana yang telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk mengetahui apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan apakah ada penyimpangan maka kita memerlukan suatu tolok ukur. Yang menjadi tolok ukur biaya operasi dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap department. Biaya standar tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai prestasi pelaksanaan dengan baik.

Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar biaya yang seharusnya terjadi dalam operasi normal dan berdaya guna sehingga dapat dipakai sebagai patokan untuk mengukur tingkat daya guna. Biaya standar

(41)

ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya.

Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap department. Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya apa pada department mana dan tanggung-jawan siapa selisih biaya tersebut.

Saldo debet dalam rekening selisih berarti bahwa biaya aktual lebih besar dari biaya standar. Hal ini disebut juga dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya bila rekening selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang menguntungkan.

Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan anggaran berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah yang didahului dengan analisa dan penelitian yang diteliti sehingga memungkinkan untuk mengadakan perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya.

Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan maka biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi tersusunnya suatu anggaran.

(42)

2.4.2. Prosedur Pengeluaran Biaya Operasi

Walaupun anggaran biaya operasi telah disusun dengan baik, namun tanpa adanya suatu prosedur terhadap penggunaan biaya operasi yang baik maka anggaran tersebut tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Sistem otorisasi dan prosedur pembukuan merupakan alat bai seorang pemimpin untuk melakukan tindakan pengawasan terhadap jalannya kegiatan operasi serta transaksi-transaksi yang terjadi. Pengelompokkan data akuntansi dilakukan melalui cara perkiraan yang bertujuan mempermudah penyusunan laporan keuangan. Sistem perkiraan harus dapat menggambarkan secara terperinci mengenai harta, hutang, modal, pendapatan, dan biaya. Hal ini berguna bagi pemimpin dalam melakukan pengawasan terhadapa kegiatan operasi perusahaan.

Anggaran yang digunakan sebagai pedoman dalam pengeluaran biaya operasi dalam pelaksanaannya harus menempuh suatu prosedur tertentu yang sesuai dengan perusahaan. pengawasan operasi dan transaksi dapat dilakukan melalui jalur-jalur yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk setiap kegiatan perusahaan. dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi yang telah diotorisasikan oleh yang berwenang untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan.

Setelah membuat rencana berdasarkan anggaran dan biaya standar maka semua penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus disusun sedemikian rupa sehingga dengan demijian manajemen dapat menangkap

(43)

persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.

Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang menjadi sebab dari penyimpangan dan siapa yang bertanggung-jawab atas penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi.

Laporan realisasi anggaran adalah suatu laporan yang memuat angka-angka menurut anggaran yang diperbandingkan dengan angka-angka-angka-angka realisasi atau menurut catatan akuntansi. Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan baik yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu.

2.4.2.1. Bentuk Anggaran Biaya Penjualan

Tidak ada bentuk standar yang harus digunakan oleh suatu perusahaan, jika akan menyusun suatu anggaran. Ini berarti perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk suatu format yang sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing. Demikian pula halnya dengan anggaran biaya penjualan.

(44)

Tabel 2.1. Anggaran Biaya Penjualan pada 31 Desember 1999

Uraian Kuartal Tahun

1 2 3 4

Rencana penjualan dalam unit Biaya pemasaran per unit Total Biaya Variabel Biaya penjualan tetap : Gaji

Iklan Depresiasi Travel

Total Biaya Tetap Total Biaya Penjualan

2.000 Χ $0,05

6.000 Χ $0,05

2.000 Χ $0,05

6.000 Χ $0,05 $ 100 $ 300 $ 300 $ 100 $ 800

$ 10 10 5 3

$ 40 40 20 12 $ 28

$ 128

$ 28 328

$ 28 $ 328

$ 28 128

$ 112 912 Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)

Dalam bidang perencanaan, dengan disusunnya anggaran biaya penjualan, maka perusahaan dihadapkan pada keharusan untuk merencanakan secara terperinci biaya-biaya yang akan dikeluarkan yang nantinya akan dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaannya. Biaya penjualan ini disebut juga dengan biaya variabel, yakni biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional (sebanding) sesuai dengan perbandingan volume kegiatan perusahaan atau cenderung berubah sesuai dengan penjualan. Biaya variable ini dibebankan pada pendapatan yang dihasilkan selama periode tersebut. Di lain pihak anggaran biaya penjualan dapat dipakai sebagai alat koordinasi biaya penjualan. Semua petugas, baik pengawas penjualan maupun tenaga salesman dapat bekerja sama untuk merencanakan kegiatan pemasaran.

(45)

2.4.2.2. Bentuk Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Penyediaan anggaran tidak mempunyai bentuk standar tertentu, karena kegunaan anggaran adalah untuk kepentingan intern perusahaan, jadi penyediaan dan bentuk anggaran setiap perusahaan akan berbeda. Hal ini dipengaruhi besar kecilnya perusahaan, kondisi ekonomi, aspek teknis terhadap pembiayaan dan sebagainya. Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, anggaran biaya administrasi dan umum ini juga tidak mempunyai bentuk standar. Sebagai ilustrasi pada halaman berikut ini merupakan contoh anggaran biaya administrasi dan umum.

Tabel 2.2. Anggaran Biaya Administrasi dan Umum untuk pada 31 Desember 1999

Uraian Kuartal Tahun

1 2 3 4

Gaji Asuransi Depresiasi Travel

$ 25 - 10 2

$ 25 15 10 2

$ 25 - 10 2

$ 100 15 40 8 Total Biaya Adm. & Umum $ 37 $ 37 $ 52 $ 37 $ 163 Diikhtisarkan dari Hansen dan Mowen (2002)

Anggaran biaya administrasi dan umum merupakan rencana biaya-biaya yang relative tetap selama periode yang akan dating. Biaya ini disebut juga dengan biaya tetap yaitu biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar kecilnya volume kegiatan perusahaan. Biaya administrasi dan umum ini menunjukkan biaya tetap perusahaan selama suatu periode tertentu. Biaya-biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk membiayai

(46)

organisasi perusahaan. Oleh karena itu biaya ini akan terus terjadi sejak perusahaan memulai operasinya sampai perusahaan berdiri.

Untuk menyusun anggaran biaya ini perlu ditabulasi jenis-jenis biaya administrasi dan umum yang terjadi pada periode sebelumnya, berapa jumlahnya dan dicek kembali adakah pengurangan atau penambahannya.

(47)

BAB III

KERANGKA KONSEPTUAL

Kerangka konseptual yang dijadikan landasan berpikir dalam geladikarya ini dijabarkan dalam gambar berikut:

(48)

Berdasarkan Gambar 3-1 diatas, maka uraian kerangka konseptual dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Latar belakang permasalahan bermula dari pengamatan (observasi) dan pre

wawancara dengan manajemen Pabrik Kelapa Sawit Tg Seumantoh, NAD guna mendapatkan deskripsi latar belakang permasalahan yang terjadi berkaitan dengan perencanaan dan pengawasan di perusahaan.

2. Seluruh biaya operasional yang terjadi di PKS Tg Seumantoh sudah

berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan pada tahun sebelumnya.

3. Ditemukan fakta di lapangan (das sein) bahwasanya perencanaan

keuangan disusun oleh manajemen PKS Tg Seumantoh, NAD. Dimana proses ini dimulai di akhir-akhir tahun fiskal. Penyusunan anggaran berdasarkan kebutuhan setiap department yang ada di PKS Tg Seumantoh, NAD yang kemudian diulas dan direview lagi di PTPN I Langsa.

4. Fakta berikutnya adalah fungsi realisasi dan pengawasan berada pada satu

divisi / department, yakni Kepala Tata Usaha. Hal ini membuat fungsi kontrol terhadap realisasi anggaran biaya operasional tidak terjadi sebagaimana mestinya.

5. Secara teoritis (das solen) fungsi pelaksana dan pengawasan berada pada

pihak yang berbeda, sehingga fungsi check and control dapat berjalan dengan baik.

6. Hal ini yang ingin penulis lakukan untuk meneliti dan mendapatkan bukti

(49)

fungsi pengawasan terhadap biaya operasional di PKS Tg Seumantoh, NAD.

7. Hasil dari penelitian ini pada akhirnya adalah perumusan strategi

penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan biaya operasional guna menghindari penyelewengan-penyelewengan ataupu penyalahgunaan wewenang dan atau jabatan.

(50)

BAB IV

METODE PENELITIAN

4.1. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan untuk memecahkan permasalahan di Pabrik Kelapa Sawit Tg Seumantoh, Nangroe Aceh Darussalam ini merupakan penelitian deskriptif yang bertujuan mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan tingginya biaya operasional dan produksi perusahaan. Selanjutnya merumuskan rekomendasi yang efektif untuk digunakan dalam penanggulangan masalah tersebut di atas.

4.2. Metode Pengumpulan Data

Jenis data yang dikumpulkan adalah data primer dan data sekunder. Data primer berupa hasil-hasil pengamatan maupun pengukuran langsung di workshop perusahaan PKS Tg Seumantoh, NAD, Pengumpulan data primer dilakukan dengan mengggunakan metode observasi langsung di mana alat bantu yang digunakan adalah berupa check list, form dan alat – alat ukur. Di samping itu juga dilakukan proses gugah pikir (brainstorming) dan wawancara untuk pengecekan silang (cross check), khususnya dalam mengidentifikasi faktor-faktor penyebab tingginya biaya. Sedangkan data sekunder diperoleh dari semua dokumen yang relevan, seperti: laporan pembelian, laporan produksi, laporan kas & bank, part list, progress report of detailed components.

(51)

4.3. Populasi dan Sampel

Populasi adalah jumlah total dari semua objek atau individu yang akan diteliti dengan memiliki karakteristik tertentu jelas dan lengkap. Sementara sampel adalah bagian dari populasi yang menjadi objek penelitian.

Populasi pada penelitian ini adalah seluruh laporan keuangan di PTP N I Tg Seumantoh, sedangkan sampelnya adalah jumlah tahun (time series) Laporan Keuangan Tahun 2010.

4.4. Sumber Data

Adapun data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah: a. Data Primer

Data ini diperoleh dengan menggunakan peninjauan langsung ke objek penelitian dimana untuk mengumpulkan data penulis melakukan teknik wawancara dan observasi, yaitu data mengenai anggaran biaya operasional perusahaan yang ada pada perusahaan dan data-data yang dibutuhkan penulis dari perusahaan.

b. Data Sekunder

Yaitu data yang mendukung data primer yang diperoleh dari berbagai literature yang ada dan relevansinya dengan objek yang dibahas.

4.5. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1. Wawancara

(52)

Yakni dengan mengadakan wawancara langsung dengan manajemen yang memiliki wewenang dalam hal pemberian informasi akuntansi dan keuangan di PKS Tg Seumantoh

2. Observasi

Yakni dengan melaksanakan pengamatan langsung terhadap kegiatan pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan fenomen yang diteliti. Observasi dilakukan untuk menguatkan bukti-bukti yang diperoleh melalui wawancara, dimana penulis ingin mendapatkan gejala, fenomena dan perilaku wajar apa adanya melalui observasi, baik secara langsung maupun partisipan. Adapun objek observasi penelitian ini adalah:

- Suasana di lingkungan PKS Tj Seumantoh

- Fenomena dalam hal pengawasan penganggaran keuangan - Perilaku-perilaku pihak yang terkait dalam penelitian 3. Studi Literatur

Yakni dengan menggunakan teori penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan serta biaya operasional.

4. Studi Dokumentasi

Yakni mengumpulkan data-data yang tersedia kemudian dibandingkan dengan fenomena yang berkaitan dalam penelitian ini.

(53)

4.6. Analisis Data

Analisis data dilakukan untuk mencdapatkan jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan sebelumnya. Adapun analisa data yang penulis pergunakan adalah:

1. Metode Exploratory.

Bertujuan untuk menelaah dan mendapatkan pandangan terhadap situasi masalah yang dihadapi penulis. Penulis menggunakan metode ini untuk merumuskan masalah secara lebih pasti. Guna mendapatkan data, penulis menggunakan teknik wawancara, dan observasi.

Pada penelitian ini, metode exploratory penulis gunakan untuk mendapatkan data-data awal penelitian yang kemudian dijabarkan guna mendapatkan apa rumusan permasalahan yang terjadi di perusahaan (Scapens dalam Suharman, 2009).

2. Metode Conclusive.

Bertujuan membantu penulis dalam membuat keputusan (decision making) untuk menentukan evaluasi dan memilih tindakan terbaik yang diperlukan pada penelitian ini. Conclusive terbagi dua menjadi deskriptif dan kausal.

a. Deskriptif berarti menjabarkan profil masalah secara lengkap. Dalam hal ini, penulis akan menjabarkan hasil penelitian berupa:

- Data-data laporan keuangan yang menunjukkan adanya varian dalam pelaksanaan anggaran keuangan.

- Hasil wawancara dan observasi terkait dengan penganggaran, pelaksanaan, dan pengawasan biaya operasional di perusahaan

(54)

b. Sedangkan kausal mencari hubungan sebab akibat dalam permasalahan yang penulis lakukan. Dalam hal ini, penulis akan membandingkan hasil temuan dengan teori yang ada, jurnal ataupun hasil penelitian sebelumnya agar diperoleh kesimpulan dan rekomendasi penelitian (Scapens dalam Suharman, 2009).

4.6. Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada PKS Tg Seumantoh, NAD. Sedangkan waktu penelitian adalah dimulai dari awal Desember 2011 sampai dengan tanggal 15 Januari 2012.

(55)

BAB V

GAMBARAN PERUSAHAAN

5.1. Deskripsi Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara – I (Persero) merupakan satu-satunya BUMN Perkebunan yang berdomisili di Nanggroe Aceh Darussalam. PT. Perkebunan Nusantara I (Persero) adalah Perusahaan milik negara yang berbentuk Perseroan dan terletak di Nanggroe Aceh Darussalam serta memiliki 4 unit fasilitas pabrik karet dan 3 unit pabrik kelapa sawit dan 1 unit pabrik inti sawit.

PKS Tanjung Seumantoh merupakan salah satu unit pabrik kelapa sawit yang dimiliki oleh PT. Perkebunan Nusantara I dalam menunjang hasil produksi dan hasil pengolahan minyak sawit dengan kualitas yang baik sehingga dapat bersaing di pasar internasional. Ini semua tidak terlepas dari sumber daya manusia dan sumber daya alam dalam mempengaruhi kualitas dan kuantitas produksi. PKS Tanjung Seumantoh dibuka dan diresmikan pada tanggal 19 Februari 1980. Pada saat ini, kapasitas terpasang PKS adalah 60 ton TBS/jam dan dipakai untuk mengolah TBS sendiri dan TBS Pihak III/pembelian serta titip olah. PKS Tanjung Seumantoh merupakan suatu daerah strategis yang terletak di wilayah kawasan Kuala Simpang – Aceh Tamiang.

Pabrik Kelapa Sawit (PKS) Tg. Seumantoh didirikan pada tahun 1978 yang terletak di Kecamatan Karang Baru, Kabupaten Aceh Tamiang yang berjarak dari Kota Kuala Simpang 12 km dan dari Kantor Pusat PTP Nusantara I (Persero) 25 km. pabrik ini mulai dioptimalkan pada bulan April 1980. Sebagai usaha untuk

(56)

mewujudkan program pemerintah di bidang industri hilir, pada tahun 1987 dibangun areal PKS Tg. Seumantoh 1 unitPabrik Inti Sawit dengan Kapasitas Olah terpasang 50 ton Inti Sawit perhari yang menghasilkan Palm Kernel Oil (PKO) dan Palm Kernel Meal (PKM).

5.2. Visi dan Misi Perusahaan

Saat ini perusahaan memiliki visi dan misi sebagai berikut: Visi:

Menjadi perusahaan agribisnis yang tangguh dan mampu memberikan kesejahteraan bagi stakeholder serta kontribusi yang optimal kepada Negara.

Misi:

1. Mengolah dua komoditi yaitu kelapa sawit dan karet secara efisien dan ekonomis berdasarkan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG).

2. Meningkatkan value creation untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan secara berkesinambungan.

3. Meningkatkan pengolahan budidaya kelapa sawit dan karet dengan menggunakan teknologi tepat guna

4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan kepuasan pelanggan 5. Menjunjung tinggi nilai-nilai perusahaan.

(57)

5.3. Struktur Organisasi

Irwanto Manager

Firdaus Maskep

Mariadi R. Ka. Tata Usaha

Sukarman Ka. Pengolahan

T. Herwin Ka. Pengolahan

Abadi N. Ka. Pengolahan

Amir Syarifuddin Ka. Teknik

Kantor Keamanan Pengolahan

Shift I

Pengolahan Shift II

Pengolahan Shift III

Laboratorium Lapangan Bengkel Sipil Bengkel Umum Bengkel Listrik

Gambar 5-1: Struktur Organisasi PKS Tg Seumantoh, NAD Sumber: Data Utama Hasil Penelitian

(58)

BAB VI

ANALISIS DAN PEMBASAHAN

6.1. Analisis Hasil Penelitian 6.1.1. Penganggaran

Bagi perusahaan yang membutuhkan sistem dan prosedur anggaran, maka semakin besar dan semakin kompleks suatu organisasi perusahaan, maka semakin terasa kebutuhan sistem dan prosedur anggaran. Dengan adanya sistem dan prosedur anggaran, berarti akan dapat menciptakan dan memelihara pedoman dan program anggaran, sehingga mekanisme anggaran terlaksana dengan baik. Kemudian dengan adanya pedoman anggaran, maka segera dapat dilakukan sistem pengendalian pada setiap akhir periode atau akhir dari bagian aggaran itu. 6.1.1.1. Penyusunan Anggaran

Untuk mempersiapkan anggaran biaya operasi suatu perusahaan, maka semua bagian departmen organisasi perusahaan yang berhubungan dengan biaya operasional perlu dilibatkan untuk menyesuaikan tujuan khusus masingmasing bagian dengan tujuan utama perusahaan. Pada kebanyakan perusahaan, penyusunan penganggaran selalu dibentuk dalam tim dan diketuai oleh bagian pembelanjaan. Adapun mekanisme dan prosedural penggaran yang berlaku di PTPN I (sebagai induk usaha dari PKS Tg Seumantoh) tertuang dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) meliputi:

1. Anggaran Perusahaan (PTPN I)

(59)

Bagi perusahaan perkebunan BUMN jadwal penyampaian/penyelesaian anggaran ditetapkan oleh Kementerian BUMN yaitu selambat-lambatnya tanggal 1 (satu) Oktober pada tahun penyusunan. Agar jadwal yang ditetapkan dapat dipenuhi, perusahaan mengeluarkan Surat Edaran (SE) berkenaan dengan tahapan dan jadwal penyusunan.

6.1.1.2. Prosedur Penyusunan Anggaran

Anggaran perusahaan disusun dengan berpedoman kepada Buku Pedoman Penyusunan Anggaran yang dikeluarkan oleh Kementerian BUMN. Dengan mengacu pada Pedoman Penyusunan Anggaran dari Kementerian BUMN, perusahaan membuat Pedoman Anggaran Perusahaan yang memuat petunjuk-petunjuk tehnik lapangan, pabrikasi, tehnik dan biaya. Berdasarkan Pedoman Anggaran Perusahaan, Kebun/Dinas/Kantor Direksi menyusun anggarannya masing-masing:

- Anggaran Perusahaan merupakan himpunan anggaran Pabrik/Dinas/Kantor Direksi, termasuk anggaran lain yang tidak dibuat oleh Pabrik/Dinas maupun bagian seperti Neraca, Rugi-Laba, Arus Kas, Sumber dan Penggunaan Dana.

- Anggaran Pabrik merupakan himpunan anggaran pengolahan produk, operasional pabrik, termasuk di dalamnya Anggaran Kantor Direksi yang merupakan himpunan anggaran bagian-bagian (department-department yang ada)

Proses penyusunan RKAP berdasarkan materi-materi RKAP di perusahaan secara garis besar digambarkan sebagai berikut:

(60)

Gambar 6-1: Prosedur dan Materi RKAP PKS Tg Seumantoh

6.1.1.3. Faktor-faktor yang Mempengaruhi dalam Penyusunan Anggaran

Telah dikemukakan sebelumnya bahwa ada 5 (lima) faktor yang perlu diperhatikan dalam penyusunan anggaran. Hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan dengan manajemen PKS Tg Seuamantoh, NAD adalah sebagai berikut:

PEDOMAN PENYUSUNAN ANGGARAN

ANGGARAN AFDELING 1. Areal 2. Produk 3. Investasi tanaman/non tanaman 4. Biaya pemeliharaan ANGGARAN KANTOR / KEBUN / UMUM

1. Biaya Umum 2. Biaya Gaji dan

Tunjangan

ANGGARAN KANTOR DIREKSI (PKS Tg Seumantoh)

ANGGARAN PERUSAHAAN (PTPN I)

PEMBAHASAN ANGGARAN PERUSAHAAN DENGAN DEWAN KOMISARIS

PEMBAHASAN ANGGARAN PERUSAHAAN+ REKOMENDASI DEKOM DENGAN TIM DEP. BUMN + DEPKEU (Pra RUPS)

RISALAH RUPS

SURAT KEPUTUSAN MENTERI BUMN

(61)

Tujuan perusahaan

Tujuan perusahaan yang termaktub dalam visi dan misi perusahaan. salah satu misi perusahaan mengolah produk komoditi secara efisien dan ekonomis. Efisien dalam arti bahwa penggunaan biaya, alat dan sumber daya dengan tepat guna, sesuai rencana namun tidak menimbulkan biaya yang melebihi dari standar perusahaan. pihak manajemen menyatakan bahwa dalam penyusunan anggaran selalu berpatok kepada prinsip-prinsip yang menjadi tujuan perusahaan, seperti efisiensi, ekonomis dan dilaksanakan dengan transparan (good corporate governance).

Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor tujuan perusahaan bukan penyebab terjadinya in-accuration anggaran pada PKS Tg Seumantoh.

Kondisi lingkungan ekonomi sosial politik

Pengamatan kondisi lingkungan ekonomi sosial dan politik sangat berpengaruh di NAD. Apalagi kondisi keamanan di NAD yang masih belum membaik. Konflik-konflik kecil masih sering terjadi di NAD, tidak terlepas di Aceh Tamiang. Manajemen menyatakan bahwa situasi kondisi perpolitikan di NAD adalah sesuatu yang sulit untuk diprediksi. Meskipun kontak senjata secara terbuka sudah tidak ada, namun pergesekan-pergesekan internal organisasi (baik pemerintah maupun GAM) terkadang berdampak serius kepada masyarakat.

Hasil penelitian juga ditemukan bahwa terjadinya varian realisasi anggaran karena manajemen yang melesat dalam memperkirakan inflasi. Inflasi secara tidak langsung berkaitan dengan situasi keamanan di NAD, terlebih saat ini NAD akan memasuki pemilukada untuk pemilihan Gubernur yang baru.

(62)

Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor lingkungan turut mengakibatkan terjadinya in-accuration anggaran pada PKS Tg Seumantoh.

Sumber daya

Masalah sumber daya merupakan hal yang pelik bagi manajemen dalam menentukan penganggaran. Sumber daya berkaitan dengan energi, SDM dan mesin. Pada dasarnya PKS Tg Seumantoh memiliki sumber daya yang bisa dikatakan cukup dan handal, namun kendala yang sering dihadapi adalah permasalahan realisasi anggaran. Sering terjadi melesetnya pelaksanaan angaran untuk sumber daya, seperti untuk SDM, dimana kenaikan upah dari pemerintah lebih atau kurang dari yang dianggarkan sebelumnya. Ataupun pemeliharaan mesin yang tidak optimal dikarenakan seringnya pencairan dana yang telat, sehingga alokasi biaya perawatan mesin yang dijadwalkan sebelum masa produksi puncak sering tidak terealisasi.

Permasalahan sering terjadi ketika anggaran disusun diakhir tahun seolah-olah dana anggaran dapat dikucurkan sesuai bulan berjalan tahun depan sesuai rencana anggaran. Ternyata pada realisasinya dana tidak dapat dikucurkan pada awal-awal bulan Januari s.d pertengahan tahun. Sementara bila melihat grafik produksi, produksi puncak terjadi pada bulan Agustus, September dan Oktober. Sedangkan bulan-bulan lainnya produksi relative rendah. Jadi ketika produksi rendah seharusnya perawatan bisa dilakukan, namun dana tidak ada. Ketika dana turun, kondisi produksi puncak, sehingga energy pekerja terfokus pada produksi dan kesempatan perawatan terbatas. Sehingga kerusakan spare part tidak terelakkan, dan biaya membengkak.

(63)

Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor sumber daya turut mengakibatkan terjadinya in-accuration anggaran pada PKS Tg Seumantoh.

Tindakan preventif

Sebagai pelaksana perusahaan Negara, PKS Tg Seumantoh sering berhadapan terhadap peliknya birokrasi yang terjadi di PTPN 1, hal ini yang sering membuat manajemen PKS Tg Seumantoh kaku dalam pelaksanaan kebijakan dan susah untuk mengambil inisiatif jika terjadi permasalahan yang mereka hadapi, karena segala sesuatunya harus merunuk kepada kebijakan yang sudah ditetapkan dari pusat. Seringkali jika terjadi pembengkakan pelaksanaan anggaran, manajemen tidak dapat mencari solusi lain kecuali berpaku kepada kebijakan yang sudah ada.

Hal ini bisa disimpulkan bahwa faktor preventif pada PKS Tg Seumantoh turut berperan terhadap terjadinya in-accuration anggaran.

Kontinuitas

Kelangsungan hidup perusahaan ataupun penetapan jangka panjang tujuan perusahaan merupakan hal yang menjadi faktor penting bagi manajemen dalam menyusun perencanaan anggaran. Perencanaan dilakukan berdasarkan peramalan terhadap perkembangan bisnis hingga 5 tahun mendatang, sehingga manajemen sadar dan tanggap terhadap pentingnya merancang perencanaan berdasarkan kontinuitas perusahaan.

Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor kontinuitas bukan penyebab terjadinya in-accuration anggaran pada PKS Tg Seumantoh.

(64)

6.1.2. Pengawasan

6.1.2.1. Prosedur Pelaksanaan Pengawasan

Anggaran digunakan oleh manajemen perusahaan sebagai pedoman dalam melaksanakan rencana kerja selama periode tertentu. Dalam anggaran digambarkan rencana pekerjaan apa yang akan dilakukan oleh setiap unit kerja, kapan dan dimana pekerjaan itu dilakukan selama setahun. Rencana pekerjaan itu dirinci mengenai fisik maupun biayanya. Kegiatan-kegiatan atau pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh setiap tingkatan manajemen diarahkan atau berpedoman pada anggaran. Hal ini ilakukan agar tujuan perusahaan (laba) dalam tahun berjalan dapat dicapai.

Anggaran digunakan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan kerja yaitu sampai seberapa jauh kemajuan pekerjaan dari masing-masing unit kerja. Dengan anggaran, manajemen dapat menelaah kembali rencana-rencana semula (pada setiap tingkat manajemen) dengan melakukan perbandingan antara hasil-hasil sebenarnya (realisasi) yang diperoleh dengan yang dianggarkan. Melihat varian realisasi dengan anggaran biaya produksi, manajemen dapat menentukan sebab-sebab atau alasan mengapa terjadi varian-varian (varian). Dengan wewenang, Direksi dapat mengambil tindakan perbaikan terhadap varian yang merugikan.

Setiap pelaksanaan kerja yang dilakukan oleh setiap tingkat manajemen di lapangan yang berpedoman pada anggaran dibuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan yang disebut dengan laporan manajemen. Laporan ini dibuat oleh tiap-tiap kebun kelapa sawit untuk memperlihatkan jumlah produksi dan biaya yang dikeluarkan selama bulan tertentu dibandingkan dengan angka-angka anggaran.

(65)

Tabel 6.1. Biaya Operasional PKS Tg Seumantoh tahun 2010

Uraian Anggaran Realisasi Varian

Jumlah %ase

Biaya Pegawai:

- Gaji

- Tunjangan, lembur, hari

besar

- Tunjangan Hari Tua,

Pesangon dan Pengobatan

Rp. 560xxx Rp. 275xxx Rp. 645xxx

Rp. 775xxx Rp. 517xxx Rp. 967xxx

Rp. 214xxx Rp. 241xxx Rp. 321xxx

38,3 87,8 49,9

Rp. 1.481xxx Rp. 2.260xxx Rp. 778xxx 52,5

Biaya Pemeliharaan

- Pemeliharaan Sarana dan

Jaringan

- Tunjangan, lembur, hari

besar

- Alat-alat berat dan

perlengkapan kerja

- Gedung dan peralatan

kantor - Kendaraan Rp.10.280xxx Rp. 1.500xxx Rp.20.230xxx Rp.55.000xxx Rp. 8.450xxx Rp.75.741xxx Rp. 2.700xxx Rp.75.901xxx Rp.118.603xx Rp.49.492xxx Rp.65.641xxx Rp. 1.200xxx Rp.55.671xxx Rp.63.603xxx Rp.41.042xxx 636,8 80,0 275,19 115,6 485,7

Rp.95.460xxx Rp.322.438xx Rp.226.978xx 237,8

Biaya Administrasi & Umum

- Biaya Asuransi Gedung

dan Kendaraan

- PBB dan Retribusi

- Jasa Pelayanan

- ATK dan dokumentasi

- Perjalanan Dinas dan

Perijinan

- Provisi dan administrasi

Rp. 7.455xxx Rp.89.851xxx Rp.50.656xxx Rp.20.684xxx Rp.1.214.742xx Rp. 1.143xxx Rp.7.674xxx Rp.92.577xxx Rp. 52.077xxx Rp.20.000xxx Rp.980.000xx Rp.13.276xxx

Rp. 219xxx Rp. 2.726xxx Rp. 1.421xxx Rp. (684xxx) Rp.(234.742xx) Rp. 2.133xxx 2,9 3,0 2,8 3,3 19,3 19,1

Rp.1.394.531xx Rp. 1.147.605xx Rp(246.925xx) (17,7)

Penyusutan dan Amortisasi Rp. 271.945xx Rp.152.565xx Rp(119.379xx) (43,9)

Rp.3.243.903xx Rp.3.883.114xx Rp.639.211xx 19,7

Sumber: Pengolahan Data Penelitian

Pada Tabel 6.1. diatas jelas terlihat bahwa terjadi beberapa varian biaya operasional, dimana biaya realisasi lebih besar daripada biaya yang dianggarkan. Varian yang terjadi bahkan ada yang hingga 4 (empat) kali lipat, hal ini menunjukkan bahwa terjadi in-accuration biaya operasional di PKS Tg Seumantoh, NAD. Berdasarkan perbedaan jumlah yang dianggarkan dengan realisasi untuk keseluruhan biaya operasional, manajemen dapat menentukan sebab-sebab atau alasan-alasan mengapa terjadi varian dan berdasarkan itu dapat

(66)

diambil tindakan sesuai dengan wewenang yang ada padanya untuk mengadakan perbaikan terhadap keadaan yang merugikan perusahaan.

Varian-varian yang perlu dilakukan tindakan perbaikan adalah varian-varian finansial yang cukup material (signifikan) merugikan perusahaan. Varian-varian finansial yang jumlahnya maksimal 5% dianggap tidak material (tidak signifikan) mempengaruhi rugi laba (Bako, 2009), sehingga hal ini masih bisa ditolerir. Berdasarkan kriteria ini, maka secara keseluruhan, biaya operasional mengalami varian yang signifikan, hal ini dikarenakan realisasi anggaran sebesar 19,7%, jauh lebih besar dari batas maksimal 5%.

Sedangkan elemen-elemen biaya operasional yang mengalami varian signifikan adalah sebagai berikut:

1. Biaya pegawai, dimana realisasinya mengalami varian sebesar 52,5%, jauh dari batas maksimal sebesar 5%.

2. Biaya pemeliharaan, dimana realisasinya mengalami varian sebesar 237,8%, jauh dari batas maksimal sebesar 5%.

Sedangkan 2 (dua) elemen biaya operasional lainnya justru perusahaan mengalami efisiensi, karena jumlah realisasi lebih kecil daripada jumlah anggaran, namun pun demikian manajemen perlu meninjau kenapa hal ini bisa terjadi, jika alasan terjadi bersifat positif maka ini bisa dijadikan pembelajaran bagi manajemen dalam menyusun kebijakan anggaran ke depannya, namun jika ada beberapa pos anggaran yang tidak direalisasikan sehingga terjadi biaya realisasi yang rendah, hal ini perlu dipertanyakan oleh manajemen dan Dewan Direksi sebaliknya bisa mengambil tindakan tegas menanggapi hal ini.

(67)

6.1.2.2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi dalam Pelaksanaan Pengawasan Pada hasil penelitian diatas ditemukan beberapa varian dalam pelaksanaan anggaran perusahaan. Disini akan diuraikan faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pengawasan di PKS Tg Seumantoh.

Menetapkan alat pengukur (standar)

PKS Tg Seumantoh sudah memiliki standar dalam kegiatan pengawasan. Standar yang mereka pergunakan sudah merupakan standar yang ditetapkan oleh PTPN 1 sebagai pusat operasional PKS Tg Seumantoh.

Standar yang dipergunakan bagi PTPN dalam pengawasan kegiatan keuangan tidak terlepas dari ketetapan yang berlaku standar dalam penyusunan laporan keuangan berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Indonesia.

Berdasarkan hal diatas, maka dapat disimpulkan bahwa faktor alat pengukur (standar) bukan penyebab terjadinya in-accuration anggaran.

Mengadakan penilaian (evaluasi)

Fungsi utama pengawasan adalah evaluasi terhadap pelaksanaan biaya anggaran dengan realisasi anggaran. Dimuka telah dijelaskan bahwa untuk beberapa komponen biaya operasional terjadi varian. Prosedural evaluasi penganggaran ataupun pengawasan di PKS Tg Seumantoh sebagaimana dikemukakan sebelumnya berada pada satu jabatan, yakni Kepala Tata Usaha, di lain pihak KTU juga yang menjadi keran keluarnya biaya operasional. Hal ini tentu mengakibatkan proses evaluasi tidak berjalan dengan maksimal.

(68)

Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor evaluasi turut mengakibatkan terjadinya in-accuration anggaran pada PKS Tg Seumantoh.

Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi)

Sejatinya, jika ditemukan terjadinya varian maka perlu dan harus diambil tindakan koreksi. Namun sebagaimana dikemukakan diatas, bahwa tindakan koreksi merupakan wewenang sepenuhnya PTPN 1 sebagai pusat operasional PKS Tg Seumantoh. Audit internal yang dilakukan oleh PTPN 1 akan merumuskan beberapa kajian langkah strategis yang harus dilakukan oleh PKS Tg Seumantoh.

Berdasarkan hal diatas, maka dapat disimpulkan bahwa faktor tindakan perbaikan bukan penyebab terjadinya in-accuration anggaran.

6.2. Diskusi Hasil Penelitian

Pada pembahasan ini, penulis akan menyajikan sebab permasalahan terjadinya varian dan apa yang dilakukan manajemen terhadap hal ini.

6.2.1. Analisis Penyebab Varian Biaya Operasional

Berdasarkan pembahasan pada hasil penelitian ditemukan bahwa secara keseluruhan biaya operasional mengalami in-accuration yang signifikan, hal ini dikarenakan perusahaan mengalami varian biaya operasional hingga 19,7%, angka ini jauh dari batas maksimal varian yang ditolerir, yakni sebesar 5%. Hasil wawancara yang penulis lakukan bahwa varian ini terjadi karena

1. Sulitnya mengontrol realisasi beberapa biaya operasional, hal ini dicontohkan seperti biaya pengangkutan (kendaraan), dimana kejadian

(69)

di lapangan sering meleset dari apa yang diperkirakan. Pemicunya antara lain karena pungutan liar, biaya perawatan dan pemeliharaan kendaraan selama di perjalanan.

2. Perkiraan inflasi yang meleset, dimana faktor inflasi yang dimasukkan ke dalam penyusunan anggaran adalah sebesar 4%, hal ini mengacu kepada inflasi tahun 2009 yang sebesar 3,72%. Dasar penetapan 4% karena perkembangan ekonomi Aceh yang belum stabil, namun pada realisasinya pertumbuhan inflasi justru sebesar 5,86%

6.2.2. Analisis Fungsi Pengawasan Biaya Operasional

Dimuka telah disinggung, bahwa penekanan varian biaya operasional bisa ditekan jika pengawasan terhadap fungsi pengawasan dapat dipantau dengan baik. Hasil wawancara dan observasi yang penulis lakukan ditemukan bahwa:

1. Fungsi pengawasan dan pelaksana yang berada pada KTU.

Jika dilihat dari struktur organisasi jelas terlihat bahwa KTU memiliki fungsi sebagai administrasi keuangan. Adapun job description dari KTU antara lain adalah:

- Melakukan pencatatan terhadap semua kegiatan keuangan perusahaan - Melakukan persetujuan untuk pengeluaran biaya operasional

perusahaan

- Mengontrol pelaksanaan keuangan perusahaan

(1)

- Faktor evaluasi turut mengakibatkan terjadinya in-accuration anggaran

pada PKS Tg Seumantoh

- Faktor tindakan perbaikan bukan penyebab terjadinya in-accuration

anggaran

4. Terjadi in-accuration biaya operasional, hal ini dikarenakan realisasi anggaran sebesar 19,7% jauh melebihi batas toleransi sebesar 5%. Hal ini

disebabkan oleh:

- Sulitnya mengontrol biaya operasional, karena realisasi di lapangan

yang sering berbeda

- Penetapan inflasi yang melesat, yakni hanya 4%, sedangkan inflasi

pada tahun 2010 sebesar 5,86%

5. Dari 4 elemen biaya operasional perusahaan, 2 yang mengalami varian

yang signifikan, yaitu:

- Biaya pegawai, dimana realisasinya mengalami varian sebesar 52,5%,

jauh dari batas maksimal sebesar 5%.

- Biaya pemeliharaan, dimana realisasinya mengalami varian sebesar

237,8%, jauh dari batas maksimal sebesar 5%.

Sedangkan biaya administrasi dan umum dan biaya penyusutan dan

amortisasi perusahaan mengalami varian yang favorable

6. Fungsi pelaksana dan pengawasan pada satu jabatan KTU, hal ini

disebabkan bahwa PKS Tg Seumantoh sebagai cabang dari PTPN I, NAD

berperan melaporkan neraca keuangan perusahaan saja, PTPN I, NAD

(2)

akan melakukan penjurnalan keuangan perusahaan, sehingga hal ini sudah

bersifat kebijakan dari PTPN I, NAD.

7.2. Saran

Adapun saran yang ;penulis ajukan adalah sebagai berikut:

1. Pihak manajemen perlu untuk mempelajari perkembangan ekonomi NAD,

terlebih pengaruh situasi perpolitikan (menjelang pemilukada) yang sedikit

banyaknya juga mempengaruhi perkembangan ekonomi NAD.

2. KTU harus memiliki staf yang khusus mengurusi permasalahan keuangan

perusahaan dan staff lainnya yang berperan sebagai pencatatan, sedangkan

(3)

DAFTAR PUSTAKA

Bako, S.P.N. (2009). Pengawasan Biaya Produksi Kelapa Sawit pada PTPN II Tanjung Morawa. Skripsi. Medan: Universitas Sumatera Utara (tidak diterbitkan)

Gudono. (1993). Akuntansi Manajemen. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka

Halim, A. (1996). Dasar-dasar Akuntansi Biaya, Edisi IV, Cetakan III. Yogyakarta: Bagian Penerbit Fakultas Ekonomi – Universitas Gajah Mada.

Hansen, D.R. dan Mowen, M.M. (2002). Manajemen Biaya, Edisi I, Buku II. Jakarta: Penerbit Salemba Empat

Harujitu, M.Y. (2001). Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Penerbit Grasindo.

Munandar, M. (2001). Budgeting: Perencanaan Kerja, Pengkordinasian Kerja, Pengawasan Kerja, Edisi I, Cetakan II. Yogyakarta: BPFE - UGM

Nafarin, M. (2010). Penganggaran Perusahaan. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Rosmawaty. (2011). Pengaruh Perencanaan dan Pengawasan Anggaran terhadap

Kinerja Manajerial pada SKPD Kabupaten Aceh Utara dengan Partisipasi

Anggaran Sebagai Variabel Moderating. Tesis. Medan: Univerisitas Sumatera

Utara (tidak diterbitkan)

Suharman, H. (2009). Metode Studi Kasus Dalam Penelitian Akuntansi Manajemen. Working Paper. Bandung: Universitas Padjadjaran (tidak diterbitkan).

Supriono (2000). Sistem Pengendalian Manajemen – Suatu Pendekatan Praktis. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka

Syafri, H.S. (2001). Sistem Pengawasan Manajemen, Cetakan I. Jakarta: Penerbit PT Pustaka Quantum

(4)

Lampiran penelitian:

01.Guideline Wawancara 02.Data Mentah Hasil Penelitian

(5)

Lampiran 01

GUIDELINE INTERVIEW:

Berikut merupakan guideline bagi penulis dalam melakukan interview kepada manajemen PKS Tg Seumantoh berkaitan dengan analisis perencanaan dan pengawasan biaya operasional perusahaan.

1. Penganggaran

- Bagaimana mekanisme penganggaran di PKS Tg Seumantoh? - Apa saja hambatan dalam menyusun anggaran?

- Mengapa ada hambatan?

- Apa penyebab utama hambatan?

- Kapan manajemen menyadari bahwa hambatan ini menjadi permasalahan bagi perusahaan? (Mencoba menggali dinamikanya)

- Apa saja langkah yang diambil manajemen dalam mengatasi hambatan yang ada?

2. Pelaksanaan

- Bagaimana mekanisme pelaksanaan anggaran di PKS Tg Seumantoh? - Apa saja hambatan dalam pelaksanaan anggaran?

- Mengapa ada hambatan?

- Apa penyebab utama hambatan?

- Kapan manajemen menyadari bahwa hambatan ini menjadi permasalahan bagi perusahaan? (Mencoba menggali dinamikanya)

- Apa saja langkah yang diambil manajemen dalam mengatasi hambatan yang ada?

- Siapakah yang berwenang dalam pelaksanaan anggaran?

- Apakah ini sudah termasuk ke dalam SOP atau Job Desc dari yang bersangkutan?

3. Pengawasan

- Bagaimana mekanisme pengawasan anggaran di PKS Tg Seumantoh?

(6)

- Apa saja hambatan dalam pengawasan anggaran? - Mengapa ada hambatan?

- Apa penyebab utama hambatan?

- Kapan manajemen menyadari bahwa hambatan ini menjadi permasalahan bagi perusahaan? (Mencoba menggali dinamikanya)

- Apa saja langkah yang diambil manajemen dalam mengatasi hambatan yang ada?

- Siapakah yang berwenang dalam pengawasan anggaran?

- Apakah ini sudah termasuk ke dalam SOP atau Job Desc dari yang bersangkutan?

4. Fungsi, Peran dan Tanggung Jawab KTU - Secara garis besar, apa saja tugas dari KTU?

- Apakah fungsi pelaksana dan pengawasan berada pada satu posisi, yakni KTU?

- Jika YA: Secara teoritis hal ini tidak diperkenankan, dimana fungsi pelaksana harusnya dipegang oleh Finance Department sedangkan fungsi pengawasan adalah wewenang dari accounting. Mengapa hal demikian terjadi? Bagaimana manajemen PTPN I sebagai induk dari PKS Tg Seumantoh menanggapi hal ini?

- Jika TIDAK: Mengapa hal ini tetap saja terjadi? Dan siapakah yang pelaksana anggaran? Dan siapa pula yang mengawasi pelaksana penganggaran?

5. Biaya Operasional

- Bisa Anda jelaskan apa saja yang termasuk ke dalam biaya operasional? - Bagaimana prosedur pembiayaan biaya operasional di PKS Tg

Seumantoh?

- Berdasarkan data yang kami miliki ada beberapa pembiayaan yang melebihi anggaran, bisa Anda jelaskan mengapa terjadi? (Rinci satu persatu dari pembiayaan yang melebihi anggaran)

Analisis Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada PKS Tg Seumantoh PTP Nusantara I (Persero)