C. Job Description
Adapun uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi Fakultas Ekonomi adalah :
1. Dekan
Tugas umum dari Dekan adalah : a.
Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
b. Membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan
administasi fakultas c.
Bertanggung jawab kepada Rektor d.
Menandatangani ijazah, transkip nilai, surat keterangan dan skripsi mahasiswa
e. Menetapkan tanggal ujian skripsikomprehensif dan panitia penguji
f. Mendisposisi surat-surat masuk
g. Menghadiri wisuda mahasiswa Fakultas Ekonomi
2. Pembantu Dekan
1 Pembantu Dekan I
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan akademik atau pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada
masayarakat. 2
Pembantu Dekan II Tugasnya adalah membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan
kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan
Universitas Sumatera Utara
3 Pembantu Dekan III
Tugasnya adalah membantu Dekan dalam pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa, alumni dan
kerjasama.
3. Kepala Tata Usaha
1 Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas
b. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
c. Mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan surat menyurat, kerumahtanggaan,
perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan e.
Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas f.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan
fakultas
Universitas Sumatera Utara
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas k.
Menyusun laporan Kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2 Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengelola data di bidang pendidikan, penelitian,
dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat c.
Melakukan administrasi akademik d.
Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik e.
Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum f.
Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkunagan fakultas g.
Melakukan administrasi penelitian dan pengabdianpelayanan pada masyarakat dilingkungan fakultas.
3 Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
Universitas Sumatera Utara
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggan c.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas d.
Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
f. Melakukan peneriamaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan g.
Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya h.
Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan i.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan j.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
4 Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengakatan pegawai
c. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatab fungsional
Universitas Sumatera Utara
e. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan
kenaikan jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar TetapTidak TetapEmiritus, ijin dan cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
g. Memproses SK jabatan structural dan fungsional
h. Memproses pelanggaranan disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian. 5
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rancana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian b.
Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan
d. Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiatan
kemahasiswaan e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi f.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswaan
Universitas Sumatera Utara
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembianaan
kemahasiswaan i.
Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni j.
Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni k.
Menyusun laporan kegiatan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
6 Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah : a.
Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan d.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian
Rincian tugas Sekretaris Dekan dapat dilihat pada Tabel 2..1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.1 RINCIAN TUGAS SEKRETARIS DEKAN FE USU
Nama Pekerjaan rutin
Volume Waktu
Catatan Esa
Setiana SE, MSi
Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE USU ke
buku agenda 5 surat
perhari 5 menit
- Membuat surat atau menulis
nomor surat keluar 10 nomor
perhari 10 menit
- Yunita
Indriati, SE
Menjadwal kegiatan Dekan 2 kali
perhari 2 menit
Sesuai kegiatan
Menstempel surat
dan membuat tanggal surat
keluar 20 berkas
perhari 30 menit
- Menerima tugas akhir
mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
5 tugas perhari
5 menit -
Mengantar surat
masuk yang telah diproses Dekan
ke bagian lain 5 surat
perhari 30 menit
- Mengarsip surat masuk dan
surat keluar 5 surat
perhari 5 menit
- Mengarsip tanda terima
surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
5 tanda perhari
2 menit -
Mengetik surat keluar 3 surat
perhari 30 menit
Sesuai kegiatan
Menerima telepon 15
telepon perhari
15 menit -
Menerima fax 3 kali
perhari 10 menit
Sesuai kebutuhan
Memproses program Dekan dan team
Sesuai jadwal
Disesuaikan Konsentrasi
tugas oleh Esa
Memantau kenyamanan
keserasian dan kelengkapan ruangan kerja Dekan,
sekretaris, ruang rapat Perhari 5
menit -
Sumber : Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
D. Jaringan UsahaKegiatan