Pengertian Surat Fungsi surat Jenis Surat

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya dalam mencapai tujuan organisasi. Agar kerjasama dapat terlaksana dengan baik, maka perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya dengan melalui surat Menurut Sedarmayanti 2001:162, surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Menurut Bratawidjaja 1995:5, surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain Menurut Moekijat 1995 : 43, surat adalah helai kertas yang ditulis pada waktu ini pada umumnya diketik atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat sesuatu bahan komunikasi. Berdasarkan beberapa pendapat dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan sebagai sarana penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain baik perorangan maupun organisasi. Universitas Sumatera Utara

B. Fungsi surat

Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Wakil dari pengirim penulis 2. Bahan pembukti 3. Pedoman dalam mengambil tindakan yang lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi 5. Sarana memperpendek jarak Sedarmayanti , 2001:162

C. Jenis Surat

Pada bagian Sekretariat Dekan setiap jenis surat masuk dipisahkan menjadi 5 lima kelompok, yaitu: 1. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu lama. 2. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak betanggungjawab. 3. Surat segera adalah surat yang harus diproses dan disampaikan kepada pimpinan paling lambat 1 x 24 jam 4. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. Surat biasa Universitas Sumatera Utara hanya memiliki kegunaan pada saat itu juga dan relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan. 5. Surat rutin adalah surat yang kegunaannya relatif singkat sehingga tidak perlu disimpan terlalu lama.

D. Bentuk Surat