commit to user 48
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
FOCUS OF INTEREST
Pada bab ini, penulis ingin menjelaskan proses Kuliah Kerja Media KKM yang sudah dilakukan selama bulan Februari – April di SOLO
PARAGON HotelResidences. Proses kerja secara umum dilaksanakan hari Senin sampai dengan Jum’at dari pukul 08.30 - 17.00 wib, khusus hari sabtu dari
pukul 08.30 - 14.30.
A. Pelaksanaan Magang
1. Sales Marketing Department
Public Relations SOLO PARAGON HotelResidences adalah divisi yang tergabung dalam Sales and marketing Departement. Di dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya dalam menjalin komunikasi yang harmonis baik dengan pihak internal maupun eksternal, Seorang Public
Relations harus mampu memasarkan produk hotel agar dikenal masyarakat luas serta mampu membangun image citra perusahaan yang dinaunginya.
Pada dasarnya
aktivitas Public
Relations senantiasa
menyangkut dengan kegiatan penciptaan dan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan
muncul suatu dampak yaitu berupa perubahan yang positif.
commit to user 49
Pada dasarnya tugas dari Public Relations SOLO PARAGON HotelResidences adalah relasi ke media, menjembatani produk ke
publik, kesadaran untuk membangun image SOLO PARAGON HotelResidences serta memperkenalkan fasilitas hotel kepada publik
secara menarik sehingga dapat menarik minat publik baik dari domestik maupun internasional, memberikan pelayanan yang baik sehingga tamu
yang menginap dan meninggalkan hotel dengan perasaan puas sehingga akan menginap kembali dan menjadi pelanggan hotel.
Public Relations dan Pemasaran terkadang rancu, akan tetapi masing-masing memiliki peranan sendiri dalam kesuksesan organisatoris.
Public Relations untuk mendukung aktivitas pemasaran dan koordinir dua disiplin yang berbeda ini untuk hasil maksimal. Pemasaran meliputi
pengembangan produk yang bagus dengan harga sesuai, menempatkan disuatu tempat dimana para konsumen dapat membelinya, dan bagaimana
mempromosikannya sehingga mereka mengetahuinya. Komponen tersebut dikenal dengan unsur pemasaran atau 4P
yaitu product, price, place, dan promotion produk, harga, pasar, dan promosi. Public Relations sering dipandang sebagai unsur ’P’ yang
kelima yaitu perception presepsi. Pelanggan lebih senang berbisnis dengan Perusahaan atau Departemen yang mereka pandang berkualitas
dan Public Relations yang efektif membangun persepsi positif, dan menciptakan lingkungan subur untuk kesuksesan pemasaran. Untuk hasil
maksimal, aktivitas Public Relations dan Pemasaran harus dikoordinasi.
commit to user 50
Ketika departemen pemasaran mengiklankan jenis produk dan pelayanan baru, perkuat kampanye tersebut dengan menarik jaringan editorial
ternama. Dengan menggunakan Web-site perusahaan atau Departemen sebagai alat pemasaran dan juga sarana Public Relations. Menciptakan
lahan bagi para jurnalis dengan suatu konfrensi pers, informasi tentang latar belakang, dan berbagi foto untuk dimuat. Mengombinasikan
kampanye Public Relations dan pemasaran dapat lebih berhasil dibandingkan jika dilakukan masing-masing.
Keberhasilan hotel dapat dilihat dari banyaknya tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas-fasilitas hotel. Dapat dilihat juga
cara dan pelaksaan Public Relation Manager dapat dikatakan sebagai ujung tombak dari perusahaanhotel. Karena seperti yang telah penulis
diatas jelaskan, sedikit banyaknya tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas di SOLO PARAGON HotelResidences tergantung bagaimana
seorang Public
Relation Manager
dan Sales
Marketing menginformasikan dan mempromosikan kepada publik.
2. Sistem Komunikasi Komunikasi merupakan hal utama yang dilakukan untuk
membagi informasi
satu sama
lain. Di
SOLO PARAGON
HotelResidences juga menggunakan sistem komunikasi baik eksternal maupun internal. Komunikasi eksternal dilakukan dengan saling menjaga
hubungan baik dengan para costumer, misalnya pemberian komplimen atau voucher, mengadakan acara-acara tertentu dan lain-lain.
commit to user 51
Selama penulis melaksanakan kuliah kerja media di SOLO PARAGON HotelResidences banyak sekali hal-hal yang dipelajari
khususnya dalam keseharian SOLO PARAGON HotelResidences dalam berkomunikasi. Sebagai contoh setiap pagi para Departement Head
melakukan briefing yang dipimpin langsung oleh General Manager. Di Public Relation Manager dan Graphic Designer juga mengadakan
morning briefing selama kurang lebih 15 menit dan biasanya di gabungkan dengan Sales and Marketing yang membahas aktivitas, kendala dan
pemecahan permasalahan hari kemarin yang akan dijalani hari itu. Kegiatan komunikasi yang di lakukan SOLO PARAGON
HotelResidences yang lain misalnya mengadakan training, pelatihan untuk karyawan yang bersangkutan, kegiatan outing bersama guna
membuat team yang solid, rasa kekeluargaan antara karyawan tetap terjaga dan lain-lain.
3. Tugas selama KKM Penulis
melaksanakan Kuliah
Kerja Media
atau di
SOLOPARAGON HotelResidences biasa disebut On The Job Training selama 3 bulan yaitu dari tanggal 01 Februari 2011 sampai 30 April 2011.
Setelah melalui interview dari Training Manajer, penulis mendapatkan orientasipengenalan hotel mulai dari sejarah berdirinya SOLO
PARAGON HotelResidences, peraturan-peraturan yang ada, pengenalan tempat-tempat dan divisi-divisi yang ada di SOLO PARAGON
HotelResidences dan tata cara menyapa dan melayani tamu. Di hotel ini
commit to user 52
penulis mendapatkan jam kerja mulai pukul 08.30 – 17.00 dari hari Senin sampai hari Jum’at. khusus hari Sabtu jam 08.30 – 14.30.
Di SOLO PARAGON HotelResidences penulis melakukan kegiatan rutin yang menjadi tanggung jawab Public Relations. Dalam hal
ini penulis senantiasa membantu segala aktifitas yang dilakukan di Public Relation Manager maupun Graphic Designer secara langsung. Hal
tersebut sangat membantu penulis untuk memahami dan mempraktekkan tugas dan tanggung jawab sebagai Public Relations serta mengaplikasikan
ilmu yang di dapat di bangku perkuliahan. Aktifitas – aktifitas yang dilakukan antara lain :
1. Mengecek pigeon hall setiap pagi untuk mengambil surat, Koran, majalah, data ataupun memo yang ditujukan kepada Public Relation
Manager. 2. Membantu menangani komplain yang datang dari para tamu baik
secara langsung ataupun tidak langsung. 3. Mengedarkan surat rasa kepuasan dan atau ketidak puasan kepada
para tamu yang meninggalkan hotel dengan tujuan pihak manajeman mampu mengerti akan kekurangan yang diberikan
kepada tamu. 4. Membantu seorang Public Relations Manager dalam membagikan
majalah, Bulletin, News Letter, brosur-brosur terbaru. Disetiap tempat divisi, yang terdiri dari:
a. GM General Manager,
commit to user 53
b. FOM, c. PR Public Relations,
d. DOS Dir of Sales Marketing, e. Lobby,
f. Restaurant, g. Tenant R,
h. HRD. 4. Membaca Koran dan mengkliping semua berita yang berhubungan
dengan SOLO PARAGON HotelResidences dan semua hotel berbintang yang berada di kota Solo. Hal ini bertujuan agar seorang
Public Relations dapat mengetahui semua berita-berita yang berdampak dengan SOLO PARAGON HotelResidences.
Utamanya tentang komplain dari para tamu.
5. Selain membantu kegiatan yang dilakukan Public Relation Manager Graphic Designer, penulis juga sesekali membantu kegiatan
yang dilakukan Sales Marketing, misalnya dalam Handle Administrationsfilling.
B. Focus of Interest Peran Public Relations dalam Penanganan
Kategori